“Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở công ty In Thương mại và dịch vụ Du Lịch.”

Trong những năm vừa qua, nhờ thực hiện chính sách mở cửa, diện mạo nền kinh tế nước ta ngày một khởi sắc. Cơ chế thị trường thực sự đã mở ra một bước ngoặt quan trọng, đánh dấu một sự đổi mới từ bên trong nền kinh tế, đồng thời cũng tạo ra nhiều cơ hội thuận lợi cho sự phát triển mạnh mẽ của các doanh nghiệp Việt Nam trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế.. Các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường phải chấp nhận cạnh tranh như là một quy luật tất yếu để từ đó chủ động, sáng suốt vạch ra cho mình một phương án kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Không những tồn tại mà còn phải phát triển, phải có tích luỹ để tái sản xuất mở rộng, điều đó đặt ra cho các doanh nghiệp rất nhiều câu hỏi, sản xuất cái gì ? sản xuất như thế nào? sản xuất cho ai? Làm thế nào để sản phẩm sản xuất ra được thị trường chấp nhận, thu hút thị hiếu tiêu dùng ngày một cao của xã hội với chất lượng cao nhất mà giá cả lại hợp lý và hấp dẫn. Hướng tới những mục tiêu đó, các doanh nghiệp sản xuất cần phải không ngừng đổi mới, sáng tạo và thực hiện cải tiến trong công tác quản lý điều hành sản xuất, phải tiến hành đồng bộ các biện pháp quản lý đối với các yếu tố liên quan đến quá trình sản suất, phải giám sát từ khâu đầu đến khâu cuối của quá trình sản xuất, tức là từ thu mua nguyên vật liệu (NVL) và khai thác được thị trường tiêu thụ cho sản phẩm để đảm bảo cho việc bảo toàn, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn. Thực tiễn đã chứng minh, một trong những công cụ quản lý sắc bén đặc biệt hiệu quả và có vai trò quan trọng không thể thiếu đối với các doanh nghiệp, đó chính là hạch toán kế toán. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí NVL thường chiếm một tỷ lệ không nhỏ trong tổng giá thành sản phẩm, vì vậy tổ chức hạch toán kế toán NVL là rất cần thiết nhằm cung cấp những thông tin chính xác, kịp thời và toàn diện giúp cho các nhà lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp đề ra các biện pháp quản lý NVL nói riêng và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn doanh nghiệp nói chung một cách khoa học, chặt chẽ hợp lý và hiệu quả. Từ đó góp phần tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành nâng cao hiệu quả. Tổ chức kế toán NVL cũng là một trong những điều kiện chủ yếu để tăng cường vai trò của kế toán nhằm duy trì và phát triển doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Sau một thời gian thực tập tại công ty Cổ phần In Thương Mại và Dịch vụ du Lịch, thấy rõ được tầm quan trọng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh, tính phức tạp khó khăn của công tác kế toán NVL được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo: Thạc sĩ Dương Nhạc và sự giúp đỡ của tập thể cán bộ phòng kế toán của Công ty , tôi đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở công ty In Thương mại và dịch vụ Du Lịch.”

lời nói đầu Trong những năm vừa qua, nhờ thực hiện chính sách mở cửa, diện mạo nền kinh tế nớc ta ngày một khởi sắc. Cơ chế thị trờng thực sự đã mở ra một bớc ngoặt quan trọng, đánh dấu một sự đổi mới từ bên trong nền kinh tế, đồng thời cũng tạo ra nhiều cơ hội thuận lợi cho sự phát triển mạnh mẽ của các doanh nghiệp Việt Nam trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế Các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trờng phải chấp nhận cạnh tranh nh là một quy luật tất yếu để từ đó chủ động, sáng suốt vạch ra cho mình một phơng án kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Không những tồn tại mà còn phải phát triển, phải có tích luỹ để tái sản xuất mở rộng, điều đó đặt ra cho các doanh nghiệp rất nhiều câu hỏi, sản xuất cái gì ? sản xuất nh thế nào? sản xuất cho ai? Làm thế nào để sản phẩm sản xuất ra đợc thị trờng chấp nhận, thu hút thị hiếu tiêu dùng ngày một cao của xã hội với chất lợng cao nhất mà giá cả lại hợp lý và hấp dẫn. Hớng tới những mục tiêu đó, các doanh nghiệp sản xuất cần phải không ngừng đổi mới, sáng tạo và thực hiện cải tiến trong công tác quản lý điều hành sản xuất, phải tiến hành đồng bộ các biện pháp quản lý đối với các yếu tố liên quan đến quá trình sản suất, phải giám sát từ khâu đầu đến khâu cuối của quá trình sản xuất, tức là từ thu mua nguyên vật liệu (NVL) và khai thác đợc thị trờng tiêu thụ cho sản phẩm để đảm bảo cho việc bảo toàn, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn. Thực tiễn đã chứng minh, một trong những công cụ quản lý sắc bén đặc biệt hiệu quả và có vai trò quan trọng không thể thiếu đối với các doanh nghiệp, đó chính là hạch toán kế toán. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí NVL thờng chiếm một tỷ lệ không nhỏ trong tổng giá thành sản phẩm, vì vậy tổ chức hạch toán kế toán NVL là rất cần thiết nhằm cung cấp những thông tin chính xác, kịp thời và toàn diện giúp cho các nhà lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp đề ra các biện pháp quản lý NVL nói riêng và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn doanh nghiệp nói chung một cách khoa học, chặt chẽ hợp lý và hiệu quả. Từ đó góp phần tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành nâng cao hiệu quả. Tổ chức kế toán NVL cũng là một trong những điều kiện chủ yếu để tăng cờng 1 vai trò của kế toán nhằm duy trì và phát triển doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng. Sau một thời gian thực tập tại công ty Cổ phần In Thơng Mại và Dịch vụ du Lịch, thấy rõ đợc tầm quan trọng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh, tính phức tạp khó khăn của công tác kế toán NVL đợc sự hớng dẫn tận tình của thầy giáo: Thạc sĩ Dơng Nhạc và sự giúp đỡ của tập thể cán bộ phòng kế toán của Công ty , tôi đã đi sâu nghiên cứu đề tài: Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở công ty In Thơng mại và dịch vụ Du Lịch. Nội dung của chuyên đề gồm ba chơng: Chơng I: - Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Chơng II: - Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty In Thơng mại và dịch vụ Du lịch. Chơng III: Những vấn đề cần tiếp tục hoàn thiện trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty in Thơng mại và những giải pháp. 2 chơng I Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất I- Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu (NVL) trong các doanh nghiệp sản xuất: 1- Khái niệm và đặc điểm của NVL: Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL là đối tợng lao động, là một trong ba yếu tố không thể thiếu đợc của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên sản phẩm. Song không phải đối tợng lao động nào cũng là NVL mà chỉ những đối tợng lao động do tác động bởi lao động có ích của con ngời tạo ra và có thể phục vụ cho quá trình sản xuất hay tái tạo sản phẩm mới trở thành NVL. Chẳng hạn nh than đá, dầu khí khi cha khai thác còn nằm trong lòng đất thì mới chỉ là đối tợng lao động, nhng khi đợc khai thác để cung cấp cho ngành công nghiệp làm nhiên liệu đốt thì mới đợc gọi là nguyên vật liệu. Chính vì vậy mà 3 NVL là đối tợng lao động đã đợc thay đổi do lao dộng có ích của con ngời tác động tới. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, NVL có đặc điểm là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu dùng hoàn toàn và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để hình thành nên thực thể của sản phẩm hay nói cách khác giá trị của NVL đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào sản phẩm mới tạo ra. 2- Vai trò của NVL trong quá trình sản xuất NVL có vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất. Là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên sản phẩm, NVL chính là yếu tố đầu vào không thể thiếu để đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc diễn ra liên tục, đúng tiến độ kế hoạch và có hiệu quả. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất cũng nh trong giá thành sản phẩm do vậy có thể nói số lợng và chất lợng NVL có tác động trực tiếp có tính chất quyết định đến số lợng và chất lợng sản phẩm. NVL có đúng số lợng và chất lợng tốt, đúng quy cách mới góp phần tạo ra những sản phẩm tốt cả về chất lợng và số lợng hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất vạch ra. Đồng thời, việc giảm chi phí NVL một cách hợp lý mà không ảnh hởng tới chất lợng sản phẩm giúp việc hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. NVL có tầm quan trọng trong quá trình sản xuất và có ảnh hởng không nhỏ đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất. Vì vậy các doanh nghiệp phải quản lý NVL chặt chẽ trong tất cả các khâu, từ khâu thu mua cho đến khâu sử dụng để sản xuất ra sản phẩm, đảm bảo tiết kiệm triệt để mà vẫn đạt hiệu quả cao. 3- Yêu cầu quản lý đối với NVL Trong từng khâu luân chuyển của NVL từ khâu thu mua đến khâu bảo quản, dự trữ và sử dụng, yêu cầu đặt ra đối với công tác quản lý là không giống nhau: 4 -Khâu thu mua: đòi hỏi quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại, giá cả hợp lý, cả về chi phí mua cũng nh kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Khâu bảo quản tại kho: Phải tổ chức tốt kho tàng bến bãi, trang bị các phơng tiện cân đo, đong đếm, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại NVL phù hợp với quy mô tổ chức của từng doanh nghiệp, tránh h hỏng, mất mát, lãng phí hao hụt NVL -Khâu dự trữ: Phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL một cách hợp lý để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đọc diễn ra bình thờng. Không dự trữ quá nhiều gây ra tình trạng ứ đọng vốn cũng không dự trữ quá ít làm gián đoạn sản xuất. -Khâu sử dụng: Đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí NVL đã đề ra, đồng thời trong khâu này cần tổ chức việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời. Từ những yêu cầu đặt ra cho thấy việc tăng cờng quản lý NVL là rất cần thiết, công tác quản lý NVL cần phải không ngừng cải tiến cho phù hợp với thực tế sản xuất của mỗi doanh nghiệp, và để quản lý NVL đợc tốt thì việc tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu là rất cần thiết. 