Hướng dẫn ôn thi môn hệ thống thông tin kế toán

CHƯƠNG 1: CÔNG CỤ VÀ PHƯƠNG PHÁP LẬP TÀI LIỆU HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN dạng tập thường gặp: Dạng 1: Cho đoạn văn mô tả hệ thống -> yêu cầu vẽ DFD, lưu đồ 1) Vẽ DFD • Đọc, phân tích mô tả hệ thống; xác định thực thể bên trong, thực thể bên hệ thống, hoạt động xử lí thực hiện, liệu/thông tin luân chuyển liệu/thông tin cần lưu trữ hệ thống Có thể lập bảng để phân tích Thực thể bên trong: làm nhiệm vụ chuyển hóa liệu (lập chứng từ, ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu ) Thực thể bên ngoài: cho nhận liệu hệ thống Lưu ý: Một thực thể thực thể bên hệ thống lại thực thể bên hệ thống khác a.Vẽ DFD khái quát - Vẽ hình chữ nhật mô tả cho đối tượng bên đặt tên hình chữ nhật tên đối tượng bên - Vẽ hình tròn hình chữ nhật đặt tên hình tròn theo chức hệ thống mô tả - Vẽ dòng liệu: nối hình tròn với hình chữ nhật mô tả, đặt tên dòng liệu vào hệ thống Lưu ý: không vẽ kí hiệu lưu trữ liệu b Vẽ sơ DFD cấp chi tiết cấp • Vẽ hình chữ nhật mô tả cho đối tượng bên đặt tên hình chữ nhật tên đối tượng bên • Vẽ hình tròn mô tả hoạt động xử lí/các nhóm hoạt động xử lí đặt tên, đánh số hoạt động xử lí Nhóm hoạt động xảy nơi thời điểm Có nhóm hoạt động có nhiêu hình tròn, đặt tên chung cho nhóm hoạt động theo động từ nêu bật nội dung hoạt động nhóm Đánh số hình tròn theo thứ tự thời gian • Vẽ dòng liệu liên quan đặt tên dòng liệu vào, hình tròn cho phù hợp • Căn vào dòng thông tin vào và hoạt động để xem xét nơi có lưu trữ hay không=>vẽ kí hiệu lưu trữ liệu liên quan hoạt động xử lí ghi tên/nội dung lưu trữ tương ứng bên kí hiệu Lưu ý: - Nguyên tắc: xử lí phải có dòng liệu vào dòng liệu Dữ liệu truyền trực tiếp từ nơi lưu trữ sang nơi lưu trữ khác, từ thực thể bên hệ thống vào nơi lưu trữ,từ nơi lưu trữ đến thực thể bên hệ thống,giữa thực thể bên hệ thống với c Vẽ DFD cấp chi tiết cấp 1,2,3(tham khảo) 2) Vẽ lưu đồ (lưu đồ chứng từ) Trước tiên phải hiểu thuộc biểu tượng lưu đồ • Xác định thực thể bên trong, thực thể bên hệ thống hoạt động xử lí (bao gồm xử lí thông tin xử lí hoạt động kinh doanh),các hoạt động lưu trữ luân chuyển thông tin • Chia lưu đồ thành cột: Mỗi thực thể bên hệ thống cột lưu đồ, đặt tên cột tên thực thể bên Các cột xếp cho dòng lưu chuyển hoạt động từ trái sang phải • Mô tả thành phần cho cột -Xác định thành phần vào hoạt động xử lí: Nơi xuất phát trình xử lí? Thành phần vào? -Xác định hoạt động xử lí: Phương thức xử lí thủ công máy tính -Xác định thành phần hoạt động xử lí -Xác định phương thức lưu trữ (thủ công máy tính) • Hoàn thành lưu đồ - Nối kí hiệu thành phần dòng thông tin, sử dụng dấu nối dòng thông tin chuyển qua cột khác để tránh đường kẻ ngang dọc Lưu ý: - Vẽ theo cột hướng từ xuống dưới, từ trái qua phải - Chứng từ điểm bắt đầu hay kết thúc lưu đồ Nó lưu, chuyển đến đối tượng khác vào hoạt động xử lí - Nguyên tắc sandwich - Sử dụng thêm kí hiệu giải thích để giải thích hay ghi thêm cần để hình vẽ rõ Dạng 2: Cho DFD, lưu đồ -> yêu cầu mô tả lại hệ thống lời văn Đọc DFD cấp chi tiết cấp 0: i Đọc hình chữ nhật điểm bắt đầu DFD( điểm bắt đầu gắn liên với hoạt động 1.0) ii Đọc hoạt động xử lý hình tròn theo trình tự đánh số Đọc tới hoạt động ta trình bày dòng liệu liên quan tới hoạt động để tạo mối liên kết hình tròn (dữ liệu vào, liệu tạo mới, liệu lưu trữ lại, liệu chuyển qua hoạt động khác…) Đọc thích có iii Đoạn mô tả kết thúc hình chữ nhật Lưu ý: sơ đồ dòng liệu cấp không cho biết đối tượng thực hoạt động xử lý đó, đọc DFD ta đọc tên đối tượng mà giả sử đối tượng A,B,C, Đọc lưu đồ Đọc từ cột bên trái, theo thứ tự từ trái qua phải, từ xuống Bắt đầu từ nơi xuất phát trình xử lí -> dòng lưu chuyển chứng từ qua hoạt động xử lí hệ thống -> tên hoạt động xử lí, có liệu tạo mới? lưu trữ lại? liệu chuyển qua hoạt động tiếp theo… kết thúc lưu đồ thực thể bên Lưu ý: đọc thích có Dạng 3: Cho DFD, lưu đồ bỏ khuyết số điểm -> yêu cầu hoàn thành DFD, lưu đồ (có chỉnh sửa điểm vẽ sai nguyên tắc) Dựa vào thông tin: - Tên hệ thống mô tả - Kí hiệu chứa nội dung khuyết có ý nghĩa - Thành phần vào từ kí hiệu =>Xác định cụ thể nội dung cần điền LƯU Ý: Đối với ô khuyết mà người ta bỏ trống có nhiều phương án khác nhau,chứ không thiết có phương án, miễn phù hợp Với dạng ngta thường vẽ sai nguyên tắc vẽ lưu đồ DFD, Mình phải có nhiệm vụ phát điểm sai điều chỉnh Dạng 4: Cho đoạn văn mô tả hệ thống -> yêu cầu vẽ DFD, lưu đồ để nhận xét điểm yếu quy trình xử lý đề xuất thủ tục kiểm soát - Vẽ DFD lưu đồ trình bày dạng - Dựa vào trình tự lập, luân chuyển xử lí chứng từ hệ thống để nhận diện rủi ro xảy gian lận Những rủi ro liên quan tới hoạt động kiểm soát nội như: o Phân chia trách nhiệm đầy đủ o Uỷ quyền đắn o Kiểm soát chung kiểm soát ứng dụng o Đảm bảo an toàn cho tài sản o Kiểm tra độc lập soát xét việc thực Sau xác định rủi ro -> đề xuất thủ tục kiểm soát hợp lí (kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện) CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VÀ XỬ LÍ DỮ LIỆU THEO MÔ HÌNH REAL ĐỂ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Dạng 1: Cho đặc điểm yêu cầu mã hóa thực thể -> yêu cầu mã hóa Ví dụ: Cho tình hình liên quan đến hàng hóa doanh nghiệp sau: Thông tin hàng hóa : 100 măt hàng Bao gồm nhiều loại hàng: loại Được bảo quản nhiều kho : kho Bước 1: Xác định thực thể cần mã hóa - Xác định thực thẻ mối liên kết chúng : o Mặt hàng 1:n Loại Hàng o Mặt hàng n:n Kho Hàng o Loại Hàng n: n Kho Hàng - Vì MH KH có mối lien kết n:n nên bắt buộc phải tác biệt mã riêng biệt Tương tự, LH KH có mối lien kết n:n nên bắt buộc phải tác biệt