Giới thiệu về Kiểm soát Nội bộ và một số ví dụ minh hoạ về thủ tục

Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách

Gi i thi u v Ki m soát N i b và m t s ví d minh ho v th t c ki m soát - Ph n 1 ớ ệ ề ể ộ ộ ộ ố ụ ạ ề ủ ụ ể ầ

Ki m soát n i b là nh ng ph ể ộ ộ ữ ươ ng pháp và chính sách đ ượ c thi t ế

k đ ngăn ch n gian l n, gi m thi u sai sót, khuy n khích hi u ế ể ặ ậ ả ể ế ệ

qu ho t đ ng, và nh m đ t đ ả ạ ộ ằ ạ ượ c s tuân th các chính sách và ự ủ quy trình đ ượ c thi t l p ế ậ

GI I THI U V KI M SOÁT N I BỚ Ệ Ề Ể Ộ Ộ

L i ích c a h th ng ki m soát n i b v ng m nh ợ ủ ệ ố ể ộ ộ ữ ạ

M t h th ng ki m soát n i b v ng m nh s giúp đem l i các l i ích sau cho công ty: ộ ệ ố ể ộ ộ ữ ạ ẽ ạ ợ

• Đ m b o tính chính xác c a các s li u k toán và báo cáo tài chính c a công ty; ả ả ủ ố ệ ế ủ

• Gi m b t r i ro gian l n ho c tr m c p đ i v i công ty do bên th ba ho c nhân viên c aả ớ ủ ậ ặ ộ ắ ố ớ ứ ặ ủ công ty gây ra;

• Gi m b t r i ro sai sót không c ý c a nhân viên mà có th gây t n h i cho công ty; ả ớ ủ ố ủ ể ổ ạ

• Gi m b t r i ro không tuân th chính sách và quy trình kinh doanh c a công ty; và ả ớ ủ ủ ủ

• Ngăn ch n vi c ti p xúc nh ng r i ro không c n thi t do qu n lý r i ro ch a đ y đ ặ ệ ế ữ ủ ầ ế ả ủ ư ầ ủ

Thông thường, khi công ty phát tri n lên thì l i ích c a m t h th ng ki m soát n i b cũng trể ợ ủ ộ ệ ố ể ộ ộ ở nên to l n h n vì ngớ ơ ười ch công ty s g p nhi u khó khăn h n trong vi c giám sát và ki mủ ẽ ặ ề ơ ệ ể soát các r i ro này n u ch d a vào kinh nghi m giám sát tr c ti p c a b n thân Đ i v iủ ế ỉ ự ệ ự ế ủ ả ố ớ

nh ng công ty mà có s tách bi t l n gi a ngữ ự ệ ớ ữ ười qu n lý và c đông, m t h th ng ki m soátả ổ ộ ệ ố ể

n i b v ng m nh s góp ph n t o nên s tin tộ ộ ữ ạ ẽ ầ ạ ự ưởng cao c a c đông Xét v đi m này, m tủ ổ ề ể ộ

h th ng ki m soát n i b v ng m nh là m t nhân t c a m t h th ng qu n tr doanh nghi pệ ố ể ộ ộ ữ ạ ộ ố ủ ộ ệ ố ả ị ệ

v ng m nh, và đi u này r t quan tr ng đ i v i công ty có nhà đ u t bên ngoài Các nhà đ uữ ạ ề ấ ọ ố ớ ầ ư ầ

t s thư ẽ ường tr giá cao h n cho nh ng công ty có r i ro th p h n.ả ơ ữ ủ ấ ơ

Nh ng y u t quan tr ng đ th c hi n thành công các bi n pháp ki m soát n i b ữ ế ố ọ ể ự ệ ệ ể ộ ộ

Vi c th c hi n thành công các bi n pháp ki m soát n i b đòi h i m t s nguyên t c chung:ệ ự ệ ệ ể ộ ộ ỏ ộ ố ắ

• M t môi trộ ường văn hoá nh n m nh đ n s chính tr c, giá tr đ o đ c và phân công tráchấ ạ ế ự ự ị ạ ứ nhi m rõ ràng; ệ

• Quy trình ho t đ ng và quy trình ki m soát n i b đạ ộ ể ộ ộ ược xác đ nh rõ ràng b ng văn b n vàị ằ ả

được truy n đ t r ng rãi trong n i b công ty; ề ạ ộ ộ ộ

• Các ho t đ ng r i ro đạ ộ ủ ược phân tách rõ ràng gi a nh ng nhân viên khác nhau; ữ ữ

• T t c các giao d ch ph i đấ ả ị ả ược th c hi n v i s u quy n thích h p; ự ệ ớ ự ỷ ề ợ

• M i nhân viên đ u ph i tuân th h th ng ki m soát n i b ; ọ ề ả ủ ệ ố ể ộ ộ

• Trách nhi m ki m tra và giám sát đệ ể ược phân tách rõ ràng;

• Đ nh kỳ ti n hành các bi n pháp ki m tra đ c l p; ị ế ệ ể ộ ậ

• M i giao d ch quan tr ng ph i đọ ị ọ ả ược ghi l i dạ ướ ại d ng văn b n; ả

• Đ nh kỳ ph i ki m tra và nâng cao hi u qu c a các bi n pháp ki m soát n i b ị ả ể ệ ả ủ ệ ể ộ ộ

