Công ty cổ phần vận tải và thương mại được thành lập nhằm nâng cao hiệu quả ,sức cạnh tranh của DN ,với nhiều chủ sở hĩu , huy động được nhiều nguồn vốn nhàn rỗi của các cá nhân ,tổ chức kinh tế , tổ chức xã hội để đầu tư đổi mới công ngệ ,phát triển DN .
Trang 11 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY
Căn cứ vào Luật DN số 13/1999/Q1110 ngày 12/6/1999 và ngị định số 03/2000/NĐ-CP ngày 03/02/2000 của Chính Phủ “Hướng dẫn thi hành một số điểm của Luật DN”
Căn cứ quyết định số 2803/QĐ-BTC ngày 15/9/2003 của BTTC “Về việc chuyển DN nhà nước Trung tâm vận tải và kinh doanh dịch vụ tổng hợp Hải Phòng thuộc Công ty vận tải và dịch vụ -Cục dự trữ quốc gia thành Công ty cổ phần vận tải và thương mại” Kinh doanh theo số 020300027 ngày 13/11/2003, tính đến nay đi vào hoạt động được 5 năm
Công ty cổ phần vận tải và thương mại được thành lập nhằm nâng cao hiệu quả ,sức cạnh tranh của DN ,với nhiều chủ sở hĩu , huy động được nhiều nguồn vốn nhàn rỗi của các cá nhân ,tổ chức kinh tế , tổ chức xã hội để đầu tư đổi mới công ngệ ,phát triển DN
Phát huy vai trò làm chủ thực sự của người lao động, của các cổ đông Tăng cuờng sự giám sát của nhà đầu tư đối với DN đồng thời bảo đảm hài hoà lợi ích của nhà nước ,DN , nhà đầu tư và người lao động ,với nguyên tắc hoạt động tư nguyện ,bình đẳng ,dân chủ ,tôn trọng pháp luật ,các cổ đông cùng góp vốn ,cùng hưởng lợi nhuận hoặc chịu lỗ theo phần vốn tương ứng nhằm tạo công
ăn viếc làm cho người lao động ,tăng lợi tức cho cổ đông , đóng góp cho ngân sách nhà nước và phát triển ngày càng lớn mạnh
Công ty có tư cách pháp nhân, hoạt động theo Luật DN và điều lệ công
ty Công ty bao gồm các đơn vị kinh tế hạch toán phụ thuộc ,có quan hệ gắn bó với nhau vì lợi ích kinh tế , tài chính , công ngệ thông tin , đào tạo, ngiên cứu, tiếp thị , hoạt động kinh doanh trong ngành vận tải , dịch vụ , kinh doanh hàng hoá và các ngành ngề khác theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty
Trang 2Tên gọi bằng tiếng là: Công ty cổ phần vận tải và thương mại
Tên giao dịch quốc tế: TraiDing And Transport Joint Stock company
Vận tải ven biển và viễn dương, vận tải đường bộ, vậntảiđườnsông
Dịch vụ đại lý tàu biển, dịch vụ đại lý vận tải đường biển, đại lý vân tảiHoạt động cho thuê kho bãi
Sản xuất, kinh doanh các loại bao bì phương, PE, carton, kinh doanh vật tư, máy móc, thiết bị và nguyên liệu sản xuất bao bì phương, PE, carton
Kinh doanh hàng kim khí, điện máy
Lập dự án , giám sát , đóng mới , sửa chữa mua bán tàu biển , tàu sông và công trình nổi , kinh doanh máy móc , trang thiết bị phục vụ đóng mới , sửa chữa tàu biển , tàu sông và công trình nổi
3 MÔI TRƯỜNG KINH DOANH
3.1 Môi trường bên trong
Đội ngũ lãnh đạo công ty: có 16 cán bộ lãnh đạo trình độ Đại học tốt nghiệp các chuyên nghành, luật, kinh tế, kỹ sư đóng tàu, kỹ sư vỏ
Đội ngũ nhân viên văn phòng: có 14 người
Trang 3Đội ngũ công nhân: nhà máy 25 ngưòi: thuyền viên 30 người
Cơ sở vật chất: có 01 nhà máy bao bì công suất hàng tháng 300000 vỏ bao/tháng; có 02 thuyền trở hàng trong tải từ 4000-6500 DWT; các phòng ban công ty được trang bị công ngệ hiện đại như máy tính, phần mềm, máy in…; có mặt bằng kho bãi cho thuê
Vốn điều lệ công ty: 3500000 tỷ đồng
3.2 Môi trường bên ngoài
Hành lang pháp lý: rõ ràng, nhanh gọn, thực hiện theo cơ chế một cửaMạng lưới khách hàng đa dạng:trong nước và ngoà nước(ví dụ công ty Phương nam-Bộ quốc phòng, công ty CP Lam Sơn, khách hàng khu vực Đông nam á)
Các nguồn nguyên liệu đầu vào phục vụ cho SXKD :ổn định thông qua việc ký kết các hợp đồng kinh tế
4 CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
4.1 Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông có các quyền và và nhiệm vụ sau đây:
Quyết định loại cổ phần trong số cổ phần được quyền chào bán của từng loại, quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần
Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên và Hội đồng quản trị, thành viên, Ban kiểm soát
Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông của của công ty
Quyết định tổ chức lại và giải thể công ty
Trang 4Quyết định sửa đổi, bổi sung điều lệ của công ty, trừ trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ do bán thêm số cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phần chào bán quy định tại điều lệ công ty
Thông qua Báo cáo tài chính hàng năm ,Thông qua định hướng phát triển của công ty , quyết định bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng số giá trị tài sản được ghi trong số kế toán của công ty
Quyết định mua lại hơn 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại Chấp thuận cho ký kết các hợp đồng kinh tế và dân sự có giá trị lớn hơn 20% tổng số giá trị tài sản được ghi trên sổ sách kế toán của công ty, giữa công ty với thành viên của Hôi đồng quản trị, Ban kiểm soát, cổ đông nắm trên 10% số cổ phần có quyền biểt quyết và người có liên quan của họ
4.2 Hội đồng quản trị
Quyền hạn và trách nhiệm của hội đồng quản trị:
Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty quyết định các vấn đề liên quan mụch đích, quyền lợi của của công ty phù hợp với Luật pháp, điều lệ của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ sau đây:
Nhận bàn giao toàn bộ lao động, tiền vốn, tài sản, các hồ sơ tài liệu của công ty và các công việc còn lại do Ban đổi mới và quản lý tại doanh nghiệp bàn giao Có trách nhiệm hoàn tất các thủ tục còn lại và tổ chức điều hành công ty vào hoạt động theo pháp nhân mới
Quyết định vốn điều lệ và chiến lược phát triển của công ty Kiến nghị loại
cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại
Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của tứng loại Quyết định huy động vốn theo hình thức khác
Trang 5Quyết định phương án đầu tư, quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ Thông qua hợp đồng mua bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bẵng hoặc nhỏ hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của của công ty.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, cán
bộ quản lý quan trọng khác của của công ty Duyệt phươg án tổ chức, bộ máy và nhân sự các đơn vị trựo thuộc
Quyết định mức lương và lợi ích khác của các cán bộ quản lý đó Chỉ đạo
hỗ trợ và giám sát việc điều hành của Tổng giám đốc và chức danh do Hôi đồng quản trị trực tiếp quản lý
Yêu cầu Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, cán bộ quản lý quan trọng khác của công ty và của các đơn vị thành viên khác trong công ty cung cấp các thông tin, tài liệu về tình hình tài chính, hoạt đông kinh doanh của công ty và của các đơn vị trong công ty
Quyết định quy chế tuyển dụng, cho thôi việc nhân viên của công ty phù hợp với quy định của pháp Quyết định khen thưởng kỷ luật nhân viên, thuộc quyền quản lý của hội đồng quản trị và quyết định mức bồi thường vật chất khi các nhân viên này gây thiệt hại cho công ty
Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập giải thể công ty con, chi nhánh văn phòng đại diện và góp vốn, mua cổ phần của các DN khác Trình Đại hội đồng cổ đông báo cáo quyết toán tài chính hàng năm, kết quả kinh doanh Kiến nghị mức cổ tức được trả, quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý các khoản lỗ phát sinh trong quá trìng kinh doanh Thực hiện việc trích lập các quỹ theo quyết định của Đại hội đông cổ đông
Trang 6Quyết định chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty, định giá tài sản góp vốn không phải là tiền việt nam, ngoại tệ tư do chuyển đổi, vàng Xem xét quyết định việc chuyển nhượng các cổ phiếu ghi tên.
Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc thực hiện các thủ tục hỏi ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định Quyết định mua lại không quá 10% số
cổ phần đã bán tứng loại
Có thể đình chỉ các quyết định can Tổng giám đốc nếu xét thấy trái phát luật, vi phạm điều lệ công ty, nghị quyết các quy định của Hội đồng quản trị Xem xét và uỷ quyền cho tổng giám đốc khởi kiện, các vụ án có liên quan đến quyền lợi và tài sản can công ty Kiến nghị bổ xung hoặc sửa đổi điều lệ can công ty, tổ chức lại hoặc giải thể công ty
Hội đồng quản trị không được phép trực tiếp hay gián tiếp cho vay, cho mượn tài sản của công ty để thế chấp hoặc bảo lãnh nợ cho các đối tượng sau:
Cổ đông cuả công ty, Thành viên Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Ban kiểm soát cuả công ty, các doanh nghiệp khác và một hay nhiều chủ doanh nghiệp đó đang là cổ đông của công ty
4.3 Ban kiểm soát
Nhiệm vụ và quyền hạn cuả các kiểm soát viên:
Trưởng ban kiểm soát viên có trách nhiệm phân công các kiểm soát viên phụ trách từng loại công việc
Mỗi kiểm soát viên dưới sự chỉ đạo và phân công cuả Trưởng ban kiểm soát, có trách nhiệm và quyền hạn như sau:
Kiểm tra, kiểm soát tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành các hoạt động trong sản xuất kinh doanh, trong ghi chép sổ sách kế toán, tài sản các
Trang 7báo cáo, quyết toán năm tài chính cuả công ty và kiến nghị khắc phục các sai phạm.
Được quyền yêu cầu các phòng ban nghiệp vụ cuả công ty cung cấp tình hình, số liệu tài liệu và thuyết minh các hoạt động kinh doanh cuả công ty Trình đại hội đồng cổ đông Báo cáo thẩm tra kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh can công ty
Báo cáo với Đại hội đồng cổ đông về những sự kiện tài chính bất thường
và những ưu khuyết điểm trong quản lý tài chính của Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc theo ý kiến độc lập can mình Chịu trách nhiệm cá nhân về đánh giá và kết luận can mình Nếu biết sai phạm mà không báo cáo phải chịu trách nhiệm trước công ty và pháp luật về trách nhiệm của kiểm soát viên
Thông báo định kỳ tình hình kết quả kiểm soát cho Hội đồng quản trị Tham dự các cuộc họp Hội đồng quản trị, phát biểu ý kiến về những kiến nghị nhưng không tham gia giải quyết Nếu có ý kiến khác với quyết định của Hội đồng quản trị thị có quyền yêu cầu ghi ý kiến của mình vào biên bản phiên họp
và được trực tiếp báo cáo trước cuộc họp Đại hội đồng cổ đông gần nhất Trưởng ban kiểm soát viên có quyền yêu cầu Hội đồng quản trị họp phiên họp bất thường hoặc yêu cầu Hội đồng quản trị triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thường
Giới hạn hoạt động:
Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông về những sai phạm gây thiệt hại cho công ty khi thi hành nhiệm vụ Việc kiểm tra theo quy định tại khoản 2 điều này không được cản trở hoạt động bình thường cuả Hội đồng quản trị và không gây gián đoạn trong việc điều hành, hoạt động kinh doanh hàng ngày cuả công ty Kiểm soát viên được hưởng thù lao công vụ theo
Trang 8quyết định cuả Đại hội đồng cổ đông Chi phí cho hoạt động kiểm soát viên được hạch toán vào chi phí quản lý can công ty
4.4 Ban Tổng giám đốc
Nhiệm vụ cuả Tổng giám đốc:
Quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày cuả công ty Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh cuả công ty theo nghị quyết, quyết định cuả Hội đồng quản trị, nghị quyết của Hội đồng cổ đông, điều lệ của công ty và tuân thủ pháp luật Bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện theo phương án kinh doanh đã được Hội đồng quản trị phê duyệt và thông qua Đại hội đông cổ đông
Xây dựng và trình Hội đồng quản trị quy chế quản lý nội bộ, kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm cuả công ty Quyết định giá mua, giá bán nguyên liệu, sản phẩm và dịch vụ (trừ những sản phẩm, dịch vụ do nhà nước quy định ) Quyết định các biện pháp tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị, các biện pháp khuyến khích mở rộng sản xuất kinh doanh Đề nghị Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các chức damh: Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng công ty, Giám đốc chi nhánh, Trưởng văn phòng đại diện trong nước và nước ngoài
Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật và quyết định mức lương đối với cán bộ công nhân viên dưới quyền, ngoài số cán bộ được nêu trong mục 7 điều này Ký kết các hợp đồng kinh tế theo luật định Báo cáo trước Hội đồng quản trị tình hình hoạt động, kết quả hoạt động kinh doanh cuả công
ty Đại diện công ty trong việc khởi kiện các vụ án có liên quan đến quyền lợi củacông ty khi được Hôi đồng quản trị uỷ quyền
Quyền hạn và trách nhiệm của Tổng giám đốc:
Trang 9Có quyền quyết định cao nhất về quản lý và điều hành của công ty Có quyền từ chối thực hiện những quy định cuả chủ tịch, phó chủ tịch hay các thành viên Hội đồng quản trị nếu thấy trái pháp luật, trái điều lệ và trái nghị quyết can Đại hội đồng cổ đông, đồng thời phải có trách nhiệm thông báo ngay cho các kiểm soát viên.
Được quyền tuyển dụng, thuê mướn và bố trí sử dung loại lao động theo quy định cuả Hội đồng quản trị, khen thưởng, kỷ luật hoặc thôi việc đối với người lao động ở các chức danh được phân cấp quản lý và phù hợp với Bộ luật lao động Được quyết định các biện pháp vượt thẩm quyền cuả mình trong những trường hợp khẩn cấp như thiên tai, dịch hoạ, hoả hoạn, sự cố… và chịu trách nhiệm trước các quyết định này, đồng thời báo cáo ngay cho Hội đồng quản trị Chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trịu, Đại hội đồng cổ đông và pháp luật về những sai phạm gây tổn thất cho công ty
5.CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CÁC PHÒNG BAN
5.1Phòng kỹ thuật- Đại lý
5.1.1 Chức năng:
Phòng kỹ thuật -Đại lý là phòng tham mưu giúp Tổng giám đốc công ty thực hiện chức năng quản lý, chỉ đạo và tổ chức điều hành sản xuất kinh doanh theo kế hoạch đã được phê duyệt trong phạm vi toàn công ty
Quản lý, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn công tác kỹ thuật, vật tư cho phương tiện cũng như công ty đảm bảo tuân thủ nghiêm Bộ luật quản lý an toàn quốc tế (ISM code) và Bộ luật an ninh tàu và bến cảng (ISPS)
Thực hiện tốt công tác pháp chế, bảo đảm trên tầu và công ty luôn có đủ các hồ sơ, chứng chỉ của tầu, cũng như của thuyền viên theo đúng các quy định của ISM code
Trang 10Quản lý tốt tình hình sử dụng vật tư, thiết bị của các phương tiện trong trong công ty để đề xuất cho Tổng giám đốc phương án cung ứng phù hợp, bảo đảm kịp thời, đầy đủ với giá cả hợp lý.
