Quy chế :: PV GAS SOUTH JSC

CƠNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH KHÍ HĨA LỎNG MIỀN NAM Số 139 /QĐ-KMN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TP Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 09 năm 2007 QUYẾT ĐỊNH Về việc: Ban hành Quy chế làm việc Hội đồng quản trị HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH KHÍ HĨA LỎNG MIỀN NAM − − − Căn Quyết định số 3734/QĐ-BCN ngày 20/12/2006 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp việc phê duyệt Phương án chuyển Cơng ty Kinh doanh Khí hóa lỏng miền Nam thành Cơng ty cổ phần Kinh doanh Khí hóa lỏng miền Nam (PV Gas South); Căn Điều lệ Cơng ty cổ phần Kinh doanh Khí hóa lỏng miền Nam Đại hội đồng cổ đông thông qua ngày 23/07/2007; Căn Nghị họp ngày 12/09/2007 Hội đồng quản trị Công ty, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế làm việc Hội đồng quản trị Cơng ty cổ phần Kinh doanh Khí hóa lỏng miền Nam Điều 2: Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Điều 3: Các thành viên Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Công ty, ông/bà Trưởng phòng, đơn vị trực thuộc Cơng ty chịu trách nhiệm thi hành Quyết định Nơi nhận: - Như điều 3; - Đảng ủy (thay b/c); - Ban TGĐ, Ban KS; - Lưu VT, TCHC TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH (Đã ký) Nguyễn Sĩ Thắng Trang 1/18 CƠNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH KHÍ HĨA LỎNG MIỀN NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ (Ban hành kèm theo Quyết định số 139 /QĐ-KMN ngày 20 tháng 09 năm 2007 Hội đồng quản trị Công ty) CHƯƠNG I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Mục đích đối tượng áp dụng: Quy chế làm việc Hội đồng quản trị Cơng ty cổ phần Kinh doanh Khí hóa lỏng miền Nam xây dựng vào Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 (Luật doanh nghiệp), Điều lệ Cơng ty cổ phần Kinh doanh Khí hóa lỏng miền Nam (Điều lệ Công ty) nhằm bảo đảm thực vai trò lãnh đạo chức quản lý Hội đồng quản trị (HĐQT), quy định cụ thể nguyên tắc, chế độ làm việc HĐQT, xác định mối quan hệ HĐQT với tổ chức, cá nhân có liên quan ngồi Cơng ty cổ phần Kinh doanh Khí hóa lỏng miền Nam (Cơng ty) Quy chế quy định phương thức, quy trình xử lý công việc HĐQT họp HĐQT, xử lý công việc HĐQT hai kỳ họp HĐQT áp dụng hoạt động HĐQT, thành viên HĐQT cán khác hoạt động lĩnh vực quản lý Công ty Nếu có điều khoản Quy chế mâu thuẫn với pháp luật hành Điều lệ Cơng ty quy định pháp luật hành Điều lệ Công ty áp dụng Trừ định nghĩa khác, thuật ngữ áp dụng Quy chế có nghĩa Luật Doanh nghiệp Điều lệ Công ty Điều 2: Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị quan quản lý đạo thực hoạt động kinh doanh công việc Công ty theo quy định Luật Doanh nghiệp, luật khác có liên quan Điều lệ Cơng ty Trang 2/18 Quy chế làm việc Hội đồng quản trị - PV Gas South Điều 3: Nguyên tắc làm việc Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị làm việc theo nguyên tắc tập thể, định theo đa số Các thành viên HĐQT tự chịu trách nhiệm phần việc giao Thành viên HĐQT chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ trước pháp luật nghị quyết, định HĐQT hoạt