QD 333 Quy che quan ly co dong va chuyen nhuong CP cua TD

QD 333 Quy che quan ly co dong va chuyen nhuong CP cua TD tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài t...

Trang 1

TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc

PETROLIMEX

QUYÉT ĐỊNH

Về việc ban hành Quy chế quản lý cô đông và

chuyển nhượng cô phần của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam HOI DONG QUAN TRI TAP DOAN XANG DAU VIET NAM Can ctr Luat doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005; Căn cứ Quyết định s6 828/QD- TT ngày 31/5/2011 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt phương án cô phần hóa và cơ cấu lại Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam;

Căn cứ Điều lệ Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua ngày 20 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị quyết số 37/2012/PLX-NQ-HĐQT ngày 14/5/2012 của Hội đồng

quản trị Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam;

QUYÉT ĐỊNH:

Điều 1 Ban hành kèm theo quyết định này "Quy chế quán lý cỗ đông và chuyển nhượng cô phần của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam"

Điều 2 Quyết định này có hiệu lực thi hành kế từ ngày ký

Điều 3 Các thành viên Hội đồng quản trị, Trưởng các Ban/Uỷ ban trực thuộc Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng các phòng/ban nghiệp vụ, Trưởng các Văn phòng đại diện của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam; Chủ tịch,

Giám đốc các Công ty Xăng dầu TNHH một thành viên; Nhóm đại diện quản lý

phần vốn góp của Petrolimex tại các Công ty cô phần, liên doanh, liên kết chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./ l2 Nơi nhận: - Như điều 3; - Thành viên HĐQT PLX; - Ban Tổng giám đốc PLX; - C/đoàn, BKS PLX; - Luu: VT, BTH 105 b Ce i Ngoc Bao TAP DOAN XANG DAU VIET NAM (

Trang 2

QUY CHE

QUAN LY CO DONG VA CHUYEN NHUONG CO PHAN CUA TAP DOAN XANG DAU VIET NAM

(Ban hanh kém theo Quyét dinh sé: 333/PLX-OD-HDOT ngay 24 tháng 05 năm 2012 của Hội đồng quản trị Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam)

Phần I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1 Giải thích từ ngữ

1.1 Cô đông là tô chức hoặc cá nhân sở hữu cổ phần của PETROLIMEX và đăng ký tên trong SỐ đăng ký cổ đông của PETROLIMEX với tư cách một người năm giữ (các) cỗ phần

1.2 Sô đăng ký cổ đông là một tài liệu bằng văn bản, tập tin dữ liệu điện tử hoặc cả hai Số đăng ký cổ đông phải có các nội dung chủ yếu theo quy định của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước và Luật doanh nghiệp Số đăng ký cô đông được lưu giữ tại PETROLIMEX để xác nhận và quản lý cổ đông PETROLIMEX

1.3 Giấy chứng nhận sở hữu cô phần (Giấy chứng nhận SHCP) là văn bản do PETROLIMEX phát hành, cấp cho cô đông để xác nhận thông tin về việc sở hữu cổ phần PETROLIMEX

1.4 PETROLIMEX là viết tắt của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam

1.5 Nhà đầu tư là tổ chức, cá nhân trong nước tham gia chuyển nhượng cỗ phần PETROLIMEX

1.6 HĐQT là viết tắt của Hội đồng quản trị Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam 1.7 Bộ phận QLCĐ là viết tắt của Bộ phận Quản lý cỗ đông

1.8 Hồ sơ chuyển nhượng được chấp thuận: là hồ sơ đã được PETROLIMEX xác nhận chuyển nhượng

1.9 Giấy ủy quyền: là bằng chứng xác nhận việc cổ đông ủy quyền cho cá nhân/tổ chức khác thực hiện việc chuyển nhượng cổ phần tại PETROLIMEX

Yêu cẩu đối với Giấy ủy quyên:

- Đối với tô chức: Giấy ủy quyền phải có dẫu và chữ ký người đại diện theo pháp luật của tô chức đó;

- Đối với cá nhân: Giấy ủy quyền phải có xác nhận của chính quyền địa phương/ Văn phòng công chứng hoặc được lập tại Văn phòng HĐQT PETROLIMEX

