Tổng quan về kế toán máy

Tài liệu này dành cho sinh viên, giảng viên viên khối ngành tài chính ngân hàng tham khảo và học tập để có những bài học bổ ích hơn, bổ trợ cho việc tìm kiếm tài liệu, giáo án, giáo trình, bài giảng các môn học khối ngành tài chính ngân hàng

1 Bài giảng Bài giảng Kế toán máy Kế toán máy (Computerizied Accounting) (Computerizied Accounting) Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 2 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN MÁY CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN MÁY  MỤC TIÊU MỤC TIÊU  Cung cấp kiến thức nhằm giúp sinh viên hiểu biết toàn diện về Cung cấp kiến thức nhằm giúp sinh viên hiểu biết toàn diện về một hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính một hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính  Nhận diện rõ vai trò của phần mềm kế toán trong hệ thống thông Nhận diện rõ vai trò của phần mềm kế toán trong hệ thống thông tin kế toán tin kế toán  Bước đầu hiểu được cấu trúc của một chương trình kế toán máy Bước đầu hiểu được cấu trúc của một chương trình kế toán máy nhằm xác định rõ công việc của kế toán viên khi làm việc với phần nhằm xác định rõ công việc của kế toán viên khi làm việc với phần mềm kế toán mềm kế toán  Nhận diện các dạng file cơ bản trong chương trình kế toán máy Nhận diện các dạng file cơ bản trong chương trình kế toán máy nhằm phục vụ tốt cho quá trình làm việc (lưu, bảo vệ, hiệu chỉnh nhằm phục vụ tốt cho quá trình làm việc (lưu, bảo vệ, hiệu chỉnh dữ liệu,) dữ liệu,)  Nắm vững các nguyên tắc tổ chức thông tin trên máy nhằm tránh Nắm vững các nguyên tắc tổ chức thông tin trên máy nhằm tránh sai sót khi tiến hành công tác kế toán máy sai sót khi tiến hành công tác kế toán máy  SỐ TIẾT: 5 SỐ TIẾT: 5 3 TÀI LIỆU THAM KHẢO TÀI LIỆU THAM KHẢO  TS.Trần Thị Song Minh, 2005, Chương I: TS.Trần Thị Song Minh, 2005, Chương I: Hệ thống thông tin kế toán với tổ chức Hệ thống thông tin kế toán với tổ chức doanh nghiệp, Chương II: Công nghệ thông doanh nghiệp, Chương II: Công nghệ thông tin với kế toán doanh nghiệp trong Giáo tin với kế toán doanh nghiệp trong Giáo trình kế toán máy, Trang 7-13, Trang 58-70, trình kế toán máy, Trang 7-13, Trang 58-70, NXB Lao động-Xã hội NXB Lao động-Xã hội 4 Kế toán máy Kế toán máy  Kế toán máy là quá trình ứng dụng công Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm thực hiện công tác hạch toán toán, nhằm thực hiện công tác hạch toán trong doanh nghiệp. trong doanh nghiệp.   Thông tin kế toán chính là dữ liệu kế toán Thông tin kế toán chính là dữ liệu kế toán đã gia tăng giá trị bằng các công cụ máy đã gia tăng giá trị bằng các công cụ máy tính. tính. 5 Dữ liệu kế toán và thông tin kế toán Dữ liệu kế toán và thông tin kế toán Khái niệm Tiêu thức Dữ liệu kế toán Thông tin kế toán Tính chất chưa xử lý đã qua quá trình xử lý Trạng thái cụ thể Trừu tượng Tổ chức lưu trữ Sổ nhật ký Sổ cái, các báo cáo kế toán Mức độ quan tâm Tức thời Lâu dài, liên tục 6 Hệ thống thông tin kế toán (AIS) Hệ thống thông tin kế toán (AIS)  Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System): Information System):  Là tập hợp các nguồn lực (con người, thiết bị Là tập hợp các nguồn lực (con người, thiết bị máy móc) máy móc)  Biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác Biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin kế toán thành thông tin kế toán  (Hệ thống thông tin kế toán được đề cập ở đây (Hệ thống thông tin kế toán được đề cập ở đây là HTTTKT dựa trên máy tính - Computer là HTTTKT dựa trên máy tính - Computer based AIS). based AIS). 7 Hệ thống thông tin kế toán (AIS) Hệ thống thông tin kế toán (AIS)  Chức năng Chức năng  Ghi nhận, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin Ghi nhận, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin kinh tế tài chính trong đơn vị kế toán. kinh tế tài chính trong đơn vị kế toán.  Nói cách khác, ghi chép, theo dõi mọi biến Nói cách khác, ghi chép, theo dõi mọi biến động về tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt động về tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt động của đơn vị kế toán. động của đơn vị kế toán. 8 MÔ HÌNH HỆ THỐNG MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TỰ ĐỘNG HOÁ THÔNG TIN KẾ TOÁN TỰ ĐỘNG HOÁ Dữ liệu kế toán (Chứng từ, sổ sách) Thông tin kế toán (Báo cáo quản trị, báo cáo tài chính) Phần cứng Phần mềm Cơ sở dữ liệu Các thủ tục Con người 9 Thành phần Thành phần  Phần cứng: Phần cứng:  Máy tính Máy tính  Các thiết bị ngoại vi Các thiết bị ngoại vi  Các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với Các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với con người hay với các máy tính khác con người hay với các máy tính khác  Phần mềm: Phần mềm:  Hệ điều hành Hệ điều hành  Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu  Phần mềm kế toán Phần mềm kế toán 10 Thành phần Thành phần  Các thủ tục: Các thủ tục:  Tổ chức và quản trị các hoạt động xử lý thông tin (thiết Tổ chức và quản trị các hoạt động xử lý thông tin (thiết kế và triển khai chương trình, duy trì phần cứng và kế và triển khai chương trình, duy trì phần cứng và phần mềm, quản lý chức năng các nghiệp vụ. phần mềm, quản lý chức năng các nghiệp vụ.  Cơ sở dữ liệu kế toán: Cơ sở dữ liệu kế toán:  File danh mục tự điển File danh mục tự điển  File nghiệp vụ File nghiệp vụ  Con người: Con người:  Các nhân viên xử lý thông tin Các nhân viên xử lý thông tin  Các nhân viên nghiệp vụ Các nhân viên nghiệp vụ  Các nhà quản trị doanh nghiệp. Các nhà quản trị doanh nghiệp. [...]... TRỊ CỦA PHẦN MỀM KẾ TỐN TRONG HTTTKT (AIS) Kế tốn vốn bằng tiền Dữ liệu kế tốn, u cầu quản trị dữ liệu Kế tốn tiệu thụ Kế tốn cơng nợ Kế tốn hàng tồn kho Thäng tin kãú toạn PHẦN MỀM KẾ TỐN PHẦN MỀM QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TỐN BÁO CÁO KẾ TỐN Tạo lập cơ sở dữ liệu kế tốn Hiệu chỉnh, cập nhật lại cơ sở dữ liệu kế tốn theo u cầu Kết xuất các báo cáo kế tốn và thơng báo về tài chính từ... ra kế tốn Output (Các báo cáo kế tốn) Câu lệnh điều khiển Control 25 Các yếu tố cơ bản của một chương trình kế tốn máy  Hệ thống đầu vào của một chương trình kế tốn máy      Xử lý thơng tin Hệ thống đầu ra của một chương trình kế tốn máy      Hệ thống sổ, báo cáo kế tốn Hệ thống các cơng cụ kế tốn, đối tượng kế tốn Các chứng từ phát sinh Đầu ra kế tốn là kết quả của hệ thống đầu vào kế tốn... cáo kế tốn (Báo cáo kế tốn tài chính, Báo cáo kế tốn quản trị) 21 Phần mềm kế tốn   Phần mềm kế tốn là hệ thống các chương trình để duy trì sổ sách kế tốn trên máy vi tính Cơng việc của người kế tốn viên: Nhập số liệu In báo cáo kế tốn quản trị Hoặc  Nhập số liệu Thực hiện thao tác cuối kỳ In báo cáo kế tốn quản trị và báo cáo kế tốn tài chính  Tự viết chương trình kế tốn  Mua các phần mềm kế tốn... đoạn xử lý nghiệp vụ của hệ thống thơng tin kế tốn (AIS) 2 So sánh kế tốn thủ cơng với kế tốn máy 3 Khái niệm phần mềm kế tốn Vai trò của phần mềm kế tốn trong hệ thống thơng tin kế tốn 4 Hãy cho biết cấu trúc của một chương trình kế tốn trên máy 5 Trình bày các loại file cơ bản trong một chương trình kế tốn máy 6 Khi làm kế tốn trên máy vi tính cần tn theo những ngun tắc nào? 27 ... liệu kế tốn 23 Các loại file cơ bản trong Chương trình kế tốn máy  Dạng file cơ sở dữ liệu     Dạng file chương trình   Tệp danh mục từ điển Tệp nghiệp vụ giao dịch Tệp báo cáo/ thơng tin khái qt Giúp liên kết cơng cụ kế tốn để tạo ra báo cáo kế tốn Dạng file biểu mẫu 24 CẤU TRÚC CỦA CHƯƠNG TRÌNH KẾ TỐN MÁY Phản hồi thơng tin Feed back Đầu vào kế tốn Input (Bảng mã tài khoản, các chứng từ kế tốn)... của máy thơng qua các câu lệnh của người thực hiện Kết hợp các số liệu trên các chứng từ kế tốn với các biểu mẫu kế tốn cung cấp các báo cáo kế tốn hồn chỉnh Các câu lệnh điều khiển Phản hồi thơng tin Ngun tắc tổ chức thơng tin trên máy   Ngun tắc lưu trữ một lần Ngun tắc hạch tốn kế tốn doanh nghiệp 26 CÂU HỎI ƠN TẬP CHƯƠNG I 1 Trình bày các giai đoạn xử lý nghiệp vụ của hệ thống thơng tin kế tốn... của hệ thống thơng tin kế tốn (AIS)  Giai đoạn lưu trữ: Tệp dữ liệu là một bộ lưu trữ có tổ chức các dữ liệu    Tệp danh mục tự điển Tệp giao dịch Giai đoạn phân phối và truyền đạt thơng tin, AIS có thể cung cấp thơng tin bằng nhiều cách:    Đưa ra màn hình In các báo cáo Gởi các tệp qua mạng 14 So sánh kế tốn thủ cơng với kế tốn máy Hình thức xử lý Kế tốn thủ cơng Kế tốn máy Nhập dữ liệu đầu... đoạn xử lý nghiệp vụ của hệ thống thơng tin kế tốn (AIS)  Giai đoạn nhập liệu: chuyển dữ liệu trên chứng từ vào máy tính     Dùng bàn phím Bán thủ cơng Tự động Giai đoạn xử lý:   Sử dụng sổ kế tốn hệ thống hố theo thời gian và theo đối tượng Phần mềm kế tốn thể hiện ưu điểm lớn nhất trong xử lý dữ liệu: ± ± ± Sắp xếp dữ liệu (phục vụ tìm kiếm) Tính tốn Tổng hợp số liệu theo nhóm 13 Các giai đoạn... trình tài chính ghi chép kế tốn các sự kiện liên quan đến việc huy động và quản lý các nguồn vốn quỹ Hoạt động tăng vốn từ chủ doanh nghiệp đầu tư và từ đi vay Sử dụng vốn để hình thành các tài sản Các phân hệ nghiệp vụ   Hệ thống thu quỹ Hệ thống chi quỹ 20 Chu trình báo cáo tài chính  Chức năng   Chu trình báo cáo tài chính thực hiện báo cáo về các nguồn tài chính và các kết quả đạt được từ việc...Vai trò của Hệ thống thơng tin kế tốn Chủ thể quản lý + Chủ DN + Hội đồng quản trị + Ban giám đốc Báo báo quản trị Thơng tin vào mơi trường Chính sách đầu tư, thuế vụ Hệ thống thơng tin kế tốn (phục vụ QL) + Thu thập + Lưu trữ + Xử lý + Truyền và nhận thơng tin Dữ liệu nghiệp vụ kế tốn Ngun vật liệu, dịch vụ vào Quyết định quản trị Thơng tin ra mơi trường . giảng Kế toán máy Kế toán máy (Computerizied Accounting) (Computerizied Accounting) Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 2 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN MÁY CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ. qua mạng 15 So sánh kế toán thủ công với kế toán máy So sánh kế toán thủ công với kế toán máy Hình thức xử lý Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ Kế toán thủ công Kế toán máy Nhập dữ liệu đầu vào -. cụ máy đã gia tăng giá trị bằng các công cụ máy tính. tính. 5 Dữ liệu kế toán và thông tin kế toán Dữ liệu kế toán và thông tin kế toán Khái niệm Tiêu thức Dữ liệu kế toán Thông tin kế toán Tính