Công tác hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần sách và thiết bị trường học tỉnh Sơn La.pdf

Công tác hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần sách và thiết bị trường học tỉnh Sơn La

Trang 1

Trần Hoàng Long – KT44A http://www.ebook.edu.vn Trang1

Khoa Kinh tế - Trường THNL Sơn La Báo cáo thực tập tốt nghiệp khóa 44

Phụ lục II: Tập hợp chứng từ kế toán

1 Hệ thống chứng từ kế toán liên quan đến từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Trang 2

CHỮ VIẾT TẮT SỬ DỤNG: UBND: Ủy ban nhân dân CTCP: Công ty Cổ phần TBTH: Thiết bị trường học SGK: Sách giáo khoa

DNNN: Doanh nghiệp nhà nước THCS: Trung học cơ sở

THPT: Trung học phổ thông DTNT: Dân tộc nội trú

THNL: Trung học Nông lâm Sơn La GD-ĐT: Giáo dục và đào tạo

XHCN: Xã hội chủ nghĩa HĐQT: Hội đồng quản trị

Trang 3

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 5

PHẦN I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CP SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC SƠN LA 7

I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH-PHÁT TRIỂN: 7

1 Thông tin chung về Công ty CP sách và TBTH Sơn La 7

2 Quá trình hình thành “Công ty CP Sách và TBTH Sơn La” 7

3 Những chặng đường phát triển của Công ty: 8

3.1 Thời kì 1983 đến 1992: 8

3.2 Giai đoạn 1992 đến nay: 9

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY 11

1 Chức năng – nhiệm vụ: 11

2 Tổ chức hoạt động kinh doanh 12

III NGÀNH NGHỀ SẢN XUẤT KINH DOANH: 13

1 Đăng ký kinh doanh: 13

2 Quy trình nhập - mua; xuất - bán hàng hóa: 14

IV BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ – BỘ MÁY TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÔNG TY CP SÁCH VÀ TBTH SƠN LA 16

1 Đặc điểm Bộ máy tổ chức quản lý: 16

1.1 Sơ đồ bộ máy quản lý 16

1.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 16

1.2.1 Hội đồng quản trị: 16

1.2.2 Ban Kiểm soát 16

1.2.3 Ban lãnh đạo: gồm Giám đốc; Phó Giám đốc; Kế toán trưởng 17

Trang 4

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: 21

2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý kế toán 21

2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 22

2.3 Chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp: 23

V MỘT SỐ CHỈ TIÊU CỦA DOANH NGHIỆP TRONG VÀI NĂM GẦN ĐÂY:261 Tình hình lao động sử dụng tại doanh nghiệp: 26

2 Tình hình biến động cơ sở vật chất của doanh nghiệp 27

3 Kết quả sản xuất kinh doanh những năm gần đây 28

4 Kế hoạch kinh doanh của Công ty năm 2010 29

PHẦN II: TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC SƠN LA 30

I THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TẠI CÔNG TY CP SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC SƠN LA: 30

II SỐ LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP VÀ PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN THỰC TẾ 30

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 36

1 KẾT LUẬN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP SÁCH TBTH SƠN LA: 36

2 NHỮNG KIẾN NGHỊ 37

2.1 Đối với Công ty CP Sách TBTH Sơn La: 37

2.2 Kiến nghị với Khoa Kinh tế - Trường Trung học nông lâm Sơn La 39

KẾT LUẬN 41

Trang 5

LỜI NÓI ĐẦU

Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở của sự tồn tại và phát triển của xã hội loài người Quá trình sản xuất chính là hoạt động tự giác và có ý thức của con người nhằm biến các vật thể tự nhiên thành các vật phẩm có ích phục vụ mình Xét trong một quá trình liên tục và đổi mới không ngừng, quá trình sản xuất đồng thời là quá trình tái sản xuất Để thực hiện nhịp nhàng và đạt hiệu quả cao cần phải định hướng quá trình sản xuất và tổ chức thực hiện những định hướng đó Vì vậy xuất hiện nhu cầu tất yếu phải thực hiện chức năng quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh đặc biệt là công tác quản lý kinh tế tài chính

