Quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần Cao Su Đà Nẵng.

Ngoài ra, khi doanh nghiệp dự đoán rằng trong tương lai giá cả nguyên vật liệu sẽ tăng hay một loại nguyên vật liệu nào đó khan hiếm, hoặc cả hai, thì việc lưu giữ một số lượng hàng tồn

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN HỒ DIỆU UYÊN

QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU ĐÀ NẴNG

Chuyên ngành: Tài chính – ngân hàng

Mã số: 60.34.20

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: GS.TS TRƯƠNG BÁ THANH

Đà Nẵng – Năm 2014

Tôi xin cam đoan bản luận văn là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng

Tác giả luận văn

Nguyễn Hồ Diệu Uyên

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Bố cục đề tài 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.1 TỔNG QUAN VỀ HÀNG TỒN KHO VÀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm hàng tồn kho 6

1.1.2 Phân loại hàng tồn kho 7

1.1.3 Khái niệm và vai trò quản trị hàng tồn kho 9

1.2 NỘI DUNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 11

1.2.1 Hoạch định 11

1.2.2 Tổ chức thực hiện 22

1.2.3 Kiểm soát tồn kho 25

1.2.4 Đánh giá công tác quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp 28

1.2.5 Những rủi ro trong quản trị hàng tồn kho 31

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 34

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU ĐÀ NẴNG 35

2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU ĐÀ NẴNG 35

2.1.2 Đặc điểm cơ cấu bộ máy tổ chức và hệ thống kinh doanh của

Công ty 37

2.1.3 Đặc điểm chủ yếu về hoạt động kinh doanh 39

2.2 TÌNH HÌNH HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY 45

2.2.1 Đặc điểm hàng tồn kho 45

2.2.2 Phân loại hàng tồn kho tại Công ty 46

2.3 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU ĐÀ NẴNG 46

2.3.1 Lập kế hoạch đối với hàng tồn kho tại Công ty 46

2.3.2 Tổ chức thực hiện 55

2.3.3 Kiểm soát hàng tồn kho 57

2.3.4 Đánh giá công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty 61

2.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY 70

2.4.1 Ưu điểm 70

2.4.2 Hạn chế 72

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 73

CHƯƠNG 3 : GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU ĐÀ NẴNG 74

3.1 CĂN CỨ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 74

3.1.1 Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới 74

3.1.2 Quan điểm quản trị hàng tồn kho 76

3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU ĐÀ NẴNG 77

3.2.1 Đối với công tác hoạch định tồn kho 77

3.2.2 Về tổ chức thực hiện quản trị hàng tồn kho 85

3.2.4 Hoàn thiện hệ thống sổ sách quản lý hàng tồn kho 90

KẾT LUẬN 91 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 93 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI (bản sao)

Bảng 2.9 Bảng danh mục hàng tồn kho tại công ty 58 Bảng 2.10 Tỷ trọng hàng tồn kho tại Công ty năm 2011, 2012 61 Bảng 2.11 Tình hình hàng tồn kho của công ty năm 2011, 2012 62 Bảng 2.12 Phân tích tốc độ chu chuyển hàng tồn kho năm 2011, 2012 64 Bảng 2.13 Báo cáo thực tế tiêu thụ hàng hóa của công ty trong quý I/2013 66 Bảng 2.14 Báo cáo số lượng hàng hóa trong quý I/2013 so với kế hoạch 68 Bảng 3.1 Dự kiến kết quả kinh doanh năm 2013 75 Bảng 3.2 Định mức tồn kho nguyên vật liệu của công ty 79 Bảng 3.3 Bảng tính chi phí nhà kho tại công ty 81

Bảng 3.5 Bảng tính chi phí hao hụt trong lưu kho 82 Bảng 3.6 Bảng tổng hợp chi phí tồn trữ trong năm 2012 82 Bảng 3.7 Bảng tổng hợp chi phí đặt hàng của công ty 83

Bảng 3.9 Bảng tính các chỉ tiêu của mô hình EOQ 84

Số hiệu Tên hình vẽ, sơ đồ Trang

Hình 1.2 Các khuynh hướng chi phí theo hàng tồn kho 17 Hình 1.3 Hệ thống tồn kho số lượng cố định 18

Hình 1.5 Mối quan hệ giữa các loại chi phí 20 Hình 1.6 Hệ thống tồn kho thời gian định trước 21

Hình 1.8 Mô hình về rủi ro khi dự trữ hàng tồn kho 32

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong nền kinh tế hiện nay, các doanh nghiệp kinh doanh đóng vai trò rất lớn trong nền kinh tế của một đất nước Các doanh nghiệp có phát triển thì nền kinh tế mới phát triển Có thể nói mỗi một doanh nghiệp coi như một tế bào của nền kinh tế Việt Nam mở cửa nền kinh tế tạo ra nhiều những thuận lợi cho các doanh nghiệp, các doanh nghiệp có cơ hội đưa những sản phẩm của mình ra thị trường nước ngoài dễ dàng hơn, tiếp cận với nhiều công nghệ tiên tiến hơn, đa dạng hoá nhà cung cấp Tuy nhiên những khó khăn mà các doanh nghiệp gặp phải cũng không phải nhỏ Đặc biệt nền kinh tế Việt Nam phụ thuộc nhiều vào nền nông nghiệp, còn manh mún, nhỏ lẻ Liệu các doanh nghiệp trong nước có đủ sức mạnh để cạnh tranh với các doanh nghiệp, các tập đoàn nước ngoài Với sự cạnh tranh khốc liệt đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải làm như thế nào để đứng vững trên thị trường Đáp ứng tốt nhất nhu cầu người tiêu dùng, với chất lượng sản phẩm cao giá thành phải chăng

Để làm được điều đó ngoài việc xây dựng được chiến lược kinh doanh hợp lý thì các doanh nghiệp cần giám sát các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Từ các khâu tìm kiếm các nhà cung ứng uy tín, đến việc thu mua nguyên vật liệu đến khi tìm được thị trường tiêu thụ sản phẩm cần được bảo đảm, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn, đạt hiệu quả cao trong sản xuất Tìm kiếm lợi nhuận tạo điều kiện tích luỹ vốn mở rộng sản xuất

Hàng tồn kho là một bộ phận của vốn lưu động của doanh nghiệp và nó chiếm tỷ trọng tương đối lớn Vì vậy quản trị hàng tồn kho đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhập khẩu hàng hoá, nguyên vật liệu từ thị

trường nước ngoài Công tác quản trị hàng tồn kho có nhiêm vụ duy trì lượng hàng tồn kho hợp lý nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất thông suốt, không

bị gián đoạn Bên cạnh đó là đảm bảo có đủ hàng hoá đáp ứng yêu cầu của thị trường Qua đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng nhằm nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

Công ty Cổ phần cao su Đà Nẵng là một doanh nghiệp Nhà nước được chuyển đổi thành công ty cổ phần, hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu của công ty là sản xuất, kịnh doanh, xuất nhập khẩu các loại sản phẩm và thiết bị cho ngành công nghiệp cao su; chế tạo, lắp đặt thiết bị cho ngành công nghiệp cao su; kinh doanh thương mại, dịch vụ tổng hợp Chính vì vậy công tác quản trị hàng tồn kho là một trong những vấn đề luôn được quan tâm hàng đầu Việc hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho là một trong những ưu tên hàng đầu của Công ty Cổ phần cao su Đà Nẵng, nhằm bảo quản hàng hoá, nguyên vật liệu cũng như việc công tác dự trữ những mặt hàng này

Xuất phát từ những ý trên, tôi đã ý thức được tầm quan trọng của công tác quản trị hàng tồn kho Vì vậy tôi đã chọn đề tài “ Quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Cao su Đà Nẵng ” làm đề tài luận văn của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa, phân tích và tổng hợp các vấn đề lý luận về quản trị

hàng tồn kho trong doanh nghiệp

- Đánh giá thực trạng quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Cao su

Đà Nẵng trong giai đoạn từ năm 2010 đến 6 tháng đầu năm 2013

- Đề xuất các giải pháp góp phần hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Cao su Đà Nẵng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu luận văn là những vấn đề lý luận và thực tiễn quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Cao su Đà Nẵng

- Phạm vi nghiên cứu luận văn là tình hình thực tế công ty và công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty Cổ phần Cao su Đà Nẵng từ năm 2010 đến 6 tháng đầu năm 2013

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Được sử dụng để thu thập các thông tin liên quan đến đề tài trong các giáo trình, các dữ liệu trên mạng nhằm hệ thống hóa phần cơ sở lý luận về công tác quản trị hàng tồn kho

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Phương pháp này được sử dụng để hỏi những người cung cấp thông tin, dữ liệu, nhằm tìm hiểu hoạt động kinh doanh đặc biệt là công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty

- Phương pháp phân tích, thống kê, so sánh nhằm phân tích tình hình quản trị hàng tồn kho từ đó có cái nhìn tổng quan về công ty và đưa ra một số biện pháp, kiến nghị

5 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, cấu trúc luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần cao su

Đà Nẵng

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần cao su Đà Nẵng

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu thực hiện đề tài, tác giả có tham khảo một số tài liệu sau:

1 Nguyễn Thị Hồng Thảo (2010), Tăng cường kiếm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Cao su Đà Nẵng, Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh

doanh, Đại học kinh tế, Đại học Đà Nẵng

Nội dung của luận văn là phân tích, đánh giá và đưa ra được các tồn tại

và hạn chế trong công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Cao

su Đà Nẵng cũng như hướng khắc phục của các tồn tại này Từ đó giúp đơn vị tăng cường công tác kiểm soát chi phí sản xuất góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh của đơn vị trên thương trường

2 Nguyễn Anh Tân (2010), Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại Tổng công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ,Báo cáo nghiên cứu khoa học,

Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 7 Đại học Đà Nẵng

Báo cáo trình bày việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ về chu

trình hàng tồn kho nhằm hạn chế các gian lận và sai sót, góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả

3 Nguyễn Thị Phương (2012), Hoàn thiện công tác kế toán quản trị tại Công ty Cổ phần Đầu tư & Phát triển công nghệ Niềm tin Việt, Luận văn thạc

sỹ, Học viện tài chính

Luận văn trình bày về thực trạng công tác kế toán quản trị trong đơn vị,

từ đó đưa ra những nhận xét và đánh giá thực trạng kế toán quản trị ở đơn vị Qua đó tác giả cũng đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn trong công tác kế toán tại đơn vị

4 Nghiêm Hồng Sơn (2012), Hoàn thiện quản trị vốn lưu động tại Công ty Cổ phần Cao su Đà Nẵng, Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh,

Đại học Kinh Tế, Đại học Đà Nẵng

Nội dung của luận văn đã phân tích và đánh giá thực trạng quản trị vốn lưu động tại Công ty Cổ phần Cao su Đà Nẵng Qua đó, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị vốn lưu động tại Công ty Cổ phần Cao su

Đà Nẵng

5 Trần Thị Lệ Hằng Thương (2011), Vận dụng Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 2 “Hàng tồn kho” trong kế toán hàng tồn kho tại công ty Xăng

Dầu Quân Đội, Luận văn thạc sỹ, Học viện tài chính

Nội dung của luận văn là dựa trên các cơ sở lý luận về hàng tồn kho, từ

đó đưa ra phân tích, đánh giá và đưa ra được các tồn tại và hạn chế trong công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty Xăng Dầu Quân Đội Qua đó đưa ra một

số hướng khắc phục của các tồn tại này Từ đó giúp đơn vị tăng cường công tác quản trị hàng tồn kho hơn

Qua tham khảo một số luận văn trước đây, các bài viết trên trang web, các sách, tạp chí ngân hàng, … liên quan đến đề quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp bản thân tác giả đã học hỏi được rất nhiều điều về nội dung cũng như phương pháp nghiên cứu của các tác giả đi trước để từ đó có thể làm cơ sở phát triển luận văn của mình

Chuẩn mực số 02 “Hàng tồn kho” ban hành và công bố theo Quyết định

số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Tài chính định nghĩa:

*Hàng tồn kho: Là những tài sản:

- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;

- Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ;

* Thành phần của hàng tồn kho

- Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;

- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;

- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;

- Chi phí dịch vụ dở dang

b Đặc điểm của hàng tồn kho

Từ khái niệm hàng tồn kho đã được đưa ra ở trên, ta có thể thấy đặc điểm của hàng tồn kho chính là những đặc điểm riêng của nguyên vật liệu,

công cụ, dụng cụ, thành phẩm, sản phẩm dở dang, hàng hóa Với mỗi loại chúng có những đặc điểm riêng sau:

- Thứ nhất: Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa

- Thứ hai: Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn quy định để xếp vào tài sản cố định

- Thứ ba: Thành phẩm là sản phẩm đã được chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuối cùng của quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn kỹ thuật quy định và nhập kho

- Thứ tư: Sản phẩm dở dang là những sản phẩm đến cuối kỳ kinh doanh vẫn chưa hoàn thành nhập kho, chúng vẫn còn tồn tại trong các phân xưởng sản xuất

- Thứ năm: Hàng hóa (tại các doanh nghiệp thương mại) được phân theo từng ngành hàng, gồm có: Hàng vật tư thiết bị; hàng công nghệ phẩm tiêu dùng; hàng lương thực, thực phẩm chế biến Kế toán phải ghi chép số lượng, chất lượng và giá phí chi tiêu mua hàng theo chứng từ đã lập trên hệ thống sổ thích hợp Phân bổ hợp lý chi phí mua hàng cho số hàng đã bán và tồn cuối kỳ

1.1.2 Phân loại hàng tồn kho

Về cơ bản hàng tồn kho có thể bao gồm ba loại chính:

cụ hoạt động bình thường

Việc duy trì một lượng hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự thuận lợi trong hoạt động mua nguyên vật liệu và hoạt động sản xuất Đặc biệt bộ phận cung ứng nguyên vật liệu sẽ có lợi khi có thể mua một

số lượng lớn và được hưởng giá chiết khấu từ các nhà cung cấp Ngoài ra, khi doanh nghiệp dự đoán rằng trong tương lai giá cả nguyên vật liệu sẽ tăng hay một loại nguyên vật liệu nào đó khan hiếm, hoặc cả hai, thì việc lưu giữ một

số lượng hàng tồn kho lớn sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp luôn được cung ứng đầy đủ kịp thời với chi phí ổn định

b Sản phẩm dở dang

Bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành có thể đang nằm trung chuyển giữa các công đoạn, hoặc có thể đang được cất giữ tại một nơi nào đó, chờ bước tiếp theo trong quá trình sản xuất Tồn trữ sản phẩm dở dang là một phần tất yếu của hệ thống sản xuất công nghệ hiện đại Bởi vì nó sẽ mang lại cho mỗi công đoạn trong quá trình sản xuất một mức độ độc lập nào đó Thêm vào đó sản phẩm dở dang sẽ giúp lập kế hoạch sản xuất hiệu quả cho từng công đoạn và tối thiểu hóa chi phí phát sinh do ngưng trệ sản xuất hay có thời gian nhàn rỗi Nếu dây chuyền sản xuất càng dài, càng phức tạp, có nhiều công đoạn nhỏ phân tách thì sản phẩm dở dang sẽ càng nhiều

c Thành phẩm

Tồn kho thành phẩm bao gồm những sản phẩm đã hoàn thành chu kỳ sản xuất của mình và đang nằm chờ tiêu thụ Ngoại trừ các thiết bị có qui mô lớn, còn lại các sản phẩm tiêu dùng và các sản phẩm công nghiệp đều được sản xuất hàng loạt và tồn trữ trong kho nhằm đáp ứng mức tiêu thụ dự kiến trong tương lai

