Bài giảng hệ thống thông tin kế toán

Bài giảng Hệ thống thơng tin kế tốn Chương TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG 1.1 Khái niệm hệ thống Hệ thống khái niệm thƣờng đƣợc sử dụng đời sống xem “hệ thống tập hợp thành phần phối hợp với để hoàn thành loạt mục tiêu” Một hệ thống có ba đặc điểm sau: - Có thành phần phận (hoặc điểm hữu hình) - Tiến trình xử lý (hay phƣơng pháp) để phối hợp thành phần theo cách quy định - Mục tiêu đối tƣợng hệ thống Lý thuyết hệ thống có đƣa khái niệm liên quan nhƣ sau: a Hệ thống hệ thống cha Trong hệ thống lớn bao gồm hệ thống nhỏ bên nó, hệ thống tồn nhiều cấp bậc khác Các thành phần hệ thống với đặc điểm khác Các hệ thống cấp thấp hệ thống hệ thống con, có tiền trình phối hợp thành phần phận để đạt đƣợc mục tiêu Khái niệm hệ thống con, hệ thống cha phụ thuộc vào cách nhìn nhận cá nhân tiếp cận hệ thống Ví dụ: Hệ thống giao thơng có hệ thống hệ thống giao thơng đƣờng bộ, hệ thống giao thông đƣờng thủy… b Đường biên nơi giao tiếp - Đƣờng biên: nhằm phân cách hệ thống với hệ thống khác Trong hệ thống con, đƣờng biên giúp nhận dạng thành phần hệ thống Xác định đƣờng biên hệ thống phụ thuộc vào đặc điểm vị trí hệ thống tổ chức - Nơi giao tiếp: nơi gặp đƣờng biên hệ thống Nơi giao tiếp nối kết hệ thống thành phần phận 1.2 Phân loại hệ thống Hệ thống có nhiều dạng khác nhƣng đƣợc phân loại thành dạng sau: GV: Nguyễn Thị Diệu Thanh Bài giảng Hệ thống thông tin kế tốn - Hệ thống đóng: hệ thống lập với mơi trƣờng Nó khơng có nơi giao tiếp với bên ngồi, khơng tác động khỏi đƣờng biên tiến trình xử lý khơng bị mơi trƣờng tác động Khái niệm hệ thống đóng mang tính chất lý luận thực tế hệ thống tác động qua lại với môi trƣờng theo nhiều cách khác - Hệ thống liên kết đóng: hệ thống có tác động với mơi trƣờng thơng qua giao thức định trƣớc kiểm soát đƣợc (tính liên kết) Tuy nhiên, hệ thống vận hành mơi trƣờng khơng thể can thiệp vào vận hành hệ thống (tính đóng) - Hệ thống liên kết đóng phản hồi: hệ thống thƣờng có thông tin đầu kết sử dụng liệu đầu vào cho hệ thống xử lý Hệ thống liên kết phản hồi có thơng tin đầu tác động trở lại liệu đầu vào không hợp lệ - Hệ thống mở: hệ thống không kiểm sốt tác động qua lại với mơi trƣờng Ngồi việc thể quan hệ qua q trình nhập liệu kết xuất, hệ thống thƣờng bị nhiễu loạn khơng kiểm sốt đƣợc, ảnh hƣởng đến q trình xử lý Hệ thống đƣợc thiết kế tốt hạn chế tác động nhiễu loạn Trên sở bốn kiểu hệ thống bản, ngƣời ta liên hệ nhiều hệ thống với Ví dụ: hệ thống đóng có quan hệ có thành phần hệ thống đóng có quan hệ, hệ thống mở hệ thống kiểm soát phản hồi II HỆ THỐNG THÔNG TIN 2.1 Khái niệm Hệ thống thông tin bao gồm tập hợp thành phần có quan hệ với nhằm thu thập, lƣu trữ, xử lý cung cấp thông tin cho ngƣời sử dụng GV: Nguyễn Thị Diệu Thanh Bài giảng Hệ thống thơng tin kế tốn 2.2 Các thành phần hệ thống thông tin  Dữ liệu đầu vào: Bao gồm nội dung cần thiết thu thập phƣơng thức thu thập liệu cho hệ thống thông tin  Thành phần xử lý: Các trình, phận thực hoạt động xử lý nội dung liệu đầu vào thu thập nhƣ phân tích, tổng hợp, tính tốn, ghi chép, xác nhận…để làm biến đổi tính chất, nội dung liệu, tạo thông tin theo yêu cầu sử dụng  Thành phần lưu trữ: Lƣu trữ nội dung đữ liệu đầu vào thông tin tạo trình xử lý để phục vụ cho trình xử lý cung cấp thông tin sau  Thông tin đầu ra: Nội dung thông tin phƣơng thức cung cấp thông tin đƣợc tạo từ hệ thống cho đối tƣợng sử dụng  Kiểm sốt: Kiểm sốt q trình thu thập, lƣu trữ, xử lý nhằm cung cấp thông tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu hệ thống đặt đồng thời phản hồi sai sót, hạn chế thành phần hệ thống thông tin để khắc phục, sữa chữa III HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 3.1 Bản chất Hệ thống thông tin quản lý hệ thống thơng tin bao gồm thành phần có mối quan hệ với đƣợc thiết lập tổ chức nhằm hỗ trợ cho hoạt động chức tổ chức, hỗ trợ trình định cấp quản lý thông qua việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực kiểm sốt q trình hoạt động tổ chức GV: Nguyễn Thị Diệu Thanh Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán Tổ chức/ Thực Hoạch định Đánh giá/ Kiểm sốt Hệ thống thơng tin quản lý Hoạt động doanh nghiệp Các nhà quản lý thực việc điều hành hoạt động doanh nghiệp thông qua trình định Quá trình diễn theo bƣớc sau:  Sử dụng, đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề cần giải    Đƣa phƣơng án giải Thu thập liệu, thông tin cần thiết để đánh giá phƣơng án Lựa chọn phƣơng án khả thi định 3.2 Phân loại thông tin quản lý đối tượng sử dụng thông tin quản lý Ở cấp quản lý khác doanh nghiệp thực định có tính chất nội dung khác từ ảnh hƣởng đến loại thơng tin cần thiết cung cấp cho cấp quản lý Thông thƣờng chia cấp quản lý doanh nghiệp thành ba cấp với ba loại thông tin sau Phân loại thơng tin Cấp quản lý Có cấu trúc Bán cấu trúc Không cấu trúc Hoạch định chiến lƣợc Kiểm soát quản lý Kiểm soát hoạt động  Cấp kiểm soát hoạt động: Cấp quản lý quan tâm đến tính hữu hiệu hiệu hoạt động thực