mã riêng biệt - Và MH LH có mối lien kết 1:n nên cỏ thể đưa chúng vào mã - Như vậy, trường hợp cần tạo mã, mã KHO HÀNG mã chứa MẶT HÀNG VÀ LOẠI HÀNG gọi mã HÀNG HÓA Bước 2: Xác định yêu cầu quản lí thực thể - Xác định thực thể có đôi tượng quản lý Hàng Hóa : Mặt Hàng , Loại Hàng Kho hàng Kho hàng: Kho cụ thể, Mặt Hàng , Loại Hàng Bước 3: Lựa chọn nội dung quản lý cần đưa vào mã: - Xác định mối liên kết thực thể đối tượng quản lí: Đối với mã hàng hóa: Hàng hóa 1:1 Mặt Hàng Hàng hóa 1:n Loại Hàng Hàng hóa n:n Kho hàng Vì mã hàng hóa chứa yêu cầu quản lý MẶT HÀNG LOẠI HÀNG Đối với mã kho hàng: Kho hàng n:n Loại hàng Kho hàng n:n Mặt hàng Kho hàng 1:1 Kho cụ thể Vì mã kho hàng chứa yêu cầu quản lý KHO CỤ THỂ Bước 4:Lựa chọn phương pháp mã hóa thích hợp Quy tắc: đứng trước n nên mã Hàng hóa: Loại Hàng – Mặt hàng VD: - Chọn mã phân cấp - Vì mối liên hệ LH MH (1:n) Nên mã hóa LH đứng trước MH Chọn mã tuần tự: Trong mã Hàng Hóa : X-XXX Loại hàng: có loại ( đánh số thứ tự : 1,2,3) Mặt hàng: có 100 loại ( đánh số thứ tự : 1,2,3,…,100) Dạng 2: Ứng dụng mô hình real để xác định liệu đầu vào cần thu thập Bước 1: Xác định hoạt động thu thập (dữ liệu) cho chứng từ hệ thống (E) Bước 2: Thu thập liệu liên quan đến Chứng từ Khái niệm chứng từ kế toán: Xác định chứng từ làm sở nhập liệu Chứng từ chứng từ tham chiếu Bước 3:Phân tích kiện cần ghi nhận vào hệ thống dựa vào mô hình REAL Lần lượt xác định nhân tố: R: Nguồn lực ? A: Các đối tượng L: Vị trí? (có không) Lưu ý: o kiện liên kết với nguồn lực o kiện liên kết với đối tượng o Với thực thể cần nêu rõ thuộc tính có thực thể Bước 4: Thu thập liệu khác cần Ghi nhận tài khoản kế toán ghi thêm số nội dung bổ sung Lưu ý: Cần nắm vững nguyên tắc mô hình REAL làm Dạng 3: Cho đặc điểm yêu cầu quản lý thực thể => xác định tập tin tập tin nghiệp vụ, xác định mối quan hệ chúng Bước 1: Nắm vững lý thuyết tập tin nghiệp vụ tập tin chính: Tập tin chính: Lưu trữ liệu thay đổi tổng thể, chứa liệu kiện phát sinh VD:Khách hàng, nhân viên, hàng hóa Tập tin nghiệp vụ: Lưu trữ liệu kiện phát sinh Luôn chứa trường Ngày kiện nghiệp vụ; chứa kiện giá cả, số lượng, thời gian VD: Bán hàng, mua hàng, khách hàng ứng trước,… Bước 2: Đọc đề xác định tập tin nghiệp vụ tập tin Chú ý điểm sau: - Tất liệu nằm mô hình RAL tập tin - Tập tin có nội dung o Là liệu tham chiếu không thay đổi o Dữ liệu tổng hợp: dễ thay đổi - Tập tin nghiệp vụ ghi nhận nghiệp vụ theo thời gian luôn phải có trường Ngày VD: sổ nhật ký chung Bước 3: Xác định mối quan hệ tập tin tập tin nghiệp vụ Dạng 4: Cho hoạt động trình thu thập liệu đầu vào, xác định đâu hoạt động khai báo, nhập liệu, cập nhật Bước 1:Nắm vững khái niêm khai báo, nhập liệu, cập nhật - Khai báo : việc ghi nhân thông tin liên quan đến nghiệp vụ, đối tượng chưa có sở liệu - Nhập