Xay dung va QLDA 5-6

4/17/2015 Quản lý tiến độ dự án CHƯƠNG  Là việc xây dựng lịch trình thực dự án đảm bảo cho lịch trình thực theo kế hoạch lập QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN lập kế hoạch thực thi 4/17/2015 Quy trình quản lý tiến độ DA 4/17/2015 Quy trình quản lý tiến độ DA Xác định công việc: Xác định hoạt động cụ thể phải thực để triển khai dự án Xác định trình tự hoạt động: Xác định rõ mối liên hệ hoạt động dự án Ước lượng nguồn lực: Dự toán trang thiết bị, vật tư cần để thực hoạt động dự án 4 Ước tính thời gian hoạt động: Thời gian để hoàn thành hoạt động với nguồn lực dự kiến Lập lịch trình làm việc: Xây dựng lịch hoạt động dự án Kiểm soát lịch làm việc: : Theo dõi, cập nhật tiến độ dự án, điều chỉnh theo thực tế 4/17/2015 Xác định công việc: Xác định hoạt động cụ thể phải thực để triển khai dự án Xác định trình tự hoạt động: Xác định rõ mối liên hệ hoạt động dự án Ước lượng nguồn lực: Dự toán trang thiết bị, vật tư cần để thực hoạt động dự án Cơ sở: Bản kế hoạch quản lý dự án giả định Tiến hành: Cấu trúc phân rã công việc WBS, chia hoạt động lớn thành gói cơng việc nhỏ dễ quản lý Mục tiêu: Bản Danh mục công việc 4/17/2015 4/17/2015 Quy trình quản lý tiến độ DA Quy trình quản lý tiến độ DA Xác định công việc: Xác định hoạt động cụ thể phải thực để triển khai dự án Xác định trình tự hoạt động: Xác định rõ mối liên hệ hoạt động dự án Ước lượng nguồn lực: Dự toán trang thiết bị, vật tư cần để thực hoạt động dự án Lên sơ đồ thứ tự quan hệ hoạt động dự án Kết quả: Thứ tự hoạt động công việc 4/17/2015 Xác định công việc: Xác định hoạt động cụ thể phải thực để triển khai dự án Xác định trình tự hoạt động: Xác định rõ mối liên hệ hoạt động dự án Ước lượng nguồn lực: Dự toán trang thiết bị, vật tư cần để thực hoạt động dự án cần người để thực hoạt động? cần loại nguyên vật liệu số lượng bao nhiêu? Cần loại trang thiết bị gì? Chi phí tương ứng? 4/17/2015 Quy trình quản lý tiến độ DA Quy trình quản lý tiến độ DA Ước tính thời gian hoạt động: Thời gian để hoàn thành hoạt động với nguồn lực dự kiến Lập lịch trình làm việc: Xây dựng lịch hoạt động dự án Kiểm soát lịch làm việc: : Theo dõi, cập nhật tiến độ dự án, điều chỉnh theo thực tế Câu hỏi: Với nguồn lực cần thời gian cho hoạt động? 4/17/2015 Ước tính thời gian Ví dụ hoạt động: Thời gian để hồn thành hoạt động với nguồn lực dự kiến Lập lịch trình làm việc: Xây dựng lịch hoạt động dự án Kiểm soát lịch làm việc: : Theo dõi, cập nhật tiến độ dự án, điều chỉnh theo thực tế 4/17/2015 4/17/2015 Lịch trình dự án cho cấp Quy trình quản lý tiến độ DA 10 Ước tính thời gian hoạt động: Thời gian để hồn thành hoạt động với nguồn lực dự kiến Lập lịch trình làm việc: Xây dựng lịch hoạt động dự án Kiểm soát lịch làm việc: : Theo dõi, cập nhật tiến độ dự án, điều chỉnh theo thực tế 4/17/2015 So sánh tiến độ thực tế Bản kế hoạch tiến độ để phát sai lệch; Điều tra phận nguyên nhân gây sai lệch, Điều chỉnh lại kế hoạch thực thi dự án cần thiết 4/17/2015 Quản lý tiến độ dự án: Lưu ý Bảng cấu trúc phân chia công việc