§S fap nh TYN cổ PHẦN
(> " BIA „ ÔNG TY CỎ PHẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM \® ẠU NỘI- HAI PHON HA NOI - HAI PHONG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
i ee =———
\$ Say MASE: 45./2016/QC/HN-HP
Hải Phòng, ngày 14 tháng 04 năm 2016
DỰ THẢO QUY CHẾ LÀM VIỆC
Tại Đại hội đồng cỗ đông thường niên
Công ty cô phần Bia Hà Nội - Hải Phòng năm 2016
Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa xã
hội chủ nghĩa Việt nam thông qua ngày 26/11/2014 và các văn bản hướng dân thi
hành;
Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động công ty cổ phần bia Hà Nội - Hải Phong; Để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức và cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên diễn ra tốt đẹp, Ban tổ chức Đại hội của Công ty cổ phần bia Hà Nội
- Hải Phòng xin kính trình Đại hội đồng cổ đông thông qua Quy chế làm việc tại Đại hội như sau:
DIEU I TRAT TU CUA DAI HOI
- Cổ đông khi vào phòng Đại hội phải ngồi đúng vị trí hoặc khu vực do Ban t chức Đại hội quy định Tuyệt đối tuân thủ việc sắp xếp vị trí của Ban tổ chức
- Không hút thuốc lá, không nói chuyện riêng hoặc gây mắt trật tự, không sử dụng điện thoại di động trong phòng Đại hội Tât cả các máy điện thoại di động phải
tắt hoặc không được để chuông
- Trong trường hợp cô đông/đại diện cổ đông nào vì lý do bất khả kháng phải rời khỏi cuộc họp trước khi kết thúc Đại hội thì cổ đông/đại diện cỗ đông đó có trách nhiệm liên hệ với Ban Tổ chức để gửi lại Thẻ biểu quyét
DIEU II ĐIỀU KIỆN TIỀN HÀNH ĐẠI HỘI:
Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 của Công ty cổ phần bia
Hà Nội - Hải Phòng được tiến hành khi có số cỗ đông/đại diện cổ đông dự họp đại
diện cho ít nhất 65% số cổ phần có quyên biểu quyết
DIEU IL BIEU QUYET THONG QUA CAC VAN DE TAI DAI HOI
1 Nguyén tic
- Tất cả các vấn dé trong chương trình họp của Đại hội được thảo luận và biểu
quyết công khai bằng cách giơ Thẻ biểu quyết của tất cả các cổ đông và/ hoặc đại
diện cổ đông tham dự đại hội
Trang 2(theo danh sách dự họp), họ và tên, số phiếu biểu quyết của cổ đông đó và đóng dấu
treo của công ty
2 Phương thức biểu quyết
- Cổ đông và/ hoặc đại diện cổ đông biểu quyết (tán thành, không tán thành, hoặc không có ý kiên) đỗi với một vấn đề bằng cách trực tiếp giơ thẻ biểu quyết tại Đại hội;
- Khi tiến hành biểu quyết tại Đại hội, các cổ đông biểu quyết đông ý thông qua
sẽ giơ Thẻ biêu quyết lên cao Ban kiểm phiếu sẽ đánh dấu mã dự họp và số phiếu biểu
quyÊt tương ứng của từng cổ đông đồng ý Tương tự, theo sự điều hành của chủ tọa,
các cô đông không đồng ý hoặc không có ý kiến sẽ lần lượt giơ thẻ biểu quyết 3 Thể lệ biểu quyết:
3.1.01 (mộ) cỗ phiếu phổ thông tương ứng với 01 đnội) phiếu biểu quyết