động quản lý Công ty trừ thành viên HĐQT không tham gia biểu biểu không thông qua bảo lưu ý kiến đối vớI nghị định Thành viên HĐQT có quyền nghĩa vụ theo quy định Luật Doanh nghiệp Điều lệ Công ty CHƯƠNG II: CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Điều 4: Chế độ làm việc Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị họp qúy lần, Chủ tịch HĐQT triệu tập để xem xét định vấn đề thuộc nhiệm vụ quyền hạn HĐQT Đối với vấn đề không cần thiết phải triệu tập họp HĐQT khơng có điều kiện để triệu tập họp, Chủ tịch HĐQT tổ chức lấy ý kiến thành viên văn Nghị quyết, định HĐQT thông qua hình thức lấy ý kiến văn có giá trị nghị quyết, định thơng qua họp HĐQT Hội đồng quản trị họp bất thường theo quy định Điều 27.3 Điều lệ Công ty Cuộc họp HĐQT tiến hành thông qua định có ba phần tư tổng số thành viên HĐQT có mặt trực tiếp thơng qua người đại diện thay Các thành viên HĐQT phải thực nhiệm vụ Chủ tịch HĐQT phân công, phải chịu trách nhiệm cá nhân ý kiến nhận xét, đánh giá, phát biểu nội dung biểu Các thành viên HĐQT có quyền bảo lưu ý kiến yêu cầu ý kiến bảo lưu ghi biên họp HĐQT, phải nghiêm chỉnh chấp hành nghị quyết, định HĐQT Điều 5: Triệu tập chủ trì họp Hội đồng quản trị: Trang 3/18 Quy chế làm việc Hội đồng quản trị - PV Gas South Cuộc họp thường kỳ HĐQT Chủ tịch HĐQT định triệu tập chủ trì Trường hợp Chủ tịch HĐQT vắng mặt thành viên HĐQT Chủ tịch HĐQT ủy quyền triệu tập chủ trì họp Thơng báo mời họp, chương trình, nội dung thảo luận tài liệu sử dụng họp làm văn phải gửi đến cho thành viên HĐQT thành viên mời tham dự 03 ngày trước tổ chức họp Hội đồng quản trị phải triệu tập họp bất thường, khơng trì hỗn khơng có lý đáng, số đối tượng đề nghị văn trình bày mục đích họp vấn đề cần bàn: Tổng Giám đốc Cơng ty năm cán quản lý; Ít hai thành viên Hội đồng quản trị; Chủ tịch Hội đồng quản trị; Đa số thành viên Ban kiểm soát − − − − Điều 6: Việc triệu tập chuẩn bị nội dung họp bất thường HĐQT thực theo quy định Điều lệ Công ty Thành phần tham dự họp Hội đồng quản trị: Thành phần tham dự họp HĐQT bao gồm: Chủ tịch HĐQT, thành viên HĐQT Trưởng Ban kiểm sốt Tổng Giám đốc Cơng ty mời họp dự thính Những người quản lý khác, đại diện Đảng ủy, Cơng đồn, Đồn niên chun gia bên thứ ba mời tham dự họp HĐQT cần thiết Khi thảo luận vấn đề có liên quan đến thẩm quyền định quan Nhà nước, HĐQT mời đại diện quan Nhà nước có liên quan tham dự họp Trường hợp có liên quan tới quyền lợi nghĩa vụ người lao động Cơng ty HĐQT mời đại diện ban Chấp hành Cơng đồn Cơng ty tham dự Những người mời họp dự thính khơng phải thành viên HĐQT có quyền phát biểu ý kiến tham gia thảo luận không biểu Điều 7: Trình tự xử lý cơng việc họp Hội đồng quản trị: Tại họp HĐQT, HĐQT xem xét nghị vấn đề chương trình nghị theo trình tự sau: Trang 4/18 Quy chế làm việc Hội đồng quản trị - PV Gas South − − − − − Điều 8: Tổng Giám đốc Công ty người Tổng Giám đốc Công ty phân công báo cáo giải trình trình bày kiến nghị Tổng Giám đốc vấn đề xem xét; Các thành viên HĐQT chất vấn, yêu cầu định cán chuyên gia có ý kiến để làm rõ vần đề Các cá nhân, đơn vị u cầu có trách nhiệm giải trình bổ sung theo yêu cầu thành viên HĐQT; Từng thành viên HĐQT phát biểu ý kiến cá nhân vấn đề đưa xem xét có kiến nghị cá nhân; Thành viên HĐQT vắng mặt kỳ họp có ý kiến văn gửi trước Thư ký Công ty đọc kỳ họp; Chủ tọa tổng hợp ý kiến kết luận Nếu vấn đề đưa đa số ủng hộ, tán thành chủ tọa xin ý kiến biểu thành viên HĐQT Biên họp Hội đồng quản trị: Nội dung họp HĐQT phải Thư ký Công ty ghi chép trung thực đầy đủ Biên họp HĐQT Biên họp HĐQT lập tiếng Việt phải có đầy đủ chữ ký Thư ký Công ty, thành viên HĐQT tham dự họp Chủ tịch HĐQT hay người ủy quyền chủ trì họp Thư ký Cơng ty có trách nhiệm trích Biên họp HĐQT gửi cho thành viên HĐQT, Ban Kiểm sốt Tổng Giám đốc Cơng ty có yêu cầu Điều 9: Nghị Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị ban hành Nghị vấn đề quan trọng thảo luận nghị họp HĐQT Nghị HĐQT phải thông qua trước kết thúc họp phải phản ánh đầy đủ Biên họp HĐQT Hội đồng quản trị thông qua theo nguyên tắc đa số Mỗi thành viên HĐQT trực tiếp có mặt với tư cách cá nhân người ủy quyền hợp lệ đại diện cho thành viên họp HĐQT có phiếu biểu quyết, có giá trị ngang HĐQT thông qua Nghị cách tuân theo ý kiến tán thành đa số thành viên HĐQT có mặt trực tiếp hay ủy quyền (trên 50%) Trường hợp số phiếu tán thành số phiếu phản đối ngang nhau, phiếu Chủ tịch HĐQT phiếu định Tuỳ trường hợp cụ thể, theo thống HĐQT, Nghị HĐQT biểu thơng qua hình thức bỏ phiếu kín giơ tay họp HĐQT Trang 5/18 Quy chế làm việc Hội đồng quản trị - PV Gas South Điều 10: Thành viên HĐQT vắng mặt biểu Nghị HĐQT phương thức bỏ phiếu văn Phiếu biểu văn phải dựng phong bì kín phải chuyển tới người chủ tọa họp không muộn tiếng đồng hồ trước thời gian dự kiến họp Phiếu biểu mở trước chứng kiến tất người dự họp Quyết định Hội đồng quản trị: Căn Biên họp/Nghị HĐQT, Chủ tịch HĐQT thay mặt HĐQT ký văn ban hành định, quy định, Chỉ thị văn hướng dẫn khác HĐQT để thực tồn Cơng ty Các định, quy định, thị văn hướng dẫn khác sau Chủ tịch HĐQT ký ban hành phải gửi cho thành viên HĐQT, Tổng Giám đốc Công ty Ban Kiểm soát để thao dõi, giám sát thực Nghị quyết/Quyết định HĐQT văn pháp lý thực chức quản lý HĐQT hoạt động Cơng ty, có tính bắt buộc thi hành tất cá nhân, đơn vị Công ty Khi thực Nghị quyết/Quyết định HĐQT, cá nhân, đơn vị phát có vấn đề khơng phù hợp có ý kiến khác phải phản ánh theo trình tự kiến nghị trực tiếp với HĐQT, thành viên HĐQT Thư ký Công ty để HĐQT xem xét Trong chưa có Nghị quyết/Quyết định khác HĐQt phải tuân thủ Nghị quyết/Quyết định hành HĐQT vấn đề liên quan CHƯƠNG III: XỬ LÝ CÔNG VIỆC GIỮA HAI KỲ HỌP CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Trong hoạt động Cơng ty, có vấn đề cần HĐQT xem xét giải quyết, xét thấy không thiết và/hoặc triệu tập họp HĐQT HĐQT xử lý hình thức sau đây: Điều 11: Họp điện thoại hình thức khác: Việc tổ chức họp HĐQT theo hình thức nghị thành viên HĐQT mà tất số thành viên địa điểm khác thực theo quy định Điều 27.12 Điều lệ Công ty Trang 6/18 Quy chế làm việc Hội đồng quản trị - PV Gas South Điều 12: Thông qua Nghị Hội đồng quản trị hình thức lấy ý kiến văn bản: Chủ tịch HĐQT tổ chức lấy ý kiến thành viên HĐQT văn với điều kiện