Vai trò c a ki m toán n i b ủ ể ộ ộ

M t s công ty ch n có m t “ki m toán n i b ” ch u trách nhi m đ m b o h th ng ki m soátộ ố ọ ộ ể ộ ộ ị ệ ả ả ệ ố ể

n i b độ ộ ược tuân th Ki m toán n i b không đủ ể ộ ộ ược là thành viên cua phòng k toán vì cácế

bi n pháp ki m soát n i b cũng áp d ng cho c phòng k toán C th , ki m toán n i bệ ể ộ ộ ụ ả ế ụ ể ể ộ ộ

thường có trách nhi m ki m tra: ệ ể

• vi c tuân th các quy trình và chính sách, v n là m t ph n c a h th ng ki m soát n i bệ ủ ố ộ ầ ủ ệ ố ể ộ ộ

c a công ty;ủ

vi c tuân th các chính sách và quy trình k toán cũng nh vi c đánh giá tính chính xác c aệ ủ ế ư ệ ủ các báo cáo tài chính và báo cáo qu n tr ; và ả ị

• xác đ nh các r i ro, các v n đ và ngu n g c c a vi c kém hi u qu và xây d ng k ho chị ủ ấ ề ồ ố ủ ệ ệ ả ự ế ạ

gi m thi u nh ng đi u này ả ể ữ ề

Ki m toán n i b báo cáo tr c ti p lên T ng Giám đ c ho c H i đ ng Qu n tr Do đó, v i m tể ộ ộ ự ế ổ ố ặ ộ ồ ả ị ớ ộ

ki m toán n i b làm vi c hi u qu , h th ng ki m soát n i b c a công ty s liên t c để ộ ộ ệ ệ ả ệ ố ể ộ ộ ủ ẽ ụ ượ c

ki m tra và hoàn thi n ể ệ

Theo Lu t Doanh nghi p Vi t Nam, công ty trách nhi m h u h n và công ty c ph n có trên 11ậ ệ ệ ệ ữ ạ ổ ầ

c đông ph i có Ban Ki m soát M c dù vai trò và quy n h n c a Ban Ki m soát theo Lu tổ ả ể ặ ề ạ ủ ể ậ Doanh nghi p không rõ ràng m t m c nào đó, nh ng có kh năng Ban Ki m soát đóng vaiệ ở ộ ứ ư ả ể trò c a ki m toán n i b nh miêu t trên.ủ ể ộ ộ ư ả

Các c u ph n c a m t H th ng ki m soát n i b theo COSO ấ ầ ủ ộ ệ ố ể ộ ộ

- Môi tr ườ ng Ki m soát (Control Environment): ể T o ra n n t ng cho các c u ph n khác c a Hạ ề ả ấ ầ ủ ệ

th ng ki m soát n i b thông qua vi c thi t l p các chính sách ki m soát trong công ty.ố ể ộ ộ ệ ế ậ ể

- Đánh ra r i ro ki m soát (Risk Assessment): ủ ể Nh n bi t và phân tích các r i ro liên quan đ nậ ế ủ ế

m c tiêu kinh doanh c a công ty.ụ ủ

- Ho t đ ng ki m soát (Control Activities): ạ ộ ể Toàn b các chính sách và th t c độ ủ ụ ược th c hi nự ệ

nh m tr giúp ban giám đ c công ty phát hi n và ngăn ng a r i ro đ đ t đằ ợ ố ệ ừ ủ ể ạ ược m c tiêu kinhụ doanh

- H th ng thông tin, giao ti p (Information and Communication): ệ ố ế Là h th ng tr giúp vi c traoệ ố ợ ệ

đ i thông tin, m nh l nh và chuy n giao k t qu trong công ty, nó cho phép t ng nhân viênổ ệ ệ ể ế ả ừ cũng nh ng t ng c p qu n lý th c hi n t t nhi m v c a mình.ư ừ ấ ả ự ệ ố ệ ụ ủ

- Ho t đ ng ki m soát (Monitoring): ạ ộ ể là m t quá trình đánh giá tính hi u qu c a h th ng ki mộ ệ ả ủ ệ ố ể soát n i b , tr giúp xem xét h th ng ki m soát có độ ộ ợ ệ ố ể ược v n hành m t cách tr n chu, hi uậ ộ ơ ệ

qu ả

Mô hình H th ng ki m soát n i b theo COSO:ệ ố ể ộ ộ

Ví d minh h a v th t c ki m soát: Ph n 2 - Ki m soát Bán hàng và Giao hàng ụ ọ ề ủ ụ ể ầ ể

Bán hàng, giao hàng là m t khâu quan tr ng đ i v i b t kỳ doanh ộ ọ ố ớ ấ nghi p nào Theo báo cáo c a Mekongcapital, chúng ta xem xét m t ệ ủ ộ

s r i ro có th x y ra và các th t c nh m ngăn ng a và h n ch ố ủ ể ả ủ ụ ằ ừ ạ ế

r i ro đ i v i chu trình bán hàng và giao hàng ủ ố ớ

Cam k t h p lý v l ch giao hàng ế ợ ề ị

R i ro ủ

Đ i ngũ nhân viên bán hàng có th làm cho công ty cam k t m t l ch giao hàng mà nhà máyộ ể ế ộ ị không th đáp ng ể ứ

Gi i pháp ả

Công ty nên áp d ng m t cách th c là nhân viên bán hàng c n nh n đụ ộ ứ ầ ậ ượ ừ ước t tr c s phêự duy t c a phòng k ho ch s n xu t trệ ủ ế ạ ả ấ ước khi cam k t v ngày giao hàng ho c m t cách th cế ề ặ ộ ứ khác là phòng k ho ch s n xu t đ nh kỳ trình lên phòng kinh doanh b n báo cáo v công su tế ạ ả ấ ị ả ề ấ

s n xu t còn l i ả ấ ạ

Nh n đ n đ t hàng đúng v i đi u kho n và đi u ki n ậ ơ ặ ớ ề ả ề ệ

R i ro ủ

Đ n đ t hàng có th đơ ặ ể ược ch p nh n mà có nh ng đi u kho n ho c đi u ki n không chínhấ ậ ữ ề ả ặ ề ệ xác ho c t khách hàng không đặ ừ ược phê duy t ệ

