TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN MÁY

1) Khái niệm KTM Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính kế toán cần cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị. + Một hệ thống thông tin kế toán bao gồm các thành phần sau: Phần cứng: Máy tính, các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với con người hay với các máy tính khác. Phần mềm: Hệ điều hành, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu, phần mềm kế toán Các thủ tục: Tổ chức và quản trị các hoạt động xử lý thông tin (thiết kế và triển khai chương trình, duy trì phần cứng và phần mềm, quản lý chức năng các nghiệp vụ). Cơ sở dữ liệu kế toán: File danh mục tự điển, file nghiệp vụ Con người: Các nhân viên xử lý thông tin (phân tích và thiết kế hệ thống, lập trình viên...) Các nhân viên nghiệp vụ (kế toán viên, những người có nhu cầu làm kế toán với sự trợ giúp của máy tính) Các nhà quản trị doanh nghiệp. Tất cả các yếu tố trên đều có mối quan hệ với nhau. Trong đó con người nắm quyền chủ động trong hệ thống thông tin kế toán.

TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN MÁY 1) Khái niệm KTM Kế tốn máy q trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin hệ thống thơng tin kế tốn, nhằm biến đổi liệu kế tốn thành thơng tin tài kế tốn cần cho q trình định nhà quản trị + Một hệ thống thông tin kế toán bao gồm thành phần sau: * Phần cứng: Máy tính, thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với người hay với máy tính khác * Phần mềm: Hệ điều hành, phần mềm quản trị sở liệu, phần mềm kế toán * Các thủ tục: Tổ chức quản trị hoạt động xử lý thông tin (thiết kế triển khai chương trình, trì phần cứng phần mềm, quản lý chức nghiệp vụ) * Cơ sở liệu kế toán: File danh mục tự điển, file nghiệp vụ * Con người: - Các nhân viên xử lý thơng tin (phân tích thiết kế hệ thống, lập trình viên ) - Các nhân viên nghiệp vụ (kế tốn viên, người có nhu cầu làm kế tốn với trợ giúp máy tính) - Các nhà quản trị doanh nghiệp Tất yếu tố có mối quan hệ với Trong người nắm quyền chủ động hệ thống thơng tin kế tốn 2) Phần mềm kế tốn 2.1) Khái niệm Là hệ thống chương trình máy tính dùng để tự động xử lý thông tin kế tốn máy vi tính, khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin chứng từ, sổ sách theo quy trình chế độ kế tốn đến khâu in sổ kế toán báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị báo cáo thống kê phân tích tài khác 2.2) Các loại file phần mềm kế toán 2.2.1) Dạng file sở liệu Cơ sở liệu kế tốn tập hợp liệu có cấu trúc, lưu trữ tệp có quan hệ với nhau, quản trị cách hợp hệ quản trị sở liệu nhằm đạt mục đích tồn hệ thống thơng tin kế toán Trong hệ thống kế toán máy, liệu kế toán chủ yếu lưu trữ tệp tin gồm nhiều trường nhiều ghi Mỗi trường ứng với thuộc tính cần quản lý đối tượng hay nghiệp vụ Mỗi ghi mơ tả thuộc tính đối tượng hay nghiệp vụ xác định Các tệp tin kế toán thường thuộc vào phạm trù sau: - Tệp danh mục từ điển: Lưu trữ liệu liên quan đến thuộc tính hệ thống, thay đổi, trì sử dụng cho nhiều kỳ kế toán danh mục tài khoản kế toán, danh mục khách hàng, danh mục vật tư hàng hoá HCC – 08/2010 Trang - Tệp nghiệp vụ giao dịch: lưu trữ liệu tất nghiệp vụ kinh tế bán hàng, thu, chi quỹ, nhập/xuất kho - Tệp báo cáo/ thơng tin khái qt: thơng tin qua xử lý, tồn dạng báo cáo kế tốn hỗ trợ cho q trình định, vạch kế hoạch kiểm soát 2.2.2) Dạng file chương trình Những file có vai trò quan trọng, giúp liên kết cơng cụ kế tốn để tạo báo cáo kếtốn Thường file chương trình *.PRG hay *.EXE 2.2.3) Dạng file biểu mẫu Các file thiết lập để chứa mẫu sổ, mẫu bảng mẫu báo cáo kế toán Những file dạng format thường gặp *.FRX hay *.FRT 2.3) Mơ hình hoạt động phần mềm kế toán 2.3.1) Hệ thống đầu vào chương trình + Hệ thống biểu mẫu sổ, báo cáo kế toán: mẫu sổ kế toán, mẫu chứng từ phát sinh (phiếu thu chi, phiếu nhập xuất ), mẫu báo cáo kế tốn + Hệ thống cơng cụ kế toán, đối tượng kế toán: bao gồm hệ thống tài khoản; khách hàng, đơn vị; loại tài sản cố định; hệ thống kho; loại vật tư, hàng hoá; phải khai báo trước làm việc Các đối tượng phải thiết lập trực tiếp bảng mã (danh mục) + Các chứng từ gốc phát sinh (phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có, phiếu kế toán ) Việc ghi chép thực cách nhập vào máy phần việc lại máy tự xử lý theo chương trình kế toán cài sẵn Báo cáo kế toán lập máy tồn dạng mẫu, báo cáo kế tốn hồn chỉnh chiết xuất sau phần mềm xử lý cách nối kết số liệu chứng từ kế toán với biểu mẫu kế tốn Trong ba yếu tố trên, hệ thống cơng cụ, đối tượng kế toán xem sở liệu chung cho chương trình kế tốn Bất kỳ chương trình kế tốn máy muốn hoạt động trước hết phải xây dựng hệ thống công cụ, đối tượng kế tốn Đó HCC – 08/2010 Trang liệu liên quan đến thuộc tính hệ thống, thay đổi, trì sử dụng cho nhiều kỳ kế toán 2.3.2) Xử lý thơng tin Việc xử lý chương trình điều khiển file chương trình Những file có vai trò quan trọng, giúp liên kết cơng cụ kế toán để tạo báo cáo kế toán Trong chương trình kế tốn máy, file chương trình thường file sau: *.PRG *.EXE, file người lập trình phần mềm kế tốn viết Visua Foxpro, hay phần mềm khác 2.3.3) Hệ thống đầu chương trình kế tốn máy Đầu kế toán kết hệ thống đầu vào kế tốn q trình xử lý máy thông qua câu lệnh người thực Chương trình kế tốn có nhiệm vụ kết hợp số liệu chứng từ kế toán với biểu mẫu kế toán để cung cấp báo cáo kế tốn hồn chỉnh cho nhà quản lý thơng qua câu lệnh người kế toán thực Tuy nhiên, khơng phải hồn thành xong việc nhập chứng từ có báo cáo kế tốn xác Điều tuỳ thuộc vào trình độ người kế toán viên việc tuân thủ nguyên tắc chung kế toán máy 2.3.4) Các câu lệnh điều khiển Để điều khiển hệ thống đầu vào kế toán, tạo báo cáo kế toán, kế toán phải thực hệ thống câu lệnh Các câu lệnh hoàn toàn phải tuân thủ bước hạch tốn kế tốn 2.3.5) Phản hồi thơng tin Phản hồi thông tin câu hỏi máy nhằm giúp người làm kế tốn tránh khỏi sai sót chủ quan hay khách quan q trình làm việc, nhắc nhở người điều khiển đảm bảo nguyên tắc kế toán 3) Các tiêu chuẩn điều kiện phần mềm kế tốn Theo thơng tư 103/2005/TT-BTC Bộ Tài ký ngày 24 tháng 11 năm 2005 việc "Hướng dẫn tiêu chuẩn điều kiện phần mềm kế toán" 3.1) Tiêu chuẩn phần mềm kế tốn • Phần mềm kế tốn phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ quy định Nhà nước kế toán Khi sử dụng phần mềm kế tốn khơng làm thay đổi chất, ngun tắc phương pháp kế toán quy định văn pháp luật hành kế toán • PMKT phải có khả nâng cấp, sửa đổi, bổ sung phù hợp với thay đổi định chế độ kế tốn sách tài mà khơng ảnh hưởng đến liệu có • Phần mềm kế tốn phải tự động xử lý đảm bảo xác số liệu kế tốn • Phần mềm kế tốn phải đảm bảo tính bảo mật thơng tin an tồn liệu 3.2) Điều kiện phần mềm kế tốn • Phần mềm kế toán trước đưa vào sử dụng phải đặt tên, thuyết minh rõ xuất xứ, tính kỹ thuật, mức độ đạt tiêu chuẩn • Phần mềm kế tốn đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể kèm theo để giúp người sử dụng vận hành an tồn, có khả xử lý cố đơn giản HCC – 08/2010 Trang • Phần mềm kế tốn tổ chức, cá nhân ngồi đơn vị kế tốn cung cấp phải bảo hành thời hạn hai bên thỏa thuận, phải hồn thành cơng việc kế tốn năm tài 3.3) Điều kiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán + Đảm bảo điều kiện kỹ thuật • Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh sx doanh nghiệp • Trang bị hệ thống thiết bị tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học cán quản lý, đội ngũ nhân viên kế tốn • Sử dụng thử nghiệm phần mềm Sau trình thử nghiệm, phần mềm kế toán đáp ứng tiêu chuẩn phần mềm kế tốn u cầu kế tốn đơn vị đơn vị triển khai áp dụng thức • Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán máy vi tính như: quản lý máy chủ (nếu có); quản lý liệu; kiểm tra, kiểm sốt việc đưa thơng tin từ ngồi vào hệ thống; thực công việc lưu liệu định kỳ; phân quyền máy nhập xử lý số liệu… • Tổ chức trang bị sử dụng thiết bị lưu trữ an tồn cho hệ thống, bố trí vận hành theo yêu cầu kỹ thuật + Đảm bảo điều kiện người tổ chức máy kế tốn • Lựa chọn tổ chức đào tạo cán kế tốn có đủ trình độ chun mơn, nghiệp vụ kế tốn tin học • Lập kế hoạch tổ chức thực khâu công việc: lập chứng từ vào máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực thao tác máy theo yêu cầu phần mềm kế tốn; phân tích số liệu sổ kế tốn BCTC, quản trị mạng quản trị thông tin kế tốn • Quy định rõ trách nhiệm, u cầu bảo mật liệu máy tính; chức năng, nhiệm vụ người sử dụng hệ thống + Đảm bảo tính thống cơng tác kế tốn Đối với đơn vị kế tốn có đơn vị kế tốn trực thuộc (Tổng Cơng ty, Cơng ty mẹ,…) phải lập báo cáo tài tổng hợp báo cáo tài hợp nhất, cần đạo cho đơn vị kế toán trực thuộc sử dụng phần mềm kế toán cho thuận tiện việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo 4) Quy định Bộ Tài hình thức kế tốn máy 4.1) Đặc trưng hình thức kế tốn máy Đặc trưng hình thức kế tốn máy vi tính cơng việc kế tốn thực theo chương trình phần mềm kế tốn máy vi tính Phần mềm kế tốn thiết kế theo nguyên tắc bốn hình thức kế tốn theo quy định Bộ Tài kết hợp hình thức kế tốn với Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, phải in đầy đủ sổ kế tốn báo cáo tài theo quy định Các loại sổ Hình thức kế tốn máy vi tính: Phần mềm kế tốn thiết kế theo hình thức kế tốn có loại sổ hình thức kế tốn khơng bắt buộc HCC – 08/2010 Trang hồn tồn giống mẫu sổ kế tốn ghi tay 4.2) Trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn máy Hằng ngày, kế toán vào chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại kiểm tra, dùng làm ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập liệu vào máy vi tính theo bảng, biểu thiết kế sẵn phần mềm kế tốn Theo quy trình phần mềm kế tốn, thông tin tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái Nhật ký - Sổ Cái) sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan Cuối tháng (hoặc vào thời điểm cần thiết nào), kế tốn thực thao tác khóa sổ (cộng sổ) lập báo cáo tài Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết thực tự động đảm bảo xác, trung thực theo thơng tin nhập kỳ Người làm kế tốn kiểm tra, đối chiếu số liệu sổ kế toán với báo cáo tài sau in giấy Thực thao tác để in báo cáo tài theo quy định Cuối tháng, cuối năm sổ kể toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết in giấy, đóng thành thực thủ tục pháp lý theo quy định sổ kế tốn ghi tay CHỨNG TỪ KẾ TỐN PHẦN MỀM KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH - Báo cáo tài - Báo cáo kế toán quản trị Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra 5) Ưu, nhược điểm phần mềm nước phần mềm nước 5.1) Phần mềm nước * Ưu điểm: Chất lượng tốt, mang tính chun nghiệp, cơng nghệ đại * Nhược điểm: - Giá thành cao: Không thể cạnh tranh giá với phần mềm nội địa - Bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật gặp nhiều khó khăn: Do số cơng ty sản xuất phần mềm nước ngồi khơng có trụ sở Việt Nam - Vấn đề địa phương hóa: HCC – 08/2010 Trang + Ngơn ngữ: Giao diện, tài liệu hướng dẫn tiếng nước + Hệ thống kế toán Việt Nam: Chưa theo hệ thống kế toán chuẩn quốc tế, phần mềm nước xây dựng chuẩn quốc tế Điều dẫn đến việc có nhiều thơng tin khơng phù hợp, gây khó khăn cho người sử dụng người theo hệ thống Kế toán Việt Nam + Hệ thống máy tính: Phần mềm nước ngồi thường đòi hỏi hệ thống máy tính có cấu hình cao, nhiều doanh nghiệp Việt Nam chưa thể đáp ứng * Một số phần mềm nước ngoài: MYOB, QuickBooks, PeachTree, Sage AccPac 5.2) Phần mềm kế toán nước * Ưu điểm: Giá thành thấp; bảo hành, bảo trì nhanh chóng, kịp thời; phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam (được xây dựng theo hệ thống kế tốn Việt Nam; ngơn ngữ tiếng Việt) yêu cầu cấu hình hệ thống máy tính khơng cao * Nhược điểm: Cấu trúc công nghệ thường lạc hậu so với PM nước * Một số phần mềm nước: Effect, Fast, MISA, M a t a d a t a , ACSoft, Bravo… Trong phần chương 2, nghiên cứu tình ví dụ phần mềm cụ thể Misa 7.9 HCC – 08/2010 Trang CHƯƠNG XÂY DỰNG CÁC DANH MỤC TỪ ĐIỂN VÀ CẬP NHẬT SỐ LIỆU BAN ĐẦU I) Những vấn đề chung 1) Mở sổ kế tốn Thơng thường doanh nghiệp thành lập doanh nghiệp hoạt động lâu năm bắt đầu năm tài thường phải tiến hành mở sổ kế tốn tương ứng với năm tài Trong phần mềm kế toán việc mở sổ kế toán (hay gọi tạo liệu kế tốn) thực lần người sử dụng bắt đầu sử dụng phần mềm Quá trình mở sổ thực qua số bước cho phép người sử dụng đặt tên cho sổ kế toán, chọn nơi lưu sổ máy tính, chọn ngày bắt đầu mở sổ kế toán, chọn chế độ kế toán, chọn phương pháp tính giá, * Cách mở sổ sử dụng chương trình lần đầu tiên: + Vào My computer, chọn ổ D, tạo Folder có tên: Tênsinhviên_MSV Ví dụ: Huyenbt_07D12345 + Khởi động chương trình Misa 7.9, thấy: - Xuất giao diện đăng nhập chương trình, kích nút “Hủy bỏ” - Thao tác tạo sở liệu: Kích nút “Tạo liệu mới”  Đồng ý - Chọn tên “Máy chủ” mặc định sẵn  Đồng ý bắt đầu khai báo thông tin doanh nghiệp: Chọn cách tạo liệu mới: chọn nút “Tạo từ đầu”  Kích “Tiếp tục” Đặt tên cho sở liệu mới: xóa tên mặc định, gõ tên HUBT_2010 Kích biểu tượng , lưu CSDL vào ổ D:\Tên thư mục mang tên tạo phía trên\  ấn “Tiếp tục” chờ cho chương trình tạo CSDL Thơng tin doanh nghiệp: Tên đơn vị địa chỉ, chương trình mặc định sẵn Khai báo Mã số thuế, ví dụ: 0101222888, điện thoại: 04-36336501, fax: 04-36336502  Ấn “Tiếp tục” Thiết lập năm kế toán: - Ngày bắt đầu hạch toán: 01/01/2010 - Tháng năm tài chính: Tháng  “Tiếp tục” HCC – 08/2010 Trang Chọn đồng tiền hạch tốn: Tích vào “Tiền Việt Nam”  “Tiếp tục” Hệ thống tài khoản kế tốn: Kích chọn hình dưới:  “Tiếp tục” Quản lý kho: Kích chọn “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”  “Tiếp tục”  Hoàn thành việc thiết lập  Kết thúc  Quay hình Đăng nhập ban đầu, kích “Đồng ý” 2) Giới thiệu chương trình kế tốn Misa 7.9 Mua hàng • Tạo lập quản lý đơn mua hàng gửi nhà cung cấp • Theo dõi cơng nợ chi tiết đến nhà cung cấp, hóa đơn Bán hàng • Quản lý đơn hàng chặt chẽ • Theo dõi cơng nợ theo tuổi nợ, hố đơn HCC – 08/2010 Trang • Tự động bù trừ cơng nợ Quản lý kho • Tính giá trị hàng tồn kho theo nhiều phương pháp • Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý vật tư lắp ráp, tháo dỡ • Cho phép điều chỉnh hàng tồn kho, chuyển kho nội Quản lý quỹ • Cho phép hạch tốn nhiều loại tiền • Tự động kết chuyển chênh lệch tỷ giá cuối kỳ Ngân hàng • Sẵn sàng cho thương mại điện tử • Chức đối chiếu với ngân hàng giúp theo dõi sai lệch sổ kế toán ngân hàng Tài sản cố định • Quản lý TSCĐ linh hoạt HCC – 08/2010 Trang • • Quản lý trình sử dụng luân chuyển tài sản cơng ty Phản ánh xác tình hình tăng, giảm, đánh giá lại tài sản Thuế • • • • Cập nhật báo cáo thuế theo Thông tư 60/2007/TT-BTC Tự động in bảng kê, tờ khai thuế GTGT hàng tháng Theo dõi số thuế GTGT hoàn lại, miễn giảm Cho phép xuất liệu phần mềm thuế Tổng cục Thuế Tiền lương • Tính lương theo nhiều phương pháp: thời gian, sản phẩm,… • Tự động tính lương, thuế thu nhập, bảo hiểm • Tự động phân bổ chi phí lương Giá thành • Tính giá thành theo nhiều giai đoạn • Lập báo cáo giá thành sản phẩm báo cáo phân tích yếu tố chi phí Hợp đồng • Quản lý chi tiết đến hợp đồng khách hàng • Theo dõi chi tiết tình hình tốn theo hợp đồng HCC – 08/2010 Trang 10 - Tài khoản đối ứng: Là tài khoản đối ứng hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất kho (có thể TK 111, 112, 131, 331, 632,…) - Số lượng: Là số lượng mặt hàng ghi chứng từ nhập, xuất kho - Đơn giá: Là số tiền cho vật tư, hàng hóa - Thành tiền = Số lượng x Đơn giá Chú ý: Giá vốn xuất kho thường chương trình tự đợng tính cư vào phương pháp tính giá xuất kho khai báo từ tạo dư liệu kế toán mới hoặc khai báo vật tư, hàng hóa 1- Nếu h n g h ó a , v ậ t t đăng ký theo phương pháp “Bình quân cuối kỳ” giá xuất kho tính sau thực chức “Cập nhật giá xuất” Phương pháp giá xuất kho kỳ thời điểm tính bình quân * Thực hiện: Nghiệp vụ\ Quản lý kho\ Cập nhật giá xuất kho Đường dẫn cho phép cập nhập giá xuất kho cho phiếu xuất kho nhập chỉ áp dụng cho vật tư, hàng hố sử dụng phương pháp bình qn cuối kỳ + Tích vào Tính giá tất vật tư hàng hoá muốn cập nhật giá xuất cho tất vật tư hàng hoá Nếu muốn cập nhật giá xuất cho số vật tư hàng hố tích vào Chọn vật tư hàng hố + Nhập khoảng thời gian cần cập nhật giá xuất kho + Nhấn nút xuất thông báo hoàn thành chọn OK 2- Nếu đăng ký theo phương pháp “Bình quân tức thời” giá xuất kho tính lập phiếu xuất kho sở tổng giá trị tồn tính đến thời điểm xuất chia cho tổng số lượng tồn tính đến thời điểm xuất Sử dụng phương pháp giá xuất kho thời điểm khác kỳ khác 3- Nếu đăng ký phương pháp “Đích danh” hệ thống lấy giá xuất kho theo giá nhập vật tư chứng từ nhập kho chọn HCC – 08/2010 Trang 39 4- Nếu đăng ký phương pháp “Nhập trước, xuất trước”, hệ thống tự động tính giá xuất theo phương pháp sau cất giữ thông tin phiếu xuất kho Hình ảnh phiếu nhập kho Phiếu xuất kho 5) Báo cáo Sau cập nhật chứng từ liên quan đến nhập, xuất kho, phần mềm tự động xử lý đưa báo cáo liên quan đến phần nhập, xuất kho Khi xem báo cáo, người sử dụng phải chọn tham số cần thiết * Thực hiện: Báo cáo\ Báo cáo kho chọn báo cáo để xem HCC – 08/2010 Trang 40 CHƯƠNG – KẾ TỐN BÁN HÀNG VÀ CƠNG NỢ PHẢI THU 1) Các quy định hạch toán Việc ghi nhận doanh thu chi phí bán hàng phải tuân theo nguyên tắc phù hợp Khi ghi nhận khoản doanh thu phải ghi nhận khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo doanh thu Chỉ ghi nhận doanh thu bán hàng hóa thỏa mãn đồng thời năm điều kiện Trường hợp hàng hóa dịch vụ trao đổi lấy hàng hóa dịch vụ tương tự chất khơng ghi nhận doanh thu Phải theo dõi chi tiết loại doanh thu, doanh thu mặt hàng, ngành hàng, sản phẩm, theo dõi chi tiết khoản giảm trừ doanh thu để xác định doanh thu loại doanh thu, chi tiết mặt hàng, sản phẩm, để phục vụ cho cung cấp thông tin kế toán để quản trị doanh nghiệp lập Báo cáo tài 2) Quy trình hoạt động bán hàng 3) Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ HCC – 08/2010 Trang 41 4) Thực hành phần mềm kế toán 4.1) Chức năng: Dùng để cập nhật nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, giảm giá, chiết khấu, nhận hàng bán trả lại, thu tiền công nợ thuế gtgt đầu phát sinh Từ lên báo cáo có liên quan 4.2) Quy trình xử lý phân hệ 4.3) Danh mục từ điển Để hạch toán nghiệp vụ liên quan đến hoạt động bán hàng phần mềm kế toán, cần phải khai báo số thông tin, danh mục ban đầu như: Danh mục khách hàng, danh mục vật tư, hàng hóa, danh mục kho hàng hóa, vật tư đã nghiên cứu nội dung chương 4.4) Cập nhật chứng từ Các chứng từ dùng cho việc hạch toán bán hàng bao gồm: - Đơn đặt hàng, Phiếu giao hàng - Hóa đơn bán hàng - Phiếu nhập hàng bán trả lại - Chứng từ phải thu cơng nợ Trong hình nhập liệu chứng từ phân hệ bán hàng bao gồm thơng tin: Phần thơng tin chung gồm có: - Tên thông tin đối tượng: Là thông tin khách hàng có phát sinh giao dịch liên quan đến hoạt động bán hàng, trả lại, giảm giá, chiết khấu thương mại tốn cơng nợ - Địa chỉ: Là địa khách hàng - Mã số thuế: Là mã số thuế đăng ký khách hàng với tổng cục thuế nhập vào hóa đơn GTGT - Ngày chứng từ: Là ngày nhập nghiệp vụ bán hàng - Số chứng từ: Trong phần mềm thường tự động đánh số tăng dần, nhiên người sử dụng sửa lại số chứng từ chứng từ hạch tốn Phần thơng tin chi tiết: Bao gồm thông tin mã hàng, kho, tài khoản kho, diễn giải, số HCC – 08/2010 Trang 42 lượng, đơn giá, thành tiền, tài khoản phải thu, thông tin khai báo thuế (tài khoản thuế, thuế suất, tiền thuế, số hóa đơn, kí hiệu hóa đơn), - Mã hàng: Dùng để nhận diện vật tư, hàng hóa, thường chọn từ danh mục vật tư, hàng hóa khai báo - Diễn giải: Mô tả lại nội dung nghiệp vụ bán hàng phát sinh - Kho: Là mã kho liên quan đến nghiệp vụ chứng từ chọn từ danh mục kho khai báo - TK kho: Chương trình lấy vào thông tin khai báo ban đầu vật tư, hàng hóa - Tài khoản phải thu: Là tài khoản đối ứng hạch tốn nghiệp bán hàng (có thể 111, 112, 131…) - TK doanh thu: Là TK hạch toán ghi nhận doanh thu bán hàng (TK 511…) - Số lượng: Là số lượng hàng bán ghi Hóa đơn GTGT - Đơn giá: Là đơn giá bán cho vật tư, hàng hóa - Thành tiền = Số lượng x Đơn giá - Tài khoản thuế: Là tài khoản hạch toán thuế gtgt đầu (TK 3331) * Lưu ý: Khi lập hóa đơn bán hàng, cần tính giá vốn, phải đọc kỹ phần ý có điều ghi nhớ (trang 38,39) 4.4.1) Hóa đơn bán hàng Khi xuất nghiệp vụ bán hàng có theo dõi đối tượng mua hàng cụ thể, ta sử dụng chứng từ để cập nhật Trong trường hợp bán cho khách lẻ, không theo dõi đối tượng khách hàng, ta chọn chứng từ “Hóa đơn bán lẻ” để cập nhật * Thực hiện: Nghiệp vụ\ Bán hàng\ Hóa đơn bán hàng Hoặc vào theo giao diện chương trình phân hệ bán hàng 4.4.2) Chứng từ hàng trả lại, giảm giá Trong trình bán hàng, sản phẩm, hàng hóa bị khách hàng trả lại giảm giá cho khách hàng vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng hay hàng bị kém, phẩm chất, không chủng loại, quy cách theo quy định hợp đồng Khi phải hạch toán bút toán giảm giá, trả lại hàng HCC – 08/2010 Trang 43 * Thực hiện: Nghiệp vụ\ Bán hàng\ Hàng bán trả lại, giảm giá Hoặc vào theo giao diện chương trình phân hệ bán hàng 4.4.3) Chứng từ tốn cơng nợ phải thu Khi bán hàng, chưa toán giá trị lơ hàng bán ghi tài khoản công nợ Đến phát sinh nghiệp vụ trả tiền từ khách hàng, người sử dụng hạch tốn bút tốn tốn cơng nợ * Thực hiện: Nghiệp vụ\ Bán hàng\ Thu tiền khách hàng Hoặc vào theo giao diện chương trình phân hệ bán hàng 4.4.4) Đối trừ chứng từ công nợ Tính đối trừ cơng nợ cho chứng từ bán hàng chứng từ tốn cơng nợ hữu ích cho người sử dụng việc theo dõi cộng nợ khách hàng theo hóa đơn Người sử dụng biết hóa đơn bán hàng chưa toán toán toán HCC – 08/2010 Trang 44 4.5) Báo cáo Sau cập nhật chứng từ liên quan đến bán hàng, phần mềm tự động xử lý đưa báo cáo bán hàng Khi xem báo cáo, người sử dụng phải chọn tham số cần thiết * Thực hiện: Báo cáo\ Báo cáo bán hàng\ chọn báo cáo danh sách xuất HCC – 08/2010 Trang 45 CHƯƠNG – KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 1) Các quy định hạch tốn Theo thơng tư hướng dẫn số: • Đánh giá TSCĐ phải theo nguyên tắc đánh giá giá thực tế hình thành TSCĐ giá trị lại TSCĐ • Kế tốn TSCĐ phải phản ánh tiêu giá trị TSCĐ: Nguyên giá, giá trị khấu hao lũy kế giá trị lại TSCĐ Giá trị lại = Nguyên giá - Giá trị khấu hao lũy kế TSCĐ • TSCĐ phải phân loại theo phương pháp quy định Hệ thống báo cáo tài hướng dẫn quan thống kê, phục vụ cho yêu cầu quản lý Nhà nước 2) Quy trình hoạt động tăng, giảm TSCĐ 2.1) Kế toán tăng tài sản cố định 2.2) Kế toán giảm TSCĐ 3) Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ HCC – 08/2010 Trang 46 3.1) Tăng tài sản mua 3.2) Thanh lý, nhượng bán TSCĐ 3.3) Khấu hao TSCĐ 4) Thực hành phần mềm 4.1) Chức năng: Phân hệ dùng để theo dõi, quản lý thông tin TSCĐ nguyên giá, giá trị lại, khấu hao, tăng, giảm tài sản phận doanh nghiệp 4.2) Quy trình xử lý phân hệ HCC – 08/2010 Trang 47 4.3) Danh mục từ điển Để hạch toán nghiệp vụ liên quan đến quản lý tài sản cố định, phải khai báo số thông tin, danh mục ban đầu như: danh mục nhà cung cấp, danh mục phân loại TSCĐ, danh mục phòng ban sử dụng TSCĐ danh mục TSCĐ (đọc kỹ trang 17-20)  nghiên cứu nội dung chương * Những lưu ý sửa đổi thông tin danh mục TSCĐ Khi cần sửa lại thông tin mã tài sản (khơng sửa tiêu mã TS CĐ) có trường hợp: 1- Kích nút “Sửa”, chứng từ ghi tăng TSCĐ chưa ghi sổ bắt đầu sửa đổi thơng tin muốn 2- Kích nút “Sửa”, chứng từ ghi tăng TSCĐ đã ghi sổ người sử dụng sửa vài thông tin, thông tin không cho sửa đổi màu ghi có thơng báo phía hình cập nhật dưới: Màu ghi, không cho sửa Thông báo HCC – 08/2010 Trang 48 Để sửa thông tin, ta phải thực bỏ ghi sổ mã TSCĐ sau: + Chọn đường dẫn: Nghiệp vụ\ TSCĐ\ Ghi tăng TSCĐ + Trên cơng cụ: Kích nút “Trước” “Sau” để chọn mã TSCĐ cần bỏ ghi sổ + Kích nút “Bỏ ghi” cơng cụ  Đóng cửa sổ 4.4) Cập nhật chứng từ Các chứng từ dùng cho việc hạch toán TSCĐ bao gồm: - Các chứng từ gốc liên quan đến TSCĐ như: Phiếu chi, phiếu thu hoạt động mua, bán, lý TSCĐ - Biên giao nhận TSCĐ - Biên lý TSCĐ - Biên bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành - Biên đánh giá lại TSCĐ - Chứng từ ghi giảm tài sản cố định - Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ 4.4.1) Chứng từ ghi tăng TSCĐ - Thông thường, khai báo TSCĐ cũ sử dụng (chưa dùng phần mềm) ta phải khai báo TSCĐ danh mục TSCĐ số dư đầu kỳ tài khoản TSCĐ tương ứng - Khi khai báo TSCĐ (xuất từ thời điểm khai báo ngày bắt đầu hạch tốn) ta phải khai báo đầy đủ thông tin liên quan đến TSCĐ thuế Việc khai báo TSCĐ nhập Danh mục TSCĐ (đã đề cập chương 2) Sau chương trình tự động sinh “Chứng từ ghi tăng TSCĐ” với thông tin lấy từ TSCĐ tương ứng danh mục TSCĐ Tuy nhiên, phần nhập bút toán thuế phát sinh liên quan đến mua TSCĐ phải vào chứng từ ghi tăng TSCĐ để bổ sung * Thực hiện: Nghiệp vụ\ TSCĐ\ Ghi tăng TSCĐ Hoặc vào theo giao diện chương trình phân hệ TSCĐ HCC – 08/2010 Trang 49 * Có trường hợp xảy ra: 1- Nếu chứng từ “Ghi tăng TSCĐ” chưa ghi sổ, cơng cụ ta kích nút “Sửa” khai báo thơng tin hướng dẫn phía 2- Nếu chứng từ “Ghi tăng TSCĐ” ghi sổ, cơng cụ ta kích nút “Bỏ ghi”, kích nút “Sửa” khai báo thơng tin hướng dẫn phía * Hướng dẫn bổ sung thuế Màn hình có phần: Thơng tin chung, định khoản (đã có số liệu từ danh mục TSCĐ) phần thuế - Tại phần “Định khoản” ta bổ sung bút tốn thuế (Ví dụ: Nợ 1332/Có 1121) Bổ sung bút toán thuế - Tại phần “Thuế” ta bổ sung thơng tin hóa đơn liên quan đến khoản thuế * Tích vào “Tiền – thuế” để khai báo: Loại thuế, thuế suất… * Tích vào “Hóa đơn” để khai báo: Ngày hóa đơn, số hóa đơn, số hiệu, loại khấu trừ …  Kích nút “Cất” HCC – 08/2010 Trang 50 4.4.2) Khấu hao tài sản cố định Khấu hao TSCĐ thực vào thời điểm cuối tháng trước thực việc kết chuyển số dư để xác định kết kinh doanh tháng * Thực hiện: Nghiệp vụ\ TSCĐ\ Khấu hao TSCĐ Hoặc vào theo giao diện chương trình phân hệ TSCĐ + Kích nút “Thêm” + Khai báo tháng tính khấu hao  Nhấn “Đồng ý” chương trình vào thông tin khai báo TSCĐ như: Nguyên giá, ngày khấu hao, số năm sử dụng,… để tự động tính khấu hao  Xuất danh sách TSCĐ khấu hao tháng 4.4.3) Ghi giảm tài sản cố định Khi lý, nhượng bán TSCĐ… người sử dụng thực ghi giảm cách chọn TSCĐ để lập chứng từ ghi giảm * Thực hiện: Nghiệp vụ\ TSCĐ\ Ghi giảm TSCĐ Hoặc vào theo giao diện chương trình phân hệ TSCĐ + Kích nút “Thêm”: khai báo tháng, tên tài sản cần giảm HCC – 08/2010 Trang 51 + Xuất thông tin TSCĐ cần giảm, phần “Định khoản” hạch toán bút toán giảm tài sản 4.5) Báo cáo Sau cập nhật chứng từ liên quan đến tài sản cố định, phần mềm tự động xử lý đưa báo cáo tài sản cố định Khi xem báo cáo, người sử dụng phải chọn tham số cần thiết * Thực hiện: Báo cáo\ Báo cáo tài sản\ chọn báo cáo cần xem, in HCC – 08/2010 Trang 52 In tiếp chương file HUBT – 08/2010 Trang 53 ... trình kế toán máy Đầu kế toán kết hệ thống đầu vào kế tốn q trình xử lý máy thông qua câu lệnh người thực Chương trình kế tốn có nhiệm vụ kết hợp số liệu chứng từ kế toán với biểu mẫu kế toán. .. theo quy định sổ kế tốn ghi tay CHỨNG TỪ KẾ TỐN PHẦN MỀM KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TỐN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH - Báo cáo tài - Báo cáo kế tốn quản trị... mềm kế tốn máy vi tính Phần mềm kế toán thiết kế theo nguyên tắc bốn hình thức kế tốn theo quy định Bộ Tài kết hợp hình thức kế tốn với Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế