kỹ năng điều khiển cuộc họp trong quá trình đánh giá nhanh nông thôn (PRA)
1 kỹ năng điều khiển cuộc họp theo phơng pháp có sự tham gia Tài liệu hớng dẫn cho ngời điều khiển các buổi họp của nông dân Michael Carbon APEFE - CTSH Với sự t vấn quí giá của Bà Lê Thị Nhâm Viện KHKT NN VN - CTSH và Ông Damien Thibault - GRET - PFR Bản cuối cùng, tháng 4 năm 2002 2 mục tiêu Sau khi đọc tài liệu này, độc giả sẽ cải thiện đợc khả năng điều khiển các buổi họp theo phơng pháp có sự tham gia. Điều này có nghĩa là họ có thể: ! Giao tiếp tốt hơn ! Giải thích đợc cấu trúc một buổi họp và chu kỳ thảo luận ! Chuẩn bị buổi họp một cách hiệu quả ! Dẫn nhập cuộc họp bằng cách kích thích ngời dự họp tham gia ! áp dụng tốt các kỹ năng đặt câu hỏi, lắng nghe và tóm ý ! Cho ý kiến nhận xét một cách xây dựng và tiếp thu ý kiến nhận xét với thái độ ứng xử phù hợp ! Tổng hợp tốt các ý chính và những quyết định quan trọng sau buổi họp ! Đánh giá đợc buổi họp với sự giúp đỡ của những ngời tham dự ! Soạn thảo biên bản một buổi họp mục lục mục tiêu 2 mục lục .2 Thế nào là một cuộc họp theo phơng pháp có sự tham gia? .3 vai trò của Ngời điều khiển cuộc họp là gì ? 3 Giao tiếp 5 Cấu trúc một buổi họp .6 Chuẩn bị một cuộc họp .7 dẫn nhập .10 chu kỳ thảo luận 12 Kỹ năng Đặt câu hỏi .15 Kỹ năng lắng nghe .18 Kỹ năng tóm ý và tổng hợp .19 Kỹ năng nhận XéT 21 Biên bản cuộc họp 23 Một số kiểu họp thòng gặp 24 Lời cảm ơn 28 3 " Phiếu kỹ thuật 1 Thế nào là một cuộc họp theo phơng pháp có sự tham gia? vai trò của Ngời điều khiển cuộc họp là gì ? Trong một buổi họp theo phơng pháp có sự tham gia, tất cả những ngời tham dự tích cực tham gia thảo luận. Nh vậy, họp theo phơng pháp có sự tham gia không đơn giản là sự chuyển giao thông tin từ ngời điều khiển tới những ngời dự họp khác. Tất cả mọi ngời phải có cơ hội đóng góp ý kiến của mình để cho cuộc trao đổi tiến triển. Nh vậy, trong một cuộc họp thảo luận và trao đổi, ngời điều khiển phải chịu trách nhiệm về cả hai điểm: ! Đạt đợc mục tiêu của buổi họp Đạt đợc mục tiêu của buổi họpĐạt đợc mục tiêu của buổi họp Đạt đợc mục tiêu của buổi họp ! Những ngời có mặt đều tham gia thảo luận Những ngời có mặt đều tham gia thảo luậnNhững ngời có mặt đều tham gia thảo luận Những ngời có mặt đều tham gia thảo luận Một ngời điều khiển giỏi phải dự tính đợc đến mức tối đa những điều kiện cần thiết để điều khiển thành công: chuẩn bị tốt buổi họp, lựa chọn những ngời tham gia, lựa chọn địa điểm họp .v.v. 1 trách nhiệm đầu tiên của ngời điều khiển : thu hút sự tham gia của tất cả mọi ngời Ngời điều khiển phải ! Thu hút sự quan tâm, chú ý của những ngời tham gia về các chủ đề sẽ đề cập (# phiếu kỹ thuật 5) ! Tạo đợc không khí thoải mái ! Cho mọi ngời cơ hội đợc phát biểu ! Khuyến khích những ngời tham gia lắng nghe ngời khác nói. (# phiếu kỹ thuật 8) 2 Trách nhiệm thứ hai của ngời điều khiển : đạt đợc mục tiêu