Gi i pháp ả

Công ty nên có m u đ n đ t hàng chu n và m u này nên đẫ ơ ặ ẩ ẫ ược đánh s trố ước và ph i đả ượ c

người có th m quy n ký duy t khi ch p nh n đ n đ t hàng Đ n này nên ph n ánh c th : ẩ ề ệ ấ ậ ơ ặ ơ ả ụ ể

• quy trình bán hàng liên quan;

• t ng đi u kho n, đi u ki n và quy cách c th mà có th khác nhau gi a các đ n hàng khácừ ề ả ề ệ ụ ể ể ữ ơ nhau;

• đã ki m tra v vi c xác nh n v tình tr ng còn hàng và l ch giao hàng; và ể ề ệ ậ ề ạ ị

• đã ki m tra ch t lể ấ ượng tín d ng c a khách hàng, ho c, đ i v i nh ng khách hàng m i thì c nụ ủ ặ ố ớ ữ ớ ầ

có s phê duy t c a b ph n ki m tra tín d ng ho c cán b ph trách ki m tra ch t lự ệ ủ ộ ậ ể ụ ặ ộ ụ ể ấ ượng tín

d ng khách hàng ụ

Áp d ng nh ng chính sách bán ch u và ki m tra ch t l ụ ữ ị ể ấ ượ ng tín d ng h p lý ụ ợ

R i ro ủ

Nhân viên bán hàng có th c p quá nhi u h n m c bán ch u cho khách hàng đ đ y m nhể ấ ề ạ ứ ị ể ẩ ạ doanh s bán hàng và do đó làm cho công ty ph i ch u r i ro tín d ng quá m c ố ả ị ủ ụ ứ

Gi i pháp ả

Người ho c phòng ch u trách nhi m phê duy t h n m c bán ch u nên đặ ị ệ ệ ạ ứ ị ược tách bi t kh iệ ỏ

người ho c phòng ch u trách nhi m bán hàng H n n a, công ty nên xác đ nh rõ ràng nh ngặ ị ệ ơ ữ ị ữ chính sách bán ch u ph n ánh r i ro tín d ng liên quan đ n thông tin v khách hàng Trongị ả ủ ụ ế ề

đi u ki n lý tề ệ ưởng, công ty nên có m t h th ng ki m tra ch t lộ ệ ố ể ấ ượng tín d ng c a khách hàng.ụ ủ Nhìn chung, công ty nên áp d ng h n m c bán ch u ch t tr h n đ i v i nh ng khách hàng chụ ạ ứ ị ặ ẽ ơ ố ớ ữ ỉ giao d ch m t l n và nh ng khách hàng nh , vì nhóm khách hàng này thị ộ ầ ữ ỏ ường có r i ro khôngủ

tr đả ược n l n h n nh ng khách hàng l n và thợ ớ ơ ữ ớ ường xuyên Vì các công ty Vi t Nam có thệ ể

có khó khăn trong vi c ki m tra ch t lệ ể ấ ượng tín d ng c a khách hàng nụ ủ ước ngoài, chúng tôi g iợ

ý các công ty nên luôn luôn dùng L/C đ i v i khách hàng nố ớ ước ngoài và ngân hàng phát hành L/C ph i l n và có uy tín ả ớ

Giao chính xác s l ố ượ ng và lo i s n ph m cho đúng khách hàng ạ ả ẩ

R i ro ủ

Công ty có th giao cho khách hàng s lể ố ượng hàng ho c quy cách không chính xác làm choặ khách hàng phàn nàn, không ch p nh n hàng hoá đã giao ho c d n đ n nh ng chi phí phấ ậ ặ ẫ ế ữ ụ thêm không c n thi t, ch ng h n nh giao hàng thêm l n n a ho c phí v n chuy n ph thêm ầ ế ẳ ạ ư ầ ữ ặ ậ ể ụ

Gi i pháp ả

B ph n giao hàng nên l u gi nhi u liên c a phi u giao hàng Các phi u giao hàng c n độ ậ ư ữ ề ủ ế ế ầ ượ c đánh s trố ước và c n đầ ượ ậc l p d a trên đ n đ t hàng đã đự ơ ặ ược phê duy t Phi u giao hàng làệ ế

m t b n ghi v s lộ ả ề ố ượng hàng đã giao và cung c p các thông tin c n thi t đ cho ngấ ầ ế ể ườ ậ i v n chuy n n i b c a công ty ho c công ty v n chuy n bên ngoài có th ti n hành giao hàng.ể ộ ộ ủ ặ ậ ể ể ế

N u có th áp d ng đế ể ụ ược, phi u giao hàng nên có tham chi u chéo đ n phi u đóng gói trế ế ế ế ướ c khi v n chuy n1 Ngoài ra, n u Công ty s d ng dãy s ho c mã v ch thì phi u giao hàng nênậ ể ế ử ụ ố ặ ạ ế

có tham chi u chéo đ n dãy s ho c mã v ch đó Cu i cùng, phi u giao hàng ph i đế ế ố ặ ạ ố ế ả ượ c khách hàng ký đ công ty có b ng ch ng v khách hàng đã th c t nh n để ằ ứ ề ự ế ậ ược hàng và ch pấ

nh n hàng đó ậ

L p hoá đ n chính xác ậ ơ

R i ro ủ

Nhân viên l p hoá đ n có th quên l p m t s hoá đ n cho hàng hoá đã giao, l p sai hoá đ nậ ơ ể ậ ộ ố ơ ậ ơ

ho c l p m t hoá đ n thành hai l n ho c l p hoá đ n kh ng trong khi th c t không giaoặ ậ ộ ơ ầ ặ ậ ơ ố ự ế hàng