liệu : trình ghi nhận thông tin từ nghiệp vụ, liệu nhận hoạt động có liên quan vào sổ sách ghi nhận hệ thống máy tính - Cập Nhật : trình hệ thống xử lý thông tin, số liệu sau nhập từ máy tính, sau lưu trữ vào sở liệu Bước 2: Đọc đề xác định hoạt động nhập liệu , khai báo, cập nhật Ví dụ: - Khai báo: Danh mục KH, thông tin HH DV KD, nhà cung cấp, HTK,… - Nhập liệu: Hóa đơn bán hàng, mua hàng, - Cập nhật: số dư tài khoản KH, số lượng hàng tồn kho,ghi nhận vào sổ CHƯƠNG 3: KIỂM SOÁT NỘI BỘ Dạng 1: Môi trường kiểm soát Yêu cầu: Xác định thuộc nguyên tắc nào? ( theo COSO 2013) Để xác định thuộc nguyên tắc cần thực sau: • • Nắm vững nguyên tắc môi trường kiểm soát Đọc kỹ ý xác định thuộc nguyên tắc VD: Nhân viên làm việc không chế độ khen thưởng bình quân  Ý liên quan đến Chính sách thu hút đánh giá nhân viên thuộc nguyên tắc Dạng 2:Đánh giá rủi ro.( Chọn phương án tốt nhất) VD: Đề cho hệ thống có mức độ tin cậy, thiệt hại ước tính Các phương án kèm theo chi phí mức độ rủi ro Yêu cầu: Chọn phương án tối ưu qua phân tích chi phí- lợi ích Hướng giải quyết: Dạng có cách:  Cách 1: Theo chi phí- lợi ích Bước 1: Lập bảng so sánh tiêu chí Chi phí- lợi ích phương án với Trong đó: - XS rủi ro hệ thống = (1 – mức độ tin cậy hệ thống) Lợị ích = Thiệt hại ước tính x ( XS rủi ro hệ thống – XS rủi ro phương án) Chi phí cho sẵn đề Tính giá trị Lợi ích – Chi phí Bước 2: So sánh tiêu chí lợi ích-chi phí phương án với  Chọn phương án có lợi ích-chi phí lớn  Cách 2: Tính theo tổng thiệt hại Bước 1: Lập bảng so sánh tiêu chí tổng thiệt hại phương án với Trong đó: - Chi phí có sẵn Mức độ rủi ro = Thiệt hại ước tính x XS rủi ro phương án Tính tổng thiệt hại = Chi phí + mức độ rủi ro ( theo phương án) Bước 2: So sánh tổng thiệt hại phương án với  Chọn phương án có tổng thiệt hại thấp Dạng 3: Cho cặp chức công việc  xác định cặp chức vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm - Nắm rõ chức năng: Thực hiện, xét duyệt, bảo quản kế toán XĐ công việc thuộc chức Nếu cặp công việc thuộc chức chức vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm VD: Thủ kho vật tư trưởng phòng vật tư Giả định thủ kho vật tư người chịu trách nhiệm bảo quản Trưởng phòng vật tư người chịu trách nhiệm xét duyệt cho phép nhập xuất vật tư  vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm Còn giả định trưởng phòng vật tư quản lí nhân viên, không chịu trách nhiệm xét duyệt không vi phạm Dạng 4: Hoạt động kiểm soát Yêu cầu: Nhận diện sai phạm đề xuất thủ tục kiểm soát Bước 1: Nhận diện sai phạm:  Muốn nhận diện sai phạm xác định nguyên nhân dẫn đến sai phạm Từ nguyên nhân  sai phạm  Những nguyên nhân thuộc loại hoạt động kiểm soát sau: • Phân chia trách nhiệm không đầy đủ • Uỷ quyền không đắn • Kiểm soát chung kiểm soát ứng dụng( liên quan đến Kiểm soát hệ thống chương 4) • Không đảm bảo an toàn cho tài sản Giả định cho người vào kho tự do, quy định người thẩm quyền không vào • Kiểm tra không độc lập soát xét việc thực VD người thực công tác kiểm tra lại công việc người khác làm Bước 2: Sau xác định nguyên nhân đề xuất thủ tục kiểm soát Gồm thủ tục kiểm soát: + Kiểm soát ngăn ngừa + Kiểm soát phát + Không để cá nhân nắm tất khâu nghiệp vụ + Không cho phép kiêm nhiệm số chức + Uỷ quyền: ủy thác cho thuộc cấp quyền hạn định thông qua việc ban hành sách chung + Xét duyệt: việc thực định chung nhà quản lý + Kiểm soát hệ thống chứng từ sổ sách kế toán + Phê chuẩn đắn nghiệp vụ hoạt động Đối chiếu định kì tổng hợp chi tiết, thực tế kế hoạch, kì với kì trước + So sánh thực tế dự toán, dự báo +Soát xét chương trình, kế hoạch chương trình Dạng 5: Cho chuỗi công việc  yêu cầu phân chia công việc theo nguyên tắc kiểm soát Bước 1: Xác định số lượng công việc số lượng nhân viên để tính số công việc/ nhân viên Bước 2: Xác định cặp công việc xảy gian lận Tách công việc cho nhân viên khác Lưu ý: Đối với nghiệp vụ liên quan đến chu trình chi phí chuỗi hoạt động kí duyệt trả tiền cho NCC phải tách biệt cho nhân viên để tránh gian lận Nếu DN nhỏ công việc đầu cuối chuỗi kí duyệt kiêm nhiệm rủi ro xảy gian lận thấp Dạng 6: Mô tả trình tự xử lý hệ thống  yêu cầu xác định rủi ro đề xuất thủ tục kiểm soát (Dạng Chương 1) Chương KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Dạng 1: Cho tình yêu cầu ban hành thủ tục kiểm soát nhằm ngăn ngừa phát - Cần xác định nguyên nhân dẫn đến nguy rủi ro -> suy đoán vấn đề Xác định thuộc kiểm soát chung hay kiểm soát ứng dụng : Xem xét ảnh hưởng đến toàn hệ thống hay chương trình ứng dụng Lựa chọn thủ tục kiểm soát phù hợp Dạng 2: Cho đặc điểm doanh nghiệp yêu cầu xác định thủ tục kiểm soát liệu đầu vào cần thực - STT … Nội dung Lập mô hình REAL để xác định R-E-A-L Xác định chứng từ đầu vào cần kiểm tra Xác định thủ tục kiểm soát nguồn liệu cần ban hành Tính kiểm soát nhập liệu theo bảng sau: Đầy đủ Vùng liệu Dấu Độ Giới dài hạn DL Trùng Hợp lặp DL lý Có thực Số tổng KS Địn h dạn g Tạo số tự độn g Cột nội dung dựa vào ô hình R-E-A-L Mỗi nội dung cần kiểm tra tính Dạng 3: Mô tả quy trình thực xử lý hệ thống thông tin kế toán yêu cầu xác định rủi ro ban hành thủ tục kiểm soát hệ thống tương ứng - Xác định rủi ro - Ban hành thủ tục kiểm soát tương ứng Rủi ro hoạt động (nguồn lực, đối tượng kiện) -> kiểm soát nghiệp vu Rủi ro xử lý thông tin (ghi nhận, xử lý, cung cấp)-> kiểm soát ứng dụng Rủi ro nguồn lực hệ thống (phát triển, sử dụng, bảo quản) -> kiểm soát chung CHƯƠNG 5: CHU TRÌNH DOANH THU Dạng 1: Vẽ sơ đồ dòng liệu DFD, lưu đồ Cách làm theo quy tắc, bước theo chương dạng bt vẽ sơ đồ, lưu đồ Vẽ sơ đồ dòng liệu cấp Vẽ lưu đồ Dạng 2: Xác định mục đích chứng từ lập chu trình doanh thu: B1: Liệt kê chứng từ xuất chu trình B2: Các chứng từ vào quy trình liên quan đến hoạt động nào? Chú ý: o C1: xác định mục đích CT -> CT liên quan đến hoạt động VD: phiếu yêu cầu mục đích xđ yêu cầu mua hàng khách hàng, mệnh lệnh cho phép thực dịch vụ… -> liên quan đến hđ xử lý đặt hàng, xuất kho gửi hàng o C2: Xem CT xuất đóng vai trò CT gốc Từ suy hoạt động liên quan VD: phiếu yêu cầu đơn đặt hàng lệnh bán hàng xử lý đặt hàng phiếu xuất kho xuất kho gửi hàng phiếu gửi hàng B3: Xác định mục đích sử dụng làm Dựa vào b2 theo cách ta xác định mục đích CT vd: phiếu yêu cầu đóng vai trò o đơn đặt hàng: mục đích xác nhậậ̣n yêu cầu đặt hàng khách hàng o lệnh bán hàng: mục đích cho phép thực nhiệm vụ o phiếu xuất kho: mục đích thể lượng hàng thực xuất khỏi kho để giao cho khách hàng o phiếu gửi hàng: mục đích thể lượng hàng thực giao cho khách hàng Dạng 3: Xác định báo cáo cần lập chu trình: *Báo cáo hoạt động - Bảng kê hoạt động: Có chứng từ có nhiêu bảng kê liên quan đến hoạt động - BC phân tích hoạt động: Có bảng kê có báo cáo “ phân tích theo đối tượng( A) nguồn lực ® địa chỉ( L)”, PHÂN TÍCH THEO MÔ HÌNH REAL VD: báo cáo phân tích hoạt động đặt hàng theo nhân viên, báo cáo phân tích hoạt động đặt hàng theo hàng hóa *BC đối tượng/ nguồn lực - Danh mục đối tượng/ nguồn lực: Liệt kê danh sách theo R, A , L - BC tình trạng đối tượng/ nguồn lực: BC trình trạng theo R, A, L VD: liên quan đến khách hàng, cần quản lý nợ phải thu, -> báo cáo tình trạng nợ phải thu khách hàng hàng hóa thường quản lý mặt số lượng hàng hóa -> báo cáo tình trạng số lượng hàng tồn kho Lưu ý: nắm vững hoạt động chu trình doanh thu loại chứng từ cần thiết cho hoạt động VD: o xử lý đặt hàng: chứng từ đơn đặt hàng, lệnh bán hàng o xuất kho gửi hàng: phiếu xuất kho, giấy gửi hàng, o điều chỉnh bán hàng: bảng kê CKTM, bảng kê giảm giá… o lập hóa đơn, ghi sổ: hóa đơn bán hàng o thu tiền: giấy báo trả tiền, phiếu thu tiền, sec, giấy báo có sổ phụ, bảng kê CKTT Phân loại báo cáo chính:  báo cáo hoạt động: • bảng kê hoạt động • báo cáo phân tích  báo cáo đối tượng nguồn lực • danh mục đối tượng nguồn lực tình trạng đối tượng nguồn lực ... thực thể bên hệ thống hoạt động xử lí (bao gồm xử lí thông tin xử lí hoạt động kinh doanh),các hoạt động lưu trữ luân chuyển thông tin • Chia lưu đồ thành cột: Mỗi thực thể bên hệ thống cột lưu... lận thấp Dạng 6: Mô tả trình tự xử lý hệ thống  yêu cầu xác định rủi ro đề xuất thủ tục kiểm soát (Dạng Chương 1) Chương KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Dạng 1: Cho tình yêu cầu ban hành... dung cần kiểm tra tính Dạng 3: Mô tả quy trình thực xử lý hệ thống thông tin kế toán yêu cầu xác định rủi ro ban hành thủ tục kiểm soát hệ thống tương ứng - Xác định rủi ro - Ban hành thủ tục kiểm