Checklist phân công chuẩn bị hội nghị tổng kết năm

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VĂN PHỊNG PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC CỦA VĂN PHỊNG TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TỔNG KẾT NĂM 2016, TRIỂN KHAI KHNV NĂM 2017 Thời gian: Ngày 12, 13 tháng 01 năm 2016 Địa điểm: Hội trường lớn, Nhà khách ĐHQGHN TT NỘI DUNG SẢN PHẨM A 1.2 Phương án tổ chức 1.3 Chương trình, kịch 1.4 Checklist (các ban, VP) - PHỐI HỢP GHI CHÚ Dương PCVP Bình GĐ duyệt 05/01 Trong kịch có Đồn chủ tich, Đồn thư ký Tồn Lương Kế hoạch tổ chức Thành lập Ban tổ chức 2.1 CHỦ TRÌ TRƯỚC KHI DIỄN RA SỰ KIỆN 1.1 THỜI HẠN HOÀN THÀNH Quyết định PA GĐ duyệt - Chương trình - Kịch tổng thể - Kịch MC (05/01/2016) 30/12/2015 02 checklist Khách mời Thành phần dự, khách mời Khách VPCP Danh sách GĐ duyệt 30/12 - Khách Bộ/Ban/Ngành Trung ương Khách địa phương đối tác Toàn Toàn Toàn - Khách ĐHQGHN + Cơ quan ĐHQGHN + Nguyên LĐ ĐHQGHN Toàn + Các đơn vị thành viên, trực thuộc Toàn + Hội đồng VNU + + 2.2 - Hội đồng Quỹ phát triển VNU Hội đồng sáng lập Hội cựu sinh viên VNU In gửi giấy mời, giấy triệu tập Hội nghị Khách VPCP Khách Bộ/Ban/Ngành Trung ương Khách địa phương đối tác - Khách ĐHQGHN + Cơ quan ĐHQGHN + Nguyên LĐ ĐHQGHN + Các đơn vị thành viên, trực thuộc Toàn Toàn Toàn Toàn Giấy mời trang trọng, gửi tới đối tượng liên quan Chuyển trực tiếp Chuyển phát nhanh Chuyển phát nhanh 05/01 Lương Lương Lương Lương Lương Lương Lương Lưu ý: cân đối khách mời, thành phần triệu tập theo số ghế ngồi bố trí Hội trường lớn Nhà khách Năm 2015 mời 514 người, xác nhận dự 482 người, thực dự 409 người (chưa bao gồm cán phòng ban Cơ quan ĐHQGHN) Lương Lương Tồn Tồn Tồn Lương Lương Lương Lương Lương Lương Chuyển qua hòm thư Lương Lương Chuyển trực tiếp Lương Lương Chuyển cho Văn thư đơn vị Lương Lương + + + 2.3 + + + + + + 1.4 + + + + Hội đồng VNU Hội đồng Quỹ phát triển VNU Hội đồng sáng lập Hội cựu sinh viên VNU Xác nhận đại biểu dự Khách VPCP Khách Bộ/Ban/Ngành Trung ương Khách địa phương đối tác Khách ĐHQGHN Cơ quan ĐHQGHN Nguyên LĐ ĐHQGHN Các đơn vị thành viên, trực thuộc Hội đồng VNU Hội đồng Quỹ phát triển VNU Hội đồng sáng lập Hội cựu sinh viên VNU Tài liệu Các phát biểu Của GĐ ĐHQGHN Bài phát biểu lãnh đạo cấp Slide trình chiếu Ý kiến tham luận đại biểu dự Toàn Chuyển phát nhanh Toàn Chuyển phát nhanh Toàn Chuyển phát nhanh Danh sách khách dự Gọi điện thoại 06-09/01 10/01 10/01 10/01 06/01 Lương Lương Lương Toàn Toàn Toàn Lương Ban HTPT Lương Lương Lương Lương Lương Lương Lương Lương Lương Lương Lương Lương Lương Lương Lương Lương Lưu ý: Phòng HC Phân cơng cán xác nhận khách mời, đb dự theo