Tại danh sách cổ đông chốt ngày 30/03/2016, tổng số cổ phần của Công ty cổ phần bia Hà Nội - Hải Phòng là 9.179.290 (chín triệu, một trăm bảy mươi chín nghìn, hai trăm chín mươi) cỗ phần phổ thông, tương đương 9.179.290 (chín triệu, một trăm bảy mươi chín nghìn, hai trăm chín mươi) phiếu biểu quyết
3.2 Các vấn đề biểu quyết:
Các vấn đề sau đây sẽ được thông qua khi có từ 65% trở lên tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông có quyên biểu quyết có mặt hoặc đại diện được ủy quyền có mặt
tại Đại hội đồng cỗ đông chấp thuận:
- Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty năm 2015 Phương hướng, nhiệm vụ kê hoạch sản xuất năm kinh doanh năm 2016
- Báo cáo hoạt động của HĐQT năm 2015, phương hướng năm 2016 - Báo cáo của Ban kiểm soát năm 2015, phương hướng năm 2016
- Báo cáo Tài chính đã được kiểm toán năm 2015
- Phương án phân phối lợi nhuận, trích lập các quỹ, chỉ trả cổ tức năm 2015 và kế hoạch năm 2016
- Lựa chọn Cơng ty kiểm tốn cho báo cáo tài chính năm 2016; - Các vấn đề khác (nếu có) theo quy định tại Điều lệ Công ty DIEU IV THAO LUẬN TẠI ĐẠI HỘI
1 Nguyên tắc:
- Việc thảo luận chỉ được thực hiện trong thời gian quy định và thuộc phạm vi
các vấn đề trình bày trong Chương trình Đại hội Cổ đông muốn phát biểu ý kiên của mình phải giơ phiếu và được Chủ tọa cho phép Y kiên phát biểu đúng nội dung
chương trình nghị sự của Đại hội, ngăn gọn và rõ ràng nội dung cân nói Mỗi ý kiên phát biểu không quá 03 phút
- Cổ đông có ý kiến phải đăng ký nội dung vào phiếu đóng góp ý kiến và chuyển
cho Ban Tô chức Đại hội
Trang 32 Trả lời các ý kiến thắc mắc của cổ đông:
Trên cơ sở phiếu đặt câu hỏi của cổ đông do Ban thư ký tập hợp, sắp xếp và trình
lên, Chủ tọa hoặc thành viên do chủ tọa chỉ định sẽ giải đáp các ý kiên thăc mắc của cô đông
ĐIÊU V TRÁCH NHIỆM CỦA CHỦ TỌA :
1 Điều khiển Đại hội theo đúng chương trình nghị sự, các thể lệ, quy chế đã được Đại hội thông qua theo nguyên tắc tập trung dân chủ và quyết định theo đa SỐ
2 Hướng dẫn Đại hội thảo luận, lấy ý kiến biểu quyết các vấn đề nằm trong nội dung chương trình nghị sự của Đại hội và các vấn đề có liên quan, giải quyết các vấn
đề nảy sinh trong suốt quá trình Đại hội
3 Chủ toạ có quyền thực hiện các biện pháp cần thiết để điều khiển cuộc họp một cách hợp lý, có trật tự, đúng theo chương trình đã được thông qua và phản ánh được mong muốn của đa số người dự họp
4 Chủ toạ có quyền hoãn cuộc họp Đại hội đồng cỗ đông dù đã có đủ số người đăng ký dự họp theo quy định đến một thời điểm khác hoặc thay đổi địa điểm họp trong trường hợp địa điểm họp không có đủ chỗ ngồi thuận tiện cho tất cả người dự họp; hoặc có người dự họp có hành vi cản trở, gây rồi trật tự, có nguy cơ làm cho cuộc họp không được tiến hành một cách công bằng và hợp pháp
DIEU VI TRACH NHIEM CUA BAN THU KY
1 Ghi chép đầy đủ trung thực toàn bộ nội dung diễn biến Đại hội và những vấn
