PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT

PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT Giới thiệu Microsoft Project (viết tắt MS) phần mềm sở liệu tiên tiến sản phẩm phần mềm chuyên dùng cho vấn đề này, chương trình có ích cho nhà sáng tạo lập dự án chuyên dùng làm việc môi trường Windows Với MS bạn sử dụng máy tính để bàn thực nhiều công việc Quản lý dự án bao gồm tất giai đoạn dự án, từ giai đoạn lập kế hoạch đến lúc hoàn thành phác thảo báo cáo sau để tổng kết việc hoàn tất dự án Ngay sau bạn xác định mục tiêu dự án, bạn cho khởi động MS, lập dự án MS công cụ vô giá công việc sau: - Tổ chức lập kế hoạch sản xuất - Lên lịch công tác ngày, tuần, tháng - Chỉ định tài nguyên chi phí cho công việc - Điều chỉnh kế hoạch để thích ứng với điều kiện ràng buộc - Chuẩn bị báo biểu để thông đạt kế hoạch sau đến tất người phê chuẩn hay thi hành kế hoạch Khi vận hành dự án bạn dùng MS để tiếp tục công tác sau: + Giám sát việc thi hành dự án + Dự trù tác động đến tiến độ dự án xảy thay đổi đe doạ đến thành công dự án + Xem xét lại dự án để đối phó với tình ngẫu nhiên + Lập báo biểu sau kết dự án Những người làm công việc quản lý dự án, lập luận chứng kinh tế - kỹ thuật dùng MS để hoạch định hoàn chỉnh dự án Nếu làm quen với công cụ máy tính việc quản lý dự án, MS giúp bạn nắm khả trình bày tính toán máy tính Nếu bạn dùng Windows, bạn nên xem trước sách Hướng dẫn sử dụng Windows 3.1 hay Sử dụng nhanh Windows 3.1 Nếu bạn sử dụng phiên trước MS for Windows, sau bạn thấy phiên tiến mạnh phiên trước nhiều lần Nếu bạn có kinh nghiệm sử dụng MS MS cung cấp phần diễn giải chi tiết đặc tính tiên tiến cách tuỳ đặt chương trình để nâng cao chất lượng sản phẩm bạn MS có nhiều cải tiến chủ yếu giao diện với người sử dụng, khéo léo tính liên tục với trình ứng dụng máy tính khác tiện ích để tự động hoá công việc hình thành trình ứng dụng điều khiển Trong ngành xây dựng sử dụng MS giúp bạn nhiều điều bổ ích: - Bạn nâng cấp mở rộng khung quan sát báo biểu Biểu đồ Gantt (sơ đồ ngang) khung quan sát toàn hình, có dạng thoáng dễ đọc Các công tác lớn văn dễ đọc Các kết nối phụ thuộc công tác, trình bày rõ ràng tài nguyên trình bày kế bên công tác (nếu bạn muốn), ngày tháng kế bên cọc mốc Những ngày không làm việc có bóng hậu cảnh thang thời gian Calendar View (dạng quan sát lịch) cung cấp mô hình dễ hiểu để tạo, biến đổi báo cáo chi tiết dự án Các Task (công việc) tạo dời trực tiếp dạng lịch quy ước Biểu đồ PERT (sơ đồ mạng lưới) phóng to mà không đánh chi tiết công tác Các đường trình bày nối kết phụ thuộc bo góc bạn chọn đường góc phải Bạn thay đổi vị trí công việc hay cụm công việc cách dễ dàng - Trợ giúp học tập: bạn học MS dễ dàng hơn, ToolTips xác định nút công cụ chuột dừng Cuc Cards dùng để hướng dẫn bạn bước công tác phức tạp Planning Wizard giám sát hoạt động bạn cung cấp khuyến cáo hay ghi hữu ích để bạn sử dụng phần mềm tốt lập kế hoạch dự án bạn tốt - Bạn in đến 80 dự án bạn có đến 80 dự án san sẻ kho vật tư Bạn lưu liệu dự án bạn dạng ODBC sở liệu bạn kết hợp dự án bạn với số lớn dự án khác để