Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dụng cụ cơ khí xuất khẩu
Nguyn Th Võn Anh K toỏn ti chc K38 Lời nói đầu Nền kinh tế nớc ta đang chuyển mình từ cơ chế quản lý hành chính tập trung bao cấp sang cơ chế thị trờng đã tạo nên sự chủ động thực sự của các Doanh nghiệp trong kinh doanh. Các doanh nghiệp phải thực hiện nguyên tắc hạch toán kinh doanh: Lấy thu bù chi và có lãi. Song song với những cơ hội là thách thức. Việc mở cửa thị trờng trong nớc, cũng nh việc mở rộng hợp tác kinh tế với khu vực và thế giới, nền kinh tế Việt Nam có nhiều bớc tiến mạnh, thị trờng ngày càng trở nên sôi động. Doanh Nghiệp Việt nam đang đứng trớc nhiều cơ hội và thử thách lớn. Đó là những cơ hội trong việc thâm nhập và mở rộng thị trờng, hợp tác, liên doanh, liên kết, chuyển giao công nghệ, vốn Vì vậy để tồn tại và phát triển trong hoàn cảnh cạnh tranh gay gắt của thị trờng đòi hỏi các Doanh nghiệp phải năng động, sáng tạo trong kinh doanh. Đồng thời phải quan tâm quản lý chặt chẽ tất cả các khâu của quá trình sản xuất kể từ khi bỏ vốn ra cho đến khi thu hồi vốn về. Công tác tổ chức kế toán là một trong những khâu quan trọng của công tác quản lý trong Doanh nghiệp. Nếu Doanh nghiệp quản lý tốt, hợp lý, hiệu quả sẽ góp phần tiết kiệm CPSX, đảm bảo chất lợng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho công ty. Nguyên vật liệu (NVL) là 1 trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành thực thể sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất. Vì vậy chất l- ợng sản phẩm tốt hay xấu, cũng nh chi phí ít hay nhiều đều phụ thuộc phần lớn vào NVL để sản xuất ra sản phẩm. Tổ chức tốt kế toán NVL cũng là một trong những điều kiện chủ yếu để tăng cờng vai trò giám đốc của kế toán nhằm duy trì và phát triển doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng. 1 Nguyn Th Võn Anh K toỏn ti chc K38 Qua thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công ty cổ phần dụng cụ cơ khí xuất khẩu, đợc sự giúp đỡ tận tình của các bác, các cô chú trong phòng Tài vụ Kế toán và phòng Tổ chức Lao động Tiền lơng, em đã đi sâu tìm hiểu nghiên cứu chuyên đề: Tổ chức kế toán nguyên liệu vật liệu tại Công ty cổ phần dụng cụ cơ khí xuất khẩu. Do thời gian hạn chế nên việc nghiên cứu này của em không tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong đợc sự chỉ bảo, hớng dẫn của các thầy cô trong trờng, sự giúp đỡ tận tình của PGS.TS. Nguyễn Thị Lời cùng các bác, các cô chú trong Công ty để em có thể hoàn thành tốt bài thực tập nghiệp vụ này. Em xin chân thành cảm ơn! 2 Nguyn Th Võn Anh K toỏn ti chc K38 Chơng I Thực trạng tổ chức công tác kế toán Nguyên Vật liệu ở công ty Cổ phần Dụng cụ cơ khí xuất khẩu I. Đặc điểm chung của nguyên vật liệu ở Công ty CP dụng cụ cơ khí xuất khẩu I.1. Giới thiệu chung về nguyên vật liệu tại công ty Là một doanh nghiệp năng động đăng từng bớc khẳng định mình trong sự cạnh tranh quyết liệt của nền kinh tế thị trờng, Công ty đã nỗ lực tìm tòi trong nhiều năm để cho ra những sản phẩm có chất lợng cao, mẫu mã đẹp, nhiều chủng loại khác nhau, từ sản phẩm cơ khí đến đồ gia dụng, từ thiết bị y tế đến các bộ phận chi tiết của xe máy với việc sản xuất ra nhiều loại sản phẩm nh vậy, điều tất yếu là nguyên vật liệu chiếm vị trí rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chi phí nguyên vật liệu chiếm 60% chi phí sản xuất (CPSX). Mặt khác nguyên vật liệu lại rất đa dạng phong phú, khối lợng lớn nh: Gang, thép, đồng, nhôm Nên công tác quản lý và hoạch toán chi tiết nguyên vật liệu gặp không ít khó khăn. Vì vậy yêu cầu thiết thực của công ty hiện nay là quản lý và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở các khâu thu, mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng. Đây cũng là tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quả kinh tế, kỹ thuật của công ty. I.2. Quản lý đánh giá nguyên vật liệu trong công ty cổ phần dụng cụ cơ khí xuất khẩu. Nguyên vật liệu của công ty rất đa dạng, phong phú với nhiều chủng loại, đặc điểm quy cách, thực hiện yêu cầu hợp lý, khoa học của công tác quản lý, đợc phân loại dựa trên vai trò và công dụng nh sau: -Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất cấu thành thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu chính bao gồm: thép các loại, INOX đồng, vàng lá, dơng cực Niken, đồng đỏ, tuýp buzi trong mỗi loại lại đợc phân thành các nhóm, các thứ nguyên vật liệu nh: Thép có các 3 Nguyn Th Võn Anh K toỏn ti chc K38 loại: thép cacbon, thép thờng, thép ống Thép th ờng lại gồm các loại có kích cỡ khác nhau. -Nguyên vật liệu phụ: Tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhng vật liệu phụ có vai trò nhất định trong quá trình sản xuất nh tạo cho quá trình sản xuất đợc bình thờng, đảm bảo và tăng chất lợng cho vật liệu chính hoặc phục vụ cho công nghệ, kỹ thuật, quản lý. Vật liệu phụ của công ty bao gồm: Nhựa, dầu mỡ, sơn, đinh sút, cao lanh -Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiên liệu cho quá trình sản xuất. Bao gồm: Xăng A76, xăng A92, dầu Diezen để chạy máy và than để đốt lò -Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc, thiết bị mà công ty đang sử dụng. Bao gồm vòng bi, bánh răng, dây đai, đồ điện và các loại má côn -Phế liệu thu hồi: Chủ yếu là các loại sản phẩm hỏng trong quá trình sản xuất. Ngoài ra còn các loại baria tôn, sắt, thép vụn (phôi bào trong phân xởng cơ khí) có thể sử dụng đợc cho các mục đích khác. II. Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty. II.1. Thủ tục Nhập Xuất và kế toán chi tiết nguyên vật liệu Thủ tục Nhập Xuất và những chứng từ có liên quan Hiện nay nguyên vật liệu đang là vấn đề quan tấm hàng đầu tại công ty. Tuy nhiên do tính chất cạnh tranh ngày càng gay gắt của nền kinh tế thị trờng và sự biến động thờng xuyên về giá cả nên việc thu mua diễn ra không đúng theo kế hoạch đã lập sẽ làm ảnh hởng đến các hợp đồng đã ký kết. Để khắc phục đợc điều này Công ty đã thiết lập ra một tổ tiếp liệu với nhiệm vụ thu mua nguyên vật liệu chuyên tìm hiểu các nguồn vật t có giá thấp, địa điểm thu mua thuận tiện , Để từ đó giảm chi phí thu mua góp phần hạ thấp CPSX, hạ giá thành sản phẩm. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu 4 Nguyn Th Võn Anh K toỏn ti chc K38 Căn cứ vào kế hoạch đã đợc phòng Kế hoạch vật t lập ra đầu kỳ, phòng Kinh doanh đã tổ chức thu mua nguyên vật liệu. Tổ tiếp liệu sẽ tiến hành thu mua, sau đó đem hoá đơn mua hàng đến phòng Kế hoach vật t. Tại đây phòng kế hoạch vật t sẽ kiểm tra hoá đơn, nếu nội dung trên phù hợp (đúng theo yêu cầu kỹ thuật) thì phòng sẽ lập phiếu nhập kho. Trớc khi tiến hành nhập kho, nguyên vật liệu phải qua khâu kiểm nghiệm về số lợng, chất lợng, quy cách do ban kiểm nghiệm thực hiện. Ban này kiểm tra nếu thấy số nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn thì ký xác nhận vào phiếu nhập kho chứ không lập biên bản kiểm nghiệm (trừ trờng hợp mua hàng nhập thiếu, thừa so với quy định hoặc sai quy cách chất lợngmới lập biên bản). Sau đó nhân viên tiếp liệu sẽ đem phiếu nhập kho xuống gặp thủ kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho và chữ ký xác nhận của ban kiểm nghiệm để tiến hành nhập kho. Thủ kho ký xác nhận số lợng thực nhập vào phiếu nhập kho. -Phiếu nhập kho (PNK) đợc phòng Kế hoạch vật t lập thành ba liên: + Một liên giao cho bộ phận hạch toán phân xởng + Một liên giao cho thủ kho làm cơ sở để ghi vào sổ chi tiết vật t và nộp cho kế toán vật liệu ghi vào sổ kế toán + Một liên lu lại phòng Kế hoạch vật t để hạch toán với phân xởng, các loại nguyên vật liệu mua về hầu hết đợc nhập kho theo đúng quy định và thủ kho có trách nhiệm sắp xếp nguyên vật liệu trong kho cho khoa học hợp lý, đảm bảo yêu cầu bảo quản từng thứ, từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu đảm bảo cho việc theo dõi số liệu Nhập Xuất Tồn kho nguyên vật liệu của công ty. 5 Nguyn Th Võn Anh K toỏn ti chc K38 Sơ đồ khái quát: Hoá PNK PNK Chứng đơn từ Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Hàng ngày phòng kế hoạch vật t căn cứ vào định mức ở phòng kỹ thuật và nhu cầu sản xuất để viết phiếu xuất kho vật t cho từng đơn vị theo từng sản phẩm. Sau đó trình lên thủ trởng đơn vị ký duyệt rồi giao cho các phân xởng. Các phân xởng căn cứ vào phiếu xuất kho xuống lấy vật t để sản xuất. Thủ kho kiểm tra chính xác hợp lý của phiếu xuất kho rồi cấp phát cho các phân xởng các loại nguyên vật liệu theo yêu cầu. Số lợng xuất kho đợc ghi nhận vào cột thực xuất trên phiếu xuất kho. ở mỗi phân xởng trong Công ty đều có trách nhiệm ghi sổ, theo dõi tình hình Nhập Xuất Tồn nguyên vật liệu ở các phân xởng. Thủ kho phân xởng là ngời trực tiếp nhận phiếu xuất kho từ phòng kế hoạch vật t và lĩnh vật t từ kho về phân xởng. Sơ đồ khái quát: Hoá PNK PNK Chứng đơn từ 6 Tổ tiếp liệu Phòng kế hoạch Ban kiểm nghiệm Thủ kho Kế toán nguyên vật liệu Phòng kế hoach vật t Thủ tr- ởng đơn vị Các phân xởng Thủ kho Kế toán nguyên vật liệu Nguyn Th Võn Anh K toỏn ti chc K38 Chơng II Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dụng cụ cơ khí xuất khẩu Việt nam là một nớc đang phát triển, ở đây có một thị trờng rộng lớn không chỉ là thị trờng trong nớc mà còn là thị trờng khu vực và thị trờng thế giới. Nế biết nắm lấy cơ hội, tận dụng và phát huy đợc hết khả năng của mình thì bất kỳ Doanh nghiệp nào cũng có thể thành công. Công ty cổ phần dụng cụ cơ khí xuất khẩu đã có một chặng đờng phát triển và trởng thành trong hơn 40 năm với những khó khăn biến động. Nhng với nỗ lực, với quyết tâm lơn lao, ban lãnh đạo công ty đã tìm ra hớng đi phù hợp, để công ty ngày càng khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực sản xuất hàng cơ khí và đồ gia dụng Inox một lĩnh vực khá mới ở Việt Nam. I - Đặc điểm chung của công ty cổ phần dụng cụ cơ khí xuất khẩu: 1.1. Giới thiệu về công ty - Tên giao dịch quốc tế: Export Michanical Tool Joint Stock Company - Trụ sở: Khu CN Quanh Minh Mê