Gi i pháp ả

Hoá đ n ch nên l p căn c vào: ơ ỉ ậ ứ

1) phi u giao hàng đã đế ược khách hàng ký nh n; ậ

2) đ n đ t hàng đã đơ ặ ược đ i chi u v i phi u giao hàng; và ố ế ớ ế

3) h p đ ng giao hàng, n u có.ợ ồ ế

Công ty nên ghi l i trên hoá đ n ho c trên s sách k toán s tham chi u đ n phi u giao hàngạ ơ ặ ổ ế ố ế ế ế

ho c mã s đ n đ t hàng đ giúp ki m tra tham chi u Công ty nên s d ng m t danh sáchặ ố ơ ặ ể ể ế ử ụ ộ giá bán đã được phê duy t đ giúp cho vi c ghi chính xác giá bán trên hoá đ n M t ngệ ể ệ ơ ộ ườ ộ i đ c

l p nh k toán thu ho c ki m toán n i b nên ti n hành ki m tra giá bán và vi c c ng trậ ư ế ế ặ ể ộ ộ ế ể ệ ộ ừ trên hoá đ n theo cách ho c là ng u nhiên ho c là đ i v i nh ng hoá đ n vơ ặ ẫ ặ ố ớ ữ ơ ượt quá m t giá trộ ị

nh t đ nh ấ ị

H ch toán đ y đ và chính xác bán hàng b ng ti n m t ạ ầ ủ ằ ề ặ

R i ro ủ

Th qu ho c nhân viên thu ngân có th ăn c p ti n m t khách hàng thanh toán trủ ỹ ặ ể ắ ề ặ ước khi kho n ti n m t đó đả ề ặ ược ghi nh n là doanh thu ậ

Gi i pháp ả

Vi c s d ng hoá đ n m i khi giao hàng cùng v i h th ng theo dõi hàng t n kho và ki m khoệ ử ụ ơ ỗ ớ ệ ố ồ ể

đ nh kỳ s giúp đ m b o phát hi n ra nh ng giao d ch bán hàng mà không h ch toán M iị ẽ ả ả ệ ữ ị ạ ố nguy hi m c a vi c b phát hi n s làm gi m đ ng l c th qu hay nhân viên thu ngân ăn c pể ủ ệ ị ệ ẽ ả ộ ự ủ ỹ ắ

ti n Khuy n khích khách hàng thanh toán b ng chuy n kho n qua ngân hàng cũng giúp làmề ế ằ ể ả

gi m b t r i ro và các chi phí hành chính liên quan đ n bán hàng b ng ti n m t Vi c s d ngả ớ ủ ế ằ ề ặ ệ ử ụ máy đ m ti n đi n t ho c máy phát hành hoá đ n các đi m bán hàng trong m t s trế ề ệ ử ặ ơ ở ể ộ ố ườ ng

h p cũng giúp ích vì các máy này in ra biên lai cho khách hàng và b n ghi n i b v giao d chợ ả ộ ộ ề ị trên t p tin máy tính ho c băng t đệ ặ ừ ược khoá trong máy T p tin ho c băng t không đệ ặ ừ ược để cho th qu ti p c n Công ty nên ti n hành ki m tra đ c l p v ti n m t t i qu so v i t ng sủ ỹ ế ậ ế ể ộ ậ ề ề ặ ạ ỹ ớ ổ ố

ti n mà th qu ghi chép ho c t ng s ti n in ra t máy đ m ti n ho c máy phát hành hoáề ủ ỹ ặ ổ ố ề ừ ế ề ặ

đ n Cu i cùng, nên tách bi t ch c năng ghi chép vi c thu ti n t i đi m bán hàng và ch cơ ố ệ ứ ệ ề ạ ể ứ năng h ch toán thu ti n trên tài kho n ạ ề ả

Ví d minh h a v th t c ki m soát: Ph n 3 - Ki m soát Mua hàng ụ ọ ề ủ ụ ể ầ ể

Báo cáo c a Mekongcapital cho phép các doanh nghi p phát hi n và có bi n ủ ệ ệ ệ pháp ngăn ng a r i ro trong khâu mua hàng hoá v t t Nó giúp ngăn ch n ừ ủ ậ ư ặ gian l n trong vi c đ t hàng, nh n hoa h ng c a nhân viên ph trách mua ậ ệ ặ ậ ồ ủ ụ hàng

Ch ng ỉ ườ i có th m quy n m i l p phi u đ ngh mua hàng ẩ ề ớ ậ ế ề ị

R i ro ủ

Ng ườ i không có th m quy n có th v n đ ngh mua hàng đ ẩ ề ể ẫ ề ị ượ c.

Gi i pháp ả

Công ty nên chu n hoá và đánh s tr ẩ ố ướ c các phi u đ ngh mua hàng c a ế ề ị ủ

t ng phòng ban đ ngh mua hàng nh là m t bi n pháp ki m soát các ừ ề ị ư ộ ệ ể phi u đ ngh mua hàng hi n t i đ đ m b o r ng hàng đ ngh mua ế ề ị ệ ạ ể ả ả ằ ề ị

đ ượ c đ t hàng và hàng đ ặ ượ c nh n chính xác Phi u này ph i đ ậ ế ả ượ c ng ườ i

có th m quy n ký duy t và ph i đ ẩ ề ệ ả ượ c đ i chi u đ n tài kho n trên s ố ế ế ả ổ cái đ ng ể ườ ề i đ ngh mua hàng có trách nhi m v ngân sách chi Vi c ị ệ ề ệ mua hàng ch đ ỉ ượ c ti n hành khi trình phi u đ ngh mua hàng đ ế ế ề ị ượ c u ỷ quy n ề

Ngăn ch n gian l n trong vi c đ t hàng nhà cung c p ặ ậ ệ ặ ấ

R i ro ủ

Nhân viên mua hàng gian l n trong vi c đ t hàng ch ng h n đ t hàng mà ậ ệ ặ ẳ ạ ặ nhân viên này s d ng cho m c đích riêng và có th trình hoá đ n đ ử ụ ụ ể ơ ể