Hạch toán kế toán là công cụ phục vụ đắc lực cho quản lý kinh tế tài chính, có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế tài chính Vai trò của kế toán được khẳng định xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin trong việc ra các quyết định kinh tế và chức năng của hạch toán kế toán Trong nền kinh tế thị trường, để có thể cạnh tranh, tồn tại và phát triển các đơn vị phải xác định được mục tiêu hoạt động phù hợp với năng lực trình độ của mình, chủ động trong sản xuất, sử dụng tiết kiệm, hiệu quả tài sản, tiền vốn nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao nhất Muốn vậy đòi hỏi các đơn vị phải tổ chức thu nhận đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời thông tin về tình hình và kết quả hoạt động kinh tế để từ đó ra các quyết định kinh tế phù hợp, kịp thời, hữu hiệu Trong cơ chế đó vai trò của kế toán ngày càng được phát huy tác dụng là công cụ không thể thiếu được trong quản lý

Đây sẽ là những kiến thức đáng quý nhất cho bản thân mỗi sinh viên đang theo học nghề kế toán Nhận thức rõ điều này em đã xin tham gia thực tập tại

“Công ty cổ phần sách và thiết bị trường học tỉnh Sơn La”, ở đây em được tiếp

xúc thực tế trực tiếp với các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các loại chứng từ, sổ sách… được bổ sung thêm kiến thức về công tác hạch toán kế toán trên thực tế Từ đó đưa ra những nhận định và phương hướng cho bản thân, xác định lựa chọn ngành nghề theo học làm cơ sở cho công việc sau này

Trang 6

Trong thời gian thực tập trước hết em xin chân thành cảm ơn sự hướng

dẫn chỉ bảo tận tình của cô giáo Vì Việt Hà và toàn thể thầy cô giáo trong khoa

Kinh tế - trường trung học Nông lâm Sơn La; Em xin cảm ơn các cô chú trong Ban Lãnh Đạo, Kế toán trưởng, các anh chị phòng Kế toán – Tài chính, phòng Tổ chức – Hành chính, cùng toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty Cổ phần sách và thiết bị trường học Sơn La đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn cho em hoàn thành quá trình thực tập này

Do thời gian thực tập có hạn cũng như kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên chuyên đề của em khó tránh khỏi những sai sót Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, của các cô chú, anh chị trong Công ty để kiến thức và kỹ năng của em được hoàn thiện hơn

Báo cáo này gồm 03 phần:

Phần I:Giới thiệu chung vềCông ty CP Sách và thiết bị trường

học Sơn La

Phần II:Tình hình hạch toán tại đơn vị Phần III:Kết luận và kiến nghị

Trang 7

PHẦN I:GIỚI THIỆU CHUNG VỀCÔNG TY CP SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC SƠN LA

I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH-PHÁT TRIỂN:

1 Thông tin chung về Công ty CP sách và TBTH Sơn La

- Tên đầy đủ: CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC

TỈNH SƠN LA

- Tên gọi tắt: CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC SƠN

LA

- Tên tiếng Anh: SONLA BOOKS AND EDUCATION EQUIPMENTS

JOINT STOCK COMPANY

- Viết tắt là: SLBEEJCO

- Logo:

- Địa chỉ: 12-Đường Trường sơn tây 3 – phường Tô Hiệu – TP.Sơn La –

tỉnh Sơn La

- Điện thoại: 022.3.852.354 – fax: 022.3.855.104

- Email: Ctysach.sla@vnn.vn – Website: www.sachsonla.vn

- Hình thức sở hữu vốn: Công ty Cổ phần

- Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh và Mã số thuế: 5500154952 (Đăng

ký lần 2 ngày 28/10/2008)

2 Quá trình hình thành “Công ty CP Sách và TBTH Sơn La”

Theo yêu cầu của sự phát triển GD-ĐT, công tác phát hành SGK thư viện, thiết bị trường học phải được gắn chặt chẽ với chuyên môn để nâng cao chất lượng dạy và học, cùng với sự thay đổi chương trình SGK phổ thông (năm 1981) nhu cầu về sách giáo khoa và trang thiết bị đồ dùng dạy học của giáo viên, học sinh và các trường học ngày càng tăng đòi hỏi phải có một tổ chức hoàn chỉnh có đầy đủ mọi điều kiện, chức năng, nhiệm vụ để phục vụ công tác hậu

Trang 8

cần cho ngành giáo dục Vì vậy, Ngày 17/04/1983 UBND tỉnh Sơn La ra quyết định số 335/QĐ-UB thành lập Công ty sách và TBTH tỉnh Sơn La (gọi tắt là Công ty)trên cơ sở sát nhập phòng phát hành SGK – Thư viện và Phòng Xây dựng thiết bị đồ dùng dạy học thuộc Ty Giáo dục tỉnh Sơn La(nay là Sở GD-ĐT tỉnh Sơn La) Đây là mốc son của hệ thống phát hành sách và TBTH tỉnh Sơn La, đánh dấu một bước phát triển mới của sự nghiệp giáo dục