doanh nghiệp Thông tin cần thiết cho nhà quản lý cấp độ phải phản ánh tất hoạt động diễn hàng ngày doanh nghiệp Những thông tin thƣờng có quy định nội dung cụ thể dễ dàng đáp GV: Nguyễn Thị Diệu Thanh Bài giảng Hệ thống thơng tin kế tốn ứng thơng qua báo cáo, bảng biểu có sẵn, khn mẫu, tiêu yêu cầu Chúng ta gọi thông tin thơng tin có cấu trúc  Cấp kiểm soát quản lý: Đây cấp quản lý trung gian doanh nghiệp Nhiệm vụ cấp quản lý quan tâm đến trình sử dụng nguồn lực việc thực mục tiêu doanh nghiệp Các định đƣợc thực cấp độ đa dạng tùy vào doanh nghiệp, tình hình phát sinh thời điểm khác nhƣ tùy thuộc vào trình độ ngƣời quản lý Do thơng tin cung cấp cho cấp độ bên cạnh thông tin đƣợc tổng hợp truyền lên từ cấp kiểm sốt hoạt động, có thơng tin đƣợc phân tích, tổng hợp nhiều chiều, liên quan đến nhiều nội dung tùy theo nhu cầu kinh nghiệm đánh giá ngƣời quản lý, mà khơng theo quy ƣớc khn mẫu sẵn có Chúng ta gọi thông tin bán cấu trúc  Cấp hoạch định chiến lược: Đây nhà quản lý cấp cao doanh nghiệp Họ thiết lập đƣa định chiến lƣợc phát triển tƣơng lai doanh nghiệp Những thông tin để phục vụ cho việc định lấy từ nhiều nguồn khác bên bên ngồi doanh nghiệp, phụ thuộc vào lực tầm nhìn nhà lãnh đạo Khó xác định thông tin nội dung cần thiết cho q trình dự báo Do đó, thông thƣờng thông tin cung cấp cho cấp độ quản lý khơng có khn mẫu, quy định khơng có cấu trúc 3.3 Phân loại hệ thống thơng tin quản lý 3.3.1 Phân loại theo cấp độ quản lý sử dụng thông tin doanh nghiệp Theo tiêu thức này, với ba cấp độ quản lý doanh nghiệp, có ba loại hệ thống thơng tin quản lý nhƣ sau:  Hệ thống xử lý nghiệp vụ (Transaction Process Systems- TPS)  Hệ thống hỗ trợ định (Decision Support Systems-DSS)  Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems-ESS) hệ thống chuyên gia (Expert Systems-ES) 3.3.2 Phân loại theo nội dung kinh tế trình sản xuất kinh doanh Quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát việc chuyển hóa yếu tố đầu vào q trình sản xuất thành sản phẩm hồn thành, làm gia tăng giá trị sản phẩm dịch vụ cung cấp sau cung cấp cho khách hàng Mỗi nội dung trình cần thơng tin khác Do đó, hệ thống thơng tin quản lý có nhiệm vụ phải thu thập phản ánh xuyên suốt trình trên, để cung cấp loại thông tin mang nội dung khác cho nhà quản lý tình hình hoạt động doanh nghiệp GV: Nguyễn Thị Diệu Thanh Bài giảng Hệ thống thơng tin kế tốn Nếu chia q trình sản xuất kinh doanh tổng quát theo nội dung kinh tế liên quan, chia hệ thống thông tin quản lý thành hệ thống nhƣ sau:  Hệ thống thông tin sản xuất   Hệ thống thông tin bán hàng Hệ thống thông tin nhân  Hệ thống thông tin kế tốn   Hệ thống thơng tin tài …v v IV HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 4.1 Quy trình xử lý hệ thống thơng tin kế tốn Các đối tƣợng kế toán Nộ Nộii dung nghiệ vụ p nghiệp vụ phat phat sinh sinh Ghi nhận, xếp theo thời gian Ghi nhận, xếp nội dung quản lý Thơng tin kế tốn (Số sách, báo cáo kế toán) Các đối tƣợng quản lý Kế tốn dƣới góc độ hệ thống thơng tin phải tập hợp nhiều thành phần có liên quan với (con ngƣời, phƣơng tiện, cơng nghệ, quy trình…) tham gia vào trình vận hành hệ thống thơng tin kế tốn để có đƣợc thơng tin đáp ứng yêu cầu ngƣời sử dụng 4.2 Các thành phần hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn hệ thống nhiều hệ thống khác hệ thống thông tin quản lý Do hệ thống thơng tin kế tốn có thành phần hệ thống thơng tin Đó là:  Dữ liệu đầu vào: Tất nội dung đƣợc đƣa vào hệ thống kế toán gọi liệu đầu vào, bao gồm: GV: Nguyễn Thị Diệu Thanh Bài giảng Hệ thống thơng tin kế tốn  Hệ thống chứng từ nội dung chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung nghiệp vụ phát sinh  Các đối tƣợng kế toán mà nghiệp vụ phát sinh cần phải đƣợc tập hợp, theo dõi thông qua hệ thống tài khoản kế toán;  Hệ thống đối tƣợng quản lý mà nghiệp vụ phát sinh cần đƣợc tập hợp, theo dõi chi tiết phù hợp yêu cầu thông tin quản lý doanh nghiệp  Hệ thống xử lý: Bao gồm tập hợp tất yếu tố tham gia vào trình xử lý liệu để có thơng tin kế tốn hữu ích:    Quy trình luân chuyển chứng từ thực trình kinh doanh Hình thức ghi sổ hay cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật liệu; Quy định phân tích, hạch tốn nghiệp vụ phát sinh;   Phƣơng thức xử lý máy, phần mềm hay ghi chép thủ công; Bộ máy xử lý bao gồm mối quan hệ phận, phòng ban cơng việc thu thập ln chuyển thơng tin phận kế tốn; Tổ chức cơng việc máy kế tốn  Lưu trữ: Dữ liệu thu thập xử lý đƣợc lƣu trữ để phục vụ cho trình xử lý cung cấp thông tin lần sau thông qua phƣơng thức:  Hệ thống chứng từ, sổ sách kế tốn hệ thống kế tốn thủ cơng  Các tập tin, bảng tính lƣu trữ liệu mơi trƣờng máy tính;  Kiểm sốt: Bao gồm quy định, thủ tục, sách đƣợc thiết lập hệ thống kế tốn để kiểm sốt q trình thu thập, xử lý cung cấp thông tin hệ thống kế tốn, đảm bảo thơng tin cung cấp trung thực hữu ích cho đối tƣợng sử dụng thông tin  Thông tin kết xuất: Thông tin hệ thống thơng tin kế tốn thể nội dung báo cáo kế toán (báo cáo tài báo cáo quản trị) thơng