buổi họp Ngời điều khiển có nhiệm vụ: ! Chuẩn bị thật kỹ buổi họp và xác định các mục tiêu cuộc họp (# phiếu kỹ thuật 4) ! Hớng dẫn thảo luận đi đúng chủ đề và đúng trọng tâm (# PKT 6, 7, 8) ! Tóm ý và tổng hợp để giúp mọi ngời dễ hiểu và dễ nhớ (# PKT 9) ! Khuyến khích mọi ngời tham gia đóng góp ý kiến một cách xây dựng và hữu ích (# PKT 10) ! Ghi lại các ý chính và những quyết định đã thông qua tại buổi họp để viết biên bản (# PKT 11) 4 Phần lớn các buổi họp chỉ đạt đợc một trong hai yêu cầu : - Hoặc buổi họp sẽ rất sôi nổi và mọi ngời tự do phát biểu nhng thảo luận sẽ mất định hớng và sau cùng các mục tiêu đề ra sẽ không thể đạt đợc. - Hoặc buổi họp sẽ theo đúng chơng trình và một số quyết định sẽ đợc thông qua nhng buổi họp ấy sẽ chỉ có một hay vài ngời hay phát biểu, những ngời khác gần nh không tham gia. Nguyên nhân chính yếu là do điều khiển kém : ngời điều khiển không dẫn dắt đợc cuộc thảo luận hoặc ngợc lại, không khuyến khích đợc những ngời tham gia trình bày ý kiến và nghe ngời khác nói. Tất nhiên thành công của việc điều khiển không chỉ phụ thuộc vào khả năng điều khiển của chủ toạ. Một số yếu tố khác có thể cản trở sự tham gia của những ngời dự họp và làm cho các mục tiêu buổi họp đề ra khó đạt đợc: - sự hiện diện của một ngời có chức có quyền làm một vài ngời trở nên rụt rè - có sự bất đồng lớn giữa những ngời tham dự - địa điểm họp không phù hợp. $ Chuẩn bị tốt (chọn ngời tham dự, sửa soạn phòng họp v.v.) có thể hạn chế những yếu tố bất lợi này. 5 " Phiếu kỹ thuật 2 Giao tiếp 1 mỗi lần giao tiếp chứa đựng 5 Dạng thông tin Thông tin Thông tinThông tin Thông tin Ví dụ (trong tranh) 1. Thông điệp khách quan = thông tin cụ thể về sự việc Trời sắp ma 2. Bộc lộ bản thân = thông tin về ngời cung cấp thông tin (trực tiếp hoặc ngầm) Ngời nông dân A lo lắng, anh ta không muốn bị ớt 3. Quan hệ với ngời khác = vị trí của ngời cung cấp thông tin so với ngời nhận thông tin Từ ngữ và cử chỉ đợc sử dụng cho thấy ngời nói và ngời nghe có quan hệ gần gũi 4. Tác động = ảnh hởng mong muốn với ngời nhận tin Ngời nông dân A muốn khuyên bạn mình (nông dân B) nên kết thúc công việc và trở về nhà 5. Phản ứng = trả lời của ngời nhận thông tin thể hiện rằng anh ta đã nhận và hiểu thông điệp Nông dân B nhìn ngời bạn của mình (nông dân A) và nói: "à thế à ?!". Có hai nguy cơ gây hiểu nhầm trong giao tiếp : % Trong từ dùng, trong cử chỉ và điệu bộ (nét mặt) của ngời cung cấp thông tin % Trong khi giải mã thông tin của ngời nhận thông tin Do vậy ngời cung cấp thông tin luôn phải kiểm tra xem thông điệp có đợc ngời nhận hiểu Do vậy ngời cung cấp thông tin luôn phải kiểm tra xem thông điệp có đợc ngời nhận hiểuDo vậy ngời cung cấp thông tin luôn phải kiểm tra xem thông điệp có đợc ngời nhận hiểu Do vậy ngời cung cấp thông tin luôn phải kiểm tra xem thông điệp có đợc ngời nhận hiểu đúng không bằng cách lắng nghe và quan sát phản ứng của anh ta. đúng không bằng cách lắng nghe và quan sát phản ứng của anh ta.