đề đã được các cổ đông thông qua hoặc còn lưu ý tại Đại hội vào Biên bản họp Đại +(
hội;
2 Soạn thảo Nghị quyết về các vấn đề đã được thông qua tại Đại hội
ĐIỀU VII TRÁCH NHIEM CUA BAN KIEM TRA TU CÁCH CO DONG:
1 Kiểm tra tư cách cổ đông hoặc người đại diện được ủy quyền đến dự họp:
Giấy CMND hoặc hộ chiếu, Giấy mời họp, Giấy ủy quyền (đối với đại diện được ủy quyển);
2 Thu lại giấy xác nhận dự họp của cổ đông hoặc người đại diện và Giấy ủy
quyền (nếu có);
3 Phát cho cổ đông hoặc đại diện được ủy quyền đến dự họp: Thẻ biểu quyết và các tài liệu, báo cáo trình Đại hội;
4 Báo cáo trước Đại hội về kết quả kiểm tra tư cách cô đông dự họp Đại hội DIEU VIII TRACH NHIEM CỦA BAN KIÊM PHIẾU
1 Xác định kết quả biểu quyết của cổ đông về các vấn đề thông qua tại Đại hội 2 Nhanh chóng thông báo cho Ban thư ký kết quả biểu quyết
3 Xem xét và báo cáo với Đại hội những trường hợp vi phạm thể lệ biểu quyết hoặc đơn thư khiếu nại về kết quả biểu quyết
4 Điều hành việc bầu cử và công bố kết quả bầu cử tại Đại hội
Trang 45 Ban kiểm phiếu phải lập Biên bản kiểm phiếu và chịu trách nhiệm trước Đoàn Chủ tịch và Đại hội đồng cổ đông khi thực hiện nhiệm vụ của mình
DIEU IX BIEN BAN HOP DAI HOI DONG CO DONG
Nội dung Đại hội được lập thành Biên bản Chủ tọa và Thư ký Đại hội chịu trách
nhiệm vẻ tính chính xác, trung thực của Biên bản Đại hội;
Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được đọc và thông qua trước khi bế mạc Đại hội
Biên bản Đại hội là cơ sở dé dua ra Nghi quyết của Đại hội Căn cứ kết quả tại Đại hội, Chủ tọa ra Nghị quyết về các vấn đề đã được Đại hội thông qua
DIEU X DIEU KHOAN THI HANH
Quy ché nay gồm 10 Điều và có hiệu lực ngay khi được Đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần Bia Hà Nội - Hải phòng biểu quyết thông qua
Quy chế này có thê sửa đổi tại từng thời điểm trên cơ sở để xuất của HĐQT Công ty và phải được ĐHĐ CÐ biểu quyết thông qua
Trên đây là toàn bộ Quy chế làm việc của Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 của Công ty cổ phần Bia Hà Nội - Hải Phòng
Kính trình Đại hội xem xét thông qua./
Trang 5TONG CONG TY COPHAN CONG HOA XA HOI CHU NGHIA VIET NAM
BIA - RƯỢU - NƯỚC GIẢI KHÁT HÀ NOI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
CONG TY CO PHAN BIA
HA NOI - HAI PHONG
DU THAO
QUY CHE BAU CU THAY THE THANH VIEN BAN KIEM SOAT TAI DAI HOI DONG CO DONG THUONG NIEN NAM 2016
Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 68/201 4⁄QHI3 được Quốc hội Nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 26/11/2014;
Căn cứ Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Công ty cổ phân bia Hà Nội- Hải Phòng
Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 của Công ty cổ phần bia Hà Nội - Hải Phòng tiến hành bầu cử bổ sung thành viên Ban kiểm soát (nhiệm ky 2013 - 2017) theo các nội dung dưới đây:
Điều 1: Đối tượng thực hiện bầu cử
