ĐỀ CƯƠNG ôn tập môn KỸ NĂNG GIAO TIẾP IUH

- Khả năng sử dụng hợp lí các phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, biết tổ chức điều chỉnh quá trình giao tiếp nhằm đạt mục đích giao tiếp • Vai trò giao tiếp - Giao tiếp là nhu cầu đ

ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP MÔN KỸ NĂNG GIAO TIẾP IUH

1 Khái niệm vai trò của Giao tiếp và Kỹ năng giao tiếp

2 Cấu trúc của quá trình giao tiếp

3 Nguyên tắc và phong cách giao tiếp

4 Kỹ năng lắng nghe ( lắng nghe tháu cảm)

5 Kỹ năng sử dụng các phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ

6 Kỹ năng đặt và trả lời câu hỏi

7 Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ tổ chức

8 Khái niệm nhóm, phân loại, giai đoạn phát triển nhóm, ý nghĩa làm việc nhóm.

9 Kỹ năng lãnh đạo, tổ chứa nhóm

10 Kỹ năng phối hợp làm việc nhóm hiệu quả

11 Kỹ năng xử lý mâu thuẫn.

12 Kỹ năng giao tiếp trong môi trường đa văn hóa

GIAO TIẾP VÀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP

• Khái niệm giao tiếp

- Là hoạt động xác lập và vận hành các mqh xã hội giữa người và người hoặc giữa người và các yếu tố XH nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định

- Là hình thức đặc trưng cho mqh giữa con người và con người, qua đó nãy sinh sự tiếp xúc tâm lí và được biểu hiện ở các quá trình thông tin, hiểu biết rung động ảnh hưởng và tác động qua lại lẫn nhau

• Kỹ năng giao tiếp

- Khả năng nhận thức nhanh chóng những bỉu hiện bên ngoài và những bỉu hiện tâm lí bên trong của đối tượng

và bản thân chủ thể giao tiếp

- Khả năng sử dụng hợp lí các phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, biết tổ chức điều chỉnh quá trình giao tiếp nhằm đạt mục đích giao tiếp

• Vai trò giao tiếp

- Giao tiếp là nhu cầu đặc trưng của con người, điều kiện đảm bảo cuộc sống bình thường mỗi con người, là nhu cầu cơ bản và tất yếu để con người toonf tại vs tư cách là thực thể XH

- Giúp tiếp thu những kinh ngiệm XH lịch sử biến thành kinh nghiệm cá nhân

- GT Sử dụng NN là phương tiện nhưng giao tiếp cũng là NN phát triển

- Là điều kiện họa động cùng nhau

• Cấu trúc quá trình giao tiếp

- Truyền thông trong giao tiếp

Là qua trình truyền-nhận thông tin giữa những chủ thể giao tiếp vs nhau

Được phân tích dựa vaog các cấp đọp: truyền thông qua lại giữa cá nhân và truyền thông trong tổ chức

- Quá trình nhận thức lẫn nhau

GT ko chỉ truyền thông tin mà còn nhận thức lẫn nhau

Là cơ sở nảy sinh tình cảm, găn sbos và phụ thuộc lẫn nhau NT đúng và sâu sắc thì tình cảm ổn định, bền vững Đối tượng: người khác or bản thân mình

- Tác động qua lại và ảnh hưởng lẫn nhau

Chúng ta thường tác đến người khác và người khác lại tác động đến ta Bằng cách này, tâm lí cá nhân biến thành TL XH và ngược lại

Diễn ra trong quá trình phức tạp và chịu ảnh hưởng của nhìu yếu tố dưới nhìu hình thức: lây lan, ám thị, bắt chước, áp lực nhóm,

• Nguyên tắc trong giao tiếp: là hệ thống các quy tắc cơ bản chỉ đạo, định hướng thái độ và hành vi con người

khi tiếp xức vs nhau, đồng thời chỉ đạo, việc lựa chọn các phương thức, phương tiện con người

- Tôn trọng đối tượng GT: là tôn trọng mọi thứ họ có ở hiện tại, từ cá tính, tâm tư nguyện vọng, ko ép buộc hay

