TÌM HIỂU VỀ THƯ VIỆN HÀ NỘI

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN I: LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN II: NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I: VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN HÀ NỘI VÀ HIÊU BIẾT CỦA BẢN THÂN VỀ NGÀNH KHOA HỌC THƯ VIỆN. 3 1. Khái quát về Thư viện Hà Nội. 3 1.1. Lịch sử hình thành. 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ. 4 1.3. Tình hình phát triển của Thư viện. 6 1.3.1. Thuận lợi. 6 1.3.2. Khó khăn. 6 1.3.3. Cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ. 7 1.3.3.1. Cơ sở vật chất. 7 1.2.3.3. Sơ đồ tổ chức. 16 2. Hiểu biết của bản thân về ngành khoa học thư viện. 16 CHƯƠNG II: HOẠT ĐỘNG THỰC TẾ TẠI THƯ VIỆN HÀ NỘI 18 1. Công tác phục vụ bạn đọc. 18 1.1. Hình thức phục vụ bạn đọc. 18 1.2. Thành phần bạn đọc. 22 1.3. Nhu cầu tin. 22 2.Tổ chức bộ máy tra cứu. 32 2.1. Bộ máy tra cứu truyền thống 32 2.1.1. Hệ thống mục lục 32 2.1.2. Tài liệu tra cứu 47 2.2. Bộ máy tra cứu tin hiện đại 51 2.2.1. Phần cứng 52 2.2.2. Phần mềm 54 2.2.3. Cơ sở dữ liệu 55 3. Công tác xử lý tài liệu tại thư viện Hà Nội. 61 3.1. Phân loại tài liệu. 61 3.2. Định chủ đề, định từ khóa tài liệu 64 3.3. Mô tả tài liệu 67 4. Vốn tài liệu 69 5. Nhật ký thực tập 72 CHƯƠNG III: NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT. 73 1. Nhận xét 73 2. Kiến nghị và đề xuất. 73 PHẦN III: KẾT LUẬN 74

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình thực tập, để hoàn thành tốt công việc của mình và làmđược bài báo cáo này, em đã nhận được sự giúp đỡ và hướng dẫn của các thầy,các cô

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới chị – trưởng phòng tin học Thư viện

Hà Nội – nơi em thực tập đã tạo điều kiện thuận lợi cũng như tận tình chỉ bảo để

em có thể tiếp thu được những kết quả tốt nhất

Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy N – Thạc sĩ-giảng viên khoaThư viện – thông tin, trường Đại học Văn hóa Hà Nội – giảng viên hướng dẫnthực tập đã giúp đỡ, chỉ bảo để em hoàn thành tốt bài báo cáo này!

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 06 tháng 01 năm 2017

Sinh viên

Lã Tiến Tùng

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

PHẦN I: LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN II: NỘI DUNG 3

CHƯƠNG I: VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN HÀ NỘI VÀ HIÊU BIẾT CỦA BẢN THÂN VỀ NGÀNH KHOA HỌC THƯ VIỆN 3

1 Khái quát về Thư viện Hà Nội 3

1.1 Lịch sử hình thành 3

1.2 Chức năng, nhiệm vụ 4

1.3 Tình hình phát triển của Thư viện 6

1.3.1 Thuận lợi 6

1.3.2 Khó khăn 6

1.3.3 Cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ 7

1.3.3.1 Cơ sở vật chất 7

1.2.3.3 Sơ đồ tổ chức 16

2 Hiểu biết của bản thân về ngành khoa học thư viện 16

CHƯƠNG II: HOẠT ĐỘNG THỰC TẾ TẠI THƯ VIỆN HÀ NỘI 18

1 Công tác phục vụ bạn đọc 18

1.1 Hình thức phục vụ bạn đọc 18

1.2 Thành phần bạn đọc 22

1.3 Nhu cầu tin 22

2.Tổ chức bộ máy tra cứu 32

2.1 Bộ máy tra cứu truyền thống 32

2.1.1 Hệ thống mục lục 32

2.1.2 Tài liệu tra cứu 47

2.2 Bộ máy tra cứu tin hiện đại 51

2.2.1 Phần cứng 52

2.2.2 Phần mềm 54

2.2.3 Cơ sở dữ liệu 55

3 Công tác xử lý tài liệu tại thư viện Hà Nội 61

3.1 Phân loại tài liệu 61

3.2 Định chủ đề, định từ khóa tài liệu 64

3.3 Mô tả tài liệu 67

4 Vốn tài liệu 69

5 Nhật ký thực tập 72

CHƯƠNG III: NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT 73

1 Nhận xét 73

2 Kiến nghị và đề xuất 73

PHẦN III: KẾT LUẬN 74

PHẦN I: LỜI MỞ ĐẦU

Thư viện ra đời với sứ mệnh gắn liền với tri thức Thư viện luôn đồnghành cùng con người với sự tiến hóa của nhận thức, mở mang tầm nhìn, pháttriển của khoa học, bảo tồn và phát huy văn hóa Đối với xã hội học tập ngàynay, tầm quan trọng của thư viện chưa hề bị giảm đi Với sự trỗi dậy mạnh mẽcủa công nghệ thông tin và truyền thông, thư viện vẫn chưa mất đi những giá trịnhân văn của mình, có chăng là thay đổi vai trò để thích ứng

Là một sinh viên ngành Thư viện – thông tin, em nhận thức được học tập vốnđược coi là quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi học sinh, sinh viên Học để trang bịkiến thức cho bản thân, chuẩn bị một hành trang tri thức vững vàng cho cuộcsống Nhưng việc học ở trên sách vở là chưa đủ Lý thuyết phải đi đôi với thựchành Có thực hành, tiếp xúc thực tế, những kiến thức vốn chỉ là lý thuyết mới

có thể hoàn thiện để áp dụng vào đời sống

Chính vì vậy, ngoài thời gian học trên lớp, sinh viên cần có những giờ thực hànhtại nhiều thư viện khác nhau để tiếp xúc thực tế ngành nghề đang theo học để cóthể tiếp thu kiến thức dễ dàng hơn

Được sự đồng ý và phân công của các thầy cô khoa Văn hóa Thông tin và Xãhội, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, em đã có 2 tháng thực tập, từ ngày10/01/2017 đến 10/03/2017, tại Thư viện Hà Nội – 47 Bà Triệu, Hàng Bài, HoànKiếm, Hà Nội

Bài báo cáo là những kiến thức mà em thu được sau thời gian thực tập tại Thưviện Hà Nội Trong quá trình thực tập và hoàn thành bài báo cáo, mặc dù đã cốgắng nhưng do thời gian và vốn kiến thức còn hạn chế nên không thể tránh khỏinhững thiếu sót Em mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô để bài báo cáocủa em được hoàn chỉnh

Mục tiêu và nhiệm vụ:

Thông qua bài báo cáo này, em muốn đi sâu vào tìm hiểu Thư viện HàNội Là một cán bộ thư viện trong tương lai để trở thành cán bộ có trình độchuyên môn cao, nghiệp vụ thư viện vững vàng thể hiện phương châm của thưviện:

“Thư viện góp phần thúc đẩy sự nghiệp giáo dục”.

Phương pháp nghiên cứu:

Để thực hiện và làm tốt bài báo cáo em đã sử dụng các phương pháp khoahọc sau:

+ Phân tích, tổng hợp, đánh giá

+ Khảo sát thực tế

+ Tìm hiểu qua tài liệu hướng dẫn của cán bộ thư viện

Cơ cấu của bài báo cáo:

Ngoài lời mở đầu, kết luận thì phần nội dung của bài báo cáo được chia ralàm 3 chương:

Chương I: Vài nét khái quát về Thư viện Hà Nội và hiểu biết của bản thân

về nghề Thông tin - Thư viện

Chương II: Hoạt động thực tế tại Thư viện Hà Nội

Chương III: Nhận xét, kiến nghị và đề xuất

Sau khi hoàn thành chương trình học lý thuyết tại trường Được sự giúp

đỡ, tạo điều kiện của nhà trường cho em được thực tập, học hỏi kinh nghiệm,vận dụng kiến thức đã học vào thực tế, trau dồi thêm kiến thức chuyên ngành tạiThư viện Hà Nội Trong 2 tháng thực tập tại trường đã giúp em rất nhiều trongviệc bổ sung kiến thức chuyên ngành, nâng cao kiến thức chuyên môn giúp em

có thêm vốn kiến thức mang lại hiệu quả công việc tốt nhất khi làm việc

Trong quá trình làm báo cáo em đã nhận được sự giúp đỡ của Thư viện

Hà Nội, cán bộ hướng dẫn thư viện đã tận tình hướng dẫn và chỉ bảo giúp emhoàn thành tốt

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 25 tháng 06 năm 2016

Sinh viên

Lã Tiến Tùng

PHẦN II: NỘI DUNG CHƯƠNG I: VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN HÀ NỘI VÀ HIÊU BIẾT

CỦA BẢN THÂN VỀ NGÀNH KHOA HỌC THƯ VIỆN.

1 Khái quát về Thư viện Hà Nội.

Ảnh toàn cảnh Thư viện Hà Nội.

1.1 Lịch sử hình thành.

Ngày 15/10/1956 tại nhà Thủy Tạ bên hồ Hoàn Kiếm, Thư viện Hà Nội rađời với tên gọi ban đầu là Phòng đọc sách nhân dân Từ xuất phát điểm đó, banăm sau, Thư viện nhân dân Hà Nội chính thức được thành lập vào tháng 1/1959

và chuyển về trụ sở 47 phố Bà Triệu, quận Hoàn Kiếm cho đến ngày nay

Tháng 8/2008, Thư viện Hà Nội khánh thành trụ sở xây mới với kiến trúc

bề thế, ấn tượng của hai khối nhà cao 9 tầng có tổng diện tích sàn 6178 m2 môphỏng hình ảnh trang sách mở như ôm lấy dòng chảy vô tận của tri thức nhânloại Đây cũng là một trong những công trình văn hóa chào mừng kỷ niệm 1000năm Thăng Long – Hà Nội

Đến tháng 2/2009, sau khi hợp nhất với Thư viện tỉnh Hà Tây, Thư viện

Hà Nội có thêm một trụ sở tại số 2B đường Quang Trung, quận Hà Đông với tòanhà 3 tầng thiết kế theo hình dải lụa có tổng diện tích sàn 2029 m2

1.2 Chức năng, nhiệm vụ.

Căn cứ Quyết định số 367/QĐ-VHTT&DL ngày 11/05/2009 của Sở Vănhoá, Thể thao và Du lịch về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chứccủa Thư viện Hà Nội

II Nhiệm vụ:

1 Xây dựng và trình Giám đốc Sở Văn hoá, Thể thao & Du lịch thànhphố Hà Nội quy hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động dài hạn, hàng năm củaThư viện và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt

2 Tổ chức phục vụ và tạo mọi điều khiện thuận lợi cho người đọc được

sử dụng vốn tài liệu thư viện thông qua các hình thức đọc tại chỗ, mượn về nhàhoặc phục vụ ngoài thư viện phù hợp với nội quy thư viện

Phục vụ miễn phí tài liệu thư viện tại nhà cho người đọc cao tuổi, tàn tậtbằng hình thức gửi qua bưu điện hoặc thư viện lưu động theo quy định của Pháplệnh Thư viện

3 Xây dựng và phát triển vốn tài liệu phù hợp với đặc điểm tự kinh tế- văn hoá của Hà Nội và đối tượng phục vụ của thư viện như:

- Thu thập, tàng trữ và bảo quản lâu dài các tài liệu được xuất bản tại HàNội và viết về Hà Nội

- Bổ sung, trao đổi, nhận biếu tặng tài liệu của cá nhân, tổ chức trongnước và ngoài nước theo quy định của pháp luật

- Nhận các xuất bản phẩm lưu chiểu tại Hà Nội; các bản sao khoá luận,luận văn, luận án của sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh các trườngđại học tại Hà Nội, các công trình nghiên cứu khoa học của Hà Nội và nghiêncứu về Hà Nội

- Xây dựng bộ phận tài liệu dành cho trẻ em, người khiếm thị, tài liệubằng tiếng dân tộc phù hợp với đặc điểm dân cư trên địa bàn Thành phố.

- Tăng cường nguồn lực thông tin thông qua việc mở rộng sự liên thônggiữa thư viện với các thư viện trong nước và ngoài nước bằng hình thức chomượn, trao đổi tài liệu và kết nối mạng máy tính

- Lưu trữ các tài liệu có nội dung quy định tại Khoản 1 Điều 5 Pháp lệnhThư viện và phục vụ người đọc theo quy định của Pháp luật

- Thực hiện việc thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu không còn giá trị sửdụng theo quy định

4 Tổ chức và thực hiện công tác tuyên truyền giới thiệu kịp thời, rộng rãivốn tài liệu thư viện đến mọi người, đặc biệt là các tài liệu phục vụ công cuộcphát triển kinh tế- văn hoá- xã hội Thủ đô; xây dựng phong trào đọc sách, báosâu rộng trong nhân dân

5 Biên soạn và xuất bản các ấn phẩm thông tin- thư mục, thông tin cóchọn lọc phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của thư viện

6 Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động thư viện ;tham gia xây dựng và phát triển mạng thông tin- thư viện của hệ thống thư việncông cộng

7 Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho các thư viện quận huyện và cơ

sở trên địa bàn thành phố bằng các phương thức: biên soạn tài liệu, đào tạo, bồidưỡng, tổ chức hội nghị, hội thảo về nghiệp vụ thư viện theo sự phân công của

Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch thành phố Hà Nội

8 Hợp tác quốc tế về lĩnh vực Thư viện: tham gia các tổ chức quốc tế vềthư viện; xây dựng và tiếp nhận các dự án tài trợ tài liệu, trang thiết bị và dự ánbồi dưỡng cán bộ thư viện do các thư viện , tổ chức nước ngoài tài trợ hoặc tổchức; tổ chức hội thảo, chia sẻ kinh nghiệm hoạt động; triển lãm tài liệu theoquy định của pháp luật

9 Tổ chức các hoạt động, dịch vụ có thu phù hợp với chức năng, nhiệm

vụ được giao và phù hợp với quy định của pháp luật

10 Quản lý và tổ chức bộ máy, biên chế, hồ sơ tài liệu; thực hiện chính

sách, chế độ đối với cán bộ, viên chức và người lao động thuộc phạm vị quản lýtheo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của Giám đốc Sở Văn hoá, Thểthao và Du lịch thành phố Hà Nội.

11 Quản lý, sử dụng tài chính, tài sản được giao và các nguồn thu kháctheo quy định của pháp luật

12 Thực hiện các nhiệm vụ khác được Giám đốc Sở Văn hoá, Thể thao

- Ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào các hoạt động thư viện, xây dựng

và phát triển mạng thông tin – thư viện của hệ thống thư viện công cộng

- Có những hợp tác quốc tế về lĩnh vực thư viện tạo điều kiện thuận lợi cho mốiquan hệ giữa hai bên trao đổi chuyên môn, tài liệu

- Có một nguồn tài liệu phong phú và đa dạng gồm nhiều lĩnh vực khác nhaugiúp người đọc có nhiều lựa chọn và có trang thiết bị và bộ máy quản lý thư việnhiện đại với những cán bộ thư viện có chuyên môn cao, nhiệt tình, năng độnggiúp cho thư viện ngày càng phát triển

1.3.2 Khó khăn.

- Thư viện còn nhiều sách chưa làm hồi cố nên việc ghi trả, ghi mượn và quản

lý còn nhiều phức tạp

- Đa số bạn đọc là những người lớn tuổi, việc tuyên truyền, vận động các thế hệtrẻ tiếp cận thư viện.

1.3.3 Cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ.

1.3.3.1 Cơ sở vật chất.

Hiện nay, với 7 phòng chức năng: Hành chính - Tổng hợp, Bổ sung và Xử

lý kỹ thuật, Phục vụ bạn đọc, Địa chí và Thông tin tra cứu, Phòng Nghiệp vụ vàPhong trào cơ sở, Tin học, Phục vụ Thiếu nhi, Thư viện Hà Nội cung cấp chođộc giả hơn 48 vạn tài liệu; trong đó có 402 đầu báo, tạp chí và khoảng 2 vạn tàiliệu địa chí Hà Nội với nhiều loại hình (bản đồ, văn bia, thần tích, thần sắc,hương ước…), cùng 5 CSDL thư mục và CSDL dữ kiện với hàng trăm nghìnbiểu ghi

Để đáp ứng nhu cầu thông tin của bạn đọc Thủ đô, Thư viện đã khôngngừng đổi mới phương thức, nâng cao chất lượng phục vụ: đơn giản thủ tục làmthẻ; mở rộng hệ thống các phòng phục vụ: phòng thiếu nhi, phòng đọc báo tạpchí, phòng mượn, phòng đọc tự chọn, phòng đọc theo yêu cầu, phòng đọc sáchngoại văn, phòng đọc dành cho người khiếm thị, phòng đọc tài liệu về Hà Nội,phòng đọc đa phương tiện… Thời gian mở cửa phục vụ bạn đọc từ 8h - 20hhàng ngày (không nghỉ trưa)

Bên cạnh nâng cao chất lượng phục vụ, Thư viện Hà Nội còn đẩy mạnhcác hoạt động tuyên truyền triển lãm, nói chuyện giới thiệu sách cùng nhiều cáchoạt động khác nhằm thu hút bạn đọc đến sử dụng thư viện, đồng thời giúp bạnđọc lựa chọn những cuốn sách bổ ích và phù hợp

Với định hướng phát triển thư viện trở thành thư viện hiện đại, bằng kinhphí nhà nước và nguồn xã hội hóa, Thư viện Hà Nội đã đầu tư trang bị phầnmềm quản lý thư viện LIBOL 6.0; phần mềm sản xuất sách nói cho người khiếmthị Daisy; cùng hệ thống máy tính, máy scan, máy in laze, máy photo… Toàn bộphòng đọc được trang bị máy điều hòa, kho sách có máy hút bụi, chống ẩm Đặcbiệt, Thư viện Hà Nội còn đầu tư xây dựng một Studio chuyên dụng sản xuấtsách nói cho người khiếm thị

Thư viện Hà Nội có một hệ thống trang thiết bị tương đối hiện đại vàđồng bộ nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu xã hội như: Các phòng phục vụ bạnđọc, phòng làm việc cán bộ, cảnh quan, kho tàng khang trang sạch, đẹp… hiệnnay hạ tầng cơ sở của thư viện đang được khai thác khá hiệu quả.

* Hệ thống kho tàng

* Hệ thống các phòng đọc, mượn cho người lớn, thiếu nhi, người khiếmthị

* Hệ thống phòng làm việc cán bộ

* Hệ thống thiết bị bảo vệ, kiểm soát: Camera

* Hệ thống máy móc phục vụ số hóa tài liệu

Hạ tầng công nghệ thông tin:

Hệ thống trang thiết bị của Thư viện Hà Nội không ngừng được đầu tư,bao gồm:

* 03 máy chủ cấu hình cao, được cài đặt các phần mềm thực hiện cácchức năng: Quản trị thư viện điện tử LIBOL6.0, lưu trữ thông tin, quản trịwebsite, quản lý thư điện tử, quản lý truy cập Internet/Intranet…

* 93 chiếc máy trạm hiện đại, được cài đặt các phần mềm ứng dụng thưviện và văn phòng, được nối mạng Internet băng thông rộng, phục vụ cho côngtác xử lý tài liệu của đơn vị Trong đó có: 32 máy phục vụ cho phòng Đaphương tiện tại 02 cơ sở (47 Bà Triệu, Hoàn Kiếm và 2B Quang Trung, HàĐông), 06 máy cho bạn đọc tra cứu tài liệu thư viện, số lượng máy còn lại đềuđược phục vụ cho các phòng ban trong thư viện xử lý tài liệu và các mục đíchquản lý khác

1.3.3.2 Đội ngũ cán bộ

1 GIÁM ĐÔC:

Họ và tên: TRẦN VĂN HÀ

Năm sinh: 1970

Chức vụ:Giám đốc Thư viện Hà Nội

Trình độ chuyên môn: Thạc sĩ Thư viện

Thông tin tra cứu

2 PHÓ GIÁM ĐỐC

Họ và tên: VƯƠNG THỊ LÝ

Năm sinh:1968

Chức vụ: Phó giám đốc Thư viện Hà Nội

Trình độ chuyên môn:Thạc sĩ Thông tin - Thư viện

3.PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP

a Chức năng:

- Tham mưu giúp Ban giám đốc về chế độ chính sách của CBCCVC

- Tổng hợp tình hình hoạt động, kế hoạch công tác, đảm bảo các điều kiện và phương tiện làm việc của đơn vị

- Tham mưu giúp Ban giám đốc về Kế hoạch tài chính, quản lý tài sản, trang thiết bị của đơn vị

b Nhiệm vụ:

* Đối với công tác tổ chức:

- Tham mưu giúp Ban giám đốc kiện toàn cơ cấu tổ chức, nhân sự đáp ứng yêu cầu và nhiệm vụ của đơn vị

- Quản lý hồ sơ CBCCVC, và hợp đồng lao động theo vụ việc (hợp đồng lao

động ngắn hạn)

- Tham mưu giúp Ban giám đốc các vấn đề liên quan đến công tác quản lý cán

bộ (tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển ) theo thẩm quyền của đơnvị

- Giải quyết chế độ chính sách đối với CBCCVC và hợp đồng lao động (BHXH,BHYT, ốm đau thai sản ) theo thẩm quyền của đơn vị

- Thư ký Hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật, Hội đồng lương của đơn vị

* Đối với công tác Hành chính:

- Lập kế hoạch công tác năm của đơn vị

- Tổng hợp, thực hiện các loại báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất theo quy định của cấp có thẩm quyền

- Quản lý các con dấu của đơn vị, tiếp nhận, xử lý và phát hành công văn đi, đếntheo quy định hiện hành

- Quản lý, lưu trữ các loại hồ sơ, văn bản

- Tổ chức và phục vụ các hội nghị, cuộc họp do đơn vị tổ chức

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hành chính

- Thực hiện nhiệm vụ bảo vệ, vệ sinh cơ quan, phòng cháy chữa cháy, cung ứng vật tư

- Quản lý tài sản, cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc, phương tiện đi lại của đơn vị

* Đối với công tác tài chính kế toán:

- Tổng hợp xây dựng dự toán năm của đơn vị

- Lập dự toán các khoản ngoài định mức trình cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc

kế toán

- Kiểm tra giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp thanh toánnợ; Kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản, nguồn thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi, vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán

- Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính đơn vị

- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.

- Hướng dẫn các thủ tục tài chính đối với các phòng trong đơn vị

- Đảm bảo kho quỹ được an toàn

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Giám đốc giao

4.PHÒNG BỔ SUNG VÀ XỬ LÝ KỸ THUẬT:

a Chức năng:

Phòng Bổ sung và xử lý kỹ thuật có chức năng thu thập và xử lý kỹ thuật các loại hình tài liệu được xuất bản tại Hà Nội và nói về Hà Nội, các tài liệu trong nước và nước ngoài, phù hợp với đặc điểm, yêu cầu xây dựng và phát triểnThủ đô Hà Nội về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước

b Nhiệm vụ:

Xây dựng và phát triển vốn tài liệu phù hợp với đặc điểm tự nhiên - kinh

tế - văn hoá của Hà Nội và đối tượng phục vụ của thư viện như:

Thu thập, sưu tầm các loại tài liệu được xuất bản tại Hà Nội và viết về Hà Nội

Bổ sung bằng nguồn ngân sách nhà nước cấp, nhận trao đổi,biếu tặng tài liệu của cá nhân, tổ chức trong nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật

Nhận các xuất bản phẩm lưu chiểu tại Hà Nội; các bản sao khoá luận, luậnvăn, luận án của sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh các trường đại họctại Hà Nội, các công trình nghiên cứu khoa học của Hà nội và nghiên cứu về Hà Nội

Xây dựng bộ phận tài liệu dành cho trẻ em, người khiếm thị, tài liệu bằng tiếng dân tộc phù hợp với đặc điểm dân cư trên địa bàn Thành phố

Tăng cường nguồn lực thông tin thông qua việc mở rộng sự liên thông giữa thư viện với các thư viện trong nước và ngoài nước bằng hình thức cho mượn, trao đổi tài liệu và kết nối mạng máy tính

Biên soạn và xuất bản các ấn phẩm thông tin – thư mục phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của thư viện Hợp tác quốc tế về lĩnh vực thư viện: xây dựng và tiếp nhận các dự án tài trợ tài liệu

Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho sinh viên thực tập của các trường đại học, cao đẳng đào tạo chuyên ngành thư viện.

Thực hiện các chu trình xử lý kỹ thuật tài liệu thư viện theo đúng yêu cầu

về tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện

Thống kê tổng hợp báo cáo về công tác bổ sung và xử lý kỹ thuật

5 PHÒNG PHỤC VỤ BẠN ĐỌC:

* Chức năng, nhiệm vụ:

- Phòng Phục vụ bạn đọc có chức năng phục vụ bạn đọc, bảo quản vốn tài liệu, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu phù hợp với đặc điểm, yêu cầu xây dựng và phát triển Thủ đô

- Tổ chức phục vụ và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người đọc sử dụng vốn tài liệu thư viện thông qua các hình thức đọc tại chỗ, mượn về nhà hoặc phục vụ ngoài thư viện phù hợp với nội quy thư viện

- Phục vụ miễn phí tài liệu thư viện tại nhà cho người đọc cao tuổi, tàn tật bằng các hình thức gửi qua bưu điện hoặc thư viện lưu động theo quy định của Pháp lệnh Thư viện

- Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện đáp ứng yêu cầu

về sử dụng vốn tài liệu,

- Bảo quản vốn tài liệu, chuyển dạng tài liệu, tu sửa, phục chế tài liệu bị

hư hỏng, rách nát trong quá trình sử dụng hoặc do nguyên nhân khác

- Hướng dẫn tra cứu và trả lời các thông tin về vốn tài liệu

- Tổ chức kho sách khoa học theo đúng nghiệp vụ thư viện, để thuận tiện cho việc phục vụ bạn đọc

- Nghiên cứu nhu cầu đọc mượn tài liệu của bạn đọc để đề xuất với

phòng nghiệp vụ kịp thời bổ sung vốn tài liệu

- Kết hợp với các phòng ban khác trưng bày triễn lãm sách, báo, tạp chí theo các ngày lễ lớn trong năm

- Tổ chức hội nghị bạn đọc để trưng cầu ý kiến góp ý công tác thư viện

- Cấp thẻ cho bạn đọc

- Tổ chức lưu giữ, bảo quản sách báo một cách khoa học.

- Tổ chức hình thức phục vụ phong phú, đa dạng nhằm thoả mãn tốt nhất nhu cầu đọc của các em thiếu nhi

- Thực hiện tốt công tác bạn đọc: nghiên cứu nhu cầu bạn đọc, tuyên truyền giới thiệu sách, huớng dẫn bạn đọc

- Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác nghiệp vụ tại phòng Xây dựng mô hình thư viện thiếu nhi hiện đại

7 PHÒNG ĐỊA CHÍ VÀ THÔNG TIN TRA CỨU:

a Chức năng:

Phòng Địa chí và Thông tin tra cứu có chức năng thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng các tài liệu trong và ngoài nước có nội dung liên quanđến Hà Nội

- Tổ chức các hoạt động thông tin tuyên truyền giới thiệu sách, báo

- Tham mưu cho Giám đốc Thư viện Hà Nội về mặt chuyên môn nghiệp

vụ trong công tác địa chí, tuyên truyền

- Thống kê tổng hợp báo cáo về công tác địa chí, tuyên truyền

* Chức năng, nhiệm vụ:

Phòng Nghiệp vụ - Phong trào cơ sở có nhiệm vụ xây dựng Kho sách luânchuyển, tổ chức luân chuyển vốn tài liệu tới các thư viện cấp huyện và thư viện,

tủ sách cơ sở; Xây dựng và hướng dẫn nghiệp vụ mạng lưới thư viện huyện và thư viện cơ sở; Xây dựng và phát triển phong trào đọc sách tại cơ sở

- Quản trị, xây dựng, cập nhật thông tin trang WEB của Thư viện Hà Nội

- Tổ chức và khai thác sử dụng Phòng đọc đa phương tiện

- Tổ chức sản xuất sách nói

- Tham gia phục vụ Thư viện lưu động (WOW)

1.2.3.3 Sơ đồ tổ chức.

2 Hiểu biết của bản thân về ngành khoa học thư viện.

Bước sang thế kỷ XXI, với nền kinh tế tri thức và khoa học công nghệngày càng phát triển, tri thức sẽ là động lực chính đưa xã hội tiến lên với tốc độcao chưa thể hình dung được Trong xã hội đó thông tin đóng một vai trò quantrọng và quyết định Thông tin sẽ là cầu nối rất quan trọng cho sự phát triển củatri thức và khoa học hiện đại Tri thức thông tin có một vai trò quyết định là thúcđẩy sản xuất phát triển, đưa nhân loại ngày càng tiến xa hơn về các sản phẩm màtrước đây chưa từng có Thông tin là sự kết tinh của nhân loại, nó là thành quảcủa cả một quá trình lâu dài nhưng nó lại tạo bước đột biến vô cùng lớn trên

CHƯƠNG II: HOẠT ĐỘNG THỰC TẾ TẠI THƯ VIỆN HÀ NỘI

1 Công tác phục vụ bạn đọc.

1.1 Hình thức phục vụ bạn đọc.

Với nguồn tài liệu phong phú như hiện nay thư viện Hà Nội đã xây dựngđượcmột hệ thống phục vụ bạn đọc tương đối đa dạng gồm 9 phòng sau: đọctổng hợp, mượn, đọc báo – tạp chí, đọc thiếu nhi, mượn thiếu nhi, đọc địa chí,đọc khiếm thị, đọc tài liệu ngoại văn

Phòng đọc tổng hợp được hình thành cung với sự ra đời của thư viện.Hiện tại phòng đọc tổng hợp lưu trữ toàn bộ vốn sách của thư viện từ năm 1956đến nay Tài liệu ở đây được tổ chức dưới dạng kho kín, sắp xếp teo số đăng ký

cá biệt, rất thuận tiện cho việc tìm kiếm và quản lý tài liệu, tiết kiệm diện tíchkho Để mượn được tài liệu tại phòng đọc tổng hợp, bạn đọc sẽ tra tìm tài liệuthông qua các ấn phẩm thư mục thông báo sách mới, hệ thống mục lục truyềnthống và các cơ sở dữ liệu, thư mục của Thư viện để tìm kiếm tài liệu mình cần.Phòng đọc tổng hợp phục vụ tài liệu cho độc giả đọc tại chỗ thông qua phiếu yêucầu

Nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao của bạn đọc, năm 2006phòng Đọc tự chọn tại thư viện Hà Nội ra đời Tại phòng đọc được tự do tra tìmtài liệu trên giá, lựa chọn tại liệu đọc tại chỗ Tài liệu được sắp xếp theo kí hiệuphân loại, thuận tiện cho bạn đọc trong việc tìm kiếm tài liệu theo lĩnh vực trithưc, chuyên ngành hẹp Thêm vào đó là quá trình lựa chọn tài liệu nếu khôngtìm thấy tài liệu mình cần, bạn đọc có thể tìm tài liệu tương đương và có thể nảysinh nhu cầu thông tin mới Phòng đọc tự chọn đáp ứng nhu cầu cho bạn đọctương tự phòng Đọc tổng hợp.

Bên cạnh việc tổ chức phục vụ tại chỗ, Thư viện còn tiến hành tổ chứcphục vụ cho mượn tài liệu về nhà thông qua phòng Mượn của thư viện PhòngMượn được tổ chức dưới dạng kho mở Bạn đọc tự lựa chọn tài liệu trên giá, khitìm được tài liệu mình cần mang tới quầy thủ thư, thủ thư sẽ ghi mã và tên tàiliệu vào hồ sơ theo dõi bạn đọc và số lượng tài liệu lên máy tính bằng chươngtrình Libol 6.0 Mỗi lần bạn đọc được mượn 2 tài liệu với thời hạn là 15 ngày,khi càn kéo dài thời gian sử dụng tài liệu, bạn đọc chỉ cần gọi điện đến và xingia hạn thêm tài liệu, thời gian gia hạn thêm tối da là 30 ngày

Phòng đọc báo – tạp chí của thư viện Hà Nội phục vụ trung bình từ 80 –

100 lượt bạn đọc/ngày Với 502 loại báo tạp chí nội, ngoại văn, bạn đọc của thưviện thường xuyên được sử dụng báo, tạp chí mới cập nhật hang ngày, hang giờ,thông tin ở đây mang tính thời sự cao, đáp ứng tốt nhu cầu của bạn đọc Bạn đọc

có thể sử dụng thẻ đọc hoặc thẻ mượn để ra vào phòng Báo

Phòng Đọc ngoại văn tập hợp tài liệu với nhiều ngôn ngữ khác nhau:Anh, Nga, Pháp, Trung, Nhật Phần lớn tài liệu ở đây có được là do quỹ châu Á,Hội đồng Anh, các Đại sứ quán, ccs tổ chức quốc tế… ở Hà Nội gửi tặng chothư viện Bạn đọc có thể tìm tài liệu đọc tại chỗ, thông qua hệ thống mục lục đặttại phòng ngoại văn hoặc tra cứu trên CSDL NGVAN để tìm tài liệu Thủ thưphục vụ tài liệu cho bạn đọc thông qua phiếu yêu cầu.

Năm 1998, trong hệ thống thư viện công cộng phòng đọc dành cho ngườikhiếm thị đầu tiên được ra đời tại thư viện Hà Nội và thư viện Khoa học Tổnghợp Thành phố Hồ Chí Minh Tại đây bạn đọc khiếm thị có thể đọc và mượnsách chữ nổi, bang cas – sette về nhà Khi có lý do không tới được thư viện, thưviện tạo điều kiện để họ có thể nhờ người thân tới trả và mượn sách mới, nhờlực lượng thanh niên tình nguyện giúp đỡ Chính điều này đã để lại rất nhiều ấntượng tốt đẹp trong công tác phục vụ bạn đọc khiếm thị Họ luôn đánh giá caothái độ tận tình phục vụ của các cán bộ thư viện, nhờ đó đã giúp họ xóa đi mặccảm để hào mình vào cuộc sống chung của cộng đồng

Bên cạnh những phòng phục vụ kể trên, phòng Đọc địa chí Hà Nội luôngiữ thế mạnh trong thư viện Phòng tư liệu địa chí phục vụ bạn đọc đọc tài liệutại chỗ, tra cứu tài liệu thông qua các sản phẩm thông tin, hệ thống mục lục,CSDL thư mục.Phòng địa chí đáp ứng phần lớn cho nhu cầu nghiên cứu, giảngdạy và học tập của đọc giả Phòng đã cung cấp rất nhiều thông tin, tư liệu chocác cấp quản lý, lãnh đạo, các cơ quan thông tấn, báo chí… phục vụ kịp thời cácnhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội của thủ đô Phòng lưu giữ tất cả cácloại hình tài liệu viết về Hà Nội từ ngày thành lập đến nay

Ngoài việc phục vụ đối tượng bạn đọc là người lớn, Thư viện còn tiếnhành phục vụ cho các em thiếu nhi của thủ đô tại phòng Đọc và phòng Mượnthiếu nhi Hình thức phục vụ tại hai phòng này cũng giống như phòng phục vụdành cho người lớn Ở đây có báo, tạp chí, sách, tranh ảnh, bản đồ… tiếng Việt,tiếng Anh và tiếng Pháp Những tài liệu nay đã giúp ích rất nhieeuftrong việchọc tập, giải trí của các em Đặc biệt mỗi khi hè về, phòng Đọc và phòng Mượnthiếu nhi của Thư viện luôn là cơ quan văn hóa giáo dục tốt ngoài nhà trường

Khi năm học mới đến, trở về với việc học tập ở trường, các em thường sử dụngtài liệu ở phòng mượn, còn phòng đọc ngày nghỉ học các em mới đến đọc.

Ngoài các hoạt động phục vụ kể trên, Thư viện còn thường xuyên phục vụthông tin – tư liệu cho hang trăm đề tài nghiên ứu khoa học cấp thành phố vàcấp nhà nước trên nhiều lĩnh vực như: Luận văn, luận án tiến sĩ, thạc sĩ, cử nhân

về chuyên ngành thông tin – thư viện, quản lý di tích, danh thắng, văn hóa dângian, văn hóa du lịch – lễ hội, lịch sử, văn hóa nghệ thuật…; Phục vụ tra cứu tưliệu về Hà Nội qua mạng internet; Tổ chức luân chuyển tài liệu, sách báo xuống

cơ sở thông qua hệ thống thư viện quận huyện, xã phường, tủ sách pháp luật,điểm bưu điện văn hóa trên khắp địa bàn thủ đô Tất cả các thư viện, tủ sách nàyđều phát huy tối đa hiệu quả hoạt động của mình nhằm thỏa mãn nhu cầu vănhóa, tinh thần của nhân dân; Thư viện thường xuyên tổ chức các buổi nóichuyện, tọa đàm, tuyên truyền giới thiệu tài liệu mới với nhiều chủ đề khácnhau Tại buổi tọa đàm, nói chuyện giới thiệu tài liệu, độc giả được tự do traođổi với diễn giả và thảo luận với nhau Diễn giả được mời tới thường là các giáo

sư, phó giáo sư, tiến sĩ, các nhà nghiên cứu nổi tiếng… vì thế, hoạt động nàycũng thu hút được rất nhiều bạn đọc tới tham gia Bên canh đó, Thư viện cũngthường xuyên tổ chức các cuộc trưng bày,triển lãm sách báo chuyên đề nhânnhững ngày lễ kỷ niệm lớn của Hà Nội, của đất nước Hàng năm thư viện còn tổchức cuộc thi thiếu nhi tuyên truyền giới thiệu sách báo triển khai từ cấp cơ sởđến cấp thành phố Ngoài ra, thư viện còn thường xuyên trưng bày tài liệu mới

nhập về, nhằm giúp bạn đọc nắm bắt kịp thời vốn tài liệu hiện có của thư viện.

1.2.Thành phần bạn đọc.

- Phòng đọc tổng hợp phục vụ độc giả đọc tại chỗ, nơi đây đáp ứng phầnlớn tài liệu cho nhu cầu học tập, nghiên cứu, giảng dạy… của bạn đọc là sinhviên, cán bộ nghiên cứu, cán bộ lãnh đạo, quản lý…

- Chính nhờ sự linh hoạt của phòng mượn mà đã thu hút được đông đảo

lượt người đọc và đáp ứng phần lớn nhu cầu giải trí của bạn đọc thủ đô, đặc biệt

là nhân dân và cán bộ hưu trí trên địa bàn Hà Nội Ngoài ra, thư viện còn tiếnhành cho một số trường phổ thông ở nội và ngoại thành Hà Nội, câu lạc bộ bạnđọc… mượn tài liệu theo hình thức mượn tập thể Hoạt động này đã giúp cho rấtnhiều bạn đọc của thủ đô được sử dụng vốn tài liệu thư viện nhằm nâng cao đờisống văn hóa tinh thần của nhân dân

- Phòng đọc báo – Tạp chí với đa dạng các loại báo – tạp chí cập nhật

hang ngày, hang giờ đã thu hút được rất nhiều bạn đọc, phần lớn là người lớntuổi, cán bộ hưu trí, và một số bạn sinh viên và công nhân viên chức

- Phòng đọc khiếm thị phục vụ cho bạn đọc khiếm thị đến từ trường

Nguyễn Đình Chiểu, Thành hội người mù Hà Nội, TW Hội người mù, các quận,huyện của Hà Nội…

- Phòng đọc địa chí Hà Nội phục vụ kịp thời các nhiệm vụ chính trị, kinh

tế, văn hóa xã hội của thủ đô Phòng cung cấp rất nhiều thông tin, tư liệu cho cáccấp quản lý, lãnh đạo, các cơ quan thông tấn, báo chí…

- Phòng đọc và phòng mượn thiếu nhi đặc biệt mỗi khi hè về, phòng đọc

và phòng mượn thiếu nhi của thư viện luôn quá tải vì các em đến rất đông, khinăm học mới đến, trở về với công việc học tập ở trường, các em thường sử dụngtài liệu ở phòng mượn, còn phòng đọc ngày nào nghỉ học các em mới đến đọc

1.3 Nhu cầu tin.

Nhu cầu tin là nhu cầu về sự hiểu biết thế giới khách quan để con người

có thể tồn tại và phát triển với tư cách là một con người thực sự để sống và làmtròn chức năng, nhiệm vụ mà xã hội giao cho Hay nói cách khác nhu cầu tin lànhu cầu thông tin để sống và tồn tại trong xã hội đồng thời để giải quyết công

việc hàng ngày, nhu cầu ấy luôn luôn thay đổi theo yêu cầu xã hội trong từngthời điểm lịch sử cụ thể.

Có thể nói rằng, tất cả các hoạt động của thư viện suy cho cùng cũngnhằm đáp ứng được các nhu cầu đọc và nhu cầu tin của người đọc Do vậy, tất

cả các hoạt động liên quan đến khâu phục vụ của thư viện đều cần được xâydựng trên cơ sở nghiên cứu người đọc

Thư viện Hà Nội cung cấp cho độc giả hơn 48 vạn tài liệu; trong đó có

402 đầu báo, tạp chí và khoảng 2 vạn tài liệu địa chí Hà Nội với nhiều loại hình (bản đồ, văn bia, thần tích, thần sắc, hương ước…), cùng 5 CSDL thư mục và CSDL dữ kiện với hàng trăm nghìn biểu ghi

Nhu cầu tin của người dùng tin là căn cứ cơ bản định hướng cho hoạt động của

cơ quan thông tin – thư viện Nhu cầu thông tin phụ thuộc vào bản chất công việc và nhiệm vụ mà người dùng tin phải tiến hành Người dùng tin là đối tượng phục vụ của công tác thông tin – thư viện, họ vừa là khách hàng của các dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng có thể là người sản sinh ra thông tin mới Người dùng tin giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống thông tin Họ như là yếu tố tương tác hai chiều với các đơn vị thông tin, là cơ sở để định hướng các hoạt động của một đơn vị thông tin: họ tham gia vào hầu hết các công đoạn của dây chuyền hoạt động thông tin thư viện Họ biết những nguồn thông tin đó, có khả năng giúp đỡ trong việc lựa chọn , bổ sung ( chính sách bổ sung phụ thuộc vào nhu cầu tin của người dùng tin ); có thể tham gia xây dựng ngôn ngữ tìm tin, xácđịnh cấu trúc các bộ phiếu; vào công đoạn xử lý thông tin; hình thành chiến lượctra cứu và đánh giá kết quả tìm tin [3, tr.117-118] Vì vậy việc nắm vững và đáp ứng một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác nhu cầu tin của người dùng tin là một trong những nhiệm vụ quan trọng của cơ quan thông tin – thư viện nói chung và của Thư viện Hà Nội nói riêng

