Logistics lĩnh vực vô cung rộng lớn số lượng côngviệc phải làm phận Logistics nhiều vơ kể Mỗi loại hình doanh nghiệp có liên quan đến xuất nhập hàng hóa lại có cơngviệc đặc thù khác Côngviệc liên quan đến Warehousing & Inventory (Kho) Organize and plan the delivery of in-coming, labeling and outgoing goods: Sắp xếp chỗ hàng hóa kho, dán nhãn cho hàng hóa kho, chuẩn bị cho việc xuất hàng hóa theo kế hoạch Manage warehouse in good condition – always in tidy, clean and safe situation: Quản lý hàng hóa kho ln điều kiện tốt, gọn gàng, an toàn Evaluate and monitor stock status to ensure minimum shrinkage, loss may occur: Đánh giá giám sát hàng tồn kho để đảm bảo việc xảy thiết hụt hay mát mực thấp Manage the receipts and documents of timely delivery of goods, shipment loading, transferring, etc: Quản lý chứng từ liên quan phiếu giao nhận hàng, phiếu báo hàng đến, phiếu chuyển hàng, v.v Input technical data, quality, quantity, stock levels, delivery times, transport costs and efficiency: Nhập liệu đặc tính kỹ thuật, chủng loại, số lượng, thời gian hàng đến, chi phí vận chuyển, v.v vào máy tính để theo dõi báo cáo Track and maintain the accuracy inventory, follow up inventory data and make balance: Kiểm kho đối chiếu chênh lệch hàng tồn Cooperate with related teams and customer to ensure smooth delivery to customer: Phối hợp với phận liên quan khách hàng để đảm bảo trình giao hàng diễn êm đẹp Performe other duties such as picking, packing, sorting and managing administrative functions: Làm số cơngviệc khác di chuyển, đóng gói, phân loại quản lý việc liên quan đến hành Cơngviệc liên quan đến Documents (Chứng từ) Receives, checks and processes all inbound/outbound cargo documents (P/O, Invoice, Packing list, etc): Nhận, kiểm tra xử lý tài liệu liên quan đến xuất nhập hàng hóa (Đơn đặt hàng, hóa đơn, danh sách hàng hóa, v.v) Ensure all delivery document is prepared correctly and maintained properly: Đảm bảo việc giao nhận chứng từ xếp lưu giữ cách xác Daily update data to system and inform customers: Cập nhật liệu vào hệ thống vào thông báo cho khách hàng Collect all charges of related documents from customers and partners: Thu tất loại phí liên quan đến chứng từ khách hàng đối tác Prepare and issue documentation (Bill of Lading, Delivery Order, etc): Chuẩn bị phát hành chứng từ Vận đơn, Lệnh giao hàng, v.v Coordinate with related parties for delivery arrangement: Phối hợp với bên lên quan để xếp việc giao nhận hàng Công việc liên quan đến Customs (Hải quan) Collects, prepares and checks all necessary documents to make sure that all meet custom requirements: Thu thập, chuẩn bị kiểm tra tất tài liệu cần thiết để đảm bảo tuân thủ theo yêu cầu quan hải quan Connect with customs to declare customs for import/export of goods: Kết hợp chặt chẽ với quan hải quan để kê khai hàng hóa xuất nhập Coordinate with customers to solve problem relating to customs declaration for customers: Phối hợp với khách hàng để giải vấn đề liên quan đến kê khai hải quan Builds up relations with government agencies concerning import/ export: Xây dựng mối quan hệ tốt với quan phủ liên quan đến xuất nhập Manage all expenses relating to customs declaration for customers: Quản lý tất chi phí liên quan đến kê khai hải quan cho khách hàng Update law and prescription regarding customs procedure: Cập nhật văn pháp luật quy trình thủ tục kê khai hải quan Côngviệc liên quan đến Transportation (Vận tải) Work with carriers to arrange shipments on time Controlling delivery schedule, manage delivery activities, truck & container tracking Follow up with carriers to make sure orders delivered to customers to meet lead time, update information of delivery to system on time Làm việc với bên vận tải để xếp kiểm tra lịch giao hàng, lên kế hoạch quản lý hoạt động vận chuyển để đảm bảo giao hàng hẹn Monitors status of cargoes and contacts inland and overseas parties to get information and update: Giám sát tình trạng hàng hóa liên lạc với bên tham gia nội địa quốc tế để thu thập cập nhật thông tin Cooperate with shipping lines to control and arrange vehicle for transporting goods for customers: Hợp tác với hãng tàu để xếp phương tiện để vận chuyển hàng hóa Manage all drivers and trucking staffs: Quản lý tất lái xe nhân viên vận tải Manage gasoline for vehicle and all expenses relating to maintain vehicle: Quản lý nhiên liệu chi phí liên quan đến vấn đề bảo dưỡng phương tiện vận tải Make plan for vehicle maintenance schedule and make sure cars are always in good condition: Lên kế hoach bảo dưỡng sửa chữa định kỳ để đảm bảo phương tiện vận tải điều kiện tốt Liaise with freight forwarders, transportation companies and rent truck companíe for deliveries and keep accurate records of deliveries: Kết hợp với hãng vận chuyển bên cho thuê phương tiện để đảm bảo trình giao hàng thông suốt Take responsibility to solve if there is any problem relating to trucking: Chịu trách nhiệm giải vấn đề phát sinh liên quan đế trình vận tải Coordinate with Administration Department of company to register necessary licenses (if any): Kết hợp với phận hành để đăng ký giấy phép cần thiết (nếu có) Cơngviệc liên đến Forwarding & Operation (Khai thác) Work with sales team, production team and other related teams for operation plan and update delivery schedule to them:Làm viêc với phận sales, sản xuất, v.v để lên kế hoạch khai thác hàng cập nhật lịch giao hàng Maintain daily logistics operations, provide reports, and support to process daily activities concerning documents, customs, etc: Duy trì hoạt động logistics, làm báo cáo hỗ trợ làm thủ tục nhập xuất hàng, kê khai hải quan, v.v Follow and solve arising problems and willing support other: Theo dõi giải vấn đề phát sinh trình khai thác hàng Follow up storage status & coordinate delivery to warehouse, container yard: Theo dõi tình trạng lưu kho, lưu bãi hàng hóa trình vận chuyển hàng tới kho bãi Meet delivery schedule as agreed with customer: Giao hàng theo thỏa thuận với khách hàng Các vị trí cơngviệc xuất nhập khẩu-Logistics: I Công ty Xuất Khẩu Sales Quốc Tế (Sales xuất khẩu) Vị trí xem yêu cầu cao vị trí làm việc doanh nghiệp mảng xuất nhập khẩu-Logistics Yêu cầu phải nắm tổng hợp kĩ ngoại ngữ, giao tiếp, thuyết phục, đàm phán, hiểu nghiệp vụ ngoại thương(thanh toán, giao nhận, chứng từ,hải quan…) • Tìm kiếm thơng tin khách hàng quốc tế, chào giá bán sản phẩm/dịch vụ công ty cho đối tác qua nguồn, kênh… Đây nhiệm vụ quan trọng nhất, nguồn sống công ty định thu nhập sales • Marketing, PR, quảng bá sản phẩm/dịch vụ công ty hiệu • Liên hệ, làm việc với Forwarder/Lines để xin giá cước, dịch vụ tuyến • Giao dịch, đàm phán với khách hàng với mục tiêu bán hàng Có thể đưa đón, gặp gỡ trực tiếp với khách xưởng, kho, văn phòng, nhà máy hay sang nước ngồi gặp gỡ, cơng tác, hội chợ… Chăm sóc khách hàng cũ, mở rộng khách hàng • Chốt đơn hàng, làm hợp đồng, theo dõi việc mở tốn quốc tế, triển khai đóng hàng, lên kế hoạch lịch tàu xuất hàng với forwarder • Thơng quan hải quan, nộp thuế, làm chứng từ đòi tiền khách hàng cung cấp cho kế tốn, hồn thuế… • Theo dõi tiến độ hàng đi, chăm sóc khách hàng xem phản hồi chất lượng… Chứng từ (Documentations – Docs) Phần lớn có cơng ty lớn, cơng ty nhỏ Sales kiêm ln tự làm chứng từ • Hỗ trợ sales làm chứng từ Sales Contract,PI, kiểm tra L/C, lên kế hoạch book tàu khai hải quan/nộp thuế thơng quan xuất • Làm chứng từ đòi tiền khách hàng gửi Sales theo T/T hay LC, DP… • Hỗ trợ việc lấy tờ khai, chứng từ cần thiết khác làm việc theo yêu cầu lãnh đạo… II Công ty Nhập Khẩu Mua hàng (Purchaser) Purchasing phòng phụ trách lo đầu vào cho công ty nhập Nhân viên mua hàng(purchaser) có nhiệm vụ sau: • Tìm kiếm, đánh giá lựa chọn nhà cung cấp nước ngoài/trong nước phù hợp để thu mua nguyên liệu, đầu vào cho hoạt động nhập công ty • Giám sát, thực việc chốt đơn hàng, triển khai kí hợp đồng mua hàng bên • Thực việc toán quốc tế (mở LC, hay chuyển tiền TT…) cho người thụ hưởng nước ngồi • Gặp gỡ, giao dịch với đối tác nhà cung cấp nước ngồi • Kết hợp với phận sales nội địa cập nhật tình hình bán hàng để lên kế hoạch thu mua, đặt hàng từ nhà cung cấp tiến độ đảm bảo đủ hàng Chứng từ (Documentations – Docs) Thường công ty nhập quy mô nhỏ Purchaser kiêm ln nhiệm vụ Docs (gọi chung phòng xuất nhập khẩu), nhiên số cơng ty lớn(như tập đồn, hay cơng ty khu cơng nghiệp, khu chế xuất) tách riêng vị trí Chứng từ-Docs: • Kiểm tra chứng từ nhập lô hàng Lên kế hoạch truyền hải quan,nộp thuế phối hợp với forwarder thông quan lô hàng • Làm việc với forwarder để xếp việc giải phóng hàng, điều xe nội địa giao hàng kho(trucking) • Theo dõi tiến độ hàng nhập hỗ trợ sales nội địa lên cơng nợ, hóa đơn nội địa, kế hoạch đòi tiền khách hàng Hỗ trợ phận kế toán nghiệp vụ, chứng từ III Freight Forwarder/Shipping Lines Sales Forwarder/Sales hãng tàu (Trung gian vận chuyển hàng) • Forwarder chào bán cước (freight) dịch vụ all in (kiểm dịch, vệ sinh, thông quan, chứng nhận, giấy phép…) cho công ty xuất (shipper hàng xuất) nhập (consignee hàng nhập) gửi báo giá, chốt đạt mục tiêu đề • Làm việc với Lines/NVOCC (công ty kinh doanh lĩnh vực cước vận tải biển không sở hữu tàu Lines) check lịch tàu (frequency), giá cước(freight), phí(charges) phụ phí (surcharges) để báo cho khách hàng • Chủ động tìm kiếm khách hàng qua kênh, gặp gỡ, chăm sóc khách hàng • Khi có hàng phối hợp phận để giao hàng trôi chảy, xử lý vấn đề có, cập nhật cho chủ hàng/người nhận hàng Chứng từ (Documentations – Docs) • Nhận yêu cầu làm chứng từ xuất nhập cho lơ hàng từ sales chuyển sang • Phải xử lí chứng từ xuất-nhập giúp khách khách thuê forwarder làm như: Invoice, Packing list, C/O, Fumi, Phyto, Certificates khác, giấy phép, kiểm tra chất lượng hay chuyên ngành… • Truyền tờ khai hải quan xuất-nhập cho lô hàng, sau bàn giao cho nhân viên thơng quan chi cục • Làm hóa đơn lơ hàng, lên chứng từ thương mại từ hệ thống để gửi Sales, sau sales gửi khách hàng • Nhận hồ sơ từ Agent/Lines hàng nhập, khai manifest (số lượng hàng, loại hàng), làm “Thông báo hàng đến” (NOA) gửi khách hàng Hỗ trợ (Customer Support – Cus): Liên hệ đại lý lines/agent nước để xin giá cước tốt nhất, xin Dem/Det (DEMURRAGE: thời gian phép lưu container cảng mà khơng bị tính phí.(gọi free DEM/ DETENTION: thời gian phép lưu container kho mà khơng bị tính phí (gọi free DET), lấy booking từ lines để gửi sales gửi cho direct shipper • Sắp xếp phối hợp điều vận để lên kế hoạch điều xe, đóng hàng Kiểm tra tiến độ đóng hàng, hạ bãi Cập nhật trạng thái lô hàng xuất/nhập hệ thống để báo khách • Hỗ trợ sales/docs làm chứng từ lơ hàng xuất-nhập, … • Hỗ trợ phận khác, làm theo yêu cầu (vị trí nghĩa chuyên hỗ trợ) Hiện trường/Giao nhận (Operations – Ops) • Nhận chứng từ xuất-nhập từ sales/docs nộp thuế, thông quan hải quan hàng xuất lấy hàng (hàng nhập) chi cục, ICD (cảng nội địa), cảng, sân bay • Nhận hồ sơ yêu cầu từ sales/docs làm chứng từ C/O (giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa), giấy phép, chứng nhận…hay phải kiểm hóa,hỗ trợ phân tích phân loại • Khai truyền hải quan hỗ trợ docs khai cần thiết Điều vận đội xe/bãi • Nhận lệnh báo xin xe/cont từ sales cus Sắp xếp xe đến đóng hàng, hạ bãi(hàng xuất) rút hàng, chở kho lịch (hàng nhập) • Handle đảm bảo việc chuyên chở hàng thuận lợi, xử lý trouble phát sinh trình vận tải IV Một số vị trí khác liên quan Hải quan Thuộc biên chế quan hải quan, đại diện cho nhà nước để quản lý vấn đề thủ tục hải quan, thuế xuất nhập giám sát, kiểm tra hàng hóa Thơng thường cơng chức hải quan tuyển dụng từ nguồn Khoa Thuế-Hải quan Học viện Tài Chính, Trường Hải Quan Việt Nam, Cao đẳng Tài Chính Hải quan, cá nhân tự ứng tuyển thi công chức đợt tuyển dụng 2.Nhân viên phòng tốn quốc tế (Bank) Đây vị trí vừa liên quan tới nghiệp vụ ngân hàng, lại vừa cần có kiến thức xuất nhập khẩulogistics Các nhân viên tốn quốc tế có nhiệm vụ hỗ trợ doanh nghiệp vấn đề toán quốc tế(mở LC, chuyển TT, mở DP, kiểm tra chứng từ…) tài trợ tín dụng thương mại 3.Freelancer (broker môi giới thương mại, làm agent xuất-nhập hàng giúp khách nước ngoài/NCC nước) ... hàng Các vị trí cơng việc xuất nhập khẩu -Logistics: I Công ty Xuất Khẩu Sales Quốc Tế (Sales xuất khẩu) Vị trí xem yêu cầu cao vị trí làm việc doanh nghiệp mảng xuất nhập khẩu -Logistics Yêu cầu... LC, DP… • Hỗ trợ việc lấy tờ khai, chứng từ cần thiết khác làm việc theo yêu cầu lãnh đạo… II Công ty Nhập Khẩu Mua hàng (Purchaser) Purchasing phòng phụ trách lo đầu vào cho công ty nhập Nhân... phẩm/dịch vụ công ty cho đối tác qua nguồn, kênh… Đây nhiệm vụ quan trọng nhất, nguồn sống công ty định thu nhập sales • Marketing, PR, quảng bá sản phẩm/dịch vụ công ty hiệu • Liên hệ, làm việc với