Điều 2 Phạm vi áp dụng

2.1 Quy chế Quản lý cô đông, chuyển nhượng cô phần của PETROLIMEX nhằm mục đích đưa ra những chuẩn mực trong việc quản lý cổ đông, thực hiện chuyển nhượng

Trang 3

cổ phần và tổ chức thực hiện quyền của PETROLIMEX theo đúng quy định của pháp luật và Điều lệ PETROLIMEX

2.2 Tạo mọi điều kiện thuận lợi và hạn chế các rủi ro cho các cổ đông của PETROLIMEX trong việc chuyển nhượng cổ phan, dam bao tinh hop phap của việc chuyên nhượng để tổ chức hoặc người nhận chuyên nhượng được hưởng mọi quyền lợi và nghĩa vụ hợp pháp của cổ đông kế từ ngày Giấy đề nghị chuyển nhượng được chấp thuận

2.3 Quy chế này áp dụng cho việc Quản lý cổ đông, thủ tục chuyển nhượng cổ phan giữa các cổ đông và tô chức thực hiện quyền cổ đông của PETROLIMEX

2.4 Các quyền của cỗ đông được hiểu trong Quy chế này bao gồm: - Quyền chuyển nhượng cổ phần;

- Quyén nhận cô tức;

- Quyền tham dự Đại hội đồng cô đông: - Quyền xác nhận sở hữu cổ phan

Điều 3 Đối tượng áp dụng 2.1 Cổ đông của PETROLIMEX

2.2 Tổ chức, cá nhân trong nước tham gia chuyển nhượng cổ phần của PETROLIMEX

2.3 PETROLIMEX

Điều 4 Hình thức Quản lý cổ đông

4.1 Cổ phần của PETROLIMEX được quản lý bằng Số đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở của PETROLIMEX dưới dạng văn bản và/hoặc tập dữ liệu điện tử -

4.2 Mỗi Cỏ đông sẽ được PETROLIMEX cấp một Giấy chứng nhận SHCP dé chứng nhận số cô phần sở hữu Mọi giao dịch chuyển nhượng, chỉ trả cổ tức, phát hành cỗ phiếu mới sẽ được thực hiện trên Giấy chứng nhận SHCP và Sổ đăng ký cô đông của PETROLIMEX

4.3 Địa điểm thực hiện: Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam - Dia chi: S6 1 Kham Thién, quan Đông Đa, thành phố Hà Nội

Phan II

QUY TRINH THUC HIEN QUYEN

Điều 5 Nguyên tắc thực hiện

5.1 Trên cơ sở ngày thực hiện quyền đã được xác định, PETROLIMEX thực hiện thông báo đến cô đông về việc thực hiện quyền

5.2 Ngày khóa sô chốt danh sách cổ đông đề xác định cổ tức hoặc lập danh sách cô đông tham dự họp Đại hội đồng cổ đông là ngay do PETROLIMEX a ấn định Các cỗ đông nhận chuyển nhượng cô phần sau ngày khóa sô chốt danh sách cô đông để xác định cô tức sẽ không được hưởng quyền nhận cổ tức cho đợt chia cô tức đó, các cổ đông nhận

Trang 4

chuyên nhượng cỗ phần sau ngày: khóa số chốt danh sách cô đông để lập danh sách cô đông tham dự họp Đại hội đồng cô đông sẽ có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông thay thế cho bên chuyên nhượng đối với cỗ cô phần đã chuyển nhượng

5.3 Vào ngày chốt danh sách cổ đông, PETROLIMEX sẽ tạm dừng việc chuyển nhượng trong một ngày (01) để Bộ phận QLCĐ đóng số, lập đanh sách cổ đông sở hữu thực hiện quyên

5.4 Cổ phần chưa được thanh toán đầy đủ không được hưởng cổ tức

5.5 Phụ lục: Mẫu thông báo thực hiện quyền (Mẫu số 01) Điều 6 Các hình thức chỉ trả cỗ tức

6.1 PETROLIMEX sẽ thực hiện việc chỉ trả cổ tức cho cỗ đông theo Nghị quyết được Đại hội đồng cổ đông hoặc Nghị quyết của HĐQT thông qua