DS đựoc Giám đốc duyệt gửi giấy mời Tồn Tồn Đạt Hải HC Phân cơng Ban giao cho đơn vị - Tài liệu phát cho đại biểu + Chương trình + + Báo cáo tổng kết 03 báo cáo chuyên đề + Bản tin số + Báo cáo Thường niên - Tài liệu phát cho báo chí + + Chương trình Báo cáo tổng kết + Bản tin số + Thơng cáo báo chí Chuẩn bị tài liệu + Xây dựng Báo cáo tổng kết + Báo cáo chuyên đề ĐT + Báo cáo chuyên đề KHCN (250 bộ) 09/01 Chương trình 10/01 Báo cáo Báo cáo 10/01 10/01 Tạp chí số tết 2017 10/01 Đạt nhận báo cáo tổng kết từ Đ/c Phương Phó Ban KHTC, Báo cáo thường niên tin từ Tạp chí KH Phòng HC hỗ trợ xếp tài liệu Phòng Thư ký Liên hệ Tạp chí Khoa học (Đạt) Phát cho tồn đại biểu Đạt chuyển nội dung cho A,Bùi Tuấn làm thơng cáo 30 Chương trình Báo cáo 10/01 10/01 Lan Lan H Anh H Anh Tạp chí số tết 2017 10/01 Lan H Anh 10/01 Lan H Anh Báo cáo tổng kết 2016 KHNV 2017 08/01 Báo cáo chuyên đề thu học phí theo đào tạo CLC 31/12 Báo cáo chuyên đề KHCN 31/12 Minh Phương Phó Ban KHTC Trưởng Ban ĐT Trưởng Ban KHCN - TCCB (Trường….) - Đào tạo (Trường….) - KHCN (Trường….) Đóng clear bag, có tờ tiêu đề trắng để nháp, tờ đăng ký phát biểu (Đạt) In tờ tiêu đề thư Vnu nhũ vàng (Đạt) Đạt đầu mối in VP ban chức Phòng Thư ký Liên hệ Tạp chí Khoa học (Đạt) Kèm slides Kèm slides Kèm slides + Báo cáo chuyên đề Văn phòng Báo cáo chuyên đề CCHC 31/12 CVP + Phát biểu Giám đốc Bài phát biểu Giám đốc 05/01 CVP Hậu cần - Chuẩn bị phòng cho khách ngày 12 - 13 - Chuẩn bị bữa ăn ngày 12 13 - Chuẩn bị Teabreak ngày 12 - 13 - Banner - Bandroll - Hoa trang trí Theo đăng ký đơn vị (Có thể đón từ chiều 12/01) Số lượng khách dự Thực đơn, đơn vị cung cấp (Báo giá, Quyết định chọn, hợp đồng…) Số lượng bữa, có nội dung yêu cầu cụ thể Giám đốc duyệt maket 06-09/01 Tại Kèm slides Phó CVP Tồn Phòng TKTH Hương QT/Hiền Trong cơng văn triệu tập có phần đăng ký ăn, ngày 12-13/01 Chốt danh sách khách mời – cán có nhu cầu phòng nghỉ xong trước 09/01 Thủ tục toán theo quy định 11/01 Lương Ngọc P.KHTC Bao gồm bữa, trưa + tối 12/01 sáng + trưa 13/01 11/01 Lương Đào, Hằng Thời gian chuẩn bị: trước giải lao sáng, chiều 12/01 sáng 13/01 09/01 Dương PCVP Bình Treo xong trước 11/1 Treo xong trước 11/1 Trang trí phù hợp - Chuẩn bị QĐ/hoa khen thưởng - QĐ khen thưởng - Bằng khen, giấy chứng nhận - Hoa - Khay - Lễ tân sân khấu - Âm thanh, ánh sáng, máy - Thiết bị vận hành tốt, ổn định 15h, 11/01 Đào Lương Hoa nhỏ Trao đổi với Ban CT&CTHSSV để chuẩn bị khay, người bê (số lượng cụ thể) Lễ tân sân khấu: Hiền, Nga 09/01 Đ/c Dũng – CT&CTHSSV /P.HC Lương 11/01 Tại Hải QT – Hải tính, điều hòa - Vệ sinh hội trường lớn, phòng nghỉ, kiểm tra nhà vệ sinh - Sơ đồ vị trí - - Tài cho Hội nghị - Lưu ý chuẩn bị chế độ cho lái xe Tổng duyệt - Sạch Sơ đồ phân chia rõ khu vực cho đối tượng khách Card bàn VIP Đúng mẫu, tên, chức vụ Chuẩn bị Phòng đón VIP, Chuẩn bị sẵn theo quy chuẩn Chạy kiểm tra phương án Máy phát điện sẵn sàng đấu nối điện dự phòng điện 02 bàn phát tài liệu Bố trí khu vực tiếp đón đại biểu báo chí 01 Bàn báo chí Truyền thơng Phương án TT Thơng cáo báo chí Danh sách báo chí mời Tiếp đón báo chí, bao gồm báo chí theo đồn khách VIP B - Nhạc cho phần trao thưởng TRONG LÚC DIỄN RA SỰ KIỆN Rà soát toàn trước HC 11/01 Hương Ngọc HC 09/01 Đạt Tại - Dương 11/01 12/01 Đào Tại Đạt Đào, Hằng 11/01 Tại Bằng 11/01 Tại Tráng Vệ sinh Công nghiệp, Nhà khách thực 11/01 H.Anh H.Anh H.Anh Phương án tài đảm bảo cho buổi Lễ trình CVP duyệt 30/12 Duyệt tồn cơng tác chuẩn bị 14h,11/1 Oanh Lương PCVP Bình Dương 12/1 Đốc thúc cán vào vị trí 6h kiện Gọi điện, hướng dẫn, đưa khách vào vị trí 7h30 Lãnh đạo VP ban chức đón khách Phát tài liệu đại biểu Tài liệu phát Ký nhận dự HN 8h-8h30 P.KHTC, P.TKTH Oanh, Đạt Phát tài liệu báo chí Tài liệu phát Ký nhận dự HN 8h-8h30 Diệp, Lan Hoàng Anh Khách ngồi khu vực 8h-8h30 Ban TCCB Cường TCCB Hoa xếp sân khấu 7h30-8h30 Bằng, Hải HC Tráng Tiếp nước cho đại biểu 7h30 Đào, Nga Lương Tiếp nước cho đại biểu 7h30-11h00 Lan Anh, Hằng Lương - Đón đại biểu - - Ổn định hướng dẫn chỗ ngồi hội trường lớn Đón xếp hoa Đại biểu lên sân khấu Lễ tân đón Khách VIP trước sang Hội trường lớn Lễ tân tiếp khách VIP Hội trường lớn Lễ tân sân khấu (02 lễ tân trao khen) Trực âm Trực điện - Trực xếp xe - Phát chế độ lái xe B SAU SỰ KIỆN Thu dọn, chuẩn bị hội trường trước - sau buổi - - Khay, QĐ, khen, giấy khen Trực suốt kiện Trực suốt kiện 9h Lan Anh, Nga, Lương 7h30-11h00 7h30-11h00 Hải QT Bằng Trực suốt kiện 7h30-11h00 Tráng Hải HC Tráng Bảo vệ Nhà khách Chế độ phát cho lái xe khách VIP 7h30-11h00 Biên – Thiện Oanh 12/01 Nhà khách HC Ngọc, Hiền, Hương Phòng HC hỗ trợ hướng dẫn ĐB nhận Tài liệu - Tin bài/Theo dõi tin trước sau kiện Thanh toán 12/01 Bùi Tuấn Hoàng Anh 30/01 Oanh Lương ... 10/01 Lan Lan H Anh H Anh Tạp chí số tết 2017 10/01 Lan H Anh 10/01 Lan H Anh Báo cáo tổng kết 2016 KHNV 2017 08/01 Báo cáo chuyên đề thu học phí theo đào tạo CLC 31/12 Báo cáo chuyên đề KHCN... bữa, có nội dung yêu cầu cụ thể Giám đốc duyệt maket 06-09/01 Tại Kèm slides Phó CVP Tồn Phòng TKTH Hương QT/Hiền Trong cơng văn triệu tập có phần đăng ký ăn, ngày 12-13/01 Chốt danh sách khách... đạo VP ban chức đón khách Phát tài liệu đại biểu Tài liệu phát Ký nhận dự HN 8h-8h30 P.KHTC, P.TKTH Oanh, Đạt Phát tài liệu báo chí Tài liệu phát Ký nhận dự HN 8h-8h30 Diệp, Lan Hoàng Anh Khách