Tích cực, chủ động tìm kiếm đối tác để thực hiện tốt chức năng Đại lý dịch vụ tàu biển và Đại lý dịch vụ vận tải đường biển cũng như kinh doanh kho bãi đạt hiệu quả nhất
5.1.2 Nhiêm vụ:
Căn cứ kế hoạch hàng năm mà Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị
đề ra, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm trình Tổng giám đốc xem xét, phê duyệt sau đó tổ chức thực hiện
Chuẩn bị đủ nguồn hàng cho tất cả các phương tiện của công ty bảo đảm cho các phương tiện này quay vòng liên tục, hiệu qủa
Tăng cường quan hệ hợp tác với các đối tác: bạn hàng , bạn phương tiện, bạn đại lý vận tải để tổ chức tốt việc kinh doanh đại lý dịch vụ tàu biển và đại lý dịch vụ vận tải đường biển
Phân công nhiệm vụ trong phòng phù hợp sao cho mỗi người vừa hoàn thành tốt nhiệm vụ theo chức trách được giao đồng thời còn tham gia các nhiệm
vụ sản xuất kinh doanh theo yêu cầu nhiệm vụ của từng thời điểm cụ thể
Xây dựng hệ thống quản lý an toàn trình cơ quan chức năng phê duyệt, sau
đó tổ chức vận hành hệ thống quản lý an toàn hoạt động theo đúng quy trình đã được duyệt cả ở công ty và dưới phương tiện
Xây dựng hệ thống an ninh tàu và bến cảng của công ty trình các cơ quan chức năng phê duyệt, sau đó tổ chức hoạt động theo đúng các quy định hiện hành
ở công ty cũng như ở dưới phương tiện
Trang 11Giúp Tổng giám đốc soạn thảo các hợp đồng kinh tế, hợp đồng vận chuyển hàng hoá Riêng đối với phương tiện của công ty, nhất thiết trước khi làm hợp đồng phải thảo luận với thuyền trưởng để thống nhất thực hiện hợp đồng, sau đó mới trình Tổng giám đốc ký kết Tổ chức thực hiện và đôn đốc kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng nói trên cho đến khi hoàn thành việc thanh
lý hợp đồng Phối hợp với phòng Tài chính -Kế toán thanh toán toàn bộ giá trị của hợp đồng Lưu gĩư hợp đồng cùng các chứng từ liên quan theo chế độ lưu trữ hiện hành
Khi được Tổng giám đốc uỷ quyền, Phòng kỹ thuật-Đại lý, có thể trực tiếp
ký và tổ chức việc thực hiện sự uỷ quyền này phải báo cáo để Tổng giám đốc nắm được, nếu có ý kiến chỉ đạo của Tổng giám đốc phải tổ chức thực hiện nghiêm túc
Hàng ngày phải nắm tình hình hoạt động của các phương tiện trong công
ty cũng như phương tiện mà công ty đại lý Đối với tầu của công ty, mỗi ngày liên lạc hai lần theo quy định để chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh của tàu Trường hợp đặc biệt có thể liên lạc không theo định kỳ trên cơ sở hiệu quả làm căn cứ để quyết định, cập nhật thông tin vào sổ nhật ký hoạt động của tàu và trong đĩa mềm quản lý
Tổ chức thực hiện tốt nhiệm vụ đại lý dối với các phương tiện của công ty cũng như các phương tiện mà công ty làm đại lý bảo đảm phù hợp với hành trình của tàu, không để tàu phải chờ đợi do khâu thủ tục gây ra
Khi phương tiện xảy ra sự cố phải tổ chức thực hiện đúng theo các quy định của hệ thống quản lý an toàn (SMS) trên nguyên tắc bảo đảm tuyệt đối an toàn về người, phương tiện, hàng hoá và hoàn tất các thủ tục pháp lý chặt trẽ để bảo vệ quyền lợi cho chủ tàu
Trang 12Hàng tháng, quý và hàng năm phải tổng hợp tình hình hoạt động của các phương tiện, phân tích đánh giá kết quả, đề xuất phương án tiết kiệm trong sử dụng vật tư, nhiên liệu nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh của công ty trình Tổng giám đốc xem xét.
