01. Quy che to chuc ĐHĐCĐ 2017

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số 01/QC – ĐHĐCĐ.2017 QUY CHẾ TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2017 I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Phạm vi điều chỉnh Quy chế áp dụng cho việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2017 Công ty CP Tập đoàn Hòa Phát (“Công ty”) Điều 2: Đối tượng áp dụng Quy chế quy định cụ thể điều kiện tổ chức đại hội, quyền nghĩa vụ bên tham gia đại hội thể thức tiến hành đại hội Điều 3: Tính hiệu lực Cổ đông bên tham gia Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2017 Công ty có trách nhiệm thực theo quy định Quy chế II ĐIỀU KIỆN TIẾN HÀNH ĐẠI HỘI Điều 4: Điều kiện tiến hành Đại hội Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông tiến hành có số cổ đông dự họp đại diện 51% số cổ phần có quyền biểu theo danh sách cổ đông Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát Trung tâm Lưu ký chứng khoán chốt ngày 22/02/2017 III QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN THAM GIA ĐẠI HỘI Điều Điều kiện tham dự Đại hội Tất cổ đông cá nhân người đại diện theo ủy quyền văn cổ đông cá nhân, người đại diện theo ủy quyền cổ đông tổ chức người người đại diện tổ chức sở hữu cổ phần phổ thông Công ty ủy quyền tham dự họp (theo danh sách cổ đông Công ty Trung tâm Lưu ký chứng khoán chốt ngày 22/02/2017) Điều Quy định Ủy quyền 6.1 Việc uỷ quyền cho người đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thành văn theo mẫu công ty phải có chữ ký theo quy định sau đây:  Trường hợp cổ đông cá nhân người uỷ quyền phải có chữ ký cổ đông người uỷ quyền dự họp;  Trường hợp người đại diện theo uỷ quyền cổ đông tổ chức người uỷ quyền phải có chữ ký người đại diện theo uỷ quyền, người đại diện theo pháp luật cổ đông người uỷ quyền dự họp;  Trong trường hợp khác phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật cổ đông người uỷ quyền dự họp 6.2 Các trường hợp Giấy ủy quyền lập thành văn không theo mẫu công ty Chủ tọa đại hội toàn quyền định tính hợp lệ Giấy ủy quyền 6.3 Một người làm đại diện theo ủy quyền cho nhiều cổ đông 6.4 Người ủy quyền dự hợp Đại hội đồng cổ đông phải nộp văn ủy quyền trước vào phòng họp Điều Quyền nghĩa vụ cổ đông tham dự đại hội 7.1 Quyền cổ đông tham dự đại hội  Được trực tiếp tham dự uỷ quyền cho người khác tham dự họp đại hội văn ủy quyền theo mẫu Công ty;  Khi tham dự họp đại hội cổ đông thường niên, cổ đông/ đại diện cổ đông tới tham dự họp Đại hội đồng cổ đông nhận phiếu biểu có ghi số cổ phần tương ứng với số phiếu bầu vấn đề thảo luận họp;  Được thảo luận biểu tất vấn đề thuộc thẩm quyền Đại hội theo quy định Luật Doanh nghiệp, văn quy phạm pháp luật khác có liên quan Điều lệ Công ty;  Được Ban tổ chức thông báo nội dung, chương trình Đại hội;  Được phát tài liệu nội dung, chương trình Đại hội kèm theo;  Cổ đông đến Đại hội đồng cổ đông muộn có quyền đăng ký sau có quyền tham gia biểu Đại hội, Chủ toạ trách nhiệm dừng Đại hội cổ đông đăng ký hiệu lực đợt biểu tiến hành không bị ảnh hưởng 7.2 Nghĩa vụ cổ đông phổ thông tham dự Đại hội  Tuân thủ theo quy định Luật doanh nghiệp, Điều lệ Công ty quy chế này;  Khi cổ đông người ủy quyền đến tham dự đại hội phải hoàn thành thủ tục đăng ký tham gia Đại hội với Ban tổ chức Đại hội xuất trình giấy tờ sau: + Thư mời tham dự đại hội (nếu có) + Giấy chứng minh nhân dân Hộ chiếu + Giấy ủy quyền hợp lệ (trường hợp ủy quyền tham dự đại hội)  Nghiêm túc chấp hành nội quy họp Đại hội đồng cổ đông, tôn trọng kết làm việc Đại hội;  Phát biểu biểu phù hợp với hướng dẫn Ban tổ chức tôn trọng điều khiển Đại hội Chủ tọa Đại hội;  Việc ghi âm, ghi hình Đại hội phải thông báo công khai chấp thuận Chủ tọa Đại hội  Tự túc chi phí để tham dự đại hội (như phương tiện lại, ăn uống, nghỉ ngơi…) Điều 8: Quyền nghĩa vụ Chủ tọa Đại hội Ban thư ký 8.1 Quyền nghĩa vụ Chủ tọa Đại hội  Cuộc họp ĐHCĐ Chủ tịch HĐQT làm chủ tọa tiến hành điều khiển Đại hội;  Quyết định chủ toạ vấn đề trình tự, thủ tục kiện phát sinh chương trình Đại hội cổ đông mang tính phán cao nhất;  Chủ toạ Đại hội tiến hành công việc cần thiết để điều khiển Đại hội cổ đông cách hợp lệ có trật tự; để Đại hội phản ánh mong muốn đa số tham dự;  Chủ tọa có quyền không trả lời ghi nhận ý kiến đóng góp cổ đông nội dung đóng góp, kiến nghị nằm nội dung xin ý kiến đại hội;  Chủ tọa định Ban thư ký Đại hội;  Không cần lấy ý kiến Đại hội, lúc Chủ toạ Đại hội cổ đông trì hoãn Đại hội đến thời điểm khác (phù hợp với Luật doanh nghiệp Điều lệ Công ty) địa điểm khác Chủ toạ định nhận thấy rằng: + Hành vi người có mặt cản trở có khả cản trở diễn biến có trật tự họp + Sự trì hoãn cần thiết để công việc Đại hội tiến hành cách hợp lệ Thời gian hoãn tối đa không ba ngày, kể từ ngày họp dự định khai mạc 8.2 Quyền nghĩa vụ Ban thư ký Đại hội  Ban thư ký có chức lập Biên đại hội thực công việc trợ giúp theo phân công Chủ tọa Điều 9: Ban kiểm phiếu  Ban kiểm phiếu bao gồm 01 trưởng ban thành viên Chủ tọa đại hội đề cử Đại hội đồng cổ đông thông qua hình thức giơ phiếu biểu trực tiếp đại hội Thành viên Ban kiểm phiếu cổ đông Công ty  Ban kiểm phiếu có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát việc bỏ phiếu cổ đông tổ chức kiểm phiếu  Ban kiểm phiếu có trách nhiệm lập biên kết kiểm phiếu công bố trước Đại hội; giao lại biên toàn phiếu bầu cho Chủ toạ Đại hội  Mọi công việc kiểm tra, lập biên công bố kết kiểm phiếu, Ban kiểm phiếu phải làm trung thực, xác phải chịu trách nhiệm kết IV TIẾN HÀNH ĐẠI HỘI Điều 10: Nội dung tiến hành Đại hội Đại hội thảo luận thông qua nội dung sau: Kết hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2016, kế hoạch sản xuất kinh doanh 2017 Báo cáo Hội đồng Quản trị Báo cáo thẩm tra tình hình hoạt động tài năm 2016 Ban kiểm soát Báo cáo tài năm 2016 kiểm toán Công ty TNHH KPMG