XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO TẠI CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM guyễn Văn Thiên13 I Đặt vấn đề Dưới tác động mạnh mẽ cơng nghệ thơng tin tiến trình hội nhập quốc tế, hoạt động thông tin - thư viện Việt Nam có nhiều chuyển biến Tuy nhiên, để gia nhập vào sân chơi chung quốc tế bước bắt kịp với trình độ quốc gia có khoa học thư viện phát triển, thư viện Việt Nam nay, sau thời gian dài chậm phát triển bước vào thời kỳ đổi mới, mở cửa, tồn cầu hố cần xác định rõ đường tất yếu là: ChuNn hoá – Hội nhập – Phát triển ChuNn hố có vai trò quan trọng, giúp cho thư viện ứng dụng triệt để thành công nghệ thông tin – truyền thông vào hoạt động thư viện, đồng thời tạo nên thống phạm vi khác nhau: thư viện, hệ thống thư viện, quốc gia, quốc tế Sự thống tạo điều kiện cho thư viện, quan thông tin nâng cao chất lượng công việc tạo tiền đề cho việc chia sẻ, trao đổi thông tin cách dễ dàng nhanh chóng Trong lĩnh vực khoa học thư viện có nhiều tiêu chuNn, qui tắc, qui định thiết lập, ban hành áp dụng N hiều số tiêu chuNn phổ biến tuân thủ phạm vi toàn cầu, tiêu chuNn biên mục, tiêu chuNn kỹ thuật Trong phạm vi viết đề cập đến tiêu chuNn quốc tế áp dụng vào nhiều lĩnh vực, ngành nghề … Việt N am, tiêu chuNn quốc tế ISO 9001 II Tổng quan tiêu chu n ISO 9001 Tổ chức Tiêu chuNn hóa Quốc tế ISO ( International Organization for Standardization) thành lập năm 1947 với trụ sở đặt Geneva Thuỵ Sỹ Việt N am thành viên thức ISO từ năm 1977 ISO 9000 tiêu chuNn hệ thống quản lý chất lượng ban hành lần thứ vào năm 1987, lần thứ năm 1994, lần thứ vào năm 2000 ngày 14/11/2008, tổ chức Tiêu chuNn hóa quốc tế thức ban hành phiên 2008 13 ThS Phó trưởng Khoa Thư viện Thơng tin Trường Đại học Văn hố Hà N ội Bộ tiêu chuNn ISO 9000 - tiêu chuNn ISO 9001 coi tiêu chuNn nhất, cốt yếu xác định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng tổ chức để đảm bảo sản phNm, dịch vụ tổ chức ln có khả thỏa mãn nhu cầu khách hàng phù hợp với chế định, đồng thời tiêu chuNn ISO 9001 sở để đánh giá khả tổ chức hoạt động nhằm trì khơng ngừng cải tiến, nâng cao hiệu lực hiệu hoạt động Tiêu chuNn ISO 9001 phương pháp quản lý chất lượng mới, áp dụng vào tổ chức giúp lãnh đạo tổ chức kiểm soát hoạt động nội thúc đNy hoạt động đạt hiệu mức cao Hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuNn ISO 9001 dựa nguyên tắc bản: + Hướng tới thỏa mãn yêu cầu mong đợi khách hàng, thư viện bạn đọc + Vai trò lãnh đạo việc đề sách chất lượng, xác định mục đích, biện pháp, dẫn tạo môi trường làm việc thuận lợi người tham gia cách đầy đủ thực mục tiêu tổ chức + Sự tham gia đầy đủ người tổ chức lợi ích chung + Tiếp cận theo q trình, kiểm sốt q trình nhằm đạt hiệu cao + Tiếp cận hệ thống quản lý, đảm bảo trình liên quan vận hành đồng bộ, ăn khớp với + Cải tiến liên tục, đảm bảo hoạt động tổ chức ngày có hiệu lực hiệu cao thơng qua đánh giá chất lượng nội bộ, phân tích số liệu, khắc phục, phòng ngừa sai lỗi xem xét lãnh đạo + Các định phải dựa sở phân tích đầy đủ thơng tin số liệu thực tế + Đảm bảo lợi ích hợp lý tổ chức với bên cung cấp tạo giá trị hoạt động III Vì thư viện Việt am nên áp dụng tiêu chu n ISO 9001? Việc áp dụng tiêu chuNn ISO 9001 vào doanh nghiệp, quan nhà nước tạo cách làm việc khoa học, loại bỏ nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắn thời gian giảm chi phí, đồng thời làm cho lực trách nhiệm ý thức cán công nhân viên nâng lên rõ rệt Đó lý tiêu chuNn ngày áp dụng sâu rộng quan, tổ chức, doanh nghiệp Việt N am Trong bối cảnh có nhiều lý khiến thư viện Việt N am nên áp dụng tiêu chuNn ISO 9001 Trong tập trung vào ba lý sau: - Thứ nhất: Đối với quan hành chính, tiêu chuNn biện pháp hỗ trợ tích cực cho cải cách hành nhằm nâng cao hiệu lực hiệu quản lý nhà nước thông qua nâng cao chất lượng công việc N gày 20 tháng 06 năm 2006 Thủ tướng Chính phủ Phan Văn Khải ký định số: 144/2006/QĐTTg việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001 vào hoạt động quan quản lý hành nhà nước, có hệ thống trường đại học, thư viện - Thứ hai: Trong giai đoạn nay, sức mạnh quan thông tin - thư viện xác định khả tổ chức, cung cấp dịch vụ thông tin theo yêu cầu khả tạo sản phNm thơng tin có giá trị gia tăng cao N hư vậy, thấy hoạt động: Tổ chức, cung cấp dịch vụ thông tin theo yêu cầu khả tạo sản phNm thơng tin có giá trị gia tăng cao, cần phải quản lý chất lượng cách nghiêm túc dựa tiêu chuNn phù hợp khoa học - Thứ ba: Việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuNn ISO 9001 vào quan thông tin - thư viện mang lại nhiều lợi ích: + Giảm ngăn chặn nhiều sai sót nhờ tinh thần trách nhiệm lãnh đạo cán bộ, công chức thư viện nâng cao họ tự kiểm soát hoạt động + Tạo điều kiện để xác định nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn, trách nhiệm cho cán thư viện cách thức dẫn đến đạt kết + Chỉ dẫn cách lập văn bản, xây dựng qui trình giải cơng việc thư viện cách rõ ràng làm sở cho việc giáo dục, đào tạo cán bộ, công chức cải tiến việc thực cách có hệ thống + Cung cấp cách nhận biết, giải sai sót ngăn ngừa chúng tái diễn + Cung cấp chứng khách quan để chứng minh chất lượng cơng việc thư viện chứng tỏ tất hoạt động thư viện tình trạng kiểm soát + Cung cấp liệu để xác định thực trình tạo sản phNm hay cung cấp dịch vụ nhằm cải tiến chất lượng, thỏa mãn ngày cao nhu cầu bạn đọc + Việc áp dụng tiêu chuNn cấp chứng nhận ISO góp phần khẳng định vai trò, vị trí, thương hiệu thư viện hệ thống toàn xã hội… IV Các buớc tiến hành xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chu n ISO 9001 vào thư viện Để tiến hành xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuNn IS0 9001 thư viện cần phải tiến hành theo bước sau: Bước 1: ghiên cứu tiêu chu n xác định phạm vi áp dụng Lãnh đạo thư viện cần xác định rõ mục đích ý nghĩa việc áp dụng tiêu chuNn việc phát triển thư viện, định hướng hoạt động, xác định mục tiêu, phạm vi điều kiện áp dụng cụ thể Lãnh đạo thư viện cam kết thực hiện, đề sách, mục tiêu chất lượng, đảm bảo cung cấp nguồn lực cần thiết, thực việc xem xét định kỳ, đánh giá kịp thời tình hình đưa định cần thiết Bước 2: Thành lập ban đạo Việc áp dụng tiêu chuNn ISO cơng việc lớn thư viện, cần phải thành lập ban đạo giúp lãnh đạo thư viện xây dựng thực hệ thống quản lý chất lượng Ban đạo bao gồm đại diện lãnh đạo đại diện phận thư viện Bước 3: Ðánh giá thực trạng thư viện u cầu bước nắm tình hình, đánh giá thực trạng thư viện so với yêu cầu ISO để thấy rõ mặt mạnh, mặt yếu Từ xác định q trình thư viện, chọn lựa phạm vi áp dụng yêu cầu hệ thống Trên sở đánh giá thực trạng để lập kế hoạch thực gồm nội dung: Mục tiêu, yêu cầu, phạm vi, văn bản, yêu cầu, tiến độ thời gian thực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Bước 4: Xây dựng hệ thống tài liệu Hệ thống tài liệu theo tiêu chuNn ISO phải xây dựng hoàn chỉnh để đáp ứng yêu cầu tiêu chuNn yêu cầu quản lý điều hành thư viện Hệ thống tài liệu bao gồm: - Sổ tay chất lượng - Các qui trình thủ tục liên quan - Các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cần thiết Bước 5: Triển khai