áp đặt Thể hiện ở vc bk lắng nghe, có thái độ cởi mở, ân cần, hành vi GT có văn hóa, trang phục phù hợp, bình đẳng

- Có thiện chí trong giao tiếp: luôn có ý muốn tốt: nghĩ điều tốt, làm điều tốt, nhiệt tình Thể hiện ở phẩm chất

đạo đức con người trong mqh vs người khác

- Đông cảm trong GT: Bk cảm thông vs đối tượng GT, nhất là người có vị thế thấp hơn mình Đặt bản thân vào vị

trí người kia để cùng suy nghĩ, rung cảm nhằm tạo ra đối tượng GT

- Tôn trọng các giá trị văn hóa, Đảm bảo nguyên tắc bình đẳng trong giao tiếp, hiểu và lắng nghe người đang nói,

• Phong cách giao tiếp: hệ thống những lời nói, cử chỉ, điệu bộ, động tác, các ứng xử tương đối ôn định của mỗi

người or mỗi người trong GT

• PCGT dân chủ:

+Biết lắng nghe, gần gủi, thoải mái

+Tôn trọng đối tượng giao tiếp, chú ý đặc điểm tâm lí

cá nhân

+Phải có nguyên tắc, ranh giới rõ ràng +Đưa ra quyết định chậm khi có nhiều thông tin

• PCGT độc đoán

+Đề cao được nguyên tắc, có ranh giới

+Thông tin đưa ra nhanh

+Ít lắng nghe người khác +Khó gần

+Ứng xử đơn phương ít chú ý đến người khác

• PCGT tự do

+Làm mn thấy thoải mái, được tôn

trọng

+Hành vi, lời nói, cách ứng xử bị chi phối bởi tâm trạng, cảm xúc và tình huống

+Phát huy được tính tích cực vs

người tự giác

+Mụcđích, ndung hay thay đổi +Quan hệ hời hợt, ko sâu sắc +Dễ bị người khác coi thường, đánh giá thiếu đúng đắn

KỸ NĂNG LẮNG NGHE

• Kn

- Nghe: hình thức tiếp nhận thông tin qua thính giác

- Lắng nghe: hành vi nghe chăm chú, hay là quá trình tập trung chú ý để giải mã sóng âm thanh thành ngữ nghĩa

• Vai trò

- Thỏa mã nhu cầu (do có người nghe và tôn trọng lời mình nói)

- Thu nhập nhiều thông tin

- Tạo ra mqh tốt đẹp

- Tìm hỉu đc người khác 1 cách tốt hơn

- Giúp người khác có 1 sự lắng nghe hịu quả ( đkiện môi trường tốt)

- Giải quyết đc nhìu vấn đề (mâu thuẫn, bất đồng, ngại ngùng, )

• Các kiểu lắng nghe

- Lắng nghe tập trung cao: Nghe để đạt mục tiu qua quan sát để thấy bất kì tư tưởng có lời và ko có lời từ họ và

xử lí thông tin đi kèm theo cách nhìn của họ và phản hồi lời sao cho giúp họ đìu chỉnh phù hợp vs người nghe

- LN có chủ ý: Có mục đích nghe từ trc và đòi hỏi nổ lực nghe hịu quả

- LN thu thập thông tin: Giúp tìm kiếm thông tin, dữ lịu để có thể nắm dc dữ lịu họ là j

- LN giải quyết vấn đề: Khi nghe sẽ tìm đc và giúp bản thân tìm ra cách giải quyết vấn đề

- LN thấu cảm: tự đặt mình vào vị trí tình cảnh người khác để hỉu họ nghĩ thế nào

Khác thông cảm – 1 hình thức thỏa thuận, phê phán, đôi lúc nó là sự xúc cảm và sự đáp ứng thích đáng hơn, người ta hay dựa vào và phụ thuộc sự thông cảm=> thấu cảm là sự hỉu bk đầy đủ of bạn về con người, lí trí, tình cảm

Trong thấu cảm, chúng ta không những nghe bằng tai mà phải cả bằng mắt và trái tim Bởi đôi lúc lắng nghe không chỉ thông qua lời mà còn ở ngôn ngữ không lời( ánh mắt, nụ cười, ) hãy lắng nghe những cảm xúc, nhu cầu hay cả những phút giây yên lặng

