Chuong1.TongquanveMSAccess2010

Microsoft Access 2010 Chương 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS 2010 1.1 Giới thiệu Access hệ quản trị sở liệu quan hệ (RDMS- Relational DaTabase Management System), phù hợp cho toán quản lý vừa nhỏ Hiệu cao đặc biệt dễ sử dụng giao diện giống phần mềm khác MS Office MS Word, MS Excel Access cung cấp hệ thống cơng cụ phát triển mạnh kèm (Development Tools) giúp nhà phát triển phần mềm đơn giản việc xây dựng trọn gói dự án phần mềm quản lý qui mô vừa nhỏ MS Access 2010 cung cấp hệ thống công cụ mạnh, giúp người dùng nhanh chóng dễ dàng xây dựng chương trình ứng dụng thơng qua Query, Form, Report kết hợp với số lệnh ngôn ngữ lập trình Visual Basic Trong Microsoft Access 2010, bạn xây dựng sở liệu web đưa chúng lên SharePoint Site Người duyệt SharePoint sử dụng ứng dụng sở liệu bạn trình duyệt web, sử dụng SharePoint để xác định xem Nhiều cải tiến hỗ trợ khả đưa liệu lên web, cung cấp lợi ích việc xây dựng sở liệu máy đơn truyền thống Access 2010 giao diện người dùng thay đổi Nếu bạn không quen với Office Access 2007, Ribbon cửa sổ danh mục cho bạn Thanh Ribbon thay Menu công cụ từ phiên trước Cửa sổ danh mục thay mở rộng chức cửa sổ Database Và điểm Access 2010, Backstage View cho phép bạn truy cập vào tất lệnh áp dụng cho toàn sở liệu, thu gọn sửa chữa, lệnh từ Menu File Các lệnh bố trí Tab phía bên trái hình, Tab chứa nhóm lệnh có liên quan liên kết Ví dụ, bạn nhấn New, bạn thấy tập hợp nút cho phép bạn tạo sở liệu từ đầu, cách chọn từ thư viện sở liệu mẫu thiết kế chuyên nghiệp 1.2 Khởi động Access 2010 Để khởi động MS Access ta dùng cách sau: Cách 1: Start → (All) Programs → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2010 ThS Dương Thành Phết Trang Microsoft Access 2010 Cách 2: Double Click vào Shortcut MS Access Desktop, xuất cửa sổ khởi động Access hình Cách 3: Vào Start → Run gõ vào tập tin khởi động msaccess.exe 1.3 Các thành phần cửa sổ khởi động 1.3.1 Thanh Quick Access Thanh công cụ Quick Access: Hiển thị bên trái tiêu đề, mặc định Quick Access gồm nút công cụ Save, Undo, … Bên phải Quick Access chứa nút Customize, sở liệu mở, Click nút Customize xuất menu giúp bạn định nút lệnh hiển thị Quick Access, lệnh khơng có menu, bạn Click nút More Commands Click phải Quick Access chọn Customize Quick Access Toolbar Để thêm nút lệnh vào Quick Access, bạn chọn lệnh khung Choose commands from, Click nút Add →Click OK ThS Dương Thành Phết Trang Microsoft Access 2010 1.3.2 Vùng làm việc Khi khởi động Access, cửa sổ khởi động, mặc định Tab File lệnh New Tab File chọn, cửa sổ chia thành khung: + Khung bên trái gồm lệnh Tab File + Khung giữa: chứa loại tập tin sở liệu mà bạn tạo + Khung bên phải: để nhập tên chọn vị trí lưu tập tin tạo thực thi lệnh tạo sở liệu Trái ThS Dương Thành Phết Giữa Phải Trang Microsoft Access 2010 1.3.3 Thanh Ribbon Bên tiêu đề, Access 2010 hiển thị nút lệnh dài gọi Ribbon, Ribbon chiếm nhiều khơng gian hình, ta thu nhỏ kích thước Ribbon cách Click nút Minimize The Ribbon Thanh Ribbon tạo nhiều Tab khác nhau, để truy cập vào Tab bạn Click nhãn Tab dùng phím tắt Nhấn phím Alt F10 để hiển thị tên phím tắt Tab Hầu hết Tab Ribbon chia thành nhóm khác nhau, nhóm