6.2 Các hình thức chỉ trả cổ tức:

- Chi trả cô tức băng tiên mặt; - Chi trả cô tức băng cô phiêu;

- Chi trả cô tức băng tiên mặt và cô phiêu Điều 7 Quy trình chỉ trả cỗ tức

7.1 Bước 1 PETROLIMEX gửi thông báo chỉ trả cỗ tức tới các cổ đông được thực hiện với các nội dung sau:

- Hình thức chỉ trả cỗ tức (bằng tiền mặt/cổ phiếu): - Tỷ lệ cổ tức chỉ trả;

- Ngày chốt danh sách cổ đông: - Ngày thanh tốn cơ tức;

- Phương án xử lý cỗ phiếu lẻ (nếu có)

7.2 Bước 2 PETROLIMEX sẽ thực hiện các nghiệp vụ sau:

- Công bố thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng (báo, đài hoặc trang website của PETROLIMEX) việc chỉ trả cô tức của PETROLIMEX;

- Trong vong 03 (ba) dén 05 (ndm) ngay kể từ ngày chốt danh sách cổ đông, PETROLIMEX có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

+ Lập danh sách cỗ đông tại ngày chốt danh sách cỗ đông,

+ Lap Bang chi tra tiền cổ tức hoặc Bảng phân bổ cổ phiếu trả cổ tức theo thông báo chi trả cỗ tức của PETROLIMEX;

+ Thông báo thời gian nộp và nhận lại Giấy chứng nhận SHCP cho các cổ đông có tên trong danh sách (rường hợp chỉ trả cổ tức bằng cô phiếu)

1.3 Bước 3 Trong vòng 03 (ba) ngày làm việc, PETROLIMEX phê duyệt Bảng chỉ trả tiền cổ tức hoặc Bảng phân bồ cỗ phiếu trả cổ tức

Trang 5

*

a) Trường hợp chi trả cô tức bằng tiền mặt:

Các cô đông sau khi nhận được thông báo chỉ trả cổ tức bằng tiền mặt sẽ được thanh toán cổ tức theo một trong các hình thức sau:

- Nhận tiền mặt trực tiếp tại Ban Tài chính - Kế toán của PETROLIMEX, hoặc tại các Cơng đồn cơ sở trực thuộc Công đoàn Xăng dầu Việt Nam: Cổ đông xuất trình Giấy

chứng minh nhân dân; Ban Tài chính - Kế tốn/Cơng đoàn cơ sở trực thuộc Cơng đồn Xăng dầu Việt Nam sẽ kiểm tra, đối chiếu với danh sách thực hiện quyền và thực hiện chi

trả tiền cho cổ đông theo quy trình thanh toán của PETROLIMEX Khi nhận Cổ tức, cổ đông phải ký nhận vào danh sách nhận Cổ tức;

- Các cô đông có thê ủy quyền cho người khác thay mặt mình để nhận cổ tức Thủ tục gồm: Giấy chứng minh nhân dân của người được uỷ quyền và Giấy uỷ quyền có công

chứng hoặc xác nhận của địa phương hợp lệ (Mu số 02);

- Cô đông có thê chỉ định tài khoản để yêu cầu chuyển khoản thanh toán tiền cổ tức bằng hình thức chuyển khoản và phí chuyển khoản sẽ trừ vào số tiền cổ tức được nhận

(Mẫu số 03)

b) Trường hợp chi cô tức bằng cổ phiếu:

- Các cổ đông có tên tại thời điểm chốt danh sách cổ đông liên hệ với PETROLIMEX để ghi tăng số cỗ phiếu;

- Đến ngày thanh tốn cơ tức, PETROLIMEX sẽ căn cứ trên Bảng phân phối cỗ tức bằng cổ phiếu sẽ ghi tăng cổ phiếu cho các cổ đông trong Sổ đăng ký cổ đông

Điều 8 Đối với quyền tham dự Đại hội đồng cỗ đông

8.1 Chậm nhất ba mươi (30) ngày trước khi họp Đại hội đồng cổ đông,

PETROLIMEX sẽ chốt danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội; vào ngày chốt danh

sách cô đông, PETROLIMEX không thực hiện xác nhận việc chuyển nhượng cổ phân

8.2 PETROLIMEX sẽ thông báo đến từng cổ đông hoặc theo từng nhóm cổ đông về quyền tham dự Đại hội cổ đông theo đúng quy định của Pháp luật và Điều lệ PETROLIMEX

8.3 Kèm theo thông báo về việc thực hiện quyền, PETROLIMEX sẽ gửi các tài

liệu chính có liên quan đến nội dung và các van dé sé duoc thông qua tại Đại hội để các cô đông tham khảo

8.4 Việc thông báo thực hiện quyền và gửi tài liệu tham khảo sẽ được gửi đến các

Cổ đông chậm nhất 07 ngày làm việc trước ngày tô chức Đại hội cổ đông

8.5 Các Cô đông ở xa không có điều kiện tham dự trực tiếp Đại hội cỗ đông, có thể

Trang 6

Phần II

QUY ĐỊNH VẺ CHUYỂN NHƯỢNG, THỪA KÉ, TANG CHO CO PHAN VA CAP DOI GIAY CHUNG NHAN SO HUU CO PHAN

Điều 9 Quyền và nghĩa vụ của Bên chuyển nhượng

9,1, Cung cap đầy đủ hồ so, tài liệu theo quy định tại Điều 11 của Quy chế này cho bộ phận quản lý cô đông của PETROLIMEX

9.2 Yêu cầu Bộ phận QLCĐ của PETROLIMEX tiếp nhận và xác nhận việc chuyển nhượng cổ phần khi cung cấp đầy đủ hồ sơ, tài liệu theo quy định

9.3 Được hưởng các quyền và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của cổ đông theo quy định tại Điều lệ của PETROLIMEX và các quy định có liên quan của pháp luật

3.4 Có nghĩa vụ thông báo bằng văn bản cho Bộ phận QLCĐ của PETROLIMEX khi có sự thay „đổi một trong các thông tin sau: tên cổ đông và/hoặc người đại diện (đối với tô chức), địa chỉ liên hệ, Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu/Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

9.5 Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật

Điều 10 Quyền và nghĩa vụ của cỗ đông/nhà đầu tư nhận chuyển nhượng 10.1 Cung cấp đầy đủ hồ sơ, tài liệu theo quy định tại Điều 11 của Quy chế này cho Bộ phận QLCĐ của PETROLIMEX

10.2 Được nhận chuyển nhượng cổ phần theo quy định của Quy chế này

10.3 Nhà đầu tư/cổ đông nhận chuyên nhượng chính thức sở hữu số cổ phần nhận chuyên nhượng kể từ ngày PETROLIMEX xác nhận Kể từ thời điểm này Nha dau tu/cé đông được hưởng các quyên và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của cổ đông theo quy định tại Điều lệ PETROLIMEX và quy định có liên quan của pháp luật

10.4 Bảo đảm tính hợp pháp của nguồn vốn mua cổ phần, tính hợp lệ của hồ sơ xin mua cô phần theo quy định của Điều lệ PETROLIMEX và quy định của pháp luật có liên quan

10.5 Có nghĩa vụ thông báo bằng văn bản cho Bộ phận QLCĐ của PETROLIMEX khi có sự thay đổi một trong các thông tin sau: tên cổ đông và/hoặc người đại diện (đối với t6 chitc), dia chỉ liên hệ, Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu/Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đối với trường hợp Bên nhận chuyển nhượng đã là cô đồng của PETROLIMEX)

Điều 11 Hồ sơ chuyển nhượng 11.1 Đối với cá nhân:

- Bản gốc: Số cổ đông của Bên chuyên nhượng và Bên nhận chuyển nhượng (»ếu Bên nhận chuyển nhượng đã là cỗ đông của PETROLIMEX):

- 03 Bản gốc: Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần theo (Mu số 05): - 01 Bản gốc: Giấy đề nghị chuyên nhượng cổ phần theo (Mẫu số 06):

