CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số 01/QC – ĐHĐCĐ.2017 QUY CHẾ TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2017 I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Phạm vi điều chỉnh Quy chế áp dụng cho việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2017 Công ty CP Tập đoàn Hòa Phát (“Công ty”) Điều 2: Đối tượng áp dụng Quy chế quy định cụ thể điều kiện tổ chức đại hội, quyền nghĩa vụ bên tham gia đại hội thể thức tiến hành đại hội Điều 3: Tính hiệu lực Cổ đông bên tham gia Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2017 Công ty có trách nhiệm thực theo quy định Quy chế II ĐIỀU KIỆN TIẾN HÀNH ĐẠI HỘI Điều 4: Điều kiện tiến hành Đại hội Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông tiến hành có số cổ đông dự họp đại diện 51% số cổ phần có quyền biểu theo danh sách cổ đông Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát Trung tâm Lưu ký chứng khoán chốt ngày 22/02/2017 III QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN THAM GIA ĐẠI HỘI Điều Điều kiện tham dự Đại hội Tất cổ đông cá nhân người đại diện theo ủy quyền văn cổ đông cá nhân, người đại diện theo ủy quyền cổ đông tổ chức người người đại diện tổ chức sở hữu cổ phần phổ thông Công ty ủy quyền tham dự họp (theo danh sách cổ đông Công ty Trung tâm Lưu ký chứng khoán chốt ngày 22/02/2017) Điều Quy định Ủy quyền 6.1 Việc uỷ quyền cho người đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thành văn theo mẫu công ty phải có chữ ký theo quy định sau đây: Trường hợp cổ đông cá nhân người uỷ quyền phải có chữ ký cổ đông người uỷ quyền dự họp; Trường hợp người đại diện theo uỷ quyền cổ đông tổ chức người uỷ quyền phải có chữ ký người đại diện theo uỷ quyền, người đại diện theo pháp luật cổ đông người uỷ quyền dự họp; Trong trường hợp khác phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật cổ đông người uỷ quyền dự họp 6.2 Các trường hợp Giấy ủy quyền lập thành văn không theo mẫu công ty Chủ tọa đại hội toàn quyền định tính hợp lệ Giấy ủy quyền 6.3 Một người làm đại diện theo ủy quyền cho nhiều cổ đông 6.4 Người ủy quyền dự hợp Đại hội đồng cổ đông phải nộp văn ủy quyền trước vào phòng họp Điều Quyền nghĩa vụ cổ đông tham dự đại hội 7.1 Quyền cổ đông tham dự đại hội Được trực tiếp tham dự uỷ quyền cho người khác tham dự họp đại hội văn ủy quyền theo mẫu Công ty; Khi tham dự họp đại hội cổ đông thường niên, cổ đông/ đại diện cổ đông tới tham dự họp Đại hội đồng cổ đông nhận phiếu biểu có ghi số cổ phần tương ứng với số phiếu bầu vấn đề thảo luận họp; Được thảo luận biểu tất vấn đề thuộc thẩm quyền Đại hội theo quy định Luật Doanh nghiệp, văn quy phạm pháp luật khác có liên quan Điều lệ Công ty; Được Ban tổ chức thông báo nội dung, chương trình Đại hội; Được phát tài liệu nội dung, chương trình Đại hội kèm theo; Cổ đông đến Đại hội đồng cổ đông muộn có quyền đăng ký sau có quyền tham gia biểu Đại hội, Chủ toạ trách nhiệm dừng Đại hội cổ đông đăng ký hiệu lực đợt biểu tiến hành không bị ảnh hưởng 7.2 Nghĩa vụ cổ đông phổ thông tham dự Đại hội Tuân thủ theo quy định Luật doanh nghiệp, Điều lệ Công ty quy chế này; Khi cổ đông người ủy quyền đến tham dự đại hội phải hoàn thành thủ tục đăng ký tham gia Đại hội với Ban tổ chức Đại hội xuất trình giấy tờ sau: + Thư mời tham dự đại hội (nếu có) + Giấy chứng minh nhân dân Hộ chiếu + Giấy ủy quyền hợp lệ (trường hợp ủy quyền tham dự đại hội) Nghiêm túc chấp hành nội quy họp Đại hội đồng cổ đông, tôn trọng kết làm việc Đại hội; Phát biểu biểu phù hợp với hướng dẫn Ban tổ chức tôn trọng điều khiển Đại hội Chủ tọa Đại hội; Việc ghi âm, ghi hình Đại hội phải thông báo công khai chấp thuận Chủ tọa Đại hội Tự túc chi phí để tham dự đại hội (như phương tiện lại, ăn uống, nghỉ ngơi…) Điều 8: Quyền nghĩa vụ Chủ tọa Đại hội Ban thư ký 8.1 Quyền nghĩa vụ Chủ tọa Đại hội Cuộc họp ĐHCĐ Chủ tịch HĐQT làm chủ tọa tiến hành điều khiển Đại hội; Quyết định chủ toạ vấn đề trình tự, thủ tục kiện phát sinh chương trình Đại hội cổ đông mang tính phán cao nhất; Chủ toạ Đại hội tiến hành công việc cần thiết để điều khiển Đại hội cổ đông cách hợp c:OxcFIoAxA tt(lt ct-lut{c;HiavlllT'NAM DOc10p- T9'do- t{anhphuc fOfVC COXC r:'v C6 pHAN BAO HIEVI D,tU tcHi VIETNAM HA lVAi,ngdy t'.5thting n,i;mil}l l QUrrcHE 16 cHU'cDAI HQtDoNGcO o(rNGTHUoNcNruNN,iM 2011 (pvD cuA'toNG crOxcly cO pFIANBAOgmm DAUKHi vIET'N.AII I Cihrn'crng xutING QUl DINH CIHUNG Di0u 1: P'h4mvii lip dqng (lJry ch€,rtdchuc Dai hQj rJdngcd ddng su dpng cho yi{ t6 chuc [)ai hQi