Tổ chức kiểm tra tình trạng kỹ thuật của phương tiện, yêu cầu và kiển tra thuyền trưởng thực hiện nghiêm túc quy trìng bảo dưỡng tàu cũng như các quy trình khác được quy định cụ thể trong hệ thống quản lý an toàn (SMS)
Xem xét các đề nghị của tàu về việc cung ứng vật tư, thiết bị phục vụ sữa chữa cũng như phục vụ cho chuyến đi Tổng giám đốc phê duyệt, sau đó tổ chức cung ứng kịp thời Lập sổ sách theo dõi việc nhập, xuất và quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng để bảo đảm hiệu quả và tiết kiệm
Quản lý công nhân viên trong phòng theo sự phân cấp của công ty Quản
lý tài liệu, hồ sơ, công văn liên quan đến lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ của phòng Các tài liệu của hệ thống quản lý an toàn phải được sắp xếp theo trật tự quy định của Bộ luật quản lý an toàn quốc tế (ISM code ) để thuận tiện trong quá trình sử dụng
5.1.3 Chế độ làm việc và cơ cấu tổ chức của các phòng :
Phụ trách phòng là Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc công ty về toàn bộ kết quả công việc của phòng
Phó trưởng phòng giúp việc Trưởng phòng, được Trưởng phòng giao cho phụ trách một phần việc cụ thể của phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về phần việc được giao Phó trưởng phòng khi được Trưởng phòng uỷ quyền sẽ điều hành công việc của phòng khi trưởng phòng đi vắng
Trưởng phòng, Phó trưởng phòng do Tổng giám đốc công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, nâng bậc lương theo điều lệ công ty
Trang 13Trưởng phòng có trách nhiêm tổ chức nề nết làm việc một cách khoa học, thường xuyên trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cũng như
ý thức trách nhiệm cho mỗi cán bộ công nhân viên, nhằm nâng cao năng lực, hoàn thành nhiệm vụ và hiệu suất công tác của phòng
Nhiệm vụ cụ thể của từng nhân viên trong phòng do Trưởng phòng xây dựng, phân bố, phân công và bố trí bằng văn bản cụ thể
5.2 Phòng tài chính -Kế toán
5.2.1Chức năng:
Phòng TC-KT là phòng tham mưu giúp Tổng giám đốc công ty thực hiện chức năng quản lý, chỉ đạo, điều hành các hoạt động TC-KT và mọi hoạt động phát sinh kinh tế trong toàn công ty
Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện, kiểm tra, kiểm soát việc quản lý, sử dụng tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền vốn trong toàn công ty đồng thời bảo đảm quyền chủ động cho các đơn vị cơ sở trong quá trình thực hiện nhiệm
vụ sản xuất kinh doanh của mình Bảo đảm cho công ty luôn thực hiện nghiêm túc chế độ kế toán và các quy định hiện hành về công tác Tài chính- Kế toán
5.2.2 Nhiệm vụ:
Lập hệ thống sổ sách kế toán, theo dõi và tiến hành hạch toán mọi nghiệp
vụ kinh tế phát sinh của công ty theo đúng các quy định hiện hành về chế độ kế toán thống kê Quản lý và kiểm tra các loại hoá đơn, chứng từ theo đúng quy định
Hàng ngày, thường xuyên kiểm tra, vào sổ sách, tập hợp chứng từ, thu chi tài chính kịp thời theo dõi các khoản thu,chi, phí, các khoản nợ phải thu, nợ phải trả để đề suất Tổng giám đốc xử lý kịp thời trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty
Trang 14Căn cứ các hợp đồng đã ký, phối hợp cùng Phòng kỹ thuật-Đại lý thu đủ các khoản phải thu của các hợp đồng kinh tế hoặc các khoản thu khoán từ các phương tiện bảo đảm đúng tiến độ khai thác của phương tiện và điều khoản của các hợp đồng kinh tế.
Lập dự trù kinh phí để có nguồn chi kịp thời khi phương tiện có yêu cầu bằng văn bản Thanh quyết toán chuyển đi nhanh, gọn và tạo cho cơ sở sự thông thoáng nhưng không vi phạm nguyên tắc cũng như chế độ quy định hiện hành để không ảnh hưởng tới kế hoạch sản xuất kinh doanh của của phương tiện
Căn cứ các hợp đồng kinh tế mà công ty đã ký, tham mưu cho Tổng giám đốc phương án tổ chức hợp đồng có hiệu quả về mặt tài chính để có thể vừa thực hiện đúng hợp đồng đã ký vừa thu đủ theo hợp đồng
Toàn bộ hoạt động Kế toán -Tài chính: số liệu thu, chi, xuất, nhập, tạm ứng phải được thể hiện đầy đủ, kịp thời chính xác trên sổ sách kế toán
Hàng quý, sáu tháng, hàng năm có trách nhiệm lập, thuyết minh Báo cáo tài chính, Bảng cân đối kế toán, Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh và Báo cáo luân chuyển tiền tệ để Tổng giám đốc nắm được, báo cáo Hội đồng quản trị
và Đại hội đồng cổ đông cũng như gửi báo cáo tới các cơ quan quản lý như cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định hiện hành
Xây dựng phương án, khoán chi phí tới từng bộ phận, đơn vị trong công ty trình Tổng giám đốc xem xét trình Đại hội đồng cổ đông phê duyệt theo đúng quy định trong điều lệ công ty
Trình Tổng giám đốc xem xét, quyết định xử lý các vật tư, thiết bị, tài sản
hư hỏng trong phạm vi toàn công ty