Việc tồn trữ đủ một lượng thành phẩm tồn kho mang lại lợi ích cho cả hai bộ phận sản xuất và bộ phận marketing của một doanh nghiệp Dưới góc

độ của bộ phận marketing, với mức tiêu thụ trong tương lai được dự kiến không chắc chắn, tồn kho thành phẩm với số lượng lớn sẽ đáp ứng nhanh chóng bất kỳ một nhu cầu tiêu thụ nào trong tương lai, đồng thời tối thiểu hóa thiệt hại vì mất doanh số bán do không có hàng giao hay thiệt hại vì mất uy tín do chậm trễ trong giao hàng khi hàng trong kho hết Dưới góc độ của nhà sản xuất thì việc duy trì một lượng lớn thành phẩm tồn kho cho phép các loại sản phẩm được sản xuất với số lượng lớn, và điều này giúp giảm chi phí sản xuất trên một đơn vị sản phẩm do chi phí cố định được phân bổ trên số lượng lớn đơn vị sản phẩm được sản xuất ra

Ngoài ra, hàng tồn kho có thể bao gồm một số loại khác như:

- Hàng hoá mua về để bán (thường xuất hiện trong các doanh nghiệp thương mại) bao gồm: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến

- Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường

1.1.3 Khái niệm và vai trò quản trị hàng tồn kho

a Khái niệm

Quản trị và sử dụng hợp lý các loại tài sản lưu động có ảnh hưởng rất quan trọng đến việc hoàn thành những nhiệm vụ và mục tiêu chung đặt ra cho doanh nghiệp Việc quản lý tài sản lưu động thiếu hiệu quả cũng là một trong những nguyên nhân khiến cho các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong hoạt động

Quản trị hàng tồn kho có ý nghĩa kinh tế quan trọng do hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn trong doanh nghiệp Tồn kho nhiều sẽ đảm bảo sản xuất liên tục, tránh đứt quãng trên dây chuyền sản xuất, đảm bảo đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người tiêu dùng trong bất cứ tình huống nào, tuy nhiên tồn kho quá nhiều sẽ dẫn đến các chi phí có liên quan đến

lượng tồn kho tăng cao, đối với một số hàng hoá nếu dự trữ quá lâu sẽ bị hư hỏng, hao hụt, giảm chất lượng Ngược lại nếu tồn kho ít, hiệu quả sử dụng vốn sẽ hiệu quả; tuy nhiên quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ bị ngưng trệ

Quản trị hàng tồn kho là quá trình giám sát dòng chảy liên tục của các đơn vị vào và ra của một hàng tồn kho hiện có Quá trình này bắt đầu từ việc hoạch định, thực hiện đến việc kiểm tra, kiểm soát để ngăn chặn hàng tồn kho trở nên quá cao, hoặc suy giảm đến mức thiếu hụt ảnh hưởng đến hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp, đồng thời kiểm soát các chi phí liên quan với hàng tồn kho nhằm giảm thiểu chi phí tồn kho đến mức thấp nhất mà vẫn đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh không bị ngưng trệ [2, tr 24]

b Vai trò quản trị hàng tồn kho

- Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại hàng tồn kho có tác động mạnh mẽ đến các mặt hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch

- Đảm bảo giữ gìn hàng tồn kho về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm sự hư hỏng, mất mát hàng hóa và tránh gây tổn thất về tài sản doanh nghiệp

- Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh hàng tồn kho, sử dụng vốn hợp

lý, có hiệu quả và tiết kiệm chi phí.[7,tr 12]

Tóm lại, quản trị hàng tồn kho hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp tránh mọi gián đoạn trong mọi quá trình sử dụng hàng tồn kho; giảm đến mức thấp nhất các loại chi phí kho hàng và giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn khi thực hiện các kế hoạch mà doanh nghiệp đặt ra

1.2 NỘI DUNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP

Nội dung của quản trị hàng tồn kho được thể hiện ở sơ đồ sau:

Hình 1.1 Nội dung quản trị hàng tồn kho

1.2.1 Hoạch định

Xuất phát từ kế hoạch mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp nhà quản trị đề ra chiến lược quản trị hàng tồn kho Tuy nhiên, chiến lược này phải đảm bảo đối với sự biến động của nhiều yếu tố như: giá cả, nguồn cung cấp, nhu cầu tiêu thụ của khách hàng Trên cơ sở chiến lược đề

ra, doanh nghiệp xác định lượng sản phẩm hàng tồn kho sao cho hợp lý

Thông thường các doanh nghiệp sản xuất phải dự trữ một lượng hàng tồn kho phù hợp với từng giai đoạn khác nhau trong toàn bộ quá trình sản xuất từ nguyên liệu thô cho đến khi sản phẩm được hoàn tất Trong khi đó, các doanh nghiệp thương mại như nhà phân phối sỉ hoặc lẻ chỉ dự trữ hàng tồn kho dưới một dạng duy nhất là sản phẩm hoàn chỉnh chờ được tiêu thụ Việc tính toán

để cân bằng giữa chi phí và rủi ro trong việc dự trữ lượng hàng hóa tồn kho ít hay nhiều rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp

Hoạch định

- Dự báo nhu cầu

- Hoạch định chi phí tồn kho

- Xác định mức đặt hàng

Kiểm soát tồn kho

- Kiểm soát mức dự trữ hàng tồn kho

- Kiểm soát chu trình hàng tồn kho

Đánh giá công tác quản trị

hàng tồn kho

- Mức độ đầu tư cho hàng tồn kho

- Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho

- Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch

Tổ chức thực hiện

- Xây dựng hệ thống kho lưu trữ

- Lựa chọn nhà cung cấp và tiến hành mua hàng

- Tổ chức vận chuyển, tiếp nhận hàng hóa

a Dự báo nhu cầu

Bước đầu tiên trong hoạch định tồn kho là dự báo nhu cầu tiêu thụ hàng hóa trong kỳ kế hoạch Các loại nhu cầu về hàng tồn kho bao gồm:

+ Nhu cầu độc lập: là nhu cầu về một mặt hàng xuất phát từ người sử

dụng bên ngoài tổ chức có tồn kho Trong tồn kho nhu cầu độc lập nhu cầu

mà tồn kho dự định cung cấp phát sinh một cách độc lập với việc lưu trữ tồn kho Ví dụ như hàng hóa là thành phẩm vận chuyển cho khách hàng Nhu cầu của các loại hàng này được ước lượng thông qua dự báo hoặc những đơn hàng của khách hàng