3 Những chặng đường phát triển của Công ty: 3.1 Thời kì 1983 đến 1992:

Ngày 17/04/1983 UBND tỉnh Sơn La ra quyết định số 335/QĐ-UB thành lập Công ty sách và TBTH tỉnh Sơn La với chức năng và nhiệm vụ chính là cung ứng, phát hành sách giáo khoa và thiết bị phục vụ cho toàn ngành giáo dục, lúc này cơ cấu tổ chức của Công ty gồm có 15 người, trong đó bao gồm:

Giám đốc: 01 người và chưa có Phó giám đốc và các phòng ban chuyên môn

Trình độ văn hóa chuyên môn nghiệp vụ: Đại học: 3 người; Cao đẳng: 2 người; còn lại là chưa qua đào tạo

Kể từ thời gian này Công ty được thực hiện hạch toán độc lập, được ký kết trao đổi hàng hóa và Nhà xuất bản Giáo dục, Tổng Công ty Cơ sở vật chất thiết bị trường học của Bộ Giáo dục và Đào tạo, tiếp nhận và bảo quản thiết bị viện trợ của ngành để phân phối dần cho các đơn vị trường học và các cơ quan quản lý giáo dục

Cơ sở vật chất ban đầu của Công ty rất hạn hẹp và thiếu thốn đủ thứ: Vốn đầu tư ban đầu có hơn 1 triệu đồng, trong đó vốn cố định chỉ có hơn 160 nghìn đồng, Nhà kho và cửa hàng bán lẻ không có, cơ ngơi chỉ có vẻn vẹn 5 gian nhà tranh tre, 1 chiếc xe giải phóng cũ và 15 cán bộ Trong thời gian này nền kinh tế của đất nước còn rất khó khăn, đời sống nhân dân rất vất vả, thói quen bao cấp vẫn chi phối và hằn sâu trong nếp nghĩ của mỗi người do đó việc mua sách giáo khoa dùng riêng của học sinh là rất hạn chế Đứng trước tình hình đó tập thể cán bộ Công ty đã tranh thủ sự lãnh đạo của tỉnh, của ngành GD-ĐT đề ra nhiều biện

Trang 9

pháp tích cực để tháo gỡ những khó khăn này như “Tủ sách giáo khoa dùng chung” hay “Phòng thí nghiệm trường học” đã được hình thành ở nhiều trường học tạo điều kiện cho học sinnh các dân tộc có tương đối đủ sách, vở để tới trường học tập, các trường học đã có thiết bị giáo dục để thực hành và minh chứng cho bài giảng, các tiết học đã ngày càng sinh động hơn

Sau gần một thập kỷ xây dựng và phát triển, Công ty đã có những bước tiến đáng kể: Hiệu quả sản xuất kinh doanh được cải thiện, quy mô ngày càng lớn hơn đáp ứng nhu cầu của ngành trong thời kỳ mới của đất nước

3.2 Giai đoạn 1992 đến nay:

Cùng với sự phát triển của nền giáo dục quốc dân, nhu cầu SGK và thiết bị giáo dục phục vụ cho dạy học ngày càng tăng về số lượng và đòi hỏi cao hơn về chất lượng Để phù hợp với sự đổi thay của đất nước chuyển đổi mạnh từ cơ chế quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường định hướng XHCN, ngày 16/12/1992 UBND tỉnh Sơn La đã ra quyết định số 06/QĐ-TCDN về việc quyết định thành lập lại DNNN Công ty Sách và TBTH thuộc UBND tỉnh Sơn La với:

Vốn kinh doanh ban đầu: 92 triệu đồng; Trong đó: Vốn cố định: 16 triệu đồng Vốn lưu động: 76 triệu đồng

Là một doanh nghiệp đặc thù khác hẳnvới các doanh nghiệp khác, ngoài nhiệm vụ kinh doanh Công ty còn được Sở GD-ĐT giao nhiệm vụ như một phòng ban chuyên môn tham mưu chỉ đạo công tác thư viện và phòng thí nghiệm trường học phục vụ tích cực cho nhiệm vụ nâng cao chất lượng dạy và học trong các nhà trường phổ thông, do đặc thù nên Công ty có nhiều thuận lợi cơ bản và được các cấp ủy Đảng, chính quyền quan tâm giúp đỡ Công ty hoạt động và phát triển, hoàn thành các nhiệm vụ được giao

