Trong nền kinh tế thị trường đang phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam, sản xuất mà cụ thể sản xuất công nghiệp là một bộ phận hết sức quan trọng. Để đạt được hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh thì phải quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản cố định - bộ phận tư liệu chủ yếu trong một đơn vị sản xuất.Tìm cách nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định không phải là vấn đề mới mẻ nhưng luôn có ý nghĩa thiết thực và quan trọng đối với mọi đơn vị kinh tế. Tuy nhiên do thời lượng có hạn mà lĩnh vực tài sản cố định rất rộng nên chuyên đề chỉ đi vào xem xét một góc nhỏ của các vấn đề có liên quan tới tài sản cố định. Đó chính là lý do em chọn chuyên đề kế toán trưởng với tiêu đề “ Hoàn thiện hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp Kim Hà Nội”.
Lời mở đầu Trong nền kinh tế thị trờng đang phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam, sản xuất mà cụ thể sản xuất công nghiệp là một bộ phận hết sức quan trọng. Để đạt đợc hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh thì phải quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản cố định - bộ phận t liệu chủ yếu trong một đơn vị sản xuất.Tìm cách nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định không phải là vấn đề mới mẻ nhng luôn có ý nghĩa thiết thực và quan trọng đối với mọi đơn vị kinh tế. Tuy nhiên do thời lợng có hạn mà lĩnh vực tài sản cố định rất rộng nên chuyên đề chỉ đi vào xem xét một góc nhỏ của các vấn đề có liên quan tới tài sản cố định. Đó chính là lý do em chọn chuyên đề kế toán trởng với tiêu đề Hoàn thiện hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp Kim Hà Nội. Chuyên đề gồm 3 phần: Phần 1: Cơ sở lý luận về sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại các doanh nghiệp. Phần 2: Thực trạng hạch toán sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp Kim Hà Nội. Phần 3: Hoàn thiện hạch toán sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp Kim Hà Nội. 1 Phần 1 Cơ sở lý luận về sửa chữa - nâng cấp tài sản cố định hữu hình Tại các doanh nghiệp Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải có đủ những yếu tố: lao động, t liệu lao động và đối tợng lao động, trong đó tài sản cố định là bộ phận t liệu lao động quan trọng nhất. Theo quy định trong chế độ tài chính kế toán hiện hành, một t liệu lao động đợc coi là tài sản cố định phải thoả mãn đồng thời 2 tiêu chuẩn cơ bản sau: - Thứ nhất: phải có thời gian sử dụng trên 1 năm. - Thứ hai: phải có giá trị thấp nhất là 5 triệu đồng. Tài sản cố định có các đặc điểm chung sau: - Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh. - Trong quá trình hoạt động, tài sản cố định hầu nh không thay đổi hình thái vật chất bên ngoài và đặc tính sử dụng ban đầu. Nhng trên thực tế tài sản cố định vẫn đang bị hao mòn và h hỏng; suy giảm dần cả về giá trị và giá trị sử dụng. Đó chính là lý do tại sao cần phải sửa chữa cần phải thay thế để khôi phục năng lực hoạt động cho tài sản cố định. Công việc sửa chữa có thể do doanh nghiệp tự làm hoặc thuê ngoài; đợc tiến hành theo kế hoạch hoặc ngoài kế hoạch. Căn cứ vào quy mô, tính chất của công việc sửa chữa tài sản cố định, kế toán sẽ phản ánh vào các tài khoản thích hợp. 1.1. Hoá đơn chứng từ + Biên bản giao nhận tài sản cố định sửa chữa lớn hoàn thành (mẫu 04- TSCĐ/BB) + Hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng + Chứng từ thanh toán + Biên bản nghiệm thu công trình + Hợp đồng kinh tế; hợp đồng giao thầu + . 