đúng không bằng cách lắng nghe và quan sát phản ứng của anh ta. đúng không bằng cách lắng nghe và quan sát phản ứng của anh ta. Trời sắp ma Trời sắp ma Trời sắp ma Trời sắp ma rồi ! rồi !rồi ! rồi ! 1. Thông điệp khách quan 2. Bộc lộ bản thân 3. Mối quan hệ với ngời nghe 4. Tác động 5. Phản ứng Ngời cung cấp Ngời cung cấpNgời cung cấp Ngời cung cấp thông tin thông tinthông tin thông tin Ngời nhận Ngời nhận Ngời nhận Ngời nhận thông tin thông tinthông tin thông tin à thế à thế à thế à thế à ?! ?!?! ?! 6 " Phiếu kỹ thuật 3 Cấu trúc một buổi họp 1 chào hỏi ngời tham gia Về nguyên tắc, chủ toạ phải là ngời đầu tiên có mặt tại địa điểm họp. Anh ta mời những ngời tham dự vào phòng họp, mời họ ngồi vào vị trí đợc bố trí sao cho dễ thảo luận. Trong khi chờ đợi mọi ngời đến đông đủ, ngời điều khiển có thể th giãn bằng cách uống trà và trò chuyện đôi chút với những ngời tới dự họp. 2 Giới thiệu thành phần tham dự Ngời điều hành giới thiệu những ngời tham gia hoặc điều khiển một trò chơi giới thiệu. Hoạt động khuấy động sẽ rất đắc dụng bởi nó giúp ngời tham gia tỉnh táo và tạo không khí vui vẻ # xem PKT 5 3 Giới thiệu mục tiêu và chơng trình buổi họp Ngời điều khiển giới thiệu mục tiêu và chơng trình cuộc họp. Đây là điều rất quan trọng nhằm lôi cuốn sự quan tâm của ngời tham dự và điều chỉnh chơng trình cho phù hợp nếu chơng trình này không phù hợp với họ. Ngay khi ngời tham dự họp nắm đợc các chủ đề thảo luận, trong đầu họ sẽ bắt đầu xuất hiện suy nghĩ về những gì họ đã trải qua (kinh nghiệm bản thân). 4 Thảo luận Các cuộc thảo luận diễn ra theo chu kỳ đã đợc mô tả kèm theo lời bình trong phiếu kỹ thuật 6. Để điều khiển tốt một buổi thảo luận, ngời điều khiển phải có khả năng đặt câu hỏi hay và phù hợp, lắng nghe và tổng hợp tốt các ý kiến phát biểu của những ngời tham gia. 5 Tổng kết buổi họp Kết thúc thảo luận, ngời điều khiển tổng hợp lại các ý kiến chính và các quyết định đã thống nhất. Phần tổng hợp này phải có trong biên bản báo cáo cuộc họp, vậy bản tổng kết cũng dùng để kiểm tra xem biên bản báo cáo có trung thành với các ý kiến đã đợc phát biểu và các quyết định đã đề ra không. 6 Xác định chủ đề cho lần họp sau Ngời điều khiển giúp đỡ những ngời tham dự họp đề ra các chủ đề thảo luận cho lần họp sau. 7 Đánh giá cuộc họp Ngời điều khiển đề nghị những ngời dự họp nêu ra các điểm mạnh và điểm yếu của buổi họp. Ghi lại những đề xuất để cải thiện chất lợng cuộc họp lần sau. 7 " Phiếu kỹ thuật 4 Chuẩn bị một cuộc họp Cần phải làm gì để chuẩn bị một cuộc họp theo phơng pháp có sự tham gia ? Sau đây là một vài điểm cần ghi nhớ: 1 Chuẩn bị nội dung ! Xem lại những ghi chép tại các cuộc họp trớc ! Cụ thể hoá các mục tiêu của buổi họp ! Xác định cụ thể các mục tiêu của buổi họp (căn cứ vào những quyết định đã thông qua tại