đ ượ c thanh toán liên quan đ n kho n mua hàng h c u đó ế ả ư ấ

Gi i pháp ả

Nên tách bi t ch c năng đ ngh mua hàng và ch c năng đ t hàng Nói ệ ứ ề ị ứ ặ cách khác, m i vi c mua hàng ch do phòng thu mua ti n hành và phòng ọ ệ ỉ ế thu mua ph i đ c l p v i các phòng khác Phòng thu mua ch nên đ t ả ộ ậ ớ ỉ ặ

hàng nhà cung c p khi nh n đ ấ ậ ượ c phi u đ ngh mua hàng tiêu chu n đã ế ề ị ẩ

đ ượ c ng ườ i có th m quy n ký duy t Đ n đ t hàng ph i đ ẩ ề ệ ơ ặ ả ượ c đánh s ố

tr ướ c và tham chi u đ n s c a phi u đ ngh mua hàng, và cung c p ế ế ố ủ ế ề ị ấ các thông tin liên quan đ n hàng hoá/d ch v , s l ế ị ụ ố ượ ng, giá c , quy cách, ả v.v… Các liên c a đ n đ t hàng này nên đ ủ ơ ặ ượ c chuy n đ n phòng nh n ể ế ậ hàng, phòng k toán và phòng đ ngh mua hàng đ giúp ki m tra nh n ế ề ị ể ể ậ hàng và thanh toán sau đó

Ki m soát vi c nh n ti n hoa h ng không đ ể ệ ậ ề ồ ượ c phép t nhà cung ừ

c p ấ

R i ro ủ

Nhân viên mua hàng có th ch n nhà cung c p mà không bán hàng ể ọ ấ

hoá/d ch v phù h p nh t ho c m c giá th p nh t có th vì nhân viên ị ụ ợ ấ ặ ở ứ ấ ấ ể này nh n ti n hoa h ng không đ ậ ề ồ ượ c phép t nhà cung c p ừ ấ

Gi i pháp ả

Công ty nên áp d ng cách th c đòi h i ít nh t ba báo giá t ba nhà cung ụ ứ ỏ ấ ừ

c p đ c l p đ i m i khi mua hàng ho c v i m i kho n mua hàng trên ấ ộ ậ ố ỗ ặ ớ ỗ ả

m t m c nào đó Công ty nên hoán đ i v trí các nhân viên mua hàng đ ộ ứ ổ ị ể tránh tình tr ng m t ng ạ ộ ườ i có quan h v i m t s nhà cung c p nh t ệ ớ ộ ố ấ ấ

đ nh trong m t th i gian dài Ngoài ra, công ty nên áp d ng m t chính ị ộ ờ ụ ộ sách k lu t ch t ch khi phát hi n nhân viên nh n ti n hoa h ng không ỷ ậ ặ ẽ ệ ậ ề ồ

đ ượ c phép và nên đ nh kỳ ti n hành ki m tra vi c này Công ty cũng nên ị ế ể ệ

áp d ng cách th c mà các phòng đ ngh mua hàng đ nh kỳ cho ý ki n ụ ứ ề ị ị ế

ph n h i v ho t đ ng c a phòng thu mua ả ồ ề ạ ộ ủ

Nh n đúng hàng ậ

R i ro ủ

Nhân viên nh n hàng có th nh n sai hàng - ch ng h n nh hàng hoá sai ậ ể ậ ẳ ạ ư

v s l ề ố ượ ng, ch t l ấ ượ ng hay quy cách.

Gi i pháp ả

Nên tách bi t ch c năng nh n hàng v i ch c năng đ ngh mua hàng, khi ệ ứ ậ ớ ứ ề ị

có th đ ể ượ c, và ch c năng đ t hàng Nhân viên nh n hàng, th ứ ặ ậ ườ ng là th ủ kho m t s công ty, ch nên nh n hàng khi đã nh n đ ở ộ ố ỉ ậ ậ ượ c đ n đ t hàng ơ ặ

h p l do phòng thu mua g i đ n Nh ng biên b n nh n hàng đ ợ ệ ử ế ữ ả ậ ượ c đánh

s t tr ố ừ ướ c nên đ ượ ậ c l p m i khi nh n hàng t nhà cung c p Nhân viên ỗ ậ ừ ấ

nh n hàng nên th c hi n các bi n pháp thích h p đ đo l ậ ự ệ ệ ợ ể ườ ng hàng hoá

nh m đ m b o hàng hoá th c nh n đ ng nh t v i đ n đ t hàng v t ng ằ ả ả ự ậ ồ ấ ớ ơ ặ ề ừ quy cách M t nhân viên ki m tra ch t l ộ ể ấ ượ ng đ c l p nên h tr vi c ộ ậ ỗ ợ ệ

nh n hàng n u các quy cách quá ph c t p mà nhân viên nh n hàng không ậ ế ứ ạ ậ

th đánh giá chính xác đ ể ượ c Biên b n nh n hàng nên có m t m c ch rõ ả ậ ộ ụ ỉ

đã ki m tra ch t l ể ấ ượ ng, n u th y phù h p M t liên c a biên b n nh n ế ấ ợ ộ ủ ả ậ hàng sau khi đã hoàn thành và ký xong nên đ ượ c g i cho phòng k toán ử ế

đ làm ch ng t h ch toán và g i cho phòng đ ngh mua hàng đ làm ể ứ ừ ạ ử ề ị ể

b ng ch ng v quy trình mua hàng đã hoàn thành ằ ứ ề

Ngăn ch n hoá đ n đúp ho c hoá đ n gi do nhà cung c p phát ặ ơ ặ ơ ả ấ

hành

R i ro ủ

Nhà cung c p có th phát hành và g i hoá đ n ghi sai s l ấ ể ử ơ ố ượ ng, giá tr ị

ho c phát hành hoá đ n đúp ặ ơ

Gi i pháp ả

Khi công ty nh n đ ậ ượ c hoá đ n c a nhà cung c p, t t c các hoá đ n nên ơ ủ ấ ấ ả ơ