Bạn đọc tại TVHN rất rộng rãi, bao gồm các đối tượng là nguwowig đọc trong nước và nước ngoài đang sinh sống và làm việc tại Hà Nội Đó là cán bộ lãnh đạo, quản lý thuộc các ban ngành của Thành phố và của Trung ương đóng trên địa bàn Hà Nội; cán bộ chuyên môn ở các cơ quan và cơ sở, công nhân,

nông dân, sinh viên, học sinh phổ thông, cán bộ hưu trí, người làm nghề tự do…

Họ ở mọi lứa tuổi và lĩnh vực khác nhau Họ là những người sử dụng kết quả hoạt động của Thư viện, là người điều chỉnh thông tin qua các thông tin phan hồi, là chủ thể như cầu đọc – nguồn gốc nảy sinh hoạt động thông tin, đồng thời cũng là người sản sinh ra các thông tin mới

Em đã tiến hành phát 350 phiếu điều tra bạn đọc tại Thư viện Hà Nội và thu được 300 phiếu Qua khảo sát 300 phiếu từ bạn đọc và dựa vào trình độ học vấn và lĩnh vực hoạt động có thể chia bạn đọc của Thư viện Hà Nội thành 5 nhóm chính:

- Nhóm cán bộ lãnh đạo/quản lý

- Nhóm cán bộ nghiên cứu và giảng dạy

- Nhóm học sinh, sinh viên

và ra các quyết định, quyết sách về phát triển kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội

và chịu trách nhiệm trước các quyết định đó Như vậy, thông tin chính là đốitượng lao động của những nhà lãnh đạo, quản lý, và thông tin giữ một vai tròquan trọng trong công tác quản lý, khi thông tin trở thành tri thức sẽ giúp lãnhđạo có cơ sở để ra quyết định chính xác hơn, nhanh chóng và có hiệu quả hơn

Vì thế thông tin cung cấp cho họ yêu cầu cao, vừa rộng vừa có tính chuyên sâu,đòi hỏi độ đáp ứng chính xác và kịp thời; hình thức thông tin ở nhiều mức độ vànhiều dạng Thông tin cần cho nhóm người dùng tin này là những vấn đề nónghổi các tài liệu chỉ đạo như chỉ thị nghị quyết các đường lối chính sách của Đảng

và Nhà nước, các phương pháp quản lý…

Nhóm người dùng tin này chiếm tỉ lệ thấp trong tổng số người dung tin

của Thư viện Hà Nội, khoản 8,3%.

Kết quả điều tra nhóm này về việc sử dụng bộ máy tra cứu cho thấy,trong số 25 người dùng tin có 52% sử dụng Cơ sở dữ liệu, mục lục thư việnđược sử dụng nhiều nhất với 60%, có 40% sử dụng Internet, 28% sử dụng thưmục Tài liệu tra cứu được nhóm người dùng tin này sử dụng rất khiêm tốn chỉ

có 8%

Phương tiện tra cứu hiện đại dạng các CSDL của Thư viện đã được triển khai nhưng

do số lượng máy tính phục vụ cho người dùng tin tra cứu hiện đại còn ít Vì thế có 52% số người dùng tin sử dụng cơ sở dữ liệu là phương tiện tra cứu (Bảng 1).

Công cụ tra cứu Số lượng cán bộ lãnh

Bảng 1 Số lượng cán bộ lãnh đạo, quản lý sử dụng bộ máy tra cứu

Có thể nhận thấy rằng tập quán sử dụng thông tin chịu ảnh hưởng của phương thức và chất lượng phục vụ của thư viện, cơ quan thông tin Ở Thư viện Hà Nội các phương tiện tra cứu truyền thống vẫn chiếm ưu thế (Bảng 2).

CCTC

Ý kiến

ML

Tỷlệ(%)

Thưmục

Tỷlệ(%)

TLTC

Tỷlệ(%)

CSDL

Tỷ lệ(%) Internet

Tỷlệ(%)

Bảng 2 Nhận xét của người dùng tin nhóm 1 sử dụng bộ máy tra cứu

Nhóm 2 Nhóm bạn đọc là cán bộ nghiên cứu và giảng dạy

Nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng dạy chiếm 22% Họ là những người thamgia giảng dạy ở các trường chuyên nghiệp, giáo viên, cán bộ nghiên cứu, cán bộchuyên môn trong các cơ quan trung ương và thành phố, 100% có trình độ đạihọc và biết sử dụng từ 01 đến hơn 02 ngoại ngữ Đây là nhóm bạn đọc có tầm

hiểu biết sâu rộng, có kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực Họ thường quan tâmđến tài liệu chuyên sâu về một ngành khoa học nào đó, hoặc các tài liệu mangtính chất bổ trợ cho công tác nghiên cứu và giảng dạy Tài liệu họ cần là nhữngtài liệu có tính cập nhật, bền vững và đa dạng, chủ yếu là tài liệu xám để bảođảm tính kế thừa và tránh trùng lặp trong nhiều nghiên cứu Họ là những ngườitham mưu cho các cơ quan Đảng và chính quyền các cấp Họ đóng vai trò quantrọng trong việc nghiên cứu, chỉ đạo và hướng dẫn người dân áp dụng khoa học

kỹ thuật và công nghệ hiện đại vào sản xuất của cải vật chất và nâng cao chấtlượng cuộc sống Kết quả điều tra cho thấy trong số 66 người dùng tin sử dụng

bộ máy tra cứu có 53,03% sử dụng mục lục thư viện, Internet là 46,97%, tài liệutra cứu là 16,67%, thư mục cũng được các đối tượng này quan tâm 24,24% và

có 54,55% sử dụng tra cứu qua CSDL Kết quả điều tra số lượng sử dụng cáccông cụ tra cứu của Thư viện Hà Nội được thống kê ở bảng 3

Công cụ tra cứu Số lượng cán bộ nghiên

cứu/ giảng dạy

Qua bảng trên ta thấy người dùng tin nhóm 2 sử dụng cả hai phương tiệntra cứu tin truyền thống và hiện đại làm công cụ tra cứu thông tin Cán bộnghiên cứu khoa học và giảng dạy là những người có trình độ chuyên môn cao,được giao lưu và tiếp xúc rộng, đặc biệt là khả năng ngoại ngữ tốt nên nhu cầu

về sử dụng các phương tiện tra cứu hiện đại của họ là rất lớn nhưng do số lư ợngmáy tính phục vụ tra cứu cơ sở dữ liệu của Thư viện còn ít, không đáp ứng đượcnhu cầu của người dùng tin Đây là một trong những yếu tố ảnh hưởng và làmgiảm thói quen tra cứu trên máy của người dùng tin

CCTC

Ý kiến

ML

Tỷlệ(%)

Thưmục

Tỷlệ(%)

TLTC

Tỷlệ(%)

CSDL

Tỷlệ(%)

Internet

Tỷ lệ(%)

Bảng 4 Nhận xét của người dùng tin nhóm 2 sử dụng bộ máy tra cứu tin

Nhóm 3 Nhóm bạn đọc là học sinh, sinh viên

Đây là nhóm bạn đọc đông đảo nhất hiện nay tại TVHN, chiếm 45.7% Họ là học sinh, sinh viên của các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp và học sinh các trường phổ thông đóng trên địa bàn Hà Nội Nhu cầu thông tin của họ thay đổi theo năm học, cấp học hoặc ngành nghề họ theo học Đối với mỗi giai đoạn học hay cấp độ nghiên cứu, có những nhu cầu về thông tin khác nhau Thông tin họ cần chủ yếu phục vụ cho môn học ở trường, thường là những sách giáo khoa, giáo trình đáp ứng công việc học tập và làm khóa luận, luận văn tốt nghiệp Vì vậy, tài liệu họ

sử dụng là những tài liệu tham khảo mang kiến thức cơ bản về ngành khoa học và không quá chuyên sâu như văn học, từ điển tiếng Anh… Sinh viên

thường đến phòng đọc tổng hợp, đó là phòng đọc mở nên sinh viên có thể tự tìm tài liệu trên giá, một số loại sách không có tại phòng đọc sinh viên có thể thông qua bộ máy tra cứu của thư viện và viết phiếu yêu cầu để được mượn đọc tại chỗ Kết quả điều tra cho thấy trong số 137 người dùng tin sử dụng

bộ máy tra cứu có 40,15% sử dụng mục lục thư viện, tài liệu tra cứu là 13,14%, thư mục cũng được các đối tượng này quan tâm 16,06% và có 26,28% sử dụng tra cứu qua CSDL, tra cứu qua Internet chiếm 58,39% Kết quả điều tra số lượng sử dụng các công cụ tra cứu của Thư viện Hà Nội được thống kê ở bảng 5.