4- Vai trò và nhiệm vụ của kế toán NVL 4.1. Vai trò của kế toán NVL Kế toán NVL là công cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm đợc tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Kế toán NVL có phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời về tình hình nhập xuất tồn cũng nh về đơn giá thu mua NVL cả về kế hoạch và thực tế để căn cứ vào đó lập kế hoạch cung ứng vật t, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và đề ra những biện pháp quản lý thích hợp. Tổ chức công tác kế toán NVL chính xác, kịp thời không những là cơ sở cung cấp số liệu cho việc hạch toán giá thành sản phẩm mà còn giúp các nhà 5 quản trị doanh nghiệp biết đợc tình hình sử dụng vốn lu động, từ đó có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng nhanh vòng quay vốn lu động. 4.2- Nhiệm vụ của kế toán NVL. Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, để thực sự là công cụ quản lý sắc bén và có hiệu lực, kế toán NVL phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây: -Thực hiện việc đánh giá, phân loại NVL phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp. - Giám sát, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên vật liệu thiếu, thừa ứ đọng, kém phẩm chất để hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. -Tính toán, xác định chính xác số lợng và giá trị NVL thực tế đa vào sử dụng, từ đó phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng cho các đối tợng tập hợp chi phí. -Tham gia kiểm kê và đánh giá lại NVL theo chế độ qui định, tham gia phân tích đánh giá trình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với ngời bán. II- Nội dung kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất. 1- Phân loại NVL Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu bao gồm rất nhiều các loại, các nhóm, các thứ theo tiêu thức phân loại nhất định. Tùy theo yêu cầu quản lý NVL trong từng doanh nghiệp mà thực hiện việc phân loại cho phù hợp. Thông thờng có các cách phân loại NVL sau đây: * Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh thì NVL đợc chia thành các loại sau: 6 - Nguyên vật liệu chính ( bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Đối với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Bán thành phẩm mua ngoài cũng đợc coi là NVL chính. - Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong sản xuất, chế tạo sản phẩm nh làm tăng chất lợng của nguyên vật liệu chính hay tăng chất lợng sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho sản xuất, cho việc bảo quản bao gói sản phẩm nh các loại thuốc tẩy . - Nhiên liệu: là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho hoạt động của máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải của doanh nghiệp. - Vật liệu, thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị cần lắp hoặc không cần lắp .dùng cho công tác xây dựng cơ bản trong doanh nghiệp. - Vật liệu khác: Là loại vật liệu không đợc xếp vào các loại vật liệu trên gồm phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất, thu hồi đợc từ việc thanh lý tài sản cố định . . . Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà mỗi loại NVL trên lại đợc chia thành các nhóm một cách cụ thể. * Căn cứ vào nguồn gốc NVL thì toàn bộ NVL của doanh nghiệp mà từng loại vật liệu nêu trên đợc chia thành NVL mua ngoài và NVL tự chế biến, gia công. * Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng NVL thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp đợc chia thành nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh và nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác nh quản lý phân xởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm . 2- Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá NVL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những phơng pháp nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Phơng pháp đánh giá NVL hợp lý có ý nghĩa quan trọng đối với công tác kế toán NVL trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ mà yêu cầu quản lý và 7 hạch toán đề ra. Về nguyên tắc, NVL phải đợc đánh giá theo giá gốc, có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán và phản ánh theo giá gốc, khi xuất kho cũng phải xác định giá gốc xuất kho theo những phơng pháp qui định. Giá gốc bao gồm chi phí mua, chi phí vận chuyển và các chi phí khác có liên quan. Chi phí mua bao gồm giá mua, các loại thuế không đợc hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp trong quá trình vận chuyển mua NVL và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua NVL do mua không đúng qui cách, phẩm chất đợc trừ khỏi chi phí mua. Chi phí chế biến có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất nh chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hoá nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm. Nguyên liệu, vât liệu và công cụ dụng cụ dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm không đợc tính giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ đợc bán hàng bằng đợc cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm. Khi có sự giảm giá của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc, thì nguyên vật liệu đợc đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện đợc. Theo qui định hiện hành kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu phải phản ánh theo giá gốc. Tuy nhiên trớc đây theo giá thực tế nhiều doanh nghiệp áp dụng trị giá thực tế để ghi chép tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán tình hình nhập xuất.Nhng hiện nay theo chế độ mới ban hành thì nguyên vật liệu phản ánh theo giá gốc còn đơn giản hơn nhiều tình hình nhập, xuất kho. 2.1- Đánh giá NVL theo giá gốc 2.1.1 Đánh giá NVL theo giá gốc nhập kho Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá gốc của NVL nhập kho đợc xác định nh sau: Đối với NVL mua ngoài nhập kho: 8 - Doanh nghiệp áp dụng phơng pháp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ: Giá thực tế = Giá hóa đơn + chi phí thu - Chiết khấu giảm giá mua ngoài (cha có VAT) mua thực tế ( Nếu có) - Doanh nghiệp áp dụng phơng pháp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp: Giá thực tế NVL = Giá hoá đơn + Chi phí thu Chiết khấu giảm giá Mua ngoài ( đã có VAT) mua thực tế (Nếu có) Đối với NVL doanh nghiệp tự gia công chế biến: Trị giá thực tế = Trị giá thực tế N VL + Chi phí gia công NVL nhập kho xuất gia công chế biến chế biến Đối với NVL gia công chế biến: Đối với NVL nhập kho từ nguồn liên doanh liên kết thì trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá. 2.1.2-Đánh giá NVL theo giá thực tế xuất kho NVL thờng đợc thu mua và nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy giá thực tế của từng đợt nhập kho cũng khác nhau. Vì thế khi xuất kho NVL, kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế NVL xuất kho cho các nhu cầu, đối t- ợng sử dụng khác nhau theo đúng phơng pháp tính giá thực tế xuất kho NVL đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong cả niên độ kế toán. 9 Giá trị thực tế nguyên vật liệu nhập kho do thuê ngoài gia công Giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất thuê gia công chế biến Chi phí vận chuyển nguyên vật liệu (đi và về) Số tiền thuê gia công phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến = + + Để tính giá thực tế của NVL xuất kho, theo chuẩn mực 02 có 4 phơng pháp sau: Tính theo chuẩn mực 02 bình quân gia quyền: Trị giá thực tế Trị giá thực tế Đơn giá NVL tồn đầu kỳ NVL nhập trong kỳ thực tế = bình quân Số lợng NVL + Số lợng NVL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Sau đó tính giá NVL xuất kho theo công thức: Giá thực tế NVL xuất kho = Số lợng NVL xuất kho * Đơn giá bình quân - Tính theo giá thực tế đích danh: Phơng pháp này đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý theo dõi NVL theo từng lô hàng. Khi xuất kho NVL thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của từng lô hàng để tính giá thực tế xuất kho. - Tính theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO): Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc áp dụng dựa trên giả định là số NVL nào nhập kho trớc thì đợc xuất trớc và NVL tồn lại cuối kỳ là NVL đợc nhập kho cuối cùng. Theo phơng pháp này thì giá trị NVL xuất kho đợc tính theo giá của lần nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, còn giá trị của NVL tồn kho đợc tính theo giá của lần nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Phơng pháp này thích hợp với điều kiện giá cả ổn định, đảm bảo thu hồi vốn cho doanh nghiệp trong trờng hợp đơn giá thực tế của từng lần nhập kho có xu hớng giảm dần. - Tính theo phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO): Phơng pháp nhập sau xuất trớc áp dụng dựa trên giả định số NVL nhập kho sau thì đợc xuất trớc và NVL còn lại cuối kỳ là NVL đợc nhập trớc. Theo phơng pháp này thì giá trị NVL xuất kho đợc tính theo giá của lần nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của 10