thành viên HĐQT phải nhận đầy đủ tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị HĐQT xem xét, nghị Loại Nghị có hiệu lực giá trị Nghị thành viên HĐQT thông qua họp triệu tập tổ chức thường lệ Kết kiểm phiếu trường hợp phải ghi vào biên thông qua Nghị HĐQT Trong trường hợp khẩn cấp, vấn đề cần HĐQT xem xét giải song họp HĐQT không kịp xin ý kiến thành viên HĐQT văn bản, Tổng Giám đốc Công ty trao đổi với Chủ tịch HĐQT (và tranh thủ ý kiến thành viên HĐQT có thể) để định Ngay ngày làm việc kế tiếp, Tổng Giám đốc Công ty thông báo để Thư ký Cơng ty làm thủ tục theo quy trình Điều 13: CHƯƠNG IV: BỘ MÁY GIÚP VIỆC CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Điều 14: Thư ký máy giúp việc Hội đồng quản trị: HĐQT định nhiều người làm Thư ký Công ty với nhiệm kỳ điều khoản theo định HĐQT Tổng Giám đốc Công ty ký Hợp đồng lao động − − − − − − − Thư ký Cơng ty có nhiệm vụ: Tổ chức họp Hội đồng quản trị, Ban kiểm sốt Đại hội đồng cổ đơng theo lệnh Chủ tịch Hội đồng quản trị Ban kiểm soát; Làm biên họp; Tư vấn thủ tục họp; Cung cấp thơng tin tài chính, biên họp Hội đồng quản trị thông tin khác cho thành viên Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Bảo mật thông tin theo quy định pháp luật Điều lệ công ty Thực nhiệm vụ khác HĐQT giao Thư ký Cơng ty có quyền hạn: Thừa lệnh Chủ tịch HĐQT ký Tông báo triệu tập họp HĐQT, ký thông báo yêu cầu chuẩn bị cung cấp hồ sơ, tài liệu cho Trang 7/18 Quy chế làm việc Hội đồng quản trị - PV Gas South − thành viên HĐQT; u cầu phòng, đơn vị có liên quan hoàn hồ sơ, tài liệu phục vụ hoạt động HĐQT, thực quyền hạn thành viên HĐQT cho phép; Hưởng quyền lợi theo Hợp đồng lao động ký kết, Thỏa ước lao động tập thể, Điều lệ Công ty, quy định HĐQT quy định pháp luật Hội đồng quản trị thành lập tiểu ban, tổ chuyên môn bao gồm nhiều thành viên HĐQT nhiều người khác thành viên HĐQT thấy cần thiết, thành viên HĐQT làm Trưởng tiêu ban, Tổ trưởng để thẩm định và/hoặc tham mưu, tư vấn cho HĐQT xem xét, phê duyệt vấn đề thuộc thẩm quyền, trách nhiệm HĐQT Hội đồng quản trị sử dụng phòng, ban chức và/hoặc chuyên viên Công ty để giúp HĐQT xem xét, cho ý kiến tư vấn vấn đề có liên quan Phòng Tổ chức - Hành chính/Thư ký Cơng ty có trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu văn giao dịch HĐQT theo quy định hành Công văn, tài liệu giao dịch gửi đến cho HĐQT, sau vào sổ theo dõi, phải chuyển cho Chủ tịch HĐQT người ủy quyền để xử lý Những công văn, tài liệu giao dịch cổ đông quan cấp gửi đến Cơng ty có nội dung liên quan đến cơng tác quản lý phải gửi cho Chủ tịch HĐQT người ủy quyền để phối hợp xử lý CHƯƠNG V: PHÂN CẤP QUYỀN HẠN GIỮA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ VÀ TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY Điều 15: Trong lĩnh vực huy động vốn: Hội đồng quản trị có quyền đề xuất loại cổ phần phát hành tổng số cổ phần phát hành theo loại; đề xuất phát hành trái phiếu, trái phiếu chuyển đổi thành cổ phiếu chứng quyền cho phép người sở hữu mua cổ phiếu theo mức giá định trước; định giá chào bán trái phiếu, cổ phiếu chứng khoán chuyển đổi; định việc mua lại cổ phần theo quy