Cách viết email hiệu quả Cách viết email hiệu quả Email là một dạng thư điện tử có tính chất như một dạng thông báo, một thư gửi, một lời nhắn nhủ hoặc là một thông điệp của người gửi. Dù nó mang tính chất gì thì việc làm thế nào để email thể hiện đúng tính chất mà nó muốn mang đến cho người đọc, làm thế nào để email trở nên ấn tượng và mang đúng giá trị cũng như thông điệp bạn muốn gửi đi. Đa số ai cũng biết sử dụng email, đặc biệt là trong thời buổi bùng nổ công nghệ thông tin như ngày nay, việc sử dụng email trong công việc để trao đổi cho thuận tiện hơn. Có người dùng email để gửi đơn xin việc làm hoặc có những trường hợp buộc phải sử dụng mail để gửi lời xin lỗi đến khách hàng, đối tác hoặc đồng nghiệp. Ngôn từ thường thể hiện được ít hơn cách bạn diễn đạt bằng lời nói. Vậy nên, nếu email của bạn được mang những thông điệp quan trọng hoặc tế nhị, cần có cách viết email hiệu quả, để diễn đạt đúng ý người gửi. Nếu thông điệp bạn gửi đi là xin lỗi, nhưng cách diễn đạt của bạn không được hiệu quả, sẽ khiến người nhận không thấy hết được thành ý mà bạn muốn gửi, họ không nhận thấy sự chân thành trong đó. Như vậy hiệu quả bạn mong muốn sẽ không nhận được. Vậy làm thế nào để viết được một email một cách hiệu quả để công việc của bạn được diễn ra như mong muốn? Bạn là một người rất bận rộn và phải nhận khá nhiều thư trong ngày. Vậy làm thế nào để có thể sắp xếp và viết trả lời email một cách hiệu quả? Tiêu đề rõ ràng Bạn muốn gửi thư mang thông điệp đến khách hàng, có thể là một thông báo về giá mới, về quy định mới sửa đổi trong hợp đồng mà hai bên đã thống nhất, có thể là một thư xin lỗi về việc nhầm lẫn trong quá trình giao nhận hàng hóa giữa hai công ty… một email luôn bắt đầu bằng một tiêu đề. Nếu bạn muốn người đọc biết thư bạn nói về vấn đề gì, hãy viết một tiêu đề rõ ràng về thông điệp bạn mang đến. Nếu muốn xin lỗi, hãy nhớ đặt từ xin lỗi vào thư. Nếu thư mang tính chất thông báo quan trọng, hãy nhấn mạnh yếu tố đó trên tiêu đề thư. Sẽ không ai có thể bỏ qua một bức thư với mức độ quan trọng được người gửi nhấn mạnh ở tiêu đề cả. Tiêu đề thư của bạn sẽ giúp bức thư của bạn trở nên nổi bật trong hòm thư của người nhận thư nếu hòm thư của họ có rất nhiều thư khác nhau. Tiêu đề được trau chuốt kỹ lưỡng sẽ giúp người nhận chú ý hơn, quan tâm và ưu tiên đọc thư của bạn trước. Nội dung thư Cũng giống khi bạn làm một bài văn vậy, một email muốn có được hiệu quả của nó cũng cần có sự dẫn dắt. Đây là đặt trường hợp nếu email mang giá trị xin lỗi, cảm ơn… bạn cần có phần mở hoặc dẫn dắt cần thiết. Sau đó là nội dung chính của thư, cần rõ ràng, mạch lạc trong câu chữ. Ý nghĩa thư phải rõ ràng trên câu chữ của bức email. Để người đọc có thể hiểu vấn đề mà bạn đang đề cập đến trong email. Nội dung email là phần hết sức quan trọng. Cần trau chuốt ý tứ và lời nói trong phần nội dung để mang đến hiệu quả như bạn mong muốn. Nói như vậy không có nghĩa bạn cần rườm rà, ba hoa trong thư, chỉ cần bạn đi đúng nội dụng email, ngắn gọn, đầy đủ và cô đọng là được. Ngoài ra, nếu thư bạn mang tính chất xin việc thì bạn cần lưu ý đến việc để lại thông tin của bạn ở cuối thư. Người nhận thư nếu ấn tượng với thư của bạn có thể liên hệ với bạn bằng cách nào? Số điện thoại, email hay qua các ứng dụng tiện ích khác… Trả lời thư của người gửi Nếu bạn đang là một người đang tuyển dụng bằng mail. Bạn đã thông báo trên mạng về việc gửi hồ sơ xin việc qua mail. Hoặc bạn đang làm công việc thường xuyên phải sử dụng mail mà đôi khi bạn không thể mở mail liên tục hoặc trả lời mail ngay lập tức. Hãy nhớ chọn chế độ tự động trả lời với lời nhắn lịch sự với người gửi như một thông báo là bạn đã nhận được mail và sẽ phản hồi sớm nhất ngày khi có thể. Ngoài ra, nếu đặt trường hợp người gửi cho bạn đang có việc gấp cần gửi cho bạn một mail quan trọng, đừng quên để lại cách thức liên lạc với bạn qua thư tự động để người gửi có thể liên lạc với bạn nhé. Thảo Ngọc