Công cụ tra cứu Số lượng học sinh/

Bảng 5 Số lượng học sinh, sinh viên sử dụng bộ máy tra cứu

Qua bảng trên ta thấy người dùng tin nhóm 3 cũng sử dụng cả haiphương tiện tra cứu tin truyền thống và hiện đại làm công cụ tra cứu thông tin.Tuy nhiên bạn đọc nhóm học sinh, sinh viên được tiếp xúc nhiều với công nghệthông tin hiện đại trong việc học tập cũng như giải trí nên họ tra cứu tin trênInternet với tỷ lệ tương đối cao

Ý kiến đánh giá của nhóm học sinh, sinh viên về công cụ tra cứu tin tạiThư viện Hà Nội được trình bày ở bảng 6

Tỷlệ(%)

Thưmục

Tỷlệ(%)

TLTC

Tỷlệ(%)

CSDL

Tỷlệ(%)

Internet

Tỷ lệ(%)

Nhóm bạn đọc này chiếm 11,3% tổng số bạn đọc của TVHN, có độ tuổi

từ 8-16 tuổi, đa số là học sinh các trường tiểu học và trung học cơ sở đóng trênđịa bàn Hà Nội Nhu cầu thông tin của nhóm này là những kiến thức phổ thôngđơn giản, dễ hiểu, các loại sách giải trí, tham khảo như truyện cổ tích, truyệntranh hiện đại, những cuốn sách được viết giản dị, dễ hiểu và có minh họa kèmtheo Ngoài ra, do điều kiện ở thành phố lớn và sớm được tiếp xúc với cácphương tiện truyền thông hiện đại nên các em có lứa tuổi thiếu niên, nhi đồngquan tâm đến tin học và ngoại ngữ cũng khá cao Phòng đọc và mượn thiếu nhi

tổ chức theo hình thức kho mở các em có thể tự chọn sách cho mình Tại phòngcòn trang bị 4 máy tính dùng để tra cứu Internet và sử dụng một số phần mềmphục vụ cho học tập: Lang Master, trò chơi thông minh…

Kết quả điều tra cho thấy trong số 34 người dùng tin sử dụng bộ máy tracứu có 79,41% sử dụng mục lục thư viện, 73,53% sử dụng Internet, 2,94% sửdụng CSDL, thư mục cũng đƣợc nhóm đối tượng này sử dụng nhưng chưanhiều 11,76% và có 2,94 sử dụng tài liệu tra cứu Kết quả điều tra số lượng sửdụng các công cụ tra cứu của Thư viện Hà Nội được thống kê ở bảng 7

Công cụ tra cứu Số lượng thiếu nhi Tỷ lệ (%)

Bảng 7 Số lượng các em thiếu nhi sử dụng bộ máy tra cứu

Bộ máy tra cứu tin của Thư viện (cả truyền thống và hiện đại) cũng đượcđối tượng này sử dụng nhưng không nhiều Có 3 người dùng tin nhận xét mụclục thư viện dễ sử dụng (6,3%), và có 1 người dùng tin nhận xét thư mục, tài liệutra cứu và CSDL dễ sử dụng

CCTC

Ý kiến

ML

Tỷlệ(%)

Thưmục

Tỷlệ(%)

TLTC

Tỷlệ(%)

CSDL

Tỷlệ(%)

Internet

Tỷ lệ(%)

Bạn đọc khiếm thị đến thƣ viện Hà Nội chủ yếu là nghe băng Cassette,mƣợn sách chữ nổi về các tác phẩm văn học trong và ngoài nước, cả tác phẩm

cổ điển và hiện đại Đây là nhóm bạn đọc đặc biệt nên cán bộ thƣ viện phải amhiểu nhiều về nội dung tài liệu để có thể giới thiệu cho họ khi họ đến thư viện

Kết quả điều tra cho thấy trong số 38 người dùng tin sử dụng bộ máy tracứu có 60,53% sử dụng mục lục thư viện, tài liệu tra cứu là 31,58%, thư mục là31,58% và có 15,79% sử dụng tra cứu qua CSDL, 39,47 sử dụng Internet Kếtquả điều tra số lượng sử dụng các công cụ tra cứu của Thư viện Hà Nội đượcthống kê ở bảng 9

Công cụ tra cứu Số lượng thiếu nhi Tỷ lệ (%)

Thưmục

Tỷlệ(%)

TLTC

Tỷlệ(%)

CSDL

Tỷlệ(%)

Internet

Tỷ lệ(%)

Bảng 10 Nhận xét của người dùng tin nhóm 5 sử dụng bộ máy tra cứu tin

2.Tổ chức bộ máy tra cứu.

2.1 Bộ máy tra cứu truyền thống

BMTC tin truyền thống đóng vai trò qua trọng trong các thư viện, cơ quanthông tin nói chung và trong Thư viện Hà Nội nói riêng Việc xây dựng bộ máytra cứu phải tuân thủ những nguyên tắc chung nhưng tùy theo nhu cầu của ngườidùng tin, loại hình thư viện, cũng như khả năng tổ chức của từng thƣ viện màmỗi thư viện có cách áp dụng riêng sao cho phù hợp

BMTC tin truyền thống của Thư viện Hà Nội bao gồm: Hệ thống mụclục, và các tài liệu tra cứu Đó là các công cụ tra tìm tài liệu mang tính chất thủcông

2.1.1 Hệ thống mục lục

Hệ thống mục lục là một trong những bộ phận cấu thành quan trọng của

bộ máy tra cứu tin trong thư viện Hệ thống mục lục cho phép người dùng tinxác định được vị trí của tài liệu khi biết một số thông tin về tài liệu như: tên tácgiả, tên tài liệu, chủ đề nội dung của tài liệu, môn loại khoa học, Tùy thuộcvào các tổ chức mục lục mà người dùng tin có thể định hướng tới các nhómthông tin về tài liệu khác nhau để tìm tin trong mục lục tương ứng Hệ thốngmục lục phản ánh trữ lượng, thành phần của kho tài liệu, nó được hình thànhngay từ khi thư viện ra đời để phản ánh toàn bộ vốn sách, báo và các ấn phẩmcủa thư viện

Hệ thống mục lục là công cụ để người dùng tin và cán bộ thư viện tra cứu

và sưu tầm tài liệu Đối với người dùng tin, hệ thống mục lục là phương tiện tracứu thông dụng, phù hợp với tâm lý, thói quen của đại bộ phận người dùng tin.Đối với cán bộ thư viện, hệ thống mục lục hỗ trợ trong công tác xử lý tài liệunhư mô tả, phân loại, định chủ đề, vạch kế hoạch bổ sung, và thanh lọc tài liệu

Hệ thống mục lục còn có ý nghĩa to lớn đối với công tác thư viện, là cầu nốigiữa độc giả và vốn tài liệu, đồng thời góp phần tuyên truyền, hướng dẫn ngườidùng tin theo định hướng hoạt động của thư viện Thư viện Hà Nội đã tổ chứcđược một hệ thống mục lục phù hợp với kho sách của mình bao gồm: Mục lụcchữ cái, mục lục phân loại, mục lục công vụ, mục lục địa chí

* Mục lục chữ cái

Mục mục chữ cái được sử dụng để trả lời các câu hỏi của người dùng tinkhi chúng ta biết tác giả hoặc nhan đề của tài liệu Trong MLCC phản ánh thôngtin về các loại hình tài liệu như sách, tạp chí… Các phích trong MLCC được sắpxếp theo vần chữ cái tên tác giả và tên tài liệu, các phích được chia theo từngngôn ngữ và được sắp xếp theo vần chữ cái của ngôn ngữ đó

MLCC mang tính phổ cập và dễ sử dụng, phù hợp với mọi đối tượngngười dùng tin Người dùng tin khi biết tác giả hoặc nhan đề của tài liệu quaMLCC sẽ tìm được tài liệu họ cần, tìm được một cách đầy đủ các tác phẩm củamột tác giả MLCC giúp người dùng tin thỏa mãn những câu hỏi có hay không

có một tài liệu nào đó mà người dùng tin đã biết Ngoài ra, MLCC còn giúp cán

bộ thư viện trong công tác bổ sung trao đổi vốn tài liệu, kiểm kê kho sách, biênsoạn thư mục nhân vật, thư mục về một tác giả nào đó

Như vậy, MLCC là loại công cụ tra cứu quan trọng trong hệ thống mụclục của thư viện Cũng như mục lục phân loại, MLCC là loại mục lục cơ bảnbuộc phải có trong các thư viện ở Việt Nam MLCC không tồn tại một cáchriêng lẻ, nó là một trong những bộ phận cấu thành của BMTCT, có mối quan hệhữu cơ với các bộ phận khác, có sự hỗ trợ lẫn nhau phục vụ cho công tác tracứu

