Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam - Vietcombank Quy che DHCD VCB

NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM VIETCOMBANK o0o - 198 Trần Quang Khải, Hà Nội; Tel: 04 39343 137; Fax: 04 3825 1322 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103024468 cấp ngày 02/6/2008 QUY CHẾ TỔ CHỨC HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN LẦN THỨ HAI CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Phạm vi đối tượng áp dụng Quy chế áp dụng cho việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên lần thứ hai (sau gọi tắt “Đại hội”) Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam Quy chế quy định cụ thể quyền nghĩa vụ cổ đông, người tham dự họp Đại hội, điều kiện, thể thức tiến hành Đại hội CHƯƠNG II QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CỔ ĐÔNG, NGƯỜI THAM DỰ HỌP ĐẠI HỘI Điều 2: Quyền nghĩa vụ cổ đông Điều kiện tham dự họp Đại hội: Là cổ đông người đại diện theo ủy quyền cổ đông có tên danh sách cổ đơng ngày chốt quyền tham dự Đại hội Quyền cổ đông tham dự họp Đại hội: a Được trực tiếp tham dự uỷ quyền cho người khác tham dự họp Đại hội; b Được biểu tất vấn đề thuộc thẩm quyền Đại hội theo quy định Luật Doanh nghiệp năm 2005, văn quy phạm pháp luật khác có liên quan Điều lệ tổ chức & hoạt động Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam; c Được Ban tổ chức Đại hội thơng báo cơng khai nội dung chương trình Đại hội, bao gồm: - Thông qua báo cáo hoạt động HĐQT năm 2008 định hướng năm 2009; - Thông qua báo cáo BKS thẩm định tài năm 2008 định hướng năm 2009; - Thơng qua báo cáo hoạt động kinh doanh năm 2008 định hướng, kế hoạch kinh doanh năm 2009; - Thông qua tờ trình trích lập quỹ phân phối lợi nhuận năm 2008; - Thông qua mức thù lao thành viên HĐQT, BKS năm 2009; - Thơng qua việc lựa chọn tổ chức kiểm tốn độc lập cho năm 2009; 1/4 - Thông qua báo cáo cơng tác niêm yết thị trường chứng khốn năm 2008 kế hoạch năm 2009; - Bầu bổ sung thành viên Hội đồng quản trị nhiệm kỳ 2008-2013 d Tại họp Đại hội, cổ đông đại diện ủy quyền tới tham dự Đại hội nhận Phiếu biểu quyết, Thẻ biểu quyết, Phiếu bầu cử (ghi mã số cổ đơng số cổ phần có quyền biểu số phiếu bầu) sau đăng ký tham dự họp Đại hội với Ban kiểm tra tư cách cổ đông Giá trị biểu Phiếu biểu quyết/Thẻ biểu tương ứng với tỷ lệ số cổ phần có quyền biểu mà người sở hữu đại diện theo đăng ký tham dự họp Đại hội tổng số cổ phần có quyền biểu cổ đông/đại diện ủy quyền cổ đơng có mặt họp Đại hội Trường hợp bầu bổ sung thành viên Hội đồng quản trị, giá trị biểu Phiếu bầu cử tính tổng số phiếu bầu cử, tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu có quyền biểu nhân với số thành viên bầu bổ sung e Các cổ đông, đại diện ủy quyền tới dự họp Đại hội thảo luận tiến hành biểu thông qua nội dung nêu khoản 2.c Điều Quy chế f Cổ đông, đại diện ủy quyền đến dự họp Đại hội muộn có quyền đăng ký ngay, sau có quyền tham gia biểu họp Đại hội, Chủ tọa khơng có trách nhiệm dừng họp Đại hội hiệu lực lần biểu tiến hành không bị ảnh hưởng Nghĩa vụ cổ đông tham dự họp Đại hội: a Cổ đông hay đại diện ủy quyền tham dự họp Đại hội phải mang theo giấy chứng minh nhân dân/hộ chiếu, Giấy mời họp, Giấy ủy quyền (đối với đại diện ủy quyền) đăng ký tham dự Đại hội với Ban kiểm tra tư cách cổ đông; b Tuân thủ quy định Quy chế này; c Nghiêm túc chấp hành nội quy họp Đại hội, tôn trọng kết làm việc Đại hội Điều 3: Quyền nghĩa vụ Ban kiểm tra tư cách cổ đông Ban kiểm tra tư cách cổ đông Hội đồng quản trị định để thực chức nhiệm vụ sau: - Kiểm tra tư cách cổ đông đại diện ủy quyền đến dự họp: giấy chứng minh nhân dân hộ chiếu, Giấy mời họp, Giấy ủy quyền (đối với đại diện ủy quyền); - Phát cho cổ đông đại diện ủy quyền đến dự họp: Phiếu biểu quyết, Thẻ biểu quyết, Phiếu bầu cử tài liệu họp khác; - Báo cáo trước Đại hội kết kiểm tra tư cách cổ đông dự họp Đại hội Điều 4: Quyền nghĩa vụ Ban kiểm phiếu Ban kiểm phiếu Ban chủ tọa đề cử Đại hội biểu thông qua Ban kiểm phiếu tiến hành thu Phiếu biểu quyết, Thẻ biểu Phiếu bầu cử sau Đại hội biểu tiến hành kiểm phiếu; Báo cáo trước Đại hội kết kiểm phiếu 2/4 Điều 5: Quyền nghĩa vụ Ban chủ tọa Ban Thư ký Ban chủ tọa Đại hội biểu thơng qua, có chức điều khiển họp Đại hội; Quyết định Ban chủ tọa vấn đề trình tự, thủ tục kiện phát sinh ngồi chương trình họp Đại hội mang tính phán cao nhất; Ban chủ tọa tiến hành công việc cho cần thiết để điều khiển họp Đại hội cách hợp lệ có trật tự; để họp Đại hội phản ánh mong muốn đa số cổ đông tham dự; Không cần lấy ý kiến Đại hội, lúc Ban chủ tọa trì hỗn họp Đại hội đến thời điểm khác (phù hợp với quy định Luật Doanh nghiệp Điều lệ tổ chức & hoạt động Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam) địa điểm khác Chủ tọa định nhận thấy rằng: a Hành vi người có mặt cản trở có khả cản trở diễn biến có trật tự họp Đại hội hoặc; b Sự trì hỗn cần thiết để công việc họp Đại hội tiến hành cách hợp lệ Ban thư ký thực công việc trợ giúp theo phân cơng Ban chủ tọa CHƯƠNG III TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH ĐẠI HỘI Điều 6: Điều kiện tiến hành Đại hội Cuộc họp Đại hội tiến hành có số cổ đơng tham dự đại diện 65% số cổ phần có quyền biểu theo danh sách cổ đông lập thời điểm chốt danh sách cổ đông để họp Đại hội Điều 7: Cách thức tiến hành Đại hội Cuộc họp Đại hội dự kiến diễn ngày Đại hội thảo luận thông qua nội dung nêu khoản 2.c Điều Quy chế Điều 8: Thông qua Quyết định Đại hội Quyết định Đại hội thông qua có chấp thuận số cổ đơng đại diện 65% tổng số phiếu biểu cổ đơng có quyền biểu có mặt trực tiếp thơng qua đại diện ủy quyền có mặt họp Đại hội Điều 9: Biên họp Đại hội Nội dung họp Đại hội lập thành Biên Ban thư ký ghi vào Sổ biên Biên họp Đại hội đọc thông qua trước bế mạc họp Đại hội lưu giữ vào Sổ biên 3/4 CHƯƠNG IV CÁC QUY ĐỊNH KHÁC Điều 10: Trường hợp tổ chức họp Đại hội không thành Trường hợp họp Đại hội lần thứ không đủ điều kiện tiến hành theo qui định Điều Quy chế này, việc triệu họp Đại hội lần thứ hai phải thực thời hạn 30 ngày, kể từ ngày họp lần thứ dự định khai mạc Cuộc họp Đại hội lần hai tiến hành có số thành viên tham dự cổ đông người đại diện uỷ quyền dự họp đại diện cho 51% tổng số cổ phần có quyền biểu Trường hợp họp Đại hội lần thứ không đủ điều kiện tiến hành theo qui định khoản điều triệu tập họp Đại hội lần thứ thực thời hạn 20 ngày, kể từ ngày họp Đại hội lần thứ dự định khai mạc Trong trường hợp này, họp Đại hội tiến hành không phụ thuộc vào số cổ đông dự họp CHƯƠNG V HIỆU LỰC THI HÀNH Điều 11: Hiệu lực thi hành Quy chế gồm chương, 11 Điều có hiệu lực sau Đại hội biểu thông qua Cổ đông người tham dự họp Đại hội có trách nhiệm thực theo quy định Quy chế TM ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CHỦ TỌA 4/4 ... biểu tương ứng với tỷ lệ số cổ phần có quy n biểu mà người sở hữu đại diện theo đăng ký tham dự họp Đại hội tổng số cổ phần có quy n biểu cổ đơng/đại diện ủy quy n cổ đơng có mặt họp Đại hội Trường... biểu quy t, Thẻ biểu quy t, Phiếu bầu cử (ghi mã số cổ đông số cổ phần có quy n biểu số phiếu bầu) sau đăng ký tham dự họp Đại hội với Ban kiểm tra tư cách cổ đông Giá trị biểu Phiếu biểu quy t/Thẻ... sau: - Kiểm tra tư cách cổ đông đại diện ủy quy n đến dự họp: giấy chứng minh nhân dân hộ chiếu, Giấy mời họp, Giấy ủy quy n (đối với đại diện ủy quy n); - Phát cho cổ đông đại diện ủy quy n