cuộc họp lần trớc) ! Lên chơng trình họp : quyết định các phần khác nhau của buổi họp theo những vấn đề đợc đề cập đến ! Tìm kiếm thêm thông tin để hiểu sâu hơn các chủ đề thảo luận Chúng ta nhận thấy rằng các mục tiêu và chơng trình buổi họp có thể rất khác nhau. Các mục tiêu chính là kết quả mà ngời điều khiển muốn đạt đợc thông qua buổi họp trong khi chơng trình họp thờng bao gồm nhiều chủ đề khác nhau theo thứ tự mà các chủ đề này đợc đề cập. Ví dụ : Các mục tiêu của buổi họp 1. Thông báo các kết quả điều tra nhu cầu cho các thành viên CLB khuyến nông Nam Khê 2. Đánh giá hiệu quả của mẫu câu hỏi điều tra nắm bắt nhu cầu 3. Lên kế hoạch hoạt động CLB cho vụ tới theo phơng pháp có sự tham gia tích cực của các thành viên CLB Chơng trình họp 1. Báo cáo kết quả điều tra và xem phản ứng của các thành viên 2. Thảo luận nhóm nhỏ về các hoạt động cần tiến hành trong ba hoạt động sản xuất chính 3. Lên lịch hoạt động cho vụ tới. ở đây, mục tiêu thứ 2 không xuất hiện trong chơng trình họp do hiệu quả của bộ câu hỏi điều tra đợc đánh giá thông qua phản ứng của các thành viên CLB trong lúc báo cáo kết quả điều tra. 8 2 Chuẩn bị công tác điều khiển Một công cụ rất hữu hiệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều khiển một buổi họp, đó chính là phiếu phiếuphiếu phiếu điều khiển điều khiểnđiều khiển điều khiển. Đây là một bảng tổng hợp có nhiều cột khác nhau bao gồm các phần của buổi họp, phơng pháp điều khiển của từng phần, công cụ hỗ trợ điều khiển cần thiết và thời lợng dự tính cho mỗi phần. Ví dụ: Nội dung Cách điều khiển Công cụ Thời lợng Giới thiệu các mục tiêu của buổi họp Ngời điều khiển giới thiệu 3 mục tiêu của buổi tập huấn trên một tờ giấy A0. Giấy A0 viết các mục tiêu của buổi họp 10 Giới thiệu thành phần tham dự Mỗi ngời tham dự tự giới thiệu nhanh tên, chức vụ : mỗi ngời ghi tên mình lên một tờ bìa nhỏ đợc đính đợc áo Bìa nhỏ để ghi tên Kim băng 15 Câu lạc bộ khuyến nông là gì ? Những ngời tham dự đợc chia thành 2 nhóm thảo luận. Mỗi nhóm trao đổi về một trong hai vấn đề sau : - Mục tiêu của CLB khuyến nông là gì ? - Hoạt động của CLB khuyến nông là gì ? ý kiến của những ngời tham dự đợc th ký nhóm ghi tóm tắt trên một tờ giấy A0 2 tờ giấy A0 20 Sau thảo luận, đại diện của mỗi nhóm trình bày các ý kiến của nhóm mình. Những ngời khác cho ý kiến đóng góp. Ngời điều khiển tổng hợp và bổ sung bằng cách sử dụng bút đỏ gạch chân những ý quan trọng ghi trên áp phích của từng nhóm và đa thêm ý kiến của riêng mình. 20 Các bớc khác v.v. v.v. v.v. v.v. 3 Chuẩn bị các phơng tiện vật chất 3.1 3.13.1 3.1 Tìm phòng họp thích hợp Tìm phòng họp thích hợpTìm phòng họp thích hợp Tìm phòng họp thích hợp Việc chọn phòng họp giữ vai trò rất quan trọng. Phòng họp phải thoả mãn các tiêu chí sau đây : 1. Nằm ở vị trí thuận lợi Nằm ở vị trí thuận lợi Nằm ở vị trí thuận lợi Nằm ở vị trí thuận lợi : những ngời tham