hợp phân tích Bạn yêu cầu tự động gửi báo biểu tiến trình đến tài nguyên dự án tiến hành với nhận xét đính kèm theo công tác cách tự động lời ghi - MS giúp khả chương trình hoá hoàn toàn Dùng trình ghi macro để tự động hoá công tác thường kỳ, soạn chỉnh macro để có câu nhắc nhở tương tác đặc điểm phân nhánh Sử dụng Visual Basic for Application để phát triển trình quản lý dự án bổ sung kết hợp với trình ứng dụng khác Microsoft Project) xây dựng Đi sâu vào tính chương trình đầu tiên: MS chương trình chuyên nghiệp để quản lý dự án chương trình mạnh Với tư cách chương trình chuyên dùng, có công cụ mạnh thuận tiện Với MS, bạn làm việc với nhiều chế độ, nhiều công cụ tinh vi Bằng chế độ công cụ này, bạn thực động tác vi tế dự án Ví dụ công việc chọn lựa, MS có số lượng lớn tuỳ chọn, tạo thành công cụ mạnh Quản lý dự án giúp bạn đạt mục tiêu dự án thời gian ngân sách Phần mềm điện toán hỗ trợ đắc lực việc quản lý dự án công cụ ghi nhận, tính toán, phân tích chuẩn bị trình bày nhằm giúp truyền đạt chi tiết dự án Sử dụng phần mềm chương trình MS bạn đạt mục tiếu như: + Phát triển kế hoạch tốt dự án + Dự trù, tính toán tài nguyên dự án dễ dàng đáng tin cậy + Phát mâu thuẫn vướng mắc lập kế hoạch dự án + Thông tin kế hoạch đến thành viên khác dự án nhanh chóng + Theo dõi tiến trình phát khả tiềm tàng dự án Mỗi ngành khác cụm từ dịch khác cho phù hợp với chuyên môn ngành Với ngành xây dựng sử dụng chương trình MS bạn hiểu dịch sau: - Name: tên công việc - Task: công việc hay nhiệm vụ - Duration: thời gian thực công việc - Start: ngày bắt đầu dự án hay công việc - Finish: ngày kết thúc dự án hay công việc - Predecessors: công việc trước - Successors: công việc tiếp nối (công việc sau) - Task List: danh sách công việc - Resource: tài nguyên (trong phần vật tư, nhân lực, tiền vốn , xe máy tài nguyên mức độ ưu tiên ngang nhau) - Work: số công gán để thực công việc - Unit: khả tài nguyên - Milestone: loại công việc đặc biệt có Duration=0, dùng để đánh dấu giai đoạn dự án - Recurring Task: loại công việc có tính lặp đi, lặp lại nhiều lần theo chu kì thực dự án - Schedule: lịch trình dự án - Std.rate: giá chuẩn - Ovr.rate: giá - Cost: chi phí - Cost/use: phí sử dụng tài nguyên - Calendar: dạng lịch - PERT Chart: sơ đồ mạng lưới (dùng cho MS 4.0 1998) - Network Diargam: sơ đồ mạng lưới (dùng cho MS sau này) - v.v Các phương pháp để lên lịch trình công tác tài nguyên quản lý dự án bao gồm số kỹ thuật mà bạn cần phaỉ biết để sử dụng MS cách có hiệu Phương pháp lên lịch trình dùng quản lý dự án phương pháp đường dẫn tới hạn hay đường găng (Critical Path Method - CPM) Để sử dụng mô hình CPM bạn phải nhận tất công tác cần thiết phải hoàn thành, quy định công tác thực (duration)và xác định tất yêu cầu trình tự chi phối bạn lên lịch công tác Yêu cầu trình tự (Scquencing requirement) nghĩa công tác bắt đầu công tác kgác chưa hoàn tất hay bắt đầu Ví dụ bạn cần dựng nhà công việc xây tường tiến hành sau công việc thi công móng, sau làm xong móng sau làm xong phân đoạn móng Các công tác tới hạn chùng Những công tác chậm trễ dự án phải hoàn tất lịch trình mà xác định công tác tới hạn Nhận diện công tác tới hạn bước quan trọng quản lý dự án Giả sử bạn cần rút ngắn thời gian toàn dự án bạn tìm thời khoảng công tác mà bạn rút ngắn Bạn nên tập trung vào công tác tới hạn, việc cắt thời gian công tác không tới hạn việc không cần thiết Nhiều làm việc với dự án, bạn không đạt mục tiêu định Làm việc môi trường Windows, bạn cung cấp khả thực lúc với nhiều dự án Tuân thủ quy ước chuẩn Windows, bạn cho mở nhiều File dự án lúc Khi có nhiều File dự án mở đồng thời, lệnh Windows dùng để điều khiển di chuyển cửa sổ khác mở Lệnh Arrange All hữu ích bạn muốn xem đồng thời nhiều File dự án cửa sổ riêng Hãy mở dự án mà bạn muốn, tuỳ dự án mở, cửa sổ định kích cỡ xếp cho thấy đồng thời File tren hình Tên File trình bày tiêu đề nó, cửa sổ kích hoạt có tiêu đề bật Bất kỳ File dự án mở mà bạn muốn ẩn đi, bạn dùng lệnh Hide, muốn tái bạn lại chọn menu Windows lần Cũng hợp nhiều dự án vào cửa sổ để xem hay in công tác hay tài nguyên chúng dạng quan sát Nhớ công tác hay tài nguyên giữ số ID theo địa phương Để kết hợp công tác từ nhiều dự án vào dạng quan sát, bạn theo bước sau: Mở File cần mở \ Windows \ New Windows \ Chọn qua danh sách Projects \ View \ OK Bạn hoàn toàn hình thành dự án phụ cách dời công tác từ dự án vào File dự án mới, sau xác định File dự án phụ cách liên kết chúng với công tác đại diện Để di chuyển công tác đến File dự án phụ, bạn theo bước sau: - Chọn ID công tác bạn dự tính dời Điều đảm bảo tất trường chọn toàn liệu liên quan chép - Từ menu Edit chọn Copy Task để chép liệu chép vào clipboard - Từ menu File chọn New để hình thành File dự án Trên bảng General hộp thoại New OK Từ hộp thoại Prọect Information for "Prọect" bạn chọn ngày cho tiểu dự án OK - Với trường Name công tác thứ chọn File mới, bạn chọn Paste từ menu Edit Toàn liệu chép - Lưu File tên cách chọn Save As từ menu File OK để hoàn tất việc đạt tên cho File - Trở File gốc cách chọn tên File từ danh sách menu Windows - Chọn công tác đại diện xác định dự án phụ Bạn muốn xem hay in nhiều dự án có liên quan lúc cửa sổ Lệnh Consolidate Projects, sử dụng menu Tool Multiple Projects, cho bạn phương thức mang nhiều dự án vào cửa sổ Để hợp nhiều dự án vào cửa sổ: - Chọn Tool Multiple Projects Consolidate Projects Hộp thoại Consolidate Projects hiển thị - Bạn gõ tên File dự án vào phần File Name hộp thoại chọn nút Browse để chọn lựa từ danh sách Bạn chọn nhiều dự án cách nhấn phím Ctrl chọn File - Theo File mở Read-Writ, bạn thay đổi Read-Only (chỉ đọc) bạn thích bảo vệ File nguồn nguyên thuỷ - Nếu bạn muốn giữ liên kết cửa sổ Multi File nguồn nguyên thuỷ, bạn đánh dấu hộp Attach to Source Projects (mặc nhiên) - Hộp đánh dấu Hide Subtasks điều khiển khởi đầu cho ẩn hay công tác dự án riêng biệt, bạn luôn cho ẩn hay chúng sau hợp dự án vào - Chọn OK sau hoàn tất chọn lựa Một số lưu ý sử dụng MS Khi sử dụng MS môi trường Windows bạn ý rằng: có số đặc tính không giới hạn số lượng có đặc tính giới hạn số lượng Cụ thể là: a Một số đặc tính không giới hạn số lượng như: - Công việc phụ thuộc dự án; - Công việc trước; - Công việc nối tiếp; - Lịch sở b Một số đặc tính có giới hạn (tối đa) số lượng như: - Bảng in công việc theo lịch hàng tháng (4.000); - Bảng chi phí (giá) tài nguyên (5); - Các công việc phai dự án (1.000.000); - Cửa sổ kích hoạt (50); - Chi phí (giá) lớn (999.999.999.999); - Dự án sở (11); - Lựa chọn không liên tục dòng liệu (9) - Ngày sớm cho phép tính toán (01/01/1984); - Ngày muộn cho phép tính toán (31/12/2049); - Số lượng phân bổ tài nguyên cho công việc (60.000.000 đơn vị tài nguyên 6.000.000.000%); - Số công việc lớn (1.666.666.667); - Số làm việc lớn tài nguyên theo kiểu Work (999.999.999 phút); - Số làm việc lớn tài nguyên theo kiểu Material (999.999.999 đơn vị); - Số dòng tiêu đề Header (5); - Số dòng tiêu đề Footer (3); - Số dòng giải biểu tượng (3); - Phân cấp công việc tóm lược (65.535); - Tài nguyên cho dự án (1.000.000); - Tổ hợp dự án (998); - Tỉ lệ trang in (10 - 500%); MS mặc định 13 kiểu hộp thoại công việc Network Diagram Trong kiểu có quy định hình dáng nội dung thông báo sau: Critical: Noncritical: Critical Milestone: Noncritical Milestone: Critical Summary: Noncritical Summary: Critical Inserted Proeject: Noncritical Inserted Proeject: Critical Marked: 10 Noncritical Marked: 11 Critical External: 12 Noncritical External: 13 Proeject Summary: Hình : 13 kiểu hộp thoại công việc Network Diagram Một số kinh nghiệm lưu ý thực MS Khi sử dụng MS gặp nhiều vướng mắc, người sử dụng phần mềm phải tự điều tiết để đạt mục tiêu cách hiệu Sau tác giả đề cập vài nội dung: 4.1 Kinh nghiệm lưu ý tính gộp công tác tiến độ Bạn bắt đầu lập tiến độ theo sơ ngang, MS tự động chuyển sang sơ đồ mạng sơ đồ lịch Trong tiến độ, bạn nhập tài nguyên nào, MS phân bổ vẽ biểu đồ cung cấp tài nguyên cách trung thực theo nhiều cách thể Trong ngành xây dựng, vấn đề đặt lập tiến độ số công việc phải gộp (Cốt thép, bê tông dầm sàn, ván khuôn dầm sàn ) Như người lập tiến độ phải biết cách xác định tài nguyên cho công việc gộp Ví dụ công việc gia công lắp dựng cốt thép cột Trong thép cột có loại đường kính (10, 18 >18) loại có định mức gia công, lắp dựng giá khác Do đó, người tính cần phải tính định mức trung bình giá bình quân cho loại công việc thành phần Để có kết xác, bạn nên sử dụng phương pháp tính bình quân gia quyền Ví dụ 1: Cần tính định mức gia công (GC), lắp dựng (LD) cốt thép cột vách, biết: Công việc Cốt thép cột Cốt thép vách Đường kính ≤ 10 ≤ 18 >18 ≤ 10 ≤ 18 >18 Định mức Mã hiệu Kết Đa Đb Đc Đd Đe Đf Khối lượng Tổng Khối lượng a b c d e f A B 1) Tính định mức chung cho GC, LD thép cột vách (Đc+v) là: - Tính định mức cho GC, LD thép cột: Đa×a + Đb×b + Đc×c Đcột = a+b+c - Tính định mức cho GC, LD thép vách: Đd×d + Đe×e + Đf×f Đvách = d+e+f 2) Suy định mức chung cho GC, LD thép cột vách là: Đcột×A + Đvách×B Đc+v = A+B Ghi chú: Khi tính cho dầm, sàn, cầu thang tính tương tự cho thép dầm, thép sàn thép cầu thang Ví dụ 2: Cần tính định mức GC, LD ván khuôn cột vách, biết: Định mức Công việc Khối lượng Mã hiệu Mã hiệu Ván khuôn cột Đa a Ván khuôn vách Đb b 1) Tính định mức cho