Lắng nghe thấu cảm có uy lực rất lớn vì cung cấp cho chúng ta một tư liệu để hành động Thay vì được vào cảm giác, động cơ, giả định,… Chúng ta làm với thực tế bằng suy nghĩ và tình cảm của người khác chúng ta nghe để hiểu tiếp nhận những thông tin sâu kín nhất là trong tâm hồn con người giúp tạo dựng được tình cảm tốt với người đối thoại vì thỏa mãn được nhu cầu tồn tại tâm lý muốn được hiểu được khẳng định đánh giá cao cảm thấy có ích

+Kỹ năng lắng nghe thấu cảm

 Biểu lộ sự quan tâm: chăm chú lắng nghe qua cử chỉ đáp ứng của cơ thể, tạo ra một ko khí bình đẳng, tiếp xúc bằng mắt-1 nghệ thuật tế nhị

 Gợi mở: tỏ ra hiểu vấn đề như nụ cười, gật đầu,… có sự phản hồi như đặt ra câu hỏi, và hãy giữ 1 khoảng thinh lặng để họ lắp đầy, bổ sung, giải thích

 Phản ánh: người nghe sắp xếp lại và nêu lại nội dung những nội dung người kia vừa nói nhằm cho họ biết mình hiểu hãy diễn đạt ngắn gọn để kiểm điểm những điều mà đối tượng nói

• Trở ngại khi lắng nghe

- Tốc độ suy nghĩ

- Sự phức tạp của vấn đề

- thiếu quan tâm và kiên nhẫn

- thành kiến tiêu cực

- uy tín người nói

- thiếu sự quan sát bằng mắt

- thói quen xấu khi lắng nghe

KỸ NĂNG SỬ DỤNG PHƯƠNG TIỆN GIAO TIẾP

• Khái niệm

- Là kỹ năng thể hiện sự tiếp xúc trao đổi thông tin giữa người với người thông qua nói và viết có hiệu quả

- Đây là hình thức giao tiếp đặc trưng cơ bản nhất trong hệ thống giao tiếp xã hội

- Thể hiện thông qua ngôn ngữ nói và viết

- Kỹ năng nghe nói đọc viết

+ Ngôn ngữ nói là ngôn ngữ được hướng vào người khác biểu hiện bằng âm thanh và tiếp nhận bằng thính giác

nhằm đạt mục đích ý đồ của cá nhân hay nhóm

Ngôn ngữ nói sử dụng như một công cụ giao tiếp toàn năng vì nó dễ dàng tiện lợi hiệu quả và đem lại sự trao đổi nhanh với sự phản hồi nhanh

Khi nói rút gọn nhờ hoàn cảnh giao tiếp cụ thể nhờ những phương tiện thông báo ngoài ngôn ngữ cử chỉ điệu bộ nét mặt giúp tiết kiệm thời gian

Bao gồm ngôn ngữ đối thoại và ngôn ngữ độc thoại

+ Ngôn ngữ viết Ngôn ngữ nhầm hướng vào người khác được biểu đạt bằng chữ viết và thu nhận bằng thị giác

Khi viết có yêu cầu chặt chẽ về ngữ pháp chính tả và chia thành ngôn ngữ đối thoại và ngôn ngữ độc thoại

• Chức năng

- Thông báo: truyền đạt thông tin sự vật hiện tượng của thực tế tâm lý Ý muốn nguyện vọng của các chủ thể giao

tiếp

- Diễn cảm: khả năng diễn đạt thông tin bằng bộc lộ các xúc cảm thái độ của chủ thể giao tiếp

+Diễn cảm ngữ nghĩa thể hiện cách nói ẩn dụ hoán dụ nhân hóa nói giảm nói tránh

+Cú pháp thể hiện ở cách nói ngắn gọn từ tạo ra nhịp điệu mạnh mẽ

+Diễn cảm còn bao gồm chức năng thi ca

- Tác động: Thể hiện mức độ phụ thuộc ảnh hưởng lẫn nhau giữa các chủ thể GT

+ thông tin mang tính thuyết phục mới lạ phát ra phù hợp với hoàn cảnh và tâm trạng người nghe có tác dụng

kích thích tích cực hóa hoạt động giao tiếp +Ngược lại, thông tin có thể giảm khả năng hoạt động, gây trạng thái ức chế cho đối tượng, đôi khi bị lưu giữ và lan truyền ảnh hưởng đến tâm trạng các thành viên trong nhóm

