QUẢN LÝ LƯU TRÚ THUÊ TRẢ PHÒNG KÝ TÚC XÁ

ĐỀ TÀI QUẢN LÝ LƯU TRÚ THUÊ TRẢ PHÒNG KÝ TÚC XÁ (Bài tập mơn học PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN) MỤC LỤC MỞ ĐẦU .3 I GIỚI THIỆU CƠ QUAN .3 II BÀI TOÁN QUẢN LÝ LƯU TRÚ THUÊ TRẢ PHÒNG KTX III TÓM TẮT NỘI DUNG BÁO CÁO PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG I PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU BÀI TOÁN QUẢN LÝ LƯU TRÚ TRONG KTX .5 Mục đích khảo sát trạng Nhận xét đánh giá trạng .5 II LIỆT KÊ DỮ LIỆU 11 Từ điển liệu .11 Sơ đồ dòng liệu (Data Flow Diagram) 13 III MƠ HÌNH THỰC THỂ KẾT HỢP (EAM) .16 V CHUYỂN VỀ MƠ HÌNH QUAN HỆ 17 VI CƠ SỞ DỮ LIỆU 18 Relations Diagram 18 Cơ sở liệu 18 KẾT LUẬN .21 I NHỮNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN 21 II NHẬN XÉT VỀ CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI 21 MỞ ĐẦU I GIỚI THIỆU CƠ QUAN Ký túc xá Phía Tây sinh viên TP Đà Nẵng Địa điểm: 08 đường Hà Văn Tính, phường Hòa Khánh Nam, quận Liên chiểu, Đà Nẵng Là dự án xây dựng có quy mơ Miền trung, UBND TP Đà Nẵng làm chủ đầu tư từ nguồn vốn trái phiếu Chính phủ góp phần thực sách an sinh xã hội, tạo nơi lưu trú văn minh, đại dành cho sinh viên học tập trường đại học, cao đẳng, trung cấp dạy nghề địa bàn TP Đà Nẵng II BÀI TOÁN QUẢN LÝ LƯU TRÚ THUÊ TRẢ PHÒNG KTX Thành phố Đà Nẵng, đặc biệt khu vực Hòa Khánh nơi tập trung nhiều trường Đại Học lớn Bách Khoa, Sư Phạm, Cao Đẳng Kinh Tế Kế Hoạch,… nơi theo học lưu trú nhiều sinh viên đến từ tỉnh miền Trung Tây Nguyên Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Quảng Nam, Đắc Lắc, Kon Tum,…vì nên nhu cầu chỗ ở, sinh hoạt ngày cấp thiết Sinh viên thường chọn lưu trú ktx trường Đại Học để thuận lợi cho việc lại, học tập,… nhiên, đa phần ktx, việc quản lý lưu trú thuê trả phòng thơng qua giấy tờ phức tạp liên quan, nên vào cao điểm (đặc biệt thời gian nhập học tân sinh viên, nhu cầu th phòng vơ lớn) tình trạng chờ đợi để đăng ký lưu trú thường kéo dài, thủ tục đăng ký kéo dài, tình trạng thiếu phòng hay việc giải trả phòng sinh viên hết hạn lưu trú chưa triệt để, Để khắc phục vấn đề đó, nhóm tiến hành phân tích, tìm hiểu xây dựng mơ hình Quản Lý lưu trú thuê trả phòng ký túc xá, với hy vọng phần giải tình trạng xảy Hệ thống quản lý lưu trú ktx địa bàn III TĨM TẮT NỘI DUNG BÁO CÁO • Phân tích trạng phân tích nhu cầu vấn đề lưu trú th trả phòng ktx… từ tiến hành nhận xét, đánh giá trạng • Xây dựng từ điển liệu Những thông tin liên quan đến hồ sơ thủ tục đăng ký lưu trú (mô tả tóm tắt), đối tượng lưu trú, trình tự cho th phòng, bên liên quan,… • Vẽ sơ đồ dòng liệu, mơ hình thực thể quan hệ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG I PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU BÀI TỐN QUẢN LÝ LƯU TRÚ TRONG KTX Mục đích khảo sát trạng Xây dựng hệ thống nhằm thay hệ thống cũ có phần khơng phù hợp với nhu cầu