GC, LD tháo dỡ ván khuôn cột vách (Đc+v)là: Đa×a + Đb×b Đc+v = a+b 2) Suy (theo kinh nghiệm): - Định mức cho GC, LD ván khuôn cột vách là: Đc+v×75% - Định mức cho tháo dỡ ván khuôn cột vách là: Đc+v×25% Ghi chú: Khi tính cho dầm, sàn, cầu thang tính tương tự cho ván khuôn dầm, ván khuôn sàn ván khuôn cầu thang Và suy (theo kinh nghiệm): - Định mức cho GC, LD ván khuôn dầm, sàn, cầu thang là: Đd+s+ct×67% - Định mức cho tháo dỡ ván khuôn dầm, sàn, cầu thang là: Đd+s+ct×33% Ví dụ 3: Cần tính định mức đổ bê tông dầm, sàn cầu thang Khi tính định mức đổ bê tông cho dầm, sàn, cầu thang tính tương tự tính ván khuôn dầm, ván khuôn sàn ván khuôn cầu thang 4.2 Kinh nghiệm lưu ý điều tiến độ MS thay người, mà MS thay người để thực nhanh chóng xác suy nghĩ (ý tưởng) Để tiến độ thi công nhịp nhàng, đưa thi công trường không bị phá vỡ (hoặc phải điều chỉnh Kinh nghiệm phải thực nghiêm chỉnh trình tự thi công, đảm bảo đủ giản đoạn kỹ thuật phải phân công đủ, nhịp nhàng cho tổ đội thi công công trường Để làm việc này, người lập tiến độ cần: - Chuẩn bị hình chuẩn (có thể sử dụng tiếng Việt tiếng nước ngoài): Bạn chèn thêm cột vào bên trái tiến độ theo yêu cầu dự án Sử dụng cửa sổ View / More Views thực nội dung trải cửa sổ để hình chuẩn Khi bạn thỏa mãn kiểu hình đề xuất, bạn đồng ý trước khỏi cửa số Sau bạn làm việc với dự án hình chuẩn kích hoạt Nếu muốn chỉnh sửa bạn làm ngược lại - Liệt kê số danh sách công việc cần điều độ (cố gắng theo trình tự công việc thi công hạng mục); - Trong danh sách công việc liệt kê, xác định công việc công việc phụ thuộc; - Dự định trước thời gian thi công (thô) hạng mục phần việc (ví dụ phần gia cố nền, phần móng, tầng 1, 2, 3, - Sắp xếp công việc theo trình tự mối quan hệ kỹ thuật - phần mềm MS có mối quan hệ: Kinh nghiệm xếp công việc, bạn xếp công việc trước công việc phụ sau cho hạng mục phần việc, nhớ sơ tối ưu công việc Công việc nối hạng mục công việc có liên quan mặt kỹ thuật với Cứ làm cho hết toàn hạng mục, bạn tiến độ tương đối hợp lý Bằng kinh nghiệm tối ưu hóa cá nhân theo loại tài nguyên cần tối ưu, bạn ssex đạt điều mong muốn Lưu ý rằng: + Chỉ tối ưu hóa theo loại tài nguyên nên nhập nhu cầu tài nguyên, trước tiên bạn nhập tài nguyên cần tối ưu, sau tối ưu xong, bạn háy nhập tài nguyên công việc Điều giúp bạn thuận tiện nhanh chóng thực thi công việc; + Hạn chế phần mềm công việc biểu thị số tài nguyên thay đổi vẽ tiến độ theo phương pháp thủ công Nhưng cửa sổ Resource Usage, bạn thấy điều chỉnh thoải mái tài nguyên kết tính toán xác: Trên vấn đề điều đô tiến độ thi công cho thật sát với tiến độ thực trường với mục tiêu tiến độ không phải điều chỉnh Tuy nhiên nhiều kinh nghiệm khác nữa, song thời gian có hạn, mong bạn thông cảm Một số kinh nghiệm thủ thuật khác trình bày trong:  Bùi Mạnh Hùng (2002), 101 thắc mắc giải đáp sử dụng chương trình Microsoft Project xây dựng, NXBXD Hà Nội  Bùi Mạnh Hùng (2004), Hỏi-Đáp sử dụng chương trình Microsoft Project lập quản lý dự án công trình xây dựng, NXBXD Hà Nội  Bùi Mạnh Hùng (2007), Lập tiến độ thi công sử dụng phần mềm DT&MS xây dựng, NXBXD Hà Nội 10 PHẦN MỀM PRIMAVERE Primavera phần mềm tổng thể áp dụng cho qui mô toàn doanh nghiệp để lập kế hoạch, quản lý kiểm soát dự án Primavera đa dạng hoá giải pháp chạy đơn lẻ đến giải pháp chạy mạng LAN Internet Các giải pháp kết hợp cho phép lập kế hoạch, quản lý tối ưu hoá danh mục đầu tư thông qua dự án để phát triển Primavera có nhiều giải pháp phần mềm như: P6, Pert Maser, Contract Manager, Cost Manager P6 giải pháp phần mềm để lập kế hoạch, quản lý kiểm soát dự án để đạt mục tiêu ngân sách thời gian thông qua việc tối ưu hoá tiến độ, nguồn lực chi phí từ dự án riêng lẻ đến tập dự án P6 giải pháp phần mềm ưu việt cho việc lập, quản lý kiểm soát dự án, liệu dự án lưu trữ sở liệu tập trung truy xuất thông qua mạng LAN hay Internet Pert Maser phần mềm dùng để phân tích quản lý rủi ro, cho phép phân tích đánh giá rủi ro xảy với dự án thông qua việc mô tác động chi phí thời gian vào trường hợp xảy Contract Manager phần mềm cho phép kiểm soát, theo dõi tài liệu, hợp đồng từ giai đoạn lên ngân sách đến giai đoạn đấu giao thầu Nó cho phép theo dõi tất tờ trình liên quan đến dự án kiểm soát phê duyệt theo quy trình chuẩn Với chức quản lý thay đổi cho phép người sử dụng đảm bảo thay đổi giải quyết, khoản phải toán theo tiến độ chất lượng, hạn chế tình trạng kiện cáo Cost Manager phần mềm cho phép quản lý chi phí dự án hiệu nhanh chóng thông qua phương pháp Earned Value Một loạt biểu đồ sinh động tự động tạo thông tin dự án thay đổi giúp người dùng dễ dàng nhận tiến trình thực dự án Phần mềm thiết kế kết nối với phần mềm khác Primavera hệ thống kế toán doanh nghiệp giúp người dùng kiểm soát chặt chẽ hiệu dự án nói riêng và tập dự án chủ đầu tư nói chung 1) Về liệu kiểu hiển thị  Primavera định nghĩa hai loại liệu: liệu tổ chức liệu dự án  Dữ liệu tổ chức: Cung cấp cấu trúc liệu toàn cầu cần thiết việc quản lý nhiều dự án Một thư viện tài liệu chung cho phép quản lý dự án nguồn lực cách tập trung Được định nghĩa thiết lập người quản lý hệ thống (system admin)  Dữ liệu dự án liệu tồn dự án mà chúng định nghĩa Nhà quản lý dự án thiết lập liệu dự án nhằm quản lý dự án họ chi tiết  Dữ liệu tổng hợp (Enterprise/Project specific data) liệu tổ chức liệu dự án: Lịch; Báo cáo; Mã việc (activity codes)  Các kiểu hiển thị cửa sổ công việc: Cửa sổ công việc chia làm phần, hiển thị trên, hiển thị 11 - Hiển thị gồm: Activity Table; Gantt Chart; Activity Usage Spreadsheet; Activity Network - Hiển thị gồm: Activity Details; Activity Table; Gantt Chart; Activity Usage Spreadsheet; Resource Usage Spreadsheet; Activity Usage Profile; Resource Usage Profile; Trace Logic  P6 có khả quản lý nhiều dự án database Do đó, cấu trúc tổ chức dự án (EPS) thiết kế cho phép doanh nghiệp định dạng đặt dự án họ theo đề mục khác 2) Về tạo dự án Primavera có cách tạo dự án:  Sử dụng New Project wizard, gồm bước: Tạo dự án; Tạo cấu trúc phân việc; Tạo công việc; Gán nguồn lực chi phí  Sử dụng Project Architect, gồm bước: Tạo dự án từ mẫu có sẵn; Xem điều chỉnh cấu trúc phân việc; Xem điều chỉnh công việc; Gán nguồn lực chi phí  Nhập từ file, gồm bước: Tạo dự án sử dụng định dạng; Primavera projects (XER); Các định dạng Microsoft Project (MPP, MDB MPT); Xem điều chỉnh cấu trúc phân việc; Xem điều chỉnh công việc; Gán nguồn lực chi phí  Sao chép: Sao chép từ dự án có sẵn 3) Về tạo công việc (Activities) Primavera có cách tạo công việc: Tạo menu Edit, chọn Add; Tạo Command, click Add; Tạo cách nhấn Insert bàn phím; Tạo Right click, chọn Add Khi tạo công việc, Primavera (P6) cho phép sử dụng Wizard, người dùng theo bước hướg dẫn, nắm thành phần cần thiết để tạo công việc Khi quen với trình này, ta tắt chức Wizard menu Edit > User Preferences 4) Tạo mối quan hệ (Relationships) Sơ đồ quan hệ Primavera sơ đồ quan hệ logic (sơ đồ mạng - Network Logic Diagram), thể lệ thuộc công việc dự án Có loại quan hệ: 5) Lập tiến độ (Scheduling) Primavera giúp bạn lập tiến độ theo phương pháp đường găng: Phương pháp đường găng - Critical Path Method (CPM) kỹ thuật thường dùng để tính toán lịch trình dự án CPM sử dụng thời lượng quan hệ công việc để tính ngày lịch trình Việc tính toán theo hai hướng(pass) khác qua công việc dự án Critical Path chuỗi công việc định ngày kết thúc dự án: Thời lượng công việc nằm Critical Path điều khiển thời lượng toàn dự án Một trì hoãn công việc trì hoãn ngày hoàn thành 12 dự án Những công việc xác định Critical Total Float Longest Path chúng dự án Phương pháp lập tiến độ theo Primavera:  Forward Pass: tính ngày sớm công việc  Backward Pass: tính ngày trễ công việc  Tính dự trữ toàn phần - Total Float (TF)  Backward pass với yêu cầu ngày kết thúc  Quan hệ lập (Loop)  Sơ đồ hoàn thiện (không có Open Ends): Primavera khuyến cáo dự án nên có công việc kết thúc mở: Start Milestone Finish Milestone  Xuất Open End Lập tiến độ dự án Khi ta lập tiến độ dự án, ngày công việc tính dựa duration logic mối quan hệ công việc Công việc xác định “Critical” có màu đỏ biểu đồ Xem log để biết thông tin lỗi, cảnh báo dự án 6) Gán ràng buộc (Constraints) Các kiểu ràng buộc thường dùng Primavera:  Must Finish By: Sử dụng hoạch định dự án phải đảm bảo  Start On or After: Sử dụng để thiết lập ngày sớm công việc bắt đầu  Gán Notebook topic: Khi gán ràng buộc, ta nên tạo (gán) notebook topic, nhằm thích ràng buộc thiết lập  Finish On or Before: Sử dụng để thiết lập điểm kết thúc tức thời (kết thúc nhóm việc)  Start On: Buộc công việc phải bắt đầu ngày ràng buộc  Start On or Before: Buộc công việc bắt đầu không trễ ngày ràng buộc  Finish On: Buộc công việc phải kết thúc ngày ràng buộc  Finish On or After: Buộc công việc kết thúc không sớm ngày ràng buộc  As Late As Possible: Hoãn công việc trễ với điều kiện không làm trì hoãn công việc liền sau  Mandatory Start and Finish: Buộc ngày early late trùng với ngày ràng buộc Tóm lược: Gán ràng buộc cho công việc dự án để phản ánh hạn chế thực tế Có thể gán tối đa ràng buộc cho công việc Must Finish By sử dụng hạn định chung dự án phải đảm bảo Sử dụng Start On or After để thiết lập ngày sớm công việc bắt đầu 7) Về nguồn lực  Trong Primavera, ta cần phân biệt khác vai trò nguồn lực – Vai trò (Role): Một chức danh, kỹ năng, vd: Software Engineer, Project Manager, Trainer, Scheduler… – Nguồn lực (Resource): cá nhân, thiết bị hay nguyên vật liệu sử dụng nhằm hoàn thành công việc  Sau thiết lập danh sách vai trò nguồn lực, vai trò gắn với nguồn lực Mỗi nguồn lực gán vai trò chính, biểu thị chức danh trách nhiệm nguồn lực tổ chức (doanh nghiệp) 13  Doanh nghiệp phân bổ vai trò thực công việc trình hoạch định, sau bổ nhiệm nguồn lực cụ thể lập tiến độ  Phân bổ nguồn lực chi phí  Việc phân bổ nguồn lực thực cách thay phân bổ vai trò với nguồn lực cụ thể  Tuỳ theo nhiều yếu tố, bao gồm loại công việc loại nguồn lực, ta cần phải điều chỉnh Budgeted Units hay Units/Time phân bổ nguồn lực  Phân tích nguồn lực  Cửa sổ phân tích nguồn lực (Resource Usage Profile) hiển thị cửa sổ công việc (Activities Window), cho phép ta xem việc phân bổ nguồn lực theo thời gian Có thể thiết lập liệu nguồn lực hiển thị qua menu Edit/User Preferences, thẻ Resource Analysis 8) Tối ưu hoá kế hoạch dự án  Sau lập kế hoạch dự án, thẩm tra lại dự án phù hợp với yêu cầu chủ đầu tư ngày, nguồn lực yêu cầu chi phí Trong trường hợp có mâu thuẫn thông tin dự án yêu cầu dự án, dựa vào bước sau để phân tích vấn đề giải pháp:  Ngày quan trọng kế hoạch dự án ngày hoàn thành tính Nếu ngày tính trễ ngày bắt buộc hoàn thành (Must Finish By), kế hoạch dự án phải rút ngắn Thêm vào chuyển giao công đoạn dự án phải hoạch định hoàn thành theo ngày đề chủ đầu tư dự án  Các bước phân tích: – So sánh ngày hoàn thành Primavera tính với ngày bắt buộc hoàn thành (Must Finish By) – Sao lưu kế hoạch dự án – Tập trung vào công việc critical – Rút ngắn tiến độ dự án  So sánh ngày hoàn thành với ngày Must Finish By  Sử dụng thẻ Date để xem xét dự án hoàn thành ngày đặt hay không  Tập trung vào công việc Critical  Nếu trình phân tích ngày tiến độ dự án cho ta thấy ngày bắt buộc hoàn thành dự án không thoã mãn, tập trung vào việc rút ngắn lịch trình  Điều chỉnh thời lượng dự tính  Thay đổi quan hệ  Điều chỉnh ràng buộc  Phân tích phân bổ nguồn lực  Sử dụng “Resource Usage Profile” để xác định nguồn lực sử dụng mức hay vượt định mức Sau ta phân bổ lại nguồn lực ngăn ngừa việc tải công việc  Xác định tải nguồn lực  Chức Resource Usage Profile cho phép ta sử dụng lọc nhằm tập trung vào công việc có phân bổ vượt mức nguồn lực  Phân tích ngân sách 14  Có nhiều lựa chọn để phân tích ngân sách Chọn hiển thị cột chi phí cho phép ta nhanh chóng phân tích ngân sách toàn dự án nhóm việc công việc cụ thể Tóm lược  Tối ưu hoá kế hoạch dự án bước cuối trình hoạch định lập tiến độ dự án Chắc chắn kế hoạch dự án đảm bảo ngày, nguồn lực yêu cầu chi phí  Nếu ngày hoàn thành tính, trể ngày bắt buộc hoàn thành, Must Finish By, dự án phản rút ngắn lịch trình So sánh ngày thẻ Date Project Details  Ta sử dụng nhiều phương pháp để rút ngắn lịch trình dự án như: Điều chỉnh thời lượng, sửa đổi quan hệ, gán ràng buộc, tập trung vào công việc critical  Sử dụng Resource Usage Profile nhằm bảo đảm nguồn lực không bị tải  Đánh giá, phân tích chi phí nhằm đảm bảo dự án hoàn thành giới hạn vốn 15