Hoạch định ngân sách tại công ty cổ phần thuỷ điện Đăk Rơ Sa

Chính vì vậy việc hoàn thiện công tác hoạch định ngân sách tại Công ty Cổ phần thủy điện Đăk Rơ Sa là cần thiết nhằm xác định những mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, cá

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: TS: Đoàn Ngọc Phi Anh

Đà Nẵng - Năm 2014

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Vũ Văn Thuật

BHXH : Bảo hiểm xã hội

BHYT : Bảo hiểm y tế

BHNT : Bảo thiểm thất nghiệp

CPVL : Chi phí vật liệu

CPNCTT : Chi phí nhân công trực tiếp

CBCNV : Cán bộ công nhân viên

TNDN : Thu nhập doanh nghiệp

WTO : World Trade Organization (Tổ chức thương mại thế giới)

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Bố cục đề tài 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH DOANH NGHIỆP 8

1.1 TỔNG QUAN VỀ NGÂN SÁCH VÀ HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH 8

1.1.1 Một số khái niệm 8

1.1.2 Mục đích và tầm quan trọng của hoạch định ngân sách, hoạch định ngân sách với chiến lược và chiến thuật kinh doanh 10

1.1.3 Các phương pháp lập ngân sách 12

1.2 NGÂN SÁCH TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP 14

1.2.1 Tầm quan trọng của ngân sách tổng thể doanh nghiệp 14

1.2.2 Khái quát về ngân sách tổng thể doanh nghiệp 15

1.3 LẬP NGÂN SÁCH TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP 17

1.3.1 Ngân sách tiêu thụ 17

1.3.2 Ngân sách chi phí sản xuất 18

1.3.3 Ngân sách chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp 23

1.3.4 Ngân sách chi phí hoạt động khác 25

1.3.5 Ngân sách tài chính 26

1.4 QUY TRÌNH HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH 28

1.4.1 Chuẩn bị cho hoạch định ngân sách 28

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 36

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY ĐIỆN ĐĂK RƠ SA 37

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY ĐIỆN ĐĂK RƠ SA 37

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 37

2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty 38

2.1.3 Mục tiêu và chiến lược sản xuất kinh doanh 42

2.1.4 Đặc điểm của thị trường và nguồn lực tại Công ty 44

2.2 THỰC TRẠNG VỀ HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY 49

2.2.1 Bộ phận hoạch định ngân sách 49

2.2.2 Phương pháp lập ngân sách 50

2.2.3 Quy trình hoạch định ngân sách 50

2.2.4 Nội dung và tiến trình lập ngân sách 52

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH CỦA CÔNG TY 59

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 65

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY ĐIỆN ĐĂK RƠ SA 66

3.1 CĂN CỨ ĐỂ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP 66

3.1.1 Sự thay đổi của môi trường kinh doanh 66

3.1.2 Sự tác động của các đối thủ cạnh tranh 66

3.1.3 Định hướng phát triển của Công ty 67

3.2 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY 67

3.2.1 Môi trường hoạch định ngân sách 67

3.3 HOÀN THIỆN NỘI DUNG VÀ TIẾN TRÌNH LẬP CÁC NGÂN SÁCH 75

3.3.2 Ngân sách chi phí sản xuất 76

3.3.3 Ngân sách chi phí đầu tư xây dựng 80

3.3.4 Ngân sách chi phí hoạt động khác 81

3.3.5 Ngân sách tài chính 82

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 85

KẾT LUẬN 86 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI (bản sao)

PHỤ LỤC

Số hiệu

2.3 Hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 49

Số hiệu

1.1 Sơ đồ trình tự xây dựng ngân sách tổng thể trong doanh

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay với xu thế hội nhập kinh tế toàn cầu, nền kinh tế Việt Nam đang từng bước hoà nhập vào nền kinh tế thế giới và khu vực Các doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước những cơ hội và thách thức không nhỏ Với nền kinh tế thị trường, môi trường kinh doanh ngày càng thay đổi, giá cả thị trường liên tục biến động, thêm vào đó là tình trạng lạm phát và thất nghiệp v.v Làm thế nào để doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có hiệu quả

là một vấn đề nan giải đối với các nhà quản lý Đối với ngành điện nói chung

và Công ty Cổ phần thủy điện Đăk Rơ Sa nói riêng, trải qua giai đoạn đầy khó khăn do các doanh nghiệp liên tục kinh doanh thua lỗ Hiện nay với nhu cầu tiêu thụ điện trong nước là rất lớn trong khi sản lượng sản xuất chưa đáp ứng

đủ tiêu dùng, hàng năm ngành điện phải kêu gọi các doanh nghiệp kinh doanh

và các hộ dân phải sử dụng tiết kiệm điện để phục vụ sản xuất và tiêu dùng Hơn nữa hầu hết các doanh nghiệp sản xuất điện đã được cổ phần hóa, vấn đề khó khăn về tài chính đã được xử lý và hiện đang sản xuất kinh doanh có hiệu quả Mặc dù có những thuận lợi, nhưng nhìn về tương lai không thể không có những khó khăn, cùng với việc gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, việc gia nhập WTO của Việt Nam cũng như thách thức lớn cho nhà quản trị doanh nghiệp Việt Nam, đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam phải đưa ra quyết định đúng đắn, kịp thời tận dụng các cơ hội, hạn chế các rủi ro, hướng tới tồn tại và phát triển Để đối phó với những khó khăn và thách thức, bằng những giải pháp như gia tăng sản lượng sản xuất, đầu tư đổi mới công nghệ không ngừng đổi mới và nâng cao trình độ quản lý v.v mục tiêu cuối cùng là tạo ra lợi nhuận và gia tăng giá trị cho các cổ đông Để đổi mới và nâng cao trình độ quản lý, một trong những công cụ quản lý rất khoa học và hiệu quả

đó là hoạch định ngân sách Hoạch định ngân sách được xem là công cụ hữu ích cho nhà quản trị nhằm chuẩn bị các nguồn lực để đối phó kịp thời với tình huống xảy ra trong tương lai Tuy nhiên hiện nay vấn đề hoạch định ngân sách chưa được các doanh nghiệp chú trọng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất điện trong đó có Công ty Cổ phần thủy điện Đăk Rơ Sa Việc xây dựng kế hoạch hàng năm và vấn đề kiểm tra, kiểm soát thực tế thực hiện

so với kế hoạch chưa được quan tâm đúng mức, chưa có một quy trình hoạch định ngân sách hoàn chỉnh cho doanh nghiệp, do đó thường không phản ánh đúng tiềm năng thực tế của doanh nghiệp và gây ra lãng phí Chính vì vậy việc hoàn thiện công tác hoạch định ngân sách tại Công ty Cổ phần thủy điện Đăk Rơ Sa là cần thiết nhằm xác định những mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, cách thực hiện các ngân sách đã hoạch định để có thể phân bổ các nguồn tài chính cho các mục tiêu cụ thể, đảm bảo việc chi tiêu không vượt quá ngân sách dự báo và sử dụng tối ưu nguồn tiền của doanh nghiệp, từ đó doanh nghiệp có thể quản lý các hoạt động của mình hiệu quả hơn Hoạch định ngân sách được xem là công cụ thiết yếu trong việc quản lý hoạt động của một doanh nghiệp, nó là công cụ hữu ích cho các nhà quản trị nhằm chuẩn bị các nguồn lực để đối phó kịp thời với mọi tình huống xảy ra trong tương lai Để thực hiện được những vấn đề đó, hoạch định ngân sách đóng một vai trò rất quan trọng trong chiến lược của Công ty, vấn đề này rất cần thiết và cấp bách, giúp cho các nhà quản lý nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý doanh nghiệp nhằm đạt được những mục tiêu đề ra Xuất phát từ những vấn đề thực tiễn nêu trên tác giả chọn đề tài “Hoạch định ngân sách tại Công ty Cổ phần thủy điện Đăk Rơ Sa” để nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp cao học của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn hệ thống hóa những lý luận cơ bản về hoạch định ngân sách tại doanh nghiệp và trên cơ sở thực trạng về công tác hoạch định ngân sách của doanh nghiệp hiện nay, đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hoạch định ngân sách cho Công ty Cổ phần thủy điện Đăk Rơ Sa