sinh viên Việc khảo sát nhằm để: • Tiếp cận với nghiệp chuyên môn, môi trường hoạt động hệ thống quản lý ktx • Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cung cách hoạt động hệ thống • Chỉ chỗ hợp lý hệ thống, cần kế thừa chỗ bất hợp lý hệ thống, cần nghiên cứu khắc phục Nhận xét đánh giá trạng 2.1 Quy trình trạng 2.1.1 Quy Trình Tiếp Nhận Sinh Viên Hồ sơ sinh viên chuẩn bị: - Ảnh thẻ 3x4: - CMND + thẻ sinh viên (giấy báo trúng tuyển sinh viên năm 1): Quy trình: - Sinh viên P.CTSV tư vấn, giới thiệu KTX: + Quy mơ, số phòng, số phòng trống tại, loại hình lưu trú ghép hay bao phòng + Các dịch vụ KTX: Nhà ăn, giữ xe, siêu thị Mini Wifi, internet, CLB thể hình, đào tạo lái xe ôtô, môtô, bảo hiểm, kỹ mềm(Tiếng Anh, Nhật, Trung), điện thoại +Giới thiệu biểu phí lưu trú tương ứng nhu cẩu ở, biểu phí đền bù hư hỏng Hướng dẫn cho sinh viên viết hồ sơ lưu trú bao gồm: Đơn đề nghị thuê chỗ Hợp đồng thuê chỗ ở, yêu cầu sinh viên đọc kỷ nội quy, quy chế ký cam kết - P.CTSV xếp bổ trí phòng cho sinh viên theo thỏa thuận Block theo sơ đồ Bước 2: Sau hoàn tất hồ sơ, sinh viên đến bàn IT chụp hình, làm thẻ nội trú Bước 3: Sinh viên đến Bộ phận TC-KT nộp tiền, lấy phiếu thu nhận thẻ nội trú Bước 4: P.CTSV hướng dẫn sinh viên nhận phòng, bàn giao phòng ở, phòng tắm, phòng vệ sinh, ký biên bàn giao tài sản 2.1.2 Quy Trình Thơi Ở Tại KTX : Hồ sơ sinh viên chuẩn bị: - Phiếu thu tiền lưu trú Thê nội trú Phiếu giử xe Quy trình chấm dứt họp đồng lưu trú sinh viên: a) Đối với sinh viên có đơn xin chấm dứt hợp đồng lưu trú: - Sinh viên viết đơn xin chắm dứt hợp đồng lưu trú, giấy đề nghị chuyển tài sàn cá nhân khỏi ký túc xá (có mẫu) - Trong đơn phải có xác nhận Trưởng phòng sinh viên/đại diện phòng với mục sau: Tài sản phòng có hư hòng khơng? ngày vào ở, bao phòng hay ghép, sổ lượng sinh viên ? - Sinh viên mang đơn đén đội xe KTX đé xác nhận: Có xe khơng có phải xác nhận - Sinh viên mang đơn đến P.CTSV(Trưởng nhà) để: + Lập biên kiểm tra tài sản phòng (đền bù hư hỏng có theo đơn giá ban hành) + Ghi chữ số điện cuối + Sinh viên toán tiền điện, nước cho Trưởng nhà - P.CTSV(Trưởng nhà) ký xác nhận chuyển đơn, phiếu thu tiền, thẻ nội trú sang BP Tài - Kiểm tra số ngày ở: Ớ tháng thi tính tiền theo số ngày thực tế, tháng tính tiền lưu trú đủ tháng - Thanh toán tiền lưu trú thực tế; hoàn trả thu thêm tiền, hoàn trả tiền đảm bảo tài sản cho sinh viên - Nộp lại thè nội trú - Ký giấy xác nhận đề nghị chuyền tài sản cá nhân sinh viên - P.CTSV ký giấy xác nhận chuyển tài sản cá nhân sinh viên hoàn tất thủ tục - Đội bảo vệ chi cho đem tài sản khỏi KTX có đầy đủ chừ ký xác nhận phận (theo mầu) Đối với sinh viên vỉ phạm nội quy KTX bị xử kỷ luật: chấm dứt họp đồng lưu trú, buộc khỏi KTX: b) Bước 1: Phòng cơng tác sinh viên (P.CTSV) thông báo cho sinh viên biết định chấm dứt hợp đồng thông báo kỷ luật sinh viên bị buộc KTX - Trong thời gian ngày (sau có định), - Sinh viên viết đơn chấm dứt hợp đồng lưu trú KTX (theo mẫu), - Trong đơn phải có xác nhận Trưởng phòng sinh viên/đại diện phòng với mục sau: Tài sản phòng có hư hỏng khơng? ngày vào bao phòng hay ghép, số lượng sinh viên ở? Bước 3: - HSSV mang đơn đến đội xe KTX để xác nhận: Có xe hay xác nhận - Sinh viên mang đơn đến P.CTSV(Truởng nhà) để: + Lập biên bàn kiểm tra tài sản phòng (đền bù hư hỏng có theo đơn giá ban hành) + Ghi chữ số điện cuối + Sinh viên toán tiền điện, nước cho Trưởng nhà - P.CTSV(Trường nhà) ký xác nhận chuyền đơn, phiéu thu tiền, thẻ nội trú sang BP Tài Chính - kế tốn(BP.TC-KT) Bước 5: Sinh viên đến BP.TC-KT để: - Kiểm tra số ngày thực tế, - Sinh viên buộc tốn đầy đù phí lưu trú thực tế; khơng hồn trả tiền (xử lý theo quy chế) - Nộp lại thẻ nội trú - Ký giấy xác nhận đề nghị chuyển tài sản cá nhân sinh viên Bước 6: P.CTSV ký giấy xác nhận chuyển tài sàn cá nhân sinh viên hoàn tất thủ tục - Đội bào vệ cho đem tài sản khòi KTX có đầy đủ chữ ký xác nhận phận (theo mẫu) Bước 7: Trung tâm công bố danh sách sinh viên bị kỷ luật bảng Thông báo - thông tin, trang website KTX thông báo nhà Trường 2.2 Nhận xét & đánh giá trạng Hiện trạng việc quản lý lưu trú thuê trả phòng ký túc xá Sinh viên phía Tây ĐH Đà Nẵng nhiều bất cập như: • Khâu giải hồ sơ đăng ký vào KTX lâu, thời điểm nhập học Tân sinh viên, sinh viên phải đăng ký thủ công nhiều giấy tờ liên quan Cơng nghệ thơng tin đóng vai trò phụ trợ khơng rõ rệt • Khơng kiểm sốt số lượng sinh viên phòng, hay có trường hợp sinh viên tự ý rời khỏi ký túc xá mà khơng tiến thành thủ tục trả phòng • Việc giải trả phòng cho sinh viên hạn lưu trú chưa triệt để, tồn sinh viên hạn 1, năm • Quy định lưu trú, thuê phòng chưa rõ ràng, nhiều tình trạng phòng sinh viên, nhu cầu sinh viên nhập học đăng ký KTX lớn 2.3 Phân tích liệu 2.3.1 Một số văn bản, giấy tờ liên quan + Bảng giá lưu trú: + Xem số điện: 10 II LIỆT KÊ DỮ LIỆU Từ điển liệu a Bảng sinh viên STT 10 11 12 13 14 15 Tên liệu MSSV MaBienLai HovaTen CMNN SĐT email ngaySinh lop khoa Trường khoaHoc queQuan uuTien gioiTinh phuongTien Loại KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT Mô tả kiểu liệu Công thức Giải thích Mã sinh viên Mã biên lai Tên SV CMND Số điện thoại email Ngày sinh Lớp Khoa Trường theo học khóa Quê quán Diện ưu tiên Giới tính Phương tiện lại N12 C6 C20 N9 N11 C20 D C6 C10 C15 N4 C25 C10 C3 C5 b Bảng phòng STT Tên liệu Loại Mơ tả kiểu liệu maPhong khuNha soSinhVien KTT KTT KTT C4 C1 N1 kieuPhong maCongTo KTT KTT C10 N5 tinhTrangPhong KTT C30 Công thức Giải thích Mã phòng Tên khu nhà Số người phòng Bao phòng/ ghép Mã Cơng Tơ Tình trạng phòng (bình thường / hư hỏng) 11 c Bảng hợp đồng STT Tên liệu Loại Mô tả kiểu liệu maHopDong MSSV maNV KTT C10 KTT N12 KTT N5 maPhong ngayBatDau ngayKetThuc KTT C4 KTT D KTT D Cơng thức