Cùng với sự quan tâm, giúp đỡ của các ngành các cấp, cơ chế chính sách có nhiều đổi mới, xóa bỏ cơ chế điều hành nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý điều tiết của nhà nước theo định hướng XHCN và sự ra đời của luật doanh nghiệp nhà nước năm 1995, năm

Trang 10

1996 Công ty được UBND tỉnh quyết định thành lập DNNN hoạt động công ích Với số vốn kinh doanh: 961 triệu đồng , trong đó:

Vốn cố định: 701 triệu đồng Vốn lưu động: 261 triệu đồng

Bên cạnh những thuận lợi đó, thời kỳ này Công ty cũng vấp phải những khó khăn cơ bản như:

Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động còn nghèo nàn, mặt bằng kinh doanh chật hẹp và chưa được quy hoạch, đầu tư cơ sở hạ tầng chưa đảm bảo đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty

Vốn lưu động của Công ty được nhà nước cấp còn thấp đạt một tỷ lệ rất nhỏ so với doanh số hoạt động của Công ty, mức đầu tư sách và tài liệu cho thư viện tủ sách và thiết bị giáo dục cho phòng thí nghiệm còn hạn chế

Sự cạnh tranh khắc nghiệt của cơ chế thị trường ngày càng gay gắt, sách in lậu, in nối bản, hàng kém chất lượng và đặc biệt là các tư nhân buôn bán sách lậu đã dần xuất hiện trên thị trường làm nảy sinh những mâu thuẫn mới

Đứng trước yêu cầu cấp bách đó doanh nghiệp cần phải đổi mới chính vì vậy tập thể cấp Ủy, Chi bộ, Ban giám đốc, cùng với các tổ chức công đoàn, Đoàn thanh niên đã dân chủ bàn bạc, phát huy trí tuệ tập thể, nỗ lực phấn đấu giúp Ban lãnh đạo Công ty có những giải pháp đúng đắn để xây dựng và phát triển Công ty theo hướng chủ động, sáng tạo, nhanh chóng khắc phục những khó khăn, nắm bắt thời cơ đưa Công ty phát triển từng bước vững chắc với định hướng: Hoạt động phát hành SGK và thiết bị giáo dục không nhằm vào mục tiêu lợi nhuận nhưng vẫn phải đảm bảo hiệu quả kinh tế, lấy kết quả phục vụ sự nghiệp GD-ĐT làm mục tiêu, hạch toán kinh doanh là phương tiện để thực hiện mục tiêu đó Tuyệt đối không chạy theo lợi nhuận đơn thuần, vận dụng sáng tạo việc kinh doanh phải kết hợp gắn bó chặt chẽ với nhiệm vụ chuyên môn, là phương tiện để thực hiện mục tiêu chính trị đó

Thực hiện chỉ đạo của UBND tỉnh Sơn La về việc cổ phần doanh nghiệp nhà nước, Công ty cổ phần sách và TBTH được thành lập từ Đại hội đồng cổ

Trang 11

đông sáng lập Công ty ngày 23/02/2006 trên cơ sở cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích Công ty Sách và TBTH Sơn La Công ty chính thức hoạt động từ ngày 10/03/2006 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanhCông ty cổ phần số 24/03.000087 đăng ký kinh doanh lần đầu ngày 10/03/2006 với vốn điều lệ: 3,2 tỉ đồng tương ứng với 32 cổ đông sáng lập

Kể từ đây Công ty chuyển sang một mô hình hoạt động mới, Công ty cổ phần hoạt động theo luật Doanh nghiệp, Công ty có thể tự quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Từ ngày chuyển đổi hình thức sở hữu đến nay, Công ty đã cải tiến cơ chế quản lý, điều hành hoạt động, phát huy tối đa năng lực của người lao động đáp ứng đầy đủ nhu cầu của ngành Do vật Công ty đã ngày một phát triển hơn và ổn định về mọi mặt, đứng vững trong sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY

1 Chức năng – nhiệm vụ:

Ngay từ khi được ra quyết định thành lập, Công ty đã được định rõ chức

năng và nhiệm vụ của mình là:“Cung ứng, phát hành sách giáo khoa và thiết

bị phục vụ hiệu quả quá trình phát triển sự nghiệp giáo dục – đào tạo ở địa phương theo chính sách pháp luật của nhà nước” Sau những lần thay đổi chế