+ Nhu cầu phụ thuộc: là nhu cầu liên quan trực tiếp với sản xuất mặt

hàng khác hoặc cho mặt hàng khác Tồn kho có nhu cầu phụ thuộc bao gồm các loại hàng mà nhu cầu của nó phụ thuộc vào nhu cầu của hàng hóa khác trong tồn kho Ví dụ: để lắp ráp được một xe đạp chúng ta cần 2 lốp xe, 1 sườn xe, 1 gi-đông, Nói chung, nhu cầu về vật liệu và các phần tử có thể tính toán nếu chúng ta có thể ước lượng được nhu cầu của các loại thành phẩm cần sử dụng chúng [7, tr 16]

Từ việc phân loại nhu cầu hàng tồn kho, xác định được hai hệ thống tồn kho là hệ thống tồn kho độc lập và hệ thống tồn kho phụ thuộc

Các yếu tố ảnh hưởng đến việc dự báo nhu cầu tiêu thụ trong kỳ:

+ Các yếu tố bên trong doanh nghiệp:

- Tình hình tiêu thụ của các kỳ trước

- Chính sách giá cả sản phẩm, khả năng mở rộng thị trường tiêu thụ + Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp:

- Xu hướng phát triển kinh tế

- Các chính sách, chế độ của Nhà Nước

- Những biến động kinh tế - xã hội trong và ngoài nước

Mục đích của việc dự báo nhu cầu tiêu thụ nhằm:

+ Cụ thể hóa các mục tiêu của doanh nghiệp bằng số liệu

+ Có thể có toàn bộ thông tin về kế hoạch kinh doanh trong từng thời gian cụ thể và cả quá trình kinh doanh

+ Là căn cứ để đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu đã dự kiến, từ

đó giúp doanh nghiệp có thể thấy được những mặt mạnh cần được phát huy

và tồn tại cần phải giải quyết, khắc phục Đó sẽ là những cơ sở cho các quyết định kinh doanh tối ưu

+ Giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát được quá trình hoạt động cũng như kiểm soát lượng hàng tồn kho, lượng hàng nhập - xuất kho

Có hai phương pháp tiếp cận dự báo là phân tích định tính dựa vào suy đoán cảm nhận, phương pháp này phụ thuộc nhiều vào trực giác, kinh nghiệm và

sự nhạy cảm của nhà quản trị để dự báo Và phương pháp dự báo theo phân tích định lượng, chủ yếu trên cơ sở những dữ liệu, tài liệu đã qua thống kê

Một phương pháp dự báo hiệu quả sẽ mang lại một chiến lược hiệu quả Khi các nhà quản trị lên kế hoạch, trong hiện tại họ xác định hướng tương lai cho các hoạt động mà họ sẽ thực hiện Bước đầu tiên trong hoạch định là dự báo hay

là ước lượng nhu cầu tương lai cho sản phẩm hoặc dịch vụ và các nguồn lực cần thiết để sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ đó Chính nhờ đó sẽ giảm thiểu được tối

đa sự sai lệch giữa khối lượng cung ứng và nhu cầu thị trường, giúp doanh nghiệp không rơi vào tình trạng “đau đầu vì hàng tồn kho”

b Hoạch định chi phí tồn kho

Hoạch định chi phí là khoản chi được định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể Hoạch định chi phí không những chỉ ra được các khoản chi dự kiến mà còn xác định nên chi trong trường hợp nào.Tuy nhiên, trong thực tế chi phí luôn thay đổi, để công tác hoạch định chi phí được tốt chúng ta cần nhiều kênh thông tin khác nhau, cụ thể như sau:

+ Chi phí thực tế nhiều kỳ

+ Dự toán chi phí

Doanh nghiệp cần xác định định mức cả về giá lẫn về lượng vì sự biến đổi của hai yếu tố này đều tác động đến sự thay đổi của chi phí:

+ Định mức giá: định mức giá được ước lượng bằng cách tổng cộng tất

cả các khoản chi phí liên quan đến việc mua hàng hay nguyên vật liệu (đối với định mức giá nguyên vật liệu) hay lương và các chi phí liên quan (đối với định mức chi phí lao động hay còn gọi là định mức lượng)

+ Định mức lượng: Để xây dựng và thực hiện hệ thống định mức lượng, doanh nghiệp cần phải quyết định

- Số lượng, chủng loại và thành phần kết hợp các nguyên vật liệu để tạo

Trong điều kiện nhất định, tồn kho quá cao sẽ làm tăng chi phí đầu tư vào tồn kho, tồn kho thấp sẽ tốn kém chi phí trong việc đặt hàng, chuyển đổi

lô sản xuất, bỏ lỡ có hội thu lợi nhuận

Khi gia tăng tồn kho sẽ có hai khuynh hướng chi phí trái ngược nhau: một số chi phí này thì tăng, còn một số khoản chi phí khác thì giảm Do đó cần phân tích kỹ lưỡng chi phí trước khi đến một phương thức hợp lý nhằm cực tiểu chi phí liên quan đến hàng tồn kho

Chi phí tăng lên khi tăng tồn kho

+ Chi phí tồn trữ (Chi phí lưu kho): Là những chi phí phát sinh có liên

quan đến việc tồn trữ Chi phí này tăng lên khi tăng tồn kho

Trong quá trình tồn trữ các loại nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm để giữ cho chúng đảm bảo phẩm chất để còn phục vụ cho sản xuất và tiêu thụ thì bộ phận quản lý kho tàng cần áp dụng một số các biện pháp để bảo quản và lưu trữ Các hoạt động này cũng tiêu tốn của doanh nghiệp một khoản chi phí đáng kể Chi phí tồn trữ bao gồm các chi phí như:

- Chi phí về vốn: đầu tư vào tồn kho phải được xét như tất cả cơ hội đầu

tư ngắn hạn khác Trong điều kiện nguồn vốn có hạn, đầu tư vào hàng tồn kho phải chấp nhận phí tổn cơ hội về vốn Phí tổn cơ hội của vốn đầu tư vào tồn kho là tỷ suất sinh lợi của dự án đầu tư có lợi nhất đã bị bỏ qua

- Chi phí kho: bao gồm chi phí lưu giữ tồn kho như chi phí kho bãi, tiền

lương nhân viên quản lý kho, chi phí sử dụng các máy móc thiết bị, các phương tiện trang bị trong kho (giữ nóng, chống ẩm, làm lạnh, )

- Thuế và bảo hiểm: chi phí bảo hiểm các rủi ro gắn với quản trị hàng

tồn kho như cháy nổ, mất cắp và các hiểm họa tự nhiên khác, chi phí này sẽ tăng khi tồn kho tăng Ngoài ra, doanh nghiệp phải trả các khoản thuế theo quy định trên giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp, do đó tồn kho tăng chi phí thuế sẽ tăng.[7, tr 14]

- Chi phí hao hụt, hư hỏng: tồn kho càng tăng nguy cơ hư hỏng, hao hụt, mất mát hàng hoá càng lớn Chi phí hư hỏng thể hiện sự giảm giá trị hàng tồn kho do các tác nhân lý hóa như là chất lượng hàng hóa bị biến đổi hoặc bị gãy vỡ

- Rủi ro kinh doanh: Theo thời gian tồn kho có thể bị lỗi thời, giảm giá Chi phí lỗi thời thể hiện cho sự giảm sút giá trị hàng trong kho do tiến bộ kỹ thuật hay thay đổi kiểu dáng