Cổ đông sở hữu cổ phần có quyền biểu quyết và đại diện theo uỷ quyên của cô đông sở hữu cô phân có quyền biểu quyêt (theo danh sách cô đông chốt ngày 30/03/2016)
Điều 2: Tiêu chuẩn và điều kiện làm thành viên Ban kiểm soát (kiểm soát
viên)
Kiểm soát viên phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:
a, Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp
b, Không phải là vợ hoặc chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột của thành viên HĐQT, Giám đốc và người quản lý khác
c, Các tiêu chuẩn và điều kiện khác theo quy định khác của pháp luật có
liên quan và Điều lệ Công ty cổ phần Bia Hà Nội - Hải Phòng
oA A» 7 «A ok z `
& ` ^ A Ä
Điều 3: Đề cử ứng cử viên Ban kiểm soát và số thành viên được bầu bồ sung: 3.1 Đề cử ứng cử viên Ban kiểm soát:
Trang 63.2 Số lượng thành viên Ban kiểm soát bầu bổ sung
- Số lượng thành viên Ban kiểm soát được bầu bồ sung là 0] (một) thành viên
Điều 4: Phiếu bầu và ghỉ phiếu bầu
** Danh sách ứng cử viên Ban kiểm soát:
Được sắp xếp theo thứ tự ABC theo tên, ghi đầy đủ họ và tên trên phiếu bau
% Phiếu bẩu và ghi phiéu bau
- Phiéu bau được in thống nhất, có đóng dấu treo, có tổng số quyền biểu quyêt theo mã số tham dự;
- Cô đông hoặc đại diện được uỷ quyền được phát phiếu bầu bổ sung thành viên Ban kiểm soát theo mã só tham dự;
- Cô đông hoặc đại diện được uỷ quyền phải tự mình ghi số quyền biểu quyêt cho từng ứng viên vào ô trông tương ứng của ứng viên đó trên phiêu bầu,
ký và ghi rõ họ tên Trong trường hợp được uỷ quyên hợp lệ (có 8lây uỷ quyên),
người được uỷ quyền có đây đủ quyên biểu quyết
** Các trường hợp phiếu bằu không hợp lệ
- Phiếu bầu không phải do Công ty cổ phần Bia Hà Nội - Hải Phòng in và
đóng dâu theo mẫu quy định ;
- Phiêu bầu sô người vượt quá sô tôi đa theo quy định (sô thành viên bầu bổ
| lệ);
|
- Phiéu bau tự ý ghi thêm người nằm ngoài danh sách ứng cử viên đã được ĐHĐCPĐ thường niên năm 2016 thông nhất thông qua hoặc phiêu bị tẩy xóa;
- Phiếu có tổng số quyền bầu cử đã bầu cho các ứng viên của cổ đông vượt quá tổng số quyên được bâu của cổ đông đó sở hữu và được uỷ quyên (nêu có)
Điều 5: Phương thức bầu cử
- Việc biểu quyết bầu bổ sung thành viên Ban kiểm soát thực hiện bằng bỏ phiêu kín theo phương thức dồn phiếu;
- Mỗi cổ đông có tổng số phiếu biểu quyết tương ứng với tổng số cổ phần
Trang 7- Cỏ đông có thê dồn hết/hoặc không dồn hết tổng số quyền biểu quyết cho một người có tên trong danh sách đề cử
Điều 6: Ban kiểm phiếu, nguyên tắc bỏ phiếu và kiểm phiếu
‹,
%* Ban kiểm phiếu:
- Ban kiểm phiếu do Ban tổ chức đề cử và được Đại hội đồng cổ đông thông qua;
- Ban kiểm phiếu có trách nhiệm: + Tiến hành kiểm phiếu;
+ Công bố kết quả bầu cử trước Đại hội đồng cô đông
- Thành viên Ban kiểm phiếu không được có tên trong danh sách đề cử và
ứng cử vào Ban kiêm soát;
s* Nguyên tắc bỏ phiếu và kiểm phiếu
- Việc bỏ phiếu được bắt đầu khi việc phát phiếu bầu cử được hoàn tất và
kêt thúc khi cô đông cuôi cùng bỏ phiêu vào thùng phiêu;
- Việc kiểm phiếu phải được tiến hành ngay sau khi việc bỏ phiếu kết thúc; - Kết quả kiểm phiếu được lập thành văn bản và được Trưởng Ban kiểm phiêu công bô trước Đại hội
Điều 7: Nguyên tắc bầu dồn phiếu, nguyên tắc trúng cử thành viên BKS s$* Nguyên tắc bầu dồn phiếu: theo hướng dẫn quy định của phụ lục đính kèm theo Quy chế này
‹* Nguyên tắc trúng cử:
- Nguoi trung ctr phai dat được số phiếu hợp lệ tương ứng với ít nhất 1 quyền bầu cử của tất cả cổ đông tham gia bầu và được nhiều phiếu hơn tính theo thứ tự số phiếu đạt được từ cao xuống thấp đến tối đa số người trúng cử theo quy định (1 người)
- Nếu có nhiều ứng viên ngang SỐ phiếu bầu làm cho việc chọn ra đủ số cần bầu không thực hiện được thì số ứng viên đó phải bầu lại để chọn ra số còn thiểu sau khi các ứng viên có số phiếu cao hơn đã được trúng cử Việc bầu lại cũng vẫn theo nguyên tắc bầu dồn phiếu
Trang 8`
don phiếu), số và tỷ lệ phiếu bầu hợp lệ, phiếu không hợp lệ: số và tỷ lệ quyền 9
biéu quyét cho từng ứng cử viên bổ sung vào Ban kiểm soát;
- Toàn văn Biên bản kiểm phiêu phải được công bô trước Đại hội đông cổ đông
eX ~ hk
x tA Ầ 2 ` *Ã
eK ~ + A
Điều 9: Những khiếu nại về việc bầu cử và kiểm phiêu sẽ do chủ toạ cuộc họp giải quyêt và được ghi vào Biên bản cuộc họp Đại hội đông cô đông
Quy chế này gồm 09 Điều và được đọc công khai trước Đại hội đồng cỗ đông để biểu quyết thông qua./
Trang 9PHỤ LỤC
HƯỚNG DẪN CÁCH THỨC BẦU ĐÒN PHIẾU
Cổ đông tham gia biểu quyết được phát 01 phiếu biểu quyết bầu thành viên Ban kiểm sốt Cơ đơng biểu quyết theo phương thức dồn phiếu Mỗi cô đông có tổng số phiéu biéu quyét tuong ung voi tổng số cổ phần sở hữu và số cổ phần được uỷ quyên (nếu có) nhân VỚI số thành viên được bầu của Ban kiểm sốt Cổ đơng có quyền dồn hết tổng số phiếu bầu của mình cho một ứng cử viên hoặc hai ứng cử viên
Giả sử Đại hội đồng cô đông biểu quyết chọn 01 thành viên Ban kiểm soát, Cổ đông Trần Văn A năm giữ 7.500 (Bảy nghìn năm trăm) cổ phần có quyền biểu quyết Khi đó tổng số quyên biểu quyết của cổ đông Trần Văn A sẽ là:
(7.500 x 1) = 7.500 quyền biểu quyết
Cổ đông Trần Văn A có thể bầu dồn phiếu theo phương thức sau: 1 Dân hết 7.500 quyên biểu quyết của mình cho 01 ung cu viên 2 Dần không hết số quyên biểu quyết của mình cho 01 ứng cử viên
3 Phiéu bau khong bầu cho ứng viên nào thì phải có dấu gạch ché (X) vào ô A
phiéu duoc bau cia tng vién đó 2 Phiếu bầu của cô đông Trần Văn A sẽ không hợp lệ trong các trường hợp sau: _
VE,
1 Phiếu không do Công ty cô phần Bia Hà Nội - Hải Phòng in theo mẫu quy oo định, không có dấu của Công ty số 2 Tổng số quyền biểu quyết cho những ứng cử viên đó của cổ đông Trần Văn
A vượt quá con sô 7.500 quyên biêu quyết