Linh Vĩnh Phúc - Tổng số lao động: 678 ngời. 1.2. Quá trình hình thành và phát triển công ty Công ty Cổ phần dụng cụ cơ khí xuất khẩu Hà nội ra đời vầ phát triển trong thời kỳ kinh tế kế hoạch hoá tập trung đã sớm có những bớc đI vững chắc hiệu quả cao trớc khi có sự đổi mới về chính sách và phát triển kinh tế. Đây là một công ty lớn có lịch sử phát triển tơng đối lâu dài và đã trảI qua một số giai đoạn sau: Giai đoạn 1960 1965 : Giai đoạn khởi đầu và định hớng phát triển Tổng số lao động khoảng trên dới 100 ngời, tổng diện tích sản xuất là 600 m2 7 Nguyn Th Võn Anh K toỏn ti chc K38 - Ngày 18/11/1960 Công ty dụng cụ cơ khí xuất khẩu chính thức đợc thành lập song quy mô còn rất nhỏ và có tên gọi là Xởng y cụ thuộc bộ y tế quản lý. Nhiệm vụ sản xuất của giai đoạn này là kẹp mạch máu, kẹp bông băng, panh, kéo, đa số những sản phẩm này phục vụ cho quân đội thời kỳ chiến tranh. Cơ sở vật chất nghèo nàn, lạc hậu, sản xuất mang tính chất thủ công. - Ngày 27/12/1962, để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất mới, tăng khả năng mở rộng và phát triển thị trờng đồng thời tạo điều kiện tốt hơn trong công tác quản lý, Bộ Y tế ra quyết định sát nhập Xởng y cụ và Xởng chân tay giả - Ngày 14/07/1964, Bộ y tế lại có quyết định tách và thành lập Nhà máy Y cụ với nhiệm vụ hàng đầu là sản xuất dụng cụ y tế, thiết bị bệnh viện, thiết bị dợc phẩm và sửa chữa thiết bị y tế ( sửa chữa máy X Quang cho các bệnh viện). Giai đoạn này cơ sở vật chất, kỹ thuật của Công ty còn rất nghèo nàn, số cán bộ kỹ thuật còn ít, chỉ có một máy tiện T1616, một máy tiện T1636, một búa nhíp, một bào máy, một số lò rèn thủ công và bàn nguội. Giai đoạn 1966 1975 : Thời kỳ phát triển kinh tế phục vụ chiến tranh. - Giai đoạn này Công ty đã có bớc phát triển mở rộng quy mô sản xuất: Tổng sản lợng tăng gấp 3 lần từ 1.8 triệu đến 4.5 triệu đồng. Nộp ngân sách nhà nớc tăng 34 lần từ 42 nghìn đồng đến 1.4 triệu đồng. Số lợng công nhân viên trên dới 1.000 ngời. Công ty đã mở rộng sản xuất các sản phẩm phức tạp hơn nh: Giờng đẻ, giờng bệnh nhân, bơm chân không, các loại máy khuấy từ, bếp cách thuỷ, các loại dao mổ, ca xơng, thing CP 40 phục vụ chiến tranh miền Nam. - Ngày 06/01/1971 Thủ tớng chính Phủ ra quyết định số 06/TTB Bộ Y tế bàn giao cơ sở vật chát của nhà máy Y cụ cho Bộ Cơ khí luyện kim quản lý. Để phù hợp với trình độ phát triển sản xuất của nhà máy đổi tên thành Nhà máy Y cụ I. Sở dĩ đổi tên thành Nhà máy Y cụ I vì lúc đod đã xây 8 Nguyn Th Võn Anh K toỏn ti chc K38 dung xong Nhà máy Y cụ IIBắc tháI. Thời gian đầu chuyển sang Bộ cơ khí luyện kim, nhà máy vẫn sản xuất các sản phẩm truyền thống là dụng cụ y tế và đI sâu nghiên cứu phát triển các thiết bị bệnh viện phát triển hơn. Dựa vào khả năng sẵn có của nhà máy là kỹ thuật tay nghề cũng nh cơ sở vật chất hiện có, đồng thời tận dụng năng lực nghiên cứu nhà máy sản xuất các dụng cụ cơ khí cầm tay thuộc sản phẩm tiêu ding nh kìm điện, mỏ lết, có đặc điểm t ơng đối giôngsanr phẩm cũ về công nghệ. - Có thể nói đây là bớc ngoặt quan trọng nhất trong lịch sử phát triển nhà máy. Chính từ bớc ngoặt này nhà máy Y cụ đã dần dần phát triển đi lên với quy mô và phạm vi ssản xuất ngày càng đợc mở rộng. Giai đoạn 1976 1990 : Thời kỳ phát triển kinh tế có kế hoạch - Đây là giai đoạn phát triển