Tài liệu Phần 3: Các công cụ cơ bản trong máy tính và truyền thông pdf

Phần 3: Các công cụ cơ bản trong máy tính và truyền thông Các dạng truyền thông Truyền thông có vai trò quan trọng trong sự thành công của mọi doanh nghiệp! Trừ phi các khách hàng tiềm năng đã biết về doanh nghiệp của bạn còn thì họ sẽ chẳng biết liên lạc với bạn hoặc mua sản phẩm của bạn như thế nào. Nếu họ đã biết về doanh nghiệp của bạn thì chắc chắn họ liên lạc với bạn một cách dễ dàng. Có hai dạng truyền thông chủ yếu là trong nội bộ và với bên ngoài. • Truyền thông với bên ngoài đến các khách hàng để họ biết về các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn và tạo cho họ một lý do để mua chúng. Dạng truyền thông này bao gồm các tờ giới thiệu về bạn, các vật phẩm quảng cáo khác nhau, thư liên hệ, các cuộc điện thoại, trang web và bất cứ thứ gì có thể cho công chúng biết về bạn. Hình ảnh có vai trò cực kỳ quan trọng trong việc truyền thông với bên ngoài! Biểu tượng (logo) của doanh nghiệp cần thể hiện bạn là ai; giấy tiêu đề cũng cần là một công cụ để bán hàng; thông điệp qua điện thoại cần phản ánh sự chuyên nghiệp của bạn. • Truyền thông nội bộ có vai trò quan trọng trong việc thu hút và giữ chân người tài. Bạn cần phải đưa ra định hướng này cho công ty qua việc truyền đạt thông điệp này một cách nhất quán; bạn cần phải tạo động lực làm việc cho nhân viên thông qua các hình thức truyền thông khác nhau như khen thưởng, tờ tin nội bộ, họp, điện thọai và các dạng thảo luận chính thức và không chính thức. Để truyền thông có hiệu quả cần có các công cụ và kế hoạch rõ ràng. Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về những công cụ cũng như hướng dẫn về việc lập kế hoạch để thúc đẩy nhân tố truyền thông tại doanh nghiệp của bạn. Những trao đổi sau đây được chia thành các nhóm 1) những công cụ truyền thông cơ bản; 2) máy vi tính; và, 3) Internet. Những công cụ truyền thông cơ bản Các công cụ cụ thể được dùng cho việc truyền thông bao gồm điện thoại, máy nhắn tin, máy fax và các thiết bị cầm tay cá nhân (PDA). Ranh giới giữa những thiết bị này hiện nay khá mờ nhạt. Ví dụ, một máy điện thoại bây giờ có thể tích hợp các chức năng của một PDA và cũng có thể dùng để gửi/nhận thư điện tử cũng như truy cập Internet. Tuy nhiên trong phần trao đổi này, mỗi thiết bị sẽ được trình bày riêng rẽ. • Điện thoại Có rất nhiều loại điện thoại và chỉ có bạn mới có thể quyết định được loại nào hoặc sự kết hợp của những loại nào là phù hợp với bạn. Thậm chí ngay cả chiếc điện thoại tiêu chuẩn được trang bị trong văn phòng của bạn cũng có thể có nhiều chọn lựa. Bạn nên bắt đầu ít nhất bằng việc dành ít nhất một đường dây riêng doanh nghiệp của bạn. Đường dây này phải có thiết bị có khả năng ghi lại thông điệp trong trường hợp cuộc gọi không có ai nhấc máy. . Điện thoại không dây (di động) đang ngày càng trở thành một yêu cầu cần thiết. Với nó bạn có thể tránh được việc bị nhỡ các cuộc điện thoại gọi tới. Những tính năng cần thiết cho loại điện thoại này phụ thuộc hoàn toàn vào bạn và nhu cầu của bạn. Bạn có thể được hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ miễn phí thiết bị hoặc bạn có thể chọn một thiết bị có thể nhận thư điện tử, lưu danh bạ, lên lịch công việc và cho phép bạn có thể chơi những trò chơi tương tác với máy. Điện thoại cố định tiêu chuẩn và điện thoại không dây có rất nhiều tính năng để bạn lựa