- Bản sao có chứng thực hoặc bản photo và bản gốc để đối chiếu: Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu của Bên chuyển nhượng và Bên nhận chuyển nhượng;

Trang 7

- Trường hợp Bên chuyển nhượng và Bên nhận chuyển nhượng ủy quyền cho người khác thực hiện thì phải có: Giấy ủy quyền có xác nhận công chứng hoặc của chính quyên địa phương và Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu của người được ủy quyền (Mau sé 07);

- Các giấy tờ khác có liên quan (néu có) 11.2 Đối với tổ chức:

- Bản gốc: Số cổ đông của Bên chuyển nhượng và Bên nhận chuyển nhượng (nếu Bên nhận chuyển nhượng đã là cỗ đông của PETROLIMEX):

- 03 Bản gộc: Hợp đồng chuyên nhượng cổ phan theo (Mau sé 05); - 01 Bản gốc: Giây đề nghị chuyên nhượng cổ phần theo (Mẫu số 06);

- Bản sao có chứng thực hồ sơ pháp lý của Bên chuyên nhượng và Bên nhận chuyển nhượng bao gồm:

+ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; + Giấy đăng ký mã sô thuế

- Người được tô chức giới thiệu thay mặt cho tổ chức thực hiện việc chuyên nhượng/nhận chuyên nhượng cổ phần thì phải có: Giấy ủy quyền/Giấy giới thiệu của tổ chức và Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu của người được ủy quyền/người được tổ chức giới thiệu thực hiện (Mẫu số 07);

- Các giấy tờ khác có liên quan (»ếu có)

Lưu ý: Các hồ sơ, giáy tờ liên quan của các cô đông là tô chức phải có ký tên đóng dấu

Điều 12 Hồ sơ tặng cho cỗ phần

- Bản gốc: Số cô đông của Bên tặng cho và Bên được tặng cho cổ phan (néu Bên được tặng cho đã là cổ đông của PETROLIMEX):

- Bản gốc: Đơn để nghị tặng cho cô phần theo (Mẫu số 08):

- Bản sao có chứng thực hoặc bản photo và bản gôc để đối chiếu: Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu/Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Bên tặng cho và Bên được tặng cho;

- Trường hợp Bên tặng cho và Bên được tặng cho ủy quyền cho người khác thực hiện hoặc người được tổ chức giới thiệu thay mặt cho tổ chức thực hiện thì phải có: Giấy ủy quyền/Giây giới thiệu của tổ chức và Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu của người được ủy quyền/người được tô chức giới thiệu thực hiện;

- Các giấy tờ khác có liên quan (»ếu có) Điều 13 Hồ sơ thừa kế cỗ phần

13.1 PETROLIMEX cấp Sổ cổ đông cho người thừa kế theo di chúc hoặc thừa kế

theo pháp luật

Trang 8

- Bản sao có chứng thực hoặc bản photo và bản gốc để đối chiếu: CMND/hộ chiếu của người được thừa kế hoặc người đại điện nhận thừa kế cho các đồng thừa kế đính kèm văn bản ủy quyền

- Các giấy tờ khác có liên quan (nếu có)

Điêu 14 Trình tự, thủ tục xác nhận việc chuyên nhượng và hoàn trả số cô đông

14.1 Bước 1 Tiếp nhận hồ sơ chuyển nhượng:

Các bên tiến hành hoàn tất Hồ sơ chuyển nhượng cô phần và nộp cho Bộ phận QLCĐ của PETROLIMEX

14.2 Bước 2 Xử lý hồ sơ chuyển nhượng:

- Sau khi tiếp nhận Hồ sơ chuyên nhượng của cổ đông, Bộ phận QLCĐ của PETROLIMEX tiến hành kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ SƠ Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì Bộ phận QLCĐ của PETROLIMEX hướng dẫn cổ đông nộp phí chuyển nhượng cô phần và thuế thu nhập cá nhân theo quy định;

Luu y: Phí chuyén nhuong dp dung theo biéu phí của PETROLIMEX được công bố tai thoi diém thực hiện thủ tục chuyên nhượng; Thuê thu nhập cá nhân áp dụng theo quy định hiện hành của pháp luật

- Sau khi Bộ phận QLCĐ của PETROLIMEX nhận được hóa đơn/chứng từ xác nhận việc thu phí chuyên nhượng và thuê thu nhập cá nhân của cô đông sẽ cập giây Biên nhận hồ sơ cho cô déng theo (Mau sé 09)

14.3 Bước 3 Trình ký hồ sơ chuyển nhượng:

Bộ phận QLCĐ của PETROLIMEX trình Hội đồng Quản trị ký duyệt hồ sơ và thực hiện việc xác nhận chuyên nhượng trên số cổ đông hoặc cấp số cô đông mới

14.4 Bước 4 Trả Giấy chứng nhận SHCP:

- Trong thời hạn tối đa bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận Hồ sơ chuyên nhượng, Bộ phận QLCĐ của PETROLIMEX sẽ thực hiện việc hoàn trả Giấy chứng nhận SHCP cho cô đông:

- Thủ tục nhận Giấy chứng nhận SHCP: Các cô đông phải mang theo Biên nhận hồ

sơ và Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu Truong hợp cô đông không trực tiếp đến nhận thì người nhận thay phải có Giấy ủy quyền theo (Mau sé 10);

- Truong hop H6 so chuyén nhượng cổ phần không thực hiện được (do phát sinh những yêu câu mới theo quy định của pháp luật) thì Bộ phận QLCĐ của PETROLIMEX

có trách nhiệm thông báo cho các bên để bổ sung hoặc chỉnh sửa hồ sơ cho phù hợp Điều 15 Quy định về việc cấp lại Giấy chứng nhận SHCP bị mất, hư

héng/rach nat

15.1 Đối với trường hợp mắt Giấy chứng nhận SHCP:

Trang 9

4

- Trong moi truong hgp hay bất cứ lý do gì mà cổ đông không thực hiện thông báo về việc mất Giấy chứng nhận SHCP theo quy định nêu trên thì PETROLIMEX và Bộ phận QLCĐ của PETROLIMEX không chịu bat kỳ trách nhiệm nào có liên quan;

- Căn cứ thông báo và đơn để nghị cấp Giấy chứng nhận SHCP của cô đông, Bộ phận QLCĐ của PETROLIMEX sẽ kiểm tra tính xác thực của việc sở hữu cỗ phần của cô đông đồng thời thông báo về việc mất Giấy chứng nhận SHCP trên website của PETROLIMEX trong thời hạn 30 (ba mươi) ngày làm Việc (kế từ ngày nhận được thông báo và đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận SHCP của cô đông);

- Sau khi hết thời hạn thông báo về việc mất Giấy chứng nhận SHCP trên website của PETROLIMEX, nếu không phát sinh tranh chấp, khiếu nại thì Bộ phận QLCĐ của PETROLIMEX sẽ tiến hành lập hồ SƠ xin cấp lại Giấy chứng nhận SHCP trình Hội đồng Quan trị ký duyệt (rong thời gian toi da 07 ngay lam việc kế từ ngày hết hạn thông báo);

- Giấy chứng nhận SHCP được cấp lại theo mã số cô đông mới thay thé cho Giấy chứng nhận SHCP cũ Kế từ thời điểm kết thúc thời hạn thông báo về việc mất Giấy chứng nhận SHCP trên website của PETROLIMEX, Giấy chứng nhận SHCP cũ sẽ không còn giá trỊ lưu hành;

- Trong thời hạn tối đa hai (02) ngày làm việc kể từ ngày HĐQT ký duyệt cấp lại Giấy chứng nhận SHCP, Bộ phận QLCĐ của PETROLIMEX sẽ thông báo và trả Giấy chứng nhận SHCP, đồng thời cập nhật thông tin mất Giấy chứng nhận SHCP vào hệ thống quản lý cỗ đông