WBS 11 12  Công cụ giúp tách công việc dự án thành  Phải tiến hành trước cơng việc bắt đầu  Có tham gia người thực  Bảo đảm tính linh hoạt kế hoạch, cho phép điều chỉnh kế hoạch, có tính đến thời gian xem xét phê duyệt;  Đơn giản, chi tiết đến mức cần thiết  Cần phải nhớ lịch trình thực dự định để tiến hành cơng việc khơng xác tuyệt đối Xem xét, cập nhật định kỳ  Trao đổi kế hoạch với tất bên liên quan Mọi kế hoạch vô giá trị không người biết đến 4/17/2015 phận nhỏ để dễ quản lý  Bảng mô tả tồn cơng việc dự án theo cấu trúc, phân công công việc cụ thể theo cấp quản lý, nêu rõ trách nhiệm quyền hạn nhóm cơng tác, có đánh giá thời gian chi phí hồn thành cơng việc đề 4/17/2015 4/17/2015 Bảng cấu trúc phân chia công việc WBS Bảng cấu trúc phân chia công việc WBS 13 14 Các mức độ quản lý Các mức độ kỹ thuật Mức độ Mơ tả Tồn chương trình (total program) Dự án (project) Nhiệm vụ (task) Nhiệm vụ phụ (subtask) Mảng công việc (work package) Mức độ cố gắng (level of effort) 4/17/2015 4/17/2015 Bảng cấu trúc phân chia công việc WBS Sơ đồ GANTT 15 16 Mức độ chi tiết giai đoạn kiểm soát Thời gian kiểm soát hợp lý? 4/17/2015 4/17/2015 4/17/2015 Sơ đồ GANTT Phương pháp đường tới hạn 17 18 4/17/2015 4/17/2015 Phương pháp đường tới hạn CHƯƠNG 19 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN 4/17/2015 4/17/2015 4/17/2015 Quy trình quản lý chi phí dự án Khái quát chung  Khái niệm: Quản lý chi phí dự án việc hoạch định chi phí thực kế hoạch chi phí cho dự án  Nội dung: Quản lý chi phí dự án bao gồm trình cần phải thực để chắn dự án hoàn thành với ngân sách thoả đáng  Phạm vi: bao gồm quản lý chi phí lao động, nhiên liệu, nguyên liệu, vật liệu, sở vật chất, dịch vụ, thuế v.v  Dự tốn chi phí dựa kế hoạch sử dụng nguồn lực; -> chi phí cho hoạt động  Xây dựng ngân sách cho khoản chi lên kế hoạch; -> chi phí lấy từ nguồn nào, chi?  Giám sát, điều phối việc sử dụng ngân sách 4/17/2015 Dự tốn chi phí 4/17/2015 Kỹ thuật dự tốn chi phí Phân loại chi phí: Chi phí biến đổi VC (Variable Costs): nguyên vật liệu, lương… Chi phí cố định FC (Fixed Costs): Chi thuê nhà xưởng, chi phí thành lập… Chi phí trực tiếp Direct Costs: chi cho khoản mục dự án Chi phí gián tiếp Indirect Costs: chi quản lý, thuế, phụ cấp ngồi lương… 4/17/2015  Ước tính từ xuống (Top down)  Ước tính từ lên (Bottom-up)  Ước tính tương tự (Analogous Estimate)  Ước tính tham số (Parametric Estimate)  Ước tính bình qn (Three-point Estimate) 4/17/2015 4/17/2015 Kỹ thuật dự toán từ lên Kỹ thuật dự toán tương tự/ từ xuống 25 26 Sử dụng số liệu dự án tương tự có từ trước Nhược điểm Ưu điểm Dựa vào WBS, ước tính chi phí lịch trình cho gói cơng việc, sau tổng hợp lại để tính tổng số cho dự án Ưu điểm Nhược điểm  Nhanh  Ít xác  Chính xác  Tốn thời gian chi phí  Khơng cần xác định  Ít thơng tin chi tiết,  Có đóng góp đội  Đội dự án phải dự án  Có phân tích dự án chi tiết  Cung cấp khả quản lý, điều khiển dự án hiệu đào tạo kỹ dự toán  Yêu cầu phải hiểu rõ phân tích dự án chi tiết hoạt động chi tiết  Ít tốn chi phí  Có thể dự đoán mức độ chi tiêt dự án  Cho thấy tổng chi phí dự kiến hiểu dự án  Yêu cầu kinh nghiệm cao  Khó áp dụng với dự án phức tạp  Không thấy khác dự án 4/17/2015 4/17/2015 Kỹ thuật dự toán tham số Là dự toán từ xuống, sử dụng mơ hình tốn học cơng cụ tính tốn để đưa dự báo 27 4/17/2015 28 4/17/2015 4/17/2015 Kỹ thuật dự toán điểm  Ước lượng (ML-Most Likely): Chi phí cần để hồn thành cơng việc điều kiện “bình thường” hay “hợp lý”  Ước lượng lạc quan (MO-Most Optimistic): Chi phí cần để hồn thành công việc điều kiện “tốt nhất” hay “lý tưởng” (khơng có trở ngại nào)  Ước lượng bi quan (MP-Most Pessimistic): Chi phí cần để hồn thành công việc cách “tồi nhất” (đầy trở ngại)  Ước lượng cuối tính theo cơng thức: (MO + 4(ML) + MP)/6 29 4/17/2015 Xây dựng ngân sách DA Đầu vào - Bản ước tính chi phí KH chi phí - Hồ sơ tiến trình DA - Hồ sơ KH sử dụng nguồn lực - Các HĐ - Các quy định DN Xử lý 30 4/17/2015 Xây dựng ngân sách DA Đầu - Bản quy định việc sử dụng đồng vốn cách hiệu - Các điều kiện để giải ngân - Điều chỉnh hồ sơ sổ sách 4/17/2015 32 4/17/2015 4/17/2015 Xây dựng ngân sách DA 33 Xây dựng ngân sách DA 4/17/2015 34 4/17/2015 Kinh doanh dịch vụ Photocopy Giám sát ngân sách DA CHI PHÍ CỐ ĐỊNH/THÁNG/COPIER CHI PHÍ THUÊ MÁY CHI PHÍ NGƯỜI PHỤC VỤ CHI PHÍ CỐ ĐỊNH KHÁC SỐ MÁY THUÊ $250,00 VỚI MỘT TRANG COPY $35,00 GIÁ CHO MỘT TRANG $50,00 CHI PHÍ BIẾN ĐỔI LỰA CHỌN SỐ TRANG COPIES/THÁNG/MÁY CHI PHÍ THUÊ ĐỊA ĐIỂM PHÍ HOA HỒNG/ TRANG COPY NGƯỠNG TRẢ HOA HỒNG 35 4/17/2015 36 40 $0,05 $0,03 LỰA CHỌN LỰA CHỌN PHÍ ĐỊA ĐIỂM + CHI PHÍ ĐỊA ĐIỂM PHÍ ĐỊA ĐIỂM + PHÍ HOA HOA HỒNG KHI VƯỢT NGƯỠNG ĐỊNH TRƯỚC HỒNG 30.000 30.000 30.000 $150,00 $50,00 $75,00 $0,005 $0,01 20.000 4/17/2015 4/17/2015 Quản lý rủi ro dự án ? CHƯƠNG  Chạy theo: thụ động, sai đâu sửa đó, QUẢN LÝ RỦI RO cố gắng loại bỏ rủi ro xảy ra, giảm thiểu hậu tiêu cực rủi ro xảy  Đón trước phòng ngừa: chủ động, cố gắng nhận dạng phân tích rủi ro, đưa biện pháp quản lý rủi ro 4/17/2015 Quy trình quản lý rủi ro dự án 4/17/2015 Xây dựng KH quản lý rủi ro  Xây dựng kế hoạch chiến lược tổng thể quản lý phòng chống đương đầu với rủi ro, có phận chuyên trách thường xuyên  Theo dõi nhận dạng rủi ro có xuất  Phân tích rủi ro nhận dạng nhận biết khả chúng xảy ra, xảy nào, đưa giải pháp/PA đối phó  Giám sát việc thực biện pháp quản lý rủi ro phát bất cập KH thực tiễn, điều chỉnh để giải pháp vận hành hữu hiệu hiệu 4/17/2015  Nhận biết quản lý rủi ro  Phân tích đánh giá rủi ro 40 4/17/2015 10 4/17/2015 Xây dựng KH quản lý rủi ro 1.1 Nhận biết rủi ro Nhận biết quản lý rủi ro Xác định điều kiện xuất rủi ro; Xác định mức độ phạm vi/tầm ảnh hưởng rủi ro tới chi phí, tiến độ, chất lượng DA; Xác định đối tượng bị tác động rủi ro 41 4/17/2015 1.1 Nhận biết rủi ro 4/17/2015 1.1 Nhận biết rủi ro  Các rủi ro liên quan tới môi trường DA  Xác định nhu cầu khách hàng  Các rủi ro liên quan tới việc thực DA  Xác định quản lý khai thác kỹ thuật  Các rủi ro liên quan tới mơi trường, an tồn lao động, sức khỏe lao động  Các rủi ro thời gian, tiến độ thực dự án  Các rủi ro chi phí thực dự án  Các rủi ro với xã hội 43 4/17/2015 công nghệ DA  Các đối thủ thay đổi phương thức sản xuất cạnh tranh  Các nhà cung cấp nguồn lực cho dự án gặp trắc trở sản xuất 44 4/17/2015 11 4/17/2015 1.2 Báo cáo DS rủi ro 1.1 Nhận biết rủi ro 45 4/17/2015 1.2 Báo cáo DS rủi ro Chi phí 12 64 16 48 Thời gian 40 12 16 16 24 Công nghệ Chất lượng Tổng 16 2 16 58 118 52 128 47 4/17/2015 Phân tích đánh giá rủi ro Dự án Dự án Dự án Dự án Dự án Tài chính 32 20 10 24 60 46 4/17/2015  Định tính: mơ tả rủi ro chất, tính chất, mức độ phạm vi ảnh hưởng tới chất lượng DA rủi ro xảy  Định lượng: khả xảy ra, thiệt hại tài xảy Lượng hoá tác động tiêu cực rủi ro tới dự án thành số tài để quản lý Kết quả: Danh sách rủi ro nhận dạng; Bản mơ tả tính chất, quy mô tác động, bên bị tác động rủi ro 48 4/17/2015 12 4/17/2015 2.1 Phân tích rủi ro định tính 2.1 Phân tích rủi ro định tính  Sắp xếp rủi ro nhận biết theo thứ tự ưu tiên cần xử lý  Lên sơ đồ nguyên nhân – hậu  Đánh giá mức độ tầm ảnh hưởng rủi ro dựa kinh nghiệm  Phân tích xu hướng phát triển rủi ro  Lập danh sách rủi ro cần phải theo dõi chặt chẽ thường xuyên  Phân tích SWOT doanh nghiệp rủi ro 49 4/17/2015 Khả xảy 2.1 Phân tích rủi ro định tính 50 4/17/2015 2.2 Phân tích rủi ro định lượng Cao  Đánh giá xác suất mơ hình phân phối xác suất xảy Thấp Thấp Cao Thiệt hại (ước định) 51 4/17/2015 rủi ro dự án  Ước tính mát thiệt hại tài rủi ro thực xảy  Thể số liệu: Xây dựng ma trận tác động xác suất rủi ro  Lập mơ hình tốn quản lý: Phân tích độ nhạy số liệu đầu vào biến động; Phân tích mặt tài sơ đồ nguyên nhân – kết quả; Sử dụng kỹ thuật tối ưu hố mơ để đưa định quản lý 52 4/17/2015 13 4/17/2015 2.2 Phân tích rủi ro định lượng 2.2 Phân tích rủi ro định lượng  Bảng thể số liệu xác suất tác động rủi ro 53 4/17/2015  Sơ đồ phân tích nguyên nhân - hậu 54 4/17/2015 Phương án đối phó rủi ro Phương án đối phó rủi ro Chiến lược đối phó với rủi ro mang tính nguy cơ: Lưu ý !!! Nhắm vào gốc rễ chạy theo triệu chứng vấn đề -Né tránh -Chuyển rủi ro sang bên thứ ba -Điều hòa rủi ro -Chấp nhận rủi ro -Có kế hoạch phòng ngừa cho cơng việc Chiến lược đối phó với rủi ro mang tính hội -Khai thác hội -Chia sẻ hội -Kế hoạch B 55 4/17/2015 56 4/17/2015 14 4/17/2015 Phương án đối phó rủi ro Phương án đối phó rủi ro Điều hòa rủi ro tìm cách giảm thiểu khả rủi ro xảy hoặc giảm nhẹ thiệt hại rủi ro thực đã xảy DA có mức bất trắc thấp nên cho tiến hành sớm nhanh Có thưởng tiến độ Dự án có nhiều bất trắc: Hợp đồng dựa tiến độ thực 57 4/17/2015 Chuyển rủi ro sang bên thứ ba ??? phân bổ rủi ro hợp đồng dự án phải ghi văn bản rõ ràng, hợp đồng minh bạch, theo chế thị trường 58 4/17/2015 15 ... Khái niệm: Quản lý chi phí dự án việc hoạch định chi phí thực kế hoạch chi phí cho dự án  Nội dung: Quản lý chi phí dự án bao gồm trình cần phải thực để chắn dự án hoàn thành với ngân sách thoả... 4/17/2015 Dự toán chi phí 4/17/2015 Kỹ thuật dự tốn chi phí Phân loại chi phí: Chi phí biến đổi VC (Variable Costs): nguyên vật liệu, lương… Chi phí cố định FC (Fixed Costs): Chi thuê nhà xưởng,