Việt Nam Tỷ lệ chia cổ tức năm 2016 phương án chào bán thêm cổ phần cho cổ đông hữu để tăng vốn điều lệ Kế hoạch doanh thu lợi nhuận tỷ lệ chia cổ tức dự kiến năm 2017 Báo cáo trích lập quỹ năm 2016 trình phương án trích lập quỹ năm 2017 Thông qua sửa đổi Điều lệ Công ty phù hợp với Luật Doanh nghiệp 2014 Thông qua đầu tư thực Dự án Khu liên hợp gang thép Hòa Phát Khu kinh tế Dung Quất – tỉnh Quảng Ngãi 10 Thông qua Quy chế bầu thành viên HĐQT BKS nhiệm kỳ 2017 – 2021 tờ trình giới thiệu ứng cử viên tham gia Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát nhiệm kỳ 2017-2021 Điều 11: Thể thức biểu thông qua định Đại hội Việc biểu vấn đề Đại hội tùy trường hợp thực theo hình thức đây: 11.1 Biểu theo hình thức bỏ phiếu a Việc biểu nội dung họp thực theo hình thức bỏ phiếu kín Các nội dung biểu ghi Thẻ biểu cổ đông/đại diện theo ủy quyền cổ đông biểu việc lựa chọn phương án tán thành không tán thành ý kiến vào nội dung cần lấy ý kiến b Các cổ đông bỏ phiếu theo nguyên tắc sau:  Việc bỏ phiếu có hiệu lệnh Chủ tọa họp Trưởng ban kiểm phiếu kết thúc cổ đông cuối bỏ phiếu vào thùng phiếu sau 30 phút kể từ thời điểm bắt đầu bỏ phiếu tùy thuộc vào thời điểm đến trước Sau kết thúc việc bỏ phiếu, hòm phiếu niêm phong cổ đông không tham gia bỏ phiếu coi ý kiến  Việc kiểm phiếu tiến hành sau việc bỏ phiếu kết thúc thùng phiếu niêm phong c Các phiếu biểu không hợp lệ không tính bao gồm:  Phiếu không theo mẫu Ban tổ chức phát dấu Công ty;  Phiếu bị rách, gạch, tẩy xóa, sửa chữa;  Phiếu có ghi nhiều ý kiến khác nội dung biểu phần biểu không hợp lệ Việc biểu nội dung cần thông qua Thẻ biểu độc lập với tính hợp lệ phần biếu nội dung không làm ảnh hưởng đến tính hợp lệ nội dung biểu khác d Trường hợp cổ đông trình ghi Thẻ biểu bị nhầm lẫn với điều kiện chưa bỏ vào thùng phiếu quyền trực tiếp gặp Trưởng ban kiểm phiếu xin đổi lại Thẻ biểu nhằm đảm bảo quyền lợi cho cổ đông 11.2 Biểu trực tiếp Việc biểu trực tiếp áp dụng trường hợp không áp dụng hình thức biểu quy định Điều 11.1 Trường hợp biểu trực tiếp họp, cổ đông/đại diện theo ủy quyền cổ đông biểu vấn đề cần lấy ý kiến cách giơ Thẻ biểu lên hình thức khác theo điều khiển Chủ tọa Ban kiểm phiếu ghi lại số phiếu tán thành, không tán thành ý kiến để công bố kết biểu trước Đại hội Điều 12: Quy định việc kiểm phiếu hình thức biểu bỏ phiếu 12.1 Tổ chức kiểm phiếu  Việc kiểm phiếu phải Ban kiểm phiếu tiến hành phòng kín sau bỏ phiếu kết thúc Ban kiểm phiếu không gạch xoá, sửa chữa phiếu biểu 12.2 Công bố kết kiểm phiếu  Sau trình kiểm phiếu biểu hoàn thành Ban kiểm phiếu lập biên kiểm phiếu có chữ ký tất thành viên Ban kiểm phiếu  Trưởng ban kiểm phiếu thay mặt Ban kiểm phiếu đọc biên kết kiểm phiếu trước Đại hội Điều 13: Phát biểu ý kiến Đại hội Cổ đông đại diện ủy quyền đến dự họp phát biểu ý kiến phải giơ Phiếu biểu chấp thuận Chủ tọa đại hội Cổ đông đại diện ủy quyền đến dự họp đăng ký nội dung