Mô tả công việc Phòng kế hoạch tổng hợp

Thông tin tổng quát: Phòng Kế hoạch Vật tư là phòng chuyên môn chức năng giúp việc cho Giám đốc công ty về việc đảm bảo nguồn vật tư cung cấp cho sản xuất kinh doanh của công ty.

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC PHÒNG KẾ HOẠCH TỔNG HỢP

Thông tin tổng quát:

Phòng Kế hoạch Vật tư là phòng chuyên môn chức năng giúp việc cho Giám đốc công ty về việc đảm bảo nguồn vật tư cung cấp cho sản xuất kinh doanh của công ty

I Tóm tắt chức năng nhiệm vụ chính của phòng

 Xây dựng chiến lược phát triển của Công ty: kế hoạch phát triển các tuyến mới, phát triển các dịch vụ trên cơ sở kinh doanh hiện tại nhằm nâng cao chất lượng phục vụ của công ty

 Nghiên cứu, xây dựng trình duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh hàng năm, kế hoạch trung hạn, dài hạn

 Định kỳ hàng tháng, quý, năm, lập báo cáo tổng hợp về các mặt hoạt động

II Sơ đồ cấu trúc phòng

III Mối quan hệ của phòng, bộ phận trong công việc

Các mối quan hệ bên ngoài

Nhà cung cấp Liên hệ, tiền nguồn vật tư

Các mối quan hệ bên trong

Giám Đốc Tham mưu các hoạt động cung cấp nguồn vật tư

Phòng Kế toán Tài chính để đáp ứng nhu cầu vật tư.

Phân xưởng Cung cấp vật tư đáp ứng nhu cầu sản xuất.

Hành chánh Nhân

sự  Nắm tình hình nhân sự để cân đối công việc.Lấy số liệu phục vụ công tác tổng hợp.

KCS Nhận báo cáo về chất lượng hàng hoá và hàng trả.

Các đơn vị trực

thuộc

Luân chuyển hàng hoá đáp ứng nhu cầu SXKD.

GIÁM ĐỐC

TRƯỞNG PHÒNG KẾ HOẠCH VẬT TƯ

NHÂN VIÊN

IV Chức năng, nhiệm vụ chính trong phòng

1 Tổng Hợp Số Liệu:

Chiến lược, chính sách

 Tiếp nhận các thông tin từ bên dưới chuyển lên cho Giám Đốc

 Xử lý sơ bộ và đưa ra các giải pháp ban đầu, làm căn cứ tham khảo cho giám đốc.

Thực hiện, phối hợp với

các phòng ban/phân

xưởng/chi nhánh

 Tổng hợp các thông tin, chỉ tiêu phân tích lợi ích chi phí từ thông tin của các bộ phận.

 Xử lý, điều chỉnh cách trình bày các báo cáo phù hợp từ các bộ phận/chi nhánh trước khi chuyển lên giám đốc xem xét.

Tư vấn, tham mưu cho bộ

phận/phân xưởng/chi nhánh

 Đôn đốc các đơn vị gởi báo cáo về thông tin chất lượng hàng hoá, đúng hạn định.

 Phán đoán xu hướng thị trường trong thời gian tới.

Kiểm soát  Các báo cáo đầy đủ về số liệu và đúng hạn định.

2 Chức năng 2: Lập kế hoạch và kiểm soát việc thực hiện các kế hoạch

Chiến lược, chính sách

 Từ các số liệu tổng hợp, các kết quả khảo sát xây dựng các kế hoạch ngắn, trung và dài hạn cho hoạt động của đơn vị, trình giám đốc để có giám đốc quyết định

 Đảm bảo các kế hoạch đã được đưa ra thực hiện tốt nhất có thể

Thực hiện, phối hợp với

các phòng ban, phân

xưởng/chi nhánh

 Tổng hợp số liệu, dùng các phương pháp xử lý thích hợp để phân tích tình hình kinh doanh

 Khảo sát thị trường nắm băt nhu cầu khách hàng từ đó lập kế hoạch lượng dự trữ hàng tồn mở tuyến mới, phát triển các sản phẩm trên cơ sở kinh doanh hiện tại nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng

 Sử dụng kết quả từ việc phân tích số liệu từ các bộ phận/chi nhánh/phân xưởng, các kết quả nghiên cứu thị trường tiến hành xây dựng các kế hoạch hoạt động ngắn, trung, dài hạn

 Xây dựng kế hoạch từng bước tiến hành thực hiện từng hạng mục của dự án hay kế hoạch đã được phê duyệt Có các điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tiễn khi cần thiết

 Lên kế hoạch kiểm soát thiết bị, ngân sách cho từng dự án

 Kiểm tra, theo dõi việc thực hiện các kế hoạch trên thực tiễn Phân tích các nguyên nhân thành công hay những chỉ tiêu không đạt được, các thất thoát nếu có

Tư vấn, tham mưu cho bộ

phận/phân xưởng/chi nhánh

 Các biện pháp kiểm soát tình hình kinh doanh, các bước tiến hành dự án

 Thực hiện các biện pháp điều chỉnh hợp lý nhằm đảm bảo cho kế hoạch được thực hiện một cách tốt nhất có thể

Kiểm soát

 Quy trình tiến hành dự án, kế hoạch hàng hoá theo đúng tiến độ

 Các vấn đề phát sinh khi tiến hành các dự án trên thực tế

3 Chức năng 3: Tham mưu cho giám đốc về các hoạt động của doanh nghiệp.

Chiến lược, chính sách

Tiếp nhận thông tin, báo cáo từ các bộ phận/chi nhánh/phân xưởng, sử dụng các phương pháp nghiệp vụ phân tích khách quan và đưa ra các giải pháp tham khảo có chất lượng cho giám đốc

Thực hiện, phối hợp với

các phòng ban/phân

xưởng/chi nhánh

 Tổng hợp các báo cáo từ các phòng ban/phân xưởng/chi nhánh, từ đó có bước xử lý sơ bộ các thông tin đó trước khi trình bày lên giám đốc nhằm tiết kiệm thời gian cho giám đốc trong việc xử lý các thông tin, số liệu đó

 Phân tích các quy trình hoạt động trong công ty có các chiến lược phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả của các quy trình đó

 Phát triển các mối quan hệ với con người trong công tác

Tư vấn, tham mưu cho

phòng ban/phân

xưởng/chi nhánh

Truyền đạt quyết định của giám đốc một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời

Kiểm soát Tiến độ, kết quả thực hiện cá quyết định, kế hoạch làm việc, có cácđiều chỉnh cần thiết để đạt được kêt quả tốt nhất.

4 Quản lý bộ phận

Xây dựng các biểu mẫu thống nhất về hồ sơ, thủ tục và các tiêu chuẩn cho công tác báo cáo số liệu, quyết định nói chung

Lập kế hoạch và dự trù ngân sách cho các hoạt động phòng Quản lý chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn công tác đối với các nhân viên

Bảo đảm cho nhân viên trong Ban có kiến thức kỹ năng cần thiết cho công việc

Tạo môi trường làm việc đoàn kết, thân thiện và hợp tác giữa các nhân viên trong phòng kế toán và với các phòng ban khác trong công ty

V Quyền hạn của phòng

Tư vấn cho Giám đốc trong trách nhiệm của phòng mình

Yêu cầu cán bộ, nhân viên các phòng ban chức năng cung cấp thông tin cần thiết về hàng hoá, tài chính để thực hiện nghĩa vụ của mình

Được đào tạo, nâng cao trình độ thực hiện tốt công việc theo quy định của Công ty

VI Các báo cáo mà phòng phải thực hiện:

Tần suất Tóm tắt nội dung báo cáo Tên báo cáo Nơi nhận báo cáo

Đột xuất

 Tình hình hoạt động cung cấp hàng hoá

 Tình hình giá cả, xu hướng thị trường Ban giám đốc

Hàng tuần

Hàng tháng

Hàng quý

Hàng năm

VII Các chỉ tiêu kết quả công việc phòng cần đạt được

1 Tham mưu cho giám đốc:

Chịu trách nhiệm về hoạt động cung cấp vật tư trong toàn bộ công ty Thể hiện qua mức độ, kết quả áp dụng:

 Các phương án mới, dự kiến đề xuất các phương án nhằm đảm bảo hàng hoá

 Hoàn thiện các quy trình, quy định liên quan đến công tác quản lý hàng hoá

2 Khách hàng:

Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng

Thoả mãn của CBNV tăng

3 Đối ngoại:

Sự đánh giá của phía đối tác với Công ty:

 Giải quyết tốt các công việc, thông tin thông suốt.

 Số lượng thư phản ánh, những nhận xét đánh giá từ phía đối tác

Sự phát triển của hình ảnh, thương hiệu của công ty

4 Các hoạt động chức năng:

 Tổng hợp số liệu.

 Các số liệu liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh của công ty được cập nhật thường xuyên, đầy đủ và chính xác

 Luôn đáp ứng việc cung cấp số liệu liên quan đến vật tư cho giám đốc khi đột xuất

 Lập kế hoạch và giám sát việc thực hiện kế hoạch

 Các kế hoạch luôn đi sát với thực tế tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị

 Có định hướng phát triển lâu dài

 Có những dự đoán trước tình hình và có bước thay đổi cần thiết để đạt được kết quả tốt nhất

 Tham mưu cho giám đốc các hoạt động trong doanh nghiệp.

 Luôn nắm bắt tình hình thực tế, có các đề xuất hiệu quả giúp giám đốc đưa ra một quyết định tốt nhất

 Không xảy ra sai xót trong báo cáo, đặc biệt là các sai xót làm cho quyết định đưa ra

đi chệch hướng xu thế cạnh tranh ngoài thị trường hoặc dẫn tới sai lầm nghiêm trọng

5 Quản lý bộ phận

 Kết quả làm việc của bộ phận

 Cải tiến, hoàn thiện quy trình, quy định trong bộ phận

 Mức độ tín nhiệm, hài lòng của CBNV trong bộ phận

 Hoạt động đào tạo CBNV trong phòng: Trình độ, kỹ năng của nhân viên

 Duy trì nội quy, kỷ luật, quy chế Công ty

 Báo cáo thực hiện đúng tiến độ, đúng mục tiêu:

VIII Các trang thiết bị văn phòng cần thiết cho yêu cầu công việc

Các nhân viên trong phòng được trang bị bàn làm việc, điện thoại, máy tính nối mạng nội bộ có cài đặt phần mềm thống kê, xử lý số liệu

Người thực hiện Trưởng Ban đồng ý Chủ Tịch thông qua Họ tên

Ngày

Ký tên