Hệ thống hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Sách và Thiết bị trường học tỉnh Sơn La

Chức năng – nhiệm vụ

Ngay từ khi được ra quyết định thành lập, Cụng ty đó được định rừ chức năng và nhiệm vụ của mình là:“Cung ứng, phát hành sách giáo khoa và thiết bị phục vụ hiệu quả quá trình phát triển sự nghiệp giáo dục – đào tạo ở địa phương theo chính sách pháp luật của nhà nước”. - Tổ chức hợp đồng mua bán các loại sách giáo khoa, thiết bị giáo dục, sổ sách, giấy vở và học cụ phục vụ cho các trường học, giáo viên, học sinh và khách hàng có nhu cầu. - Thực hiện các đề án, các chương trình mục tiêu của Nhà nước về GD-ĐT trong lĩnh vực sách giáo khoa, thiết bị giáo dục, thư viện và phòng thí nghiệm trường học.

- Quản lý công tác phát hành của ngành GD-ĐT ở địa phương,tổ chức sản xuất, sửa chữa thiết bị giáo dục và mặt hàng cần thiết cho nhà trường. - Hướng dẫn bồi dưỡng kiểm tra đôn đốc các nghiệp vụ về sách giáo khoa, thiết bị giáo dục như: Xây dựng, quản lý sử dụng sách và thiết bị giáo dục, hướng dẫn hoạt động của thư viện, phòng thí nghiệm, xưởng trường, vườn trường, công tác sáng chế mẫu thiết bị giáo dục ở các trường học.

Quy trình nhập - mua; xuất - bán hàng hóa

Khách mua hàng gửi đơn đặt hàng đến phòng Kế hoạch – Kinh doanh của Công ty.

Đặc điểm Bộ máy tổ chức quản lý

- Thẩm định các báo cáo tài chính hàng năm, kiểm tra từng vấn đề liên quan đến quản lý, điều hành khi thấy cần thiết (hoặc theo đề nghị của Đại hội đồng cổ đông). - Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của Công ty theo Nghị quyết, Quyết định của HĐQT, Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, Điều lệ Công ty và tuân thủ pháp luật. - Đề nghị HĐQT bổ nhiệm và miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các chức danh Phó Giám đốc; Kế toán trưởng.

- Xây dựng các kế hoạch kinh doanh tổng thể và chi tiết theo tháng, quý, năm trình Giám đốc duyệt thực hiện. - Ký hóa đơn xuất hàng cho các đơn vị đặt mua và hàng xuất sử dụng của Công ty khi đã được duyệt.(khi Phó giám đốc Kế hoạch- Kinh doanh vắng mặt). - Tham mưu với HĐQT, Giám đốc các vấn đề về: chủ trương kinh doanh, chỉ đạo nghiệp vụ, đối nội, đối ngoại của đơn vị liên quan đến vấn đề tài chính.

- Quản lý và tham mưu củng cố cơ sở vật chất của Công ty, cùng với phòng Tổ chức-Hành chínhđề xuất việc sửa chữa, mua sắm, tu bổ cơ sở vật chất để Giám đốc phê duyệt. - Xây dựng các kế hoạch tài chính, kế hoạch huy động và sử dụng vốn; định mức chi phí theo kế hoạch của Giám đốc Công ty. - Đảm bảo các điều kiện về kinh tế, tham mưu cho Giám đốc về việc huy động vốn, xây dựng kế hoạch vay trả kịp thời để Công ty hoạt động bình thường.

- Chịu trách nhiệm về triển khai các công việc phục vụ nội bộ và khách hàng của Công ty theo kế hoạch kinh doanh. - Tổ chức quản lý, củng cố cơ sở vật chất: Đề xuất sửa chữa, mua sắm, tu bổ cơ sở vật chất của Công ty. - Tổ chức mua sắm, cấp phát các ấn phẩm, văn phòng phẩm phục vụ công việc toàn cơ quan sau khi được Giám đốc duyệt.

- Phối hợp với Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ - Kinh doanh triển khai mở rộng thị trường sau khi được Giám đốc duyệt. - Xây dựng các chính sách Marketing trình Giám đốc; triển khai thực hiện các chính sách đó khi được duyệt. - Đảm bảo an toàn thông tin, bảo mật mọi thông tin của Doanh nghiệp, chỉ được cung cấp khi có sự cho phép của Giám đốc.

Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

- Đề xuất lắp đặt, thay mới, nâng cấp, mua sắm hay sửa chữa thiết bị thông tin – Công nghệ thông tin như máy vi tính, máy in, máy photo, máy fax, máy điện thoại cố định. - Theo dừi, quản lý hàng húa nhập – xuất kho trờn sổ sỏch; quản lý chứng từ về nhập – xuất và các biểu thống kê, tổng hợp về hàng hóa. Báo cáo chi tiết và tổng hợpcác số liệu về hàng hóa đã nhập – xuất theo yêu cầu của Kế toán trưởng hoặc Giám đốc.

- Định kỳ phải báo cáo mỗi tháng một lần số liệu thu – chi tiền cho Kế toán trưởng và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Kế toán trưởng hoặc Giám đốc. - Không xuất, nhập hàng khi chưa có chứng từ, hóa đơn hợp lệ(trừ trường hợp có sự bảo lãnh hoặc đề nghị của cán bộ nghiệp vụ, trưởng phòng hoặc lãnh đạo). (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp, đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. * Song song với việc sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, Công ty hiện nay còn áp dụng thêm hình thức kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán đang sử dụng tại Công ty là phần mềm do Nhà xuất bản Giáo dục đặt hàng và cung cấp cho các đơn vị thành viên.

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái..) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. (2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính.

Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

SỐ LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP VÀ PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN THỰC TẾ

Trích bảo hiểm các loại vào chi phí theo mức lương đã đăng ký cơ quan bảo hiểm; Kinh phí công đoàn trích theo Lương tính BHXH.