BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VĂN PHÒNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2016 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CÁC THÁNG ĐẦU NĂM 2016 (Đến tháng 8/2016) I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Các đơn vị 1.1.1 Đầu mới cơng tác văn phòng: - Trong tổng số 34 đơn vị thành viên, trực thuộc ĐHQGHN, có 27/33 đơn vị có Phòng Hành đơn vị chưa có Phòng Hành là: Trường ĐH Việt Nhật, Viện Quốc tế Pháp ngữ, Tạp chí Khoa học, Trung tâm Hợp tác chuyển giao tri thức, Văn phòng Chương trình Tây Bắc, Quỹ Phát triển ĐHQGHN - Toàn 33 đơn vị có đầu mối thực cơng tác truyền thơng đơn vị Trong đơn vị có cán chuyên trách; lại kiêm nhiệm 1.1.2 Các đơn vị thực tốt công tác Văn phòng - Trường ĐH Kinh tế, Trường ĐH Công nghệ, Viện VNH&KHPT, Khoa Luật, Khoa Quốc tế, Trung tâm GDQPAN triển khai sử dụng hiệu phần mềm VNU Eoffice - Trường có KHXH&NV, Trường ĐH Kinh tế, Trường ĐH Cơng nghệ có thư ký giúp việc cho lãnh đạo - Trường ĐH Ngoại ngữ, Trường ĐH KHTN, Viện ĐBCLGD thực tốt chế độ báo cáo tổng hợp - Trường ĐHKHXH&NV, Trường ĐH Kinh tế, Trường ĐH Công nghệ, Trường ĐH Giáo dục, Khoa Y dược, Khoa Quốc tế, Viện ĐBCLGD, Trung tâm HTSV thực tốt công tác truyền thông 1.1.3 Một số điểm hạn chế công tác Văn phòng đơn vị - Một số đơn vị sử dụng chưa triệt để phần mềm VNU E-office: + Trường ĐH NN, Trường ĐH KHXH&NV, Khoa Y Dược, Khoa QTKD, Khoa SĐH, Viện CNTT không chuyển văn đến site ĐHQGHN qua Phần mềm + Trường ĐH Giáo dục, Trường ĐHKHTN, Viện VSV&CNSH, Trung tâm Phát triển ĐHQGHN, Trung tâm GDTC&TT không sử dụng thường xuyên Phần mềm -Viện CNTT, Khoa QTKD, Bệnh viện ĐHQGHN, Trung tâm DB&PTNNL, Trung tâm NCTN&MT chưa triển khai công tác thống kê định kỳ - Viện VNH&KHPT, Khoa SĐH chưa thực tốt công tác truyền thông đơn vị 1.1.4 Một số lưu ý khác về công tác Văn phòng - Công tác tổ chức kiện (ngày Lễ kỷ niệm, hội nghị tổng kết năm học, CNVC ) chưa đảm bảo tính chun nghiệp, đối phó, ỷ lại từ Văn phòng ĐHQGHN Một số kiện có tính trang trọng tổ chức qua loa, ảnh hưởng đến thương hiệu, uy tín ĐHQGHN - Sự kết nối mảng cơng việc Văn phòng đơn vị yếu kém, thơng tin trao đổi hạn chế 1.2 Văn phòng ĐHQGHN 1.2.1 Chức Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc lãnh đạo, đạo tổ chức thực công tác tổng hợp, thống kê; hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hóa hoạt động quản lý, điều hành; thông tin - truyền thông, quản trị thương hiệu Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) Quản lý tài khoản; quản lý thu, chi nguồn kinh phí Cơ quan ĐHQGHN ĐHQGHN giao theo quyền hạn đơn vị dự toán trực tiếp sử dụng ngân sách; quản lý sử dụng sở vật chất, phương tiện, trang thiết bị phục vụ hoạt động Cơ quan ĐHQGHN Văn phòng