Các chi phí giảm khi tồn kho tăng

+ Chi phí đặt hàng

Chi phí đặt hàng là các chi phí liên quan đến việc thiết lập các đơn

hàng phát sinh theo mỗi lần đặt hàng và nhận hàng Nó bao gồm chi phí tìm nguồn hàng từ nhà cung cấp, thực hiện quy trình đặt hàng (giao dịch, ký hợp đồng, thông báo qua lại), chi phí vận chuyển, giao nhận, kiểm tra, thanh toán đơn hàng Chi phí này giảm khi tồn kho tăng

Chi phí đặt hàng (Cđh) được tính bằng đơn vị tiền tệ cho mỗi lần đặt hàng

Cđh = Số lần đặt hàng trong một năm × Chi phí một lần đặt hàng

S: Chi phí cố định cho một lần đặt hàng

N: Số lần đặt hàng trong năm

Da: Nhu cầu hàng trong 1 năm

Q: Số lượng hàng thuộc 1 đơn hàng (1 lần mua)

Da Cđh = S × N = S ×

Q Chi phí này gắn liền với đợt hoặc lô hàng đặt mua Nó không phụ thuộc vào số lượng mặt hàng định đặt hàng mà biến đổi theo số lượng đơn hàng Chi phí này trái chiều với chi phí tồn trữ, kích thước lô hàng càng lớn thì tồn kho càng lớn, nhưng nếu đặt hàng ít lần trong năm thì chi phí đặt hàng hàng năm sẽ thấp [7, tr 18]

+ Chi phí thiếu hụt tồn kho:

Là chi phí thiệt hại xảy ra khi hàng tồn kho hết Mỗi khi chúng ta thiếu hàng tồn kho nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thành phẩm cho khách hàng,

có thể chịu một khoản chi phí như là sự giảm sút về doanh số bán hàng, và gây mất lòng tin đối với khách hàng Chi phí này giảm khi tồn kho tăng

Khi hàng tồn kho sản phẩm dở dang hết thì doanh nghiệp sẽ bị thiệt hại

do kế hoạch sản xuất bị thay đổi và nó cũng có thể là nguyên nhân gây ra những thiệt hại do sản xuất ngừng trệ và phát sinh chi phí

+ Chi phí mua hàng:

Da

N =

Q

Chi phí mua hàng (Cmh) là chi phí cần có để mua hoặc sản xuất ra từng mặt hàng tồn kho Chi phí này giảm khi tồn kho tăng Chi phí mua hàng được tính bằng cách lấy chi phí của một đơn vị nhân với số lượng mua được hoặc sản xuất ra

Cmh = Tổng nhu cầu hàng tồn kho trong một năm × đơn giá hàng tồn kho Hay : Cmh = Da × P

Có hai loại đơn giá:

- Đối với hàng tồn kho mua ngoài: Đơn giá là giá mua

- Đối với hàng tồn kho tự sản xuất: Đơn giá là chi phí sản xuất

Trong trường hợp mua hàng với số lượng lớn nhất định sẽ làm tăng chi phí tồn trữ nhưng chi phí mua hàng thấp hơn do chiết khấu theo số lượng và cước phí vận chuyển cũng giảm, lúc này chi phí mua hàng là giá đã giảm của

lô hàng đó [7, tr 19]

Hình 1.2 Các khuynh hướng chi phí theo hàng tồn kho

Tóm lại: khi tồn kho tăng sẽ có các chi phí tăng lên và có các khoản chi phí khác giảm đi, mức tồn kho hợp lý sẽ làm cực tiểu tổng chi phí liên quan đến tồn kho

Khuynh hướng tăng chi phí

Khuynh hướng giảm chi phí

Mức đặt hàng có thể được xác định thông qua mô hình quản trị hàng tồn kho hiệu quả EOQ (Economic ordering Quantity) Mô hình (EOQ) xác định số lượng hàng mua tối ưu trong mỗi lần đặt hàng để dự trữ Khi sử dụng

mô hình này, người ta phải tuân theo các giả thiết quan trọng sau đây:

- Nhu cầu sử dụng hàng hóa hàng năm (Da) được biết trước và ổn định (không đổi)

- Giá đơn vị hàng hóa không thay đổi theo qui mô đặt hàng Giả thiết này bỏ qua khả năng có thể được hưởng mức giá chiết khấu theo qui mô đặt hàng, điều này cho phép chúng ta loại chi phí mua hàng ra khỏi tổng chi phí

- Chi phí mua của mỗi đơn vị không bị ảnh hưởng bởi số lượng hàng hóa được đặt Giả thiết này làm cho chi phí mua hàng không bị ảnh hưởng đến mô hình EOQ vì chi phí mua hàng của tất cả các hàng hóa mua vào là

như nhau bất kể quy mô đơn hàng và số lượng hàng là bao nhiêu

- Toàn bộ khối lượng hàng hoá của đơn hàng giao cùng thời điểm

- Thời gian đặt hàng tính vừa đủ, do đó khi đơn hàng đến mức tồn kho bằng không, không gây thiếu hụt Thời gian chờ hàng (kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận hàng) không thay đổi và phải được biết trước;

- Chi phí đặt và nhận một đơn hàng (S) không phụ thuộc vào qui mô đặt hàng Điều này mặc dù ít xảy ra hoàn toàn trên thực tế, song trên mỗi đơn hàng có thể có các chi phí như chi phí giao dịch, chi phí vận chuyển cả chuyến… trong chừng mực nhất định không phụ thuộc vào qui mô đặt hàng

to hay nhỏ, mà chỉ phụ thuộc vào số lần đặt hàng

- Chi phí tồn trữ (H) là tuyến tính theo số lượng hàng tồn kho

Với những giả thiết trên đây, sơ đồ biểu diễn mô hình EOQ được thể hiện trong sơ đồ sau:

Hình 1.4 Mô hình EOQ

Mục tiêu của hầu hết các mô hình dự trữ đều nhằm tối thiểu hóa tổng chi phí tồn kho Với giả định đã nêu ra ở trên thì có hai loại chi phí biến đổi khi lượng tồn kho thay đổi Đó là chi phí tồn trữ (Ctt) và chi phí đặt hàng (Cđh) Hai chi phí này phản ứng ngược chiều nhau Khi quy mô đơn hàng

Thời gian chờ hàng (L) Khoảng cách giữa 2 lần đặt hàng (T)

ROP

tăng lên, ít đơn hàng hơn được yêu cầu làm cho chi phí đặt hàng giảm, trong khi mức dự trữ bình quân sẽ tăng lên, đưa đến tăng chi phí lưu kho Do đó mà trên thực tế số lượng đặt hàng tối ưu là kết quả của một sự dung hòa giữa hai chi phí có liên hệ nghịch nhau này

Ta có:

Tổng chi phí tồn kho = Tổng chi phí đặt hàng + Tổng chi phí tồn trữ

Có thể mô tả mối quan hệ giữa các loại chi phí bằng đồ thị như sau:

Hình 1.5 Mối quan hệ giữa các loại chi phí

Qua đồ thị trên, ta thấy lượng đặt hàng tối ưu (Q*) khi tổng chi phí (TC) đạt giá trị nhỏ nhất

Tổng chi phí nhỏ nhất tại điểm đường cong chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng cắt nhau

Do đó, lượng đặt hàng tối ưu (Q*) sẽ được xác định như sau:

Khối lượng dự trữ Q*

+ Hệ thống tồn kho thời gian định trước

Hàng tồn kho sẽ được bổ sung sau các khoản xác định trước Mức tồn kho sẽ được kiểm tra theo khoảng thời gian đã định trước một cách thường xuyên Số lượng đặt hàng mỗi kỳ sẽ là giá trị cần để nâng tồn kho lên giá trị lớn nhất Như vậy, số lượng đặt hàng sẽ biến đổi tùy theo mức đã sử dụng

Hình 1.6 Hệ thống tồn kho thời gian định trước

Hệ thống sử dụng tốt với các mặt hàng cùng bổ sung một lần, thường

đó là những mặt hàng mua sắm cùng thời gian và cùng một nguồn Tần suất các đơn đặt hàng của mỗi mặt hàng, nhóm hàng có thể thiết lập, do đó có thể xác định đơn hàng bình quân cho mỗi nhóm hàng theo giá tị hiệu quả

Đặt hàng theo nhóm hàng giảm chi phí vận chuyển, giảm các thủ tục và tăng khối lượng mua để hưởng chiết khấu giảm giá khối lượng lớn

Hình 1.7 Hệ thống tồn kho Min - Max

Hệ thống xác định trước giá trị hàng tồn kho tối thiểu và tối đa Tồn kho sẽ được kiểm tra sau một khoảng thời gian định trước Đơn hàng sẽ được đặt nếu mức tồn kho xuống thấp hơn mức tối thiểu Nếu mức tồn kho cao hơn mức tối thiểu, không thực hiện đặt hàng và chờ đến kỳ kiểm tra sau

1.2.2 Tổ chức thực hiện

Sau khi tiến hành hoạch định, doanh nghiệp tổ chức thực hiện công tác quản trị hàng hóa sản phẩm tồn kho bằng việc xác lập các mô hình và mối quan hệ tương quan giữa các phần việc mà mỗi bộ phận đảm nhiệm

a Xây dựng hệ thống kho lưu trữ

+ Đảm bảo kho hàng phù hợp với việc lưu trữ, bảo quản hàng hóa Nơi

lưu trữ hàng tồn phải đảm bảo đủ lớn để chứa đủ hàng hóa Trong các doanh nghiệp công nghiệp, người ta chia thành kho thành phẩm, kho nguyên vật liệu, kho các bộ phận linh kiện, kho dụng cụ đồ nghề.v.v Trong các doanh

Thời gian

Tồn kho

I max

I min

nghiệp thương nghiệp bán buôn hoặc bán lẻ, hàng hóa được bảo quản ở các kho lưu trữ

+ Kho hàng phải trang bị các thiết bị cất giữ như các giá đỡ, vách ngắn

để có thể sắp xếp hàng tồn kho một cách khoa học, phải được trang bị đầy đủ các điều kiện để đáp ứng tốt nhất yêu cầu bảo quản của từng mặt hàng, tránh nguy cơ bị hư hỏng, mất mát Cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định phòng cháy, chữa cháy

+ Địa điểm kho lưu trữ cần phải được bố trí sao cho việc vận chuyển tối thiểu và dễ dàng cho việc nhập, xuất các hàng hóa, ngoài ra phải trang bị các thiết bị vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa

+ Hàng hóa trong kho phải được sắp xếp theo từng nhóm, chủng loại mặt hàng để thuận tiện trong việc theo dõi xuất, nhập, kiểm kê hàng hóa Có nhiều phương pháp để sắp xếp hàng hóa lưu trữ, chúng có thể được kết hợp với nhau

- Phương pháp: "Mỗi chỗ một vật, mỗi vật ở chỗ của mình" là dành cho mỗi một loại hàng hóa một chỗ quy định

Ưu điểm là dễ dàng định vị hàng hóa, vật tư trong kho; xác định lượng

dự trữ thừa hay thiếu một cách nhanh chóng Nhưng mắc nhược điểm là không tận dụng được diện tích kho tàng

- Phương pháp phổ quát vị trí: "bất kỳ vật gì, bất kỳ chỗ nào" là sử dụng vị trí nào còn trống lúc đưa hàng vào kho, một hàng hóa có nhiều địa chỉ

Ưu điểm của nó là tận dụng được diện tích kho tàng, nhưng khó về mặt thông tin để định vị được chỗ trống khi nhập kho và tìm địa chỉ hàng hóa khi xuất kho

- Phương pháp tần suất quay vòng: Loại hàng nào ra vào nhiều nhất được xếp ở chỗ thuận tiện nhất

- Phương pháp hai kho: Kho được chia làm hai bộ phận: Kho dự trữ được cung ứng do nhập kho và cung cấp số lượng nhỏ cho kho phân phối từ

đó xác lập các đơn đặt hàng

b Lựa chọn nhà cung cấp và tiến hành mua hàng

Lựa chọn nhà cung cấp là nhằm chọn được các nhà cung ứng tốt, thích hợp để đáp ứng các chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp cần Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, một doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều nhà cung cấp khác nhau ở trong lẫn ngoài nước Mặt khác hiện nay trên thị trường, đối với từng mặt hàng, các nhà cung cấp rất nhiều, chất lượng, giá cả cũng khác nhau tương đối do cạnh tranh Do đó doanh nghiệp cần phải nắm bắt, tìm hiểu

kỹ các nhà cung cấp để lựa chọn được các nguồn hàng với chất lượng cao và giá cả hợp lý Trước hết cần xác định số lượng các nhà cung cấp sẵn có trên thị trường, lên danh sách các nhà cung cấp mà doanh nghiệp cần quan tâm và thu thập thông tin về các nhà cung cấp này để có cơ sở lựa chọn, đánh giá Doanh nghiệp cũng cần phải thường xuyên đánh giá lại các nhà cung cấp thông qua các chỉ tiêu đặc điểm, kiểu mẫu, chất lượng… của hàng hóa Việc đánh giá nhằm đo lường khả năng của nhà cung cấp có đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp không, trên cơ sở đó để đưa ra các quyết định mua từ một nguồn hay nhiều nguồn

Doanh nghiệp nên xây dựng một bộ các quy trình định giá, giao nhận

và thanh toán với nhà cung cấp, cũng như thiết lập các phương pháp giám sát

và cải thiện mối quan hệ với họ Sau đó, hãy tiến hành song song các quy trình này nhằm quản lý nguồn hàng hoá, dịch vụ mà doanh nghiệp nhận được

từ các nhà cung cấp, từ việc nhận hàng, kiểm tra hàng, chuyển chúng tới các

cơ sở sản xuất đến việc thanh toán tiền hàng

Căn cứ vào nhu cầu tiêu thụ đã được hoạch định, sau khi đã lựa chọn nhà cung

cấp, doanh nghiệp tiến hành thương lượng đặt hàng để đi đến ký kết hợp đồng

c Tổ chức vận chuyển, tiếp nhận hàng hóa

Vận chuyển hàng hóa bao gồm vận chuyển bên ngoài và bên trong nội

1.2.3 Kiểm soát tồn kho

Để việc kiểm soát hàng tồn kho được đảm bảo, các doanh nghiệp cần thiết lập các tiêu chuẩn về chất lượng, tiêu chuẩn về kiểu dáng, mẫu mã bao bì

…Đồng thời tiến hành các hoạt động kiểm tra, giám sát theo định kỳ, đánh giá hiệu qủa quản trị và quá trình thực hiện quản trị hàng tồn kho

a Kiểm soát mức dự trữ hàng tồn kho

Nhằm mục đích giúp các nhà quản trị luôn nắm được số lượng hàng hóa trong kho để kịp thời đưa ra các quyết định đúng đắn

