Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Thái Tuấn

Với mục tiêu đặt ra trong đợt thực tậpnày là tiếp cận cũng như học hỏi hình thức hoạt động của một doanh nghiệp là chính.Thông qua quá trình làm việc tại công ty tôi đã học hỏi cũng như

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG

Sinh viên thực hiện : Ngô Thị Hồng Nga

Tháng 03 năm 2013

Báo cáo thực tập nhận thức GVHD: Thầy Phạm Xuân Thành

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

Sinh viên thực hiện : Ngô Thị Hồng Nga

Tháng 03 năm 2013

Báo cáo thực tập nhận thức GVHD: Thầy Phạm Xuân Thành

Báo cáo thực tập nhận thức GVHD: Thầy Phạm Xuân Thành

TRÍCH YẾU

Trong đợt thực tập nhận thức của học kỳ Tết lần này, tôi được nhận và thựctập tại Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Thái Tuấn Với mục tiêu đặt ra trong đợt thực tậpnày là tiếp cận cũng như học hỏi hình thức hoạt động của một doanh nghiệp là chính.Thông qua quá trình làm việc tại công ty tôi đã học hỏi cũng như áp dụng được vào thực tiễn những kĩ năng nghiệp vụ văn phòng như soạn thảo văn bản, photocopy, fax, scan…Tuy không được thực tập vào đúng chuyên ngành mình đang theo học nhưng trong lần thực tập này đã tạo cơ hội cho tôi tiếp cận được một cách tổng thể nhất về mô hình hoạt động của một doanh nghiệp và hơn hết là tích lũy cho mình những kinh nghiệm quý giá Toàn bộ những hiểu biết và tiếp thu được qua quá trìnhlàm việc tại công ty được ghi chép lại qua cuốn báo cáo này Dù rất cố gắng nhưng chắc không tránh khỏi còn nhiều điểm thiếu sót, rất mong nhận được lời góp ý chân thành của giáo viên hướng dẫn để tôi có thể hoàn thiện hơn trong những lần báo cáosau

SVTT: Ngô Thị Hồng Nga I

MỤC LỤC

TRÍCH Y Ế U IM

Ụ C L Ụ C IICÁC DANH M Ụ C IVL

Ờ I C ẢM ƠN VNH

ẬP ĐỀ 1I

GI Ớ I THI ỆU SƠ LƢỢ C V Ề CÔNG TY TH Ự C T Ậ P 21/

Tổng quan công ty 22/

Lịch sử hình thành và phát triển 33/

Lĩnh vực kinh doanh 44/

Sơ đồ cơ cấu tổ chức 55/

Phòng Hành Chánh Quản Trị 6

5.1 / Sơ đồ t ổ ch ứ c6

5.2 / Vai trò7

II

CÔNG VI Ệ C TH Ự C T Ậ P T Ạ I CÔNG TY 81/

Nhận và trả lời điện thoại 82/

Sử dụng các thiết bị văn phòng 8

2.1 / Máy in8

2.2 / Photocopy9

2.3 / Máy fax9

III KINH NGHI Ệ M TH Ự C T Ậ P 121/

Nhận xét và đánh giá bản thân 122/

Thuận lợi và khó khăn 12

Các mốc hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Tập đoàn Thái Tuấ n

15 Các2/ chi nhánh và showroom của công ty Thái Tuấn 153/

Tổ chức bộ máy quản lý 174/

Một số hình ảnh phụ lục tự chụp 20NH

Ậ N XÉT C ỦA ĐƠN VỊ TH Ự C T Ậ P 23NH

Ậ N XÉT C ỦA GIÁO VIÊN HƯỚ NG D Ẫ N 24NH

Ậ N XÉT C ỦA NGƯỜ I CH Ấ M BÁO CÁO 25THÔNG TIN CÁ NHÂN 26

8SVTT: Ngô Thị Hồng Nga

CÁC DANH

Hình 1: Logo của Công ty

Cổ phần Tập đoàn Thái Tuấn3

Hình 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Thái Tuấn6

Hình 3: Sơ đồ tổ chức phòngHành Chánh Quản Trị

7Hình 4 : Đại sảnh của công ty

21Hình 5 : Nơi trực điện thoại của tổng đài viên

21Hình 6,7,8,9 : Chuẩn bị quà Tết cho khách hàng, CB-CNV

22Hình 10, 11 : Hội trường củacông ty

23Hình 12, 13 : Nhà máy Dệt 123

CÁC KÍ HIỆU VIẾT TẮT

CB-CN

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt 7 tuần thực tập tại Công ty cổ phần Tập đoàn Thái Tuấn là khoảngthời gian tôi tích góp được nhiều kinh nghiệm và học hỏi thêm được rất nhiều điều mới lạ khác