có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng theo quy định pháp luật 1.2.2 Nhiệm vụ Báo cáo Giám đốc tình hình hoạt động ĐHQGHN đơn vị ĐHQGHN Hướng dẫn tổ chức, kiểm tra, giám sát thực cơng tác tổng hợp, thống kê hành chính, văn thư, lưu trữ ĐHQGHN; thực công tác tổng hợp, thống kê hành chính, văn thư, lưu trữ Cơ quan ĐHQGHN Xây dựng kế hoạch, hướng dẫn tổ chức triển khai kiểm tra, giám sát cơng tác cải cách hành ứng dụng triển khai tin học hóa hoạt động quản lý, điều hành ĐHQGHN Xây dựng kế hoạch, hướng dẫn tổ chức triển khai kiểm tra, giám sát hoạt động thông tin, truyền thông, nghi lễ, khánh tiết; thực quản trị thương hiệu Website (tiếng việt) ĐHQGHN Quản lý tài khoản; quản lý thu, chi nguồn kinh phí Cơ quan ĐHQGHN Quản lý sử dụng sở vật chất, phương tiện, trang thiết bị; thực công tác hậu cần phục vụ hoạt động Cơ quan ĐHQGHN Chuẩn bị nội dung, điều kiện cần thiết tổ chức hoạt động, kỳ họp Hội đồng ĐHQGHN Thực nhiệm vụ khác Giám đốc giao 1.3 Thống kê số lượng cán nhân viên Văn phòng Viên chức HĐLĐ khơng định thời hạn LÃNH ĐẠO VP PHỊNG HC PHỊNG TKTH PHÒNG TT&QTTH PHÒNG KHTC 2 xác HĐLĐ theo NĐ 68 HĐLĐ có thời hạn HĐ vụ việc TỔNG 12 TỔNG LAO ĐỘNG TỒN VP: 61 NGƯỜI TRONG ĐĨ: - TẠI NHÀ ĐIỀU HÀNH: 49 NGƯỜI - TẠI HÒA LẠC: 12 NGƯỜI BỘ PHẬN QUẢN TRỊ ĐỘI XE NHÀ KHÁCH 2 4 6 10 10 12 II CÁC NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM ĐÃ THỰC HIỆN 2.1 Nhiệm vụ trọng tâm, quan trọng đã thực 2.1.1 Công tác Hành chính, Văn thư lưu trữ, Tổ chức kiện - Xây dựng danh mục tài liệu mật, tối mật dùng chung cho hai ĐHQG - Sắp xếp, chỉnh lý tài liệu sơ văn đi, đến từ năm 2013 đến 2015 - Nâng cấp triển khai phần mềm VNU e-office toàn ĐHQGHN - Hậu cần hỗ trợ tổ chức kiện quan trọng ĐHQGHN quan ĐHQGHN (Tổng kết năm học 2015 ĐHQGHN, Sơ kết Chương trình Tây Bắc, Ra mắt chương trình đào tạo thạc sĩ Trường ĐH Việt Nhật, Thi ĐGNL phục vụ tuyển sinh đại học quy, Kỷ niệm 110 năm ngày thành lập Đại học Đông Dương, Kỷ niệm ngày Khoa học Công nghệ VN, Ra mắt chương trình nghiên cứu Trung Quốc; Lễ công bố định bổ nhiệm Giám đốc ĐHQGHN, ) 2.1.2 Công tác Thư ký Tổng hợp - Tham mưu, giúp việc Ban Giám đốc xử lý văn bản, tài liệu; Xây dựng lịch công tác Ban Giám đốc liên hệ với đầu mối chuẩn bị nội dung, tài liệu điều kiện cần thiết phục vụ cho buổi làm việc Ban Giám đốc ở ĐHQGHN - Theo dõi, giám sát, đôn đốc Ban, đơn vị thực thông báo kết luận hội nghị, họp, làm việc Ban Giám đốc đạo khác Ban Giám đốc - Chuẩn bị Báo cáo phục vụ họp Ban Giám đốc; Xây dựng báo cáo giao ban Cơ quan hàng tháng, giao ban ĐHQGHN hàng quý - Hướng dẫn, đôn đốc đơn vị đào tạo tổ chức Hội nghị tổng kết năm học bố trí Đoàn ĐHQGHN dự Hội nghị đơn vị - Xây dựng đưa vào sử dụng Hệ thống sở liệu thống kê 2.1.3 Công tác truyền