- Nhằm thuận lợi cho việc theo dõi hàng tồn kho, doanh nghiệp cần phải xây dựng đầy đủ hệ thống sổ sách, chương trình theo dõi, cập nhật liên tục số liệu nhập, xuất, tồn kho

- Xây dựng bộ mã hàng tồn kho, phân loại từng mặt hàng để dễ bảo

quản, theo dõi, kiểm tra

- Định kỳ kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu kết quả kiểm kê với sổ sách kế toán và sổ kho Mọi vật tư, hàng hóa nhập kho đều phải có đầy đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc

- Cần phải bố trí nguồn đầy đủ nguồn nhân lực có trách nhiệm trong việc theo dõi và bảo quản hàng tồn kho

b Kiểm soát về chu trình hàng tồn kho

- Kiểm soát về nghiệp vụ mua hàng, nhập kho

Đối với các nghiệp vụ mua hàng đòi hỏi đơn vị phải tổ chức ra một phòng riêng biệt chuyên thực hiện nghiệp vụ mua hàng nhưng không được giao quyền quyết định mua hàng cho phòng đó Các chức năng mua hàng, nhận hàng và ghi sổ hàng tồn kho phải được cách ly trách nhiệm cho các phòng ban khác nhau Tại các doanh nghiệp nhỏ, việc phân các chức năng này tách riêng cho các phòng ban khác nhau có thể khó khả thi, nhưng ngay cả với các doanh nghiệp này thì ít nhất cũng cần phải cử một người có trách nhiệm giám sát một cách hợp lý đối với tất cả các nghiệp vụ mua hàng

Một nghiệp vụ mua hàng bắt đầu từ việc bộ phận kho hoặc bộ phận có nhu cầu hàng hoá hoặc dịch vụ viết phiếu yêu cầu mua hàng Phiếu yêu cầu mua này phải được kiểm tra bởi cấp có thẩm quyền về sự hợp lý và tính có thật của nhu cầu mua hàng Phiếu yêu cầu được chuyển tới phòng thu mua để

có căn cứ chuẩn bị lập đơn đặt hàng Trong đơn đặt hàng phải nêu rõ số lượng, chủng loại, qui cách sản phẩm hàng hoá được dịch vụ yêu cầu

Tất cả các hàng hoá, vật tư mua về đều phải giao cho phòng nhận hàng kiểm tra Phòng này phải độc lập với bộ phận mua hàng, bộ phận kho lưu trữ Phòng nhận hàng có trách nhiệm xác định số lượng hàng nhận; kiểm định lại chất lượng hàng xem có phù hợp với yêu cầu trong đơn đặt hàng không và loại bỏ các hàng bị đổ vỡ hoặc bị lỗi; lập biên bản nhận hàng; và chuyển hàng nhận tới bộ phận kho

Tất cả hàng sẽ được chuyển tới kho Mỗi khi nhập kho, thủ kho phải lập phiếu nhập kho

- Kiểm soát về nghiệp vụ xuất kho

Bộ phận kho phải chịu trách nhiệm về số hàng mà mình quản lý Bộ phận có nhu cầu sử dụng hàng hóa, vật tư phải lập phiếu yêu cầu sử dụng hàng hóa, vật tư Việc phê chuẩn xuất hàng hóa, vật tư phải được lập dựa trên lệnh sản xuất hoặc đơn đặt hàng đã được phê duyệt Phiếu xuất kho được lập

dựa trên phiếu yêu cầu sử dụng hàng hóa, vật tư đã được phê duyệt

Nếu doanh nghiệp xuất hàng hóa, thành phẩm để đưa đi tiêu thụ bán theo phương thức chuyển hàng thì phiếu vận chuyển được lập khi giao hàng cho bộ phận vận chuyển Bộ phận nhận hàng phải nộp lại phiếu vận chuyển

có chữ ký của khách hàng để làm bằng chứng là khách hàng đã nhận hàng

- Kiểm soát hàng tồn kho trong quá trình sản xuất

Việc sản xuất cần phải được kiểm soát chặt chẽ bằng kế hoạch và lịch trình sản xuất Kế hoạch và lịch trình sản xuất được xây dựng dựa vào các ước toán về nhu cầu đối với sản phẩm của doanh nghiệp cũng như dựa vào tình hình thực tế hàng tồn kho hiện có Do vậy nó thể bảo đảm rằng doanh nghiệp sẽ sản xuất những hàng hoá đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng ứ đọng hàng hoá hoặc khó tiêu thụ đối với một số hàng hoá cụ thể Hơn nữa, việc sản xuất theo kế hoạch và lịch trình cũng có thể giúp công

ty bảo đảm về việc chuẩn bị đầy đủ các yếu tố như nguyên vật liệu và nhân công cho yêu cầu sản xuất trong kỳ

Trách nhiệm đối với hàng hoá trong giai đoạn sản xuất thuộc về những người giám sát sản xuất (quản đốc, quản lý phân xưởng), do vậy kể từ khi nguyên vật liệu được chuyển tới phân xưởng cho tới khi các sản phẩm được hoàn thành và chuyển vào kho thành phẩm thì người giảm sát sản xuất được phân công theo dõi phải có trách nhiệm kiểm soát và nắm chắc tất cả tình hình

và quá trình sản xuất

Sản phẩm sau khi kết thúc quá trình sản xuất luôn được qua khâu kiểm tra chất lượng trước cho nhập kho thành phẩm hoặc chuyển đi tiêu thụ Hoạt động kiểm soát này là phổ biến nhằm phát hiện ra những sản phẩm, lỗi không đạt được những thông số kỹ thuật theo yêu cầu Nó cũng giúp cho doanh nghiệp không rơi vào tình trạng ghi giá trị hàng tồn kho cao hơn so với giá trị thực của nó do một số hàng tồn kho hỏng, lỗi không sử dụng được

1.2.4 Đánh giá công tác quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp

a Chỉ tiêu đánh giá mức độ đầu tư cho hàng tồn kho

- Tỷ trọng hàng tồn kho trong tổng tài sản

Chỉ tiêu này giúp nhà quản trị xác định trị giá hàng tồn kho chiếm tỷ trọng bao nhiêu phần trăm trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, từ đó biết được mức độ doanh nghiệp đầu tư cho hàng tồn kho là cao hay thấp, có phù hợp với tình hình kinh doanh hay không… Chỉ tiêu này càng cao chứng

tỏ hàng tồn kho của doanh nghiệp càng lớn Để đánh giá cụ thể hơn giá trị hàng tồn kho, cần chi tiết từng loại hàng tồn kho như tỷ trọng nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa

Khi phân tích chỉ tiêu này cần chú ý đến những đặc thù sau:

- Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Thông thường, trong các doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho chiếm tỷ trọng tương đối lớn Tỷ trọng này cũng cao đối với các doanh nghiệp sản xuất có chu kì sản xuất dài như doanh nghiệp xây lắp, xí nghiệp đóng tàu Ngược lại,

ở các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ hàng tồn kho lại chiếm tỷ trọng thấp

- Chính sách dự trữ và tính thời vụ trong hoạt động kinh doanh ở doanh nghiệp: chẳng hạn, do tình trạng mất cân đối cung cầu vật tư, hàng hóa trên thị trường nên các quyết định về đầu cơ sẽ dẫn đến giá trị của chỉ tiêu này cao Hay đối với các doanh nghiệp sản xuất nông, lâm, thủy sản thì trong thời gian mùa vụ nguyên vật liệu dùng cho sản xuất rất lớn nên doanh nghiệp phải mua vào để dự trữ, lúc đó tỷ trọng hàng tồn kho sẽ lớn