đ ượ c đánh s theo th t đ vi c sau đó vi c ki m tra v tính liên t c ố ứ ự ể ệ ệ ể ề ụ

c a các s hoá đ n có th giúp xác đ nh vi c t t c các hoá đ n nh n ủ ố ơ ể ị ệ ấ ả ơ ậ

đ ượ c đã đ ượ c h ch toán M t bi n pháp ki m soát t t cũng bao g m ạ ộ ệ ể ố ồ

vi c đóng d u lên hoá đ n đ ghi rõ s tham chi u c a đ n đ t hàng và ệ ấ ơ ể ố ế ủ ơ ặ biên b n nh n hàng, mã tài kho n, n u phù h p, và tên vi t t t c a nhân ả ậ ả ế ợ ế ắ ủ viên th c hi n vi c ki m tra này Vi c này s giúp ích cho quá trình đ i ự ệ ệ ể ệ ẽ ố chi u ch ng t K toán nên ki m tra các chi ti t c a hoá đ n so v i đ n ế ứ ừ ế ể ế ủ ơ ớ ơ

đ t hàng và biên b n giao hàng liên quan và l u gi chung các ch ng t ặ ả ư ữ ứ ừ này Vi c này đ m b o là t t c các hoá đ n, v n là c s đ thanh toán ệ ả ả ấ ả ơ ố ơ ở ể cho nhà cung c p, s liên quan đ n nh ng giao d ch mua hàng h p l và ấ ẽ ế ữ ị ợ ệ

nh n đúng hàng ậ

Thanh toán mua hàng chính xác

R i ro ủ

Khi thanh toán b ng séc, u nhi m chi ho c b ng phi u chi ti n m t có ằ ỷ ệ ặ ằ ế ề ặ

th có thanh toán nh m nhà cung c p, ho c v i ch ký đ ể ầ ấ ặ ớ ữ ượ c u quy n ỷ ề không đúng, ho c đ xu t thanh toán các kho n gi m o ho c cho ng ặ ề ấ ả ả ạ ặ ườ i

gi m o ho c hoá đ n b thanh toán hai l n li n ả ạ ặ ơ ị ầ ề

Gi i pháp ả

Phòng k toán, ho c đ i v i m t s công ty là b ph n công n ph i tr ế ặ ố ớ ộ ố ộ ậ ợ ả ả

c a phòng k toán, nên l u gi m t danh sách các ngày đ n h n thanh ủ ế ư ữ ộ ế ạ toán Khi đ n h n, k toán ph i trình không ch hoá đ n mà c đ n đ t ế ạ ế ả ỉ ơ ả ơ ặ hàng và biên b n nh n hàng cho ng ả ậ ườ i có th m quy n ký duy t thanh ẩ ề ệ toán Phòng mua hàng nên có trách nhi m thông báo cho phòng k toán ệ ế

v b t kỳ thay đ i gì liên quan đ n vi c mua hàng mà có th d n đ n ề ấ ổ ế ệ ể ẫ ế thay đ i thanh toán, ch ng h n nh th i h n thanh toán, chi t kh u, hàng ổ ẳ ạ ư ờ ạ ế ấ mua b tr l i, v.v… Ngoài ra, b t kỳ thay đ i nào nh th c n s u ị ả ạ ấ ổ ư ế ầ ự ỷ quy n thích h p tr ề ợ ướ c khi thay đ i vi c thanh toán T t c các séc, u ổ ệ ấ ả ỷ nhi m chi và phi u chi ti n m t nên đ ệ ế ề ặ ượ c đánh s tr ố ướ c Hoá đ n đã ơ thanh toán nên đ ượ c đóng d u “Đã thanh toán” ấ

Ví d minh ho v th t c ki m soát: Ph n 4 - Ki m soát Hàng t n kho và Tài s n C ụ ạ ề ủ ụ ể ầ ể ồ ả ố

đ nh ị

Hàng t n kho và tài s n c đ nh là hai c u ph n quan tr ng t o nên ồ ả ố ị ấ ầ ọ ạ Doanh nghi p Hàng t n kho th hi n v n l u đ ng, tài s n c đ nh ệ ồ ể ệ ố ư ộ ả ố ị

là bi u hi n c a v n c đ nh c a doanh nghi p Vi c qu n lý hàng ể ệ ủ ố ố ị ủ ệ ệ ả

t n kho và tài s n c đ nh là v n đ r t quan tr ng đ i v i các ồ ả ố ị ấ ề ấ ọ ố ớ doanh nghi p Báo cáo c a Mekongcapital giúp chúng ta có nh ng ệ ủ ữ

hi u bi t trong v n đ này ể ế ấ ề

B o v hàng t n kho ả ệ ồ

R i ro ủ

Hàng t n kho có th b m t c p và vi c m t c p có th đồ ể ị ấ ắ ệ ấ ắ ể ược che d u M t kh năng khác làấ ộ ả công nhân có th hu b ho c d u kín nh ng s n ph m có l i đ tránh b ph t v nh ng s nể ỷ ỏ ặ ấ ữ ả ẩ ỗ ể ị ạ ề ữ ả

ph m đó ẩ

Gi i pháp ả

Nên tách bi t ch c năng l u gi s sách hàng t n kho (k toán hàng t n kho) kh i ch c năngệ ứ ư ữ ổ ồ ế ồ ỏ ứ trông gi hàng t n kho (th qu ) ữ ồ ủ ỹ