15.2 Trường hợp đổi lại Giấy chứng nhận SHCP do hư hỏng/rách nát:

- Cỗ đông có nhu cầu đổi lại Giấy chứng nhận SHCP do Giấy chứng nhận SHCP bị hư hỏng/rách nát thì cỗ đông phải làm Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận SHCP theo (Mẫu số 11) kèm theo Giây chứng nhận SHCP bị hư hỏng/rách nát;

- Căn cứ vào đơn để nghị và Giấy chứng nhận SHCP cũ của cô đông, Bộ phận QLCĐ của PETROLIMEX sẽ xem xét tinh can thiết của việc cấp lại Giây chứng nhận SHCP Trường hợp xét thấy việc cấp lại Giấy chứng nhận SHCP là cân thiết, Bộ phận QLCĐ của PETROLIMEX sẽ lập hồ sơ xin cấp lại Giấy chứng nhận SHCP và trình HĐQT ký duyệt;

- Nội dung và thời gian thực hiện các công việc liên quan đến cấp lại Giấy chứng nhận SHCP được thực hiện tương tự như đối với trường hợp cấp lại Giấy chứng nhận SHCP bi mat (riéng ma số cỗ đông vẫn được giữ nguyên theo số cô đông cit);

- Phí cấp lại Giấy chứng nhận SHCP sẽ thực hiện theo thông báo phí của PETROLIMEX đñếu có) tại từng thời điểm

Điều 16 Quy định về giao dịch chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho cỗ phần và cấp đôi Giấy chứng nhận SHCP ngoài khu vực Hà Nội

- Các cổ đông có thé giao dịch: chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho cổ phần, cấp đổi Giấy chứng nhận SHCP tại các Cơng đồn cơ sở trực thuộc Cơng đồn Xăng dầu Việt Nam;

- Các quy trình thủ tục tuân thủ các quy định trên đây (Lưu ý- các Hồ sơ phải có thêm 01 bộ h sơ gốc để lưu giữ tại các đơn vị nhận hỗ sơ giao dich);

- Các Cơng đồn cơ sở trực thuộc Cơng đồn Xăng dầu Việt Nam sau khi kiểm tra tính hợp pháp của các hồ sơ giao dịch thực hiện các bước sau đây:

Trang 10

+ Sau khi nhận được hóa đơn/chứng từ xác nhận việc thu phí chuyển nhượng và thuế thu nhập cá nhân của cô đơng, Cơng đồn cơ sở sẽ cấp giấy Biên nhận hồ sơ cho cổ

đông theo (Mẫu số 09);

+ §can hồ sơ gửi Mail và chuyên phát nhanh hồ sơ gốc về Bộ phận QLCĐ của PETROLIMEX;

+ Bộ phận QLCĐ của PETROLIMEX tiếp nhận, kiêm tra tính hợp pháp của hồ sơ giao dịch, trình ký Giấy chứng nhận SHCP và chun cho các Cơng đồn cơ sở;

+ Các Công đoàn cơ sở tiếp nhận Giấy chứng nhận SHCP từ Tập đoàn và cấp phát cho các cô đông

Lưu ý: Trường hợp này thời gian hoàn trả Giấy chứng nhận SHCP cho cổ đông trong thời hạn tối đa mười (10) ngày làm việc kế từ ngày tiếp nhận Hồ sơ chuyển nhượng

Phần IV

CÁC QUY ĐỊNH KHÁC Điều 17 Hiệu lực thi hành

17.1 Quy chế này gồm có 4 Phần, 18 Điều

17.2 Quy chế này có hiệu lực ké tir ngay ky cho dén khi có văn bản sửa đổi, thay thế hoặc đến thời điểm PETROLIMEX chốt danh sách cổ đông để thực hiện việc niêm yết cô phiếu trên thị trường chứng khoán

Dieu 18 Tô chức thực hiện và sửa đôi, bồ sung

18.1 PETROLIMEX, Bộ phận QLCĐ của PETROLIMEX, các cô đông của PETROLIMEX, tổ chức và cá nhân tham gia chuyên nhượng, tặng cho, thừa kế cô phần của PETROLIMEX phải thực hiện theo Quy chế này

18.2 Mọi sửa đổi, bổ sung Quy chế này do Hội đồng quản trị Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam quyết định./.t#@