- Chu kì tăng trưởng của doanh nghiệp: nếu doanh nghiệp hoạt động ở thị trường mới bùng nổ và doanh thu của doanh ghiệp tăng liên tục trong

Giá trị hàng tồn kho

Tỷ trọng hàng tồn kho =

Tổng giá trị tài sản × 100%

nhiều năm có thể dẫn đến gia tăng dự trữ để đáp ứng nhu cầu của thị trường Ngược lại, trong giai đoạn kinh doanh suy thoái thì tỷ trọng hàng tồn kho có khuynh hướng giảm

- Tỷ trọng hàng tồn kho trong tổng tài sản lưu động

Trong các chỉ tiêu tài sản lưu động thì hàng tồn kho là chỉ tiêu có khả năng thanh khoản thấp nhất Nếu chỉ tiêu này quá lớn sẽ gây không ít khó khăn cho doanh nghiệp khi có nhu cầu chuyển đổi lượng hàng thành tiền Ngược lại nếu chỉ tiêu quá nhỏ thì liệu rằng doanh nghiệp có mất đi những cơ hội kinh doanh hay không khi lượng hàng tồn kho không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng

b Phân tích sự biến động của hàng tồn kho

Phương pháp sử dụng để phân tích tình hình biến động của hàng tồn kho tại doanh nghiệp là phương pháp so sánh, trong đó chỉ tiêu gốc được chọn làm căn cứ so sánh là số liệu của năm trước đó, và để xác định mức độ của chỉ tiêu

- Mức biến động tuyệt đối: phản ánh mức tăng/giảm của chỉ tiêu và được tính như sau:

Mức (∆) = Số kì phân tích - số kì gốc

- Biến động tương đối: cho biết tỷ lệ tăng/giảm của chỉ tiêu

c Các chỉ tiêu về tốc độ luân chuyển của hàng tồn kho

- Số vòng quay hàng tồn kho

Giá vốn hàng bán Vòng quay hàng tồn kho =

Tồn kho bình quân

Tỷ trọng hàng tồn kho Giá trị hàng tồn kho

trong tài sản lưu động = Tổng giá trị tài sản lưu động × 100%

Chỉ tiêu này cho biết hàng tồn kho quay được bao nhiêu vòng trong 1 năm Thông thường vòng quay hàng tồn kho càng cao, cho thấy doanh nghiệp bán hàng nhanh, hàng tồn kho không bị ứ đọng nhiều, hoạt động quản trị hàng tồn kho của công ty càng hiệu quả Tuy nhiên, đôi lúc vòng quay hàng tồn kho cao có thể xảy ra tình trạng cạn dự trữ, lượng hàng dự trữ trong kho không nhiều Vòng quay hàng tồn kho thấp thường là dấu hiệu của việc duy trì nhiều hàng hóa lỗi thời, quá hạn, chậm chuyển hóa

Để đo lường chính xác tình hình hàng tồn kho, khi cần thiết cần phải tính vòng quay của từng yếu tố chính trong hàng tồn kho để xem có sự mất cân đối nào hay không Bước này giúp chỉ ra khả năng công ty có duy trì quá mức cần thiết một loại hàng tồn kho nào đó hay không

- Số ngày của một vòng quay hàng tồn kho

Nếu kỳ dự trữ bình quân tăng thì rủi ro về tài chính cũng tăng, đó là do: hàng tồn kho chậm luân chuyển nên khả năng sinh lời giảm, có nguy cơ công

ty phải giảm giá mạnh để giải phóng hàng tồn kho Mặt khác, số ngày của 1 vòng quay hàng tồn kho tăng sẽ phải tăng chi phí bảo quản, tăng chi phí tài chính nếu như hàng tồn kho được tài trợ bằng vốn vay, có nghĩa thời hạn hàng tồn kho bình quân tăng sẽ làm giảm khả năng sinh lời, tăng tổn thất tài chính cho doanh nghiệp, tức là rủi ro tài chính tăng và ngược lại Tuy nhiên, trong trường hợp hệ số quay vòng hàng tồn kho giảm, số ngày của 1 vòng quay hàng tồn kho tăng cũng cần xem xét nguyên nhân của nó Chẳng hạn doanh

nghiệp biết trước giá nguyên vật liệu trong tương lai sẽ tăng hoặc có gián đoạn trong việc cung cấp nguyên vật liệu, từ đó doanh nghiệp quyết định tăng

dự trữ nguyên vật liệu, hay doanh nghiệp biết trước giá bán sản phẩm sẽ tăng

mà quyết định giảm bán ra, làm dự trữ thành phẩm tăng Trong những trường hợp đó doanh nghiệp mong đợi chênh lệch giá cao hơn để bù đắp những rủi ro

do tăng thời hạn dự trữ

d Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch

- Doanh số tiêu thụ so với nhu cầu hoạch định:

Số chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế tiêu thụ trong năm chính là cơ sở

để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch về số lượng hàng hóa tiêu thụ được cũng như doanh thu tiêu thụ, về số lượng và trị giá hàng mua, số lượng và trị giá hàng tồn kho cuối kỳ, xem giữa thực tế và kế hoạch có cách nhau quá hay không, để từ đó định hướng cho công tác hoạch định các năm tiếp theo

- Chi phí hàng tồn kho thực tế so với kế hoạch

Chi phí phát sinh thực tế có thể cao hơn hoặc thấp hơn so với định mức ban đầu, điều này tạo nên sự biến động chi phí so với định mức Biến động có thể là bất lợi khi chi phí thực tế cao hơn chi phí định mức hoặc có lợi khi chi phí thực tế thấp hơn chi phí định mức Mục đích phân tích biến động các khoản mục chi phí nhằm đánh giá chung mức chênh lệch giữa thực tế so với định mức để làm rõ mức tiết kiệm hay vượt chi của từng khoản mục chi phí phát sinh Từ đó có thể tiết kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu sẽ hiệu quả hơn, và sau cùng là tăng lợi nhuận hoạt động của doanh nghiệp

1.2.5 Những rủi ro trong quản trị hàng tồn kho

a Quy mô hàng tồn kho

Công tác dự báo khối lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp rất quan trọng Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thì bắt buộc công ty phải đưa ra được lượng đặt hàng hợp lý Bởi vì nếu doanh

nghiệp dự trữ quá nhiều hay quá ít hàng hoá cũng dễ gây ra hậu quả nghiên trọng đối với doanh nghiệp

Hình 1.8 Mô hình về rủi ro khi dự trữ hàng tồn kho

· Rủi ro khi dự trữ nhiều

- Lãi suất

- Chi phí cho việc dự trữ tăng cao

- Chi phí bảo hiểm

- Rủi ro do lỗi thời

· Rủi ro khi dự trữ quá ít hay không có hàng dự trữ

- Mất sự tín nhiệm của khách hàng

- Làm hỏng kế hoạch sản xuất

- Mất sự linh hoạt…

b Sự gián đoạn nguồn cung ứng

Đây là một trong những rủi ro thường gặp phải khi sản phẩm hàng hóa mua về mang tính chất thời vụ hoặc được nhập khẩu từ nước ngoài Tuy nhiên

sự gián đoạn nguồn cung ứng còn có thể xảy ra khi hoạt động mua hàng của doanh nghiệp không được thực hiện

Để đối phó với rủi ro này các doanh nghiệp thường đặt hàng trước