phát biểu Đại hội với Đoàn Chủ tịch qua thư ký Đại hội phiếu đặt câu hỏi Khi Chủ toạ định người phát biểu Nội dung phát biểu cần ngắn gọn, phù hợp với nội dung thảo luận Đại hội Cổ đông không phát biểu lại ý kiến cổ đông khác phát biểu ý kiến phát biểu phù hợp với nội dung chương trình Đại hội ghi vào Biên họp Điều 14: Thông qua định Đại hội  Các vấn đề Đại hội thông qua có chấp thuận cổ đông có quyền biểu có mặt trực tiếp thông qua đại diện ủy quyền có mặt Đại hội với tỷ lệ theo quy định Điều lệ Công ty quy định Luật Doanh Nghiệp;  Cổ đông đại diện ủy quyền đến dự họp thực biểu để đồng ý, không đồng ý ý kiến vấn đề phải thông qua Đại hội theo quy định Điều 11 Quy chế  Trong nội dung phiếu biểu không đánh dấu vào nội dung coi ý kiến V KẾT THÚC ĐẠI HỘI Điều 15: Biên họp Đại hội cổ đông Tất nội dung họp Đại hội cổ đông Thư ký Đại hội ghi vào sổ biên Công ty Biên họp đọc thông qua trước bế mạc họp lưu giữ vào sổ biên Công ty Điều 16: Nghị Đại hội đồng cổ đông  Căn kết Đại hội, Chủ tọa Nghị Đại hội đồng cổ đông vấn đề Đại hội thông qua  Các cổ đông, thành viên HĐQT, Ban Kiểm soát, Tổng giám đốc có quyền yêu cầu Toà án Trọng tài xem xét, huỷ bỏ phần toàn định ĐHĐCĐ phù hợp với quy định Luật Doanh nghiệp VI ĐIỀU KHOẢN KHÁC Điều 17: Trường hợp tổ chức họp Đại hội cổ đông không thành  Trường hợp họp lần thứ không đủ điều kiện tiến hành theo quy định Điều Quy chế này, triệu tập lần thứ thời hạn ba mươi ngày, kể từ ngày họp lần thứ dự định khai mạc Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thứ hai tiến hành có số cổ đông dự họp đại diện 33% số cổ phần có quyền biểu  Trường hợp họp triệu tập lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định khoản Điều này, triệu tập lần họp thứ ba thời hạn hai mươi ngày, kể từ ngày họp lần thứ hai dự kiến khai mạc Trong trường hợp này, họp Đại hội đồng cổ đông tiến hành không phụ thuộc vào số cổ đông dự họp Điều 18: Một số quy định khác Sau họp, Chủ tịch Hội đồng quản trị cam kết thực tốt phương án sản xuất kinh doanh vấn đề thông qua Đại hội tuyên bố bế mạc Đại hội VII ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 19: Hiệu lực thi hành Quy chế bao gồm phần, 19 điều, có hiệu lực thông qua Đại hội cổ đông thường niên ngày 10/03/2017 TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Chủ tịch (đã ký) Trần Đình Long ... thuận cổ đông có quy n biểu có mặt trực tiếp thông qua đại diện ủy quy n có mặt Đại hội với tỷ lệ theo quy định Điều lệ Công ty quy định Luật Doanh Nghiệp;  Cổ đông đại diện ủy quy n đến dự họp... đông, thành viên HĐQT, Ban Kiểm soát, Tổng giám đốc có quy n yêu cầu To án Trọng tài xem xét, huỷ bỏ phần to n định ĐHĐCĐ phù hợp với quy định Luật Doanh nghiệp VI ĐIỀU KHOẢN KHÁC Điều 17: Trường...Điều Quy n nghĩa vụ cổ đông tham dự đại hội 7.1 Quy n cổ đông tham dự đại hội  Được trực tiếp tham dự uỷ quy n cho người khác tham dự họp đại hội văn ủy quy n theo mẫu Công ty;