http: s1.vndoc.com data file 2013 thang05 21 1568-QD-TCHQ.doc

BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC HẢI QUAN - CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - Số: 1568/QĐ-TCHQ Hà Nội, ngày 16 tháng 05 năm 2013 QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ SỬ DỤNG CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG HẢI QUAN TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN Căn Luật Hải quan số 29/2001/QH10 ngày 29/6/2001, Luật số 42/2005/QH11 sửa đổi, bổ sung số điều Luật Hải quan ngày 14/6/2005 văn quy phạm pháp luật hướng dẫn thi hành; Căn Quyết định số 02/2010/QĐ-TTg ngày 15/01/2010 Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức máy Tổng cục Hải quan trực thuộc Bộ Tài chính; Căn Quyết định số 448/QĐ-TTg ngày 25/03/2011 Thủ tướng Chính phủ việc phê duyệt Chiến lược phát triển hải quan đến năm 2020; Căn Quyết định số 1514/QĐ-BTC ngày 22/6/2011 Bộ trưởng Bộ Tài việc ban hành "Kế hoạch cải cách, phát triển đại hóa ngành Hải quan giai đoạn 2011-2015”; Xét đề nghị Lãnh đạo Ban Cải cách đại hóa hải quan, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy trình xây dựng sử dụng Chỉ số đánh giá hoạt động hải quan 02 Phụ lục gồm: Phụ lục - Sơ đồ tổng quan mơ tả 10 bước Quy trình; Phụ lục - Ví dụ minh họa thơng qua 10 bước Quy trình Điều Thủ trưởng đơn vị thuộc trực thuộc Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm triển khai công tác xây dựng số đánh giá hoạt động hải quan thuộc chức năng, nhiệm vụ phân công; Tổ chức áp dụng số đánh giá hoạt động hải quan xây dựng vào công việc đạo, quản lý, điều hành hoạt động đơn vị Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Thủ trưởng đơn vị thuộc trực thuộc Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm tổ chức thi hành Quyết định này./ KT TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG Nơi nhận: - Như Điều 3; - Đ/c Đỗ Hồng Anh Tuấn-Thứ trưởng Bộ Tài (để báo cáo); - Lãnh đạo TCHQ (để đạo); - Lưu: VT, CCHĐH(8b) QUY TRÌNH Vũ Ngọc Anh XÂY DỰNG VÀ SỬ DỤNG CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG HẢI QUAN (Ban hành kèm theo Quyết định số 1568/QĐ-TCHQ ngày 16 tháng năm 2013 Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan) Phần A QUY ĐỊNH CHUNG I Phạm vi đối tượng áp dụng Quy trình xây dựng sử dụng số đánh giá hoạt động hải quan áp dụng vào tất lĩnh vực hoạt động ngành Hải quan; Các cấp quản lý thuộc quan Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan Tỉnh, thành phố Chi cục Hải quan (dưới gọi đơn vị) sử dụng số cấp ban hành tự xây dựng quản lý điều hành hoạt động đơn vị, nhằm đảm bảo cho hoạt động đạt hiệu lực hiệu II Giải thích thuật ngữ Chỉ số: hiểu giá trị mặt số học thống kê, so sánh, tổng hợp, theo dõi theo giai đoạn định nhằm mục đích đánh giá số lượng, chất lượng, hiệu hoạt động đối tượng cần đánh giá để đưa cảnh báo, nhận định xu hướng phát triển, thay đổi hoạt động đối tượng cần đánh giá Chỉ số định lượng: số mô tả số lượng, phản ánh mặt lượng hoạt động cần đánh giá, tạo thành từ liệu đo lường Chỉ số định lượng, biểu số học, so sánh yếu tố đầu so với đầu vào lượng hóa trước để xác định mức độ biến đổi hoạt động cần đánh giá Chỉ số định tính: số mơ tả chất lượng, phản ánh mặt chất hoạt động cần đánh giá Chỉ số định tính thể thang điểm, cấu thành từ liệu phản ánh chất lượng hoạt động cần đánh giá Chỉ số định tính phản ánh tính chất hoạt động cần đánh giá góc độ quan điểm, cảm nhận cá nhân tổ chức Chỉ số hoạt động (Performance Indicators - viết tắt PIs): số phản ánh chi tiết trạng kết công việc cụ thể nhân viên tổ chức Những số đo lường hàng ngày, hàng tuần hàng tháng Chỉ số hoạt động (Key Performance Indicators - viết tắt KPIs): số đánh giá hoạt động quan, tổ chức Những hoạt động nhiệm vụ trọng tâm cốt lõi thời điểm tại, đồng thời ảnh hưởng tới thành công phát triển tương lai quan, tổ chức Những số thông thường đo lường hàng tháng, hàng quý hàng năm Chỉ số kết (Key Result Indictors - viết tắt KRIs): số tổng quát đánh giá kết hoạt động trọng tâm quan, tổ chức mang đến cho nhà lãnh đạo nhìn tổng thể thành tựu trước tổ chức đạt được, đồng thời cho biết hoạt động quản lý nhiệm vụ trọng tâm thực thi đạt kết định Chỉ số KRIs theo dõi qua khoảng thời gian dài so với số hoạt động - KPIs với chu kỳ theo dõi để đo lường 06 tháng hàng năm Chỉ số đánh giá hoạt động hải quan: Chỉ số đánh giá hoạt động hải quan số quan Hải quan xây dựng sử dụng để xác định kết hiệu hoạt động quan Hải quan so với mục tiêu ngắn hạn, trung hạn dài hạn thuộc Chiến lược phát triển, Kế hoạch cải cách đại hóa ngành Hải quan, đơn vị thuộc trực thuộc ngành Hải quan để đánh giá mức độ tiến giai đoạn phát triển định Ngành Hệ thống số đánh giá hoạt động hải quan: Hệ thống số đánh giá hoạt động hải quan tập hợp số tương ứng với lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ chủ chốt ngành Hải quan (dưới gọi Hệ thống số); Mỗi số gồm nhóm số kết nhóm số hoạt động III Nguyên tắc xây dựng số đánh giá hoạt động hải quan Nguyên tắc 1: Mục đích rõ ràng Nguyên tắc 2: Phù hợp với hoạt động cần đánh giá Nguyên tắc 3: Hợp lý chi phí xây dựng sử dụng Nguyên tắc 4: Có thể giám sát Nguyên tắc 5: Đánh giá độc lập IV Các điều kiện xây dựng sử dụng số Phải kết nối số đo lường thực kết công việc với gắn liền với mục tiêu cụ thể thuộc Chiến lược phát triển, Kế hoạch cải cách đại hóa hải quan; có đồng thuận cấp Lãnh đạo tồn Ngành Phải có qn, kiên định, quan tâm thống mục tiêu quản lý cấp lãnh đạo Lãnh đạo cấp chủ động áp dụng số làm công cụ quản lý, điều hành hoạt động nội đơn vị Phải thiết lập cộng tác chặt chẽ cá nhân, phận nội ngành Hải quan với đối tác chiến lược ngồi Ngành Phải có hợp công tác đo lường đánh giá hiệu hoạt động với công tác báo cáo giải pháp nâng cao hiệu thực cơng việc tồn ngành Hải quan Phần B QUY ĐỊNH CỤ THỂ I Bước 1: Xác định mức độ sẵn sàng xây dựng số Xác định nhu cầu xây dựng số: - Nhu cầu xây dựng số thể Chiến lược phát triển, Kế hoạch cải cách đại hóa ngành Hải quan, đơn vị thuộc trực thuộc ngành Hải quan giai đoạn; Các văn đạo điều hành cấp lãnh đạo tồn Ngành - Các cơng việc cần thực hiện: Cập nhật, rà sốt hệ thống hóa đạo xây dựng số đánh giá hoạt động nêu Chiến lược phát triển, Kế hoạch cải cách đại hóa ngành Hải quan, đơn vị thuộc trực thuộc ngành Hải quan theo thời kỳ, đạo công tác số lãnh đạo đơn vị thuộc trực thuộc Tổng cục Hải quan theo chức năng, nhiệm vụ phân công kế hoạch công việc trọng tâm hàng năm đơn vị Xác định nguồn lực cho xây dựng hệ thống số - Nguồn nhân lực: bố trí cán bộ, nắm vững quy trình xây dựng sử dụng số; có kiến thức chuyên sâu lĩnh vực cần xây dựng số đơn vị để thực công tác số Nếu chưa đảm bảo yêu cầu cần xếp tổ chức, bố trí cán bộ, cơng chức học tập bồi dưỡng kiến thức - Đảm bảo bố trí sở hạ tầng kỹ thuật, hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng đầy đủ cho công tác xây dựng hệ thống số Chủ động chuẩn bị phương tiện kỹ thuật hỗ trợ việc xây dựng, sử dụng số vận hành trì hệ thống số - Nguồn lực tài chính: chủ động bố trí khoản dự tốn kinh phí hàng năm để tổ chức thực cơng tác số Trong trường hợp nguồn lực bên khơng đáp ứng đơn vị chủ động tìm kiếm nguồn hỗ trợ từ bên ngồi thông qua đầu mối điều phối chung Tổng cục Hải quan phân công II Bước 2: Lựa chọn mục tiêu lĩnh vực cần xây dựng số Xác định mục tiêu chiến lược phát triển lĩnh vực Ngành - Rà soát, thống kê, hệ thống hóa mục tiêu phát triển có tính xun suốt, từ mục tiêu tổng quát đến mục tiêu cụ thể thuộc tất lĩnh vực nêu Chiến lược phát triển, Kế hoạch cải cách đại hóa ngành Hải quan, đơn vị thuộc trực thuộc ngành Hải quan giai đoạn - Xác định mục tiêu ưu tiên phát triển lĩnh vực cụ thể Chiến lược phát triển, Kế hoạch cải cách đại hóa ngành Hải quan, đơn vị thuộc trực thuộc ngành Hải quan giai đoạn yêu cầu đạo, quản lý điều hành lãnh đạo đơn vị năm để làm xây dựng hệ thống số lĩnh vực - Từ mục tiêu, xác định nhiệm vụ then chốt lĩnh vực có đóng góp phần lớn vào kết công việc đạt mục tiêu ngắn hạn, trung hạn dài hạn Lựa chọn hoạt động để xây dựng số - Thực hệ thống hóa lại tất chức năng, nhiệm vụ hoạt động hành đơn vị; - Lựa chọn hoạt động phải thực phù hợp với nhiệm vụ then chốt xác định điểm - Xác định mục tiêu cụ thể cho hoạt động lựa chọn nêu trên, làm tiền đề xây dựng số III Bước 3: Xác định tên số Công việc Bước cần thực gồm: Từ hoạt động, mục tiêu lựa chọn bước nêu trên, tiến hành xác định nội dung phải kiểm soát tương ứng với mục tiêu lựa chọn (ví dụ: đầu vào, đầu ra, kết quả, hiệu quả, liên kết yếu tố đặt ra) để xác định tên gọi số Phân loại số vừa đặt tên theo loại số kết chính, số hoạt động, số hoạt động Điều chỉnh số lượng số để đảm bảo cân loại số, thông thường tỷ lệ tối ưu Chỉ hoạt động chính/Chỉ số hoạt động/Chỉ số kết phân bổ theo tỷ lệ (%) 10/80/10 Công việc phải thực với phối kết hợp chặt chẽ phận nghiệp vụ phận chuyên trách làm công tác số nhằm đảm bảo danh mục số xây dựng phải phản ánh xác chất, hiệu lực hiệu hoạt động nhiệm vụ IV Bước 4: Xác định nội dung chi tiết số Xác định nội dung chi tiết số bao gồm công việc sau: Xác định thành tố số bao gồm: thành phần, liệu cấu tạo nên thành phần số cơng thức tính tốn; Việc xác định liệu cấu tạo nên thành phần số phải vào quy định pháp luật, ngành Hải quan liên quan đến số Hình thức thể số Căn vào thành phần cấu tạo nên số để xác định hình thức thể số cho phù hợp, thuộc dạng đây: a) Thể hình thức số: số = giá trị a b) Thể hình thức số phần trăm (%): Chỉ số = c) Thể hình thức phân số: a x 100% b a b Tần suất đánh giá số: Xác định tần suất đánh giá số tùy theo yêu cầu cấp lãnh đạo quản lý (theo ngày, tuần, tháng, quý, năm…) Xác định tiêu gốc tiêu phấn đấu: a) Chỉ tiêu gốc Xác định tiêu gốc việc lấy liệu thu thập lần đầu đánh giá làm so sánh với liệu thu thập kỳ sau b) Chỉ tiêu phấn đấu Việc xây dựng tiêu phấn đấu vào tiêu gốc tiêu kỳ liền trước dự báo tình hình biến động yếu tố tác động vào số (bao gồm yếu tố khách quan chủ quan) kỳ vọng phát triển hoạt động cần đánh giá V Bước 5: Xác định nguồn liệu cách thu thập liệu số Xác định nguồn liệu - Xác định liệu cung cấp từ nội đơn vị, ngành Hải quan; Các nguồn liệu từ nội đơn vị, ngành Hải quan bao gồm: liệu có Hệ thống sở liệu sẵn có; Hệ thống báo cáo giấy; kết từ khảo sát, vấn đơn vị thuộc ngành Hải quan, Cục Hải quan Chi cục Hải quan thực - Xác định liệu từ Bộ, Ban, Ngành khác, quan, đơn vị khác có liên quan; liệu từ khảo sát, điều tra, vấn thức khơng thức đơn vị quan, đơn vị khác Cách thức thu thập nguồn liệu a) Xác định phận chủ trì phận phối hợp việc thu thập liệu: - Thủ trưởng đơn vị xác định 01 phận đầu mối chủ trì thu thập liệu cho số phận quản lý phần lớn nguồn liệu số, mục đích xây dựng số nhằm đánh giá hiệu hoạt động phận - Các liệu để tính tốn số thuộc nguồn liệu phận, đơn vị khác cần xác định phận, đơn vị khác phận phối hợp việc thu thập liệu để tính tốn số b) Thiết lập cơng cụ thu thập liệu - Đối với liệu có Hệ thống sở liệu, báo cáo giấy đơn vị: Xây dựng chuẩn hóa việc khai thác liệu