qua hệ thống sổ sách kế tốn 4.3 Chức hệ thống thơng tin kế tốn Vai trò cung cấp thông tin, hỗ trợ việc điều hành quản lý hoạt động doanh nghiệp thể năm chức sau:      Cung cấp báo cáo cho đối tƣợng sử dụng bên doanh nghiệp Hỗ trợ thực quản lý hoạt động phát sinh hàng ngày Hỗ trợ định quản trị Hoạch định kiểm soát Thiết lập hệ thống kiểm soát nội GV: Nguyễn Thị Diệu Thanh Bài giảng Hệ thống thông tin kế tốn 4.4 Phân loại hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn phân loại theo hai nội dung: Đặc điểm thông tin cung cấp phƣơng thức xử lý hệ thống thông tin 4.4.1 Phân loại theo đặc điểm thông tin cung cấp Theo đặc điểm, tính chất thơng tin cung cấp, hệ thống thơng tin kế tốn đƣợc chia làm hai loại:  Hệ thống thông tin kế tốn tài chính: Cung cấp thơng tin tài chủ yếu cho đối tƣợng bên ngồi Những thơng tin phải tuân thủ quy định, chế độ, nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hành  Hệ thống thơng tin kế tốn quản trị: Cung cấp thơng tin nhằm mục đích quản trị nội doanh nghiệp để dự báo kiện xảy dự đoán ảnh hƣởng tài kinh tế chúng tổ chức Việc phân chia mang ý nghĩa phân loại thông tin xác định đối tƣợng sử dụng thông tin Tuy nhiên hai hệ thống tách biệt thành hai hệ thống kế toán độc lập doanh nghiệp Mặc dù mục tiêu báo cáo quản trị báo cáo tài thƣờng khơng tƣơng xứng hồn tồn nhƣng hai hệ thống kế tốn có thơng tin giống khác Phần giao chúng cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý doanh nghiệp sách, chế độ, chuẩn mực kế toán đƣợc nhà nƣớc ban hành Do chúng đƣợc tổ chức liệu thống cho hai hệ thống kế toán 4.4.2 Phân loại theo phương thức xử lý Tùy theo phƣơng thức xử lý liệu thủ cơng hay có hỗ trợ máy tính, chia hệ thống thông tin thành ba loại:  Hệ thống thông tin kế tốn thủ cơng: Tất q trình thu thập, lƣu trữ, xử lý, thiết lập báo cáo đƣợc thực thủ công, ghi chép tay  Hệ thống thơng tin bán thủ cơng: Có ứng dụng hỗ trợ định máy tính cơng nghệ thơng tin q trình vận hành hệ thống kế toán  Hệ thống kế tốn dựa phầm mềm máy tính: Các qua trình thực vận hành hệ thống kế toán phần lớn đƣợc thực máy tính từ việc thu thập, ghi nhận, xử lý, cung cấp thông tin… Việc phân loại theo nội dung làm sở đánh giá khả xử lý hệ thống kế tốn hành Mỗi phƣơng thức xử lý có lực xử lý định với đặc trƣng phƣơng thức xử lý Dựa đặc trƣng loại hệ thống để đƣa GV: Nguyễn Thị Diệu Thanh Bài giảng Hệ thống thông tin kế tốn giải pháp hồn thiện, chiến lƣợc phát triển q trình tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp V CÁC CƠNG CỤ KỸ THUẬT 5.1 Sơ đồ dòng liệu (Data Flow Diagram) - DFD a Định nghĩa Sơ đồ dòng liệu biểu diễn sơ đồ với ký pháp đơn giản, dễ hiểu thể luồng liệu, nguồn, đích, xử lý kho liệu dƣới góc độ trừu tƣợng yếu tố vật lý HTTT b Các ký pháp sơ đồ DFD Thực thể bên hay tác nhân bên Thực thể hay tác nhân bên Lƣu trữ Dòng hay chiều liệu c Một số quy tắc vẽ sơ đồ luồng liệu  Cái vào tiến trình phải khác với  Các đối tƣợng phải có tên Tuy nhiên tác nhân kho liệu vẽ nhiều vị trí khác để tránh cắt luồng liệu  Mỗi tiến trình phải có vào (Input) (Output)  Khơng có luồng liệu trực tiếp từ kho đến kho khác  Dữ liệu di chuyển trực tiếp từ tác nhân đến kho liệu ngƣợc lại  Dữ liệu di chuyển trực tiếp từ tác nhân đến tác nhân khác  Mỗi luồng liệu khơng thể quay lại nơi vừa  Trong trình phân rã ln ln phải đảm bảo tính cân bằng: luồng liệu vào ra, tác nhân kho liệu mức trƣớc phải đƣợc bảo toàn sơ đồ mức sau GV: Nguyễn Thị Diệu Thanh Bài giảng Hệ thống thơng tin kế tốn  Quá trình phân rã dừng lại đạt đƣợc sơ đồ luồng liệu sơ cấp d Phân rã sơ đồ luồng liệu  Định nghĩa: Quá trình phân nhỏ tiến trình thành tiến trình khác  Trong sơ đồ luồng liệu có mức: - Sơ đồ DFD cấp tổng quát: Trình bày q trình ln chuyển thơng tin tổng qt Sơ đồ DFD cấp 1: Hoạt động xử lý cấp tổng quát đƣợc chi tiế thành nhiều bƣớc xử lý - Sơ đồ DFD cấp 2: Mô tả chi tiết luân chuyển liệu cho hoạt động xử lý cụ thể cấp e Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng liệu * Bước 1: Mô tả hệ thống hành đoạn văn mô tả * Bước 2: Lập bảng thực thể hoạt động liên quan đến thực thể Thực thể Hoạt động Khách hàng Trả tiền giấy đòi nợ Nhân viên bán hàng Lập phiếu thu, ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu vào giấy đòi nợ Bước 3: Đánh dấu hoạt động xử lý liệu hoạt động bảng mô tả bƣớc + Hoạt động xử lý liệu gồm: truy xuất, chuyển hóa, lƣu trữ liệu Các hoạt động nhập liệu, xếp, xác nhận tính tốn tổng hợp… + Các hoạt động chuyển hóa nhận liệu thực thể hoạt động xử lý liệu + Các hoạt động chức năng: nhập, xuất bán hàng, mua hàng… hoạt động xử lý liệu Bước 4: Nhận diện thực thể bên hệ thống thực thể không thực hoạt động xử lý liệu bên hệ thống Bước 5: + Vẽ hình chữ nhật biểu diễn thực thể bên ngồi GV: Nguyễn Thị Diệu Thanh Bài giảng Hệ thống thơng tin kế tốn trạng hàng tồn kho, báo cáo chi phí sản xuất, báo cáo trạng sản xuất Bảng giá chi tiết nguyên vật liệu cho biết giá phải trả để mua loại nguyên vật liệu Bộ phận mua hàng có trách nhiệm cập nhật cho bảng giá Kế tốn chi phí sử dụng để xây dựng chi phí định mức thiết lập dự tốn chi phí sản xuất Báo cáo ngun vật liệu sử dụng kỳ cho biết phận sản xuất sử dụng nguyên liệu nhƣ Các nhà quản lý theo dõi báo cáo nhằm phát lãng phí cách so sánh nguyên vật liệu sử dụng với kết thành phẩm đƣợc sản xuất Một doanh nghiệp sử dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên dùng báo cáo điều chỉnh hàng tồn kho Khi kiểm toán nội kiểm tra hàng tồn kho, tiến hành so sánh số thực tế với số liệu sổ sách thích chênh lệch báo cáo điều chỉnh hàng tồn kho Một báo cáo quan trọng khác doanh nghiệp sử dụng phƣơng pháp kiểm kê định kỳ báo cáo thực trạng hàng tồn kho Báo cáo cho phép ngƣời quản lý giám sát đƣợc hạn mức hàng tồn kho Kế tốn chi phí sử dụng báo cáo chi phí sản xuất để tính tốn chênh lệch so với dự toán Một số đơn vị sản xuất sử dụng hệ thống chi phí định mức làm thƣớc đo so sánh với chi phí thực tế phát sinh nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp sản xuất chung Báo cáo sản xuất chi tiết chênh lệch cho lĩnh vực hoạt động, công việc yếu tố chi phí Báo cáo trạng sản xuất cung cấp thông tin trạng thay đổi cơng việc Bởi q trình sản xuất sản phẩm thƣờng yêu cầu phối hợp nhiều hoạt động điều hành báo cáo cung cấp thông tin quan trọng trạng sản xuất Lịch trình sản xuất đƣợc lập vào kế hoạch sản xuất kinh doanh doanh nghiệp giai đoạn Từ lịch trình để kiểm tra nguyên vật liệu kho đủ tiến hành thiết lập lịch làm việc thiếu yêu cầu thêm nguyên vật liệu Thông tin nguyên vật liệu đƣợc lƣu trữ cập nhật từ thông tin tồn kho Căn lƣợng nguyên vật liệu thiết lập lịch làm việc lịch đƣợc lập vào thông tin nhân đƣợc cập nhật lƣu trữ tập tin nhân Sau kế tốn chi phí tính chi chí sản xuất lập báo cáo sản phẩm Từ khâu lập báo cáo: Báo cáo chi phí, giá thành, báo cáo tình hình sản xuất, báo cáo khác tài sản cố định IV KIỂM SỐT TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI GV: Nguyễn Thị Diệu Thanh Bài giảng Hệ thống thơng tin kế tốn CSDL Hoạt động kiểm soát chủ yếu ý nghĩa hoạt động kiểm soát Các thử nghiệm kiểm soát th-ờng đ-ợc thùc hiƯn Sù hiƯn + Sư dơng c¸c phiÕu xin lĩnh vật t-, hữu/ph đơn đặt hàng sản xuất, bảng tập át sinh hợp chi phí báo cáo kiểm định sản phẩm có đánh số tr-ớc đ-ợc phê chuẩn + Độc lập so sánh báo cáo kiểm định chất l-ợng sản phẩm, báo cáo sản xuất, bảng tập hợp chi phí với đơn đặt hàng sản xuất, phiếu xin lĩnh vật t- - Hệ thống tài liệu đ-ợc phê duyệt có kiểm soát chặt chẽ nhằm tạo sở cho việc ghi sổ nghiệp vụ sản xuất để bảo đảm nghiệp vụ sản xuất hợp lệ đ-ợc ghi sổ + Điều tra quan sát việc sử dụng tài liệu có đánh số tr-ớc này, kiểm tra tính liên tục chúng nh- kiểm tra chữ kí phê duyệt liên quan + Bảo đảm nghiệp vụ sản xuất thống víi + KiĨm tra dÊu hiƯu cđa viƯc kiĨm c¸c chứng từ, tài liệu gốc có liên quan nhằm tra nội khẳng định nghiệp vụ sản xuất thực tế xảy tr-ớc chúng đ-ợc ghi sổ + Đối chiếu chi phí nhân công sản + Phát sù kh«ng khíp ghi mét sè + Pháng vấn việc kiểm tra đối xuất, chi phí sản xuất chung với bảng chi phí không thực phát sinh chiếu, quan sát điều tra việc tính l-ơng chi phí chung xảy đối chiếu + Phân tích chi phí nguyên vật liệu, + Sự chênh lệch tăng đáng kể thực tế ghi sổ + Pháng vÊn vỊ viƯc sư dơng hƯ chi phÝ sản xuất chung thực tế so với so với định møc cã thĨ ghi chÐp mét sè nghiƯp thèng ®Þnh møc chi phÝ, kiĨm tra ®Þnh møc vơ ch-a phát sinh báo cáo chênh lệch Tính + Sử dụng phiếu yêu cầu xin lĩnh vật + Nhằm kiểm soát tất nghiệp vụ sản xuất + Phỏng vấn quan sát việc sử GV: Nguyễn Thị Diệu Thanh Bài giảng Hệ thống thông tin k toỏn trọn vẹn t-, đơn đặt hàng sản xuất, bảng phát sinh đ-ợc ghi sổ, không bị bỏ sót dụng tài liệu có đánh số tr-ớc tập hợp chi phí, báo cáo kiểm không bị trùng lắp này, kiểm tra tính liên tục định chất l-ợng có đánh số tr-ớc chúng + Độc lập đối chiếu phiếu xin + Phát không thống chứng + Phỏng vấn điều tra lĩnh vật t-, đơn đặt hàng sản xuất, từ phát nghiệp vụ sản xuất ch-a chứng đính kèm tài liệu, bảng tập hợp chi phí, báo cáo đ-ợc vào sổ chứng từ sản xuất với sổ sách kế kiểm định chất l-ợng sản phẩm với toán với sổ sách kế toán + Phân tích theo dõi chênh lệch + Phát chênh lệch tăng chi phí định mức + Phỏng vấn vỊ viƯc sư dơng hƯ vỊ chi phÝ nguyªn vËt liƯu, chi phÝ so víi chi phÝ thùc tÕ ghi sổ không ghi thống chi phí định mức sản xuất chung so với định mức sổ số nghiệp vụ sản xuất + So sánh, đối chiếu sản phẩm dở + Có thể phát thấy không khớp + Phỏng vấn điều tra công tác dang, sản phẩm hoàn thành sản ghi thiếu nghiệp vụ liên quan tới sản xuất đối chiếu, kiểm tra đối chiếu lại xuất với sản phÈm hoµn thµnh nhËp kho Qun & nghÜa vơ Th-êng đ-ợc đánh giá không quan trọng nghiệp vụ sản xuất Tính + Độc lập đối chiếu, so s¸nh sè + Ph¸t hiƯn sai sãt viƯc ghi chép số l-ợng + Kiểm tra dấu hiệu công tác GV: Nguyn Th Diu Thanh Bi ging H thng thụng tin k toỏn giá l-ợng giá phiếu yêu cầu, giá tài liệu hàng tồn kho vận động kiểm tra nội đo đơn đặt hàng sản xuất hợp đồng qua trình sản xuất l-ờng kinh tế với + Độc lập rà soát tỉ lệ phân bổ + Phát tỉ lệ phân bổ sai việc tÝnh to¸n chi + KiĨm tra b»ng chøng vỊ sù kiểm chi phí chung cho đơn đặt hàng, phí phân bổ không cho đơn đặt hàng tra nội tính toán lại chi phí phân bổ tr-ớc chúng đ-ợc sử dụng để định giá hàng tồn kho + Độc lập cộng đối chiếu sổ + Phát sai sót cộng dồn kÕt chun + KiĨm tra dÊu vÕt cđa kiĨm tra sách theo dõi sản xuất sổ sách theo dõi sản xuất tr-ớc chúng nội tính toán lại đ-ợc sử dụng để định giá hàng tồn kho + Cập nhật thông tin hàng tồn kho + Cung cÊp sè liƯu vỊ viƯc sư dơng hµng tån kho, số l-ợng tồn kho để tránh sản xuất thừa sản xuất sản phẩm mà chậm bán dẫn đến bị hỏng, không sử dụng đ-ợc + Phỏng vấn việc cập nhật thông tin hàng tồn kho để xác định định mức sản xuất số l-ợng sản xt, vµ kiĨm tra dÊu hiƯu cđa viƯc sư dơng + Phân tích theo dõi khác biệt + Phát sai phạm việc tính giá + Pháng vÊn vỊ viƯc sư dơng hƯ vỊ chi phí nguyên vật liệu, chi phí đo l-ờng chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân thống chi phí định mức điều tra nhân công, chi phí sản xuất chung công chi phí sản xuất chung báo cáo chênh lệch thực tế ghi sổ so với định mức kế hoạch GV: Nguyn Th Diu Thanh Bài giảng Hệ thống thơng tin kế tốn + Sư dơng hƯ thèng dù b¸o doanh thu + Tr¸nh sản xuất thừa so với nhu cầu dẫn đến + Điều tra việc sử dụng hệ hàng bị hỏng, không sử dụng đ-ợc thống dự báo doanh thu kiĨm tra dÊu hiƯu cđa viƯc sư dơng + ThiÕt lập hệ thống chuẩn + Tránh sản xuất sản phẩm khả + Phỏng vấn quan sát mực kĩ thuật sản xuất phải tiêu thụ bị lỗi dẫn đến hàng tồn kho sách thiết lập chuẩn mực kĩ kiểm định chất l-ợng sản phẩm bị khai tăng thuật sách kiểm tra chất l-ợng, thủ tục kiểm tra kiểm tra dấu vết công tác kiểm tra + Sử dụng sơ đồ tài khoản đủ chi tiết Trình bày khai báo + Xác định rõ nghiệp vụ sản xuất cần đ-ợc + Phỏng vấn quan sát, kiểm tra hạch toán vào tài khoản phát sinh việc sử dụng hệ thống tài khoản + Độc lập quan sát việc mã hoã tài + Phát việc phân loại sai chi phí nguyên + Kiểm tra dấu vết công tác khoản chi phí nguyên vật vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất kiểm tra nội liêu, nhân công, chi phí sản xuất chung tr-ớc chúng đ-ợc thức ghi sổ chung + Đối chiếu chi phí nhân công trực + Phát không khớp phân + Phỏng vấn điều tra việc đối tiếp chi phí sản xuất chung loại sai chiếu kiểm tra dấu vết việc bảng tính giá thành với chi phí nhân đối chiếu công chi phí sản xuất chung sổ theo dõi chi tiết GV: Nguyễn Thị Diệu Thanh Bài giảng Hệ thống thông tin k toỏn + Kiểm tra danh mục vấn đề cần + Nhằm khẳng định tất vấn đề cần khai báo + Phỏng vần việc sử dụng bảng khai báo rà soát lại khai báo đ-ợc khai báo khai báo đầy đủ danh mục kiểm tra kiểm tra dấu xác hiƯu cđa viƯc kiĨm tra néi bé GV: Nguyễn Thị Diệu Thanh Bài giảng Hệ thống thơng tin kế tốn Chương TỔ CHỨC THƠNG TIN TRONG CHU TRÌNH TÀI CHÍNH I GIỚI THIỆU CHU TRÌNH TÀI CHÍNH Q trình tài chứa đựng nhiều mục tiêu bao gồm quản lý tiền hiệu quả, tối thiểu hố chi phí sử dụng vốn, tối đa hoá thu nhập từ đầu tƣ, lập dự toán tiền Quản lý hiệu tiền đòi hỏi phải thu hồi khoản tiền nhanh tốt, sử dụng tiền cẩn thận có hiệu Để thu tiền nhanh chóng, hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị cung cấp thơng tin hữu ích điều khoản toán hoá đơn khách hàng Một cơng cụ hỗ trợ việc tốn hệ thống lock – box, công cụ giúp doanh nghiệp kết nối với ngân hàng, ngân hàng có trách nhiệm thu hồi khoản nợ doanh nghiệp báo lại cho doanh nghiệp hệ thống điện tử hay giấy báo có cho đơn vị Ƣu điểm hệ thống ngân hàng theo sát khoản công nợ doanh nghiệp gửi thƣ cho khách hàng doanh nghiệp hối thúc toán Thanh toán chuyển tiền điện tử cách thức quản lý tiền Khi sử dụng kiểu toán đơn vị khơng cần viết chứng từ tốn Việc chuyển khoản đƣợc thực cách chuyển khoản từ máy tính Rất nhiều doanh nghiệp tốn lƣơng cho nhân viên hình thức này, phát lệnh chuyển tiền máy tính để lệnh cho ngân hàng tốn thay sử dụng tiền mặt Về mặt toán, mục tiêu đặt phải quản lý tiền cách hiệu quả, tiền đƣợc cân đối không để dƣ, khoản tiền nhàn rỗi phải đƣợc đầu tƣ cách thông minh Một số nhà quản lý doanh nghiệp lớn thƣờng đầu tƣ ccác khoản tiền thừa ngắn hạn để nhanh chóng rút đƣợc cần thiết Tối thiệu hóa chi phí sử dụng vốn u cầu quan trọng bắt buộc nhà quản lý phải suy xét cần vay cần phát hành chứng khoán công chúng Các nguồn vốn vay thƣờng phải trả lãi, khoản tài có đƣợc cách phát hành cổ phiếu cơng ty phải trả cổ tức cho cổ đơng Giám đốc tài doanh nghiệp thƣờng sử dụng hệ thống hoạch định tài giúp tính tốn, tìm cân đối nguồn tài cho chi phí sử dụng vốn thấp hiệu chiến lƣợc kinh doanh Trong hệ thống cung cấp thơng tin từ tính toán phức tạp so sánh, xem xét tỷ trọng vay, phát hành cổ phiếu hay cách huy động khác Mục tiêu cuối q trình tài lập dự toán lƣu chuyển tiền Các khoản thu đƣợc từ việc bán hàng cho dòng thu dự tốn, khoản phải trả mua vật GV: Nguyễn Thị Diệu Thanh Bài giảng Hệ thống thông tin kế tốn liệu, tiền lƣơng tạo dòng chi dự án Dự tốn tiền tính tốn thiếu hụt khoản tiền khoản thời gian cân huy động sao, khoản tiền thừa theo dự đốn đầu tƣ vào đâu có lợi II TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG HUY ĐỘNG VỐN 2.1 Dữ liệu đầu vào chu trình tài Có nhiều liệu đầu vào bên đơn vị nhƣ: chứng từ tốn qua bƣu điện; giấy báo nợ; có ngân hàng; séc; sổ phụ ngân hàng; liệu thị trƣờng chứng khoán; liệu đầu tƣ, lãi suất tài chính… Ngân hàng giấy báo có, giấy báo nợ cho đơn vị Giấy báo có đƣợc ngân hàng gửi cho đơn vị tiền tài khoản đơn vị tăng lên, gửi giấy báo Nợ để xác định ngân hàng toán cho đơn vị Trong số trƣờng hợp ngân hàng từ chối việc toán số khoản séc đơn vị, cuối tháng séc đƣợc in vào sổ phụ, dựa vào kế toán đơn vị đối chiếu sổ phụ sổ công ty từ tìm cách tìm ngun nhân để xử lý chênh lệch Các khoản chênh lệch phát sinh có số séc tốn đƣợc chuyển chƣa hạch toán tài khoản ngân hàng, khách hàng toán sai tài khoản, hay số ngun nhân khác… chí đơi chênh lệch lỗi q trình hạch tốn Do tiền tài sản có tính khoản cao, nên hệ thống giúp đơn vị kiểm soát chống lại việc cắp 2.2 Dữ liệu đầu chu trình Cũng giống nhƣ trình kinh doanh khác, chƣơng trình tài cung cấp thơng tin để ghi nhận vào sổ cái, định kỳ lập báo cáo tài Ví dụ nhƣ doanh thu tài chi phí tài chính, đƣợc theo dõi có đƣợc thu tiền hay chƣa Hệ thống thông tin kế tốn giúp đơn vị theo dõi báo cáo cơng nợ, báo cáo đầu tƣ Bên cạnh cung cấp thông tin cho hệ thống sổ cái, hệ thống thông tin kế toán giúp đơn vị lập dự toán tiền thể dòng tiền lƣu chuyển đơn vị Hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp nhiều báo cáo liên quan đến đầu tƣ huy động nguồn vốn Báo cáo đầu tƣ thể biến động đầu tƣ kỳ, cổ tức trả, lợi nhuận thu đƣợc Báo cáo huy động nguồn thể khoản nợ mới, khoản nợ cũ đƣợc toán kỳ Trong báo cáo thể thời hạn toán, lãi suất phải toán, điều khoản toán, kỳ toán… Để quản lý hiệu quả, số nhà quản lý sử dụng tỷ số phân tích Các tỷ suất qaun trọng, tỷ suất tuần hoàn vốn đầu tƣ, tỷ suất nợ vốn chủ sở hữu…sẽ giúp nhà quản lý định chiến lƣợc huy động vốn Báo cáo hoạch định tài đại đƣợc tính tốn, cung cấp thơng tin tỷ số phân tích Báo cáo giúp đƣa lựa GV: Nguyễn Thị Diệu Thanh Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán chon cách huy động nguồn cho ngắn hạn dài hạn phục vụ cho kế hoạch hoạt động đơn vị III TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Tài sản cố định tài sản có đời sống hữu dụng năm Mục tiêu trình quản lý tài sản cố định quản lý việc mua sắm, trì, bảo dƣỡng, đánh giá lý tài sản cố định đơn vị (tài sản dài hạn) Tổng quan trình quản lý tài sản cố định * Mục tiêu: theo dõi việc mua sắm tài sản cố định; ghi nhận việc bảo trì bảo dƣỡng tài sản cố định; đánh giá tài sản cố định; phân bổ chi phí khấu hao tài sản cố định; theo dõi việc lý tài sản cố định Trong công ty măc dù có quy mơ nhỏ nhƣng sở hữu nhiều loại tài sản, đòi hỏi việc theo dõi từ lúc đầu tƣ đến sử dụng Với giúp đỡ hệ thống thông tin kế tốn giúp đỡ việc tính khấu hao cho tài sản, chuẩn bị thông tin báo cáo tài hay báo cáo cho quan thuế Bên cạnh đó, hệ thống thơng tin kế toán giúp đỡ việc theo dõi việc di chuyển tài sản từ phận đến phận khác, mà hệ thống khó theo dõi thủ công Khi tài sản cần sửa chữa hệ thống thơng tin kế tốn giúp theo dõi chi phí sửa chữa, giúp phân biệt chi phí đƣợc phân bổ kỳ Cuối hệ thống thông tin kế tốn giúp tính lãi lỗ q trình lý tài sản cố định cách so sánh khoản thu nhập đƣợc khoản chi phí lý Nhận đƣợc điều này, phần mềm đƣa nhiều giải pháp cho việc quản lý * Dữ liệu đầu vào (chứng từ gốc): phiếu yêu cầu tài sản; báo cáo nhập tài sản; hoá đơn mua tài sản; chứng từ ghi nhận sửa chữa bảo trì tài sản; mẫu thay đổi tính tài sản cố định Các nghiệp vụ tài sản cố định việc yêu cầu mua tài sản cố định Mỗi phận có yêu cầu phải điền vào mẫu yêu cầu Phiếu yêu cầu tài sản cố định thƣờng đƣợc hay nhiều nhà quản lý xét duyệt, đặc biệt tài sản đùng để đầu tƣ sản xuất Các chứng từ cần thiết liên quan đến việc mua sắm tài sản cố định nhƣ báo cáo nhận đƣợc tài sản, hoá đơn nhà cung cấp, ghi nhận liên quan đến việc sửa chữa trƣớc đƣa vào sử dụng Bộ phận tiếp nhận tài sản phải điền vào mẫu báo cáo nhận tài sản Bộ phận bán gửi hố đơn cho cơng ty tài sản đƣợc giao Trong mội số trƣờng hợp, cơng ty tự xây dựng tài sản cố định, nhƣ nhà kho, văn phòng, GV: Nguyễn Thị Diệu Thanh Bài giảng Hệ thống thông tin kế tốn chứng từ cần thiết phiếu hồn cơng việc, tập hợp chi phí có liên quan đến tài sản đƣợc xây dựng Có nhiều cách tính chi phí khấu hao tài sản cố định Hệ thống thơng tin kế tốn giúp doanh nghiệp lựa chọn cách tính khấu hao cho nhiều mục đích báo cáo, thâm chí giúp doanh nghiệp chuyển đổi cách tính chi phí khấu hao để phục vụ cho báo cáo với quan thuế hay quy định ngành nghề bắt buộc Khi di chuyển tài sản từ phận sang phận khác mẫu phiếu đề nghị di chuyển tài sản đƣợc sử dụng Mẫu di chuyển tài sản đƣợc dùng bán lý tài sản Quản lý tài sản cố định yêu cầu ghi nhận chi phí sửa chữa hay bảo trì tài sản Mẫu phiếu yêu cầu sửa chữa bảo trì tài sản đƣợc sử dụng để ghi nhận cập nhật chi phí phân bổ chi phí vào kỳ hay tăng giá trị nguyền giá * Dữ liệu đầu (báo cáo): thông tin báo cáo tài chính; sổ ký tài sản cố định; sổ đăng ký khấu hao; báo cáo sửa chữa bảo trì tài sản cố định; báo cáo lý tài sản cố định Một báo cáo trình quản lý tài sản cố định báo cáo danh sách tài sản công ty sử dụng Danh sách tài sản cố định liệt kê mã số tài sản nơi tài sản đƣợc bảo quản sử dụng Khi tài sản đƣợc dán mã vạch lúc kiểm tra, nhân viên dễ dàng xác định đƣợc loại tài sản công ty khu vực khác Sổ đăng ký khấu hao dùng để thông tin chi phí khấu hao hao mòn luỹ kế tài sản Báo cáo chi phí sửa chữa bảo trì cho biết chi phí bảo dƣỡng bảo trì ký phát sinh nhƣ lịch sử chi phí khấu hao bảo trì cho tài sản Cuối báo cáo lý tài sản cố định phản ánh việc nhƣợng bán hay lý tài sản cố định kỳ Bộ phận sử dụng tài sản gửi phiếu yêu cầu đặt mua tới phận quản lý tài sản cố định phận ghi nhận chi phí cho tài sản mới, tiếp nhận thơng tin tài sản từ hóa đơn mà nhà cung cấp gửi, thông tin chi phí tài sản đƣợc lƣu tập tin tài sản cố định Khi có thay đổi tài sản cố định (bảo dƣỡng, sửa chữa) phận sử dụng tài sản có báo cáo cập nhật thông tin thay đổi tài sản tới phận quản lý tài sản, phận ghi nhận thông tin thay đổi lƣu trữ tập tin quản lý tài sản cố định đƣa mẫu biểu thay đổi tài sản cố định GV: Nguyễn Thị Diệu Thanh Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán Tài sản đƣợc lý từ yêu cầu lý tài sản phận sử dụng đƣợc phận quản lý tài sản cố định ghi nhận lý tài sản lƣu trữ thông tin tài sản hết hạn sử dụng tập tin quản lý tài sản cố định chuyển báo cáo vận chuyển nhƣ hoa đơn đến ngƣời mua Bộ phận quản lý tài sản cố định tính khấu hao theo phƣơng pháp phù hợp thông tin đƣợc lƣu tập tin quản lý tài sản cố định IV TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TỐN TỔNG HỢP VÀ LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH Dựa vào việc chuẩn bị chứng từ gốc hệ thống thông tin kế toán ghi nhận nghiệp vụ hay kiện kinh doanh ảnh hƣởng đến tình hình tài cơng ty Các sổ gốc: 4.1 Sổ nhật ký Nhân viên kế toán ghi nhận tất nghiệp vụ sổ nhật ký, nghiệp vụ đƣợc ghi theo trình tự thời gian đƣợc định khoản xác Các tài khoản đƣợc thiết lập cho công ty cụ thể đƣợc gọi sơ đồ tài khoản Sơ đồ tài khoản bao gồm tài khoản tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, thu nhập, chi phí đƣợc trình bày khoản mục báo cáo tài Sổ nhật ký gồm sổ nhật ký chung hay sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký đặc biện đƣợc mở theo dõi chi tiết cho loại nghiệp vụ thƣờng xảy công ty Trong phần mềm kế toán sổ nhật ký đặc biệt đƣợc thiết kế thành mẫu biểu hay tập tin riêng Nhân viên kế toán thƣờng ghi nhận nghiệp vụ bán hàng hay mua hàng vào sổ nhật ký đặc biệt Thơng thƣờng cơng ty thiết lập sổ nhật ký đặc biệt cho nghiệp vụ quan trọng nhƣ sổ nhật ký bán hàng (ghi nhận nghiêp vụ bán chịu) , nhật ký mua hàng (ghi nhận nghiệp vụ mua chịu), nhật ký thu tiền (ghi nhận nghiệp vụ thu tiền), nhật ký chi tiền (ghi nhận nghiệp vụ chi tiền), sổ dùng để ghi nhận nghiệp vụ nghiệp vụ điều chỉnh Còn nghiệp vụ khác đƣợc ghi nhận vào nhật ký chung 4.2 Sổ Sổ có chức ghi tất nghiệp vụ đơn vị Sổ ghi nghiệp vụ thông tin đƣợc thể số tiền bên nợ, số tiền bên có, ngày tháng phát sinh, đối ứng với tài khoản nào, nội dung vắn tắt nghiệp vụ đồng thời ghi nhận vào sổ Trong hệ thống thơng tin kế tốn sổ thu thập thông tin giá trị thay đổi tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu chi phí Sổ theo dõi tài khoản (thƣờng gọi tài khoản chữ T) giá trị Nhƣ vậy, sổ ghi nhận nghiệp vụ, GV: Nguyễn Thị Diệu Thanh Bài giảng Hệ thống thông tin kế tốn đồng thời hệ thống thơng tin kế toán ghi nhận giá trị vào tài khoản khác sổ Sơ đồ tài khoản công ty cho ta thấy cấu trúc tài khoản sổ 4.3 Bảng cân đối phát sinh báo cáo tài Khi ghi nhận nghiệp vụ vào nhật ký hệ thống thơng tin kế tốn ghi nhận vào sổ cái, đồng thời tạo bảng cân đối phát sinh Bảng cân đối phát sinh bảng liệt kê tất tài khoản cân đối nợ có Khi giá trị Nợ – Có cân nhân viên kế tốn tiến hành số bút toán điều chỉnh cần thiết Các bút toán điều chỉnh bao gồm: khấu hao, chi phí trả trƣớc, kết chuyển doanh thu nhận trƣớc Hệ thống thơng tin kế tốn kết chuyển vào sổ nghiệp vụ điều chỉnh Từ bảng cân đối tài khoản hệ thống thơng tin kế tốn lập báo cáo tài Báo cáo tài sản phẩm cuối hệ thống kế toán đơn vị hệ thống báo cáo lƣu chuyển tiền tệ thuyết minh báo cáo tài Chu trình kế toán kết thúc thiết lập báo cáo tài chính, phần mềm kế tốn khố sổ tách toán tài khoản trung gian nhƣ tài khoản thu nhập chi phí, lúc chu trình bắt đầu Điều cần thiết ngƣời sử dụng thơng tin báo cáo tài quan tâm đến thông tin thu nhập kỳ tài Bảng cân đối kế tốn thể tình hình tài thời điểm khoản mục tài khố sổ, hệ thống thơng tin kế tốn mang số dƣ sang kỳ sau: Bƣớc 1: Ghi nhận nghiệp vụ vào sổ nhật ký Bƣớc 2: Ghi nhận nghiệp vụ vào sổ Bƣớc 3: Lập bảng cân đối tài khoản chƣa điều chỉnh Bƣớc 4: Ghi nhận bút toán điều chỉnh Bƣớc 5: Lập bảng cân đối tài khoản điều chỉnh Bƣớc 6: Lập báo cáo tài Bƣớc 7: Ghi