Giải thích Mã hợp đồng Mã sinh viên mã nhân viên phụ trách Mã phòng Ngày bắt đầu Ngày kết thúc d Bảng biên lai STT Tên liệu Loại Mô tả kiểu liệu MaBienLai ngayCap soThang KTT C6 KTT D KTT C3 maPhong tongTien KTT C4 TT N10 Cơng thức CT1 Giải thích Mã số hóa đơn Ngày lập hóa đơn Số tháng gia hạn ktx Mã phòng Tổng tiền e Bảng điện STT 3 Tên liệu maCongTo maPhong thangGhiSo chiSoDau chiSoCuoi thanhTien Loại KTT KTT KTT KTT KTT TT Mô tả kiểu liệu N5 C4 N2 N5 N5 N10 Cơng thức CT2 12 Giải thích Mã cơng tơ Mã phòng Tháng ghi sổ Chỉ số đầu Chỉ số cuối Thành tiền f Bảng Nhân viên STT Tên liệu maNV HovaTen SDT ChucVu diachi Loại KTT KTT KTT KTT KTT Mô tả kiểu liệu N5 C20 N12 C15 C50 Công thức Giải thích Mã nhân viên Tên nhân viên Số điện thoại Chức vụ Địa Cơng thức tính tốn: CT1 : tongTien = soThang * {tiền phòng tháng + 25000đ (tiền nước)} CT2 : thanhTien = (chiSoCuoi – chiSoDau)* giá đơn vị chữ điện Sơ đồ dòng liệu (Data Flow Diagram) 2.1 Sơ đồ mức toàn cảnh 13 14 2.2 Sơ đồ mức đỉnh 15 III MƠ HÌNH THỰC THỂ KẾT HỢP (EAM) Mơ hình thực thể kết hợp Quản lý lưu trú, thuê trả phòng Ký túc xá 16 IV CHUYỂN VỀ MƠ HÌNH NHỊ NGUN PHÂN CẤP V CHUYỂN VỀ MƠ HÌNH QUAN HỆ 17 VI CƠ SỞ DỮ LIỆU Relations Diagram Cơ sở liệu a) Bảng SINHVIEN 18 b) Bảng NHANVIEN c) Bảng THUE d) Bảng PHONG 19 e) Bảng BIENLAI f) Bảng DIEN 20 KẾT LUẬN I NHỮNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN - Phân tích trạng tìm hiểu tốn Quản lý lưu trú ký túc xá phía Tây – ĐH Đà Nẵng - Phân tích liệu , văn bản, chứng từ giấy tờ liên quan - Xây dựng từ điển liệu - Vẽ sơ đồ dòng liệu (DFD) - Xây dựng mơ hình thực thể kết hợp dựa sổ ghi chép hàng ngày, chuyển mơ hình nhị ngun phân cấp, chuyển mơ hình quan hệ - Demo kết II NHẬN XÉT VỀ CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI a) Ưu điểm - Từ mô hình quản lý ký túc xá, biết sơ đồ hoạt động ký túc xá Thơng qua sử dụng mơ hình để xử lý cho mơ hình có cách tổ chức tương tự Quản lý Khách sạn, Quản lý Trường… - Mơ hình đưa số chức phù hợp với yêu cầu cần thiết để tiến hành quản lý sinh viên hiệu chặt chẽ b) Sai sót, khuyết điểm - Bài tốn mơ hồ, thiếu số hồ sơ chứng từ cần thiết cho việc quản lý ktx - Chưa đầy đủ tính cần thiết để quản lý, quản lý tất trường hợp - Lược đồ quan hệ chưa chặc chẽ 21 ... Quản Lý lưu trú th trả phòng ký túc xá, với hy vọng phần giải tình trạng xảy Hệ thống quản lý lưu trú ktx địa bàn III TÓM TẮT NỘI DUNG BÁO CÁO • Phân tích trạng phân tích nhu cầu vấn đề lưu trú. .. a) Ưu điểm - Từ mơ hình quản lý ký túc xá, biết sơ đồ hoạt động ký túc xá Thơng qua sử dụng mơ hình để xử lý cho mơ hình có cách tổ chức tương tự Quản lý Khách sạn, Quản lý Trường… - Mơ hình đưa... việc quản lý lưu trú thuê trả phòng ký túc xá Sinh viên phía Tây ĐH Đà Nẵng nhiều bất cập như: • Khâu giải hồ sơ đăng ký vào KTX lâu, thời điểm nhập học Tân sinh viên, sinh viên phải đăng ký thủ