độ quản lý, hình thức sở hữu vốn thì chức năng và nhiệm vụ chủ yếu được đưa ra vẫn là một đơn vị trực thuộc ngành giáo dục, phục vụ cho ngành giáo dục, đảm bảo lợi ích giáo dục:

- Tổ chức hợp đồng mua bán các loại sách giáo khoa, thiết bị giáo dục, sổ sách, giấy vở và học cụ phục vụ cho các trường học, giáo viên, học sinh và khách hàng có nhu cầu

- Thực hiện các đề án, các chương trình mục tiêu của Nhà nước về GD-ĐT trong lĩnh vực sách giáo khoa, thiết bị giáo dục, thư viện và phòng thí nghiệm trường học

Trang 12

- Quản lý công tác phát hành của ngành GD-ĐT ở địa phương,tổ chức sản xuất, sửa chữa thiết bị giáo dục và mặt hàng cần thiết cho nhà trường

- Hướng dẫn bồi dưỡng kiểm tra đôn đốc các nghiệp vụ về sách giáo khoa, thiết bị giáo dục như: Xây dựng, quản lý sử dụng sách và thiết bị giáo dục, hướng dẫn hoạt động của thư viện, phòng thí nghiệm, xưởng trường, vườn trường, công tác sáng chế mẫu thiết bị giáo dục ở các trường học

2 Tổ chức hoạt động kinh doanh

Cách thức hoạt động kinh doanh của Công ty được thể hiện qua bộ máy tổ chức hoạt động kinh doanh như sau:

Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức hoạt động kinh doanh

Ở Công ty Sách và TBTH Sơn La phòng Kế hoạch – Kinh doanh được coi là trung tâm của quá trình kinh doanh Tại đây, các chuyên viên nghiệp vụ lên kế hoạch nhập hàng, làm hợp đồng với nhà cung cấp và cũng tại đây các chuyên viên kinh doanh tiếp nhận và xử lý các đơn đặt hàng đồng thời đây là nơi quản lý tất cả hệ thống kho, các cửa hàng của Công ty, các Đại lý bán lẻ…

Hệ thống cửa hàng của Công ty có mặt ở tất cả các huyện trong tỉnh; một số cơ sở bán lẻ lớn cũng đã chấp nhận tham gia vào mạng lưới Đại lý của công ty

NHÀ CUNG

CẤP

Phòng Kế hoạch – Kinh doanh

Các đơn vị Giáo dục

Hệ thống Kho

Hệ thống Cửa hàng

Hệ thống các Đại lý bán lẻ

Trang 13

III NGÀNH NGHỀ SẢN XUẤT KINH DOANH: 1 Đăng ký kinh doanh:

- Ngành nghề đã đăng ký kinh doanh:

+ Kinh doanh sách giáo dục gồm (sách giáo khoa, sách giáo viên, sách

tham khảo, từ điển tra cứu ) các loại sách phục vụ vănhoá xã hội:

+ Kinh doanh các loại ấn phẩm, văn phòng phẩm, giấy, vở viết, in ấn phục

vụ nhà trường:

+ Kinh doanh thiết bị, đồ dùng giảng dạy và học tập trong nhà trường: + Kinh doanh bàn ghế, trang thiết bị nội thất học đường, đồ dùng cơ quan

và gia đình

+ Kinh doanh các loại điện tử và tin học, trang âm

+ Sản xuất sửa chữa, bảo hành, bảo trì các loại thiết bị đồ dùng trường học + Xuất, nhập khẩu các loại thiết bị đồ dùng trong, ngoài ngành giáo dục -

Đào tạo

Trang 14

2 Quy trình nhập - mua; xuất - bán hàng hóa: 2.1 Quy trình nhập – mua:

Sơ đồ 2: Quy trình nhập mua hàng hóa

1 Lập kế hoạch trình Giám đốc 2 Giám đốc xét, duyệt mua

3 Lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp

4 Nhà cung cấp chấp nhận đơn hàng, tiến hành chuyển hàng 5 Thông báo nhập hàng

6 Chuyển hàng đến Công ty

7 Kiểm kê hàng nhập cùng thủ kho 8 Kiểm kê, ghi nhận đối chiếu kho 9 Thanh toán cho Nhà cung cấp 10 Cuối kỳ Báo cáo Giám đốc