chọn, chẳng hạn như: chờ cuộc gọi, chuyển cuộc gọi, chức năng hội thảo và hộp thư thoại. Có nhiều chương trình và nhiều hãng cung cấp dịch vụ để bạn chọn. Cạnh tranh đã làm cho các tính năng lựa chọn tích hợp với những chức năng phổ biến và các mẫu thường dùng, làm cho chúng có tính hiệu quả rất cao. Hãy nhớ đưa ra các câu hỏi về những nhu cầu chi tiết của bạn trước khi lựa chọn tham gia chương trinh và nhà cung cấp nào. Khi việc sử dụng hoặc nhu cầu của bạn thay đổi, không nên do dự trong việc yêu cầu cung cấp thông tin về các chương trình phù hợp với yêu cầu mới của bạn. • Mẹo nhỏ khi dùng điện thoại Điều quan trọng là bạn phải coi điện thoại như một công cụ làm việc quan trọng. Việc ghi lại một tin nhắn sẽ cho biết khi nào bạn sẽ trả lời cuộc gọi và sau đó sẽ tiếp tục đọc các tin nhắn khác để trả lời các cuộc gọi kịp thời. Đường điện thoại cho doanh nghiệp và cá nhân nên riêng biệt. Không nên để các thành viên trong gia đình nhấc máy hoặc sử dụng đường điện thọai dành cho công việc. Lắp thêm các máy nhánh cần thiết trước khi bạn khởi sự. Hệ thống trả lời từ xa (dùng hộp thư thoại) thường tốt hơn một chiếc máy trả lời tự động. Hộp thư thoại có độ tin cậy cao và chi phí hợp lý, có thể truy cập từ mọi nơi và tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp hơn. Nhu cầu dùng số điện thoại 800 trở nên chẳng quan trọng lắm vì cước đường dài dễ chịu hơn nhiều. Nên xem xét việc sử dụng tai nghe cho cả điện thoại không dây và điện thoại di động bởi vì nó giúp nghe rõ hơn, an toàn hơn và bạn có thể di chuyển mà tay chẳng vướng bận gì. Khi để lại lời nhắn, hãy nói rõ tên và số điện thoại của bạn ở đầu và cuối của thông điệp. Tỏ ra lịch sự khi sử dụng thiết bị không dây! Phép lịch sự trong công việc bao gồm việc tránh để cuộc điện thọai cắt ngang trong khi đang họp hoặc ăn trưa với đối tác. • Máy nhắn tin Có nhiều loại máy nhắn tin khác nhau: những máy chỉ nhận được thông điệp bằng số; những máy cho phép nhận thông tin dạng chữ và giọng nói; những máy có khả năng nhận và gửi tin nhắn (hai chiều); những máy có khả năng nhận thư điện tử và đôi khi có thể gửi thư điện tử. Có nhiều màu sắc và kích cỡ đáp ứng mọi nhu cầu của bạn. Một số thiết bị sử dụng hệ thống nhắn tin có chức năng như một PDA, cho phép bạn nhận và trả lời thư điện tử và mẫu mới nhất thuộc loại này là máy điện thoại di động. Một trong những điểm có tính quyết định chủ yếu là vùng phủ sóng (độ bao phủ) về mặt địa lý mà bạn sẽ cần tới nó. Vùng phủ sóng có thể chỉ giới hạn trong khu vực của bạn hoặc có thể là trên toàn quốc. Cước phí sẽ tăng dần khi vùng phủ sóng tăng. • Mẹo nhỏ khi dùng máy nhắn tin Việc sử dụng máy nhắn tin cần tuân thủ những hướng dẫn sử dụng một cách lịch sự như đối với điện thoại không dây. Khi tham dự các cuộc họp, hãy chuyển chế độ của máy sang chế độ rung. Chẳng có cái gì có thể tệ hại hơn việc nhạc chuông của máy nhắn tin vang lên giữa một cuộc họp quan trọng. Nếu bạn sử dụng máy nhắn tin kết hợp với điện thoại không dây, bạn có thể kiểm soát được ảnh hưởng của bạn. Điều mà bạn phải làm là đảm bảo rằng những mong muốn của các cuộc nhắn tin này là thực tế – bạn sẽ liên lạc với họ sớm nhất có thể, không nhất thiết phải ngay lập tức. • Máy fax Bạn phải đưa ra quyết định để chọn một máy fax đơn thuần hay một máy fax tích hợp tất cả các chức năng khác cho phép bạn không chỉ fax mà còn có thể in hoặc scan tài liệu. Bạn