áp dụng hệ thống chất lượng Việc tiến hành triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng thực theo bước: - Phổ biến để nhân viên thư viện nhận thức đúng, đủ tiêu chuNn ISO - Hướng dẫn nhân viên thư viện thực theo quy trình, hướng dẫn xây dựng, thiết lập - Xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn liên quan đến trình, qui trình cụ thể Bước 6: Ðánh giá nội Sau thời gian thực khoảng - tháng, thư viện nơi áp dụng ISO tiến hành đánh giá nội theo qui trình bắt buộc tiêu chuNn để xem xét có phù hợp với yêu cầu tiêu chuNn hay không; hiệu lực hiệu nào; cần xem xét, điều chỉnh cho phù hợp Đánh giá chất lượng nội thư viện chủ trì với phối hợp, hỗ trợ chuyên gia tư vấn Sau lần đánh giá chất lượng nội bộ, cần tổ chức họp xem xét thư viện tự xác nhận hệ thống quản lý chất lượng thực đưa lại hiệu lực hiệu tốt khơng sai sót lớn Bước 7: Đánh giá, chứng nhận Đánh giá chứng nhận tổ chức chứng nhận tiến hành để đánh giá tính phù hợp hệ thống theo yêu cầu tiêu chuNn ISO cấp chứng phù hợp với tiêu chuNn Thư viện áp dụng ISO tiến hành xin đánh giá, chứng nhận theo bước sau: Đề nghị tổ chức chứng nhận (đã đăng ký hoạt động) tiến hành đánh giá hệ thống quản lý chất lượng xây dựng triển khai thư viện Căn theo kết đánh giá tổ chức chứng nhận độc lập, quan nộp hồ sơ đăng ký xét cấp giấy chứng nhận Tổng cục Tiêu chuNn đo lường chất lượng Bước 8: Duy trì hệ thống quản lý chất lượng Sau chứng nhận, thư viện cần phải có biện pháp nhằm trì hệ thống quản lý chất lượng thơng qua việc khắc phục vấn đề tồn phát qua việc kiểm tra đánh giá Để đảm bảo chất lượng, thư viện cần trì cải tiến hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu tiêu chuNn để không ngừng cải tiến hệ thống, nâng cao hiệu quản lý V Kết luận Trong bối cảnh xã hội thông tin với kinh tế tri thức đòi hỏi thư viện Việt N am phải có bước thay đổi mang tính chất đột phá Các thư viện nên mạnh dạn từ bỏ quan niệm, nếp nghĩ cũ ăn sâu từ thời kỳ bao cấp cần chuyển đổi cách quản lý từ hành chính, quan liêu sang thực vai trò điều hành sách cơng việc dịch vụ Các thư viện cần phải cấu lại hệ thống sản phNm, dịch vụ đảm bảo khoa học, gọn nhẹ, rõ việc, rõ người, thủ tục đơn giản mạch lạc Các sản phNm thông tin thư viện tạo phải thực theo qui trình kiểm sốt cách nghiêm túc Tiêu chuNn ISO cơng cụ hữu ích để thư viện tạo thay đổi mang tính đột phá TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo khoa học hội nghị thư viện trường đại học, cao đẳng lần thứ - Đà N ẵng, 2008, 120 tr Bộ tiêu chuNn Việt N am TCVN ISO 9000 phiên năm 2000 - H : N hà xuất xây dựng, 2001, 256 tr Lê Anh Tuấn ISO 9000: Tài liệu hướng dẫn thực - H : N hà xuất Thống kê, 2001, 446 tr Library Administration and Management - Chicago : American Library Association, 2006, 221 tr Vũ Duy Hảo N ghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 90012000 trường đào tạo nhân lực dầu khí - H: Đại học Bách khoa Hà N ội, 2006, 109 tr ... cần phải quản lý chất lượng cách nghiêm túc dựa tiêu chuNn phù hợp khoa học - Thứ ba: Việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuNn ISO 9001 vào quan thông tin - thư viện mang... dụng tiêu chuNn cấp chứng nhận ISO góp phần khẳng định vai trò, vị trí, thư ng hiệu thư viện hệ thống toàn xã hội… IV Các buớc tiến hành xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu. .. Mục tiêu, yêu cầu, phạm vi, văn bản, yêu cầu, tiến độ thời gian thực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Bước 4: Xây dựng hệ thống tài liệu Hệ thống tài liệu theo tiêu chuNn ISO phải xây dựng