định Điều 25.5 Điều lệ Cơng ty Hội đồng quản trị nghị ủy quyền cho Tổng Giám đốc Công ty thực quyền hạn Trang 8/18 Quy chế làm việc Hội đồng quản trị - PV Gas South Điều 16: Trong lĩnh vực đầu tư ngồi Cơng ty: Theo quy định pháp luật Điều lệ Công ty, HĐQT định việc góp vốn thành lập Cơng ty cổ phần, Công ty trách nhiệm hữu hạn, Công ty liên doanh, góp vốn tham gia hợp tác kinh doanh mua cổ phần doanh nghiệp khác (sau gọi tắt đơn vị liên doanh hay có vốn góp Công ty) theo đề nghị Tổng Giám đốc Tổng Giám đốc Cơng ty có trách nhiệm tổ chức theo dõi, quản lý có hiệu việc sử dụng khoản vốn góp đơn vị liên doanh hay có vốn góp Cơng ty Hằng qúy, Tổng Giám đốc Công ty người đại diện phần vốn góp Cơng ty có trách nhiệm báo cáo HĐQT tình hình hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị liên doanh hay có vốn góp Cơng ty Điều 17: Trong lĩnh vực đầu tư mua sắm hàng hóa: Thực theo Quy định phân cấp thẩm quyền định đầu tư mua sắm hàng hóa Cơng ty Điều 18: Trong lĩnh vực chấp, cầm cố tài sản kinh doanh mua bán hàng hóa, dịch vụ: Việc mua bán, kinh doanh hàng hóa dịch vụ theo Kế hoạch HĐQT phê duyệt (mua bán hàng hóa, dịch vụ thực dự cho khách hàng, thực phương án kinh doanh, cung cấp dịch ), Tổng Giám đốc Công ty tự định chịu trách nhiệm định Việc chấp, cầm cố tài sản Công ty HĐQT định Điều 19: án vụ Trong lĩnh vực lý, nhượng bán tài sản cố định khoản đầu tư dài hạn: Hội đồng quản trị xem xét, định việc lý, nhượng bán khoản đầu tư dài hạn, tài sản cố định HĐQT định đầu tư Tổng Giám đốc Công ty xem xét, định chịu trách nhiệm việc lý, nhượng bán khoản đầu tư dài hạn, tài sản cố định Tổng Giám đốc Công ty định đầu tư, mua sắm Điều 20: Trong lĩnh vực tổ chức, nhân sự: Trong lĩnh vực tổ chức máy: Trang 9/18 Quy chế làm việc Hội đồng quản trị - PV Gas South − − Hội đồng quản trị định cấu tổ chức Công ty theo quy định Điều lệ Công ty Tổng Giám đốc Công ty định thành lập giải thể phòng, ban chức Công ty phù hợp với cấu tổ chức HĐQT phê duyệt; quy định chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức phòng, ban chức Công ty; định cấu tổ chức, phê chuẩn quy chế tổ chức hoạt động đơn vị thành viên Trong lĩnh vực nhân sự: − − − − − Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm cách chức chức danh Tổng Giám đốc Cơng ty Cơng ty, Phó Tổng Giám đốc Cơng ty, Kế tốn trưởng Cơng ty Hội đồng quản trị phê chuẩn để Tổng Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức chức danh: Giám đốc, Kế toán trưởng đơn vị thành viên Hội đồng quản trị định cử người quản lý phần vốn góp Cơng ty đơn vị liên doanh hay có vốn góp Cơng ty theo đề nghị Tổng Giám đốc Công ty Tổng Giám đốc Công ty định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức chức danh: Giám đốc, Kế toán trưởng đơn vị thành viên sở phê chuẩn Hội đồng quản trị Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức chức danh cán quản lý Công ty không thuộc thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức HĐQT Tổng Giám đốc Công ty định cử người Công ty đảm nhận chức danh khác theo thỏa thuận với bên liên quan đơn vị liên doanh hay có vốn góp Cơng ty Trong lĩnh vực cử Cán công tác