từ Hệ thống, báo cáo giấy; - Đối với liệu theo dõi, cập nhật: Xây dựng biểu mẫu thu thập liệu, biểu mẫu thống kê để thu thập liệu thiết lập phương án thu thập liệu (khảo sát, vấn, ghi chép độc lập, ) Ngồi ra, tiến hành điều tra sử dụng bảng hỏi, quan sát thực địa, vấn thảo luận nhóm để thu thập thơng tin khơng có sẵn c) Tần suất thời gian thu thập liệu: Tùy theo mục đích, nội hàm nguồn liệu, tần suất đánh giá số để xác định tần suất thời gian lấy liệu để tính tốn số Tần suất lấy liệu, tính tốn đánh giá kết số định kỳ theo tháng, quý, năm, năm, 10 năm d) Tiến hành thu thập thử nghiệm: - Xác định thời điểm khoảng thời gian tiến hành thu thập liệu: tùy theo điều kiện vật chất, nguồn nhân lực, yêu cầu quản lý đơn vị mà xác định thời điểm khoảng thời gian hợp lý; - Thực khai thác liệu từ hệ thống, báo cáo giấy khoảng thời gian ngắn định; - Sử dụng biểu mẫu thu thập liệu, biểu mẫu thống kê để thu thập thử liệu khoảng gian ngắn định - Sau kết thúc thu thập thử nghiệm: xác định vướng mắc, khó khăn việc thu thập liệu phát sinh đưa đề xuất sửa đổi kịp thời Thu thập liệu: Trên sở cách thức thu thập xác định khoản trên, triển khai tiếp cơng việc tiến hành thu thập liệu; Sau đó, tổng hợp, nhập liệu tất liệu thu thập vào file liệu dạng word, excel, acces VI Bước 6: Tổ chức rà sốt, tính toán tổng hợp kết số Các cơng việc rà sốt, làm chuẩn liệu thu thập, cụ thể: a) Về rà soát làm chuẩn liệu thu thập được: - Rà soát tính đầy đủ liệu thành phần: Đảm bảo tất thành phần liệu cấu tạo nên số có giá trị liệu cụ thể - Nhận dạng giá trị không hợp lệ, khơng xác, thiếu logic: Kiểm tra, đối chiếu chéo giá trị thành phần liệu giống cấu tạo nên số khác xem giá trị có thống nhất, giống khơng?; Kiểm tra tính logic giá trị liệu Đặc biệt, cần quan tâm đến giá trị không áp dụng (viết tắt N/A) giá trị - Kiểm tra, xác định, thu thập lại liệu không hợp lệ, thiếu logic, khơng xác, khơng qn: Đối với liệu không hợp lệ phát (đặc biệt hai giá trị: N/A 0) phải kiểm tra lại giá trị liệu, cách thức nhập liệu, định dạng liệu có xác không? Nếu giá trị liệu sai khác lỗi nhập liệu, định dạng sửa lỗi Nếu giá trị liệu khơng xác cần tiến hành thu thập lại Đối với giá trị liệu không quán, kiểm tra, điều chỉnh cho đồng Tuy nhiên, giá trị liệu thiếu quán phải loại bỏ b) Về thời gian rà soát, làm chuẩn liệu: Đơn vị nguồn lực tài nhân lực thực tế đơn vị, lựa chọn cách thực phù hợp Có 02 cách thực sau: - Cách thứ nhất, tiến hành đồng thời việc rà soát, làm chuẩn liệu trình thu thập liệu - Cách thứ hai, sau kết thúc trình thu thập liệu, tiến hành rà soát làm chuẩn liệu c) Về cơng cụ rà sốt, làm chuẩn liệu: Tùy theo điều kiện tài nhân lực, đơn vị mua sử dụng phần mềm thống kê, rà sốt liệu (Ví dụ: Phần mềm Stata ) nhằm đảm bảo không tốn nhân lực, thời gian phải bố trí chi phí cho việc mua cơng cụ thực rà soát, làm chuẩn liệu thủ cơng Tính tốn tổng hợp kết số: a) Cơng cụ tính tốn số: Các đơn vị sử dụng phần mềm tự động tính tốn kết số (Ví dụ: phần mềm đặc thù Stata 12); Hoặc sử dụng công cụ tính tốn khác (Ví dụ: hàm tính excel, acces); b) Tiến hành tính tốn kết số: Tính tốn trước số liệu thành phần số; - Áp dụng cơng thức tính, hình thức thể số để tính tốn tiếp kết số Xác nhận, đánh giá kết số a) Sau tính tốn kết số, cán cần thực báo cáo kết cách thức thực để có kết cho Lãnh đạo đơn vị Lãnh đạo đơn vị cần xem xét, đánh giá chất lượng kết số b) Việc đánh giá chất lượng kết số bao gồm: - Đánh giá độ tin cậy kết số: Lãnh đạo đơn vị cần đánh giá xem hoạt động thu thập liệu, tổng hợp, tính tốn kết số có theo nguyên tắc, yêu cầu bước phê duyệt - Đánh giá tính giá trị kết số: Lãnh đạo đơn vị cần đánh giá xem kết số có đạt kết mong muốn kể từ xây dựng số quy định khoản Bước thuộc Quy trình này; - Đánh giá tính kịp thời kết số: Lãnh đạo đơn vị cần đánh giá tần suất thu thập liệu, tính cập nhật liệu, kết số có đảm bảo hỗ trợ cho định quản lý, điều hành hoạt động đơn vị VII Bước 7: Đánh giá kết số Mục đích đánh giá kết số giúp cho Lãnh đạo đơn vị cán trực tiếp thực công việc xem xét vấn đề tồn cách thức thực thi nhiệm vụ khác nhau; Từ xác định ngun nhân khơng thống cách thức quản lý, đạo điều hành từ cấp lãnh đạo hay hiểu biết cán làm trực tiếp không bám sát chủ trương, đạo Lãnh đạo Thời điểm đánh giá: - Thực đánh giá lại kết số kết đo lường thường xuyên/định kỳ số cho thấy có sai lệch rõ ràng kết thực tế kết dự kiến sai lệch có tác động lớn đến đối tượng hoạt động cần đánh giá - Khi cấp Lãnh đạo cần xác định việc xếp nguồn lực cho trình triển khai đối tượng hoạt động cần đánh giá - Khi báo cáo đối tượng hoạt động cần đánh giá cho kết khác Các loại hình đánh giá: Tổng cục nêu số loại hình đánh sau: a) Đánh giá trước thực Khi áp dụng loại hình đánh giá này, cấp lãnh đạo phải xác định rõ: mục tiêu xác định rõ ràng hay chưa; Kế hoạch thực có khả đem lại kết đáng tin cậy hay khơng; việc sử dụng nguồn lực có hợp lý tương xứng với yêu cầu đặt để đạt kết định trước không Mục đích đánh giá trước thực nhằm đảm bảo trình thực chương trình, kế hoạch hay dự án khơng xảy sai sót dẫn đến thất bại sớm b) Đánh giá thực theo trình Trọng tâm loại hình đánh giá trình thực đối tượng hoạt động cần đánh giá Các câu hỏi đặt nội dung xây dựng kế hoạch có thực đầy đủ khơng; Giữa kế hoạch thực tế triển khai có tương thích khơng; Các vấn đề chi phí, thời gian, lực cán tham gia thực hiện, số lượng nhân có gắn với kế hoạch khơng Các cấp Lãnh đạo sử dụng thơng tin từ câu trả lời để xác định xem có cần phải đưa điều chỉnh trình thực để đạt kết mong muốn không c) Đánh giá chuỗi logic kết hoạt động Đánh giá chuỗi logic kết hoạt động hiểu đánh giá vấn đề triển khai đối tượng hoạt động cần đánh giá từ bước hoạt động, phân bổ nguồn lực sáng kiến áp dụng để đạt kết mong muốn Việc đánh giá chuỗi logic kết hoạt động giúp xác định mức độ hợp lý kết mong muốn, giúp cho người thiết kế số tránh thất bại tiềm việc thiết kế mang lại d) Đánh giá tác động Mục đích đánh giá tác động xác định yếu tố tác động gây thay đổi ghi nhận nguyên nhân gây thay đổi Đánh giá tác động tiến hành sau thu nhận kết rõ ràng e) Đánh giá tổng quát Trong phương pháp đánh giá nêu thực độc lập phương pháp đánh giá tổng quát áp dụng nhằm mục đích tổng hợp kiểm soát chéo kết phát trình thực phương pháp đánh giá độc lập Phương pháp có tính tin cậy cao xu hướng phát triển đối tượng cần đánh giá Các phương pháp đánh giá: Phương pháp đánh giá kết hoạt động dựa hệ thống số hiểu cụ thể phân tích tập hợp số liệu mặt định tính định lượng a) Để phân tích số liệu định lượng, phương pháp phân tích số liệu sử dụng cụ thể: Phương pháp mô tả; Phương pháp so sánh mối tương quan; Phương pháp suy luận lơ gic; Phương pháp hồi quy…; b) Để phân tích liệu định tính sử dụng phương pháp như: Phương pháp mô tả; Phương pháp đo lường mối tương quan; Phương pháp suy diễn; Phương pháp tất định VIII Bước 8: Lập báo cáo kết số Mục đích xây dựng báo cáo kết số - Để tìm hiểu, đánh giá ưu điểm, nhược điểm lĩnh vực hoạt động hải quan diễn ra; lĩnh vực hoạt động hiệu hiệu quả; xác định nguyên nhân giải pháp khắc phục, cải tiến; - Để nâng cao nhận thức chất lượng chương trình cải cách tiến hành cán lãnh đạo, công chức Ngành quan, tổ chức hữu quan; - Để đánh giá tính thiết thực, mức độ hợp lý số đo lường Xác định đối tượng sử dụng báo cáo (đối tượng mục tiêu) a) Trường hợp đối tượng mục tiêu cấp Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Tổng cục, báo cáo không cần cung cấp q nhiều thơng tin giải thích q chi tiết mà cần tập trung vào số liệu tổng hợp, súc tích liên quan đến vấn đề cụ thể Cần phải xác định hiểu Lãnh đạo cấp cần thơng tin để hỗ trợ cho việc đưa định quản lý đạo b) Trường hợp đối tượng mục tiêu cấp Lãnh đạo đơn vị thuộc trực thuộc Tổng cục, Chi cục (được hiểu cấp quản lý, điều hành trực tiếp đơn vị) cần có nhiều liệu tác nghiệp chi tiết Kết cấu báo cáo a) Trường hợp đơn vị báo cáo cấp Cục Hải quan Chi cục Hải quan đơn vị tiếp nhận báo cáo Tổng cục kết cấu báo cáo kết hệ thống số bao gồm phần sau: - Tên đơn vị báo cáo; ngày tháng báo cáo; - Tên báo cáo: Báo cáo kết số hoạt động (năm ) - Phần I: Nhóm số kết chính, số hoạt động - Phần II: Nhóm số hoạt động Trong Phần I, Phần II nêu tên số thành phần; Cơng thức tính tốn số; Kết tính tốn số cụ thể; Thống kê chi tiết số liệu sử dụng để tính tốn số; cuối Tổng hợp, phân tích yếu tố tác động tới biến động (tăng/giảm) số b) Trường hợp đơn vị báo cáo cấp Cục, Vụ thuộc quan Tổng cục, kết cấu báo cáo kết hệ thống số bao gồm phần sau: Tương tự báo cáo Cục hải quan tỉnh, thành phố, nhiên cần báo cáo số thuộc thẩm quyền phụ trách đơn vị sau tiến hành tổng hợp số liệu từ báo cáo liên quan tới số Cục hải quan tỉnh, thành phố c) Trong Báo cáo sử dụng số Phụ lục lập Báo cáo tách riêng để biểu đạt liệu chi tiết cần thực hiện; Tuy nhiên, tránh viết tắt nhiều tránh sử dụng thuật ngữ chuyên môn gây khó hiểu Thu nhận liệu, số liệu cách hiệu để đưa vào báo cáo - Dữ liệu lựa chọn đưa vào báo cáo phải liệu then chốt, quan tâm nhất; - Dữ liệu trình bày cách rõ ràng xác, tính tốn cẩn thận, có trích dẫn nguồn liệu rõ ràng xếp theo trình tự hợp lý; - Các nhận định báo cáo phải trung thực, phản ánh tình trạng thực tế, không loại bỏ hay tránh nhắc đến kết tiêu cực Vì số đo lường hữu hiệu trợ giúp cấp lãnh đạo hải quan phát mặt yếu hoạt động, xác định hướng giải - Các số liệu kết hoạt động cần so sánh với số liệu ban đầu số liệu kỳ gốc, đối chiếu với tiêu đề theo kế hoạch công tác đơn vị, so sánh với kết đạt (các) giai đoạn trước để thấy tỷ lệ phần trăm khác biệt Qua so sánh với liệu gốc (hay tình trạng ban đầu), cấp lãnh đạo nhận định tiến đạt hay trì trệ, chí thụt lùi lĩnh vực hoạt động - Các phát kiến nghị liên quan tới số phải trình bày xoay quanh số kết chủ yếu số Trình bày thơng tin kết số với hình thức thể phù hợp báo cáo a) Trình bày số liệu thơng tin kết số (đặc biệt số phức tạp, cần diễn giải nhiều số liệu xoay quanh vấn đề cụ thể), cần thiết lập bảng biểu biểu đồ, đồ thị để thuận tiện cho việc diễn giải số liệu thu thập nhằm trợ giúp người xem báo cáo dễ nhớ, dễ hình dung so với việc đọc số liệt kê theo hình thức diễn đạt viết thơng thường Tùy theo đối tượng sử dụng báo cáo (hay đối tượng mục tiêu) lựa chọn dạng biểu đồ, đồ thị phù hợp; nhiên dù dạng cần đảm bảo liệu trình bày xác có tính gắn kết với b) Các điểm cần lưu ý thiết kế bảng biểu, đồ thị: b1) Đối với bảng biểu, cần đảm bảo: - Đơn giản, xác; - Tên dòng, cột rõ ràng, tránh viết tắt; - Các số phần trăm làm tròn thành số ngun gần nhất; - Có số tổng cộng; - Trích dẫn nguồn khai thác liệu B2) Đối với biểu đồ, đồ thị, cần đảm bảo: - Đơn giản, dễ hiểu; - Thể rõ thông điệp tiêu đề đồ thị; - Thang đo trung thực; - Chứa đầy đủ liệu cần thiết; - Trích dẫn nguồn khai thác liệu IX Bước 9: Sử dụng vấn đề phát thông qua kết số Sử dụng thông tin kết hoạt động để phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước lĩnh vực Hải quan với mục tiêu: - Các thông tin từ kết hệ thống số cung cấp cho cấp Lãnh đạo hải quan biết tiến độ thành cơng, thất bại chương trình, chế độ, sách pháp luật hải quan áp dụng; - Cung cấp kết liệu thực tế cho việc đánh giá sâu lĩnh vực hoạt động; - Hỗ trợ việc xây dựng kế hoạch, chiến lược cải cách (thông qua thông tin tình trạng ban đầu); - Giúp đưa định phân bổ nguồn lực hợp lý (nhân lực, ngân sách ); mở rộng củng cố chương trình, sách dựa vào thơng tin phản hồi kết hoạt động hải quan; - Tạo động khuyến khích, thúc đẩy tinh thần làm việc cán bộ, cơng chức hải quan nhiệt tình để đóng góp vào việc đạt mục tiêu mong muốn; kịp thời khen thưởng cán bộ, công chức có thành tích hoạt động tốt, phê bình, kỷ luật cán bộ, công chức Ngành chưa hoàn thành tốt nhiệm vụ; - Cải thiện chất lượng dịch vụ, phục vụ hiệu đối tác hải quan (tổ chức, cá nhân hữu quan tham gia hoạt động hải quan) 2 Định hướng cách thức chia sẻ thông tin kết số a) Lập kế hoạch chia sẻ thông tin cách công khai minh bạch nội quan Hải quan và/hoặc với bên hữu quan, bên có quan tâm tới ngành Hải quan b) Các cách thức chia sẻ thông tin kết hệ thống số: - Công khai nội báo cáo kết hệ thống số; - Xây dựng kế hoạch hợp tác với quan ngôn luận báo chí, truyền hình để tun truyền kết số hoạt động phương tiện thông tin này; - Tuyên truyền qua website, mạng nội quan; - Tổ chức hội nghị công bố kết hoạt động X Bước 10: Duy trì vận hành hoạt động hệ thống số Để trì vận hành hệ thống số, cần đảm bảo tồn 05 yếu tố bao gồm: - Cơ quan Hải quan có nhu cầu áp dụng lâu dài quán hệ thống số; - Vai trò trách nhiệm rõ ràng mặt tổ chức, trị đơn vị hải quan; Thông tin kết hoạt động đáng tin cậy đơn vị đó; - Trách nhiệm giải trình quan Hải quan trước bên hữu quan; - Năng lực quản lý việc xác lập mục tiêu chiến lược phát triển quan Hải quan; - Động khuyến khích sử dụng thông tin kết hệ thống số đánh giá hoạt động hải quan Để hệ thống số hoạt động hải quan thực phát huy hiệu áp dụng thực tiễn quan Hải quan phải tiến hành công việc sau: - Đánh giá định kỳ hoạt động xây dựng sử dụng hệ thống số nhằm kịp thời điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung số để phù hợp với đổi chế, sách, pháp luật hải quan mục tiêu ưu tiên quan Hải quan - Nâng cấp cải tiến theo kế hoạch số thuộc hệ thống số hoạt động hải quan Để vận hành trì hệ thống số, cần xác định điều kiện sau: - Nhu cầu đào tạo nhân lực: Sử dụng bồi dưỡng kiến thức cho công chức hải quan để họ nắm bắt thơng thạo dần với vấn đề liên quan đến việc xây dựng vận hành hệ thống số; - Tính khả thi chi phí vận hành tồn hệ thống số; - Năng lực kiểm tra toàn trình thực số kết thu từ việc triển khai hệ thống số; - Sự trí, đồng thuận tham gia tất cấp đơn vị toàn Ngành đối tượng khách hàng quan Hải quan XI Sơ đồ mô tả tổng quát 10 bước Quy trình xây dựng sử dụng số đánh giá hoạt động hải quan đề cập tại Phụ lục 01 (đính kèm) Ví dụ minh họa 10 Bước Quy trình nêu Phụ lục 02 (đính kèm) Phần C TỔ CHỨC THỰC HIỆN I Nhiệm vụ Ban Cải cách, đại hóa - Đầu mối điều phối, hướng đẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, báo cáo tổng thể việc triển khai công tác số đánh giá hoạt động toàn Ngành; - Xây dựng số để quản trị Chiến lược phát triển, Kế hoạch cải cách đại hóa ngành Hải quan; - Hỗ trợ đơn vị thuộc trực thuộc Tổng cục Hải quan việc xây dựng số thuộc nhiệm vụ đơn vị; - Thẩm định số thuộc lĩnh vực đơn vị nghiệp vụ thuộc quan Tổng cục xây dựng trình Tổng cục ban hành II Nhiệm vụ đơn vị thuộc quan Tổng cục - Tổ chức xây dựng sử dụng số thuộc lĩnh vực hoạt động hải quan giao đơn vị phụ trách số để phục vụ cho công tác quản lý, điều hành đơn vị; - Phối hợp chặt chẽ với đơn vị khác giao chủ trì thực xây dựng số đơn vị hỗ trợ cung cấp thông tin, liệu để xây dựng nội dung chi tiết số; - Thực cải cách chế độ báo cáo theo lĩnh vực hoạt động dựa số đánh giá xây dựng III Nhiệm vụ Cục hải quan tỉnh, thành phố - Tổ chức triển khai thực hiện, tổng hợp kết quả, khai thác số, hệ thống số phạm vi địa bàn quản lý; - Xây dựng, bổ sung, sửa đổi số đánh giá hoạt động phạm vi địa bàn hoạt động quản lý Cục Hải quan tỉnh, thành phố IV Thủ trưởng đơn vị thuộc trực thuộc Tổng cục Hải quan tổ chức thực nghiêm túc nội dung Quy trình này; Trong trình thực hiện, có phát sinh vướng mắc đơn vị thuộc trực thuộc Tổng cục Hải quan kịp thời báo cáo Tổng cục (thông qua Ban Cải cách Hiện đại hóa) để hướng dẫn cụ thể./ PHỤ LỤC 01 SƠ ĐỒ MÔ TẢ TỔNG QUÁT QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ SỬ DỤNG CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG HẢI QUAN PHỤ LỤC 02 VÍ DỤ MINH HỌA ÁP DỤNG QUY TRÌNH 10 BƯỚC XÂY DỰNG VÀ SỬ DỤNG CHỈ SỐ: THỜI GIAN GIẢI PHÓNG HÀNG TRUNG BÌNH Bước Bước Bước Bước Bước Bước Bước Bước Bước Bước 10 Sử dụng Lựa chọn Xác định Xác định nguồn Tổ chức rà soát, vấn đề phát Duy trì vận mục tiêu Xác định nội Lập báo cáo mức độ sẵn Xác định tên liệu cách tính tốn, tổng Đánh giá kết hành hoạt lĩnh vực cần dung chi tiết kết sàng xây số thu thập liệu hợp kết quả số thông qua kết động hệ xây dựng số số dựng số số số thống số số số Trong Chiến lược kế hoạch đại hóa hải quan yêu cầu: Mục tiêu Thời gian - Đo thời gian - Thời gian/ - Trung bình thời - Xác minh - Báo cáo - Xác định trước mắt giải phóng từ hàng đến thời điểm khai gian từ khai liệu gốc; cấp Cục; trạng, lâu dài hàng trung cảng/ cửa báo hải quan; hàng đến đến mức độ, tiến - So sánh - Báo cáo quan Hải bình tới hàng hàng khỏi khu độ hoạt - Thời gian/ liệu kỳ mớicấp Tổng quan chấp vực giám sát hải động thời điểm kiểm liệu kỳ gốc cục; xác định là: nhận thông quan; đánh giá; tra hồ sơ; kỳ liền quan/ đưa - Nội dung Cơ quan Hải Giảm dần - Trung bình thời trước; - Đánh giá khỏi khu vực - Thời gian/ báo cáo: quan cần thời gian giải gian từ đăng mức độ hồn kiểm sốt hải thời điểm kiểm - Sử dụng Tổng quan tăng cường phóng hàng ký tờ khai đến thành mục quan/ bảo quản tra thực tế hàng phương pháp -> Kết hoạt động để hoàn thành tiêu; kho nhà hóa; phân tích số thu -> tạo thuận lợi thủ tục giải nhập liệu để xác Kết luận tổng- Đề xuất giải thương mại phóng hàng; - Thời gian/ định xu hướng kết; pháp cải tiến, - Đo thời gian thời điểm đưa - Trung bình thời biến động; đơn giản hóa từ đăng ký hàng khỏi - Phụ lục thể gian luân chuyển hoạt tờ khai đến khu vực kiểm - Xem xét kết liệu hồ sơ quy động làm thủ quan hải soát hải quan; đo liệu thu thập trình thủ tục hải tục hải quan; quan xác nhận thường kỳ (2 quan; Thời gian/ Đồ thị hóa hồn thành thủ năm lần) - Hỗ trợ xây thể tục giải phóng thời điểm can - Trung bình thời dựng kế thiệp kết đo hàng gian kiểm tra hoạch, chiến quan khác thời gian hàng hóa XNK lược - Đo thời gian theo yêu cầu kiểm tra hàng - Các thời gian lãnh đạo hóa XNK giải phóng hàng - Nghiên cứu, điều chỉnh, thay đổi số nội dung Bản hướng dẫn số đảm bảo phù hợp chiến lược, kế hoạch; - Cải tiến cách triển khai nhiệm vụ thực tiễn; - Rà sốt chi phí vận hành, mức độ đáp ứng nguồn lực trình xây dựng, sử dụng ... SỐ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG HẢI QUAN (Ban hành kèm theo Quyết định số 1568/QĐ-TCHQ ngày 16 tháng năm 2013 Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan) Phần A QUY ĐỊNH CHUNG I Phạm vi đối tượng áp dụng Quy trình... khai tiếp công việc tiến hành thu thập liệu; Sau đó, tổng hợp, nhập liệu tất liệu thu thập vào file liệu dạng word, excel, acces VI Bước 6: Tổ chức rà sốt, tính tốn tổng hợp kết số Các cơng