CHU TRÌNH DOANH THU tại TỔNG CÔNG TY cổ PHẦN dệt MAY hòa THỌ

Các nộidung công việc chủ yếu của chu trình doanh thu bao gồm:  Ghi nhận đơn đặt hàng nhanh chóng và chính xác  Kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng và lượng hàng sẵn có  Giao hàn

PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TRONG

DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

1 Khái quát chung về các chu trình

1.1 Khái niệm về các chu trình

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp có những công việc được lặp đi lặplại thường xuyên, liên tục qua một trình tự nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn

do nhiều bộ phận, cá nhân thực hiện Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra nhịpnhàng, nhằm đạt được hiệu quả cao nhất cần phải phối hợp hoạt động của các chứcnăng, bộ phận, các nhân tham gia trong một chu trình Do vậy cần thiết phải tổ chứctrao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận để công việc được tiếnhành xuyên suốt, xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận trong việc phối hợpthực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót

Tuy có thể khác nhau về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, hoạt động chủ yếutrong một doanh nghiệp được tổ chức theo 4 chu trình cơ bản gồm chu trình doanh thu,chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính

Sơ đồ 1.1: Các chu trình trong doanh nghiệp

Chu trình bán hàng và thu tiền gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho

sự chuyển nhượng quyền sỡ hữu hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng sau khi chúng đãsẵn sàng chờ bán Chu trình bắt đầu bằng một đơn đặt hàng của khách hàng và chấmdứt bằng sự chuyển đổi sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ thành một khoản phải thu vàcuối cùng thành tiền Vậy, chu trình bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sởhữu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền hoặc quyền thu tiền từkhách hàng

Chu trình doanh thu tồn tại trong mọi loại hình doanh nghiệp và được tổ chứctương tự nhau Để thực hiện một cách đồng bộ các khâu, các giai đoạn trong hoạt độngbán hàng đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ khoa học giữa các bộ phận nói trên Bất

kì một sự gián đoạn hoặc thiếu đồng bộ sẽ dẫn đến sai sót, trục trặc hay thất thoáttrong quá trình bán hàng, theo dõi công nợ và nhận tiền thanh toán của khách hàng

1.2 Mục tiêu của chu trình doanh thu

Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phátsinh liên quan đến việc bán hàng và thu tiền khách hàng Các công việc ghi nhận, xử línhững nghiệp vụ bán hàng diễn ra liên tục và lặp lại đối với từng lần bán hàng và chỉdừng lại khi doanh nghiệp ngừng hoạt động Nếu như doanh nghiệp thiết kế chu trìnhdoanh thu một cách hữu hiệu với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin hiện đại sẽ đảmbảo những nghiệp vụ bán hàng thanh toán tiền của khách hàng được thực hiện mộtcách nhanh chóng, chính xác và kiểm soát tốt

H

Chu trình tài chính

Mục tiêu của chu trình doanh thu là phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả giữa các bộphận trong việc bán hàng, theo dõi thanh toán và thu tiền của khách hàng Các nộidung công việc chủ yếu của chu trình doanh thu bao gồm:

 Ghi nhận đơn đặt hàng nhanh chóng và chính xác

 Kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng và lượng hàng sẵn có

 Giao hàng hay cung cấp dịch vụ đúng thời hạn

 Xuất hóa đơn cho khách hàng chính xác và kịp thời

 Ghi nhận doanh thu một cách chính xác

 Theo dõi tình hình công nợ và thanh toán của khách hàng

 Thu tiền ( tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng)

1.3 Chức năng trong chu trình doanh thu

Sơ đồ1.2: Các chức năng chính trong chu trình doanh thu

1.3.1 Xử lí đơn đặt hàng

 Nhận đơn đặt hàng

Đây là khâu đầu tiên của chu trình doanh thu, thường được thực hiện ở bộ phậnbán hàng thuộc phòng kinh doanh Đặt hàng của khách hàng có thể được ghi nhậnbằng nhiều cách khác nhau, có thể do khách hàng điền vào một mẫu đơn đặt hàng insẵn hoặc khách hàng có thể gửi các yêu cầu đặt hàng qua email, gọi điện thoại, điềnvào mẫu đơn đặt hàng trên trang web của công ty Ngoài ra nhân viên bán hàng có thểđến gặp trực tiếp khách hàng để nhân được các đơn đặt hàng Yêu cầu của khách hàngphải được ghi nhận một cách cụ thể và chính xác về chủng loại hàng hóa, số lượngtừng mặt hàng, thời gian, địa điểm giao hàng cũng như các điều kiện thanh toán ,vậnchuyển hàng hóa Đây chính là các thông tin làm cơ sở để thực hiện các bước côngviệc tiếp theo của chu trình

 Kiểm tra tín dụng và tồn kho

Thông thường mỗi khách hàng chỉ được phép mua chịu đến một giới hạn nhấtđịnh Do đó, trước tiên nhân viên bán hàng cần phải kiểm tra số dư công nợ của kháchhàng hoặc sự đảm bảo tài chính của khách hàng trước khi chấp nhận đơn đặt hàngthanh toán sau Nếu một đơn đặt hàng được nhận từ khách hàng thường xuyên thìthông tin tín dụng liên quan đến khách hàng đã có sẵn trong cơ sở dữ liệu của công ty

và tồn

kho

Lập lệnh bán hàng

Chuẩn

bị hàng

Giao hàng

Lập hóa đơn

Thu tiền

Ghi

sổ và lập báo cáo

Cung cấp dịch vụ

Theo dõi khoản phải thu

Nếu một đơn đặt hàng của một khách hàng mới hoặc trong những trường hợp đặc biệtthì nhân viên bán hàng phải báo cáo cho các nhà quản lí xem xét riêng cho từng trườnghợp.

Nếu lần bán chịu này làm tổng mức nợ của khách hàng lớn hơn mức tín dụngcho phép, nhân viên bán hàng sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán bớt nợ cũ trước khithực hiện đơn hàng mới Có thể nhận thấy, trong khâu này bộ phận bán hàng và bộphận công nợ phải phối hợp chặt chẽ với nhau Biến động về tình hình công nợ củatừng khách hàng phải được kế toán cập nhật kịp thời để cung cấp thông tin một cáchnhanh chóng và kịp thời giúp bộ phận bán hàng xử lí đơn đặt hàng

Trước khi chấp nhận đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng cần phải xác định lượnghàng khách hàng yêu cầu đang có sẵn hoặc sẽ có đủ tại thời gian giao hàng Do vậybước kế tiếp nhân viên bán hàng cần thực hiện là kiểm tra lượng hàng tồn kho Xácđịnh hàng được đặt có thể đáp ứng được hay không là một nhiệm vụ khá phức tạp Đốivới các doanh ngiệp thương mại hoặc doanh nghiệp sản xuất hàng loạt, nhân viên bánhàng có thể thực hiện kiểm kê thực tế số lượng hàng hóa có trong kho Thông thườngdoanh nghiệp thường phải duy trì một lượng tồn kho nhất định để đảm bảo an toàn choviệc tiêu thụ Trong trường hợp hệ thống thông tin được thiết kế tốt, lượng hàng dự trữ

có thể được được giảm xuống đến mức thấp nhất và nhân viên bán hàng được phânquyền truy cập vào dữ liệu tồn kho của các mặt hàng để xác định lượng hàng hiện có,

số lượng hàng đang trên đường về cũng như thời điểm dự kiến về hàng đến kho Nhưvậy để thực hiện việc kiểm tra lượng tồn kho phục vụ cho công tác bán hàng, tình hìnhbiến động hàng tồn kho phải được kế toán hàng tồn kho cập nhật chính xác và kịp thờingay tại mỗi thời điểm phát sinh tăng hay giảm

Nếu sản phẩm được sản xuất theo đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng phải phốihợp thông tin với bộ phận kế hoạch và bộ phận sản xuất để xác định ngày sản xuấthoàn thanh trước khi chấp nhận đơn hàng

 Lập lệnh bán hàng

Đơn đặt hàng sau khi được chấp nhận sẽ là cơ sở để lập lệnh bán hàng Lệnhbán hàng do bộ phận bán hàng lập, được in ra nhiều liên và chuyển đến các bộ phậnkhác để tiếp tuc thực hiện chu trình Lệnh bánh hàng thể hiện đầy đủ các thông tin vềtên các loại hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, các thông tin về khách hàng, địa chỉ giaohàng, thời gian giao hàng , điều kiện thanh toán Thông thường một bản sao của lệnhbán hàng sẽ được gửi cho khách hàng như một sự chấp nhận đơn đặt hàng và xác nhậnlại các thông tin về điều kiện giao hàng Một liên được chuyển đến bộ phận chuẩn bịhàng để chuẩn bị hàng, đóng gói Một liên được chuyển đến bộ phận kho để làm cácthủ tục xuất kho hàng hóa và đóng vai trò phiếu xuất kho Một liên được lưu giữ tại bộphận bán hàng để tiếp tục xử lí, theo dõi và kiểm soát toàn bộ hoạt động đến khi hànghóa được giao cho khách hàng và thu được tiền Các liên còn lại của lệnh bán hàngđược gửi đến bộ phận kế toán để bộ phận này biết và chuẩn bị lập hóa đơn bán hàng,theo dõi công nợ và thu tiền bán hàng

1.3.2 Chức năng giao hàng

 Chuẩn bị hàng

Thông tin trên lệnh bán hàng là cơ sở để bộ phận chuẩn bị hàng thực hiện cácbước công việc tiếp theo Sau khi nhận được lệnh bán hàng, nếu hàng đã có sẵn trongkho, bộ phận chuẩn bị hàng tiến hành chuẩn bị hàng hóa theo đúng số lượng,chủngloại, đóng gói và làm thủ tục để xuất hàng cho khách Trong trường hợp phải tiến hànhsản xuất theo đơn đặt hàng hoặc phải cung ứng mới có hàng thì công việc chuẩn bị

hàng sẽ phức tạp hơn, đòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ và hiệu quả giữa phòngkinh doanh và các bộ phận sản xuất, cung ứng mới có thể đảm bảo việc giao hàng chokhách đúng thời hạn thỏa thuận.

 Giao hàng

Đến ngày giao hàng, khách hàng có thể nhận hàng tại kho hoặc doanh nghiệpchuyển hàng giao cho khách tại địa điểm chỉ định Bộ phận giao hàng phải lập giấybáo gửi hàng để gửi kèm với hàng hóa Giấy báo gửi hàng có thể là bản sao của phiếuxuất kho hoặc vận đơn Hàng hóa có thể được vận chuyển bằng phương tiện của doanhnghiệp hoặc thông qua các đơn vị vận tải, các dich vụ chuyển hàng, dịch vụ bưuđiện Vận đơn là chứng từ giao nhận hàng của bộ phận gửi hàng và đơn vị vận tải,trong đó thể hiện đầy đủ các thông tin liên quan đến các loại hàng hóa được gửi đi, là

cơ sở để thanh toán cước phí vận chuyển và giải quyết các tranh chấp về sự thiếu hụt,

hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển Các chứng từ chi phí liên quan đến việcvận chuyển sẽ được tập hợp và chuyển về phòng kế toán để thanh toán và theo dõi

1.3.3 Lập hóa đơn

Sau khi hàng hóa được giao cho khách hàng, một liên của giấy báo gửi hàngđược chuyển đến bộ phận lập hóa đơn Lúc này bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủchứng từ để chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất Sauk hi kiểm tra, đối chiếucác chứng từ liên quan, bộ phận này tiến hành lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạtđộng bán hàng Hóa đơn bán hàng là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển đếnngười mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua Trên hóa đơn ghi rõ số lượng, đơngiá của từng loại, tổng giá trị các loại hàng hóa tiêu thụ và điều kiện thanh toán cũngnhư thuế giá trị gia tăng Đây cũng chứng từ quan trọng nhất trong hệ thống nghiệp vụbán hàng, được lập thành nhiều liên để gửi cho khách hàng, làm cơ sở để bộ phận kếtoán bán hàng ghi nhận và hạch toán doanh thu,thuế GTGT, bộ phận kế toán công nợtheo dõi các khoản phải thu khách hàng và lưu tại bộ phận lập hóa đơn

Việc lập hóa đơn thường phải đợi đến khi hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu củangười mua để tránh trường hợp sai sót, nhầm lẫn phải sửa chữa Trên thực tế, khi giaohàng cho khách tại kho của doanh nghiệp thì thời điểm chuyển giao quyền sở hữu khihàng vừa được giao Trong trường hợp hàng hóa phải được vận chuyển đến giao tạikho hàng của khách hàng, thời điểm chuyển giao quyền sở hữu là lúc khách hàng nhậnđược hàng

1.3.4 Theo dõi công nợ và thu tiền

 Theo dõi các khoản phải thu của khách hàng

Các khoản phải thu được theo dõi riêng biệt cho từng khách hàng Có hai phươngpháp tổ chức theo dõi khoản phải thu của khách hàng: phương pháp theo dõi thanhtoán theo từng hóa đơn và phương pháp kết chuyển số dư

 Phương pháp theo dõi thanh toán theo từng hóa đơn: khách hàng sẽ thanh toándứt điểm từng hóa đơn Bộ phận kế toán theo dõi trên sổ chi tiết công nợ khách hàngcác khoản phải thu, đã thu và số dư nợ chi tiết theo từng hóa đơn, Phương pháp nàycho phép theo dõi tất cả các hóa đơn chưa thanh toán và phân tích chúng theo thời hạn

nợ Ưu điểm của phương pháp này là cung cấp thông tin rất cụ thể, rõ ràng và hỗ trợcho chính sách chiết khấu bán hàng nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán đúnghạn theo từng hóa đơn Tuy nhiên, phương pháp theo dõi thanh toán theo từng hóa đơnđòi hỏi trình độ kế toán cao, chi phí nhiều

 Phương pháp kết chuyển số dư: Bộ phận kế toán không theo dõi thanh toánchi tiết theo từng hóa đơn bán hàng mà chỉ theo dõi tổng số dư đầu kì, tổng số nợ phát

sinh trong kì, tổng số tiền đã thanh toán và số còn nợ của mỗi khách hàng vào cuối kì.Phương pháp này tuy đơn giản nhưng không hỗ trợ thực hiện chính sách chiết khấubán hàng cũng nhu cung cấp thông tin về các khoản khách hàng chậm thanh toán.

1.3.5 Nhận tiền thanh toán

Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản Trong trườnghợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, bộ phận kế toán tiền mặt lập phiếu thu vàthủ quỹ tiến hành thu tiền Phiếu thu được lập thành nhiều liên, trong đó liên 1 giaokhách hàng và các liên còn lại được sử dụng để hạch toán, lưu trữ tại bộ phận kế toán.Phiếu thu là cơ sở để hạch toán vào các sổ kế toán và các tài khoản tiền mặt Khikhách hàng mua hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì không cần phải theo dõikhoản phải thu Trường hợp khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng,

bộ phận kế toán tiền gửi ngân hàng căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng để tiến hànhhạch toán vào các sổ kế toán và các tài khoản tiền gửi ngân hàng, đồng thời thông báocho bộ phận kế toán theo dõi công nợ để cập nhật tình hình thanh toán của khách hàng

1.4 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu

Chu trình doanh thu liên quan đến hai bộ phận đó là bộ phận bán hàng thuộcphòng kinh doanh và bộ phận kế toán thuộc phòng kế toán

Bộ phận kinh doanh: Có chức năng xác định và thỏa mãn nhu cầu khách hàng,thực hiện các công việc bán hàng, nghiên cứu thị trường, xây dựng kế hoạch phát triểnsản phẩm và dịch vụ, bán hàng và chăm sóc khách hàng Mục tiêu của phòng kinhdoanh là tối đa doanh số thực hiện và tối thiểu chi phí trong hoạt động bán hàng Hệthống thông tin bán hàng bao gồm con người, thiết bị và quy trình nhằm thu thập, xử lí

và cung cấp những thông tin kịp thời và chính xác phục vụ cho việc phối hợp giữa các

cá nhân, bộ phận trong quá trình bán hàng

Bộ phận kế toán: Có trách nhiệm ghi nhận, xử lí, phân tích và lưu trữ cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến sự biến động của hàng hóa, doanh thu theotừng khách hàng, từng thị trường, theo dõi công nợ theo từng khách hàng, ghi nhậnđầy đủ các khoản thuế liên quan đến quá trình tiêu thụ, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,chi phí, xác định kết quả tiêu thụ…cung cấp thông tin cho các bộ phận bán hàng vàquản trị các cấp thông qua các báo cáo thích hợp

Để đảm bảo các mối quan hệ phối hợp giữa các chức năng, bộ phận trong mỗichu trình cần phải xây dựng hệ thống thông tin quản lí trong từng chu trình và mốiquan hệ giữa chúng với hệ thống thông tin kế toán Bộ phận thực hiện công đoạn trướcphải thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác cho các bộ phận thực hiện công đoạn sau

để các bộ phận này triển khai công việc nhằm hoàn thành trọn vẹn chức năng của chutrình Ngược lại, các bộ phận thực hiện các bước công việc sau cũng phải cung cấp cácthông tin phản hồi cho các bộ phận trước đó để báo cáo tình hình và tiến triển của côngviệc cũng như các vấn đề nảy sinh cần phải phối hợp giải quyết hoặc báo cáo kịp thờicho các cấp quản lí về tình hình và kết quả thực hiện kế hoạch công tác

Sơ đồ 1.3 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu

1.5 Mối quan hệ giữa chu trình doanh thu và các chu trình khác

Chu trình doanh thu cùng với chu trình cung ứng và chu trình chuyển đổi có mốiquan hệ chặt chẽ, phụ thuộc lẫn nhau

Đối với chu trình doanh thu, khi nhận đơn đặt hàng thì lúc này bắt đầu phát sinhnhu cầu cung ứng một lượng hàng hóa cho khách hàng Nếu là doanh nghiệp thươngmại, khi đối chiếu lượng hàng hóa trong đơn đặt hàng với hàng tồn kho nếu thấy lượnghàng tồn kho thiếu thì lượng hàng tồn kho còn thiếu đó chính là căn cứ để xác địnhnhu cầu cung ứng, và là điểm khởi đầu trong chuỗi cung ứng

Đối với doanh nghiệp sản xuất, khi phát sinh lệnh bán hàng, thì lệnh bán hàngnày được chuyển đến bộ phận kế hoạch lập kế hoạch sản xuất, bộ phận kế hoạch xácđịnh định mức sản xuất để đưa ra lượng nguyên vật liệu cần để cung ứng lượng đơnđặt hàng, sau đó đem đối chiếu với lượng nguyên vật liệu tồn kho, nếu thấy xuất hiệnlượng nguyên vật liệu thiếu thì đây chính là lượng nguyên vật liệu thiếu mà bộ phậncung ứng cần mua thêm để quá trình sản xuất hàng hóa được diễn ra thuận lợi, và kếtthúc chu trình chuyển đổi, lượng hàng hóa được sản xuất sẽ được cung ứng cho bộphận bán hàng chuyển giao hàng hóa cho khách hàng theo đúng cam kết

Nội dung của chu trình tài chính trong một doanh nghiệp là rất rộng, nó bao gồmtất cả các hoạt động trong doanh nghiệp thông qua việc huy động và sử dụng vốn sao

có hiệu quả nhất Như vậy, chu trình tài chính bao gồm tất cả các hoạt động và chứcnăng của doanh nghiệp, tuy nhiên do yêu cầu quản lý, các hoạt động thuộc chức năngbán hàng và thu tiền được tách riêng thành chu trình doanh thu, các hoạt động thuộc

và tồn

kho

Lập lệnh bán hàng

Chuẩn

bị hàng

Giao hàng

Lập hóa đơn

Thu tiền

Ghi

sổ và lập báo cáo

Cung cấp dịch vụ

Theo dõi khoản phải thu

Giao hàng và vận chuyển

hợp

Theo dõi phải thu

P Kế toán

Giao hàng và vận chuyển Bán hàng

P Kinh

doanh

chức năng mua hàng và thanh toán thành chu trình cung ứng, các hoạt động sản xuất

và kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm thuộc chu trình chuyển đổi Như vậycác hoạt động còn lại trong chu trình tài chính bao gồm hoạt động huy động vốn, hoạtđộng đầu tư mua sắm tài sản cố định, hoạt động kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính.Như vậy, chu trình tài chính có chức năng huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau đểtài trợ cho các chu trình cung ứng, chuyển đổi trong doanh nghiệp như mua nguyên vậtliệu, mua máy mọc thiết bị phục vụ sản xuất Bên cạnh đó, chu trình cung ứng, chuyểnđổi, doanh thu cung cấp các thông tin về doanh thu và chi phí để chu trình tài chính cóthể lập báo cáo tài chính, xác định lợi nhuận giữ lại để tái đầu tư, nâng cao hiệu quảkinh doanh

2 Tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu

2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ trong chu trình doanh thu

Để hệ thống chứng từ trong chu trình bán hàng và thu tiền phản ánh các thông tinnghiệp vụ kinh tế chính xác nhất thì doanh nghiệp phải tổ chức một hệ thống chứng từkhoa học, hợp lý Việc sắp xếp, phân loại, tiếp nhận, xử lý và xây dựng quy trình luânchuyển chứng từ là rất quan trọng đối với doanh nghiệp và cũng chính là thủ tục kiểmsoát nội bộ của doanh nghiệp Thông tin số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ quantrọng để ghi sổ kế toán Tính trung thực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toánquyết định tính trung thực của số liệu kế toán, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thôngtin về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong chu trình bán hàng thu tiền phảnánh vào chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng công tác kế toán vàkiểm soát nội bộ trong chu trình này tại doanh nghiệp Cần phải đảm bảo rằng cácchứng từ lập ra đúng theo qui định của chế độ kế toán và quy định của doanh nghiêp,các chứng từ phải phản ánh trung thực các thông tin, phải có đầy đủ chữ ký của ngườilập chứng từ, người ký duyệt, người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền Đểđảm bảo việc luân chuyển chứng từ kế toán nhanh và phù hợp, cần xác định rõ chứcnăng, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp nhằm giảm bớt nhữngthủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian.Các chứng từđược sử dụng trong chu trình bán hàng và thu tiền gồm:

 Đơn đặt hàng của khách hàng

 Lệnh bán hàng

 Phiếu xuất kho

 Vận đơn, hóa đơn vận chuyển

 Hóa đơn bán hàng, hoặc hóa đơn GTGT

 Các chứng từ liên quan đến việc phê chuẩn bán chịu, chiết khấu thương mại,giảm giá hàng bán, chấp nhận hàng bán bị trả lại

 Hóa đơn hàng bán trả lại của bên mua, hóa đơn điều chỉnh các khoản giảmtrừ doanh thu, biên bản trả lại hàng

 Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, séc thanh toán, thư tín dụng (trongtrường hợp xuất khẩu hàng hóa)

Sơ đồ 1.4: Lưu chuyển chứng từ giữa các chức năng chu trình doanh thu

2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán, báo cáo chu trình doanh thu

 Tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản được sử dụng trong chu trình bán

hàng-thu tiền gồm:

 TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

 TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ

 TK 521: Chiết khấu thương mại

PXK

Thông báo gửi hàng KH

HĐ bán hàng

Ghi nhật kí bán hàng

HĐ bán hàng

HĐ bán hàng

P giao hàng

Thông báo gửi hàng

HĐ bán

hàng

Xử lí đơn đặt hàng

 TK 112: Tiền gửi ngân hàng.

 TK 3331: Thuế GTGT đầu ra

Ngoài ra, theo yêu cầu quản lý, kiểm soát của từng doanh nghiệp thì doanhnghiệp có thể chi tiết từng tài khoản sao cho phù hợp với đặc điểm quản lý và có thểkiểm soát tốt cho doanh nghiệp mình

 Sổ sách kế toán:

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thể hiện trên chứng từ và sau đó sẽ làtrên sổ sách kế toán Vì thế mà sổ sách kế toán cả chi tiết và tổng hợp đều có tác dụngkiểm soát các nghiệp vụ, nội dung kinh tế của nghiệp vụ Mỗi doanh nghiệp có thể lựachọn cho mình một hình thức kế toán thích hợp tuy nhiên phải tuân thủ theo quy địnhcủa bộ tài chính Mỗi hình thức tuy có khác nhau xong dù sử dụng hình thức nào thìcũng đòi hỏi sổ sách sử dụng phải đồng bộ Trình tự ghi sổ phải được quy định trước

để tạo thành một yếu tố kiểm soát có hiệu lực Và trong chu trình bán hàng-thu tiền thìcũng phải đảm bảo được những yêu cầu này, có như vậy thì hệ thống kiểm soát nội bộtrong chu trình mới có tác dụng

Đối với mỗi hình thức kế toán thì sẽ có những loại sổ khác nhau, ta lấy ví dụ cácloại sổ được sử dụng theo hình thức chứng từ ghi sổ trong chu trình bán hàng-thu tiềnbao gồm các loại sổ sau:

 Chứng từ ghi sổ cho các tài khoản trong chu trình

 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

 Sổ cái các tài khoản

 Sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng

 Sổ quỹ, sổ chi tiết tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng

 Sổ chi tiết bán hàng

 Sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra

2.3 Tổ chức hệ thống báo cáo trong chu trình

Các bảng báo cáo kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền nhằm cung cấpcác thông tin tổng hợp phục vụ cho kiểm soát nội bộ trong chu trình và cho công tác kếtoán, công tác kiểm tra, quản lý Các báo cáo này thường được lập vào cuối mỗi tháng,hoặc mỗi quý Các báo cáo trong chu trình bán hàng và thu tiền gồm:

 Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản trong chu trình

 Báo cáo số lượng hàng bán ra trong tháng (quý)

 Báo cáo số dư công nợ của khách hàng

 Báo cáo doanh thu bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ trong tháng (quý)

 Báo cáo thuế GTGT đầu ra

Tóm lại, hệ thống thông tin kế toán cung cấp các thông tin cho cả bên trong lẫnbên ngoài của doanh nghiệp Người sử dụng thông tin dựa vào sự chính xác và trungthực của các thông tin trên các báo cáo để ra quyết định quản lý, đầu tư

2.4 Quy trình xử lí đơn đặt hàng

Sơ đồ 1.5: quy trình xử lí bán hàng

Đơn đặt hàng được nhập vào máy tính bởi nhân viên bán hàng Chương trình sẽ

tự động thực hiện việc kiểm tra số lượng hàng hóa hiện có để thực hiện đơn đặt hàng.Mỗi khi có sự biến động tăng hay giảm về số lượng từng loại hàng hóa thì số ngay lậptức được cập nhật Nếu lượng hàng có sẵn của công ty không đủ để giao cho khách

Khách hàng

Đơn đặt hàng

Nhập dữ liệu đặt hàng

Kiểm tra tín dụng

và tồn kho

In các chứng từ bán hàng

Dữ liệu đặt hàng

Lệnh bán hàng

(thông báo BH)

Lệnh bán hàng (chấp nhận ĐH)

Lệnh bán hàng

Lệnh bán hàng (chấp nhận ĐH)

Dữ liệu công nợ

Dữ liệu tồn kho

Đơn đặt hàng

N

HIển thị kết quả

Khách hàng

N

hàng, nhân viên bán hàng phải thỏa thuận với khách hàng về thời gian giao hàng vàkhai báo với hệ thống máy tính để chuẩn bị một đơn hàng giao trễ

Tiếp đến chương trình tự động kiểm tra tín dụng để xác định khách hàng có đủđiều kiện để mua chịu tiếp đơn hàng này không Việc kiểm tra có thể được thực hiệnthông qua việc so sánh giữa hạn mức tín dụng trong bản ghi khách hàng với số dư hiệntại công với giá trị ước tính của đơn đặt hàng Nếu giá trị đơn đặt hàng không làm cho

số dư công nợ của khách hàng vượt mức cho phép, đơn đặt hàng sẽ được chấp nhận vàđưa vào lưu trữ trong hồ sơ đơn đặt hàng Nếu giá trị đơn đặt hàng vượt quá mức chophép, nhân viên sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán khoản nợ cũ hoặc trình lên trưởngphòng kinh doanh xem xét để đưa ra quyết định cuối cùng

Nếu đơn đặt hàng được chấp nhận thì dữ liệu đặt hàng sẽ được lưu vào hai tập tin

đó là đơn đặt hàng và Chi tiết đơn đặt hàng

Tiếp đó chương trình cho phép in lệnh bán hàng để lưu vào hồ sơ của bộ phậnbán hàng và chuyển đến các bộ phận khác để tiếp tục thực hiện chu trình bán hàng.Thông thường một liên của lệnh bán hàng được gởi đến kho làm cơ sở cho bộ phậnquản lí kho xuất hàng, một liên được chuyển đến bộ phận chuẩn bị hàng và đóng gói,một liên chuyển đến bộ phận lập hóa đơn để bộ phận này theo dõi, chuẩn bị lập hóađơn khi nhận đầy đủ chứng từ giao hàng và một liên đóng vai trò thông báo chấp nhậnđơn đặt hàng gửi đến khách hàng

2.5 Hệ thống giao hàng

Tại kho, sau khi nhận được lệnh bán hàng, bộ phận chuẩn bị hàng lấy hàng vàđóng gói Trong một số trường hợp, lượng hàng thực tế tai kho không đủ để do bị hưhỏng, mất mát…hoặc phải thay thế bằng các loại hàng hóa tương đương thì lệnh bánhàng có thể phải điều chỉnh, sửa đổi trước khi thực hiện Quy trình điều chỉnh sửa đổiphải quay trở lại bộ phận bán hàng Sau khi hàng hóa được chuẩn bị xong ở kho, nhânviên giao hàng truy cập vào truy cập vào hệ thống để kiểm tra, đối chiếu và in ra phiếugiao hàng

Một liên của phiếu giao hàng được gửi kèm với hàng hóa để giao cho kháchhàng, một liên gửi cho bộ phận lập hóa đơn để bộ phận này làm căn cứ lập hóa đơn,một liên để giao cho bộ phận vận chuyển cùng với một vận đơn, một liên lưu tại bộphận quản lí kho hàng Người vận chuyển có trách nhiệm chuyển hàng tới khách hàngtheo đúng yêu cầu ghi trong hợp đồng

Sơ đồ 1.6: Quy trình xử lí giao hàng

Kho hàng

Lệnh bán hàng (PXK)

Truy cập dữ liệu

Đối chiếu và kiểm tra dữ liệu

Dữ liệu giao hàng

In phiếu giao hàng

Hiện thị kết quả

LBH (PXK)

Hàng hóa và chứng từ

N

Dữ liệu XK

Dữ liệu TK hàng hóa

Tập tin nhật kí

Chi tiết nhật kí

Phiếu giao hàng

(thông báo gửi hàng)

Khách hàng

Bộ phận lập hóa đơn

2.6 Hệ thống lập hóa đơn

Sau khi nhận được phiếu giao hàng do bộ phận giao hàng chuyển đến, nhânviên phụ trách lập hóa đơn truy cập dữ liệu trong hệ thống để tiến hành đối chiếu, kiểmtra số liệu nhằm đảm bảo khớp đúng số liệu giữa phiếu giao hàng, lệnh bán hàng vàđơn đặt hàng của khách hàng và truy xuất giá bán cùng thuế suất thuế GTGT Đếnthời điểm này, toàn bộ dữ liệu liên quan đến nghiệp vu bán hàng (số lượng và giá trịcủa từng mặt hàng cũng như thuế GTGT phải nộp) đã có đầy đủ và thống nhất Nhânviên phụ trách lập hóa đơn in hóa đơn , một liên gửi cho khách hàng, một liên gửi cho

bộ phận kế toán công nợ, một liên để lưu

Sơ đồ 1.7: Quy trình lập hóa đơn

Từ bộ phận bán hàng Thông báo gửi hàng

Truy vấn dữ liệu

Đối chiếu, kiểm tra, cập nhật dữ liệu giá bán và thuế suất GTGT

Dữ liệu giao hàng

quả

Xử lí dữ liệu vào các tập tin và in hóa đơn

2.7 Quy trình theo dõi công nợ và thu tiền

Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản Trong trường hợpkhách hàng thanh toán bằng tiền mặt, bộ phận kế toán tiền mặt lập phiếu thu và thủquỹ tiến hàng thu tiền Phiếu thu được lập thành nhiều liên, trong đó một liên giao chokhách hàng và các liên còn lại dùng để hạch toán vào các sổ kế toán và các tài khoảntiền mặt Trường hợp khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng, bộphận kế toán tiền gửi ngân hàng căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng để tiến hànhhạch toán vào các sổ kế toán và các tài khoản tiền gửi ngân hàng, đồng thời thông báocho bộ phận kế toán theo dõi công nợ để cập nhật tình hình thanh toán của khách hàng

Sơ đồ 1.8: Quy trình xử lí nghiệp vụ thu tiền

Báo cáo thu

Kế toán trưởng

nợ N

Báo cáo quỹ Thủ quỹ

3 Kiểm soát chu trình doanh thu

3.1 Mục tiêu kiểm soát trong chu trình doanh thu

Để ngăn chặn những sai sót và gian lận trong chu trình doanh thu cần thiết lậpcác chính sách và thủ tục nhằm đạt được các mục tiêu kiểm soát cụ thể sau:

 Tất cả hàng hóa được gửi đến khách hàng theo đúng thời gian, địa điểm, sốlượng và chất lượng được đặt hàng theo sự thỏa thuận của hai bên

 Tất cả hàng hóa gửi bán đều được phê duyệt bởi các cấp có thẩm quyền

 Hóa đơn phải được lập chính xác và doanh thu phải được ghi nhận trong kì

 Tất cả các khoản thu tiền bán hàng được ghi lại kịp thời, chính xác và đầy đủ

 Tất các khoản nợ thu khách hàng cần được phản ánh vào các tài khoản chitiết khách hàng

 Tất cả các chứng từ, sổ kế toán, hàng tồn kho và tiền đều được bảo đảm antoàn

 Đảm bảo đối chiếu khớp số liệu giữa các bộ phận tham gia vào chu trình

3.2 Các quy tắc kiểm soát trong chu trình doanh thu

 Sự phân chia trách nhiệm

Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp thường có cơ cấu kiểm soát nội bộ riêng về chutrình bán hàng Tuy vậy một hệ thống kiểm soát nội bộ chuẩn và hữu hiệu về cáckhoản phải thu và nghiệp vụ bán hàng thường đòi hỏi phải tách biệt các chức năng vàphân nhiệm cho các cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách

Khi mức độ phân nhiệm càng cao thì các sai phạm càng dễ phát hiện thông qua

sự kiểm tra tương hỗ giữa các phần hành hay khi đối chiếu tài liệu giữa các bộ phậnvới nhau và do đó giảm nhiều được hành vi gian lận và sai sót Đồng thời mức độ phânnhiệm hợp lý thì sẽ tránh được sự chồng chéo giữa các bộ phận, thủ tục kiểm soát thiếtlập càng trở nên có hiệu quả

Ví dụ: Phải có hai kế toán theo dõi độc lập đối với sổ bán hàng và sổ thu tiền, cóngười kiểm soát độc lập, đối chiếu định kỳ với sổ cái, sổ quỹ

thu và giải quyết hiệu quả các mối quan hệ lợi ích giữa các chủ thể bên trong quan hệmua bán

 Sự kiểm soát chứng từ sổ sách

 Sự đồng bộ sổ sách: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thể hiện trênchứng từ và sổ sách kế toán Vì thế mà chứng từ, sổ sách kế toán có tác dụng kiểm soáttối đa các nghiệp vụ Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một hình thức kếtoán thích hợp nhưng phải tuân thủ theo quy định của bộ tài chính Mỗi hình thức tuy

có khác nhau song dù hình thức nào đi chăng nữa thì cũng đòi hỏi sổ sách phải đồng

bộ trình tự ghi sổ phải được quy định trước để tạo thành một yếu tố kiểm soát có hiệulực

 Đánh số thứ tự chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số thứ tự có tác dụng đềphòng bỏ sót, giấu giếm, tránh trùng lắp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ bánhàng Tuy nhiên, việc đánh số thứ tự trước chứng từ phải có mục đích rõ rang và cần tổchức hợp lí, kết hợp với việc kiểm tra, đối chiếu để tăng hiệu quả kiểm soát

 An toàn tài sản

Ngoài ra cần có những biện pháp kiểm soát thích hợp để bảo vệ anh toàn tài sản.Tài sản ở đây ngoài máy móc thiết bị, tiền mặt còn phải kể đến sổ sách, giấy tờ quantrọng của công ty Cần phải có các phương tiện để bảo vệ tiền Tùy từng trường hợp cụthể mà sử dụng tủ hay két sắt, các thiết bị tinh vi chống trộm.Tiền là đối tượng dễ gặprủi ro như cháy hay trộm cắp Để tránh những rủi ro đó yêu cầu trong kinh doanh phảimua bảo hiểm ở mức độ phù hợp

Sổ sách của công ty ở các niên độ kế toán trước cần được bảo quản trong két sắt

có khả năng chống cháy

3.3 Các gian lận, sai sót và biện pháp giải quyết trong chu trình doanh thu

Các rủi ro, sai sót

Chấp nhận đơn đặt

hàng cho khách

hàng không có khả

năng thanh toán

hoặc không đáng tin

cậy

nhưng khôngthu được tiền

 Hệ thống thông tin kế toán phải cung cấpthông tin kịp thời, chính xác thông tin vềtình hình công nợ của từng khách hàng cho

bộ phận xử lí đơn hàng để thực hiện kiểmtra tin dụng

 Cung cấp các thông tin định kì phục vụcho việc đánh giá và xếp hạng uy tín củakhách hàng

 Xây dựng hạn mức tín dụng cụ thể chotừng khách hàng

 Cung cấp thông tin phục vụ phân tíchcông nợ theo thời hạn nợ, kiểm soát chặtchẽ các khoản công nợ khó đòi, quá hạn

 Hệ thống thông tin kế toán phải cung cấpkịp thời, chính xác số lượng tồn kho tồnkho của từng loại hàng hóa,thành phẩm cho

bộ phận xử lí đơn đặt hàng để thực hiện

và cung ứng kịp thời

theo tiến độ khách

hàng yêu cầu

tiến độ, mất uytín với kháchhàng

bước kiểm tra hàng tồn kho trước khi chấpnhận đơn hàng

Bán hàng không

đúng giá, tính toán

sai chiết khấu

Mất doanh thu,mất uy tín đốivới kháchhàng

 Ứng dụng phần mềm kế toán sẽ chophép cập nhật đơn giá và tỉ lệ chiết khấukhi lập hóa đơn, giảm thiểu sai sót do ngườilập hóa đơn nhớ sai đơn giá, tỉ lệ chiết khấuHàng gửi đi nhưng

không ghi lại hoặc

ghi lại không chính

 Liên kết dữ liệu trong toàn bộ chu trình

từ khâu chấp nhận đặt hàng, xuất kho, gửihàng, lập hóa đơn và theo dõi công nợ

 Công đoạn sau của chu trình phải dựatrên dữ liệu của các công ddoanjj trước, cáccông đoạn trước phải theo dõi công việccủa các công việc sau đến khi hoàn tất chutrình

Ứng dụng công nghệ thông tin và quản lítheo chu trình cho phép hệ thống tự độngkiểm soát hoạt động của toàn bộ chu trình,giảm thiểu trường hợp nhầm lẫn, bỏ sótnghiệp vụ

Giao hàng sai quy

và mất kháchhàng

 Liên kết dữ liệu trong toàn bộ chu trình,

dữ liệu và thông tin phải được đồng bộ,xuyên suốt qua tất cả các khâu, các bộ phậnphận

 Kiểm tra kĩ trước khi giao hàng chokhách

Phản ánh doanh thu

sai kì kế toán Ghidoanh thu quánhận

nhiều trongnăm nay vàthấp hơn trongnăm tiếp theo

 Kiểm soát quá trình nhập liệu

 Đối chiếu số liệu giữa kế toán tổng hợp

và kế toán chi tiết

 Đối chiếu số liệu giữa kiểm kê hàng hóathực tế trong kho và sổ sách kế toán

 Đối chiếu công nợ khách hàng đối chiếu

số dư ngân hàng theo định kì

Việc truy cập vào

các tài khoản phải

thu, hàng tồn kho và

các sổ kế toán khác

Dữ liệu khôngđược bảo mật

có thể dẫn đếnviệc sữa chữa,

 Phân quyền trách nhiệm

 Mật khẩu

 Thiết kế hệ thống

bởi những người

không có quyền hạn xóa bỏ số liệuđể biển thủ tài

PHẦN II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TẠI TỔNG

CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ

A Đặc điểm tình hình chung của Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ

1 Giới thiệu chung về Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ

1.1 Một số thông tin chính về công ty

Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ là đơn vị thành viên của Tâp đoàn DệtMay Việt May Việt Nam (VINATEX) và Hiệp Hội Dệt May Việt Nam (VITAX) của

Bộ Công Thương

Tổng diện tích Tổng Công ty là 145.000m2, trong đó diện tích nhà xưởng, khokhoảng 72.000m2 Tổng số cán bộ công nhân là 6.016 người, trong đó bộ phậnnghiệp vụ là 219 người

Tên giao dich quốc tế Hoa Tho Textile-garment Joint Stock

Giấy chứng nhận đăng

ký kinh doanh Số 0400101556 đăng ký lần đầu ngày 30/01/2007,đăng ký thay đổi lần thứ 8 ngày 05/01/2011

1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Tổng Công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ được thành lập từ năm 1962, tiềnthân có tên là Nhà máy Dệt Hoà Thọ (Sicovina) thuộc Công ty Kỹ nghệ Bông vảiViệt Nam

 Năm 1975, khi thành phố Đà Nẵng được giải phóng Nhà máy Dệt Hoà Thọđược chính quyền tiếp quản và đi vào hoạt động trở lại vào ngày 21/04/1975

 Năm 1993 đổi tên thành lập doanh nghiệp Nhà nước: Công ty Dệt Hoà Thọtheo quyết định thành lập số 241/TCLĐ ngày 24/03/1993 của Bộ Công Thương

 Năm 1997 đổi tên thành: Công ty Dệt May Hoà Thọ theo quyết định số433/QĐ-TCLĐ của Tổng Công ty Dệt May Việt Nam

 Năm 2005 chuyển thành Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Dệt MayHoà Thọ theo quyết định số 200/2005/QĐ-TTg ngày 08/08/2005 của Thủ tướngChính phủ

 Ngày 15/11/2006 chuyển thành Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hoà Thọtheo quyết định số 3252/QĐ-BCN của Bộ Công nghiệp, và chính thức đi vào hoạtđộng vào ngày 01 tháng 02 năm 2007 với số vốn điều lệ ban đầu là 45.000.000.000đồng.

Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hoà Thọ là đơn vị thành viên của Tập đoàn DệtMay Việt Nam (VINATEX) và Hiệp Hội Dệt May Việt Nam (Vitax) thuộc Bộ Côngthương Tổng diện tích của Công ty: 145.000m2, trong đó diện tích nhà xưởng vàkho khoảng 72.000m2 Tổng công suất điện lắp đặt 7.500 KW Nguồn điện, khí nén,nước sạch sẵn có và dồi dào để mở rộng qui mô sản xuất

1.3 Chức năng và nhiệm vụ

 Chức năng:

Tổng công ty chuyên sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu hàng dệt may gồm:Các loại nguyên liệu bông, xơ, các loại sợi, vải dệt kim và sản phẩm may mặc dệtkim, vải denim; các loại khăn bông…Với các sản phẩm chính là các loại sợi: Sợicotton chải thô, chải kỹ, sợi polyester…; và các sản phẩm may mặc: T- shirt, quần âu,

đồ bảo hộ lao động… Cung cấp cho những thị trường chính như EU, Hoa Kỳ, NhậtBản Đã và đang sản xuất cho các khách hàng như: Snickers, Fishman, Imar,Supreme…; nhận gia công cho các nhãn hiệu thương mại nổi tiếng thế giới như:Puma, Haggar, Ping, Target, Perrry Ellis, Nike,…

2 Tổ chức quản lý của Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ

2.1 Bộ máy tổ chức của Tổng Công ty

Mô hình bộ máy quản lý tại Tổng Công ty: Tổng Công ty cổ phần Dệt May HòaThọ được tổ chức và hoạt động tuân thủ theo Luật doanh nghiệp đã được Quốc hộinước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam khóa X kỳ họp thứ V thông qua ngày

29 tháng 11 năm 2005, các luật liên quan và Điều lệ hoạt động của Tổng Công ty

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức Tổng Công ty Dệt May Hòa Thọ

CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC

Công

ty may Hòa Thọ Điện Bàn

Công

ty may Hòa Thọ Hội An

Công

ty may Hòa Thọ Duy Xuyên

Công

ty may Hòa Thọ Đông

Hà

2.2 Phân cấp quản lý tại Tổng Công ty

 Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọivấn đề quan trọng của Tổng Công ty Trực tiếp bầu ra Hội đồng quản trị và ban kiểmsoát

 Hội đồng quản trị : Là cơ quan quản lý Tổng Công ty, có toàn quyền quyếtđịnh mọi vấn đề liên quan tới mục đích và quyền lợi của Tổng Công ty trừ nhữngthẩm quyền thuộc Đại hội đồng cổ đông

 Ban giám đốc: Do Hội đồng quản trị bầu ra, có nhiệm vụ điều hành hoạtđộng sản xuất kinh doanh tại đơn vị và quyết định các vấn đề liên quan đến hoạtđộng hằng ngày của đơn vị

 Ban kiểm soát: Do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, gồm 3 thành viên (1 trưởngban và 2 kiểm soát viên) Thay mặt các cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh,quản trị và điều hành công ty đó là kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý điềuhành Tổng Công ty của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc; kiểm tra tính hợp lý hợppháp của các báo cáo tài chính và thường xuyên phối hợp với Hội đồng quản trịthông báo với Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động của Ban kiểm soát, tham khảo

ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình các báo cáo, kiến nghị lên Đại hội đồng

cổ đông

 Văn phòng: Có chức năng quản lý hành chính, văn phòng, công tác tiềnlương của toàn thể cán bộ công nhân trong công ty, thực hiện các chính sách khenthưởng và đề bạc cán bộ Tham mưu cho lãnh đạo công ty về việc tuyển dụng, sắpxếp bố trí việc đào tạo lao động, chế độ tiền lương và tiền thưởng Quyết định chế độlàm việc, chế độ nghỉ việc của tất cả cán bộ công nhân viên của công ty Tổ chức cáchội nghị, trang trí lễ tết, quản lý nhà khách, xe con, cây cảnh…

 Phòng Kế toán: Ghi chép thống kê, tính toán và phản ánh tình hình sử dụngtài sản và các nguồn hình thành tài sản, vật tư, hàng hoá, kết quả hoạt động sản xuấtkinh doanh của công ty Hạch toán công tác sản xuất kinh doanh, phân tích hoạt độngtài chính, xác định kết quả sản xuất kinh doanh Kiểm tra theo dõi tình hình thu chi,công việc thanh toán và quản lý toàn bộ các tài sản, nguồn hình thành các tài sản củacông ty Kiểm tra tình hình thu chi các đơn vị thành viên Tham mưu, đề xuất các giảipháp phục vụ yêu cầu quản trị, phối hợp với các phòng ban trong công ty nhằm thựchiện tốt công tác kế toán tại đơn vị

 Phòng kỹ thuật đầu tư và quản lý chất lượng sản phẩm: Xây dựng, ban hành,kiểm tra, báo cáo tình hình thực hiện các định mức, các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật sửdụng nguyên vật liệu, điện dùng cho sản xuất, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, năngsuất, hiệu suất hoạt động của thiết bị…Nghiên cứu, khảo sát, lập các dự án tiền khảthi, khả thi và tổ chức thực hiện đầu tư mới thiết bị công nghệ và đầu tư phát triển

mở rộng sản xuất ngành sợi - may Nghiên cứu đề xuất các giải pháp, phương án ứngdụng các thiết bị khoa học kỹ thuật vào sản xuất

 Phòng kỹ thuật Công nghệ May: Xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật

sử dụng nguyên vật liệu sản xuất, gia công các loại sản phẩm may; xây dựng quytrình, vận hành và bảo trì, bảo dưỡng các loại thiết bị may Thiết kế sản phẩm maytheo đúng Đơn đặt hàng hoặc phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh hàng maycủa công ty thích ứng với thị hiếu tiêu dùng, nhu cầu khách hàng Lập các dự án khảthi đầu tư đổi mới thiết bị và phát triển mở rộng sản xuất may theo đúng chủ trươngcủa công ty Cùng với các phòng Kinh doanh may (KDM) xây dựng giá thành sảnxuất kinh doanh các loại sản phẩm may

 Phòng kinh doanh May: Thực hiện các nhiệm vụ xúc tiến thương mại; triểnlãm quảng cáo hàng may; tìm chọn khách hàng đàm phán, xây dựng giá thành, đềxuất ký kết hợp đồng, lựa chọn Nhà cung cấp thực hiện đặt hàng cho sản xuất vàtriển khai kế hoạch sản xuất Phối hợp với các phòng ban trong công ty đốc thúc nhàmáy hoàn thành đúng tiến độ giao hàng cho khách hàng Tham gia kiểm kê vật tưhàng hóa vào cuối kỳ.

