EMAIL VÀ CÁC CÔNG DỤNG CƠ BẢN TÍCH HỢP TRONG MAIL

Mail ????? Mail (email) hay gọi thư điện tử hệ thống chuyển nhận thư từ qua hệ thống phương tiện điện tử Ngày có nhiều dịch vụ thư điện tử miễn phí trả phí Gmail, Yahoo mail, MSN hotmail Tuy nhiên loại mail ưa chuộng thân thiện Gmail Ngoài công ty dù lớn hay bé thường có tên miền riêng cho email cơng ty Ví dụ: Vinh làm dự án J4S có địa mail để sử dụng vinh@j4s.com Hoặc bạn tự tay tạo tên miền riêng cho email ứng dụng Zoho   Tầm quan trọng mail công việc Trong môi trường làm việc công sở, người chủ yếu làm việc máy tính mail cơng cụ hỗ trợ giao tiếp tuyệt vời Đơn cử việc nhân viên báo cáo tổng kết công việc hay sếp giao việc cho nhân viên tất phải có giấy tờ qua mail khơng có chuyện nói miệng khơng với Ngồi ra, riêng với Gmail nhiều ứng dụng khác mà chịu khó tìm hiểu thấy thú vị Ví dụ: chat chit với bạn bè qua Gmail, gọi điện Google Hangout (tương tự skype) cần có tài khoản mail, đăng ký tài khoản cho website Nhưng hai ứng dụng quan trọng ưa chuộng Gmail gửi thư điện tử lưu trữ liệu SỬDỤNG GMAIL ĐỂLƯU TRỮDỮLIỆU • • • Google Drive dịch vụ lưu trữ chỉnh sửa liệu trực tuyến với 15GB dung lượng miễn phí, cho phép người dùng lưu trữ nhiều dạng liệu văn bản, video, âm thanh, PDF… tảng “đám mây” Google Drive với khả hỗ trợ Google Docs Google+ cao cấp giúp người dùng dễ dàng truy cập chỉnh sửa tài liệu đâu hay chia sẻ tập tin chung với bạn bè.   Hiểu cách đơn giản Google Drive USB ảo để bạn lưu trữ liệu Internet Bất cần, bạn truy cập vào USB đó, cần bạn có internet   Các bước để sử dụng Google Drive Cách 1: Đồng hóa liệu máy tính cá nhân vào Goole Drive • • Các bước cài đặt đồng liệu ghi hình hướng dẫn video: http://bit.ly/1NPvaS2 Các bước chủ yếu cài đặt thao tác với file, tệp, chia sẻ file, tệp với người khác Cách 2: Tải lưu trữ liệu lên Google Drive (khơng đồng với máy tính cá nhân) • • • • Bước 1: Thoát khỏi email bạn dùng để đồng liệu máy tính cá nhân Bước 2: Đăng nhập mail khác mà bạn muốn dùng để lưu trữ liệu Bước 3: Vào link: https://drive.google.com/drive/u/0/my-drive Đến bạn hoàn tất phần đăng nhập Nhưng đây, thay chỉnh sửa file lúc bạn đồng liệu cách bạn phải tải file lên google drive có thao tác khác SỬDỤNG GMAIL ĐỂGIAO TIẾP Viết thư dễ hiểu công việc người viết người nhận Nhưng người nhận phải thời gian dài khó khăn để hiểu thư Về gửi Email tồi tỏ không tôn trọng người nhận không lịch Người viết làm việc nhẹ nhàng người nhận phải làm nhiều việc Bố cục email • • • • • Địa mail Tiêu đề File đính kèm Nội dung Chữ ký Địa mail Đầu tiên, nói địa mail bạn (tức người gửi) phải địa mail nghiêm túc Ví dụ: Nguyen.thanhvinh@gmail.com Tránh địa mail rườm rà, tạo cảm giác trẻ Ví dụ: Congchua123@gmail.com, langtu9x@gmail.com • Một địa email “nghiêm túc” thể tôn trọng bạn với người nhận, thể nội dung bạn gửi khơng mang tính chất “đùa cợt”, tạo tin tưởng với người đọc Hơn nữa, bạn đại diện cho hình ảnh CLB, khơng thể để người ngồi có nhìn thiếu thiện cảm với CLB hay với ban Đối Ngoại Thứ hai, địa mail người nhận, phải kiểm tra thật kỹ trước gửi cho người đó, đảm bảo xác mail gửi Còn vấn đề quan trọng lúc gửi mail, Cc (carbon copy) Bcc (blind carbon copy) Cc bạn gửi mail cho người muốn người thứ đọc người nhận biết người thứ đọc bạn nhấn cc điền mail người thứ vào Bcc bạn gửi mail cho người muốn có người thứ đọc được, khơng muốn người nhận biết có người thứ đọc Hai ứng dụng thường sử dụng cụ thể trường hợp đối ngoại CLB sau: • • • Thành viên BĐN mail cho đối tác CLB, đối tác biết đến trưởng ban đối ngoại bạn phải cc mail cho trưởng ban để trưởng ban nắm tình hình giải Thành viên BĐN mail cho đối tác CLB, đối tác chưa biết trưởng ban phải bcc mail cho trưởng ban biết Đây thứ hay dùng cần dùng mail, bạn làm, nên cẩn thận ý sử dụng cho cách Tiêu đề Một tiêu đề tốt giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt vấn đề đề cập đến mail, đồng thời tạo thiện cảm cho người nhận mail Một tiêu đề tốt cần gì? Tiêu đề tốt bao gồm phần sau • • • • Tiền tố: bình thường tiền tố viết sau [Tên tổ chức], [Tên dự án] Đối tượng: đối tượng đề cập đến mail Hành động: Hành động mà người nhận mail người gửi mail cần làm Ngày tháng độ cấp bách thư (cái tùy hoàn cảnh lúc có lúc khơng) [FBA Club] Báo cáo tài q năm 2015 File đính kèm File đính kèm có tên dễ hiểu không gây thiện cảm với người nhận mail mà giúp bạn kiểm sốt tốt tệp bạn gửi Tên tập tin dễ đọc hiểu cần có: • • Tiền tố: [Tên tổ chức], [tên dự án] • • • Ngày gửi (tùy trường hợp cần khơng) Tên tập tin Lưu ý: Khơng nên đặt tên tập tin đính kèm tiếng việt có dấu gửi dễ bị lỗi tên tệp Tốt đặt tên không dấu nối từ với dấu “-” Phiên (tùy trường hợp cần không) Ví dụ cho tên tệp đính kèm hiệu quả: [FBA Club] Ho-so-tai-tro-Move-Up.doc, [J4S] Giao-dien-demowebsite-V1.0.PSD Lưu ý: • Nên gửi loại file thông dụng, dễ đọc, dễ hiểu cho máy tính Tốt file đọc nên gửi PDF doc • Nếu có q nhiều file cần gửi (trên file) nên nén vào thành file gửi File nén phải zip khơng dùng rar • Nếu file cần gửi có dung lượng lớn > 25MB nên tải lên google drive share link cho người nhận Nội dung mail Về bản, email hồn chỉnh có khung nội dung sau • • • • • • • • Lời chào Giới thiệu Tình hình vừa qua Kết quả, lý Tình hình Đề xuất/dự định Chờ đợi Cảm ơn kết thúc thư Chữ ký Thường dùng ứng dụng Wisestamp để tạo chữ ký cho cá nhân Quy trình gửi mail Quy trình reply mail Một số tiện ích để sử dụng tối ưu Gmail Gắn nhãn Gắn nhãn cho email bạn để dễ dàng phân tách công việc khác Hướng dẫn sử dụng cài đặt nhãn dán cho mail Các bạn làm theo hướng dẫn: http://bit.ly/1JSnIbl • Mail track Là ứng dụng giúp bạn biết người nhận mail mở mail đọc mail hay chưa, thời gian người mở mail Link cài: http://bit.ly/1ByOobf • Boomerang Lên lịch gửi mail Nhắc nhở bạn đối tác chưa reply mail Wisestamp Chính tiện ích tạo chữ ký điện tử: https://webapp.wisestamp.com/ • • • Hangouts Đây tiện ích gọi điện trực tuyến (tương tự skype) Rất dễ sử dụng, cần truy cập https://plus.google.com/hangouts chịu khó tìm hiểu chút biết cách dùng •