Nên c t gi v t t và thành ph m vào n i có khoá và ch ngấ ữ ậ ư ẩ ơ ỉ ười có th m quy n m i có khoáẩ ề ớ

m ch đó ở ỗ

Gi ng nh cách ki m soát ti n m t, m i hàng hoá nh p và xu t t kho hàng ph i có phi uố ư ể ề ặ ọ ậ ấ ừ ả ế

nh p và xu t hàng và phi u này ph i đậ ấ ế ả ược th kho ký Các phi u này s đủ ế ẽ ược dùng làm ch ngứ

t h ch toán cùng v i các ch ng t khác, khi phù h p, đ th kho c p nh t s kho và đ kừ ạ ớ ứ ừ ợ ể ủ ậ ậ ổ ể ế toán hàng t n kho h ch toán chính xác s hàng t n kho trong s cái và s ph ồ ạ ố ồ ổ ổ ụ

Th kho ch nên đ ng ý xu t hàng khi có ch th c a ngủ ỉ ồ ấ ỉ ị ủ ười có th m quy n và ch th này ph iẩ ề ỉ ị ả

được vi t thành văn b n v i ch ký có th m quy n Ch th này có th k t h p v i phi u xu tế ả ớ ữ ẩ ề ỉ ị ể ế ợ ớ ế ấ hàng

Hàng t n kho, bao g m c s n ph m d dang, ph i đồ ồ ả ả ẩ ở ả ược dán nhãn và theo dõi quy mô lôở hàng nh nh t có th đỏ ấ ể ược và m i công đo n s n xu t nh nh t có th đở ỗ ạ ả ấ ỏ ấ ể ược – đ có th dể ể ễ dàng phát hi n ra b t kỳ hàng hoá nào th t l c H th ng theo dõi thệ ấ ấ ạ ệ ố ường bao g m s sách kồ ổ ế toán, s sách s n xu t và m t s lo i nhãn ho c mã v ch trên hàng hoá Khi di chuy n s nổ ả ấ ộ ố ạ ặ ạ ể ả

ph m d dang gi a các đ a đi m ho c công đo n s n xu t, phi u l u chuy n s n ph m c nẩ ở ữ ị ể ặ ạ ả ấ ế ư ể ả ẩ ầ

được chuy n giao gi a các t trể ữ ổ ưởng c a các đ a đi m ho c công đo n s n xu t đó ủ ị ể ặ ạ ả ấ

Ít nh t là hàng tháng công ty nên ti n hành ki m kê hàng t n kho và đ i chi u v i s kho và sấ ế ể ồ ố ế ớ ổ ổ sách k toán B t kỳ chênh l ch nào cũng ph i đế ấ ệ ả ược đi u tra k càng ề ỹ

L u gi b n đăng ký tài s n c đ nh đ y đ ư ữ ả ả ố ị ầ ủ

R i ro ủ

Các giao d ch mua và thanh lý tài s n c đ nh có th b h ch toán sai Đi u này d n đ n saiị ả ố ị ể ị ạ ề ẫ ế các s d tài s n c đ nh trên b ng cân đ i k toán, làm méo mó các h s ho t đ ng liênố ư ả ố ị ả ố ế ệ ố ạ ộ quan đ n tài s n ho c tính sai kh u hao tài s n c đ nh ế ả ặ ấ ả ố ị

Gi i pháp ả

Phòng k toán nên l u gi b n đăng ký tài s n c đ nh nh là s ph ghi chi ti t t ng h ngế ư ữ ả ả ố ị ư ổ ụ ế ừ ạ

m c tài s n c đ nh Các thông tin c b n c a m t b n đăng ký tài s n c đ nh là nguyên giáụ ả ố ị ơ ả ủ ộ ả ả ố ị

t ng tài s n và giá tr tăng thêm hay thay đ i, và kh u hao lu k c a tài s n đó Các thông tinừ ả ị ổ ấ ỹ ế ủ ả khác bao g m mã s , v trí đ t đ , ngày mua/thanh lý, nhà cung c p ho c nhà s n xu t S dồ ố ị ặ ể ấ ặ ả ấ ố ư trên b n đăng ký tài s n c đ nh ph i đả ả ố ị ả ược đ i chi u đ nh kỳ v i giá tr ròng c a các tài kho nố ế ị ớ ị ủ ả tài s n c đ nh trên s cái.ả ố ị ổ

Ít nh t là hàng năm, công ty nên ti n hành ki m kê t t c tài s n c đ nh, và đ i chi u sấ ế ể ấ ả ả ố ị ố ế ố

lượng ki m kê th c t v i b n đăng ký tài s n c đ nh Vi c ki m kê và đ i chi u cũng ph i tìmể ự ế ớ ả ả ố ị ệ ể ố ế ả

ra b t kỳ tài s n nào không s d ng, h h ng hay đã kh u hao đ mà v n còn ti p t c tínhấ ả ử ụ ư ỏ ấ ủ ẫ ế ụ

kh u hao Nh ng b n sao c a b n đăng ký tài s n c đ nh nên đấ ữ ả ủ ả ả ố ị ược g i cho phòng hànhử chính và b ph n mà tài s n c đ nh đ t đó vì đi u này giúp các b ph n trong vi c b o vộ ậ ả ố ị ặ ở ề ộ ậ ệ ả ệ các tài s n này hàng ngày ả

Ngoài ra, nên có m t h th ng đ c p nh t b n đăng ký tài s n c đ nh độ ệ ố ể ậ ậ ả ả ố ị ược k p th i thôngị ờ qua s ph i h p gi a các b ph n này v i phòng k toán ự ố ợ ữ ộ ậ ớ ế

Ví d minh ho v th t c ki m soát: Ph n 5 - Ki m soát Ti n m t và Tài kho n Ngân ụ ạ ề ủ ụ ể ầ ể ề ặ ả hàng