Cách viết email hiệu Email dạng thư điện tử có tính chất dạng thơng báo, thư gửi, lời nhắn nhủ thơng điệp người gửi Dù mang tính chất việc làm để email thể tính chất mà muốn mang đến cho người đọc, làm để email trở nên ấn tượng mang giá trị thông điệp bạn muốn gửi Đa số biết sử dụng email, đặc biệt thời buổi bùng nổ công nghệ thông tin ngày nay, việc sử dụng email công việc để trao đổi cho thuận tiện Có người dùng email để gửi đơn xin việc làm có trường hợp buộc phải sử dụng mail để gửi lời xin lỗi đến khách hàng, đối tác đồng nghiệp Ngơn từ thường thể cách bạn diễn đạt lời nói Vậy nên, email bạn mang thông điệp quan trọng tế nhị, cần có cách viết email hiệu quả, để diễn đạt ý người gửi Nếu thông điệp bạn gửi xin lỗi, cách diễn đạt bạn không hiệu quả, khiến người nhận không thấy hết thành ý mà bạn muốn gửi, họ khơng nhận thấy chân thành Như hiệu bạn mong muốn không nhận Vậy làm để viết email cách hiệu để công việc bạn diễn mong muốn? Bạn người bận rộn phải nhận nhiều thư ngày Vậy làm để xếp viết trả lời email cách hiệu quả? Tiêu đề rõ ràng Bạn muốn gửi thư mang thông điệp đến khách hàng, thơng báo giá mới, quy định sửa đổi hợp đồng mà hai bên thống nhất, thư xin lỗi việc nhầm lẫn trình giao nhận hàng hóa hai cơng ty… email bắt đầu tiêu đề Nếu bạn muốn người đọc biết thư bạn nói vấn đề gì, viết tiêu đề rõ ràng thông điệp bạn mang đến Nếu muốn xin lỗi, nhớ đặt từ xin lỗi vào thư Nếu thư mang tính chất thơng báo quan trọng, nhấn mạnh yếu tố tiêu đề thư Sẽ khơng bỏ qua thư với mức độ quan trọng người gửi nhấn mạnh tiêu đề Tiêu đề thư bạn giúp thư bạn trở nên bật hòm thư người nhận thư hòm thư họ có nhiều thư khác Tiêu đề trau chuốt kỹ lưỡng giúp người nhận ý hơn, quan tâm ưu tiên đọc thư bạn trước Nội dung thư Cũng giống bạn làm văn vậy, email muốn có hiệu cần có dẫn dắt Đây đặt trường hợp email mang giá trị xin lỗi, cảm ơn… bạn cần có phần mở dẫn dắt cần thiết Sau nội dung thư, cần rõ ràng, mạch lạc câu chữ Ý nghĩa thư phải rõ ràng câu chữ email Để người đọc hiểu vấn đề mà bạn đề cập đến email Nội dung email phần quan trọng Cần trau chuốt ý tứ lời nói phần nội dung để mang đến hiệu bạn mong muốn Nói khơng có nghĩa bạn cần rườm rà, ba hoa thư, cần bạn nội dụng email, ngắn gọn, đầy đủ cô đọng Ngồi ra, thư bạn mang tính chất xin việc bạn cần lưu ý đến việc để lại thông tin bạn cuối thư Người nhận thư ấn tượng với thư bạn liên hệ với bạn cách nào? Số điện thoại, email hay qua ứng dụng tiện ích khác… Trả lời thư người gửi Nếu bạn người tuyển dụng mail Bạn thông báo mạng việc gửi hồ sơ xin việc qua mail Hoặc bạn làm công việc thường xuyên phải sử dụng mail mà bạn mở mail liên tục trả lời mail Hãy nhớ chọn chế độ tự động trả lời với lời nhắn lịch với người gửi thông báo bạn nhận mail phản hồi sớm ngày Ngồi ra, đặt trường hợp người gửi cho bạn có việc gấp cần gửi cho bạn mail quan trọng, đừng quên để lại cách thức liên lạc với bạn qua thư tự động để người gửi liên lạc với bạn Thảo Ngọc ...Bạn người bận rộn phải nhận nhiều thư ngày Vậy làm để xếp viết trả lời email cách hiệu quả? Tiêu đề rõ ràng Bạn muốn gửi thư mang thơng điệp đến khách hàng, thông báo giá... thư phải rõ ràng câu chữ email Để người đọc hiểu vấn đề mà bạn đề cập đến email Nội dung email phần quan trọng Cần trau chuốt ý tứ lời nói phần nội dung để mang đến hiệu bạn mong muốn Nói khơng... tâm ưu tiên đọc thư bạn trước Nội dung thư Cũng giống bạn làm văn vậy, email muốn có hiệu cần có dẫn dắt Đây đặt trường hợp email mang giá trị xin lỗi, cảm ơn… bạn cần có phần mở dẫn dắt cần thiết