thông Quản trị Thương hiệu  Công tác truyền thông: - Gắn kết chặt chẽ với quan báo Nhân dân, Thông xã Việt Nam, Cổng thông tin điện tử phủ, Đài Tiếng nói Việt Nam, Đài truyền hình Việt Nam Đài PT-TH Hà Nội, báo Hà Nội mới, Giáo dục Thời đại, Vietnamnet, Dân trí, VnExpress… tạo hiệu ứng tốt (khoảng 1200 tin, báo) - Truyền thông nội dung/sự kiện ĐHQGHN (Lễ trao giải thi Sáng kiến cộng đồng 2015; Chủ tịch nước tới thăm làm việc ĐHQGHN; Hoạt động kiểm định chất lượng giáo dục đánh giá ĐHQGHN; Hội nhập quốc tế; Thi ĐGNL phục vụ tuyển sinh đại học quy; Ra mắt chương trình đào tạo thạc sĩ ĐHQGHN; Kỷ niệm 110 năm Đại học Đông Dương; Lễ mắt trường THPT Khoa học Giáo dục – Trường ĐH Giáo dục; Thành tích thi học sinh giỏi, hội thi Khoa học Kỹ thuật Quốc tế học sinh, sinh viên ĐHQGHN; Lễ kỷ niệm ngày Khoa học Công nghệ VN, Ra mắt chương trình nghiên cứu Trung Quốc; ĐHQGHN lọt vào top 150 đại học hàng đầu Châu Á; ; Lễ bổ nhiệm Giám đốc ĐHQGHN; Công bố khởi động hệ thống chế đảm bảo chất lượng trường đại học theo chuẩn AUN-QA); Các hoạt động đối ngoại, hợp tác ĐHQGHN - Bản tin truyền hình hàng tháng kiện, hoạt động ĐHQGHN - Rà soát, chỉnh sửa, bổ sung cập nhật thông tin Website tiếng Việt - Tổ chức chào mừng ngày Báo chí Cách mạng Việt Nam 21/6/2016 - Rà sốt thơng tin báo chí đưa tin ĐHQGHN  Cơng tác thương hiệu - Rà sốt tình hình thực cơng tác quản trị thương hiệu đơn vị - Kêu gọi hợp tác tài trợ để xây dựng đưa vào hoạt động Cửa hàng thương hiệu ĐHQGHN (VNU Store) 2.1.4 Công tác Kế hoạch Tài chính - Thường xuyên rà soát, đôn đốc, hướng dẫn đơn vị công tác giải ngân kinh phí đảm bảo tiến độ, quy định Nhà nước ĐHQGHN, chốt số liệu với Kho bạc Nhà nước - Hoàn thành xây dựng kế hoạch ngân sách 2017 gửi ĐHQGHN kế hoạch nhiệm vụ trọng tâm 2017 - Cân đối kinh phí đảm bảo thu nhập tăng thêm phúc lợi 06 tháng đầu năm 2016 Cơ quan; cân đối kinh phí chi nhiệm vụ đột xuất Giám đốc giao điều kiện kinh phí khó khăn, chưa cấp (tuyển sinh, truyền thông…) - Tiến hành thủ tục lý tài sản cơng trình nhà G6 để bàn giao mặt xây dựng cho Quỹ phát triển - Rà soát chứng từ, báo cáo số liệu, chuẩn bị số liệu phục vụ công tác tra từ năm 2013-2015 2.1.5 Công tác Quản trị (Hội trường khuôn viên 144 Xuân Thủy) - Đã phối hợp tổ chức 52 kiện lớn nhỏ ĐHQGHN đơn vị - Trông giữ 118 xe máy, 50 xe ô tô cán Cơ quan ĐHQGHN, 10 xe công vụ e khách đến liên hệ công tác hàng ngày - Đảm bảo môi trường, cảnh quan mỹ quan khu vực Hội trường khuôn viên đẹp, điều phối giao thông nội thông suốt, an tồn 2.1.6 Cơng tác Đội xe - Quản lý, vận hành xe thơng suốt an tồn phục vụ cơng tác Ban Giám đốc, hoạt động quan theo yêu cầu nhiệm vụ - Hoàn thành kế hoạch bảo dưỡng xe định kỳ năm 2016 hư hỏng đột xuất 2.1.7 Công tác Nhà khách - Đã đón tiếp, phục vụ tốt cho 25 Hội nghị, Hội thảo, tập huấn, giao ban ĐHQGHN đơn vị thành viên/ trực thuộc 2.2 Đánh giá kết quả đạt nổi bật đạt được và một số vướng mắc công tác triển khai 2.2.1 Kết quả đạt được - Phần mềm VNU e-office nâng cấp cho tất đơn vị; triển khai cách hiệu quả, an toàn, tiết kiệm, đảm bảo hệ thống văn đi, đến thông suốt - Triển khai công tác lễ tân, khánh tiết tất kiện hội nghị, hội thảo ĐHQGHN Nhà Điều hành, Hội trường Nguyễn Văn Đạo, Nhà khách kiện ngồi ĐHQGHN chu đáo, góp phần vào thành cơng kiện - Công tác phục vụ bếp ăn, căng tin Cơ quan đổi cải tiến, đáp ứng phục vụ ăn trưa nhu cầu cá nhân cán quan đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm - Cảnh quan môi trường khuôn viên Nhà Điều hành khang trang, sẽ, tạo hình ảnh ấn tượng tốt đẹp cho khách đến thăm quan làm việc; Hệ thống đường điện, nước, mạng internet đảm bảo hoạt động thông suốt - Công tác tham mưu, giúp việc Ban Giám đốc truyền đạt đạo, theo dõi, giám sát, đôn đốc Ban, đơn vị thực đạo Ban Giám đốc; xây dựng lịch công tác Ban Giám đốc chuẩn bị nội dung, tài liệu điều kiện cần thiết phục vụ cho buổi làm việc Ban Giám đốc ở ĐHQGHN thực chu đáo, chất lượng, hiệu - Công tác xây dựng báo cáo phục vụ họp Ban Giám đốc, giao ban Cơ quan hàng tháng, giao ban ĐHQGHN hàng quý thực nề nếp, có chất lượng - Thực tốt công tác truyền thông kiện, kết bật ĐHQGHN; tăng cường gắn kết chặt chẽ với quan báo chí lớn nước để đẩy mạnh truyền thơng bên ngồi - Tích cực rà sốt, đơn đốc, hướng dẫn đơn vị giải ngân, toán tiến độ, quy định Nhà nước ĐHQGHN; Cân đối kinh phí đảm bảo thu nhập tăng thêm phúc lợi Cơ quan nhiệm vụ đột xuất theo đạo Ban Giám đốc - Đảm bảo xe Cơ quan hoạt động thơng suốt an tồn, đáp ứng u cầu nhiệm vụ giao 2.2.2 Vướng mắc việc triển khai nhiệm vụ phận  Phòng Thư ký Tổng hợp - Có tình trạng số Phòng HCTH đơn vị khơng/chậm thực theo văn đạo ĐHQGHN Cần có chế tài để đơn vị triển khai theo đạo ĐHQGHN, không với nhiệm vụ VP làm đầu mối mà nhiệm vụ khác Ban đầu mối (là nhiệm vụ chung ĐHQGHN) - Việc rà sốt, trao đổi thơng tin đơn vị lớn (Trường/Khoa/Viện) Phòng TKTH chủ yếu qua kênh thư ký Tuy nhiên có đơn vị (Trường có KHXH&NV, Cơng nghệ, Kinh tế) có Thư ký giúp việc lãnh đạo; gặp khó khăn trao đổi thơng tin  Bộ phận Quản trị - Công tác phối hợp Chủ đầu tư hạng mục Quảng trường, Đài phun nước… (Ban Quản lý dự án) với Văn phòng chưa tốt Khi cần sửa chữa, Văn phòng gửi văn nhiều lần Chủ đầu tư khơng có phương án sớm khắc phục, sửa chữa - Trong số tháng, ĐHQGHN đơn vị có nhiều kiện, việc bố trí cán phục vụ Hội trường gặp khó khăn cường độ cơng việc lớn (liên tiếp tuần, ngày/tối)  Đội xe - Lãnh đạo Đội xe kiêm nhiệm lái xe, Đội trưởng đảm nhiệm xe 16 chỗ ngồi tần xuất hoạt động xe nên thời gian dành cho công tác quản lý thường vào đầu cuối làm việc làm việc - Quy định quản lý sử dụng xe phục vụ công tác ban hành, nhiên nhiều trường hợp sử dụng chưa phù hợp với qui định: không đăng ký qua Eoffice, không đăng ký nên ảnh hưởng lịch đơn vị đăng ký khác Ngoài ra, nhiều trường hợp phát sinh nên quản lý điều động xe thường bị động - Xe phục vụ chuyên trách theo yêu cầu trực tiếp lãnh đạo với lái xe, công tác quản lý Đội chủ yếu dựa vào tự giác lái xe nên mức độ kiểm soát lái xe bị hạn chế - Xe tơ khơng có gara, phải đỗ sân nên chất lượng thân vỏ xe bị ảnh hưởng độ bền màu sắc; hệ thống ánh sáng bảo vệ tầm kiểm soát bị hạn chế (đặc biệt đêm ngày nghỉ) tiềm ẩn nguy an tồn  Nhà khách - Tòa nhà Cơng vụ xây dựng từ năm 2003, đến nhiều trang thiết bị hỏng xuống cấp Cụ thể: + Hệ thống điều hòa trung tâm, hệ thống máy nóng lạnh vận hành tốn điện , hay hỏng hóc + Nhiều bóng đền thắp sáng cơng suất lớn, hệ thống âm phòng họp nhỏ thiếu chưa trang bị + Đồ dùng chăn, ga gồi,đệm,máy móc, cốc chén, bát đĩa thiếu + Nhiều phòng bị thấm nước,bong tróc,hành lang bị tắc nước tràn vào phòng trưa khắc phục triệt để - Chi phí thường xun chi phí trì, bảo trì trang thiết bị lớn III Nhiệm vụ trọng tâm triển khai tháng cuối năm 2016 3.1 Công tác Hành chính, Văn thư lưu trữ, Tổ chức kiện - Tiếp tục hoàn thiện phần mềm VNU e-office nâng cấp - Hồn thiện dự thảo Danh mục bí mật Nhà nước - Xây dựng đề cương nhiệm vụ xếp lưu trữ file văn tài liệu phục vụ lưu trữ 3.2 Công tác Thư ký Tổng hợp - Thực tốt công tác tham mưu, giúp việc Ban Giám đốc xử lý văn bản, tài liệu; Xây dựng lịch công tác Ban Giám đốc liên hệ với đầu mối chuẩn bị nội dung, tài liệu điều kiện cần thiết phục vụ cho buổi làm việc Ban Giám đốc ở ngồi ĐHQGHN - Theo dõi, giám sát, đơn đốc Ban, đơn vị thực thông báo kết luận hội nghị, họp, làm việc Ban Giám đốc đạo khác Ban Giám đốc - Chuẩn bị tốt Báo cáo phục vụ họp Ban Giám đốc; báo cáo giao ban Cơ quan hàng tháng, giao ban ĐHQGHN hàng quý - Dứt điểm công tác thống kê Hệ thống sở liệu thống kê; hướng dẫn đơn vị triển khai thống kê cuối năm tài (31/12) 3.3 Cơng tác trùn thơng và Quản trị Thương hiệu 3.3.1.Công tác truyền thông: - Truyền thông nội dung/sự kiện ĐHQGHN: Tuyển sinh chương trình đào tạo Trường ĐH Việt Nhật; Xét tuyển đại học đợt năm 2016; Hội nghị tổng kết công tác đào tạo ĐHQGHN năm 2015-2016; Hội thảo khoa học GS Nguyễn Văn Đạo với quản trị đại học; Khai giảng trường Đại học Việt Nhật; Tổng thống Pháp F Hollande thăm ĐHQGHN; Hội thảo Việt Nam học; Hội nghị tổng kết mảng công tác năm 2016 ĐHQGHN, Các ngày Lễ tháng cuối năm… - Thực tin quảng bá sản phẩm đào tạo ĐHQGHN, hoạt động tư vấn nâng cao khả có việc làm sinh viên, đối thoại Giám đốc sinh viên ĐHQGHN - Nâng cấp website ĐHQGHN; rà soát, chỉnh