nhận bút tốn khố sổ Bƣớc 8: Lập bảng cân đối kế toán GV: Nguyễn Thị Diệu Thanh Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán MỤC LỤC Chƣơng 1:TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG 1.1 Khái niệm hệ thống 1.2 Phân loại hệ thống II HỆ THỐNG THÔNG TIN 2.1 Khái niệm 2.2 Các thành phần hệ thống thông tin III HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 3.1 Bản chất 3.2 Phân loại thông tin quản lý đối tƣợng sử dụng thông tin quản lý 3.3 Phân loại hệ thống thông tin quản lý IV HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 4.1 Quy trình xử lý hệ thống thơng tin kế tốn 4.2 Các thành phần hệ thống thơng tin kế tốn 4.3 Chức hệ thống thông tin kế toán 4.4 Phân loại hệ thống thơng tin kế tốn V CÁC CÔNG CỤ KỸ THUẬT 5.1 Sơ đồ dòng liệu (Data Flow Diagram) - DFD 5.2 Lƣu đồ (Flow Chart)- FC 11 Chƣơng 2: TỔ CHỨC DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 17 I TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN 17 1.1 Đầu vào hệ thống thông tin kế toán 17 1.2 Tổ chức tập tin sở liệu kế toán 21 1.3 Đầu hệ thống thông tin kế toán 22 II TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN THEO PHẦN HÀNH VÀ THEO CHU TRÌNH 23 2.1 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo phần hành 23 2.2 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo chu trình 24 Chƣơng 3: XÂY DỰNG BỘ MÃ CÁC ĐỐI TƢỢNG KẾ TOÁN 26 I SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG BỘ MÃ CÁC ĐỐI TƢỢNG KẾ TOÁN 26 II MỤC TIÊU CỦA VIỆC XÂY DỰNG BỘ MÃ CÁC ĐỐI TƢỢNG KẾ TOÁN 26 III CÁC PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ 27 3.1 Mã sơ đẳng 27 3.2 Mã phức tạp 29 GV: Nguyễn Thị Diệu Thanh Bài giảng Hệ thống thông tin kế tốn IV CƠNG TÁC XÂY DỰNG BỘ MÃ TRONG THỰC TẾ 30 4.1 Những đặc tính mã 30 4.2 Cách thức tiến hành xây dựng mã 31 Chƣơng 4: KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 33 I HỆ THỐNG KIỂM SOÁT TRONG DOANH NGHIỆP 33 II KIỂM SOÁT NỘI BỘ 33 2.1 Giới thiệu chung hệ thống kiểm soát 33 2.2 Các yếu tố hệ thống kiểm soát 36 II KIỂM SỐT HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TOÁN 39 2.1 Các nguy dối với liệu an tồn thơng tin kế toán 39 2.2 Phân loại kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn 40 III KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG MÔI TRƢỜNG XỬ LÝ BẰNG MÁY 41 3.1 Đặc điểm việc xử lí máy tính đến hoạt động kiểm soát 41 3.2 Nội dung kiểm sốt chung hệ thống thơng tin kế tốn 41 3.3 Nội dung kiểm soát ứng dụng hệ thống thơng tin kế tốn 43 Chƣơng 44 TỔ CHỨC THÔNG TIN 44 TRONG CHU TRÌNH DOANH THU 44 I GIỚI THIỆU CHU TRÌNH DOANH THU 44 1.1 Mục tiêu chu trình doanh thu 44 1.2 Chức chu trình doanh thu 45 II MƠ HÌNH QUAN HỆ CẤU TRÚC DỮ LIỆU TRONG CHU TRÌNH DOANH THU 48 2.1 Dữ liệu đầu vào cho chu trình bán hàng 48 2.2 Dữ liệu đầu chu trình bán hàng 49 III KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU 49 Chƣơng 6: TỔ CHỨC THƠNG TINTRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG 51 I GIỚI THIỆU CHU TRÌNH CUNG ỨNG 51 1.1 Bản chất chu trình mua hàng toán 51 1.2 Chức chu trình mua hàng toán 51 II MƠ HÌNH QUAN HỆ CẤU TRÚC DỮ LIỆU TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG 52 2.1 Dữ liệu đầu vào trình mua hàng 52 2.2 Đầu trình mua hàng 54 III KIỂM SỐT CHU TRÌNH CUNG ỨNG 54 GV: Nguyễn Thị Diệu Thanh Bài giảng Hệ thống thơng tin kế tốn Chƣơng 7: TỔ CHỨC THƠNG TINTRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 59 I GIỚI THIỆU VỀ CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 59 II TỔ CHỨC THƠNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 60 III MƠ HÌNH QUAN HỆ CẤU TRÚC DỮ LIỆU TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 60 3.1 Dữ liệu đầu vào trình sản xuất 60 3.2 Dữ liệu đầu trình sản xuất 61 IV KIỂM SỐT TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 62 Chƣơng 8: TỔ CHỨC THƠNG TIN TRONG CHU TRÌNH TÀI CHÍNH 68 I GIỚI THIỆU CHU TRÌNH TÀI CHÍNH 68 II TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG HUY ĐỘNG VỐN 69 2.1 Dữ liệu đầu vào chu trình tài 69 2.2 Dữ liệu đầu chu trình 69 III TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƢ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 70 IV TỔ CHỨC THƠNG TIN TRONG HẠCH TỐN TỔNG HỢP VÀ LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH 72 4.1 Sổ nhật ký 72 4.2 Sổ 72 4.3 Bảng cân đối phát sinh báo cáo tài 73 GV: Nguyễn Thị Diệu Thanh ... xuất   Hệ thống thông tin bán hàng Hệ thống thông tin nhân  Hệ thống thơng tin kế tốn   Hệ thống thơng tin tài …v v IV HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 4.1 Quy trình xử lý hệ thống thơng tin kế tốn... Các thành phần hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn hệ thống nhiều hệ thống khác hệ thống thơng tin quản lý Do hệ thống thơng tin kế tốn có thành phần hệ thống thông tin Đó là: ... hệ nhiều hệ thống với Ví dụ: hệ thống đóng có quan hệ có thành phần hệ thống đóng có quan hệ, hệ thống mở hệ thống kiểm soát phản hồi II HỆ THỐNG THƠNG TIN 2.1 Khái niệm Hệ thống thơng tin bao