Tôi xin gửi lời cám ơn chân thành đến thầy Phạm Xuân Thành đã hướng dẫn tôi trong suốt quá trình làm báo cáo thực tập nhận thức này Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đặc biệt đến quý công ty đã tạo điều kiện để tôi có thể thực tập tại công ty, đồng thời xin cám ơn người hướng dẫn- bà Bùi Kim Xuân và bà Hồ Kim Thư, cùng toàn thể nhân viên của phòng Hành chánh quản trị đã không ngần ngại hỗ trợ và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực tập tại công ty Những sự giúp đỡ quí báu từ thầy cô, các anh chị nhân viên cũng như ban giám đốc công ty tôi sẽ luôn khắc ghi và trân trọng.Một lần nữa xin chân thành cảm ơn!

VSVTT: Ngô Thị Hồng Nga

NHẬP ĐỀ

Sau 7 tuần thực tập tại Công ty Thái Tuấn, tôi đã được tiếp xúc với môi trườnghoạt động thực tế của doanh nghiệp Bên cạnh đó tôi cũng học hỏi được rất nhiều cũng như hiểu rõ hơn về công việc của phòng Hành chánh quản trị của công ty Dù không thuộc đúng chuyên ngành mà tôi đang theo học, nhưng tôi tin rằng những kinhnghiệm mà tôi rút kết được từ phòng Hành chánh quản trị sẽ giúp ích rất nhiều cho công việc của tôi sau này Những mục tiêu mà tôi đặt ra trong đợt thực tập nhận thức này là:

 Mục tiêu 1: Tiếp cận quy trình hoạt động của một công ty điển hình là công ty Cổ phần tập đoàn Thái Tuấn

 Mục tiêu 2: Tiếp cận được phòng Quản trị nhân sự để học hỏi thêm về chuyên

ngành mà mình đang theo học

 Mục tiêu 3: Nâng cao khả năng giao tiếp cũng như tạo dựng nhiều mối quan hệ trongcông việc

 Mục tiêu 4: Vận dụng những kiến thức đã học được từ nhà trường, mang

những lý thuyết đã học được áp dụng vào thực tiễn để hoàn thành tốt các công

việc được giao

Tuy chưa hoàn thành hết được tất cả các mục tiêu mà mình đã đề ra trước

đó, nhưng tôi cũng đã gặt hái được những kinh nghiệm ngoài dự kiến Và đó là những kinh nghiệm mà tôi rất khó tìm được trong giáo trình hay sách vở

1 2SVTT: Ngô Thị Hồng Nga

I GIỚI THIỆU SƠ LƢỢC VỀ CÔNG TY THỰC TẬP 1/ Tổng quan công ty

Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THÁI TUẤN

Tên tiếng Anh : ThaiTuan Group Corporation

Trung tâm kinh doanh

Địa chỉ : 936-938 Nguyễn Trãi, P.14, Q 5, TP.HCM

Điện thoại : (08) 38560427 - 38549292 - 38570257 - 39509108

Fax : (08) 39507616

E-mail : ttkinhdoanh@thaituan.com.vn

2/ Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty cổ phần tập đoàn Thái Tuấn được thành lập vào ngày 22-12-1993 theo quyết định số 1474/GB-UB của UBND TP.HCM và được bổ sung các chức năng Dệt– May – Nhuộm theo các quyết định 461, 863, 115 của Sở Kế hoạch Đầu tưTP.HCM