hiển thị tiêu đề bên nhóm Một số nhóm Ribbon có hiển thị nút, Click nút xuất cửa sổ cho phép thiết lập thuộc tính nhóm tương ứng 1.3.4 Cửa sổ Properties Cửa sổ Properties giúp bạn hiệu chỉnh thuộc tính đối tượng, tùy theo đối tượng chọn mà cửa sổ thuộc tính chứa thuộc tính tương ứng đối tượng Để mở cửa sổ Properties, bạn chọn đối tượng muốn thay đổi thuộc tính, chọn Tab Design nhấn tổ hợp phím Atl +Enter Cửa sổ Properties chia thành nhóm ThS Dương Thành Phết Trang 10 Microsoft Access 2010 + Format: Gồm thuộc tính định dạng đối tượng + Data: Gồm thuộc tính truy suất liệu đối tượng + Event: Gồm kiện (event) đối tượng + Other: Gồm thuộc tính giúp bạn tạo hệ thống menu, toolbars,… + All: Gồm tất thuộc tính bốn nhóm 1.3.5 Thanh Navigation Pane Navigation Pane khung chứa nội dung sở liệu Từ khung Navigation Pane, bạn mở Table, Query, Form, Report, Macro, Module sở liệu cách Double Click vào tên đối tượng Bằng cách Click phải vào tên đối tượng Navigation Pane, bạn thực thao tác với đối tượng như: đổi tên, chép, xoá, import, export đối tượng… Nhấn phím F11 Click vào mũi tên kép góc bên phải khung Navigation Pane để hiển thị ẩn khung Navigation Pane ThS Dương Thành Phết Trang 11 Microsoft Access 2010 1.4 Cách tạo tập tin sở liệu 1.4.1 Tạo sở liệu rỗng - Tại cửa sổ khởi động, Click nút Blank Database - File Name: nhập tên tập tin sở liệu, Access 2010, tập tin sở liệu lưu với tên có phần mở rộng accdb - Nếu không định đường dẫn mặc định tập tin tạo lưu thư mục Document, ngược lại, Click nút Browse để định vị trí lưu tập tin Click nút Create để tạo tập tin sở liệu 1.4.2 Tạo sở liệu theo mẫu (Template) - Tại cửa sổ khởi động - Chọn Sample Template → chọn mẫu sở liệu có sẵn - Trong khung File Name, nhập tên tập tin sở liệu Click nút Browse để định vị trí lưu tập tin, Click nút Create để tạo sở liệu 1.5 Quản lý sở liệu Sau tạo sở liệu, mở sở liệu Tab File hiển thị lệnh quản lý tập tin sở liệu 1.5.1 Recent Mục Recent hiển thị danh sách tập tin sở liệu mở gần Số tập tin hiển thị danh sách mặc định 9, thay đổi cách: ThS Dương Thành Phết Trang 12 Microsoft Access 2010 - Tại cửa sổ làm việc Access, chọn Tab File - Chọn Options → Client Settings - Trong mục Display, thay đổi giá trị thuộc tính "Show This Number Of Recent Documents" - Click OK 1.5.2 Mở sở liệu Để mở sở liệu có ta thực cách sau: Cách 1: + Tại cửa sổ khởi động, Tab File → Open… ThS Dương Thành Phết Trang 13 Microsoft Access 2010 + Chọn tập tin sở liệu cần mở → Open Cách 2: Double Click vào tên tập tin cần mở 1.5.3 Thốt khỏi Access Có thể khỏi Access cách: + Chọn menu File → Exit + Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 + Hoặc sử dụng nút Close cửa sổ Access mở 1.5.4 Thu gọn chỉnh sửa sở liệu (Compact & Repair DaTabase) Khi tạo thêm đối tượng sở liệu dung lượng tập tin sở liệu tăng lên, xóa đối tượng vùng nhớ rỗng, không sử dụng Chức Compact & Repair DaTabase giúp thu hồi lại phần nhớ bị rỗng, làm cho tập tin sở liệu gọn lại Cách thực hiện: - Mở sở liệu cần thu gọn chỉnh sửa - Click nút Compact & Repair DaTabase 1.5.5 Tạo Password Mở sở liệu chế độ Exclusive cách: File → Open → Open Exclusive + Chọn Tab File → Chọn lệnh Info → Click nút set DaTabase Password + Nhập Password lần → OK ThS Dương Thành Phết Trang 14 Microsoft Access 2010 1.5.6 Gỡ bỏ Password - Mở sở liệu chế độ Exclusive: File → Open → Open Exclusive - Trong Tab File, chọn lệnh Info → Click nút UnSet DaTabase Password 1.6 Các đối tượng sở liệu Access Cơ sở liệu tập hợp số liệu liên quan đến mục đích quản lý, khai thác liệu đó, CSDL Access sở liệu quan hệ gồm thành phần: Tables, Querys, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules 1.6.1 Bảng (Tables) Table thành phần quan trọng tập tin sở liệu Access, dùng để lưu trữ liệu Do đối tượng phải tạo trước Bên bảng, liệu lưu thành nhiều cột nhiều dòng 1.6.2 Truy vấn (Queries) Query công cụ để người sử dụng truy vấn thông tin thực thao tác liệu Người sử dụng sử dụng ngôn ngữ SQL công cụ QBE để thao tác liệu 1.6.3 Biểu mẫu (Forms) Form công cụ để thiết kế giao diện cho chương trình, dùng để cập nhật xem liệu Biểu mẫu giúp thân thiện hóa q trình nhập, thêm, sửa, xóa hiển thị liệu 1.6.4 Báo cáo (Reports) Report công cụ giúp người dùng tạo kết xuất liệu từ bảng, sau định dạng xếp theo khuôn dạng cho trước in hình máy in ThS Dương Thành Phết Trang 15 Microsoft Access 2010 1.6.5 Tập lệnh (Macros) Macro tập hợp lệnh nhằm thực loạt thao tác qui định trước Tập lệnh Access xem cơng cụ lập trình đơn giản đáp ứng tình cụ thể 1.6.6 Bộ mã lệnh (Modules) Là cơng cụ lập trình mơi trường Access mà ngơn ngữ tảng ngơn ngữ Visual Basic for Application Đây dạng tự động hóa chuyên sâu tập lệnh, giúp tạo hàm người dùng tự định nghĩa Bộ mã lệnh thường dành cho lập trình viên chun nghiệp Cơng cụ để tạo đối tượng Access tổ chức thành nhóm Tab Create Ribbon 1.7 Thao tác với đối tượng sở liệu Để làm việc đối tượng, ta chọn đối tượng Access Object, thành viên đối tượng xuất bên tên đối tượng 1.7.1 Tạo đối tượng - Click Tab Create Ribbon - Trong nhóm cơng cụ đối tượng, chọn cách tạo tương ứng 1.7.2 Thiết kế lại đối tượng - Nếu đối tượng đóng: + Click phải đối tượng cần thiết kế lại + Chọn Design view - Nếu đối tượng mở: + Click nút Design View ThS Dương Thành Phết Trang 16 Microsoft Access 2010 1.7.3 Xem nội dung trình bày đối tượng - Nếu đối tượng mở chế độ Design View + Click nút View - Nếu đối tượng đóng: + Click phải tên đối tượng cần xem + Chọn Open 1.7.4 Xóa đối tượng - Click phải chuột đối tượng cần xóa - Chọn mục Delete Menu Popup - Hoặc chọn nhấn phím Delete Hoặc nút cơng cụ 1.7.5 Đổi tên đối tượng - Click phải chuột đối tượng, chọn Rename - Hoặc nhấn F2 - Nhập tên 1.7.6 Sao chép đối tượng - Click phải chuột lên thành viên cần chép - Chọn mục Copy để chép đối tượng vào Clipboard - Click nút Paste Menu để chép vào cửa sổ Database - Nhập tên cho đối tượng chép - Đối với kiểu đối tượng Table, ta lựa chọn kiểu chép : + Structure only: Sao chép cấu trúc + Structure and data: Sao chép cấu trúc liệu + Append Data to Exiting Table: Thêm liệu vào bảng tồn 1.7.7 Chép liệu từ Access sang ứng dụng khác (Export) Có thể xuất liệu sang sở liệu Access khác, Excel,Word, Pdf … ThS Dương Thành Phết Trang 17 Microsoft Access 2010 Cách thực hiện: - Chọn đối tượng muốn xuất sang ứng dụng khác - Chọn Tab External Data - Trong nhóm cơng cụ Export, chọn loại ứng dụng mà bạn muốn xuất liệu: Excel, Text file, XML file, Word, Access… - Click nút Browse… định vị trí xuất liệu - Click OK hồn tất việc Export liệu 1.7.8 Chép liệu từ ứng dụng khác vào sở liệu Access hành (Import) Có thể chép liệu từ ứng dụng khác Excel, ODBC DaTabase, XML file, Access, …vào sở liệu hành Cách thực hiện: Chọn Tab External Data - Trong nhóm lệnh Import & Link, chọn ứng dụng mà bạn muốn chép liệu - Lần lượt làm theo bước hướng dẫn Access  Chép liệu từ Excel vào Access - Trong cửa sổ làm việc Access, chọn Tab External Data, Click nút Excel nhóm lệnh Import & Link - Chọn tập tin Excel cần chép (Click nút Browse… để tìm tập tin Excel) → Open - OK, sau thực theo bước hướng dẫn Access + Chọn sheet chứa liệu cần chép, → Next + Chọn dòng làm tiêu đề cho bảng, → Next ThS Dương Thành Phết Trang 18 Microsoft Access 2010 + Chỉ định thuộc tính cho field → Next + Chọn cách tạo khóa cho bảng Let Access add primary key: Access tự tạo khóa Chose my own primary key: Bạn định khóa No primary key: Khơng tạo khóa + Nhập tên cho bảng → Finish + Access hiển thị thông báo cho biết hồn tất q trình import file Excel thành bảng Access  Chép liệu từ sở liệu Access khác vào sở liệu hành Trong cửa sổ làm việc Access, chọn Tab External Data, Click nút Access nhóm lệnh Import & Link Chọn tập tin Access chứa liệu cần chép (Click nút Browse… để tìm tập tin Access) →Open ThS Dương Thành Phết Trang 19 Microsoft Access 2010 Chọn tùy chọn "Import Table, query, form, report, macro and modules into the current daTabase" để định vị trí lưu trữ liệu sở liệu hành → OK Trong cửa sổ Import Object, chọn đối tượng cần chép Có thể chọn nhiều đồng thời đối tượng chọn tất cách Click nút Select All → OK 1.7.9 Chức Link Chức Link Acces để trì mối liên kết với liệu nguồn Nếu liệu nguồn thay đổi liệu bảng liên kết thay đổi theo ngược lại ThS Dương Thành Phết Trang 20 Microsoft Access 2010 Cách thực tương tự chức Import, cửa sổ Get External Data, ta chọn tùy chọn "Link to data source by creating a link Table" → Chọn bảng muốn Link → OK 1.8 Chọn giao diện người dùng Access 2010 Các phiên trước Access cung cấp loại giao diện người dùng cửa sổ chồng lên Bắt đầu với Access 2007, Access 2010, bạn có lựa chọn việc sử dụng giao diện truyền thống loại giao diện có dạng Tab 1.8.1 Tabled Documents Tabbed Documents giao diện lý tưởng cho người dùng làm việc với nhiều đối tượng thời điểm Trong giao diện Form Report nằm đầu trang khác người dùng xem tất điều khiển đối tượng giao diện người dùng mà không cần phải di chuyển đối tượng đường 1.8.2 Overlapping Windows Overlapping Windows có lợi Do đa dạng việc thiết lập thuộc tính BorderStyle khả loại bỏ nút Min, Max, Close Với giao diện Overlapping Windows, bạn dễ dàng buộc người dùng tương tác với form thời điểm ThS Dương Thành Phết Trang 21 Microsoft Access 2010 1.8.3 Chuyển từ giao diện Tabbled Documents sang Overlapping Windows Đối với Access 2007 Access 2010 khởi động mặc định giao diện Tabbed Documents để chuyển sang dạng Overlapping Windows ta thực sau: + Trong cửa sổ làm việc Access, chọn Tab File → chọn lệnh Options + Trong cửa sổ Access options, chọn Current Database + Trong mục Document Window Options, Chọn Overlapping Windows → OK + Thoát khỏi Access khởi động lại ThS Dương Thành Phết Trang 22