 Phòng quản lý chất lượng May: Tổ chức kiểm tra và hướng dẫn các đơn vịkiểm tra chất lượng sản phẩm hàng may theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật của kháchhàng và công ty ban hành, đồng thời chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng nguyênvật liệu đầu vào trước khi nhập kho và xuất cho các đơn vị sản xuất Kiểm tra lại chấtlượng và kết hợp với các phòng ban liên quan kiểm tra sản phẩm may của các đơn vị

đã sản xuất trước khi xuất hàng cho khách hàng theo hợp đồng đã ký

 Phòng kế hoạch thị trường: Chịu trách nhiệm làm các thủ tục hải quan xuấtnhập khẩu hàng hóa và bố trí phương tiện để nhận NPL về nhập kho và chuẩn bịphương tiện để vận chuyển hàng giao cho khách hàng, lập PNK Hoàn chỉnh hồ sơxuất khẩu (trường hợp xuất khẩu) và tham gia kiểm kê vật tư hàng hóa vào cuối kỳ

2.3 Phân cấp tài chính

Việc phân cấp quản lý tài chính hầu hết đều tập trung ở Tổng công ty Các đơn

vị trực thuộc không có vốn và tài sản riêng Tổng công ty có thể phân quyền, ủyquyền cho các đơn vị phụ thộc thực hiện một số nhiệm vụ trong công tác quản lý tàichính và hạch toán kế toán

Trong trường hợp công ty xem xét cần phải huy động vốn để thực hiện hoạtđộng sản kinh doanh thì tổng công ty đứng ra thực hiện huy động vốn từ các nguồnkhác nhau và cam kết trả nợ đối với các tổ chức tín dụng

Đối với việc sử dụng vốn, các đơn vị trực thuộc phải trình đơn xin phép tổngcông ty về các khoản chi tại các đơn vị, theo đó toàn bộ các khoản mục chi phí phátsinh tại công ty trực thuộc đều do Tổng công ty trực tiếp đứng ra ký hợp đồng muabán rồi sau đó cấp xuống cho đơn vị Trừ khoản chi phí nguyên liệu phụ là Tổngcông ty tạm ứng cho công ty một khoản tiền, Giám đốc nhà máy may đứng ra ký hợpđồng mua bán nguyên vật liệu phụ khi có nhu cầu

Tổng công ty thực hiện xác định kết quả kinh doanh và quyết định chính sáchphân phối lợi nhuận

2.4 Mối quan hệ giữa phòng kế toán và các phòng ban khác

Mỗi phòng ban trong công ty đều có các mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ riêngnhưng không vì thế mà các phòng ban hoạt động riêng rẽ mà ngược lại các phòngban có sự phối hợp chặt chẽ với nhau Các phòng ban cung cấp thông tin cho nhauđồng thời kiểm soát lẫn nhau để hạn chế các sai sót có thể xảy ra nhằm tạo ra một hệthống kiểm soát nội bộ hiệu quả nhất

Trong chu trình doanh thu, ta có thể thấy, thông tin đầu ra của phòng ban này làđầu vào của phòng ban khác, theo đó các phòng ban khác có nhiệm vụ cung cấp chophòng kế toán các định mức tiêu chuẩn kỹ thuật, các dự toán chi phí, các danh mụchàng hóa, các chứng từ liên quan để kế toán có thể tiến hành hạch toán và kiểm traviệc thực hiện các kế hoạch trong nỗ lực tiêu thụ hàng hóa Ngược lại, các báo cáocủa phòng kế toán là cơ sở để ban giám đốc đánh giá hiệu quả của hoạt động sản xuấtkinh quanh và qua đó phân công nhiệm vụ cho từng phòng ban, ví dụ như báo cáo vềhàng tồn kho, báo cáo khoản phải thu khách hàng giúp cho phòng kinh doanh chấpnhận hay không chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng để tiến hành cân đối nguyên

vật liệu và thực hiện đặt hàng Khi đã đặt hàng, thì các bộ phận khác tiến hành thựchiện các công việc trong phạm vi trách nhiệm của mình nhằm hoàn thành đơn đặthàng này Ngoài ra phòng kế toán còn cung cấp các báo cáo quản trị khác như báocáo doanh thu chi phí tùy theo yêu cầu nhà quản trị trong việc ra quyết định.

3 Tổ chức hoạt động kinh doanh của Tổng Công ty

 Về quy mô sản xuất: Tổng Công ty Hòa Thọ là doanh nghiệp hoạt động

trong nagnh may mặc lớn nhất Đà Nẵng với quy mô sản xuất ước tính khoảng 10triệu sản phẩm 1 năm, các sản phẩm dệt may Hòa Thọ đã có mặt tại hầu hết các thịtrường trên thế giới như Hoa Kỳ, EU, Nhật Bản…thông qua các nhà nhập khẩu lớntại nhiều nước

 Về mô hình tổ chức sản xuất: Tổng Công ty Hòa Thọ hoạt động sản xuất

kinh doanh 2 mặt hàng chính đó là hàng may và các sản phẩm sợi dưới 2 hình thức tổchức sản xuất:

 Hình thức nhận hợp đồng gia công: Tổng Công ty nhận tài liệu kỹ thuật vàsản phẩm do khách hàng gửi đến, phòng kỹ thuật sẽ nghiên cứu tài liệu và may thửsản phẩm sau đó đưa đến cho khách hàng kiểm tra Nếu khách hàng chấp nhận thìcác sản phẩm mới đưa xuống các xí nghiệp thành viên để sản xuất sản phẩm theomẫu hàng

 Hình thức tự sản xuất: Tổng Công ty mua nguyên vật liệu như vải các loại

từ các công ty khách hàng, công ty sẽ tự tạo mẫu hàng hoặc tạo mẫu trên cơ sở cácđơn vị đặt hàng của khách hàng Phòng kỹ thuật sẽ ra sơ đồ mẫu và gửi xuống các bộphận cắt, may tại phân xưởng Sản phẩm quần áo này được tiêu thụ nội địa thông quacác đơn vị kinh doanh của công ty Ngoài sản phẩm may mặc, công ty còn sản xuấtsợi để bán cho các công ty cùng trong ngành và để tự phục vụ cho hoạt động củamình

4 Tổ chức công tác kế toán tại Tổng Công ty

4.1 Chính sách kế toán công ty đang áp dụng

 Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 và hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và cácquy định về sửa đổi bổ sung có liên quan của bộ tài chính

 Niên độ kế toán từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 hằng năm

 Phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ

 Phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên,tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ

 Phương pháp khấu hao TSCĐ là phương pháp đường thẳng

4.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng Công ty

Tổng công ty Dệt May Hòa Thọ có quy mô lớn được phân bố tại nhiều tỉnhthành khác nhau, với quy mô lớn như vậy, Tổng Công ty đã tổ chức bộ máy kế toántheo mô hình hỗn hợp để thuận tiện cho tổ chức công tác kế toán sao cho hiệu quả,gọn nhẹ nhất

Đối với các đơn vị trực thuộc, hằng ngày tại văn phòng Tổng Công ty sẽ thuthập các chứng từ phát sinh tại văn phòng, ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế xảy ra Cácđơn vị hạch toán phụ thuộc sẽ xử lý các nghiệp vụ kinh tế diễn ra tại đơn vị mình,định kỳ hằng tháng sẽ gửi các báo cáo lên văn phòng Tổng Công ty để tổng hợp sốliệu

Đối với các đơn vị hạch toán độc lập, các đơn vị này có bộ máy tổ chức kế toánriêng thực hiện xử lí, hạch toán và lập báo cáo tài chính riêng của đơn vị Vào cuốinăm tài chính thực hiện chuyển báo cáo tài chính riêng lên cho tổng công ty để công

ty thực hiện báo cáo tài chính tổng hợp Trong phạm vi chuyên đề, em chỉ xem xétcông tác kế toán của tổng công ty trong mối quan hệ với các đơn vị trực thuộc Theo

đó sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện như sau:

Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại tổng công ty

 Trưởng phòng tài chính kế toán:

 Tổ chức công tác kế toán cho phù hợp với tình hình kinh doanh của công tycũng như hướng dẫn của công ty

 Điều hành trực tiếp các khâu kế toán, phân công công việc kế toán cho phùhợp với khả năng của từng người

 Tham mưu cho giám đốc về vấn đề tài chính, sử dụng nguồn vốn, tài sản đạthiệu quả cao

 Phó phòng tài chính kế toán: Hướng dẫn, chỉ đạo các nhân viên kế toántheo nội quy và quy trình hạch toán của công ty

 Kế toán tổng hợp: Thực hiện công tác hạch toán tổng hợp, lập báo cáo tàichính theo quy định

 Kế toán thuế, tài sản cố định, công cụ dụng cụ

 Hạch toán, theo dõi sự biến động của tài sản cố định, trích khấu hao TSCĐ

đơn BH

Kế toán nguyên vật liệu chính, giá thành, tiền lương

Kế toán tiền mặt, công nợ phải thu

Kế toán thuế, TSCĐCCDC

Kế toán công nợ phải trả, phải thu phải trả khác

Kế toán tiền gửi ngân hàng

Bộ phận kế toán các đơn vị phụ thuộc

 Kế toán nguyên vật liệu phụ, viết hóa đơn: Theo dõi tình hình biến độngnguyên vật liệu phụ, thành phẩm Cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp để tính giáthành Cuối tháng lập bảng phân bổ, phân tích sự biến động và đánh giá.