Thư viện Hà Nội đã tổ chức MLCC phù hợp với kho sách của thư viện,phù hợp với vai trò của nó trong việc tuyên truyền sách báo và đáp ứng yêu cầutra cứu của người đọc Kho sách của TVHN có khối lượng phong phú, tập trungtài liệu của nhiều ngôn ngữ khác nhau, nên MLCC được tổ chức theo ngôn ngữkết hợp với loại hình tài liệu MLCC của Thư viện Hà Nội gồm có: mục lục tênsách và mục lục tên tác giả Các loại mục lục này có cấu tạo về cơ bản giốngnhau từ cách sử dụng phiếu tiêu đề đến việc sắp xếp các phích mô tả trong mụclục Đề tài khảo sát hệ thống mục lục theo các khía cạnh sau: Thành phần cấutạo; Quy tắc sắp xếp; Chỉnh lý bảo quản

* Thành phần cấu tạo: gồm hệ thống phích mô tả và hệ thống phích tiêu đề

Hiện nay hệ thống phích mô tả của Thư viện Hà Nội được làm bằng bìacứng, có kích thước 12,5 cm x 7,5 cm, thông tin về tài liệu trên phích mô tảđƣợc mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD gồm 7 vùng mô tả Thư viện Hà Nộitiến hành xây dựng phích mô tả chính cho các tài liệu có tác giả cá nhân, tác giảtập thể và cho tên tài liệu - Phích mô tả cho tài liệu có tác giả cá nhân + Đối vớitác giả cá nhân là người Việt Nam: Mô tả theo họ - đệm - tên như trình bày trêntài liệu, viết chữ in hoa với tên tác giả ở tiêu đề mô tả, bắt đầu tính từ vạch dọcthứ nhất Khi xếp các phích mô tả này vào mục lục thì xếp theo họ Ví dụ:

VV VI VĂN BIÊN

69351 Văn hóa vật chất của người Thái ở Thanh Hóa và

69352 Nghệ An/Vi Văn Biên.- H.: Văn hóa dân tộc,

- Phích mô tả cho tài liệu có tác giả tập thể:

Phích mô tả lấy tên tác giả tập thể làm tiêu đề mô tả cũng giống như mô tảsách có tác giả cá nhân Trong trường hợp tên tác giả tập thể dài quá

xuống dòng thứ hai thì phải viết từ vạch dọc thứ hai, cách 0,5 cm

Ví dụ:

VV 67569 67570 VIỆT NAM (CHXHCN) Bộ luật hình sự của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam/Việt Nam (CHXHCN).-H.: Chính trị Quốc gia, 2004.- 264tr.; 19 cm

- Phích mô tả theo tên tài liệu:

Phích mô tả theo tên tài liệu là khi xuất bản không ghi tên tác giả (tài liệukhuyết danh) hoặc sách có nhiều tác giả (từ 4 tác giả trở lên), sách cónhiều chủ biên mà tên người chủ biên được ghi dưới tên sách Nhan đề

chính của phích mô tả theo tên tài liệu được ghi trên dòng ngang thứ nhất,bắt đầu từ cột dọc thứ hai Sau đó là các vùng và các yếu tố tiếp theogiống như cách mô tả ở phích mô tả chính theo tên tác giả cá nhân.

Ví dụ:

Một tác phẩm có 2, 3 tác giả, ở phích mô tả chính chỉ mô tả theo tên tácgiả đầu tiên, những người đọc chỉ nhớ tác giả thứ 2 thì khi đó phích mô tả bổsung sẽ giúp họ tìm được đúng tài liệu mình cần

Phích mô tả phụ gồm phích mô tả bổ sung và mô tả phân tích

Mô tả bổ sung là hình thức phổ biến nhất của loại mô tả phụ , loại mô tảnày được áp dụng với các loại tài liệu sau:

Có từ 2 tác giả trở lên, làm phiếu mô tả bổ sung cho tác giả khác

Tài liệu có người cộng tác

Làm phích bổ sung cho nhân vật mà tài liệu viết về tiểu sử và sự nghiệpcủa họ

Hệ thống phích tiêu đề

Thư viện Hà Nội sử dụng các phích tiêu đề để phân định giới hạn cácphích mô tả trong hộp phích Phích tiêu đề có tác dụng hỗ trợ thao tác tra cứucủa cán bộ thư viện và người dùng tin từ đó rút ngắn thời gian tra tìm tài liệu vàtăng tính chính xác trong quá trình tìm tin Phích tiêu đề được làm bằng bìa cứngmàu trắng, kích thước giống như phích mô tả bình thường nhưng có them phần

đề phụ.

- Phích tiêu đề chính Phích tiêu đề chính có tác dụng phân định giới hạncác chữ cái, loại này có phần mào phích nhô ở giữa chiếm 2/3 chiều rộng củaphích Trên phần mào ghi các chữ cái đầu, ví dụ A, B, C… hoặc những nhân vậtnổi tiếng, cơ quan hay tổ chức quan trọng

Ví dụ:

A

- Phích tiêu đề phụ Có phần mào phích nhô lên ở bên trái hoặc bên phảichiếm 1/3 hoặc 1/4 chiều rộng của phích dùng để phân biệt các phích bắt đầubằng vần này đến vần kia, nhằm để phân nhóm chi tiết hơn Ví dụ: Trong ôphích vần N các phích tiêu đề chia nhỏ dần: Nh, Ng…

* Quy tắc sắp xếp phích mô tả trong mục lục chữ cái Trong MLCC củaThư viện Hà Nộ, các phích mô tả được sắp xếp theo vần chữ cái đầu tiên củatiêu đề mô tả tức là: theo họ - tên đệm - tên riêng với trường hợp tên tác giả cánhân; theo tên tác giả tập thể; hoặc chữ cái đầu của tên tài liệu Nếu chữ cái đầutiên giống nhau thì xếp theo chữ cái thứ 2, nếu chữ cái thứ 2 cũng giống nhauxếp theo chữ cái thứ 3, thứ 4… Nếu đến các tiếng giống nhau thì xếp theo thứ tựcác dấu Tiếng không dấu đƣợc xếp trước, rồi đến các tiếng có dấu được xếptheo thứ tự sau: Huyền, sắc, hỏi, ngã, nặng theo bảng chữ cái của từng ngônngữ Trong MLCC tiếng Nga các phích mô tả được xếp theo bảng chữ cái kiril,Trong MLCC tiếng gốc La Tinh các phích mô tả được xếp theo bảng chữ cái LaTinh (a, b, c…), Trong MLCC tiếng Việt các phích mô tả được sắp xếp theobảng chữ cái tiếng Việt (a, ă, â, b, c…) - Ví dụ: Phích mô tả xếp theo họ của tácgiả

VV 62132 62133 MA VĂN KHÁNG Một mối tình si: Truyện ngắn/Ma Văn Kháng.- H.: Hội nhà văn, 2000.- 453tr.; 19 cm

VL 14761 14762 MẠC BẢO LONG Poser 2 thiết kế và chuyển động cơ thể

người/Mạc Bảo Long.- Tp Hồ Chí Minh.: Nxb Trẻ, 1998.- 213tr.; 21 cm

- Ví dụ phích mô tả xếp theo tên tài liệu:

VV 66307 Nấm ăn - cơ sở khoa học và công nghệ môi trường: Sách chuyên khảo.- H.: Nông nghiệp, 2002.- 159tr.; 19 cm

VV 66781 66782 Nấm thực phẩm kỹ thuật nuôi trồng và các món ăn - bài thuốc.- Thanh Hóa: Nxb Thanh Hóa, 2004.- 139tr.; 19 cm

- Các tài liệu của cùng một tác giả được xếp theo nhan đề của tài liệu đó:

Vv 46389 46390 NAM HÀ Lửa xuân: Tiểu thuyết/ Nam Hà.- H.: Quân đội nhân dân, 1993.- 409tr.; 19 cm

Vv 53186 53187 NAM HÀ Mặt trận Đông Bắc Sài Gòn: Ký sự/ Nam Hà.- H.: Văn học, 1995.- 331tr.; 19 cm

- Với tác giả có nhiều tác phẩm thì toàn bộ tác phẩm của tác giả đó đượctập trung vào một chỗ và được chia làm 2 phần theo thứ tự:

Phần 1: Tác phẩm của tác giả hoặc cùng viết với người khác Ở phần nàytài liệu được xếp theo thứ tự:

Toàn tập

Tuyển tập

Các tác phẩm riêng lẻ (xếp theo a, b, c tên tài liệu)

Các tác phẩm cùng viết với người khác (xếp theo a, b, c tên tài liệu)