Ti n là khâu tr ng y u đ i v i b t kỳ doanh nghi p nào Vi c qu n ề ọ ế ố ớ ấ ệ ệ ả

lý t t ti n m t và tài kho n ngân hàng s gi m thi u r i ro v kh ố ề ặ ả ẽ ả ể ủ ề ả năng thanh toán cũng nh tăng hi u qu s d ng đ ng ti n c a ư ệ ả ử ụ ồ ề ủ doanh nghi p Chúng tôi gi i thi u báo cáo c a Mêkôngcapital v ệ ớ ệ ủ ề

m t s th t c ki m soát Ti n m t và Tài kho n Ngân hàng ộ ố ủ ụ ể ề ặ ả

Ki m soát ti n m t ể ề ặ

R i ro ủ

Ti n m t có th b s d ng sai m c đích ho c m t c p ề ặ ể ị ử ụ ụ ặ ấ ắ

Gi i pháp ả

Nên có m t h th ng nh là s qu đ hàng ngày th qu ghi chép thu và chi ti n m t ộ ệ ố ư ổ ỹ ể ủ ỹ ề ặ

Ngoài ra, ti n m t ch đề ặ ỉ ược rút ra kh i qu khi có phi u chi đỏ ỹ ế ược phê duy t và thu ti n m t ph iệ ề ặ ả

đi kèm v i phi u thu đớ ế ược phê duy t ệ

Nên có h n m c thanh toán ti n m t và m i kho n thanh toán vạ ứ ề ặ ọ ả ượt quá m t m c nh t đ nhộ ứ ấ ị

ph i đả ược thanh toán qua tài kho n ngân hàng Vào m t th i đi m ch nên có m t ngả ộ ờ ể ỉ ộ ườ ế i ti p

c n ti n m t và ti n m t ph i đậ ề ặ ề ặ ả ược c t gi trong h p có khoá ấ ữ ộ

Bút toán giao d ch ti n m t ph i đị ề ặ ả ược m t nhân viên riêng bi t l p và nhân viên này khôngộ ệ ậ

được ti p c n ho c có ch c năng trông gi ti n m t S d ti n m t trên s cái c n đế ậ ặ ứ ữ ề ặ ố ư ề ặ ổ ầ ược đ iố chi u hàng ngày v i s qu ti n m t do th qu l p ế ớ ổ ỹ ề ặ ủ ỹ ậ

Đ i chi u ngân hàng ố ế

R i ro ủ

Công ty có th không ngăn ch n ho c phát hi n k p th i các kho n chuy n kho n ho c rút ti nể ặ ặ ệ ị ờ ả ể ả ặ ề ngân hàng có gian l n ho c có l i ậ ặ ỗ

Gi i pháp ả

K toán ngân hàng nên th c hi n vi c đ i chi u s d trên s ph ngân hàng v i s d trên sế ự ệ ệ ố ế ố ư ổ ụ ớ ố ư ổ sách k toán c a công ty Vi c đ i chi u này nên đế ủ ệ ố ế ược m t ngộ ười có th m quy n ki m tra vàẩ ề ể

người này không được tham gia vào vi c x lý ho c h ch toán thu chi ti n Ngoài ra, vi c đ iệ ử ặ ạ ề ệ ố chi u này nên đế ược ti n hành đ nh kỳ, ít nh t là hàng tháng B t kỳ chênh l ch nào cũng nênế ị ấ ấ ệ

được đ i chi u v i các kho n ti n g i ch a đố ế ớ ả ề ử ư ược ngân hàng x lý ho c các séc đã phát hànhử ặ

nh ng ch a trình ngân hàng và b t kỳ kho n m c nào không đ i chi u đư ư ấ ả ụ ố ế ược c n ph i báo cáoầ ả ngay cho K toán Trế ưởng ho c Giám đ c Tài chính đ có bi n pháp x lý ặ ố ể ệ ử

Ki m soát nhân viên th c hi n vi c chuy n kho n/rút ti n ngân hàng mà không đ ể ự ệ ệ ể ả ề ượ c phép

R i ro ủ

Người có th m quy n ký duy t cho tài kho n ngân hàng c a công ty có th ch th vi c chuy nẩ ề ệ ả ủ ể ỉ ị ệ ể kho n ho c rút ti n cho m c đích không đả ặ ề ụ ược phép M t cách khác là nhân viên có th cóộ ể

được ch ký có th m quy n cho vi c chuy n kho n ho c rút ti n ngân hàng do ngữ ẩ ề ệ ể ả ặ ề ười có th mẩ quy n ký duy t không đ ý k đ n ch ng t mà ngề ệ ể ỹ ế ứ ừ ười đó ký

Gi i pháp ả

Công ty nên áp d ng m t cách th c đòi h i nhi u ch ký cho vi c chuy n ti n vụ ộ ự ỏ ề ữ ệ ể ề ượt quá m tộ kho n nào đó - ch ng h n nh m t ch ký c a K toán Trả ẳ ạ ư ộ ữ ủ ế ưởng/Giám đ c Tài chính và m tố ộ

ch ký c a T ng Giám đ c M i chuy n kho n ch đữ ủ ổ ố ọ ể ả ỉ ược phê duy t khi các ch ng t k toánệ ứ ừ ế

được trình lên Các ch ng t này bao g m:ứ ừ ồ

i) phi u đ ngh mua hàng đế ề ị ược phê duy t; ệ

ii) đ n đ t hàng đơ ặ ược nhà cung c p ch p thu n và h p đ ng mua hàng, n u có; và ấ ấ ậ ợ ồ ế

iii) biên b n giao hàng ho c b ng ch ng v vi c th c hi n d ch v , khi phù h p ả ặ ằ ứ ề ệ ự ệ ị ụ ợ

Admin (Theo Mekongcapital)

T ng h p t Mekongcapital và các ngu n khác ổ ợ ừ ồ