 Kế toán tiền gửi ngân hàng: theo dõi tình hình thanh toán và các khoản công

nợ liên quan đến tiền gửi ngân hàng, theo dõi số dư tiền gởi của công ty ở các ngânhàng khác nhau

 Kế toán tiền mặt, công nợ phải thu: Theo dõi các nghiệp vụ thu chi tiền mặt

 Theo dõi tình hình thanh toán với người mua cũng như là quá trình thanhtoán của khách hàng cho công ty, thường xuyên báo cáo về khả năng thanh toán củakhách hàng, và theo dõi các nghĩa vụ mà công ty phải thực hiện đối với khách hàngcủa mình

 Kế toán nguyên vật liệu chính và giá thành, tiền lương

 Theo dõi tình hình biến động nguyên vật liệu chính

 Tập hợp toàn bộ chi phí đã phát sinh trong kì, phân bổ chi phí cũng như tínhtoán và xác định giá thành

 Hạch toán lao động, tiền lương, tính toán phân bổ tiền lương và các khoảntrích theo lương cho các đối tượng

 Bộ phận kế toán của đơn vị phụ thuộc: có nhiệm vụ theo dõi hoạt động tàichính tại đơn vị đó, thực hiện hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị Tính ragiá thành thực tế của sản phẩm sản xuất ra tại đơn vị và thường xuyên thực hiện đốichiếu, kiểm tra với kế toán của công ty

4.3 Hình thức sổ kế toán

Tổng Công ty Hòa Thọ áp dụng hình thức kế toán máy Chương trình phần mềm

mà Tổng Công ty đang sử dụng là Bravo 6.3 Để thuận tiện cho công tác kế toán tạiđơn vị nên công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng kê chứng từ kế toáncùng loại đã được kiểm tra (được dùng để làm căn cứ ghi sổ), xác định tài khoản ghi

Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết

kế sẵn

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các tập tin được tự động nhập vào sổ của

kế toán tổng hợp và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan

Cuối tháng, kế toán thực hiện thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu

số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác,trung thực theo thông tin được nhập trong kỳ Nhân viên kế toán có thể kiểm tra đối chiếu

số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kê toán chi tiết được in ra giấy,đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lí theo quy định về sổ kế toán ghibăng tay để lưu trữ theo luật định

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hình thức kế toán máy

Để đảm bảo được công việc kế toán máy của các phần hành được độc lập, giámsát lẫn nhau, hạn chế gian lận và sai sót thì Tổng Công ty đã tiến hành phân côngcông việc cho từng thành viên Mỗi nhân viên kế toán sẽ có một máy tính để làmviệc, có user và password riêng và chỉ được truy cập và thực hiện công việc trongphạm vi công việc phần hành của mình Các nhân viên phần hành khác có thể xem và

in ra nhưng không thể nhập liệu, sữa chữa hay tạo mới chứng từ liên quan đến phầnhành đó Ngoại trừ, kế toán trưởng và kế toán tổng hợp có thể xem và sửa đổi nhằmthuận tiện cho công tác theo dõi và kiểm tra

B Thực trạng chu trình doanh thu tại tổng công ty cổ phần dệt may hòa THỌ

1 Các yếu tố ảnh hưởng tới chu trình doanh thu tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt

may Hòa Thọ

1.1 Phân cấp quản lý trong chu trình doanh thu

Trong chu trình doanh thu, Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ có sự phânchia quyền hạn trách nhiệm giữa các bộ phận và các cá nhân trong công ty, cụ thểnhư sau:

 Ban giám đốc: Tổng Giám Đốc hay phó tổng giám đốc phụ trách giaodịch, ký kết và giám sát thực hiện các hợp đồng mua bán với khách hàng Đưa ra cácquyết định bán hàng dựa trên các thông tin, báo cáo được cung cấp từ các phòng banchức năng trong chu trình bán hàng

 Phòng kinh doanh: Trong chu trình doanh thu, phòng kinh doanh phụ tráchcông việc đầu tiên trong chuỗi các công việc trong chu trình đó là tìm kiếm kháchhàng, nhận đơn đặt hàng từ khách hàng Thực hiện các nhiệm vụ xúc tiến thươngmại; triển lãm quảng cáo hàng may; tìm chọn khách hàng đàm phán, nhận và xử líđơn đặt hàng của khách hàng, đề xuất ký kết hợp đồng, soạn thảo hợp đồng trình lên

Chứng từ

kế toán

Bảng kê chứng từ

kế toán

PHẦN MỀM BRAVO 6.3

BÁO CÁO KẾ TOÁN

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

SỔ KẾ TOÁN

- Sổ tổng hợp

- Sổ chi tiết

ban giám đốc phê duyệt Cung cấp cho ban giám đốc các thông tin, báo cáo cần thiếtphục vụ việc ra quyết định của ban giám đốc Phối hợp với các phòng ban trong công

ty đốc thúc nhà máy hoàn thành đúng tiến độ giao hàng cho khách hàng Tham giakiểm kê vật tư hàng hóa vào cuối kỳ

 Các đơn vị sản xuất: Thực hiện sản xuất hàng hóa theo đơn đặt hàng đãđược phê duyệt Kết hợp với khách hàng và các phòng ban trong việc kiểm tra chấtlượng sản phẩm, thực hiện xuất hàng tại xưởng, lập phiếu xuất chuyển tới bộ phận

kế toán và phòng kinh doanh may để các bộ phận này tiếp tục theo dõi

 Phòng quản lý chất lượng: Tổ chức kiểm tra và hướng dẫn các đơn vị kiểmtra chất lượng sản phẩm hàng may theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật của khách hàng vàcông ty ban hành Kiểm tra lại chất lượng và kết hợp với các phòng ban liên quankiểm tra sản phẩm may của các đơn vị đã sản xuất trước khi xuất hàng cho kháchhàng theo hợp đồng đã ký

 Phòng kế hoạch thị trường: Chịu trách nhiệm làm các thủ tục hải quan xuấtkhẩu hàng hóa và bố trí phương tiện để vận chuyển hàng giao cho khách hàng Hoànchỉnh hồ sơ xuất khẩu chuyển đến bộ phận kế toán lập hóa đơn và theo dõi các khoảnphải thu

 Phòng tài chính kế toán: Căn cứ vào lệnh xuất kho có kèm đơn đặt hàng

đã được xét duyệt cùng với các chứng từ liên quan thực hiện xuất hóa đơn cho kháchhàng đồng thời ghi nhận, phản ánh tình hình thu chi, công việc thanh toán của kháchhàng, ghi nhận doanh thu bán hàng Tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêucầu quản trị, phối hợp với các phòng ban trong công ty nhằm thực hiện tốt công tác

kế toán tại đơn vị

Chu trình doanh thu tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ chỉ hoạt độnghiệu quả khi các phòng ban trong chu trình có mối quan hệ hỗ trợ trao đổi thông tin,một cách kịp thời đồng thời kiểm soát lẫn nhau, tránh chồng chéo trong công việc

1.2 Đặc điểm hoạt động chu trình doanh thu tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ

1.2.1 Đặc điểm sản phẩm và thị trường tiêu thụ

Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ hoạt động trong nhiều lĩnh vực sảnxuất kinh doanh khác nhau tuy nhiên sản phẩm sản xuất chính hiện nay vẫn là nhữngmặt hàng truyền thống đó là sản xuất sợi và các sản phẩm may mặc

Đối với mặt hàng sợi, Tổng Công ty có 1 công ty sợi trực thuộc với 2 nhà máysản xuất sợi: Nhà máy sợi Hòa Thọ 1 sản xuất sản phẩm chính là Sợi 100% Polyesterđược ứng dụng trong lĩnh vực dệt kim, dệt thoi và sản xuất chỉ may phục vụ cho cácthị trường chủ lực là Ai Cập, Hàn Quốc, Malaysia, Philipines, Đài Loan, Thổ Nhĩ Kỳ

và thị trường nội địạ trong đó thị phần 70% nội địa và 30% xuất khẩu Nhà máy sợiHòa Thọ 2 sản xuất các loại sợi chất lượng cao như sợi TC, CVC chải thô, chải kỹphục vụ thị trường chủ lực là Châu Á, Ai Cập, Thổ Nhĩ Kỳ và thị trường nội địatrong đó thị phần 90% xuất khẩu và 10% nội địa

Đối với mặt hàng may mặc, tổng công ty đã mở rộng phát triển sản xuất kinhdoanh bằng việc thành lập chuỗi liên kết gồm 10 đơn vị sản xuất may tại khu vựcmiền Trung, đầu tư mới 96 chuyền may với 4.000 đơn vị máy may, triển khai thựchiện quản lý chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008

Hiện nay, sản phẩm may mặc của công ty khá đa dạng và phong phú nhưJacket, sơmi, T-shirt, Polo-shirt, đồ bảo hộ lao động, quần âu được tiêu thụ tại cả thịtrường trong nước và nước ngoài Trong đó chủ yếu là xuất khẩu tại các thị trường

lớn như Mỹ, EU, Nhật Bản, Malaysia, Trung Quốc Công ty cũng đang nỗ lực trongviệc thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm dệt may trong nước tại khu vực miền Trung thôngqua 4 cửa hàng lớn và 30 đại lý của công ty trên cả nước.