Tiền thân của Công ty cổ phần tập đoàn Thái Tuấn là Công ty TNHH Thái Tuấn chuyên về hoạt động buôn bán vải Tổng số vốn ban đầu là 9 tỷ đồng với 33 lao động Trước nhu cầu vải ngày càng gia tăng và sự tràn vào của vải ngoại, Công

ty nhận thấy nội lực đủ mạnh và mong muốn đứng vững trên thị trường

+Năm 1995 : công ty đã xây dựng nhà máy, đầu tư trang thiết bị máy

móc, nhập nguyên liệu, tuyển nhân viên…

+Năm 1996 : đầu tư phân xưởng dệt đầu tiên với công suất 8.000 mét/

ngày Trong thời gian này sản phẩm chủ yếu của công ty là vải mộc, sau đó đem ra ngoài gia công, nhuộm và chỉ xuất bán ở thịtrường trong nước

+Năm 1997: hoàn thành và đưa vào hoạt động nhà máy nhuộm trong tháng 12.+Năm 1998 : tiếp tục đầu tư thiết bị dệt làm tăng năng lực sản xuất của công ty

lên 1.500 mét/ngày

+Từ năm 1999: nhằm đảm bảo tiến độ sản xuất, công ty đầu tư phân xưởng

dệt thứ 2 với công suất 6.000 mét/ngày Đồng thời công ty cũng tập trung tăng cường sức cạnh tranh của mình trên thị trường băng cách mở rộng chuỗi hệ thống bán lẻ tại các cửa hàng

Hiện nay, mặt hàng công ty chiếm khoảng 30% thị trường Thị trường mục tiêu là TP.HCM, đồng bằng sông Cửu Long, Đông Nam Bộ Hệ thống phân phối hiện tại bao gồm: 3 chi nhánh, 30 đại lý, hơn 3.000 nhà bán lẻ trên toàn quốc

Công ty còn mở rộng ra thị trường quốc tế như: Trung Đông, Châu Á,

… Tính đến 11/2012

_Vốn điều lệ của công ty là 113.100.000.000 VNĐ

_Vốn pháp định là 6.000.000.000 VNĐ

_Tổng số lao động là hơn 1.500 CB-CNV

• Lencii: nhãn hiệu thời trang cao cấp dành riêng cho nữ sinh.

• MENNI’S: nhãn hiệu thời trang cao cấp dành riêng cho nam sinh.

• Thatexco: bộ sưu tập Thatexco chất liệu voan kết hợp giữa nét hiện đại và truyền

thống

• ROSSHI: nhãn hiệu thời trang mang phong cách nhẹ nhàng cho phái nữ.

• Happiness: nhãn hiệu trang phục cưới.

Triết lý kinh doanh: _Trong sản xuất lấy chất lượng làm tiêu chí

_Trong kinh doanh hợp tác đôi bên cùng có lợi_Về đối ngoại đặt tín nhiệm lên hàng đầu

Định hướng cùa công ty: Trở thành Tập Đoàn cung cấp sản phẩm vải và dịch vụ

thời trang hàng đầu Châu Á

Nhiệm vụ của công ty: Cam kết cung cấp sản phẩm và dịch vụ thỏa mãn nhu cầu

của khách hàng, không ngừng cải tiến và sáng tạo trong sản xuất để giữ vững thương hiệu “Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao”

4/ Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Hình 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Thái

Tuấn

(Nguồn: Phòng Hành Chánh Quản Trị)

CV XDCB: Chuyên viên xây dựng cơ bản

CV/NV pháp lý: Chuyên viên/ nhân viên pháp

lý NV HC K.thuật: Nhân viên hành chánh kĩ

thuật

Hình 3: Sơ đồ tổ chức phòng Hành Chánh Quản Trị

(Nguồn: phòng HCQT)

5.2 / Vai trò

- Quản lí các văn bản đi, văn bản đến

- Quản lí và sử dụng các con dấu

- Lưu trữ hồ sơ và tài liệu (hợp đồng kinh tế, quyết định, kỉ luật, chấm dứt hợp đồng,.)

- Chuẩn bị, tổ chức các hội nghị và hội thảo

- Quản lí và điều hành các phương tiện đi lại

- Xây dựng và triển khai, giám sát các dự án đầu tư

- Quản lí các tài sản chung của công ty ( máy photocopy, máy fax, máy chiếu, )

- Quản lí công tác vệ sinh, phòng dịch

- Giải quyết các vấn đề về pháp lý của công ty ( đăng ký kinh doanh, )

- Đảm bảo sự hoạt động thường xuyên, liên tục của công ty bằng việc cung cấp các dịch vụ hỗ trợ vô hình, hữu hình

- Giải quyết các hóa đơn vật tư để báo cáo cho phòng kế toán thanh toán

- Lập kế hoạch công tác và lịch làm việc cho công ty hàng tuần

- Lập danh sách, cung cấp văn phòng phẩm cho các phòng ban theo hàng tháng

( giấy A4, kéo, băng keo, sổ, bút bi, kim bấm, )

- Đại diện cho công ty trong quan hệ với các cơ quan Công quyền, tham gia công tác

xã hội, giáo dục, thể thao, văn hóa,

- Tổ chức các chương trình tham quan giải trí cho CB-CNV

- Quản lý an ninh trật tự, an toàn – vệ sinh lao động, môi trường

- Cung cấp các dịch vụ hậu cần, văn phòng

- Tư vấn và thực hiện các thủ tục pháp lý

II CÔNG VIỆC THỰC TẬP TẠI CÔNG TY

1/ Nhận và trả lời điện thoại

§ Mô tả công việc

Khi có tín hiệu có cuộc gọi đến, tổng đài viên nhấc điện thoại lên và nói: “Dạ, công

ty Thái Tuấn xin nghe”, sau đó chuyển line cho người nhận bằng cách nhấn nút TRANSFER kế tiếp nhấn số nội bộ của người nhận Nếu trường hợp máy của

người

nhận đang bận thì trên màn hình điện thoại sẽ hiển thị dòng chữ: “số nội bộ Busy” (Ví dụ: “ 123 Busy”) thì ta lấy lại line bằng cách nhấn nút TRANSFER và báo cho người gọi đến yêu cầu họ gọi lại sau

§ Nhận xét

Vì đây là công việc cần kĩ năng phản xạ nhanh cũng như biết cách giải quyết các tìnhhuống phát sinh khác ví dụ như có những cuộc gọi đến tìm gặp giám đốc và phó giám đốc của các phòng ban với mục đích tiếp thị, nên ta cần phải học cách ứng xử

để từ chối khéo các cuộc gọi như thế Bên cạnh đó vì là công ty có quy mô lớn nên

số lượng line nội bộ rất nhiều dẫn đến tình trạng mất khá nhiều thời gian cho sinh viên tìm được số nội bộ của người nhận

§ Kinh nghiệm đạt được

Rèn luyện được kĩ năng phản xạ nhanh cũng như cách ứng xử qua diện thoại

2/ Sử dụng các thiết bị văn phòng

2.1 / Máy in

§ Mô tả công việc

Mở file cần in rồi click chuột vào FILE chọn PRINT PREVIEW để chình sửa lại văn bản lần cuối trước khi in, sau đó chọn lệnh FILE/PRINT Tiếp đến đánh số

trang muốn in và nhấn nút OK

§ Nhận xét

Do lần đầu tiếp xúc trực tiếp với máy in nên có phần còn vụng về trong việc xử lý tìnhhuống như là máy bị kẹt giấy hoặc máy không hoạt động được

§ Kinh nghiệm đạt được

Cần sự tỉ mỉ trong khâu chỉnh sửa cũng như canh lề trước khi in Luôn phải kiểm tratình trạng hoạt động của máy in đồng thời phải kiểm tra khay giấy trước khi in để tránh tình trạng bị kẹt giấy.

2.2 / Photocopy

§ Mô tả công việc

Mở nắp máy lên, đặt văn bản cần photo vào đúng vị trí trên mặt kính Sau đó đóng nắp lại và chọn chế độ muốn photo (một mặt ra một mặt, hai mặt ra một mặt,…) cũng như chọn số bản cần photo rồi nhấn nút START

§ Nhận xét

Vì cả văn phòng mà chỉ có một chiếc máy photocopy nên thường xuyên phải đứng đợitới lượt mới được photo Dẫn đến mất nhiều thời gian làm trì trệ tiến độ của công việc

Bên cạnh đó máy thường xuyên bị kẹt giấy (do công suất hoạt động quá lớn ) cũng gây không ít khó khăn trong lúc thực hiện công việc

§ Kinh nghiệm đạt được

Biết cách phtocopy một văn bản dưới nhiều định dạng khác nhau Đồng thời cũng họcđược cách xử lý khi tình trạng kẹt giấy xảy ra Khi máy bị kẹt giấy trên màn hình sẽ hiển thị khu vực bị kẹt giấy Dựa trên vị trí được chỉ định trên màn hình mà ta rút giấy

bị kẹt ra khỏi máy

2.3 / Máy fax

§ Mô tả công việc

Trước tiên đặt nội dung văn bản cần fax ngửa lên trên đồng thời đặt giấy vào đúng

vị trí Tiếp theo nhấn số fax của người nhận, rồi nhất nút START

§ Nhận xét

Công việc fax cũng không mấy khó khăn nhưng đôi khi do máy fax bên ngườinhận bị kẹt máy hay đang gặp sự cố gì đó mà việc fax văn bản bị báo bận nên phảifax lại nhiều lần

§ Kinh nghiệm đạt được

Biết cách đặt và fax văn bản đi Đôi khi máy photocopy đang bận ta cũng có

thể sử dụng máy fax để photo với số lượng ít Bằng cách chuyển máy sang chế

độ

photocopy, đặt văn bản cần photo vào vị trí, nhấn số lượng bản cần photo, nhấn nútSTART Nhưng việc sử dụng máy fax để photocopy cần hạn chế tối đa vì dễ gây

hư hỏng nếu sử dụng thường xuyên

3/ Ghi chép và giao nhận văn thư

§ Mô tả công việc

Được sự hướng dẫn nhiệt tình của chị tổng đài tôi đã biết cách phân loại các văn thư đi và văn thư đến Đối với văn thư đến sẽ có 2 loại là thư ngoài và thư nội bộ+ Đối với thư ngoài: kiểm tra số lượng thư nhận được và kí nhận vào sổ tay củabảo vệ Sau đó ghi chép vào sổ lưu thư ngoài và chuyển đến người nhận đồng thời yêu cầu họ kí nhận vào sổ

+Đối với thư nội bộ: kiểm tra và đối chiếu số lượng văn thư được ghi nhận

trong sổ mà nhà máy dệt 2 hay trung tâm kinh doanh gửi lên trụ sở chính Sau đó ghichép vào sổ lưu thư nội bộ và chuyển đến người nhận đồng thời yêu cầu họ kí nhận.vào sổ

Đối với văn thư đi cũng được phân chia thành 2 loại là thư ngoài và thư nội bộ

+Đối với thư gửi ngoài: khi có thư gửi ngoài thì tầm khoảng 3h30-4h sẽ gọi

điện thoại cho nhân viên chuyển phát nhanh của công ty 247 đến nhận thư đi

+Đối với thư đi nội bộ: Ghi chép số lượng cụng như nội dung thư (nếu có) vào

sổ lưu thư đi Sau đó ghi chép lại một lần nữa vào sổ thư đi từ trụ sở chính đến nhà máy dệt 2 hoặc trung tâm kinh doanh Tiếp đến phân thư thành 2 nơi kể trên cho vàobao kèm sổ văn thư Sau khi hết giờ làm việc (17h) hằng ngày sẽ mang chuyển thư

đi này xuống phòng bảo vệ sẽ có người vận chuyển thư đến 2 cơ sở kể trên

4/ Hỗ trợ chuẩn bị và phát quà tết cho công nhân viên (CNV)

§ Mô tả công việc

Kiểm tra số lượng các gói quà như thùng bia Heineken, nước ngọt Coca-cola, rượu tây, lạp xưởng, hamper Sau đó dán decal chữ “Chúc Mừng Năm Mới” lên các phần quà kể trên Tiếp đến phân phát tới các bộ phận theo danh sách đính kèm

10SVTT: Ngô Thị Hồng Nga