dự có thể đi đến phòng họp một cách dễ dàng. 2. Yên tĩnh Yên tĩnh Yên tĩnh Yên tĩnh : phòng họp phải riêng biệt, cách xa tiếng ồn ào của đờng đi lại hoặc những nơi có trẻ em.v.v. Điều này thờng khó thực hiện vì các phòng họp của xã hoặc thôn thờng nằm ở vị trí gần trờng học hoặc đờng đi. 9 3. Tiện nghi Tiện nghi Tiện nghi Tiện nghi : những ngời tham dự họp phải có chỗ ngồi thoải mái. ít nhất phải có chiếu sạch trải trên nền đất. Nhng nếu có bàn và ghế thì càng tốt hơn. Phòng họp phải đầy đủ ánh sáng và thoáng. 4. Sắp xếp bàn ghế Sắp xếp bàn ghế Sắp xếp bàn ghế Sắp xếp bàn ghế : ghế phải đợc sắp xếp theo vòng tròn để thúc đẩy trao đổi giữa những ngời tham dự họp. Ngợc lại với những gì ngời ta thờng nghĩ, khi ngồi theo vòng tròn có rất ít ngời nói chuyện riêng ngoài chủ đề buổi họp hơn là ngồi theo hàng ngang. Mặt khác, nhất thiết phải có chỗ (tờng) để treo các công cụ hỗ trợ buổi họp(áp phích, màn hình cho đèn chiếu, ảnh v.v.). 5. Khả năng sẵn có Khả năng sẵn có Khả năng sẵn có Khả năng sẵn có : trong làng hoặc xã, tốt nhất là luôn chỉ sử dụng một phòng họp để tránh nhầm lẫn. Vì vậy nên chọn những phòng họp rỗi. Mặt khác cần tính đến giá thuê phòng. 3.2 3.23.2 3.2 ấn định ngày họp phù hợp với tất n định ngày họp phù hợp với tất n định ngày họp phù hợp với tất n định ngày họp phù hợp với tất cả mọi ngời tham gia cả mọi ngời tham giacả mọi ngời tham gia cả mọi ngời tham gia Khi số ngời đến tham dự buổi họp ít hơn số ngời đợc mời, nguyên nhân có thể do không chọn đúng ngày họp, nên đã trùng với các ngày hội làng, ngày tập huấn cho các cán bộ, ngày họp của các tổ chức quần chúng v.v. Mặt khác, cần phải tính đến những thời điểm bận rộn của bà con nông dân,ví dụ thời kỳ gieo cấy và thu hoạch. 3.3 3.33.3 3.3 Mời đại biểu tham dự Mời đại biểu tham dựMời đại biểu tham dự Mời đại biểu tham dự Thông thờng, ta mời những ngời tham dự thông qua những ngời liên lạc (khuyến nông viên xã, chủ nhiệm CLB khuyến nông, trởng thôn v.v.) bằng th hoặc bằng điện thoại; trong mọi trờng hợp cần phải thông tin đầy đủ cho ngời đợc mời về nội dung, địa điểm và ngày giờ họp ! 3.4 3.43.4 3.4 Chuẩn bị các công cụ hỗ trợ cần cho việc điều khiển buổi họp (giấy, bút dạ, Chuẩn bị các công cụ hỗ trợ cần cho việc điều khiển buổi họp (giấy, bút dạ,Chuẩn bị các công cụ hỗ trợ cần cho việc điều khiển buổi họp (giấy, bút dạ, Chuẩn bị các công cụ hỗ trợ cần cho việc điều khiển buổi họp (giấy, bút dạ, tranh vẽ v.v.) tranh vẽ v.v.)tranh vẽ v.v.) tranh vẽ v.v.) Ta chuẩn bị các công cụ hỗ trợ này theo phiếu điều khiển. 