+Khả năng tác động còn phụ thuộc vào các đặc điểm của mối quan hệ giữa các chủ thể và đối tượng( trình độ

hiểu biết tính cách địa vị xã hội tuổi kinh nghiệm)

• Hình thức biểu hiện trong giao tiếp NN GT

- GT chỉ định là trong đó các chủ thể sử dụng thông tin khách quan logic nhằm phản ánh sự vật hiện tượng đúng

bản chất của nó thường mang thông tin chính xác cao

- GT loại suy thể hiện mối quan hệ giữa nội dung và ý nghĩa sự vật hiện tượng khiến đối tượng giao tiếp tự suy

luận và lý giải theo cách hiểu của mình thường mang tính thiếu chính xác

- Ngoài ra còn có nói cơ giới (cách nói thẳng như vỗ vào mặt người khác) và nói tình thái (nói tế nhị, có tình cảm

làm cho người nghe tiếp thu thoải mái nội dung cơ bản của thông điệp)

• Các yếu tố tác động đến kỹ năng giao tiếp ngôn ngữ

- Nội dung NN: ý nghĩa của lời nói và từ mỗi cá nhân mỗi nhóm từ cộng đồng địa phương đến đẳng cấp dân tộc

đều có những sắc thái riêng Hiểu được ý muốn của họ sẽ tạo nên sự đồng điệu trong giao tiếp=> sự đồng cảm

- Tính chất ngôn ngữ: như nhịp điệu, âm thanh, ngữ điệu chúng ta phải chú ý tới giọng điệu, điệu cười… Nói phải

rõ ràng các từ chính để người ta có thể chú ý, hiểu rõ những gì suy nghĩ và ý muốn của người nói

Có thể thay đổi ý nghĩa của lời nói qua cách cún giọng lúc lên lúc xuống lúc trầm lúc khoan

- Điệu bộ khi nói: là cử chỉ của tay, chân và vẻ mặt,… thường điệu bộ sẽ phụ họa theo lời nói giúp tăng thêm ý

nghĩa nhưng phải phù hợp với phong tục tập quán nền văn hóa đừng gọi mình bằng cách bắt chước điệu bộ của người này hay người khác

• Nguyên tắc giao tiếp bằng ngôn ngữ

- Lời nói đúng vai phù hợp với từng chủ thể

- Lời nói phải phù hợp với trình độ người nghe chọn những từ ngữ cách diễn đạt phù hợp tránh có sự hiểu lầm

- Nội dung truyền đạt rõ ràng mạch lạc Dùng từ mang nhiều nghĩa không nên có những câu thừa

- Cách nói tế nhị khéo léo

- Âm lượng phải đủ nghe rõ ràng có sinh lực khí lực mới đủ thuyết phục thế có thể thêm vào độ cao thấp trầm

bổng thì nói

- Phát âm âm vừa chuẩn ngữ nghĩa không méo, nuốt chữ hay nhầm lẫn giữa các âm

- Độ cao đôi khi nên có lúc cao lúc thấp lúc nãy lúc kéo

- Tốc độ phải phụ thuộc vào người nghe (đối tượng cao tuổi cần nói chậm nhẹ nhàng nhưng khi thuyết trình trước

đám đông thì phải hào hùng hoành tráng mới thuyết phục được)

- Điểm dừng văn nói khách quan biết chúng ta có thể đọc vào xem Hay, nhưng khi bạn nói thì người ta sẽ hiểu

khác nhau ở những điểm dừng khác nhau

- Điểm nhấn có hai loại một là kéo dài âm lượng ra hai là cường độ nghĩa tập trung và năng lượng một từ nào đó