Phòng Kế toán - Tài chính

4

3

5

Phòng Kế hoạch –

Kho hàng hóa Nhà cung cấp

3

Trang 15

2.2 Quy trình xuất – bán:

Sơ đồ 3: Quy trình xuất bán hàng hóa

1 Khách mua hàng gửi đơn đặt hàng đến phòng Kế hoạch – Kinh doanh của Công ty

2 Cán bộ nghiệp vụ xem xét và viết hóa đơn trình Giám đốc ký 3 Giám đốc xét, duyệt bán; ký hóa đơn

4 Chuyển hóa đơn cho bộ phận kho xuất hàng

5 Thủ kho căn cứ vào hóa đơn để xuất hàng cho khách mua 6 Vào thẻ kho; chuyển hóa đơn xuất, thẻ kho cho kế toán vào sổ 7 Kiểm tra xác định số tiền phải thu và thu tiền từ khách hàng 8 Cuối kỳ báo cáo Giám đốc

Phòng Kế toán - Tài chính

4

18

Phòng Kế hoạch –

Khách mua hàng Kho hàng hóa

Trang 16

IV BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ – BỘ MÁY TỔ CHỨC KẾ TOÁNCÔNG TY CP SÁCH VÀ TBTH SƠN LA

1 Đặc điểm Bộ máy tổ chức quản lý: 1.1 Sơ đồ bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý của Công ty theo mô hình sau:

Sơ đồ 4: Bộ máy quản lý Công ty CP Sách và TBTH Sơn La

1.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận

1.2.1 Hội đồng quản trị:

- HĐQT phải thực hiện các nhiệm vụ theo điều lệCông ty đã quy định - Đề ra các chủ trương, định hướng và các biện pháp lớn để lãnh đạo Công ty thực hiện

- Quyết định các vấn đề về tổ chức, bổ nhiệm ban Giám đốc Công ty - Quyết định về cơ chế quản lý nội bộ, về khiếu nại, về cổ phiếu, về cổ tức của Công ty

1.2.2 Ban Kiểm soát

- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý trong quản lý, điều hành, trong ghi chép sổ sách và các báo cáo tài chính của Công ty

Trang 17

- Thẩm định các báo cáo tài chính hàng năm, kiểm tra từng vấn đề liên quan đến quản lý, điều hành khi thấy cần thiết (hoặc theo đề nghị của Đại hội đồng cổ đông)

- Thường xuyên thông báo với HĐQT về kết quả hoạt động Tham khảo ý kiến của HĐQT trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông

- Thực hiện các quyền và nhiệm vụ khác do Điều lệ Công ty quy định

1.2.3 Ban lãnh đạo: gồm Giám đốc; Phó Giám đốc; Kế toán trưởng

1.2.3.1 Giám đốc

- Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của Công ty theo Nghị quyết, Quyết định của HĐQT, Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, Điều lệ Công ty và tuân thủ pháp luật

- Quy định giá mua, giá bán nguyên liệu, sản phẩm( trừ những sản phẩm, dịch vụ do Nhà nước quy định)

- Quyết định các biện pháp tuyên truyền, quảng cáo,tiếp thị hay các biện pháp khuyến khích mở rộng sản xuất kinh doanh

- Đề nghị HĐQT bổ nhiệm và miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các chức danh Phó Giám đốc; Kế toán trưởng

- Quyết định bổ nhiệm và miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các công nhân viên dưới quyền

- Ký các hợp đồng kinh tế theo luật định

- Báo cáo trước HĐQT tình hình hoạt động, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty

- Đại diện Công ty trong việc khởi kiện các vụ án có liên quan đến quyền lợi của Công ty khi được HĐQT ủy quyền bằng văn bản

1.2.3.2 Phó Giám đốc Kế hoạch – Kinh doanh

- Giúp Giám đốc xử lý các công việc của Công ty khi Giám đốc vắng mặt ủy quyền lại

Trang 18

- Điều hành trực tiếp thực hiện công tác Kế hoạch - Nghiệp vụ - Kinh doanh của Công ty

- Dự thảo, thẩm định các hợp đồng kinh tế trình Giám đốc ký

- Xây dựng các kế hoạch kinh doanh tổng thể và chi tiết theo tháng, quý, năm trình Giám đốc duyệt thực hiện

- Chắp bút các văn bản chỉ đạo về kế hoạch, nghiệp vụ trình Giám đốc ký

- Ký hóa đơn xuất hàng cho các đơn vị đặt mua và hàng xuất sử dụng của Công ty khi đã được duyệt

- Chịu trách nhiệm với Giám đốc và cấp trên về phần việc được phụ trách, được ủy quyền Liên đới chịu trách nhiệm những công việc đã được bàn bạc thống nhất Báo cáo thường ngày mọi công việc với Giám đốc Công ty

- Trực tiếp chỉ đạo các phong trào: Thư viện, thiết bị, tham gia các các cuộc thi do ngành tổ chức

- Chăm lo đời sống tinh thần, vật chất, công tác hưu trí cơ quan - Theo dõi đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng kinh tế đã được ký - Chịu trách nhiệm với Giám đốc và cấp trên về phần việc được phụ trách, được ủy quyền Liên đới chịu trách nhiệm những công việc đã được bàn bạc thống nhất Báo cáo thường ngày mọi công việc với Giám đốc Công ty

1.2.3.4 Kế toán trưởng

Trang 19

- Tham mưu với HĐQT, Giám đốc các vấn đề về: chủ trương kinh doanh, chỉ đạo nghiệp vụ, đối nội, đối ngoại của đơn vị liên quan đến vấn đề tài chính

- Kiểm tra, kiểm soát và đôn đốc công việc của kế toán viên và các bộ phận liên quan

- Quản lý và tham mưu củng cố cơ sở vật chất của Công ty, cùng với phòng Tổ chức-Hành chínhđề xuất việc sửa chữa, mua sắm, tu bổ cơ sở vật chất để Giám đốc phê duyệt

- Lo nơi ăn, chốn nghỉ, làm việc của khách đến cơ quan - Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện, thanh lý hợp đồng đã ký - Ký duyệt hóa đơn xuất hàng khi Phó Giám đốc đi vắng

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng vốn - Lập các báo cáo tài chính theo đúng quy định của Nhà nước và của Công ty

- Giữ gìn bí mật, bảo quản sổ sách kế toán theo qui định của Nhà nước và Điều lệ Công ty

1.2.4 Các phòng chức năng

1.2.4.1 Phòng Kế hoạch – nghiệp vụ, kinh doanh

- Chịu trách nhiệm triển khai các hoạt động nghiệp vụ và kinh doanh của Công ty

- Xây dựng kế hoạch kinh doanh, mở rộng sản xuất…trình Giám đốc duyệt thực hiện

- Tổ chức triển khai các hoạt động kinh doanh sau khi được phê duyệt - Đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu của mọi khách hàng

- Thực hiện đầy đủ chỉ tiêu kế hoạch đã được giao

- Trực tiếp quản lý, theo dõi các hệ thống tuyến dưới: Các đơn vị giáo

dục; hệ thống kho, cửa hàng bán lẻ; hệ thống đại lý

- Làm báo cáo thường ngày với Phó Giám đốc Kế hoạch – Kinh doanh

Trang 20

- Lập đầy đủ các chứng từ và phải hợp lệ Số liệu phải được cập nhật hàng ngày, báo cáo đầy đủ bất cứ lúc nào khi Giám đốc cần

1.2.4.3 Phòng Tổ chức-Hành chính

- Chịu trách nhiệm về triển khai các công việc phục vụ nội bộ và khách hàng của Công ty theo kế hoạch kinh doanh Tham gia cùng các phòng khác về phục vụ kế hoạch kinh doanh toàn Công ty

- Tổ chức quản lý, củng cố cơ sở vật chất: Đề xuất sửa chữa, mua sắm, tu bổ cơ sở vật chất của Công ty

- Tổ chức mua sắm, cấp phát các ấn phẩm, văn phòng phẩm phục vụ công việc toàn cơ quan sau khi được Giám đốc duyệt

- Tổ chức tốt công tác thư báo, công văn toàn cơ quan

- Tổ chức các phong trào giữ gìn vệ sinh, lao động dọn dẹp, trật tự toàn cơ quan

- Theo dõi và chấm công lao động toàn Công ty

- Theo dõi, cấp Công lệnh, điều xe theo kế hoạch công tác đã được Giám đốc duyệt

- Theo dõi, bố trí nghỉ phép toàn cơ quan sau khi đã được Giám đốc duyệt

1.2.4.4 Phòng Marketing – Thị trường

Trang 21

- Chịu trách nhiệm về công tác Marketing, tìm hiểu và lập kế hoạchmở rộng thị trường trình Giám đốc

- Phối hợp với Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ - Kinh doanh triển khai mở rộng thị trường sau khi được Giám đốc duyệt

- Xây dựng các chính sách Marketing trình Giám đốc; triển khai thực hiện các chính sách đó khi được duyệt

- Thường xuyên thăm dò thị trường và dự đoán hướng phát triển của thị trường;

- Tham mưu cho Ban lãnh đạo những định hướng mới, chiến lược mới về sản xuất sản phẩm, mặt hàng tiêu thụ…

- Xây dựng kế hoạch hoàn thiện và đổi mới hệ thống phân phối sản phẩm, hàng hóa góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế

1.2.4.5 Phòng Quản lý thông tin

- Chịu trách nhiệm về hệ thống thông tin, cơ sở hạ tầng thông tin trong Công ty

- Thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng hệ thống mạng nội bộ, mạng Internet

- Đảm bảo sự thông suốt của thông tin giữa các phòng ban

- Đề xuất lắp đặt, thay mới, nâng cấp, mua sắm hay sửa chữa thiết bị thông tin – Công nghệ thông tin như máy vi tính, máy in, máy photo, máy fax, máy điện thoại cố định

- Đảm bảo an toàn thông tin, bảo mật mọi thông tin của Doanh nghiệp, chỉ được cung cấp khi có sự cho phép của Giám đốc

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý kế toán

Trang 22

Sơ đồ 5: Bộ máy kế toán Công ty CP Sách và TBTH Sơn La

2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận

2.2.1 Kế toán trưởng (đã đề cập ở phần 1.1.3.4: Kế toán trưởng) 2.2.2 Kế toán Thanh toán Tổng hợp

- Thanh toán với khách hàng và nội bộ theo đúng quy định, quyết định của HĐQT hoặc Giám đốc Theo dõi quỹ, công nợ, giao dịch với khách hàng Quản lý chứng từ gốc về thanh toán, quỹ, vay, trả nợ

- Kiểm tra chứng từ, hóa đơn đảm bảo hợp lệ, đầy đủ và cập nhật hàng ngày

- Đầu tuần phải báo cáo chi tiết công nợ của mọi đối tượng để Giám đốc xử lý

- Tổng hợp đầy đủ các số liệu kế toán để Kế toán trưởng lập các báo cáo tài chính

- Hàng ngày phải lập báo cáo tổng hợp đầy đủ các vấn đề kế toán cho Kế toán trưởng theo dõi

Trang 23

- Định kỳ phải lập báo cáo mỗi tháng một lần Kế toán trưởng Báo cáo chi tiết và tổng hợpcác số liệu về hàng hóa đã nhập – xuất theo yêu cầu của Kế toán trưởng hoặc Giám đốc

2.2.4 Thủ quỹ

- Thu chi các loại tiền của Công ty

- Quản lý và lưu giữ các loại sổ sách, chứng từ thuộc về quỹ - Chi, thu các lọa tiền khi đủ thủ tục hoặc theo lệnh của Giám đốc - Vào sổ, kiểm quỹ hàng ngày

- Định kỳ phải báo cáo mỗi tháng một lần số liệu thu – chi tiền cho Kế toán trưởng và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Kế toán trưởng hoặc Giám đốc

- Tuân thủ quy trình nhập – xuất hàng hóa của Công ty quy định - Không được cho người không có nhiệm vụ vào kho

- Trình hội đồng kiểm kê tất cả các loại hàng hóa trong kho và sổ sách theo dõi khi kiểm kê

- Bồi thường 100% mọi hao hụt, mất mát trong các kỳ kiểm kê theo quy định của tài chính

2.3 Chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp:

Trang 24

2.3.1 Niên độ kế toán : bắt đầu từ ngày 01/01 hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12 năm đó.

2.3.2 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam(Ký hiệu là: đ)2.3.3 Chế độ kế toán áp dụng: Theo quyết định số 15/2006-QĐ/BTC

ngày 20/03/2006.

2.3.4 Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty:

(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp, đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh

Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ Nhật ký đặc biệt

Chứng từ kế toán

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

SỔ CÁI

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Bảng tổng hợp chi tiết

Trang 25

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung

* Song song với việc sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, Công ty hiện nay còn áp dụng thêm hình thức kế toán trên máy vi tính Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ theo đúng vụ chế độ kế toán – Bộ Tài Chính qui định.

Phần mềm kế toán đang sử dụng tại Công ty là phần mềm do Nhà xuất bản Giáo dục đặt hàng và cung cấp cho các đơn vị thành viên

Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy tại Công ty:

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

MÁY VI TÍNH

SỔ KẾ TOÁN

- Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ

- Báo cáo kế toán quản trị

Định dạng
Số trang	50
Dung lượng	601,98 KB