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu các vấn đề về lý luận và thực

tiễn liên quan đến công tác hoạch định ngân sách tại Công ty Cổ phần thủy điện Đăk Rơ Sa

Phạm vi nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu vấn đề hoạch định

ngân sách hàng năm của Công ty Cổ phần thủy điện Đăk Rơ Sa Những nội dung như ngân sách tổng thể doanh nghiệp, phương pháp lập các ngân sách, quy trình hoạch định ngân sách, nội dung và tiến trình lập các ngân sách Đánh giá thực trạng về công tác hoạch định ngân sách tại Công ty Cổ phần thủy điện Đăk Rơ Sa để đưa ra một số giải pháp hoàn thiện Mốc thời gian khảo sát đánh giá tập trung chủ yếu giai đoạn từ năm 2010 - 2013

4 Phương pháp nghiên cứu

Sử dụng phương pháp phân tích tổng hợp, thống kê, so sánh v.v trên cơ

sở thu thập các số liệu của ngành điện và Công ty Cổ phần thủy điện Đăk Rơ

Sa giai đoạn từ năm 2010- 2013 để đánh giá thực trạng về công tác hoạch định ngân sách tại Công ty

5 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung của luận văn gồm có 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạch định ngân sách doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng về hoạch định ngân sách tại Công ty Cổ phần thủy điện Đăk Rơ Sa

Chương 3: Hoàn thiện công tác hoạch định ngân sách tại Công ty Cổ phần thủy điện Đăk Rơ Sa

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Hiện tại công tác hoạch định ngân sách hàng năm của Công ty chủ yếu là

để đối phó với những chỉ tiêu mà Hội đồng quản trị ấn định, vì vậy công tác hoạch định ngân sách thường thiếu chính xác so với thực tế thực hiện, chưa phản ánh đúng với tiềm năng hiện có của đơn vị Do đó nội dung nghiên cứu của đề tài có ý nghĩa rất thiết thực cả về lý luận và thực tiễn đối với Công ty Cổ phần thủy điện Đăk Rơ Sa trong công tác hoạch định ngân sách hàng năm Hoạch định ngân sách là một công cụ khá phổ biến mà các doanh nghiệp đều vận dụng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất, cho nên vấn đề này cũng được nhiều người quan tâm nghiên cứu ở nhiều khía cạnh khác nhau Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu những tài liệu có liên quan đã có những đề tài nghiên cứu những vấn đề khác nhau về ngân sách doanh nghiệp, điển hình là

đề tài luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Ý Nguyên Hân với luận văn “Hoàn

thiện dự toán ngân sách tại Công ty phân bón Miền Nam”, người hướng

dẫn khoa học TS Huỳnh Đức Lộng, Trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM, thực

hiện năm 2008 Và đề tài của tác giả Trần Văn Thoại với luận văn “Hoạch

định ngân sách tại Công ty Cổ phần đường Kon Tum” người hướng dẫn

khoa học GS.TS Trương Bá Thanh, trường đại học Kinh tế Đà Nẵng thực hiện năm 2013 Với luận văn của tác giả Nguyễn Ý Nguyên Hân Phương pháp nghiên cứu được tác giả sử dụng trong luận này là tiếp cận, quan sát, tổng hợp

và phân tích Nội dung đề tài đã đề cập đến vấn đề ngân sách của doanh nghiệp

ở những góc độ khác nhau cả về lý luận và thực tiễn như cơ sở lý luận về dự toán ngân sách doanh nghiệp, các mô hình lập dự toán ngân sách, nội dung lập các báo cáo dự toán ngân sách Tác giả cũng đã nghiên cứu thực trạng công tác lập dự toán ngân sách tại Công ty phân bón Miền Nam, trên cở sở đó đánh giá

những ưu điểm và khuyết điểm để đưa ra các giải pháp hoàn thiện và đề xuất phương hướng ứng dụng dự toán ngân sách trong doanh nghiệp, chủ yếu tập trung vào nội dung lập các báo cáo dự toán ngân sách áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất [2] Còn luận văn của tác giả Trần Văn Thoại phương pháp nghiên cứu được tác giả sử dụng trong luận này là đưa ra phương pháp hoạch định và thực hiện các bước hoạch định như chuẩn bị hoạch định ngân sách, soạn thảo ngân sách và giám sát thực hiện ngân sách Tác giả đã đưa ra được phương pháp lập ngân sách theo phương pháp từ dưới lên rất hoàn chỉnh đối với Công ty Cổ phần đường Kon Tum [3] Tuy nhiên luận văn nghiên cứu đã công bố trên, chưa nghiên cứu chuyên sâu về hoạch định ngân sách doanh nghiệp áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong ngành điện và cũng chưa có đề tài nghiên cứu nào đề cập đến hoạch định ngân sách tại Công

ty cổ phần thủy điện Đăk Rơ Sa Vì vậy, đề tài mà tác giả lựa chọn để nghiên cứu không trùng với các đề tài nghiên cứu trước đây

Những vấn đề mang tính chất định hướng được nêu trong đề tài này, tác giả đã tham khảo ở một số tài liệu như: Sách Quản trị tài chính, NXB Thống

Kê, Hà Nội của tác giả TS Nguyễn Thanh Liêm, ThS Nguyễn Thị Mỹ Hương (2009); Giáo trình kế toán quản trị, Đại học kinh tế Đà Nẵng của tác giả GS.TS Trương Bá Thanh, TS Trần Đình Khôi Nguyên, ThS Lê Văn Nam (2008); Stephen Brookson (2005), Quản lý ngân sách (Lê Ngọc Phương Anh dịch), NXB tổng hợp, TP HCM; Howard Senter (2008), lập và quản lý ngân sách doanh nghiệp (Quách Thu Nguyệt dịch) NXB trẻ TP HCM; Quyết định

số 176/QĐ - TTg ngày 05 tháng 10 năm 2004 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chiến lược phát triển ngành Điện Việt Nam giai đoạn 2004 - 2010, định hướng đến 2020; Quyết định số 1855/QĐ-TTg ngày 27 tháng 12 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược phát triển năng lượng quốc gia của Việt Nam đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2050; Quyết định số 1208/QĐ -

TTg ngày 21 tháng 7 năm 2011 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Quy hoạch phát triển điện lực quốc gia giai đoạn 2011 - 2020 có xét đến 2030, Quyết định số 18/2008/QĐ-BCT ngày 18 tháng 7 năm 2008 của Bộ trưởng

Bộ Công Thương ban hành Quy định về biểu giá chi phí tránh được và Hợp đồng mua bán điện mẫu áp dụng cho các nhà máy điện nhỏ sử dụng năng lượng tái tạo; Luật thuế tài nguyên số 45/2009/QH12 Nghị định Số: 928/2010/UBTVQH12 ngày 19 tháng 4 năm 2010 về việc ban hành thuế suất thuế tài nguyên Luật thuế GTGT số 13/2008/QH12 ngày 03/06/2008 về thuế GTGT Luật thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 ngày 03/06/2008 Hoạch định ngân sách là một công cụ quản lý khoa học và hiệu quả trong việc quản lý hoạt động sản xuất của các doanh nghiệp, giúp chuẩn bị các nguồn lực để đối phó kịp thời với mọi tình huống xảy ra trong tương lai nhằm đạt được những mục tiêu nhất định Với lộ trình hội nhập kinh tế quốc tế, các doanh nghiệp sản xuất điện trong nước đang đối mặt với rất nhiều khó khăn

và thách thức Cùng với định hướng phát triển chung của ngành điện, các doanh nghiệp sản xuất điện trong nước trong đó có Công ty Cổ phần thủy điện Đăk Rơ Sa đang từng bước nâng cao khả năng cạnh tranh bằng nhiều giải pháp khác nhau để tồn tại và phát triển Trong nghiên cứu về hoạch định ngân sách tại Công ty Cổ phần thủy điện Đăk Rơ Sa; Tác giả đi sâu nghiên cứu, phân tích và đánh giá những vấn đề có liên quan đến hoạch định ngân sách doanh nghiệp dựa trên cơ sở phân tích và đánh giá các nguồn lực hiện có của đơn vị, phân tích và đánh giá công tác dự báo hiện tại trên cơ sở phân tích việc dự báo các yếu tố tác động từ môi trường bên trong và môi trường bên ngoài; về môi trường hoạch định ngân sách, đi sâu phân tích mối quan hệ trong quá trình lập ngân sách giữa lãnh đạo Công ty với các phòng ban chức năng, các phòng ban chức năng với nhau và các cá nhân có liên quan trong quá trình hoạch định ngân sách, phương pháp lập ngân sách đi sâu nghiên cứu

phương pháp lập ngân sách phù hợp đối với các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất điện như Công ty Cổ phần thủy điện Đăk Rơ Sa và quan trọng là nội dung và tiến trình lập ngân sách hiện tại của Công ty Trên cơ sở phân tích tất cả các yếu tố liên quan đến hoạch định ngân sách doanh nghiệp, kết hợp giữa cơ sở lý luận khoa học và thực tiễn, đề tài đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hoạch định ngân sách tại Công ty Cổ phần thủy điện Đăk Rơ Sa

a Khái niệm ngân sách

Có nhiều khái niệm về ngân sách, tùy theo mục tiêu nghiên cứu Theo Howard Senter [7, tr.3-4] “Ngân sách là kế hoạch hành động được lượng hóa

và được chuẩn bị cho một khoảng thời gian cụ thể”, có thể xem xét kỹ hơn khái niệm này về ngân sách như sau:

- Ngân sách phải được lượng hóa: Điều này có nghĩa là ngân sách phải được biểu thị bằng các con số, thực tế thường là một số tiền Một danh sách liệt kê những gì dự tính thực hiện có thể hữu ích, nhưng đó không phải là một bảng ngân sách nếu nó không được thể hiện bằng các con số

- Ngân sách phải là một kế hoạch hành động: Đây có lẽ là điểm quan trọng nhất, ngân sách không phải là một bảng bao gồm các số liệu thực tế vì

nó liên quan đến những sự việc chưa hề xảy ra Tình hình có thể thay đổi trong thời gian thực hiện ngân sách, có nghĩa là khi đó ngân sách không còn chính xác Giống như các kế hoạch khác, ngân sách rất ít khi được dự báo hoàn toàn chính xác về tương lai Tuy nhiên, ngay cả trong trường hợp như vậy, nó vẫn đóng vai trò định hướng cho những người thực hiện và vai trò này rất quan trọng Tuy nhiên phải biết được cần phải đạt được điều gì trước khi lập kế hoạch, trong kinh doanh được gọi là mục tiêu Các mục tiêu của doanh nghiệp phụ thuộc một phần vào loại hình doanh nghiệp, có thể là mục tiêu ngắn hạn, trung hoặc dài hạn

Theo Stephen Brookson [6, tr.6]: “Ngân sách là kế hoạch cho những hoạt động tương lai” Ngân sách có thể diễn đạt theo nhiều cách, nhưng thường thì nó mô tả toàn bộ quá trình kinh doanh bằng ngôn ngữ tài chính và

là thước đo nhằm định lượng các hoạt động của một tổ chức

Ngân sách là một thuyết minh kế hoạch tài chính được chuẩn bị trước cho giai đoạn sắp tới, thường là một năm Ngân sách thường chỉ bao gồm những khoản doanh thu và chi tiêu có kế hoạch Ngân sách sẽ thể hiện những khoản thu nhập mà các bộ phận trong tổ chức có khả năng tạo được và tổng chi phí được phép sử dụng Tuy nhiên, cũng nên đưa vào ngân sách những kế hoạch tài sản và nguồn vốn của cả tổ chức (bảng cân đối kế toán theo ngân sách) và những khoản thu chi (dòng tiền theo ngân sách)

b Khái niệm hoạch định ngân sách

Từ các khái niệm về ngân sách ta thấy rằng tất cả doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh đều đặt ra những mục tiêu nhất định liên quan đến tài chính, để đạt được những mục tiêu này đòi hỏi phải có một nguồn tiền, nguồn tiền này được xác định thông qua hoạch định ngân sách Hoạch định ngân sách sẽ giúp phân bổ nguồn tài chính cho các mục tiêu cụ thể, từ đó các doanh nghiệp có thể quản lý hoạt động của mình hiệu quả hơn và đảm bảo việc chi tiêu không vượt mức dự báo Như vậy hoạch định ngân sách chính là việc lập các ngân sách hoạt động và ngân sách tài chính, ứng với các ngân sách mô tả các quan hệ tài chính sẽ xảy ra nhằm đạt được những mục tiêu sản xuất kinh doanh đã định của tổ chức Đây là quá trình bao gồm chuẩn bị, lập các ngân sách và giám sát việc thực hiện ngân sách

1.1.2 Mục đích và tầm quan trọng của hoạch định ngân sách, hoạch định ngân sách với chiến lược và chiến thuật kinh doanh

a Mục đích của hoạch định ngân sách

Ngân sách là một công cụ quản lý chủ yếu giúp việc lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát các nguồn tài chính cho một tổ chức Nội dung của ngân sách

là dự tính các khoản thu và chi cho một thời kỳ nhất định của một tổ chức, ngân sách được sử dụng với một số mục đích sau:

- Giám sát các khoản thu chi trong thời hạn 1 năm (hoặc khung thời hạn

- Tạo cơ sở cho việc giải trình trách nhiệm và tính minh bạch;

Đối với các nhà tài trợ, ngân sách còn là một công cụ thiết yếu vì nó giúp

họ hiểu được công việc của tổ chức Các nhà tài trợ xem xét ngân sách để cân nhắc những vấn đề sau:

- Kế hoạch sử dụng các khoản tài trợ này như thế nào?

- Những nguồn tài chính khác hỗ trợ cho hoạt động này là gì?

- Ngân sách đã phản ánh đúng mặt bằng giá ở địa phương chưa?

- Những chi tiêu có tương ứng với các hoạt động không?

- Ngân sách có tuân thủ các quy định sử dụng khoản tài trợ không?

- Chi phí vận hành (bao gồm trả lương, thuê văn phòng, thiết bị) chiếm

tỷ lệ bao nhiêu trong dự toán ngân sách?

b Tầm quan trọng của hoạch định ngân sách

Ngân sách có vai trò cực kỳ quan trọng trong việc quản trị doanh nghiệp, không những buộc các nhà quản lý phải chuẩn bị cho những thay đổi của môi

trường kinh doanh mà còn giúp họ truyền đạt và điều tiết các hoạt động, thiết lập các định mức hoạt động và lưư tâm đến những khu vực có vấn đề cần phải

rà soát, hoà n thiện hơn Đây cũng chính là khung tốt nhất cho việc đánh giá hoạt động, khuyến khích thực hiện mục tiêu và đưa ra các báo cáo tài chính đúng để không làm cho các nhà đầu tư “bị ngạc nhiên” và từ đó gia tăng giá trị cho các cổ đông Ngân sách giúp cá nhân, bộ phận hay tổ chức đạt được những mục tiêu theo kế hoạch Ngân sách cũng giúp thể hiện trách nhiệm tài chính của tổ chức đối với nhiều đối tượng như: Chủ nợ, nhà cung cấp, nhân viên, khách hàng và chủ sở hữu Ngân sách giúp điều phối các hoạt động của những nhà quản lý và những bộ phận khác nhau, đồng thời đảm bảo cho tổ chức đạt được mục tiêu mong muốn Ngân sách có thể trở thành thước đo để giám sát những hoạt động thực tế, nhờ đó ngân sách là cách thức tin cậy để phân tích hiệu quả kinh doanh thực tế [6, tr.7-8]

c Hoạch định ngân sách với chiến lược và chiến thuật kinh doanh

Quá trình dự thảo ngân sách là một biện pháp ngắn hạn, là một phần của chiến lược kinh doanh tổng thể Nó là một chiến thuật được sử dụng trong việc triển khai các hoạt động và chương trình mà các nhà quản trị cấp cao sẽ hoạch định Chiến lược kinh doanh là tầm nhìn mà tổ chức muốn thực hiện trong khoảng thời gian ba đến năm năm Chiến lược kinh doanh bao gồm việc thiết lập các mục tiêu tổng thể để tổ chức có thể xác định những điều muốn đạt được Chiến lược kinh doanh cũng xác định lộ trình hành động Điều này đòi hỏi phải phân tích môi trường hoạt động của tổ chức và những nguồn lực

mà nó sở hữu bằng phương pháp phân tích SWOT - đánh giá về điểm mạnh (strengths), điểm yếu(weaknesses), cơ hội (opportunities), đe dọa (threats) Song song với việc hoạch định chiến lược dài hạn, tổ chức cũng cần hoạch định ngắn hạn bằng kế hoạch kinh doanh - những việc cần phải thực hiện ngay để đạt được kế hoạch chiến lược Để thực hiện kế hoạch kinh

doanh, tổ chức phải xem xét các thủ tục hoạch định phù hợp nhằm xác định những việc cần làm, thời gian thực hiện và những công cụ kiểm soát cần thiết nhằm đảm bảo có thể thực hiện được những kết quả theo ngân sách [6, tr.10]

Dự thảo ngân sách là việc triển khai chiến thuật của kế hoạch kinh doanh Nó được tích hợp trong cả kế hoạch kinh doanh và quá trình kiểm soát Các nhà quản lý cấp cao sẽ chọn những phương án chiến lược nào có tiềm năng lớn nhất để đạt được mục tiêu của tổ chức và tạo ra những kế hoạch dài hạn nhằm thực thi những chiến lược này Có thể biến những kế hoạch dài hạn thành những kế hoạch hoạt động hàng năm được cấp ngân sách của bộ phận mình Sử dụng ngân sách như là một thước đo để tính toán tính hiệu quả thực sự trong tương lai bằng các cách sử dụng những bảng báo cáo tài chính lưu hành trong nội bộ Tập hợp này được tạo ra từ tài khoản lãi lỗ, bảng cân đối kế toán, báo cáo dòng tiền, và thể hiện những mục tiêu được kỳ vọng so với thực tế diễn ra [6, tr.11]

1.1.3 Các phương pháp lập ngân sách

a Phương pháp lập ngân sách từ trên xuống

Phương pháp lập ngân sách từ trên xuống mô tả quy trình mà theo đó cấp lãnh đạo sẽ lập các mục tiêu ngân sách, doanh thu, lợi nhuận v.v và áp đặc mục tiêu này cho các bộ phận chức năng và tổ chức

Phương pháp này mang tính áp đặt do đó thường các bộ phận phòng ban chức năng không hài lòng, các chỉ tiêu ấn định đôi khi quá cao hoặc quá thấp so với năng lực thực tế của từng bộ phận chức năng và đôi khi khó có thể thực hiện được Thông thường thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận phòng ban chức năng với nhau, không khuyến khích được họ hợp tác vì mục tiêu chung của doanh nghiệp

Phương pháp này đòi hỏi các nhà lãnh đạo cấp cao không những có tầm nhìn tổng quan và toàn diện doanh nghiệp mà đòi hỏi phải nắm được chi tiết

hoạt động của từng bộ phận Vì vậy lập ngân sách theo phương pháp này chỉ thích hợp đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ và ít có sự phân cấp trong quản lý

b Phương pháp lập ngân sách từ dưới lên

Lập ngân sách theo phương pháp này, những người trực tiếp liên quan đến hoạt động nào thì lập ngân sách cho hoạt động đó, như vậy ngân sách được lập sẽ chính xác, đáng tin cậy và mang tính khả thi cao Các bộ phận sẽ phấn đấu để đạt được kế hoạch ngân sách đã đề ra và đều hướng tới mục tiêu chung của Công ty Phương pháp này phù hợp đối với những Công ty lớn, phát huy tính tích cực và tự giác của các thành viên trong từng bộ phận Phương pháp này tạo ra một hệ thống các ngân sách rõ ràng và cụ thể, kiểm soát tốt tài chính và giúp xác định nguyên nhân của các mục tiêu bị thất bại Tuy nhiên việc lập ngân sách theo phương pháp này, các bộ phận chức năng có thể lập ngân sách liên quan đến bộ phận mình thấp hơn khả năng hiện

có mà họ có thể thực hiện được, dẫn đến không phát huy tính tích cực làm trì trệ hoạt động sản xuất, lãng phí tài nguyên và năng lực của doanh nghiệp, không khai thác hết khả năng hiện có của doanh nghiệp Vì vậy lãnh đạo Công ty phải kiểm tra, cân nhắc kỹ trước khi quyết định chấp nhận ngân sách của các bộ phận Lập ngân sách theo phương pháp này khối lượng công việc nhiều và tốn nhiều thời gian

Trong hai phương pháp lập ngân sách như đã nêu trên, mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và nhược điểm nhất định Tùy theo đặc điểm của từng loại hình doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp lập ngân sách cho thích hợp Tuy nhiên hiện nay theo xu hướng chung, quản lý hiện đại đang phát triển mạnh và được sử dụng ở nhiều Công ty và tập đoàn lớn Lập ngân sách theo phương pháp từ dưới lên được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng và vận dụng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất Việc lập ngân sách theo

phương pháp này cổ vũ, khuyến khích nhân viên hơn là ép buộc, qua đó các

bộ phận chức năng có quyền thiết lập các ngân sách theo khả năng thực tế của mình Do đó có thể đánh giá được thực tế về khả năng hiện có của từng bộ phận chức năng và từng cá nhân có liên quan, phát huy vai trò giám sát quá trình thực hiện ngân sách, buộc mọi người phấn đấu để đạt được ngân sách

do chính mình lập ra

1.2 NGÂN SÁCH TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP

Trong thực tế các doanh nghiệp thường sử dụng từ kế hoạch hay dự toán cho doanh nghiệp của mình như (kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch sản xuất, kế hoạch vốn bằng tiền) Tuy nhiên trong luận văn này để thống nhất dùng chung một từ, tác giả sử dụng từ ngân sách như (ngân sách tiêu thụ, ngân sách khối lượng sản xuất, ngân sách vốn bằng tiền v.v ) thuật ngữ này dùng để chỉ một bản kế hoạch/dự toán đã được lượng hóa thành đơn vị sản phẩm và tiền cho tương lai

1.2.1 Tầm quan trọng của ngân sách tổng thể doanh nghiệp

Ngân sách tổng thể là một chức năng không thể thiếu đối với các nhà quản lý, giúp việc hoạch định và kiểm soát được hoạt động của doanh nghiệp Ngân sách tổng thể là một nội dung trung tâm và quan trọng, nó thể hiện toàn

bộ mục tiêu và nhiệm vụ của toàn doanh nghiệp, đồng thời cũng là cơ sở để kiểm tra và điều chỉnh cũng như ra các quyết định trong doanh nghiệp

Do vậy, ngân sách phải được xây dựng cho toàn doanh nghiệp và cho từng bộ phận doanh nghiệp Ngân sách tổng thể là ngân sách thể hiện mục tiêu của tất cả bộ phận trong doanh nghiệp như bán hàng, sản xuất, nghiên cứu, marketing, dịch vụ khách hàng, tài chính v.v Ngân sách tổng thể định lượng kỳ vọng của nhà quản lý về chi phí thu nhập, các luồng tiền và vị trí tài chính trong tương lai của Doanh nghiệp [4]

1.2.2 Khái quát về ngân sách tổng thể doanh nghiệp

Ngân sách tổng thể là tổ hợp nhiều ngân sách của mọi hoạt động của doanh nghiệp, có liên hệ với nhau trong một thời kỳ nào đó, có thể lập cho nhiều thời kỳ như tháng, quý hay năm Hình thức và số lượng các ngân sách tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp Ngân sách tổng thể doanh nghiệp bao gồm hai phần chính đó là ngân sách hoạt động và ngân sách tài chính Mỗi loại ngân sách trên lại bao gồm nhiều ngân sách bộ phận có liên quan chặt chẽ với nhau Trong một doanh nghiệp sản xuất, ngân sách tổng thể thường bao gồm những nội dung sau: [4]

a Ngân sách hoạt động

Ngân sách hoạt động là ngân sách phản ánh mức thu nhập và chi phí dự tính để đạt được mục tiêu lợi nhuận, ngân sách hoạt động bao gồm:

- Ngân sách tiêu thụ (doanh thu)

- Ngân sách chi phí sản xuất

+ Ngân sách chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

+ Ngân sách chi phí lao động trực tiếp

+ Ngân sách chi phí sản xuất chung

- Ngân sách vốn (ngân sách đầu tư)

- Ngân sách vốn bằng tiền

- Báo cáo kết quả kinh doanh dự toán

- Bảng cân đối kế toán dự toán

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự toán

Hình 1.1 Sơ đồ trình tự xây dựng ngân sách tổng thể trong

doanh nghiệp sản xuất

Nguồn: GS.TS Trương Bá Thanh, TS Trần Đình Khôi Nguyên, ThS Lê Văn Năm (2008)

Ngân sách tiêu thụ

Ngân sách sản xuất

Ngân sách chi phí SXC

Ngân sách NVL

trực tiếp

Ngân sách nhân công trực tiếp

Ngân sách giá thành sản xuất

Ngân sách chi

phí bán hàng

Ngân sách giá vốn hàng bán

Ngân sách chi phí QLDN

Báo cáo kết quả kinh doanh

dự toán

Ngân sách chi phí tài chính

Ngân sách

chi phí vốn

đầu tư

Ngân sách vốn bằng tiền

Bảng cân đối kế toán

Ngân sách tài chính

Sơ đồ trên chưa thể hiện hết mối liên hệ giữa các ngân sách và tất cả các chức năng trong doanh nghiệp sản xuất Tuy nhiên nhìn vào sơ đồ ta thấy một khi ngân sách tiêu thụ được thực hiện, các dự toán chi phí sản xuất, chi phí quản lý sẽ được các bộ phận cùng nhau xây dựng kế hoạch tổng thể, và bắt đầu lên dự toán thực hiện

1.3 LẬP NGÂN SÁCH TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP

1.3.1 Ngân sách tiêu thụ

Ngân sách tiêu thụ là ngân sách quan trọng nhất trong ngân sách tổng thể doanh nghiệp, nó chi phối toàn bộ các ngân sách khác, là nền tảng của ngân sách tổng thể doanh nghiệp, vì ngân sách này sẽ xác lập mục tiêu của doanh nghiệp so với thị trường, với môi trường Tiêu thụ được đánh giá là khâu thể hiện chất lượng hoạt động của doanh nghiệp, về mặt lý thuyết tất cả các ngân sách khác của doanh nghiệp suy cho cùng đều dựa vào ngân sách tiêu thụ Ngân sách tiêu thụ nếu xây dựng không chính xác sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của ngân sách tổng thể Ngân sách tiêu thụ được lập dựa trên dự báo tiêu thụ bao gồm những thông tin về chủng loại, số lượng hàng bán, giá bán

và cơ cấu sản phẩm tiêu thụ Những yếu tố thường được xem xét khi dự báo tiêu thụ đó là khối lượng tiêu thụ của kỳ trước, các đơn đặt hàng chưa thực hiện, chính sách giá trong tương lai cùng với chiến lược tiếp thị để mở rộng thị trường, các điều kiện chung về kinh tế và kỹ thuật, yếu tố cạnh tranh trong thị trường, mức tăng trưởng của nền kinh tế, vấn đề công ăn việc làm, thu nhập bình quân đầu người, sức mua của người dân v.v [4]

Ngân sách tiêu thụ Số lượng

sản phẩm tiêu thụ

Đơn giá bán theo dự báo

Ngoài ra, ngân sách tiêu thụ còn dự báo cả mức bán hàng thu bằng tiền

và bán hàng tín dụng, cũng như các phương thức tiêu thụ Việc xem xét khối lượng tiêu thụ theo thời kỳ còn dựa vào chu kỳ sống của sản phẩm, nếu sản

phẩm của doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi tính thời vụ thì khi xây dựng ngân sách phải tính đầy đủ mức ảnh hưởng này, và có phương pháp tính đến tính thời vụ trong các phương pháp dự báo Một trong những phương tiện giúp đỡ cho các dự báo này là việc phân tích dữ liệu quá khứ theo luồng được thành lập dựa trên nhiều thời kỳ khác nhau

Trên cơ sở mục tiêu theo từng thời kỳ của doanh nghiệp, ngân sách tiêu thụ phải được lập cụ thể theo từng khu vực thị trường và từng sản phẩm Như vậy, nó không những giúp cho nhà quản trị trong việc tổ chức thực hiện mà còn cho phép đánh giá kết quả thực hiện và mục tiêu đạt được Khi lập ngân sách tiêu thụ cũng cần quan tâm đến chính sách bán hàng của doanh nghiệp

để ước tính các dòng tiền thu vào liên quan đến bán hàng trong các thời kỳ khác nhau.[4]

1.3.2 Ngân sách chi phí sản xuất

Sau khi xác định được khối lượng tiêu thụ, các yêu cầu sản xuất cho kỳ

kế hoạch tới có thể được quyết định và tập hợp thành ngân sách khối lượng sản xuất Việc xây dựng ngân sách cho khối lượng sản xuất nhằm xác định số lượng, chủng loại sản phẩm sản xuất trong kỳ, khối lượng sản phẩm sản xuất

ra ngoài việc thoả mãn yêu cầu của tiêu thụ còn phải đáp ứng được cho việc tồn kho cuối kỳ, tuy nhiên việc sản xuất sản phẩm điện không có tồn kho đầu

kỳ và cuối kỳ nên dự tính khối lượng sản xuất nhiều hay ít thường phụ thuộc vào độ dài của chu kỳ sản xuất, nhu cầu này có thể được xác định theo một tỷ

lệ phần trăm nhu cầu tiêu thụ của kỳ sau Do vậy doanh nghiệp phải nghiên cứu dự tính một cách cẩn thận (nhiều hoặc ít quá) thì đều không có lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh có thể gây ra hiện tượng quá tải hoặc nguồn tài nguyên sử dụng hao phí Như sản xuất trong kỳ là: [4]

Số lượng sản

phẩm cần sản

Nhu cầu sản phẩm tồn kho

Số lượng sản phẩm tiêu thụ

Số lượng sản phẩm tồn kho

xuất trong kỳ cuối kỳ trong kỳ đầu kỳ

a Ngân sách chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Sau khi ngân sách khối lượng sản xuất đã được soạn xong, ngân sách chi phí NVL trực tiếp sẽ được soạn thảo để xác định số lượng NVL cần thiết cho quá trình sản xuất Để lập ngân sách NVL trực tiếp cần xác định: [4, tr.99]

- Định mức tiêu hao NVL để sản xuất một sản phẩm;

- Đơn giá xuất NVL, để có thể phù hợp với thực tế và làm cơ sở cho việc kiểm tra, kiểm soát khi tính toán đơn giá này cần phải biết doanh nghiệp sử dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho nào: phương pháp LIFO, FIFO, giá đích danh hay giá bình quân

- Mức độ dự trữ NVL trực tiếp vào cuối kỳ được tính toán trên cơ sở lý thuyết quản trị tồn kho

tiêu hao NVL

Số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ

Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu có đơn giá khác nhau để sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau thì công thức xác định chi phí vật liệu như sau:

Gj là đơn giá vật liệu loại j (j = 1, m)

Qi là số lượng sản phẩm i ngân sách khối lượng sản xuất (i = 1, n)

n: số loại sản phẩm

m: số loại vật liệu

Việc tính toán các loại chi phí này có thể được mô tả dưới dạng ma trận

CPVL = Q x M x G

b Ngân sách cung cấp nguyên vật liệu

Ngân sách cung cấp NVL được lập cho từng loại NVL thực hiện quá trình sản xuất trên cơ sở số lượng NVL sử dụng được lập theo định mức và chính sách dự trữ tồn kho của doanh nghiệp

Số lượng

NVL mua vào

Số lượng NVL sử dụng trong kỳ

Số lượng NVL tồn kho cuối kỳ

Số lượng NVL tồn kho thực

tế đầu kỳ

Như vậy số tiền cần thiết mà doanh nghiệp phải chuẩn bị để mua NVL được tính toán dựa vào giá NVL dự báo, đơn giá NVL được tính là giá thanh toán với nhà cung cấp

c Ngân sách chi phí nhân công trực tiếp

Ngân sách chi phí nhân công trực tiếp được xây dựng từ ngân sách khối lượng sản xuất Ngân sách này cung cấp những thông tin quan trọng liên quan đến quy mô của lực lượng lao động cần thiết cho kỳ lập ngân sách, mục tiêu

là duy trì lực lượng lao động vừa đủ để đáp ứng yêu cầu sản xuất, tránh tình

trạng lãng phí hoặc bị động trong quá trình sử dụng lao động Ngân sách này còn là cơ sở để doanh nghiệp lập ngân sách về đào tạo, tuyển dụng trong quá trình hoạt động sản xuất

Chi phí nhân công trực tiếp thường là biến phí trong mối quan hệ với khối lượng sản phẩm sản xuất Trong một số trường hợp chi phí nhân công trực tiếp không thay đổi theo mức độ hoạt động, đó là trường hợp các doanh nghiệp sử dụng công nhân có trình độ tay nghề cao, không thể trả công theo sản phẩm Để lập ngân sách chi phí này, doanh nghiệp phải tính toán dựa vào

số lượng nhân công, quỹ lương, cách phân phối lương và nhiệm vụ của doanh nghiệp Đối với biến phí nhân công trực tiếp, để lập ngân sách doanh nghiệp cần xây dựng: [4, tr.110]

Gj là đơn giá lượng của lao động loại j

Lj là đơn giá lượng tính cho mỗi sản phẩm

Qi là số lượng sản phẩm i ngân sách sản xuất

d Ngân sách chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung bao gồm tất cả các khoản chi phí sản xuất còn lại ngoài hai khoản chi phí NVL trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp nói trên Chi phí SXC là các chi phí liên quan đến phục vụ và quản lý hoạt động sản xuất, phát sinh trong phân xưởng Chi phí SXC bao gồm cả yếu tố chi phí

biến đổi và chi phí cố định, nên ngân sách chi phí SXC phải tính đến cách ứng

xử chi phí để xây dựng mức chi phí hợp lý trong kỳ

Với xu hướng như hiện nay các doanh nghiệp ngày càng tìm cách cắt giảm chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm để cạnh tranh được trên tự trường

do đó việc tăng chi phí là hết sức khó khăn Các chi phí này thường không liên quan trực tiếp đến sản phẩm cụ thể Nếu sử dụng cách tính toán giá thành toàn bộ, việc tăng giảm của các chi phí này thuộc về trách nhiệm của nhà quản trị Các chi phí này thường độc lập tương đối với mức độ hoạt động, nó liên quan chủ yếu với cấu trúc của phân xưởng, phải sử dụng các kỹ thuật tách biệt phần biến phí và định phí đối với chi phí hỗn hợp Như vậy chi phí SXC hoàn toàn có thể kiểm tra được:

Ngân sách

Chi phí SXC

Ngân sách định phí sản xuất chung

Ngân sách biến phí SXC

Biến phí SXC có thể được xây dựng theo từng yếu tố chi phí cho một đơn

vị hoạt động (CPVL gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp v.v ) tuy nhiên thường cách làm này khá phức tạp, tốn nhiều thời gian Do vậy khi lập ngân sách chi phí này, người ta thường xác lập biến phí SXC cho từng đơn vị hoạt động

Ngân sách

biến phí SXC

Ngân sách biến phí đơn vị SXC

Sản lượng sản xuất trong kỳ

Tỷ lệ biến phí theo dự kiến

Ngân sách định phí SXC cần thiết phải phân biệt định phí bắt buộc và định phí tùy ý Đối với định phí bắt buộc, trên cơ sở định phí chung cả năm chia đều cho 4 quý nếu lập ngân sách theo quý, hoặc chia đều cho 12 tháng nếu lập ngân sách theo tháng Còn đối với định phí tùy ý thì phải căn cứ vào

kế hoạch của nhà quản trị trong kỳ lập ngân sách

Ngân sách

định phí SXC

Định phí SXC thực tế kỳ trước

Tỷ lệ % tăng (Giảm) định phí SXC theo dự kiến

Ngân sách

giá vốn hàng

xuất bán

Giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ

Giá thành sản phẩm tồn cuối kỳ

Giá thành sản phẩm tồn đầu kỳ thực tế

Nếu đơn vị không có tồn kho sản phẩm hoặc chi phí đơn vị tồn kho tương tự nhau thì giá vốn hàng bán có thể tính bằng tích của sản lượng tiêu thụ nhân với giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm Khi lập ngân sách giá vốn hàng bán cũng phải chú ý các phương pháp đánh giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp sử dụng để tính toán

1.3.3 Ngân sách chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

Chi phí bán hàng có ảnh hưởng nhất định đến hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp và ngược lại nên khi lập ngân sách chi phí bán hàng phải tính đến mối liên hệ với ngân sách tiêu thụ của doanh nghiệp

Ngân sách chi phí bán hàng phản ánh các chi phí liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm dự tính của kỳ sau Ngân sách này nhằm mục đích tính trước và tập hợp các phương tiện chủ yếu trong quá trình bán hàng Khi xây dựng ngân sách cho các chi phí này cần tính đến nội dung kinh tế của chi phí cũng như yếu tố biến đổi và yếu tố cố định trong thành phần chi phí

Ngân sách

chi phí bán hàng

Ngân sách định phí bán hàng

Ngân sách biến phí bán hàng

sở tính toán tỷ lệ thay đổi dự kiến

Ngân sách

định phí bán hàng

Định phí bán hàng thực tế kỳ trước

Tỷ lệ % tăng giảm theo dự kiến

b Ngân sách biến phí bán hàng

Biến phí bán hàng của doanh nghiệp có thể là biến phí trực tiếp như: hoa hồng, lương nhân viên bán hàng v.v biến phí gián tiếp là những chi phí liên quan đến từng bộ phận bán hàng như chi phí xăng dầu, hỗ trợ bán hàng v.v và thường được lập trên cơ sở số lượng hàng bán hoặc xác định một tỷ lệ biến phí bán hàng theo thống kê kinh nghiệm nhiều kỳ

Ngân sách

biến phí bán hàng =

Ngân sách biến phí đơn vị bán hàng x

Sản lượng tiêu thụ trong kỳ Hoặc

Ngân sách

định phí bán hàng

Ngân sách biến phí trực tiếp

Tỷ lệ biến phí theo dự kiến

1.3.4 Ngân sách chi phí hoạt động khác

a Ngân sách chi phí quản lý doanh nghiệp

Ngân sách chi phí QLDN thường phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Chi phí này liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp, mà không liên quan đến từng bộ phận, đơn vị hoạt động nào Tương tự như ngân sách chi phí bán hàng, việc lập ngân sách biến phí QLDN thường dựa vào biến phí quản lý đơn vị nhân với sản lượng tiêu thụ dự kiến

Ngân sách

biến phí QLDN

Ngân sách biến phí đơn vị QLDN

Sản lượng tiêu thụ trong kỳ

Ngân sách biến phí QLDN cũng có thể sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm, trên cơ sở tỷ lệ biến phí QLDN trên biến phí trực tiếp trong và ngoài khâu sản xuất ở các kỳ kế toán trước để xác định tỷ lệ biến phí bình quân giữa các kỳ, cách xác định biến phí này như sau:

Ngân sách

biến phí QLDN

Ngân sách biến phí trực tiếp

Tỷ lệ biến phí QLDN

Còn định phí QLDN thường không thay đổi theo mức độ hoạt động Các thay đổi của loại chi phí này chủ yếu do việc trang bị đầu tư thêm cho bộ phận quản lý của doanh nghiệp Lập ngân sách này cần căn cứ vào dự báo các nội dung cụ thể của từng yếu tố chi phí để xác định chính xác định phí

b Ngân sách chi phí tài chính

Thu nhập và chi phí tài chính liên quan đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, nội dung của thu nhập và chi phí tài chính bao gồm rất nhiều nội dung Theo chế độ kế toán hiện nay, chi phí và thu nhập tài chính phải được tính toán đầy đủ trong kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Để lập ngân sách chi phí tài chính trong phần này ta cần quan tâm đến chi phí lãi vay - bộ phận lớn nhất trong chi phí tài chính mà doanh nghiệp phải trả Cơ sở để lập chi phí lãi vay là số tiền vay dài hạn và ngắn hạn trong mỗi kỳ lập ngân sách cũng như lãi suất phải trả cho từng khoản vay

1.3.5 Ngân sách tài chính

a Báo cáo kết quả kinh doanh

Trên cơ sở các ngân sách bộ phận đã lập, tiến hành lập báo cáo kết quả kinh doanh Số liệu trên các báo cáo tài chính này thể hiện kỳ vọng của các nhà quản lý tại doanh nghiệp và có thể được xem như một công cụ quản lý của doanh nghiệp cho phép ra các quyết định về quản trị, nó cũng là cơ sở để đánh giá tình hình thực hiện ngân sách đã đề ra Báo cáo kết quả kinh doanh được lập căn cứ vào ngân sách tiêu thụ, ngân sách giá vốn và các ngân sách chi phí ngoài sản xuất đã được lập Ngân sách này có thể được lập theo phương pháp toàn bộ hoặc theo phương pháp trực tiếp

b Ngân sách vốn bằng tiền

Ngân sách vốn bằng tiền được tính bao gồm việc tính toán các luồng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng thu vào và chi ra liên quan đến các mặt hoạt động của doanh nghiệp trong các thời kỳ Ngân sách này có thể được lập hàng năm, hàng quý và nhiều khi cần thiết phải lập hàng tháng, tuần, ngày

Ngân sách vốn bằng tiền là một trong những ngân sách quan trọng của doanh nghiệp Vì qua đó nó thể hiện khả năng đáp ứng nhu cầu thanh toán bằng tiền cho người lao động, các nhà cung cấp và đáp ứng các nhu cầu chi

tiêu khác Ngân sách vốn bằng tiền là cơ sở để doanh nghiệp có kế hoạch vay mượn, phát hành trái phiếu, cổ phiếu v.v kịp thời khi lượng tiền mặt thiếu hoặc có kế hoạch đầu tư sinh lợi khi lượng tiền mặt tồn quỹ thừa Khi lập ngân sách vốn bằng tiền cần chú ý đến các điểm sau: [4, tr.117]

- Ngân sách vốn bằng tiền được lập từ các khoản thu nhập và chi phí của ngân sách hoạt động, ngân sách vốn đầu tư và ngân sách chi phí tài chính;

- Phải dự đoán khoản thời gian giữa doanh thu được ghi nhận và thời điểm thu tiền bán hàng thực tế;

- Phải dự đoán khoản thời gian giữa chi phí đã ghi nhận và thời điểm thực tế trả tiền cho các khoản chi phí;

- Phải loại trừ các khoản chi không dùng tiền như chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dự phòng khi lập ngân sách vốn bằng tiền;

- Phải xây dựng số dư tồn quỹ tiền tối thiểu tại đơn vị Tồn quỹ tiền tối thiểu và các kết quả dự báo về luồng tiền thu chi là cơ sở để doanh nghiệp sử dụng hợp lý tiền của mình

Công tác lập ngân sách vốn bằng tiền giữ vai trò rất quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp Ngân sách vốn bằng tiền là cơ sở để các nhà quản lý có kế hoạch vay nợ thích hợp, kịp thời, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh Ngân sách vốn bằng tiền cũng là cơ sở để doanh nghiệp sử dụng tài nguyên của mình có hiệu quả nhất Trong thực tế, khi lập ngân sách vốn bằng tiền, Công ty cần chú ý đến các luồng tiền sau:

- Các khoản thu, chi về tiền gửi, tiền vay ngân hàng;

- Các khoản chi về cổ tức, thu về chứng khoán

Ngoài ra, các khoản thu - chi thường không đồng nhất trong tháng, cho nên để đảm bảo tính chính xác thì kế hoạch tiền mặt nên được lập trên cơ sở từng ngày Số dư vốn bằng tiền định mức cũng không nhất thiết giống nhau ở

các tháng trong năm mà có thể thay đổi, nhất là khi hoạt động của doanh nghiệp mang tính thời vụ cao

c Lập bảng cân đối kế toán

Trên cơ sở các ngân sách về vốn bằng tiền v.v mà các bộ phận đã lập, phòng Tài chính - Kế toán lập bảng cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán này được lập căn cứ vào bảng cân đối kế toán của thời kỳ trước và tình hình nhân

tố của các chỉ tiêu được dự tính trong kỳ Kết cấu của bảng cân đối kế toán có kết cấu trên cơ sở của kế toán tài chính

1.4 QUY TRÌNH HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH

1.4.1 Chuẩn bị cho hoạch định ngân sách

a Tìm hiểu về mục tiêu của tổ chức

Việc lập ngân sách phải dựa trên chiến lược rõ ràng và khách quan Chiến lược của doanh nghiệp phải được xác định ngay từ đầu bằng cách phân tích, đánh giá tác động của môi trường bên trong và môi trường bên ngoài, đánh giá nhiệm vụ của từng bộ phận chức năng trong tổ chức để có cơ sở chuẩn bị một kế hoạch dự thảo ngân sách

- Đánh giá kinh doanh: Cần phải triển khai đánh giá các bộ phận một cách trung thực, thực tế, kỹ lưỡng và bao quát được tất cả các khía cạnh kinh doanh có thể ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Việc đánh giá sẽ tạo cơ hội cho các nhà quản lý xem xét bộ phận mình với góc nhìn hoạch định ngân sách một cách khách quan và trung thực, điều quan trọng khi đánh giá là phải có thông tin đầy đủ và trung thực

- Lập kế hoạch cho tương lai: Kế hoạch chiến lược Công ty là cơ sở để xác lập mục tiêu của từng bộ phận Kế hoạch chiến lược có thể chỉ đơn giản xác định lĩnh vực kinh doanh, phương hướng phát triển của tổ chức về quy

mô, chất lượng, sự an toàn và tính cạnh tranh

- Quyết định mục tiêu doanh nghiệp: Mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp là xem xét công việc kinh doanh một cách tổng thể, có thể chỉ có một phần là định lượng được Một số mục tiêu rất khái quát, những mục tiêu khác liên quan cụ thể đến tiếp thị, tổ chức và tài chính Đặc mục tiêu cho từng bộ phận sẽ cho phép xác định được những mong đợi theo những cách có thể sử dụng để đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.[6]

- Xác định mục tiêu tài chính: Các nhà quản lý của từng bộ phận phải xác định mục tiêu của bộ phận mình thành một ngân sách tài chính chính thức Ngân sách này cần tính đến cả tiếp thị, sản xuất (hoặc cung cấp dịch vụ), thu mua, nhân sự và quản lý

b Chuẩn hoá hoạch định ngân sách

Để điều phối ngân sách trong phạm vi tổ chức một cách hợp lý và phù hợp với đặc thù riêng, các nhà quản lý cần sử dụng mẫu dự thảo ngân sách theo tiêu chuẩn Mẫu dự thảo ngân sách này sẽ giúp phối hợp nội dung giữa các ngân sách, cho phép so sánh và gắn kết chúng trong toàn tổ chức

- Biên soạn sổ tay: Sổ tay là một cuốn sổ lưư trữ toàn bộ các tài liệu được sử dụng và hướng dẫn cụ thể trong quá trình lập ngân sách của tổ chức

Sổ tay này được lập ra khi việc hoạch định ngân sách bắt đầu, sau đó các tài liệu và hướng dẫn được cập nhật thường xuyên trong quá trình lập ngân sách

- Thành lập uỷ ban ngân sách: Không thể chuẩn bị một ngân sách mà không tham khảo ngân sách của từng bộ phận trong tổ chức, cần phải có một mức độ phối hợp ngân sách Khi thành lập một uỷ ban ngân sách bao gồm những đại diện từ các bộ phận khác nhau để có thể giám sát quá trình dự thảo ngân sách của từng bộ phận và giải quyết bất kỳ vấn đề nảy sinh nào trong quá trình dự thảo ngân sách [6, tr.25]

Các cá nhân tham gia trong ủy ban ngân sách cần phối hợp với nhau để lập các ngân sách, vì ngân sách được lập dựa vào các mục tiêu, kế hoạch hành

động và toàn bộ các nguồn lực của Công ty Những thành viên của uỷ ban ngân sách nên thường gồm những nhà quản trị cấp cao, các bộ phận chức năng, kế toán và lãnh đạo của tất cả các phòng ban, tất cả đều tham gia vào quá trình chuẩn bị, lập các ngân sách và giám sát ngân sách

- Tạo ra các biểu mẫu: Biểu mẫu ngân sách chuẩn hoá được sử dụng để thu thập và thể hiện tất cả thông tin để đưa vào ngân sách Trong khi hầu hết các tổ chức tuân thủ theo những mẫu biểu tiêu chuẩn (đặc biệt là những lĩnh vực chính liên quan đến thu nhập, chi phí và vốn), một số tổ chức khác cho phép mức độ linh hoạt phù hợp với đặc thù riêng Để thu được những con số đồng nhất và thống nhất, cần phải thiết kế một biểu mẫu để mọi người với những hoạt động khác nhau đều sử dụng được

- Hoàn thiện khuôn mẫu: Khi thực hiện công việc điền số liệu vào biểu mẫu, cần phải điền với những thông tin và số liệu chính xác Nên kiểm tra xem thông tin được sắp xếp đúng cột và hàng, những số thập phân, dấu phẩy

ở đúng chỗ không Cần sửa lỗi ngữ pháp, chính tả và dấu chấm câu; tránh sử dụng ngôn ngữ địa phương, tiếng lóng và cách diễn đạt không rõ ràng, chỉ sử dụng từ ngữ phổ thông và ngắn gọn Khi giao biểu mẫu cho người khác, tốt nhất là một nhà quản lý, để kiểm tra xem họ có thể hiểu nội dung không

c Xác định các loại ngân sách cần lập

Các tổ chức khác nhau thường có một hệ thống gồm nhiều ngân sách khác nhau, tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc thù riêng của từng tổ chức Một ngân sách có thể quan trọng đối với tổ chức này nhưng không thực sự cần thiết với tổ chức khác Vì vậy trong quá trình chuẩn

bị hoạch định ngân sách cần xác định cụ thể loại ngân sách nào được sử dụng trong tổ chức Sau khi đã có được tất cả các loại ngân sách cần lập thì tiến hành xây dựng mô hình mối quan hệ giữa các ngân sách

1.4.2 Soạn thảo ngân sách

a Thu thập thông tin để hoạch định ngân sách

Thường giai đoạn đầu của tiến trình hoạch định ngân sách, ủy ban ngân sách sẽ thông báo cho tất cả các bộ phận về nhu cầu thu thập thông tin phục

vụ cho việc lập ngân sách Dữ liệu sử dụng để lập ngân sách được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó dữ liệu quá khứ chỉ là một nguồn Chẳng hạn như chi phí NVL trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp của năm trước

có thể giúp bộ phận sản xuất và bộ phận quản lý nhân sự biết được phần nào thông tin về chi phí NVL và chi phí nhân công trực tiếp của năm đến Tuy nhiên, dữ liệu trong quá khứ không thôi chưa đủ để phản ánh kế hoạch trong tương lai mà cần có các số liệu dự báo về tương lai của tổ chức

- Dự báo doanh thu: Dự báo doanh thu là cơ sở để lập ngân sách tiêu thụ Sau đó từ ngân sách tiêu thụ, các bộ phận liên quan lập các ngân sách hoạt động và ngân sách tài chính Do vậy, độ chính xác của doanh thu dự báo có ảnh hưởng rất lớn đến độ chính xác của toàn bộ ngân sách Việc xây dựng doanh thu dự báo thường là trách nhiệm của bộ phận Marketing Thông tin dự báo này có thể dựa vào phân tích bên trong, phân tích bên ngoài hoặc cả hai Với cách tiếp cận bên trong, giám đốc bán hàng yêu cầu các nhân viên bán hàng báo cáo doanh thu dự báo cho thời kỳ đến Các nhà quản trị bán hàng cung cấp các thông tin dự báo này và tổng hợp chúng vào trong bảng dự báo doanh thu cho từng nhóm sản phẩm Các dự báo của nhóm sản phẩm được kết hợp lại để lập nên một bảng ngân sách tiêu thụ cho toàn Công ty Tuy nhiên, dự báo theo cách tiếp cận bên trong có thể dẫn đến khả năng nhìn nhận vấn đề một cách thiển cận Người lập ngân sách có thể nhìn nhận quá lạc quan về các xu hướng chính trong nền kinh tế và trong ngành Độ chính xác của dự báo doanh thu có thể được cải thiện bằng cách xem xét nhiều nhân tố