10 " Phiếu kỹ thuật 5 dẫn nhập 1 những yếu tố bắt buộc trong phần dẫn nhập Để mở đầu cuộc họp theo phơng pháp có sự tham gia, ngời điều khiển luôn phải: 1.1 1.11.1 1.1 Giới thiệu ngời tham gia và cảm ơn họ đã đến dự Giới thiệu ngời tham gia và cảm ơn họ đã đến dựGiới thiệu ngời tham gia và cảm ơn họ đã đến dự Giới thiệu ngời tham gia và cảm ơn họ đã đến dự Việc giới thiệu có thể do chính những ngời tham dự tự làm. Tất cả những ngời tham dự họp đều biết nhau là điều rất quan trọng và sẽ cho phép tạo ra một không khí cởi mở và thân thiện. Mặt khác, việc cảm ơn đại biểu đã đến tham dự không chỉ đơn thuần là một hành động lịch sự vì việc làm này cũng cho phép bày tỏ cho các đại biểu thấy rằng ngời điều khiển rất hào hứng và hài lòng vì đã thu hút đợc sự chú ý cũng nh mối quan tâm của họ. 1.2 1.21.2 1.2 Nhắc lại một cách tóm tắt những điểm quan trọng của buổi họp trớc Nhắc lại một cách tóm tắt những điểm quan trọng của buổi họp trớcNhắc lại một cách tóm tắt những điểm quan trọng của buổi họp trớc Nhắc lại một cách tóm tắt những điểm quan trọng của buổi họp trớc Nếu trong buổi họp trớc đã có những quyết định đợc đa ra, những vấn đề đợc gác lại hoặc các thông tin đợc thu nhận, các điểm này có thể đợc nhắc lại vào đầu buổi họp. Điều này chứng tỏ cho những ngời tham dự rằng ngời điều khiển vẫn ghi nhớ nội dung buổi họp trớc cũng nh mối quan tâm của nhóm. 1.3 1.31.3 1.3 Giới thiệu mục tiêu và chủ đề cuộc họp lần này Giới thiệu mục tiêu và chủ đề cuộc họp lần nàyGiới thiệu mục tiêu và chủ đề cuộc họp lần này Giới thiệu mục tiêu và chủ đề cuộc họp lần này Nh chúng tôi đã nói trớc mỗi buổi họp việc giới thiệu cụ thể các mục tiêu và chơng trình buổi họp là rất quan trọng. Điều này cho phép những ngời tham dự biết đợc mình sẽ phải thảo luận về việc gì, suy nghĩ về việc gì và trên hết là bổ sung chơng trình (nếu cần thiết). 2 các yếu tố cần có sự lựa chọn trong dẫn nhập Vì các yếu tố bắt buộc thờng chiếm nhiều thời gian nên chỉ sử dụng chúng khi buổi họp diễn ra trong khoảng thời gian khá dài. 2.1 Trò chơi giới thiệ Trò chơi giới thiệTrò chơi giới thiệ Trò chơi giới thiệu Đôi khi để tạo một bầu khí dễ chịu nên giới thiệu thành phần tham dự họp thông qua một trò chơi nho nhỏ. Dới đây là một vài ví dụ về trò chơi giới thiệu để tham khảo - mời các bạn tìm ra những trò chơi khác. Ví dụ 1: Ngời điều khiển viết tên của từng học viên lên một mảnh giấy nhỏ và để chúng vào một cái túi nhỏ. Mỗi học viên sẽ lần lợt lấy ra một mảnh và giới thiệu ngời có tên trên mẩu giấy đó. Nếu học viên không biết ngời này, anh ta sẽ bị phạt (hát một bài hát chẳng hạn). Trò chơi sẽ thú vị hơn nếu ngời chơi không đợc những ngời khác giúp đỡ để tìm ra ngời mà mình phải giới thiệu. Ví dụ 2: Từng ngời giới thiệu ngời ngồi cạnh mình kèm theo một lời nói dối. Nếu những ngời khác không phát hiện đợc lời nói dối thì ngời đó sẽ đợc nhận một phần thởng (một viên kẹo chẳng hạn). . họp phù hợp với tất cả mọi ngời tham gia cả mọi ngời tham giacả mọi ngời tham gia cả mọi ngời tham gia Khi số ngời đến tham dự buổi họp ít hơn số ngời. ngời có mặt đều tham gia thảo luận Những ngời có mặt đều tham gia thảo luậnNhững ngời có mặt đều tham gia thảo luận Những ngời có mặt đều tham gia thảo luận