phải cân nhắc tới các ràng buộc về ngân sách và không gian đặt máy. Nhìn chung, máy càng đơn giản thì bạn càng ít khi gặp phải vấn đề với nó. Điều quan trọng là bộ nhớ của máy phải càng lớn càng tốt. Nó cho phép máy có thể in với tốc độ nhanh hơn tốc độ mà máy có thể in. Chỉ khi bộ nhớ của máy đầy thì tốc độ truyền của máy sẽ làm giảm tốc độ in. Một số nhà cung cấp có loại máy phù hợp với hệ thống thư điện tử của bạn. Cơ chế của việc gửi fax cũng giống khi nó đang nhận thông tin từ máy khác chuyển tới nhưng bạn sẽ nhận được thông tin dưới dạng tài liệu đính kèm trong thư điện tử. Việc này sẽ rất tiện đối với những ai thường xuyên phải di chuyển và không thường xuyên ở gần máy fax. • Mẹo nhỏ khi dùng máy fax Sử dụng giấy tiêu đề phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Cần lưu ý rằng đây là việc truyền thông ra bên ngoài nên nó thể hiện hình ảnh của bạn và doanh nghiệp của bạn. Dùng một đường dây riêng cho máy fax. Máy vi tính Máy vi tính là một công cụ vừa tầm và không nên tiếp tục coi nó như là một phần phụ trong hoạt động kinh doanh của bạn! Những điều nêu dưới đây sẽ tập trung vào ba loại cơ bản – máy tính để bàn, máy tính xách tay, thiết bị cầm tay cá nhân (hay PDA) – và các phần mềm mà nó sử dụng. Máy tính để bàn – Đây là loại máy vi tính phổ biến nhất, loại được dùng để trang bị cho văn phòng của bạn. Hệ thống máy tính này bao gồm một bộ xử lý trung tâm, một màn hình, một modem, một ổ CD, một ổ đĩa mềm và một máy in. Một số dạng lưu trữ số liệu dự phòng cũng nên cân nhắc chẳng hạn như ổ nén dữ liệu hoặc ổ ghi CD. Máy vi tính có thể có nhiều mức giá khác nhau. Lời khuyên duy nhất có thể phù hợp là hãy chọn loại có giá cao nhất và tốc độ xử lý nhanh nhất mà bạn có thể. Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thì mọi thứ bạn mua ngày hôm nay có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời. May mắn thay điều đó không có nghĩa là chiếc máy tính của bạn trong một thời gian dài nữa sẽ không đáp ứng được yêu cầu công việc của bạn. Máy tính xách tay – Máy tính xách tay là loại mà bạn có thể mang nó theo dễ dàng. Nó có thể bao gồm những tính năng của một máy tính để bàn. Thông thường thì nó không đi kèm với máy in nên có thể bạn sẽ phải mua thêm thiết bị này. Một thiết bị phụ trợ khác nữa gọi là docking station cho phép bạn có thể gắn chiếc máy tính xách tay của bạn vào chiếc máy tính để bàn tại văn phòng và dùng chiếc máy tính xách tay như là một bộ xử lý trung tâm trong khi lại được sử dụng màn hình và bàn phím của máy tính để bàn. Máy tính xách tay thường có giá cao hơn máy tính để bàn một chút nhưng nếu bạn phải di chuyển và cần các chức năng của máy tính thì nó thật xứng đáng với giá trị mà bạn bỏ thêm. Một lần nữa, bạn hãy cố gắng hết mức trong khoảng cho phép. PDA – Chiếc máy tính cầm tay hoặc PDA đang dần trở nên phổ biến. Về cơ bản thì có 2 loại thuộc nhóm này: 1) máy dùng hệ điều hành Palm Pilot và 2) máy dùng hệ điều hành Microsoft Pocket PC. Những thiết bị này cho phép bạn khớp những thành phần chính với chiếc máy tính của bạn. Với kích cỡ nhỏ gọn, bạn có thể có toàn bộ những danh sách liên lạc và lịch làm việc của mình cũng như danh mục những việc cần làm. Nhiều thiết bị thuộc nhóm này cho phép bạn nhận và trả lời thư điện qua mạng không dây hoặc modem. Bạn sẽ luôn được kết nối! Phần mềm mềm – Phần mềm mà bạn mua có vai trò quan trọng trong việc biến chiếc máy tính của bạn thành một công cụ trợ giúp hiệu quả. Hệ điều hành, cho dù đó là PC hay Macintosh, cần được cài đặt vào trong hệ thống của bạn. Nhiều gói phần mềm được cài sẵn vào trong hệ thống mà bạn mua. Ở mức tối thiểu, bạn cần có khả năng để sử dụng văn bản, bảng biểu và trình bày. Thêm vào đó, bạn cần cân nhắc tới các phần mềm về tài chính và kế toán phù hợp với hoạt động kinh doanh của bạn. Nên nhớ rằng nhiều phầm mềm kế toán không phải là hệ thống kế tóan kép và bạn phải cẩn thận khi nhập số liệu. Các sản phẩm phụ trợ - Có nhiều sản phẩn có thể được sử dụng kết hợp với máy tính để tăng cường hình ảnh và chức năng của doanh nghiệp. Nó cũng đòi hỏi phải có những phần mềm đặc biệt để hoạt động. • Máy ảnh kỹ thuật số - một bức ảnh do máy ảnh thuộc loại này chụp có thể được chuyển trực tiếp lên máy tính của bạn cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau. Việc sử dụng các ý tưởng bao gồm hình ảnh của tài sản, tờ giới thiệu sản phẩm, ảnh đi kèm với sơ yếu lý lịch và nhiều việc khác nữa. • Máy scanner – khi bạn có một tài liệu trên giấy mà bạn lại muốn đưa nó vào trong một bộ tài liệu dạng số thì bạn cần phải chuyển nó sang dạng số bằng cách scan tài liệu này trên máy scanner. Nói chung, giá máy càng cao thì chất lượng hình ảnh càng tốt. • Mạng không dây – tính năng này cho phép bạn kết nối với các thiết bị khác có cùng tính năng. Việc có thể đơn giản kết nối thiết bị của bạn mà không phải lo đi tìm dây nối và ổ cắm là rất tuyệt vời và nó ngụ ý nhiều điều. • Không nên bỏ qua tầm quan trọng của việc thường xuyên lưu trữ bên ngoài mỗi chương trình mà bạn sử dụng trong công việc. Việc lưu trữ phổ biến là chép vào các đĩa CD hoặc đĩa Zip nhưng cũng có những dịch vụ trên web để làm việc này. . Internet Internet đang ngày càng trở nên một công cụ rất quan trọng trong công việc! Nó có thể được sử dụng ở mức đơn giản như thư điện tử, tìm kiếm và ở mức cao hơn như là một kênh để cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của bạn. Để có thể truy cập Internet, bạn cần có một trình duyệt. Đây là một loại phần mềm. Microsoft Internet Explorer và Netscape Navigator đang là hai trình duyệt hàng đầu hiện nay. . Bây giờ, khi đã có một trình duyệt, bạn cần truy cập Internet. Việc này được thực hiện thông qua một nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP). Những nhà cung cấp dịch vụ này cung cấp một loạt tính năng nhưng tất cả đều cho phép bạn sử dụng thư điện tử. Nếu bạn cần một loạt các chức năng đầy đủ thì có thể là America Online hoặc MSN phù hợp với bạn. Nếu bạn cảm thấy thỏai mái trong việc truy cập Internet và làm việc trong một môi trường mà đòi hỏi bạn cần có thêm một số kiến thức thì những nhà cung cấp dịch vụ như AT&T hoặc Earthlink có thể phù hợp với bạn. Cũng giống như các dạng truyền thông khác, có rất nhiều chương trình và mức giá để bạn lựa chọn. Việc bạn sử dụng Internet cho mục đích công việc như thế nào là hoàn toàn phụ thuộc vào bạn. Có lẽ bạn chưa sẵn sàng cho việc bán sản phẩm trên Internet nhưng có thể bạn đang quan tâm tới việc lập một website hoặc trang chủ để mọi người có thể biết bạn đang làm gì. Ở thái cực khác, bạn có thể muốn sử dụng Internet như là một kênh bán hàng chính của mình. Chỉ cần nhớ rằng, đây mới chỉ là những điều cơ bản, bạn cần phải có các sản phẩm và dịch vụ mà mọi người cần, bạn cần phải thu hút mọi người vào trang web của bạn để họ có thể lựa chọn và mua những sản phẩm này từ bạn; bạn cần phải thuyết phục họ mua hàng; bạn cũng cần phải có nơi để cất giữ sản phẩm và bạn cần có phương thức để giao hàng cho người mua. Trong Phần 9 của khóa học này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về Internet và thương mại điện tử (E-Commerce). Chuẩn bị về công nghệ Trước khi bạn bắt đầu kinh doanh, hãy lên kế hoạch về công nghệ mà bạn sẽ cần tới. Lắp thêm các đường dây điện thoại mới, mua và học cách sử dụng máy tính; quyết định xem bạn sẽ sử dụng Internet như thế nào hoặc không sử dụng. Cũng cần nhớ rằng việc kiểm soát nhân viên trong việc sử dụng Internet tại nơi làm việc không vi phạm tới các quyền cá nhân của họ. Quy định mà bạn đưa ra cần được in ra giấy và được các nhân viên ký cam kết tuân thủ. Nên nhớ rằng việc sử dụng công nghệ một cách hợp lý sẽ tạo cho doanh nghiệp của bạn một hình ảnh về trật tự và thành công ngay từ đầu! Bản kế hoạch kinh doanh cho Phần 3: Máy tính và các công cụ truyền thông cơ bản Chúng tôi thật lòng đề nghị bạn tải bản kế hoạch kinh doanh mẫu cho phần này (Bản Kế hoạch Kinh doanh Mẫu Tài liệu số 3) và hoàn thành nó ngay. Chỉ dẫn cách điền vào bản kế hoạch kinh doanh mẫu: 1. Mỗi ô đều có tựa đề không thể thay đổi được viết IN HOA 2. Bên dưới mỗi tựa đề có một câu bắt đầu bằng “Điền vào đây”. Những thông tin cần phải điền vào sẽ được gợi ý ở đây. Ô sẽ tự động mở rộng khi bạn điền thông tin. [...]... xong mỗi ô, hãy xóa câu “Điền vào đây” và chỉ để lại tựa đề và phần thông tin mà bạn vừa điền PHẦN 3 Câu hỏi nhanh: Máy tính và các công cụ truyền thông cơ bản 1 Nếu tôi quá già hoặc không đủ trình độ để học về máy tính và quản lý website, thư điện tử và phần mềm, tôi có nên lập doanh nghiệp? A Có: Khởi đầu mà không có máy tính B Không: Hãy học, đọc sách, tham dự khóa học và có người chỉ dẫn 2 2 Tôi... khóa học nào về máy tính Tôi có thể khởi sự doanh nghiệp của mình mà không có chương trình phần mềm nào và có kế hoạch sử dụng nó sau được không? A Được, bắt đầu mà chẳng có chương trình máy tính nào cả B Không, đợi cho đến khi máy tính của tôi đã được cài đặt xong 3 3 Trong doanh nghiệp mới của tôi, tôi dự định cho phép nhân viên truy cập vào mạng Internet Việc giám sát nhân viên trong việc sử dụng... dụng trong trường hợp họ không thể tự trả lời được: A bạn quản lý Hộp thư thoại, do công ty điện thoại của B 9 Máy trả lời tự động 9 “Bí quyết” về bảng biểu được coi là: A B Phần mềm “phải biết” và là bí quyết C 10 Hữu ích cho một số doanh nghiệp Hữu ích cho nhiều doanh nghiệp 10 Một chiếc PDA có thể thực hiện tất cả các chức năng sau: Điện thoại di động, nhận và gửi fax cũng như thư điện tử và có... việc là vi phạm các quyền cá nhân của họ A B 4 Đúng Sai 4 Máy fax của bạn cần sử dụng một đường điện thoại riêng A B 5 Đúng Sai 5 Điều nào sau đây KHÔNG PHẢI là truyền thông với bên ngoài: A Tờ giới thiệu về sản phẩm B Website của bạn C Các cuộc họp với nhân viên D 6 Giấy tiêu đề 6 Khi sử dụng điện thoại (cả cố định và di động), bạn có thể làm tăng sự rõ ràng, an toàn và linh họat bằng cách dùng: A B . Phần 3: Các công cụ cơ bản trong máy tính và truyền thông Các dạng truyền thông Truyền thông có vai trò quan trọng trong sự thành công của. Internet. Những công cụ truyền thông cơ bản Các công cụ cụ thể được dùng cho việc truyền thông bao gồm điện thoại, máy nhắn tin, máy fax và các thiết bị