2 1.2. Tài khoản sử dụng Tài khoản 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ Tài khoản 335 Chi phí phải trả Tài khoản 1421 Chi phí trả trớc Các TK chi phí : TK 627, TK 641, TK 642 Các TK khác: TK 111,112; TK152,153; TK 334,338; TK 331; TK 2413 1.3. Trình tự hạch toán sửa chữa nâng cấp tài sản cố định 1.3.1. Sửa chữa nhỏ Sửa chữa thờng xuyên là loại sửa chữa nhỏ, lặt vặt, mang tính duy tu, bảo dỡng thờng xuyên. Do khối lợng công việc sửa chữa không nhiều, quy mô sửa chữa nhỏ, chi phí phát sinh không lớn, mang tính đều đặn nên chi phí phát sinh đến đâu đợc tập hợp trực tiếp vào chi phí kinh doanh đến đó. + Việc sửa chữa do doanh nghiệp tự làm: Nợ TK chi phí (627,641,642 .) Có TK liên quan (11,112,152,153, 334,338 .) + Thuê ngoài sửa chữa: Nợ TK chi phí (627,641,642 .) Nợ TK 133(1331) thuế VAT đợc khấu trừ nếu có Có TK liên quan(111,112,331) Tổng số tiền phải thanh toán 1.3.2. Sửa chữa lớn: gồm 2 loại Sửa chữa lớn mang tính phục hồi: là việc sửa chữa, thay thế các bộ phận, chi tiết bị h hỏng trong quá trình sử dụng mà nếu không thay thế, sửa chữa thì TSCĐ sẽ không hoạt động đợc hoặc hoạt động không bình thờng. Chi phí sửa chữa lớn khá cao, thời gian sửa chữa thờng kéo dài, công việc sửa chữa có thể tiến hành theo kế hoạch hoặc ngoài kế hoạch. Chi phí phát sinh sẽ đợc tập hợp riêng từng vụ việc trên TK 2413, và đợc đa vào chi phí phải trả (nếu sửa chữa trong kế hoạch) hoặc tính vào chi phí trả trớc (nếu sửa chữa ngoài kế hoạch). Việc hạch toán quá trình sửa chữa lớn mang tính phục hồi đợc tiến hành nh sau: 3 + Tập hợp chi phí sửa chữa chi tiết theo từng công trình: - Nếu thuê ngoài Phản ánh số tiền phải trả theo hợp đồng cho ngời nhận thầu sửa chữa lớn khi hoàn thành công trình sửa chữa, bàn giao: Nợ TK 241(2413) Chi phí sửa chữa thực tế Nợ TK 133(1331) Thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK 111,112,331 Tổng số tiền phải trả theo hợp đồng - Nếu do doanh nghiệp tự làm Nợ TK 241(2413) Có TK liên quan (111,112,152,153,334,338, .) + Kết chuyển giá thành công trình sửa chữa khi hoàn thành. Tuỳ theo tính chất của công việc sửa chữa là trong hay ngoài kế hoạch mà kế toán sẽ kết chuyển toàn bộ chi phí vào các tài khoản thích hợp. Nợ TK 335 Giá thành sửa chữa trong kế hoạch Nợ TK 142(1421) Giá thành sửa chữa ngoài kế hoạch Có TK 241(2413) Giá thành thực tế công trình sửa chữa Sửa chữa lớn mang tính nâng cấp : là công việc sửa chữa nhằm kéo dài tuổi thọ của TSCĐ hay nâng cao năng suất, tính năng, tác dụng của TSCĐ nh cải tạo, thay thê, xây lắp, trang bị, bổ sung thêm một số bộ phận của TSCĐ. Chi phí sửa chữa cũng đợc tập hợp riêng cho từng vụ việc trên TK 2413 và khi việc sửa chữa hoàn thành, bàn giao, toàn bộ chi phí sẽ đợc ghi tăng nguyên giá của TSCĐ (không phân biệt sửa chữa trong kế hoạch hay ngoài kế hoạch). Nợ TK 211 Nguyên giá của TSCĐ (giá thành sửa chữa thực tế) Có TK 241(2413) Giá thành thực tế công tác sửa chữa Đồng thời kết chuyển nguồn vốn Nợ TK 414( 4141), 441, . Có TK 411 Có TK 009 Sơ đồ hạch toán tổng quát sửa chữa nâng cấp tài sản cố định 4 TËp hîp chi phÝ söa ch÷a lín K/c TK 2413 TK 111,112,152,334 . TK 627,641,642 Chi phÝ söa ch÷a lÆt vÆt Chi phÝ söa ch÷a lÆt vÆt Tù lµm Thuª ngoµi TK 1331 ThuÕ VAT Ngoµi kh PB TK 1421 Trong kh TK 211 trÝch tríc TK 1421 N©ng cÊp 5 111, 331, . phần 2 Thực trạng hạch toán sửa chữa- nâng cấp tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp Kim Hà Nội 2.1. Khái quát về xí nghiệp Kim Hà Nội 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển. Ngày 16/ 5/1963, hai liên