sửa, bổ sung cập nhật thông tin Website tiếng Việt 3.3.2 Công tác thương hiệu - Chuẩn hoá, số hoá danh mục lưu trữ (video, hình ảnh, tài liệu…); cập nhật thơng tin, hình ảnh, video, vật Phòng Truyền thống 3.4 Công tác Kế hoạch Tài chính - Đôn đốc công nợ tạm ứng cán Cơ quan đối tác có cơng nợ chưa tốn - Đơn đốc Ban giải ngân theo lộ trình kế hoạch cam kết chi; báo cáo Giám đốc có kế hoạch điều chuyển kinh phí nhiệm vụ không khả thi - Đảm bảo đầy đủ thu nhập phúc lợi cho cán Cơ quan 3.5 Công tác Quản trị - Phối hợp tổ chức tốt kiện ĐHQGHN đơn vị Hội trường Nguyễn Văn Đạo: Lễ khai giảng năm học, Kỷ niệm ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11, Hội nghị tổng kết ĐHQGHN năm 2016,… - Tiếp tục phối hợp Ban Kế hoạch tài chính, Ban Xây dựng, Trung tâm Phát triển để có văn điều chuyển dứt điểm tài sản Hội trường - Xây dựng nội dung phối hợp với đơn vị liên quan theo hướng quy định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm liên quan đến lĩnh vực công tác theo chức nhiệm vụ giao - Chỉnh sửa Quy định sử dụng Hội trường sau thời gian thực thấy có vướng mắc bất cập: tốn ngồi giờ, quy định đền bù xảy hỏng hóc, thiệt hại sau sử dụng 3.6 Công tác Đội xe Quản lý, vận hành xe phục vụ công tác Ban GĐ, hoạt động quan theo yêu cầu nhiệm vụ 3.7 Công tác Nhà khách Phục vụ tốt Hội nghị, Hội thảo, tập huấn, ĐHQGHN đơn vị thành viên, trực thuộc với chất lượng phục vụ ngày cao V ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ - Kính đề nghị Giám đốc có đạo Trung tâm Phát triển ĐHQGHN số việc sau: + Tăng cường tuần tra 24/24 để đảm bảo công tác an ninh, trật tự, cảnh quan môi trường Đồng thời tăng cường gắn kết với Công an Phường công tác an ninh trật tự + Rà sốt, sửa chữa bảo trì hệ thống thoát nước, hệ thống PCCC chung ĐHQGHN khu vực 144 Xuân Thủy + Bảo trì hệ thống cung cấp điện, nước hệ thống thoát nước chung - ĐHQGHN quan tâm, đầu tư sở hạ tầng, đường truyền, khắc phục tình trạng website thường xuyên bị nghẽn/lỗi, gây khó khăn cho việc quản trị liệu, đăng tin - VP xin chủ trương Giám đốc triển khai xây dựng hệ thống PCCC thoát hiểm cho Nhà điều hành D2 ... cương nhiệm vụ xếp lưu trữ file văn tài liệu phục vụ lưu trữ 3.2 Công tác Thư ký Tổng hợp - Thực tốt công tác tham mưu, giúp việc Ban Giám đốc xử lý văn bản, tài liệu; Xây dựng lịch công tác... HCTH đơn vị không/chậm thực theo văn đạo ĐHQGHN Cần có chế tài để đơn vị triển khai theo đạo ĐHQGHN, không với nhiệm vụ VP làm đầu mối mà nhiệm vụ khác Ban đầu mối (là nhiệm vụ chung ĐHQGHN) - Việc... NHÀ KHÁCH 2 4 6 10 10 12 II CÁC NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM ĐÃ THỰC HIỆN 2.1 Nhiệm vụ trọng tâm, quan trọng đã thực 2.1.1 Công tác Hành chính, Văn thư lưu trữ, Tổ chức kiện - Xây dựng danh mục tài