nước ngoài: − − Điều 21: Chủ tịch HĐQT định cử: thành viên HĐQT, Tổng Giám đốc, Trưởng Ban kiểm sốt cơng tác nước ngồi Tổng Giám đốc Công ty định cử: Chủ tịch HĐQT, lãnh đạo Cán - Công nhân viên Công ty cơng tác nước ngồi Thực trách nhiệm báo cáo trước Đại hội đồng cổ đông quan quản lý có thẩm quyền: Hội đồng quản trị báo cáo giải trình trước ĐHĐCĐ Báo cáo tài hàng năm, định hướng chiến lược, kế hoạch phát triển trung, dài hạn Công ty báo cáo khác theo yêu cầu ĐHĐCĐ − Tổng Giám đốc Cơng ty báo cáo giải trình trước ĐHĐCĐ về: Tình hình thực định hướng chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng qúy/năm Trang 10/18 Quy chế làm việc Hội đồng quản trị - PV Gas South − − sở thực văn chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm HĐQT phê duyệt Tình hình sử dụng vốn; đầu tư mua sắm, cầm cố, thuê mướn, lý, chuyển nhượng tài sản cố định, sử dụng lao động vấn đề khác thuộc quyền hạn Tổng Giám đốc theo quy định Điều lệ Công ty Các báo cáo theo quy định theo yêu cầu quan, quyền cấp bảo đảm an ninh, an tồn vệ sinh mơi trường hoạt động xã hội khác Công ty CHƯƠNG VI: QUAN HỆ GIỮA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ VỚI CÁC CƠ QUAN ĐƠN VỊ TRONG CÔNG TY Điều 22: Quan hệ với Ban kiểm soát: Hội đồng quản trị tôn trọng quyền kiểm tra hợp lý hợp pháp hoạt động quản lý Ban kiểm soát, đồng thời tạo điều kiện để Ban kiểm soát tiến hành kiểm tra hoạt động điều hành sản xuất kinh doanh, ghi chép sổ sách kế toán báo cáo tài Cơng ty Hội đồng quản trị có trách nhiệm tiếp thu có biện pháp chỉnh sửa thiếu sót tồn công tác quản lý theo kết luận kiểm tra Ban Kiểm sốt, đồng thời có trách nhiệm đạo Tổng Giám đốc Công ty thực biện pháp cần thiết để xử lý sai phạm (nếu có) và/hoặc khắc phụ thiếu sót cơng tác điều hành công tác ghi chép sổ sách kế tốn báo cáo tài Cơng ty Ban Kiểm soát thực việc thẩm định chịu trách nhiệm tính đắn Báo cáo tài hàng năm Cơng ty, đồng thời định kỳ thông báo cho HĐQT kế hoạch tiến hành kết thực công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động quản lý, điều hành, tình hình ghi chép sổ sách kế tốn lập báo cáo tài Cơng ty Trang 11/18 Quy chế làm việc Hội đồng quản trị - PV Gas South Điều 23: Trong trình thực việc kiểm tra, kiểm sốt, Ban Kiểm sốt khơng làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Quan hệ với Bộ máy điều hành Công ty: Hội đồng quản trị không can thiệp vào công tác điều hành Tổng Giám đốc Công ty HĐQT có quyền tham dự họp giao ban hàng tháng Bộ máy điều hành Công ty, họp xét duyệt dự án đầu tư, đề án hợp tác Tổng Giám đốc Công ty chủ trì trước trình HĐQT xem xét, phê duyệt Định kỳ hàng năm hàng qúy tùy theo nhu cầu cơng tác, HĐQT có kế hoạch làm việc với đơn vị thành viên, Ban QLDA Công ty để kiểm tra, giám sát việc triển khai kế hoạch sản xuất kinh doanh thực nghị quyết/quyết định HĐQT để kịp thời đạo, xử lý kiến nghị có liên quan thuộc thẩm quyền HĐQT Điều 24: Quan hệ với tổ chức Đảng, Cơng đồn Đồn niên: Hội đồng quản trị phối hợp tạo điều kiện để tổ chức Đảng, Cơng đồn Đồn niên thực tốt chức năng, nhiệm vụ Điều lệ tổ chức Công ty Hội đồng quản trị giao cho Tổng Giám đốc Công ty ký kết Thỏa ước lao động tập thể với Ban Chấp hành Cơng đồn Cơng ty tạo chế để Ban Chấp hành Cơng đồn Cơng ty tham gia giám sát việc sử dụng hợp lý qũy khen thưởng phúc lợi trích lập từ lợi nhuận hàng năm Công ty Điều 25: Quan hệ với cổ đông: Hội đồng quản trị bảo đảm thực quan hệ thường xuyên với cổ đông của Công ty thể việc công bố tài liệu, báo cáo tài định kỳ theo quy định Điều lệ Công ty, cung cấp thông tin quan trọng hoạt động Công ty Hội đồng quản rị có trách nhiệm bảo đảm tính minh bạch quản lý, điều hành mặt hoạt động Công ty thể đầy đủ nghĩa vụ với cổ đông theo quy định Điều lệ Công ty Hội đồng quản trị có trách nhiệm đạo xử lý kịp thời công khai kiến nghị, kiếu nại (nếu có) cổ đơng Hội đồng quản trị cử số Thư ký Công ty làm phát ngôn viên HĐQT để cung cấp thông tin cho cổ đông quan chức Trang 12/18 Quy chế làm việc Hội đồng quản trị - PV Gas South CHƯƠNG VII: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 26: Trách nhiệm thực xử lý vi phạm: Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị tổ chức, cá nhân có liên quan Cơng ty có trách nhiệm tuân thủ nghiêm túc quy định quy chế Tổ chức cá nhân vi phạm quy định quy chế này, tùy theo mức độ tính chất vi phạm, bị xử lý theo quy định hành Điều 27: Thẩm quyền sửa đổi, bổ sung Quy chế: Điều 28: Quy chế sửa đổi, bổ sung theo Nghị HĐQT sở ý kiến đề nghị thành viên HĐQT và/hoặc Ban Kiểm sốt, Tổng Giám đốc Cơng ty có điều chỉnh pháp luật nội dung có liên quan Điều khoản thi hành: Quy chế có hiệu lực kể từ ngày ký định ban hành Các thành viên HĐQT, Tổng Giám đốc Công ty, đơn vị thành viên cá nhân có liên quan Cơng ty chịu trách nhiệm triển khai thực Quy chế TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH (Đã ký) Nguyễn Sĩ Thắng Trang 13/18 Quy chế làm việc Hội đồng quản trị - PV Gas South TẬP ĐOÀN DẦU KHÍ QUỐC GIA VIỆT NAM CƠNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH KHÍ HĨA LỎNG MIỀN NAM Số: CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TP Hồ Chí Minh, ngày /TB-KMN tháng năm 2007 THÔNG BÁO MỜI HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Kính gửi: Các thành viên Hội đồng quản trị Thừa lệnh Chủ tịch Hội đồng quản trị, Thư ký Công ty thông báo định Chủ tịch Hội đồng quản trị việc triệu tập kỳ họp Hội đồng quản trị Công ty thứ sau: Thời gian: Địa điểm: Thành phần tham dự: Ngoài thành viên Hội đồng quản trị, Hội đồng quản trị mời ông/bà sau đến tham dự kỳ họp tham gia ý kiến với Hội đồng quản trị: Trang 14/18 Quy chế làm việc Hội đồng quản trị - PV Gas South − Trưởng Ban kiểm sốt Cơng ty; − − − − − Tổng Giám đốc Cơng ty cử ơng/bà Trưởng phòng, đơn vị cá nhân có liên quan báo cáo giải trình vấn đề cần thiết Nội dung chương trình nghị sự: − Kiểm điểm việc triển khai thực Nghị kỳ họp trước báo cáo tổng hợp tình hình xử lý cơng việc Hội đồng quản trị hai kỳ họp; − − Xem xét báo cáo Tổng Giám đốc, Nghị đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh Cơng ty (qúy/tháng ) giải pháp điều hành (qúy/tháng ) tới; Xem xét nghị vấn đề theo đề nghị Thư ký Công ty gửi kèm theo tài liệu sau Đề nghị đồng chí Tổng Giám đốc đạo để chuyển hồ sơ, tài liệu giải trình cần thiết tới thành viên Hội đồng quản trị Trân trọng! Nơi nhận: - - Như trên; Tổng Giám đốc (để chuẩn bị tài liệu); Phòng TCHC (để chuẩn bị hậu cần); Lưu HĐQT TL CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ THƯ KÝ CÔNG TY Trang 15/18 Quy chế làm việc Hội đồng quản trị - PV Gas South TẬP ĐỒN DẦU KHÍ QUỐC GIA VIỆT NAM CƠNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH KHÍ HĨA LỎNG MIỀN NAM Số: /PYK-KMN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2007 PHIẾU XIN Ý KIẾN Kính gửi: Các thành viên Hội đồng quản trị Thừa lệnh Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty, Thư ký Công ty xin ý kiến thành viên Hội đồng quản trị nội dung đề cập Dự thảo Nghị quyết/Quyết định Hội đồng quản trị kèm theo sau tài liệu giải trình Tổng Giám đốc Cơng ty Kính đề nghị thành viên Hội đồng quản trị xem xét cho ý kiến gửi lại Thư ký Công ty theo số Fax trước ngày tháng năm để tổng hợp, báo cáo Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty định Trân trọng! Trang 16/18 Quy chế làm việc Hội đồng quản trị - PV Gas South Nơi nhận: - - TL CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ THƯ KÝ CƠNG TY Như trên; Lưu HĐQT TẬP ĐỒN DẦU KHÍ QUỐC GIA VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH KHÍ HĨA LỎNG MIỀN NAM Số /NQ-KMN CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2007 NGHỊ QUYẾT Về việc: HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH KHÍ HĨA LỎNG MIỀN NAM - - Căn Quyết định số 3734/QĐ-BCN ngày 20/12/2006 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp việc phê duyệt Phương án chuyển Cơng ty Kinh doanh Khí hóa lỏng miền Nam thành Cơng ty cổ phần Kinh doanh Khí hóa lỏng miền Nam (PV Gas South); Căn Điều lệ Công ty cổ phần Kinh doanh Khí hóa lỏng miền Nam Đại hội đồng cổ đông thông qua ngày 23/07/2007; Trang 17/18 Quy chế làm việc Hội đồng quản trị - PV Gas South - - Căn Quy chế làm việc Hội đồng quản trị Công ty cổ phần Kinh doanh Khí hóa lỏng miền Nam ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-KMN ngày tháng năm 2007 Hội đồng quản trị; Theo đề nghị ông Tổng Giám đốc Công ty Tờ trình số /TTr-KMN ngày tháng năm ý kiến thành viên Hội đồng quản trị, QUYẾT NGHỊ: Điều 1: Thông qua Điều 2: Nghị có hiệu lực kể từ ngày Điều 3: Các ông/bà thành viên Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, Trưởng phòng, đơn vị trực thuộc Cơng ty chịu trách nhiệm thi hành Quyết định Nơi nhận: - Như điều 3; TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH - Ban Kiểm soát; - Lưu VT, HĐQT Trang 18/18 ... nghiêm túc quy định quy chế Tổ chức cá nhân vi phạm quy định quy chế này, tùy theo mức độ tính chất vi phạm, bị xử lý theo quy định hành Điều 27: Thẩm quy n sửa đổi, bổ sung Quy chế: Điều 28: Quy chế... quản trị nghị ủy quy n cho Tổng Giám đốc Công ty thực quy n hạn Trang 8/18 Quy chế làm việc Hội đồng quản trị - PV Gas South Điều 16: Trong lĩnh vực đầu tư ngồi Cơng ty: Theo quy định pháp luật... Nam (PV Gas South) ; Căn Điều lệ Công ty cổ phần Kinh doanh Khí hóa lỏng miền Nam Đại hội đồng cổ đông thông qua ngày 23/07/2007; Trang 17/18 Quy chế làm việc Hội đồng quản trị - PV Gas South