- Phần nhịp phải dừng lại một nhịp nhưng cũng có khi dọn dẹp khoan thai và phải nhấn mạnh và những từ chủ

chốt điều đó sẽ giúp người nghe dễ dàng hình dung và bắt ý hơn

• Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ là kỹ năng thể hiện thông qua sự vận động của cơ thể như cử chỉ tư thế nét mặt

giọng nói qua cách trang phục hoặc tạo ra khoảng không gian nhất định trong giao tiếp

• Phân loại

- Theo giác quan giao tiếp phi ngôn ngữ

+ GT qua thị giác nghĩa là tiếp nhận

thông tin qua nét mặt nụ cười, diện mạo, trang phục

+ GT qua thính giác Được tiếp nhận qua

giọng nói tốc độ âm thanh đệm theo

+ GT qua khứu giác với mùi hương trong

môi trường giao tiếp có thể tạo nên những phản hồi trong GT

+ GT qua xúc giác qua cái bắt tay, đụng

chạm, ôm hôn,… Chịu sự chi phối bởi các đặc trưng của từng nền văn hóa vì vậy phải nghiên cứu đặc trưng của nền văn hóa để tránh những hiểu lầm đáng tiếc

+ GT qua vị giác là yếu tố quan trọng

thông qua món ăn thức uống người ta truyền tải thái độ và tình cảm

• Mục đích giao tiếp phi ngôn ngữ

- Không chủ định là những biểu hiện mang tính bản năng theo phản xạ tự nhiên không kiểm soát được

- Có chủ định là biểu hiện các hành vi, cử chỉ, biểu cảm,… có ý thức mục đích với sự cố gắng của ý chí.

• Đặc điểm

- PNN tồn tại một cách có ý thức lẫn vô thức phụ thuộc vào hoàn cảnh giao tiếp (thời gian, địa điểm, không gian)

- PNN mang tính đa nghĩa, cùng một thông điệp nhưng lại có thể hiểu theo nhiều kiểu khác nhau, chịu sự chi phối bởi nền văn hoá

- Có sự khác biệt rõ rệt giữa nam và nữ khi giao tiếp trong PNN

• Vai trò

- Tạo nên sự sinh động cuốn hút trong giao tiếp có khả năng gửi thông điệp tế nhị nếu được sử dụng phù hợp đúng cách sẽ tạo cho chủ thể một sự duyên dáng gây thiện cảm nếu luật pháp và tiếp nhận chính xác đầy đủ thì những thông điệp đó đáng tin cậy nghiên cứu phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ giúp ta nhạy cảm hơn trong giao tiếp

• Chức năng Biểu hiện trạng thái cảm xúc nhất thời biểu hiện các đặc trưng cá nhân

• Các kênh GT PNN

- Qua giọng nói ta biết được tâm trạng, cảm xúc của người GT và tính cách của con người (về hướng ngoại hay

hướng nội) cũng như xác định được tình trạng sức khỏe của người khác

- Nét mặt “khuôn mặt là cái gương của tâm hồn” qua nét mặt cho ta biết ít nhiều về cá tính con người, sức khỏe, lúc

giao tiếp sẽ giúp người khác biết rõ về cách biểu đạt hơn

- Nụ cười là dùng để biểu lộ tình cảm và thái độ của mình Có bao nhiêu kiểu cười thì có bao nhiêu tính cách, mỗi

kiểu cười đều là một thái độ cho nên trong giao tiếp chúng ta phải tinh nhạy quan sát nụ cười của đối tượng để biết được lòng dạ của họ

- Ánh mắt là điểm khởi đầu cho mọi nghiên cứu quan sát Tìm hiểu ánh mắt giúp nói lên rất nhiều về trạng thái, cảm

xúc,… Bộc lộ tình cảm qua ánh mắt, chúng ta có thể thấy được cá tính của người đó Ánh mắt là một sự tín hiệu các

cử chỉ, chúng ta dùng để điều khiển cuộc giao tiếp và có ý nhắc người đối thoại nói nhanh, chậm, dừng hay giải thích thêm

