N HANG TMCP NGOAI THUONG VIET NAM VIETCOMBANK
-000 -
8 Tras Quang Khai, Ha Nội; Tel: 04 39343 137, Fax: 04 3825 1322
Ss ang ky doanh nghiép ma sé 0100112437 cap thay di lan 2 ngay 02/3/2011
QUY CHE
TO CHUC HOP DAI HOI DONG CO DONG THUONG NIEN LAN THU 4
CUA NGAN HANG THUONG MAI CO PHAN NGOAI THUONG VIET NAM
CHUONG I
NHUNG QUY DINH CHUNG
Điều 1: Phạm vi và đối tượng áp dụng
11 Quy chế này áp dụng cho việc tổ chức họp Đại hội đồng cỗ đông thường niên lần thứ 4 (sau đây được gọi tắt là “Đại hội”) của Ngân hàng thương mại cỗ phần Ngoại thương Việt Nam 12 Quy chế này quy định cụ thể về quyền và nghĩa vụ của cổ đông, người tham dự họp Đại hội,
điêu kiện, thê thức tiên hành họp Đại hội
CHƯƠNG II
QUYÈN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÓ ĐÔNG, NGƯỜI THAM DU HOP DAI HOI
Điều 2: Quyền và nghĩa vụ của cô đông
2.1 Điều kiện tham dự họp Đại hội
Là các cổ đông hoặc người đại diện được ủy quyền của cỗ đông có tên trong danh sách cổ đông tại ngày chốt quyền tham dự họp Đại hội
2.2 Quyền của cỗ đông khi tham dự họp Đại hội
a Được trực tiếp tham dự hoặc uỷ quyền cho người khác tham dự họp Đại hội;
b Được biểu quyết tất cả các vấn đề thuộc thâm quyền của Đại hội theo quy định của Luật Doanh
nghiệp, các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan và Điều lệ về tổ chức & hoạt động của
Ngân hàng thương mại cô phần Ngoại thương Việt Nam;
c Được Ban tổ chức Đại hội thông báo công khai nội dung chương trình Đại hội, bao gồm:
() Thông qua Báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị năm 2010 và định hướng hoạt động năm 201 I; (đ) Thơng qua Báo cáo hoạt động kinh doanh năm 2010 và định hướng, kế hoạch kinh doanh năm 2011; (iii) Thông qua Báo cáo của Ban kiểm soát năm 2010 và định hướng năm 2011;
(iv) Thông qua Quy chế bầu cử thành viên BKS và thủ tục bầu bổ sung thành viên BKS nhiệm kỳ 2008- 2013
(v) Thông qua Tờ trình về trích lập các quỹ và phân phối lợi nhuận năm 2010; (vi) Thong qua Tờ trình vệ mức thù lao cho các thành viên HĐỌT, BKS năm 2011; (vii) Thông qua việc sửa đôi, bô sung Điêu lệ;
(viii) Thông qua Quy chế về tổ chức và hoạt động của HĐQT;
Trang 2(x) Báo cáo về công tác phát hành thêm cổ phiếu tăng vốn điều lệ năm 2010 (2 đợt) (xi) Thông qua Phương án tăng vốn điều lệ năm 2011
Tại cuộc họp Đại hội, mỗi cổ đông hoặc đại diện được ủy quyền của cổ đông khi tham dự họp Đại
hội được nhận Thẻ biểu quyết, Phiếu bầu cử (ghi số chứng minh nhân dân/hộ chiếu/đăng ký kinh
doanh và số cổ phần có quyền biểu quyết) sau khi đăng ký tham dự họp Đại hội với Ban Kiểm tra
tư cách cô đông
Giá trị biểu quyết của Thẻ biểu quyết tương ứng với tỷ lệ số cổ phần có quyền biểu quyết mà
người đó sở hữu hoặc đại diện theo đăng ký tham dự họp Đại hội trên tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của các cô đông/đại diện được ủy quyền của cổ đông có mặt tại cuộc họp Đại hội; Các cổ đông, đại diện được ủy quyền khi dự họp Đại hội được thảo luận và biểu quyết thông qua
các nội dung nêu tại khoản 2.2.c, Điều 2 của Quy chế này
Cổ đông, đại diện được ủy quyền đến dự họp Đại hội muộn có quyền đăng ký ngay, sau đó có quyền tham gia và biểu quyết ngay tại cuộc họp Đại hội, nhưng Chủ tọa không có trách nhiệm
dừng cuộc họp Đại hội và hiệu lực của các đợt biêu quyết đã tiến hành sẽ không bị ảnh hưởng
2.3 Nghĩa vụ của cô đông khi tham dự họp Đại hội
a Cổ đông hoặc đại diện được ủy quyền của cô đông khi tham dự họp Đại hội phải mang theo giấy
chứng minh nhân dân/hộ chiếu, Giấy mời họp hoặc Thông báo mời họp nếu không nhận được
Giấy mời họp, Giấy ủy quyền (đối với đại diện được ủy quyền) và đăng ký tham dự họp Đại hội
với Ban kiểm ta tư cách cô đông; Tuân thủ các quy định tại Quy chế này;
Nghiêm túc chấp hành nội quy tại cuộc ‘hop Đại hội, tôn trọng kết quả làm việc tại cuộc họp Đại
hội
Điều 3: Quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm tra tư cách cỗ đông
Ban kiểm tra tư cách cổ đông do Hội đồng quản trị thành lập và được giới thiệu với Đại hội, có
chức năng và nhiệm vụ như sau:
- - Kiểm tra tư cách cổ đông hoặc đại diện được ủy quyền đến dự họp Đại hội: giấy chứng
minh nhân dân hoặc hộ chiếu, Giấy mời họp/Thông báo mời họp, Giấy ủy quyền (đối với
đại diện được ủy quyền);
- _ Phát cho cổ đông hoặc đại diện được ủy quyền đến dự họp Đại hội: Thẻ biểu quyết, Phiếu
bầu cử và các tài liệu họp khác;
- _ Báo cáo trước Đại hội về kết quả kiểm tra tư cách cô đông dự họp Đại hội Điều 4: Quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm phiếu
Ban kiểm phiếu do Ban chủ tọa đề cử và được Đại hội biểu quyết thông qua Ban kiểm phiếu tiến hành thu Thẻ biểu quyết và Phiếu bầu cử sau khi Đại hội biểu quyết và tiến hành kiểm phiếu; Báo
cáo trước Đại hội về kết quả kiểm phiếu
Điều 5: Quyền và nghĩa vụ của Ban Chủ tọa và Ban Thư ký
Trang 32u” Quyết định của Ban Chủ tọa về trình tự, thủ tục hoặc các sự kiện phát sinh ngoài chương trình của
cuộc họp Đại hội sẽ mang tính phán quyết cao nhất;
5.3 Ban Chủ tọa tiến hành các công việc được cho là cần thiết để điều khiển cuộc họp Đại hội một cách hợp lệ và có trật tự; hoặc để cuộc họp Đại hội phản ánh được mong muốn của đa số cổ đông tham dự;
5.4 Không cần lấy ý kiến của Đại hội, bất cứ lúc nào Ban Chủ tọa cũng có thé trì hoãn cuộc họp Đại
hội đến một thời điểm khác (phù hợp với quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2005, các văn bản
quy phạm pháp luật khác có liên quan.và Điều lệ về tổ chức & hoạt động của VCB) và tại một địa điểm khác do Chủ tọa quyết định nếu nhận thấy rằng:
a Hành vi của người/những người có mặt cản trở hoặc có khả năng cản trở diễn biến có trật tự của cuộc họp Đại hội hoặc;
b Sự trì hoãn là cần thiết để các công việc của cuộc họp Đại hội được tiến hành một cách hợp lệ 5.5 Ban thư ký thực hiện các công việc trợ giúp theo phân công của Ban chủ tọa
CHƯƠNG II
TRÌNH TỰ TIỀN HÀNH HỌP ĐẠI HỘI
Điều 6: Điều kiện tiến hành họp Đại hội |
Cuộc họp Đại hội được tiến hành khi có số cỗ đông tham dự đại diện ít nhất 65% số cổ phần có quyền
biểu quyết theo danh sách cổ đông được lập tại thời điểm chốt danh sách cổ đông đề họp Đại hội
Điều 7: Cách thức tiến hành Đại hội
7.1 Cuộc họp Đại hội dự kiến sẽ diễn ra trong một ngày
7.2 Đại hội sẽ lần lượt thảo luận và thông qua các nội dung nêu tại khoản 2.2.c, Điều 2 của Quy chế
này
Điều 8: Thông qua quyết định của Đại hội
8.1 Quyét dinh cua Dai hội được thông qua khi có sự chấp thuận của số cổ đông đại diện ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông có quyền biểu quyết có mặt trực tiếp hoặc thông qua đại diện được ủy quyên có mặt tại cuộc họp Đại hội, ngoại trừ nội dung quy định tại khoản 8.2 Điều này
§.2 Quyết định của Đại hội về việc phát hành thêm cổ phiếu tăng vốn điều lệ năm 2011 và việc sửa
đôi, bổ sung Điều lệ được thông qua khi có sự chấp thuận của số cô đông đại diện ít nhất 75% tổng số phiếu biểu quyết của các cỗ đông có quyền biểu quyết có mặt trực tiếp hoặc thông qua đại diện được ủy quyên có mặt tại cuộc họp Đại hội
Điều 9: Biên bản cuộc họp Đại hội
Nội dung cuộc họp Đại hội được lập thành Biên bản và được Ban Thư ký ghi vào Số biên bản Biên bản cuộc họp Đại hội được đọc và thông qua trước khi bế mạc cuộc họp Đại hội và được lưu
giữ vào Số biên bản
‘ONG
4 ^S “A
Trang 4CHUONG IV CÁC QUY ĐỊNH KHÁC
Điều 10: Trường hợp tô chức họp Đại hội không thành
10.1 Trường hợp cuộc họp Đại hội lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo qui định tại Điều
6 của Quy chế này, thì việc triệu họp Đại hội lần thứ hai phải được thực hiện trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày cuộc họp Đại hội lần thứ nhất dự định khai mạc Cuộc họp Đại hội lần thứ hai
được tiến hành khi có số thành viên tham dự là cổ đông và người đại diện được uỷ quyền dự
họp đại diện cho ít nhất 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết
10.2 Trường hợp cuộc họp Đại hội lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo qui định tại khoản 10.1 Điều này, thì việc triệu tập họp Đại hội lần thứ ba có thể được thực hiện trong thời hạn 20
ngày, kể từ ngày cuộc họp Đại hội lần thứ hai dự định khai mạc Trong trường hợp này, cuộc họp Đại hội được tiến hành không phụ thuộc vào số cổ đông dự họp
CHƯƠNG V
HIỆU LỰC THI HANH Điều 11: Hiệu lực thi hành
Quy chế này gồm 5 chương 11 Điều, có hiệu lực ngay sau khi được Đại hội biểu quyết thông qua cô đông và những người tham dự họp Đại hội có trách nhiệm thực hiện các quy định tại Quy chế này
Hà Nội, ngày 22 tháng 04 năm 2011 T/M ĐẠI HỘI ĐÒNG CỎ ĐÔNG