nhất của Công ty, các phân xởng đợc chuyên môn hoá cao. Nhiều thiết bị mới đợc đầu t nh: máy dập 300T, máy búa 500T, lò tôi cao tầng, Lực l ợng lao động có lúc lên đến 1450 ngời. Cán bộ kinh tế, cán bộ kỹ thuật có trình độ đại học hơn 100 ngời. - Năm 1977 tài sản cố định tăng1.7 lần so với năm 1971 với giá trị 4.8 triệu đồng. Do chất lợng các sản phẩm cầm tay tăng lên rõ rệt nên nhà máy Y cụ đã bắt đầu sản xuất sản phẩm để xuất khẩu và đây cũng là năm đầu tiên nhà máy có sản phăm xuất khẩu chất lợng cao, thoả mãn tốt yêu cầu của ngời tiêu ding. Cụ thể là giá trị xuất khẩu đạt 563.000 đồng tơng đơng 96.000 kìm điện và mỏ lết ( tổng số là 63.800 cái). Các mặt hàng xuất khẩu của Công ty đợc cấp giấy chất lợng cấp I và có uy tín trên thị trờng nớc ngoài nh: Liên Xô, Balan, Tiệp Khắc, CHDC Đức, - Đến năm 1980 nhà máy đã xác định đợc nhiệm vụ trọng tâm là sản xuất và xuát khẩu các mặt hàng sản phẩm tiệu dùng theo nhu cầu thị trợng. Vì vậy tên cũ không còn phù hợp với công ty nữa. - Ngày 01/11/1985, Bộ cơ khí luyện kim đã chính thức đổi tên Nhà máy Y cụ I thành Nhà máy Dụng cụ cơ khí xuất khẩu. Cũng trong năm tổng giá trị mặt hàng xuất khẩu của Công ty lên đến 1.502.000 rúp, có tới 7 mặt hàng xuất khẩu với số lợng 815.000 cáI tất cả các loại. 9 Nguyn Th Võn Anh K toỏn ti chc K38 - Năm 1986, tỷ trọng hàng xuất khẩu lên tới 70,29% trong tổng giá trị sản lợng. Tổng giá trị mặt hàng xuất khẩu của Công ty lên đến 2.053.000 rúp. Tổng số lợng các mặt hàng là 1.165.000 chiếc trong đó có kìm điện, mỏ lết, kìm bấm, kìm ống với nhiều loại quy cách kỹ thuật khác nhau nh loại kìm điện 160XK, 180XK. Giai đoạn 1990 đến nay: - Do hệ thống các nớc Xã hội chủ nghĩa tan vỡ, nhà máy mất đI thị trờng quen thuộc và cũng rất khó khăn trong việc tìm thị trờng mới. Mặt khác, nguồn nguyên vật liệu từ các nớc Xã hội chủ nghĩa mà đặc biệt à từ Liên Xô không còn dồi dào nh trớc. Thị trờng tiêu thụ qua các nớc Đông Âu giảm mạnh. Hơn nữa các đơn vị không còn đợc bao cấp, bắt buộc phảI tự tiêu thụ, tự hạch toán theo phơng thức lời ăn, lỗ chịu. Cũng chính từ thời kỳ này nhà máy chuyển sang xuất khẩu cho các nớc t bản chủ nghĩa và các nớc thuộc thế giới thứ ba. Nhng trong quá trình dò tìm thị trờng tỷ trọng sản lợng xuất khẩu chỉ chiếm 30% tổng sản lợng. Vấn đề khó khăn nữa là do trang thiết bị máy móc của nhà máy cũ, lạc hậu, phần lớn đẫ khấu hao hết 70% mà Công ty cha có điều kiện để đổi mới đầu t. Đứng trớc tình hình đó ngành cơ khí gặp rát nhiều khó khăn, nhà máy Dụng cụ cơ khí xuất khẩu cũng không năm ngoài bối cảnh đó. Nhà máy tự tìm mọi cách, năng động tìm bạn hàng tiêu thụ trong và ngoài nớc. Một mặt nhà máy duy trì đ- ợc sản xuất các dụng cụ cầm tay nh: kìm điện, cờ lê, mặt khác vẫn tiếp tục sản xuất các sản phẩm truyền thống nh tủ thuốc, giờng y tế . Ngoài ra nhà máy còn liên kết với Nhật, Đài Loan sản xuất mặt hàng thép không rỉ (INOX). - Ngày 01/01/1996 Nhà máy đổi tên thành Công ty dụng cụ cơ khí xuất khẩu để công ty chủ động mua bán xuất nhập khẩu trực tiếp. - Năm 1998 Công ty đã ký kết hợp đồng sản xuất linh kiện xe máy cho các công ty liên doanh nh: HONDA Việt Nam, SUZUKI Việt Nam, VMEP Đài Loan. Bên cạnh đó Công ty còn liên doanh với các công ty Nhật thành lập cơ sở sửa chữa bảo hành xe máy.Ngoài các sản phẩm cơ khí, Công ty 10