- Tư thế là một phương tiện giao tiếp bộc lộ một cách vô thức về cương vị xã hội, tính cách Nhìn vào tư thế, có thể

thấy trạng thái tinh thần thoải mái hay căng thẳng của đối tượng

- Diện Mạo là những đặc điểm tự nhiên diện mạo Có thể gây ấn tượng mạnh, nhất là lần đầu tiên Qua cách ăn mặc

chúng ta đoán được trạng thái tình cảm, phẩm chất tâm lý cũng như địa vị xã hội và lứa tuổi

- Khoảng cách giao tiếp chúng ta phải giữ một khoảng cách nhất định Nên giữ một khoảng cách khi đó là người

chưa quen biết

- Tặng quà là một trong những cách nhanh nhất để tạo tình cảm và ấn tượng tốt đẹp ở người khác về chúng ta Tuy

nhiên, tặng quà cũng có những điểm cần lưu ý đó là về hoàn cảnh, tính cách, tuổi tác và không nên mở quà ngay khi xem mà hãy chờ khách ra về rồi hãy làm đó là một cách tế nhị

- Mùi hương tác động tới hiệu quả làm việc của não một mùi hương nếu như gây khó chịu thì sẽ tạo nên tâm lý không

thoải mái cho thính giả và mất sự tự tin cho chính diễn giả khi xuất hiện trước công chúng

KỸ NĂNG ĐẶT VÀ TRẨ LỜI CÂU HỎI

• Kỹ năng đặt câu hỏi là khả năng đưa ra câu hỏi chính xác thích hợp với mục đích nội dung đối tượng và hoàn cảnh

giao tiếp

- Dùng câu hỏi để thu nhập thông tin Đây là một kỹ năng quan trọng trong GT, để khai thác thông tin phải đặt các

câu hỏi khác nhau và muốn thực hiện được điều đó, phải thực hiện có một cách bài bản

+Hãy làm cho việc cung cấp thông tin trở thành niềm vui đối với người khác bạn phải làm sao cho việc ấy trở thành

niềm vui với người khác để họ cảm thấy vui vì làm được việc tốt và hãy áp dụng hoạt lắng nghe để tạo nên hứng thú cho đối tượng cung cấp tin

+Hãy bắt đầu bằng một câu hỏi dễ dàng để họ có thể trả lời đúng một cách dễ dàng bớt làm cho đối tượng căng

thẳng và tự tin hơn

- Dùng câu hỏi nhầm mục đích khác

+ Câu hỏi tiếp xúc là hỏi về những vấn đề cần tìm hiểu nhưng trước hết hãy tạo ra bầu không khí thoải mái

+ Câu hỏi có tính đề nghị là đưa ra một vài đề nghị, loại câu hỏi này dùng để thăm dò thoát ra khỏi sự bế tắc

+ Câu hỏi hãm thắng là dùng những câu hỏi đểhạm tốc độ khi anh ta thao thao bất tuyệt, dùng câu hỏi để kết thúc vấn

đề khi muốn kết thúc một câu chuyện mà không mong muốn

• Kỹ năng đặt câu hỏi có hiệu quả

- Chúng ta không nên hỏi câu có thể trả lời có hoặc không trừ khi đó là điều chúng ta cần

- Đặt câu hỏi yêu cầu trả lời bằng số liệu không phải giải pháp

- Ngữ điệu câu hỏi là trung tín và thái độ hỏi bình tĩnh không lớn tiếng

- Không lấy thông tin “khó moi” hãy đặt các câu hỏi mềm trước để tự động hóa câu trả lời đối phương Chúng ta ghi chép chậm hoặc yếu về kĩ thuật, hãy đặt một câu hỏi trả lời kĩ thuật dài để thu nhận thông tin

- KN đặt câu hỏi trong GT là không khó luôn luôn trong đầu bạn nên chú ý đang hỏi cái gì và nên hỏi cái gì

• Tiêu chí trong kỹ năng đặt câu hỏi

- Hỏi trọng tâm những câu cần hỏi nếu còn thời gian mới chú ý đến câu hỏi mang tính chất tìm hiểu thêm

- Nên xoay quanh các từ khoá

- Hãy bắt đầu từ việc không định trước các câu hỏi và áp đặt chúng và dùng những từ mức độ nhẹ

- Nên tập thói quen kiên trì lắng nghe tập hỏi những câu hỏi ngắn gọn cụ thể hóa vấn đề

- Tập cho mình tư duy làm chủ dẫn nhất vấn đề và đừng ngắt lời người nói và tôn trọng họ như chính bạn đang nói vậy

• Kỹ năng trả lời câu hỏi là khả năng đưa ra trả lời rõ ràng chính xác thích hợp với mục đích nội dung đối tượng và

hoàn cảnh giao tiếp

• Vai trò

- Để cung cấp cho đối tác thông tin họ cần

- Bày tỏ quan điểm cũng như mong muốn của bạn với đối tác,

- xem xét biểu hiện thái độ của đối tác

• Yếu tố chính có thể dẫn tới thất bại trong câu hỏi

- Tiêu chuẩn giá trị của người truyền đạt và người nghe

- Người nghe ở những địa phương khác nhau quốc gia khác nhau

- Phương pháp truyền đạt làm cho thông tin sai

- Môi trường diễn ra vc truyền đạt

• Quy tắc làm cho câu trả lời có hiệu quả

- Cung cấp thông tin hiệu quả

- Gây ấn tượng

- Đưa nội dung liên quan

- Xác định đúng những điều không đáng phải trả

lời

- Ko nên trả lời hết mọi vấn đề được hỏi

- Giảm cơ hội để đối phương hỏi đến cùng

- Đừng trả lời quá dễ dàng

- Ko nên để rơi vào tình thế là đối địch trực tiếp với đối tác

- Ko nên trả lời nếu chưa hiểu câu câu hỏi hay phát hiện những câu hỏi ko đáng trả lời

- Để có câu trả lời tốt chúng ta cần có thời gian chuẩn bị và hãy kéo dài thời gian suy nghĩ: không nên trả lời ngay khi bên kia đặt câu hỏi

- Nêu lý do chưa trả lời nếu không muốn trả lời

- Trả lời một phần

- Chấp nhận sự cách ngang câu trả lời

- Cử chỉ thể hiện không còn gì để nói

- Trả lời mập mờ không khẳng định mà cũng

không phụ định

- Hỏi một đằng trả lời một nẻo để bên kia phải tự

tìm câu trả lời

- Đôi lúc chúng ta không nhất thiết phải trả lời tận cùng câu hỏi đối phương

- Từ chối trả lời nhà nhưng vẫn giữ hòa khí

• Những lỗi cơ bản trong trả lời

+ Nói quá nhỏ

+ Trả lời với đầu óc thiếu minh mẫn

+Ko biết đối tác là ai và ai là người quyết định

+ không biết điểm mạnh của mình là gì và sử dụng nó như thế nào

+không đề suất những quan điểm và lý lẽ có giá trị

+không kiểm soát các yếu tố tự như không quan trọng như thời gian trật tự các vấn đề không biết kết thúc đúng lúc

KỸ NĂNG GT TRONG NỘI BỘ TỔ CHỨC NHÓM

• Khái niệm : giao tiếp nội bộ là sự trao đổi những thông tin, nội dung lien quan giữa những thành viên trong một

đơn vị, tổ chức, các phòng ban

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

• Khái niệm

Nhóm: là một tập hợp người tạo thành 1 chính thể, có cấu tạo, cấu trúc và những chức năng nhất định

Nhóm làm việc: là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung

Khái niệm: Nhóm là tập hợp các thanh viên có số lượng từ hai người trở lên, có giao tiếp trực diện, có kỹ năng bổ sung cho nhau, có sự chia sẻ mối quan tâm nhằm thống nhất thực hiện mục đích chung

• Phân loại nhóm:

- Dựa theo quy mô

+ Nhóm lớn: là nhóm đông người quan hệ mọi người không mang tính cá nhân, vì không tiếp xúc trực tiếp trực tiếp nhiều mà chỉ quan hệ với nhau một cách gián tiếp thông qua các quy định, pháp chế, luật lệ…( các dân tộc kh1c nhau trong một quốc gia, bộ tộc, cộng đồng, giai cấp…)

+ Nhóm nhỏ: là những nhóm có số người không đông, trong đó con người tiếp xúc với nhau một cách trực tiếp, thường xuyên trong một không gian và thời gian nhất định( gia đình, tổ chuyên môn, đội sản xuất…)

- Dựa theo quy chế xã hội

+ Nhóm chính thức : là nhóm có cơ cấu tổ chức, mọi người tập hợp, quan hệ với nhau theo văn bản, tổ chức quy định ( biên chế của nhóm bao nhiêu người; ai là người lãnh đạo; quan hệ làm việc ntn)

+ Nhóm không chính thức: Tồn tại trên cơ sở tâm lý từ tính chất của các mối quan hệ đó mà tạo thành từng nhóm gọi là nhóm không chính thức Quan hệ giữa các thành viên trong nhóm gọi là quan hệ tâm lý

- Dựa theo giá trị

+ Nhóm quy chiếu ( nhóm chuẩn ) là nhóm lấy một số giá tị hoặc quan điểm nào đó định chuẩn để làm theo Vì vậy nhóm chuẩn có thể có thực mà cũng có thể do tưởng tượng mà có

+ Nhóm hội viên: Đầy là loại nhóm mà các cá nhân có thể không đứng trong nhóm ( không là thành viên chính thức của nhóm) nhưng lại hướng vào nó và tuân thủ các chuẩn mực của nó

• G iai đoạn phát triển nhóm

+ Giai đoạn hình thành nhóm: các thành viên tronh nhóm thường có thái độ thăm dò chưa bộc lộ các quan điểm,thái độ

của mình, thường rụt rẻ Trong nhóm có xu hướng cản trở những người nổi trội thích trở thành người lãnh đạo Nhóm hiếm khi xuất hiện xung đột

+ Giai đoạn xung đột: Sau khi các thành viên trong nhóm đả làm quen sẽ hình thành các nhóm nhỏ , các nhóm nhỏ này

thường hay va chạm với nhau về quan điểm và tính cách, họ chưa thực sự hiểu nhau, chưa thực sự cởi mở Vì thế vai trò của người lãh đạo trong giai đoạn này rất quan trọng trong việc kết nối các thành viên với nhau

+ Giai đoạn bình thường hoá: là giai đoạn mà các tv đã bắt đầu nhận được lới ích từ việc hợp tác cùng nhau để giải

quyết các vấn đề Các mối xung đột trong nhóm bắt đầu giảm đi Họ thoải mái trao đổi quan điểm và không còn giữ thái

độ thủ thế như trước và bắt đầu lắng nghe, trao đổi, chia sẻ ý kiến nhau

+ Giai đoạn hoạt động trôi chảy: là giai đoạn mang lại hiệu quả cao nhất trong hoạt động nhóm Nhóm làm việc đã ổn

định, các tv có thể trao đổi chia sẻ hỗ trợ nhau một các dễ dàng Các quyết định của nhóm dễ dàng được thông qua Các

ý tưởng mới dể dàng được đưa ra thảo luận một cách cởi mở, ít có sự đèm pha cởi mở

+ Giai đoạn kết thúc: là thời kỳ mà các mục tiêu của nhóm đã được thực hiện xong Nhóm có thể tự giải tán hoặc chuyển

sang hoạt động một lĩnh vực khác Kết quả hoạt động của nhóm sẽ được đánh giá lại để rút kinh nghiệm cho các nhóm khác

• Ý nghĩa của làm việc nhóm

- Lợi ích

+ Hoạt động nhóm là một môi trường tuận lợi giúp các thành viên hướng tới mục tiêu chung của tổ chức, nỗ lực phấn đấu vì thành công của nhóm và tổ chức Khi hoạt động tập thể, họ có điều kiện thảo luận cùng nhau tìm ra phương pháp tốt nhất để thực hiện các mục tiêu đề ra

+ Khi hoạt động nhóm các thành viên sẽ có cảm giác mình đưởc đối xử tốt hơn, bình đẳng và tôn trọng

+ Khi các thành viên cùng góp sức giải quyết một vấn đề chung họ học họi được nhiều về các xử lý mọi nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn, họ học hỏi được nhiều về các xử lý mọi nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn, học hỏi từ những thành viên khác và cả người lãnh đạo Thúc đẩy quản lý theo nhóm là cách tốt nhất để phát huy năng lực của các nhân viên