xởng công t hợp doanh Mạ kền I và Mạ kền II đợc hợp nhất thành một xí nghiệp quốc doanh lấy tên là xí nghiệp Mạ kền Hà Nội, trực thuộc Sở công nghiệp và thủ công nghiệp Hà Nội. Nhiệm vụ chủ yếu của xí nghiệp này múc đó là gia công, đánh bóng kim loại và mạ kền. Cơ sở sản xuất nghèo nàn, trình độ kỹ thuật lạc hậu, dựa vào kinh nghiệm là chính. Sau đó, xí nghiệp đợc trang bị thêm nhiều máy móc thiết bị và đảm nhận thêm cả việc mạ đồng, mạ crôm cứng, mạ phối hợp 3 lớp đồng-kền-crôm. Năm 1976, nhà xởng của xí nghiệp chính thức đợc xây dựng quy mô tại Cầu Bơu - Thanh Liệt - Thanh Trì -Hà Nội. Cũng trong năm đó, xí nghiệp đợc nhà nớc giao tiếp nhận lắp đặt và đa vào sản xuất một dây chuyền công nghệ mạ vào loại tiên tiến nhất của thời kỳ đó của Cộng hoà Dân chủ Đức. Tới tháng 8 năm 1978 thì dây chuyền công nghệ này chính thức đi vào hoạt động. xí nghiệp Mạ kền Hà Nội trở thành đơn vị thành viên của Liên hiệp xe đạp Hà Nội với sản phẩm nổi tiếng Mạ Cầu Bơu. Nhằm phục vụ kế hoạch sản xuất của Liên hiệp xe đạp Hà Nội nên sang năm 1981, xí nghiệp đợc đầu t thêm một dây chuyền thiết bị để sản xuất các sản phẩm kim khí và đợc đổi tên thành xí nghiệp kim khí Cầu Bơu. Năm 1982, xí nghiệp lai tiếp nhận và lắp đặt một xởng sản xuất kim khâu tay và kim khâu máy bằng thiết bị của Nhật Bản do Cộng hoà Dân chủ Đức viện trợ nhân đạo. Cùng với nhiệm vụ sản xuất mới, sang năm 1983, xí nghiệp Mạ kền Hà Nội đã tách khỏi Liên hiệp xe đạp Hà Nội và trở về trực thuộc Sở công nghiệp Hà Nội với tên gọi xí nghiệp Kim Hà Nội. 6 Năm 1985, xí nghiệp đợc UBND thành phố Hà Nội giao nhiệm vụ vay vốn để mua một dây chuyền sản xuất kim dệt len của Nhật Bản, Tới giữa năm 1986, xởng sản xuất này đi vào hoạt động. Lúc này, tỷ trọng các mặt hàng sản xuất kim đã lớn hơn rất nhiều so với các mặt hàng khác cả về sản lợng và giá trị sản xuất. Xí nghiệp Kim Hà Nội là một DNNN có đầy đủ t cách pháp nhân. hạch toán kinh tế độc lập và đợc sử dụng con dấu riêng theo quy định của nhà nớc. 2.1.2. Mô hình tổ chức quản lý Tổng số CBCNV của xí nghiệp tính đến ngày 31/12/2001 là 320 ngời. Toàn bộ hoạt động của xí nghiệp đợc điều hành theo phơng thức trực tuyến. Các quyết định đợc đa thẳng từ ban giám đốc xuống các phòng ban và các phân xởng sản xuất. Sơ đồ tổ chức quản lý Ban giám đốc: Chịu trách nhiệm chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh toàn xí nghiệp. Xí nghiệp có 2 phó giám đốc: một phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, một phó giám đốc phụ trách sản xuất. 7 Ban giám đốc Phòng kế toán phòng tc - hc phòng SXKD kỹ thuật PX SX Kim PX mạ Niken - Crôm PX phun phủ kẽm PX cơ điện PX gia công PX mạ kẽm Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tham mu cho ban giám đốc các vấn đề về nhân sự, tiền lơng, an ninh, an toàn .và một số công việc mang tính chất hành chính trong xí nghiệp. Phòng sản xuất kinh doanh kỹ thuật: Nhiệm vụ của phòng là quản lý việc sản xuất kinh doanh, các công tác kỹ thuật, để đảm bảo sản xuất và chất lợng sản phẩm. Cụ thể công việc của phòng là tìm hiểu nhu cầu của thị trờng; xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật; giám sát việc thực hiện các định mức đó, quản lý việc sản xuất từ khâu thu mua vật t đến khi ra sản phẩm; đôn đốc sản xuất để đảm bảo tiến độ giao hàng. Phòng kế toán: Có chức năng tổ chức bộ máy kế toán trong xí nghiệp, tham mu cho ban giám đốc về việc huy động và sử dụng vốn có hiệu quả; thực hiện hạch toán kế toán trong xí nghiệp; phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh toàn xí nghiệp và từng bộ phận. Các phân xởng sản xuất : trực tiếp sản xuất tạo ra doanh thu cho xí nghiệp, trong đó phân xởng sản xuất kim đóng vai trò chủ chốt. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của xí nghiệp Kim Hà Nội đợc tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn xí nghiệp chỉ tổ chức một phòng kế toán, còn ở mỗi phân xởng có một kế toán viên phụ trách hạch toán ban đầu nh thu thập và kiểm tra chứng từ, thực hiện một số phần công việc kế toán cụ thể và định kỳ lập báo cáo đơn giản kèm chứng từ gốc lên phòng kế toán của xí nghiệp Xí nghiệp Kim Hà Nôi là một xí nghiệp quy mô vừa, phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh tơng đối tập trung trên một địa bàn nhất định do đó hình thức kế toán này hoàn toàn phù hợp. Nó giúp cho việc luân chuyển chứng từ ở các bộ phận trong xí nghiệp đợc nhanh chóng, kịp thời; đảm bảo sự tập trung, thống nhất, chặt chẽ trong công tác kế toán; giảm nhẹ bộ máy; giúp xí nghiệp kiểm tra chỉ đạo sản xuất kịp thời. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 8 Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ và hàng tồn kho Kế toán chi phí nhân công và các khoản trích theo lương Kế toán vốn bằng tiền, công nợ và nguồn vốn chủ sở hữu Kế toán tập hợp chi phí sx và tính giá thành Kế toán tiêu thụ và tính kết quả Các nhân viên kế toán ở các phân xưởng Kế toán trởng: chịu trách nhiệm tổ chức, hớng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác tài chính kế toán ở xí nghiệp, cung cấp thông tin kế toán và giúp lãnh đạo phân tích hoạt động kinh tế để đề ra đợc các quyết định kinh tế. Bộ phận kế toán tài sản bằng tiền và nguồn vốn: chịu trách nhiệm xây dựng, quản lý kế hoạch tài chính nh tổ chức nguồn vốn, quản lý việc sử dụng các loại vốn, nguồn vốn; ghi chép kế toán vón bằng tiền, công nợ, nguồn vốn CSH, tài sản bằng tiền. Bộ phận kế toán hàng tồn kho: Thực hiện ghi chép kế toán thổng hợp và chi tiết tài sản cố định, hàng tồn kho. Bộ phận kế toán chi phí nhân công: Thực hiện ghi chép kế toán tiền lơng, các khoản trích theo lơng và các khoản thanh toán liên quan đến chi phí nhân công. Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản xuất: Thực hiện việc ghi chép kế toán, tập hợp chi phí sản xuất trực tiếp và tính giá thành sản xuất của sản phẩm. Bộ phận kế toán tiêu thụ và tính kết quả: Thực hiện ghi chép kế toán doanh thu và thu nhập( doanh thu thuần) các chi phí có liên quan đến giá thành toàn bộ của sản phẩm tiêu thụ, xác định kết quả kinh doanh. 9 2.1.4. Đặc điểm tổ chức sổ sách: Hiện nay, xí nghiệp đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ cho các tài khoản liên quan nh TK 335, TK 2413, Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Trên cơ sở đó ghi vào Sổ cái các tài khoản tơng ứng. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ, tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ; tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số d của từng tài khoản trên Sổ cái; căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số d Nợ và tổng số d Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số d của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số d của từng tài khoản tơng ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. Các loại sổ chính của hình thức kế toán này là: Chứng từ ghi sổ Ngày . tháng . năm . Đơn vị tính: . Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Tổng cộng 10 Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổSổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra