Khái niệm chung về đàm phán KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN- Các khái niệm chung - Chuẩn bị đàm phán - Mở đầu đàm phán - Tạo sự hiểu biết - Thương lượng - Kết thúc đàm phán - Văn hóa trong đàm phán kinh doanh qu
60 kỹ đàm phán thương lượng Khái niệm chung đàm phán KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN - Các khái niệm chung - Chuẩn bị đàm phán - Mở đầu đàm phán - Tạo hiểu biết - Thương lượng - Kết thúc đàm phán - Văn hóa đàm phán kinh doanh quốc tế I - Các khái niệm chung Trong kinh doanh, doanh nghiệp muốn đạt kết quả, lợi nhuận cao Ðiều phụ thuộc nhiều tài ngoại giao, đàm phán, thương thảo hợp đồng nhà kinh doanh thương trường 1- Khái niệm đàm phán: Đàm phán phương tiện để đạt mà ta mong muốn từ người khác Đó q trình giao tiếp có có lại thiết kế nhằm thỏa thuận ta bên có quyền lợi chia sẻ có quyền lợi đối kháng Francois de Cailere, nhà đàm phán, thương thuyết tiếng Pháp từ năm 1716 khẳng định: “Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải người mềm dẻo cỏ phải cứng rắn khối đá Người phải có phản xạ ứng xử nhanh nhậy phải người biết lắng nghe, lịch đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác Song đồng thời phải biết tranh luận, thuyết phục cách biết lộ, đưa thơng tin bí mật người khác Nhà đàm phán giỏi phải biết tự chế ngự để thơng tin bí mật người khác để tránh bị mắc vào chủ định, chí bẫy đối tác, tránh buột miệng nói lời chưa kịp nghĩ không bị chi phối định kiến chủ quan - Những nguyên tắc bản: Đàm phán hoạt động tự nguyện Một bên muốn thay đổi tình hình tin đạt Mục đích đàm phán thỏa thuận Không phải đàm phán kết thúc thỏa thuận Không đạt thỏa thuận có kết tốt Thời gian yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình kết đàm phán Khơng để đàm phán bị phá vỡ hoàn toàn Kết mỹ mãn cải thiện tình hình bên Tiến trình bị ảnh hưởng người đàm phán bên - Các phương pháp đàm phán Đàm phán chia làm phương pháp bản: - Các hình thức đàm phán: Do đàm phán trình có tính mục đích nên thực tế có nhiều cách thể để đàm phán Tựu chung lại chia đàm phán theo hình thức thể hiện, gồm đàm phán văn bản, đàm phán gặp mặt đàm phán qua điện thoại Trong kinh doanh, hình thức đàm phán sử dụng phát huy hiệu rõ rệt doanh nhân biết sử dụng chúng nơi, lúc a -Đàm phán văn Các dạng đàm phán văn thường thấy hoạt động kinh doanh là: - Hỏi giá: Do người mua đưa không ràng buộc người hỏi phải mua - Chào hàng + Chào hàng cố định: Người chào hàng bị ràng buộc với chào hàng thời hạn hiệu lực chào hàng + Chào hàng tự do: Người chào hàng khơng bị ràng buộc với chào hàng - Đổi giá: Đổi giá xảy bên từ chối đề nghị bên đưa đề nghị Khi đề nghị trở thành chào hàng làm cho chào hàng cũ hết hiệu lực - Chấp nhận Một chấp nhận có hiệu lực phải đảm bảo: + Hồn tồn, vơ điều kiện + Khi chào hàng hiệu lực + Do người chào hàng chấp nhận + Được truyền đạt đến tận người chào hàng - Xác nhận: Là việc khẳng định lại điều thỏa thuận cuối bên để tăng thêm tính chắn phân biệt với đàm phán ban đầu b-Đàm phán gặp mặt - Bắt tay Bắt tay gặp mặt chia tay ngày địa điểm bày tỏ chúc mừng người khác Các nguyên tắc bắt tay thông dụng: + Người chìa tay trước: Phụ nữ, người lớn tuổi,người có chức vụ cao, chủ nhà + Cần tránh: đeo găng tay, bóp mạnh, cầm tay hờ hững, lắc mạnh, giữ lâu + Mắt nhìn thẳng, tập trung, nét mặt vui vẻ - Giới thiệu Giới thiệu trẻ với già, người địa vị xã hội thấp với người địa vị xã hội cao, nam với nữ, khách với chủ… - Trao nhận danh thiếp, Khi trao danh thiếp cần ý: + Đưa mặt có chữ dễ đọc + Không cầm hộp đựng danh thiếp để trao + Đưa hai tay + Vừa đưa vừa tự giới thiệu họ tên + Trao cho tất người có mặt - Khi nhận danh thiếp cần ý: + Nhận tay với thái độ trân trọng, tránh hờ hững, tránh vồ vập + Cố gắng nhớ tên chức vụ người trao cất + Trao danh thiếp Nếu khơng có phải xin lỗi, hẹn lần sau - Ứng xử với phụ nữ Luôn tỏ quan tâm, săn sóc, tơn trọng giúp đỡ Ví dụ + Lối hẹp, nhường phụ nữ trước + Chỗ khó đi, phải trước mở đường + Phải để phụ nữ chủ động khoác tay chỗ quãng đường khó + Lên cầu thang, phụ nữ trước, xuống cầu thang phụ nữ sau + Kéo ghế mời phụ nữ ngồi + Muốn hút thuốc phải xin lỗi + Không chạm vào người phụ nữ chưa phép, phụ nữ quyền chạm vào nam giới mà không cần xin phép - Thăm hỏi Nếu muốn thăm hỏi, cần báo trước xin thăm hỏi Nếu tặng hoa tặng tận tay, tặng quà để bàn Đến hẹn - Tiếp chuyện Trong phòng khách xếp ghế nệm dài, chủ nhà bên trái, khách bên phải, người khác ngồi ghế theo thứ tư theo vị trí xuất hay tuổi tác Khơng rung đùi hay nhìn ngang liếc dọc, khơng lấy thứ xem chủ nhà khơng giói thiệu c- Đàm phán qua điện thoại - Người gọi tự giới thiệu ai? Ở đâu? Lý gọi? - Người nhận thể sẵn lịng nghe - Hãy mỉm cười nói chuyện điện thoại - Khi cần giữ máy, chứng tỏ cầm máy.Nếu cần giữ lâu u cầu người gọi xem gọi lại cho họ không? - Sẵn sàng ghi chép điện thoại - Để người gọi kết thúc nói chuyện - Những lỗi thông thường đàm phán Bước vào đàm phán với đầu óc thiếu minh mẫn Khơng biết đối tác người có quyền định Khơng biết điểm mạnh sử dụng Bước vào đàm phán với mục đích chung chung Khơng đề xuất quan điểm lý lẽ có giá trị Khơng kiểm sốt yếu tố tưởng không quan trọng thời gian trật tự vấn đề Không bên đưa đề nghị trước Bỏ qua thời gian địa điểm vũ khí đàm phán Từ bỏ đàm phán dường đến chỗ bế tắc 10 Không biết kết thúc lúc Những điểm để tránh lỗi thông thường Khơng ngắt lời bên Nói tích cực nghe Đặt câu hỏi mở có mục đích để tạo hiểu biết Sử dụng giải, bình luận hài hước tich cực Sử dụng viêc ngừng đàm phán để kiểm soát nội Lập mục tiêu rõ ràng, cụ thể thực tế trước đàm phán Tóm tắt thường xuyên Liệt kê điểm cần giải thích điểm hiểu Tránh dùng ngơn ngữ yếu Khơng trích bên Tìm điểm chung bên để đến thỏa thuận 10 Tránh chọc tức 11 Tránh đưa nhiều lý cho đề nghị 12 Tránh bộc lộ cảm xúc bột phát, khiển trách, cơng kích hay chế nhạo cá nhân - Các nguyên tắc dẫn đến thành công đàm phán Ấn tượng ban đầu Không nên đối đầu với đối tác đàm phán yêu cầu đòi hỏi Trước hết phải tạo khơng khí tin cậy, dễ chịu vài câu nói mang tính cá nhân cử thái độ vui vẻ, dễ chịu Bạn nhớ hội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu Sau bạn bắt đầu nói chủ đề nội dung mà bạn định đàm phán, thương thuyết với đối tác Chú ý tới cử chỉ, thái độ động tác thể đàm phán Ít nửa thơng tin định truyền đạt đàm phán thông qua tiếp nhận qua cử chỉ, thái độ động tác thể bạn phần ba thơng tin tiếp nhận thơng qua tiếng nói, giọng điệu cách nói người đàm phán Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở nhanh chóng tạo nên thiện cảm từ phía đối tác đàm phán ý thức đánh giá cao, coi trọng đối tác người đám phán thể cách thể hiện, giọng điệu cách nói Chỉ đàm phán thuyết phục thành công tự người đàm phán khơng có ý thức cảm giác đóng kịch với đối tác Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán luôn bám sát theo đuổi mục tiêu suốt trình đàm phán Người khơng biết rõ muốn thường đạt kết mà khơng mong muốn Vì vậy, trước vào đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối thành mục tiêu nhỏ mà phải trao đổi với đối tác đạt kết Nếu có nhiều mục tiêu cụ thể theo đuổi mục tiêu trình đàm phám kết cuối đàm phán chóng đạt Người đàm phán tốt phải biết rèn cho có khả lắng nghe đối tác nói Người ta nói người thắng người biết nghe Chỉ có thật quan tâm ý lắng nghe đối tác đàm phán với nói gì, muốn người có phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho Khi nghe đối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ họ Xem họ có biểu trạng thái hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội không Cũng đối tác đàm phán muốn lơi kéo, hút hướng khác tìm cách khai thác thêm thơng tin Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ cách khôn khéo, linh hoạt Đừng nói vấn đề có quan điểm khác mà nên nói nghĩ muốn nhấn mạnh thêm điểm Ðừng nói thẳng đối tác có cách nhìn nhận sai lầm mà nên nói cách nhìn nhận thử lật lại vấn đề lần xem Ðừng nói hàng hóa, dịch vụ rẻ rẻ thường đem lại ấn tượng hay suy diễn không tốt chất lượng Khi tranh cãi, đàm phán giá đừng nói: không đạt kết đàm phán nên chuyển hướng Trước tiếp tục đàm phán giá cả, nên trao đổi xem xét thêm chất lượng, hình thức hàng hố, phương thức toán,… Nếu đối tác bị ấn tượng vấn đề giá khơng cịn q gay cấn tiếp tục đàm phán Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay nói nhiều Người hỏi nhiều người có lợi thế, không thông tin mà tâm lý, tính chủ động đàm phán Những câu hỏi hợp lý khéo léo chứng minh cho đối tác ln ln lắng nghe, quan tâm đến điều họ nói Chính thời gian lắng nghe bạn phân tích, tìm hiểu động cơ, ý muốn đối tác đàm phán Tùy trường hợp đặt câu hỏi trực tiếp hay gián tiếp + Câu hỏi trực tiếp thường đặt bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt khoảng cách hai bên đàm phán có nhiều thơng tin trước thật bắt đầu đàm phán + Các câu hỏi gián tiếp câu hỏi đón đầu, thường sử dụng giai đoạn sau đàm phán thương thuyết Khi cần làm rõ hay khẳng định điều gì, nên đặt câu hỏi cho đối tác cần trả lời có hay không Tất nhiên phải thận trọng đặt nhiều câu hỏi loại gây cho đối tác cảm giác bực mình, khó chịu Người đàm phán cần phải biết phép tới đâu, tự đàm phán tới giới hạn Ðâu điểm thấp mà chấp nhận Ðâu điểm khơng thay đổi theo hướng có lợi cho đối tác Biết giới hạn đàm phán, tức biết thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán chuyển hướng, tìm phương án giải khác Khơng phải đàm phán thương thuyết thương mại dẫn đến ký kết hợp đồng thương mại Người có khả đàm phán tốt phải người có đủ dũng cảm đốn khơng chịu ký kết hợp đồng kinh doanh gây bất lợi cho Ðể đàm phán thành công, không nên thực cứng nhắc theo nguyên tắc “được ăn cả, ngã không” Ðể thành công đàm phán kinh doanh, cần có ý thức, tư sẵn sàng thoả hiệp cần thiết Có “một quà nhỏ”, nhường nhịn, chấp nhận nhỏ cho đối tác đem lại cho bạn hợp đồng kinh doanh béo bở Ðàm phán kinh doanh trình thường xuyên phải chấp nhận “cho nhận”; phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận chờ đợi Ðừng nên để xuất cảm giác lộ liễu có người thắng người thua sau đàm phán kinh doanh, bạn tiếp tục kinh doanh với đối tác Kết đàm phán hai bên có lợi, trao đổi tự nguyện hai bên Vì vậy, đàm phán khơng ý cứng nhắc chiều quyền lợi, mục đích riêng bên mà phải ý đến nhu cầu bên Ðể tránh cho hiểu lầm vơ tình hay hữu ý để tránh nội dung đàm phán, thương thuyết bị lệch hướng, Nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận điểm trao đổi, thống hai bên trước chuyển sang nội dung đàm phán Làm điều tức nhà đàm phán chủ động điều tiết buổi thương thuyết Những điểm chưa rõ giải nhắc lại Nếu khéo léo nhà thương thuyết đưa hướng giải cho điểm nội dung đàm phán Thực việc nhắc lại tóm tắt nội dung đàm phán giúp cho nhà thương thuyết luôn không xa rời mục tiêu đàm phán, q trình đàm phán trở nên có hệ thống, sở cho lần đàm phán 7- Những điều cần tránh để đàm phán khơng thất bại Nói q nhỏ: Nếu nói q nhỏ đàm phán làm đối tác không tập trung dẫn đến hiểu lầm Vì cần phải nói đủ nghe rõ, ngắn gọn nên nói chậm lúc bình thường Như đối tác có thời gian để nghe, tiếp nhận hấp thụ thông tin, lý lẽ mà nhà đàm phán muốn truyền đạt Khơng nhìn vào mắt đối tác đàm phán: gây cảm giác không thiện cảm, không tin tưởng, chí gây nghi ngờ từ phía đối tác, nhìn vào mắt đối tác đàm phán, vừa thể tự tin, quan tâm vừa đem lại tin cậy cho đối tác Khơng có kế hoạch cụ thể: Cuộc đàm phán khơng có kế hoạch cụ thể định trước không đem lại kết mong muốn Nếu có nhiều nội dung, lĩnh vực đàm phán cần phải phân loại, xếp trước để tránh lẫn lộn đàm phán Không thông báo trước nội dung đàm phán thỏa thuận lịch đàm phán với đối tác: Điều làm cho buổi đàm phán thương thuyết thất bại nhiều thất bại với lý đáng buồn nhầm nội dung đàm phán hay phía cơng ty đối tác cử nhầm người đàm phán khơng rõ nội dung đàm phán Ðể cho đối tác nhiều tự do, quyền chủ động đàm phán: Nếu đối tác nói q nhiều người đàm phán nên chủ động, khéo léo, cắt ngang hay đổi hướng câu hỏi hợp lý để quay nội dung đàm phán Có nhiều trường hợp đối tác lợi dụng gặp gỡ đàm phán để quảng cáo, đàm phán bán mặt hàng hoàn tồn khác 6 Ðưa hết tất thơng tin, lý lẽ trình bày thuyết phục từ đầu buổi đàm phán: Như vậy, chẳng khác nhà đàm phán “bắn hết đạn” từ lúc đầu mà không hiệu Hãy sử dụng thông tin, lý lẽ thuyết phục cho nội dung hay thắc mắc tìm hiểu đối tác Nên nhớ đối tác cần có thời gian để tiếp nhận, “tiêu hố” thơng tin trước bị thuyết phục để đến thống đàm phán Lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác: Ðiều làm cho đối tác có lý khẳng định ý kiến phản đối hay nghi ngờ họ từ gây định kiến suốt trình đàm phán Vì vậy, cần phải hỏi lại thắc mắc đối tác kiên nhẫn trả lời tất lý lẽ thơng tin Khơng chuẩn bị trước giới hạn cần thiết đàm phán: Ðiều hạn chế nhiều phạm vi đàm phán khơng thể có linh hoạt nhân nhượng chừng mực Và thế, khơng gây thất bại cho lần đàm phán thương thuyết mà tạo định kiến báo trước thất bại cho lần đàm phán sau Người đàm phán tìm cách áp đảo đối tác: Người đàm phán giỏi khơng tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt người thể tinh thần học hỏi đàm phán Khơng nên có lời lẽ, cử mang tính áp đảo gây cảm tình, khó chịu cho đối tác ... thức đàm phán: Do đàm phán q trình có tính mục đích nên thực tế có nhiều cách thể để đàm phán Tựu chung lại chia đàm phán theo hình thức thể hiện, gồm đàm phán văn bản, đàm phán gặp mặt đàm phán. .. đến tiến trình kết đàm phán Không để đàm phán bị phá vỡ hoàn toàn Kết mỹ mãn cải thiện tình hình bên Tiến trình bị ảnh hưởng người đàm phán bên - Các phương pháp đàm phán Đàm phán chia làm phương... luôn không xa rời mục tiêu đàm phán, trình đàm phán trở nên có hệ thống, sở cho lần đàm phán 7- Những điều cần tránh để đàm phán khơng thất bại Nói nhỏ: Nếu nói nhỏ đàm phán làm đối tác khơng tập