1.2.2 Đặc điểm chính sách bán hàng

Với sự biến động phức tạp của nền kinh tế những năm gần đây các doanhnghiệp trong ngành dệt may đang gặp những khó khăn không nhỏ khi giá và chi phínguyên vật liệu nhập khẩu tăng trong khi đó dệt may nước ta có tỉ trọng xuất khẩucao và phụ thuộc nhiều bởi các thị trường lớn như Mỹ, EU, Nhật Bản Trong điềukiện cạnh tranh ngày càng gay gắt như vậy, Tổng Công ty Dệt May Hòa Thọ bêncạnh kiểm soát chi phí sao cho hiệu quả thì chính sách bán hàng cũng được công tyđặc biệt chú trọng Việc quản lý bộ phận bán hàng hay thực hiện các chính sách bánhàng hiệu quả cho phép đáp ứng đầy đủ các đòi hỏi của khách hàng, tăng doanh thu

và nâng cao giá trị công ty

Chính sách giá là một trong những yếu tố quan trọng nhằm tạo ra doanh thucho công ty Với mục tiêu gia tăng lợi nhuận trên mỗi đơn vị sản phẩm, công ty đã sửdụng phương pháp định giá dựa trên chi phí sản phẩm Đó là việc áp dụng định giácộng thêm vào chi phí một mức sinh lời định trước tùy thuộc vào các loại sản phẩmkhác nhau Chính sách giá như trên của công ty là hợp lý vì nguồn nguyên liệu chủyếu nhập khẩu từ nước ngoài, giá nguyên liệu phụ thuộc lớn vào tình hình biến độngcủa nền kinh tế

Bên cạnh việc xuất khẩu sản phẩm của công ty qua các thị trường nước ngoàivốn là thế mạnh của công ty, thì từ năm 2005 công ty chính thức tham gia kinh doanhtại thị trường nội địa Sau hơn 5 năm hoạt động, sản phẩm dệt may Hoà Thọ đã “phủsóng” tới một bộ phận người tiêu dùng thông qua 4 cửa hàng lớn và 30 đại lý ở khắpcác tỉnh, thành phố của cả nước

Để đẩy mạnh công tác tiêu thụ hàng hóa trong và ngoài nước, công ty đang thựchiện các giải pháp nâng cao chất lượng sản phẩm, nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển,phương thức thanh toán linh hoạt và các dịch vụ chăm sóc khách hàng Bên cạnhnhững mặt hàng chủ lực như Jacket, sơmi, T-shirt, Polo-shirt, đồ bảo hộ lao động,quần âu, Tổng công ty sẽ thực hiện đa dạng hoá sản phẩm Việc đẩy mạnh công tácquảng bá, giới thiệu sản phẩm và thương hiệu Hoà Thọ đến người tiêu dùng trong vàngoài nước cũng sẽ được công ty chú trọng nhiều hơn nữa

1.2.3 Đặc điểm phương thức bán hàng

 Trường hợp bán hàng trong nước:

Phương thức tiêu thụ trực tiếp: công ty giao hàng cho khách hàng trực tiếp tạikho hoặc phân xưởng sản xuất tại công ty và ngay tại thời điểm đó chuyển giaoquyền sở hữu cho khách hàng

Phương thức chuyển hàng theo hợp đồng: Công ty giao hàng hóa theo địa điểmđược ghi trên hợp đồng, khi xuất kho cho khách hàng thì hàng hóa vẫn thuộc quyền

sở hữu của công ty Thời gian xác định chuyển giao quyền sở hữu là khi khách hàngnhận được hàng và chấp nhận thanh toán

Phương thức tiêu thụ qua đại lý: Công ty chuyển hàng tới đại lý tiêu thụ Sốhàng này được coi là ký gửi, đại lý nhận hàng và bán hàng hộ cho công ty Các đại lýbán hàng hưởng hoa hồng trên doanh số bán ra theo tỷ lệ thỏa thuận

 Trường hợp bán hàng xuất khẩu

Công ty bán hàng ra nước ngoài theo hình thức xuất khẩu trực tiếp Công ty tựđứng ra đàm phán, giao dịch, ký kết hợp đồng, thanh toán tiền hàng với khách nướcngoài Công ty bán hàng theo giá FOB chính vì vậy mà công ty phải chịu mọi chi phíliên quan đến việc giao hàng tới địa điểm ghi trên hợp đồng.

1.2.4 Đặc điểm phương thức thanh toán

 Trường hợp bán hàng xuất khẩu:

Phương thức thanh toán LC:Theo hình thức này thì phòng kinh doanh may sẽthay mặt công ty cùng với khách hàng soạn thảo hợp đồng trong đó quy định rõphương thức thanh toán là L/C và thời hạn thanh toán, sau đó chuyển tới phó giámđốc ký duyệt Khách hàng sẽ thực hiện thủ tục mở L/C Ngân hàng phát hành L/C sẽgửi L/C đến ngân hàng của công ty thực hiện xác nhận L/C Khi nhận được L/C,phòng kinh doanh thông báo tới các nhà máy thực hiện sản xuất hàng hóa theo hợpđồng Phối hợp với phòng kế hoạch thực hiện thủ tục xuất khẩu và giao hàng theođiều kiện FOB Sau khi hàng hóa được chuyển giao quyền sở hữu, công ty lập cácchứng từ theo yêu cầu của L/C chuyển tới ngân hàng của mình đề nghị thanh toán sốtiền hàng theo quy định trong hợp đồng Công ty có 2 hình thức thanh toán bằng L/C

đó là L/C trả ngay và L/C trả chậm

 Thanh toán bằng L/C trả ngay: Phương thức này qui định việc thanh toánđược thực hiện ngay khi chứng từ được chuyển tới ngân hàng phát hành L/C

 Thanh toán bằng L/C trả chậm: Phương thức qui định việc thanh toán diễn

ra vào một ngày xác định chậm hơn so với ngày chứng từ được chuyển đến ngânhàng phát hành Công ty quy định L/C trả chậm tròng vòng 21 ngày

Phương thức thanh toán TT: Chuyển tiền bằng điện (T/T) là hình thức thanh toán kháđơn giản, trong đó một khách hàng ủy nhiệm cho Ngân hàng trích tài khoản của kháchhàng một số tiền theo hợp đồng chuyển cho công ty vào thời điểm xác định Công ty có haihình thức thanh toán bằng T/T đó là T/T trả trước và T/T trả sau:

 T/T trả trước: Khách hàng chuyển tiền trước cho công ty sau đó mới nhận hàng

 T/T trả sau: Khách hàng sau khi nhận hàng mới thanh toán cho công ty

Khi sử dụng phương thức thanh toán này sẽ giúp cho doanh nghiệp nhanhchóng thu được tiền nhờ việc xuất khẩu hàng hoá nên quay vòng vốn nhanh Nhưngphương thức thanh toán này sẽ gặp khá nhiều rủi ro khi giữa hai bên không có mốiquan hệ tốt đẹp

 Trường hợp bán hàng trong nước

 Phương thức thanh toán trực tiếp: Sau khi công ty tiến hành giao hàng, giaohóa đơn cho khách hàng Khách hàng chuyển hóa đơn cho kế toán tiền mặt, kế toántiền mặt viết phiếu thu Sau đó khách hàng sẽ nộp tiền cho thủ quỹ

 Phương thức thanh toán trả chậm: Khi đến hạn, khách hàng sẽ tự động chuyển tiềnvào tài khoản của công ty, ngân hàng sẽ gửi giấy báo có về phòng tài chính kế toán củacông ty Đây là phương thức thanh toán chủ yếu khi công ty bán hàng trong nước

2 Nội dung chu trình doanh thu tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ 2.1 Hệ thống thông tin trong chu trình trong chu trình doanh thu tại Tổng Công

ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ

2.1.1 Hệ thống chứng từ sử dụng

Các chứng từ công ty sử dụng trong chu trình bán hàng-thu tiền gồm: Đơn đặthàng của khách hàng, xác nhận đặt hàng, các hợp đồng kí kết về cung cấp hàng hoá

và dịch vụ, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, Hoá đơn vận chuyển, Phiếu thu, giấybáo có của ngân hàng, các bản sao kê của ngân hàng

Xử lý yêu cầu mua hàng

- Hợp đồng nguyên tắc,ĐĐH, hợp đồng mua bán

hàng - Hóa đơn giá trị gia tăng- Báo cáo phải thu khách

Nhận tiền khách hàng trả - Giấy báo có của ngân hàng

- Phiếu thu - Ngân hàng gửi.- Kế toán thanh toán.Chứng từ phải được kiểm tra và phê chuẩn trước khi thực hiện và lưu chuyểnqua các bộ phận Ngoài các quy định chung đối với chứng từ theo quy định nhưchứng từ kế toán lập đủ số liên, ghi chép rõ ràng, trung thực, rõ ràng, công ty còn cómột số yêu cầu bắt buộc đối với chứng từ sau:

 Hóa đơn bán hàng chỉ được lập dựa trên cơ sở đơn đặt hàng được duyệt vàlệnh xuất hàng được chấp nhận

 Các chứng từ được lập phải qua một qui trình phê chuẩn và ký duyệt theoqui định, các chứng từ được lập mà thiếu một trong những chữ ký của những đốitượng phê duyệt có liên quan đều được xem là không hợp lệ

 Việc đánh số thứ tự chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số thứ tự trước,liên tục có tác dụng vừa đề phòng bỏ sót dấu diếm vừa tránh trùng lắp các khoản phảithu, các khoản ghi sổ bán hàng Định kỳ kiểm tra lại số thứ tự chứng từ tìm ranguyên nhân của chứng từ bị thiếu

Sơ đồ 2.4 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ trong chu trình doanh thu

2.1.2 Hệ thống tài khoản

Công ty xây dựng một hệ thống tài khoản như sau:

 TK 111: tiền mặt tại quỹ

TK 1111: tiền Việt Nam đồng

TK 1121012: tiền gửi VNĐ_NH ĐT&PT ĐN

TK 112106: tiền gửi VNĐ_ XN may QN

TK 1122: tiền gửi ngoại tệ

TK 112201: tiền gửi ngoại tệ_VP công ty

TK 1122011: tiền gửi ngoại tệ_NH CT ĐN

TK 1122012: tiền gửi ngoại tệ_NHĐT&PT ĐN

 TK 131: khách hàng của công ty đa dạng và khá phức tạp nên công ty đã xâydưng tài khoản này bằng cách nhóm những khách hàng theo từng khu vực: khu vực ĐàNẵng, TP HCM, Hà Nội, Nước ngoài, khách hàng khác Trong từng nhóm đó sẽ tiếnhành chi tiết theo tên từng khách hàng và theo từng sản phẩm Cụ thể như sau:

 TK 511: doanh thu được theo dõi chi tiết theo từng sản phẩm

TK 51101: doanh thu sợi

TK 51102: doanh thu may

 Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

 Sổ cái doanh thu, giá vốn

 Sổ cái các khoản giảm trừ doanh thu

 Sổ cái phải thu khách hàng

 Sổ chi tiết phải thu khách hàng

 Sổ tổng hợp phải thu khách hàng

 Sổ cái tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

 Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng