Tai lieu on tap Tin hoc A cho thi tuyen vien chuc giao duc

Tạo thư mục folder mới  Chọn thư mục gốc chứa thư mục cần tạo ở vùng bên trái cửa sổ Windows Explorerồi thực hiện một trong hai cách sau: - Cách 1: Nhắp chuột vào New Folder trên thanh

HỘI ĐỒNG THI TUYỂN VIÊN CHỨC GIÁO DỤC

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS 7

1.1. Quản lý thư mục và tệp thông qua Windows Explore

Windows Explore là chương trình dùng để quản lý ổ đĩa, thư mục và tập tin

1.1.1. Mở cửa sổ Windows Explore

Cách 1: Nhấn chuột phải vào nút Start  chọn Open Windows Explore

Cách 2: Vào Start  ProgramsAccessories Windows Explore

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Window + E

1.1.2. Cửa sổ Windows Explorer

Vùng làm việc của cửa sổ Windows Explorer gồm 2 phần:

 Vùng bên trái: thể hiện một cây thư mục

 Vùng bên phải: thể hiện nội dung của thư mục được chọn ở vùng bên trái

1.2.Các thao tác trong cửa sổ Windows Explorer

1.2.1. Đánh dấu chọn đối tượng (file hoặc folder)

 Chọn 1 đối tượng

- Nhắp vào biểu tượng hoặc tên đối tượng

- Giữ nút trái chuột, rê chuột chọn

- Vào Organize (với windows xp vào Edit) chọn Select All

1.2.2. Tạo thư mục (folder) mới

 Chọn thư mục gốc (chứa thư mục cần tạo) ở vùng bên trái cửa sổ Windows Explorerồi thực hiện một trong hai cách sau:

- Cách 1: Nhắp chuột vào New Folder trên thanh menu

- Cách 2: Nhắp chuột phải vào vùng trống ở cửa sổ bên phải  chọn

New/Folder

33

1.2.3. Đổi tên tập tin(file) hoặc thư mục(folder)

Bước 1: Thực hiện một trong các cách

 Nhắp 2 lần (tốc độ chậm) vào tên đối tượng

 Chọn đối tượng rồi vào File/Rename

 Nhắp phải vào đối tượng  chọn Rename

 Chọn đối tượng rồi nhấn phím F2 Bước 2: Gõ tên mới rồi nhấn Enter

1.2.4. Xóa file hoặc folder

Chọn các đối tượng cần xóa rồi thực hiện 1 trong các cách sau:

 Nhấn phím Delete

 Nhắp phải vào đối tượng  chọn Delete

 Vào File/Delete1.2.5. Di chuyển (cut) đối tượng (file, folder)

Chọn các đối tượng cần di chuyển:

Cách 1: Nhắp giữ đối tượng đã chọn rồi kéo vào thư mục cần di chuyển tới Cách 2:

Bước 1: Chọn chức năng Cut (menu Organize (với windows xp vào Edit), nhắp

chuột phải)

Bước 2: Chọn thư mục cần di chuyển đối tượng tới, chọn chức Paste để dán đối tượng (menu Organize (với windows xp vào Edit), nhắp chuột phải)

1.2.6. Sao chép (copy) đối tượng (file, folder)

Chọn các đối tượng cần sao chép:

Cách 1: Nhấn giữ phím Ctrl, kéo đối tượng đã chọn thả vào thư mục cần chép tới Cách 2: Bước 1: Click chuột phải vào đối tượng cần copy, chọn Copy

Bước 2: Chọn thư mục cần sao chép đối tượng tới, chọn chức Paste để dán đối

tượng (hoặc click phải chuột vào vùng trống trong thư mục cần sao chép, chọn

Paste).

1.2.7. Phục hồi các đối tượng đã xóa từ Recycle bin

 Mở thùng rác (Recycle bin), chọn các đối tượng cần phục hồi rồi thực hiện:

- Nhắp phải vào đối tượng, chọn Restore

- Hoặc: Nhắp chọn Restore this item trên thanh menu

 Nếu muốn phục hồi tất cả các đối tượng thì nhấp vào Restore all items trên

thanh menu

 Chọn các đối tượng cần xóa, rồi thực hiện một trong các cách (Nhấn Delete,nhấn chuột phải chọn Delete, File/Delete)  Chọn Yes

 Nếu muốn xoá tất cả các đối tượng thì nhắp vào Empty the Recycle Bin trên

thanh menu

1.3.Tìm kiếm thư mục và tệp

Chọn ổ đĩa/thư mục cần tìm kiếm, sau đó nhập từ khóa vào khung tìm kiếm trên WindowsExplorer, chương trình chỉ tìm kiếm các tập tin và thư mục con trong thư mục đang mở

Để thực hiện việc tìm kiếm nâng cao trong toàn bộ máy tính, bạn kích vào menu Start, nhập

từ khóa bất kỳ vào hộp Search programs and files sau đó kích vào See more results

Ngoài ra để gọi cửa sổ tìm kiếm bạn có thể nhập dòng lệnh “search-ms:” vào thanh địa chỉ của các cửa sổ Windows khác hoặc tại hộp thoại Run.

Cửa sổ tìm kiếm xuất hiện

5

Nhập tên tập tin hoặc thư mục cần tìm

5

Người dùng có thể dùng kí tự đại diện “*” khi nhập từ khóa, kí tự này dùng để thay thế mộtnhóm kí tự mà bạn không nhớ chính xác ví dụ như “*eat.*”.

1.4.Nén và giải nén tập tin vào thư mục bằng phần mềm tiện ích Winrar

WinRAR là một chương trình giúp nén và giải nén các tập tin dạng nén, các tập tinnày được nén bằng một kỹ thuật đặc biệt làm cho kích thước nhỏ lại để thuận tiện trongviệc lưu trữ hoặc trao đổi trên mạng Internet Ngoài ra, WinRAR có thể nén cùng lúc nhiềutập tin và thư mục lại thành một tập tin nén duy nhất để giúp cho việc lưu trữ chúng đượcthuận tiện

Sau khi cài đặt, chức năng của WinRAR sẽ luôn xuất hiện mỗi khi nhấn nút phảichuột vào bất cứ tập tin hay thư mục nào Chức năng này giúp tạo nhanh một tập tin nén từcác tập tin hay thư mục đang chọn

Sau đây là cách sử dụng các chức năng cơ bản của WinRAR:

1.4.1. Nén tập tin

Click phả chuột lên tập tin hay thư mục muốn nén ->Xuất hiện một Menu với các

chức năng cơ bản của WinRAR:

 Add to archive : Mở chương trình WinRAR để tạo tập tin nén với

nhiều lựa chọn khác

 Add to "tên_tập_tin.rar": Tạo nhanh tập tin nén và lấy tên của chính

đối tượng được chọn

Compress and email : Mở chương trình WinRAR để tạo tập tin nén

 Compress to "tên_tập_tin.rar" and email: Tạo nhanh tập tin nén, lấy

tên của chính đối tượng được chọn và sau đó gởi tập tin nén này thôngqua Email

1.4.2. Cách giải nén các tập tin nén

Nhấn nút phải chuột vào tập tin nén và chọn:

Extract files : Giải nén vào nơi tùy chọn, sẽ xuất hiện cửa sổ cho phép chọn.

Extract here: Giải nén ngay tại nơi chứa tập tin nén này.

Extract to tên_tập_tin\: Tạo một thư mục có tên giống tập tin nén và giải nén vào

đó

Nếu tập tin đã được đặt mật khẩu thì sẽ xuất hiện hộp thoại, phải nhập đúng mật khẩu

và nhấn Ok để giải nén.

77

Thông tin hoạt động

Hoạt động lãnh đạo

Hoạt động Sở-Ban-Ngành Hoạt động địa phương

Chỉ đạo Giám sát

BÀI THỰC HÀNH CHƯƠNG 1

BÀI 1 TẠO THƯ MỤC HỌ SBD_HOTENTHISINH

trong ổ đĩa D hoặc E, trong đó SBD là số báo danh của

thí sinh; HOTENTHISINH là họ tên của thí sinh.

1. Tạo thư mục có cấu trúc như hình bên trong thư

mục SBD_HOTENTHISINH (10 điểm)

2. Sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm 03 tập tin có

phần mở rộng là *.txt, copy kết quả tìm được vào thư

mục Tư vấn online. (5 điểm)

3. Nén thư mục Tư vấn online thành file Tư vấn

online.rar và cắt file này sang thư mục Kế toán (5 điểm)

3 Nén thư mục Tổ 3 thành file Tổ 3.rar và cắt file này

sang thư mục Khối văn phòng (5 điểm)

BÀI 3: Thực hiện các yêu cầu sau:

trong thư mục SBD_HOTENTHISINH.

b Sao chép thư mục “Chỉ đạo” và

“Giám sát” vào thư mục “Hoạt động

Sở-Ban-Ngành”

c.Nén thư mục “Hoạt động lãnh đạo”

trong thư mục Thông tin hoạt động

CHƯƠNG 2 XỬ LÝ VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD 2010

2.1 Sử dụng Microsoft Word

1 Tạo mới văn bản

Nhấn chuột vào Tab File, chọn New, nhấn đúp chuột vào mục Blank document Hoặc dùng

tổ hợp phím Ctrl+N

2 Mở một văn bản tạo sẵn

3 Lưu một văn bản đã soạn thảo

Lưu tài liệu

Nhấn Tab File, chọn Save hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl+S, chọn nơi lưu trong save as, đặt tênfile trong File name rồi nhấn save Ngoài ra chúng ta cũng có thể lưu văn bản dưới dạng chỉđọc bằng cách chọn PDF (*.pdf) trong save as type

9

Phím tắt mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O Bạn cũng có thể vàoTab File, chọn Open

9

Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trước

Muốn Word 2010 mặc định lưu với định dạng của Word 2003, bạn nhấn Tab File, chọn WordOptions để mở hộp thoại Word Options Trong khung bên trái, chọn Save Tại mục Savefiles in this format, bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc) Nhấn OK

1. Định dạng văn bản và đoạn văn bản

1. Định dạng đoạn văn bản

1 Căn trái, phải, giữa, hoặc căn đều hai bên

Bước 1 Chọn đoạn văn bản bạn muốn căn chỉnh

Bước 2 Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Align Left để căn lề trái, nhấn AlignRight để căn phải, nhấn nút Center để căn giữa (giữa 2 lề trái và phải), hay nhấn nút Justify

để căn đều hai bên

2 Thay đổi khoảng cách trong văn bản Cách 1.

Bước 1 Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi

Bước 2 Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Line Spacing

Bước 3 Chọn khoảng cách bạn muốn, chẳng hạn 2.0 line

Cách 2

Bước 1 Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi

Bước 2 Click chuột phải vào văn bản đã chọn -> chọn Paragraph -> Xuất hiện hộp thoại,

tại Tab line spacing, chọn khoảng cách đoạn cần điều chỉnh (Single, 1.5 lines, Double,Multiple …)

Bước 3 Click nút OK

Thay đổi khoảng cách trước hoặc sau các đoạn

Cách 1

Bước 1 Chọn đoạn văn bản bạn muốn thay đổi khoảng cách trước hoặc sau nó

Bước 2 Trong thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, bạn nhấn chuột vào mũi tên cạnh mụcBefore (trước) hoặc After (sau) để thay đổi bằng giá trị bạn muốn

Cách 2.

Bước 1 Chọn đoạn văn bản bạn muốn thay đổi khoảng cách trước hoặc sau nó

Bước 2 Click chuột phải vào văn bản đã chọn -> chọn Paragraph -> Xuất hiện hộp thoại,

tại Tab spacing, chọn khoảng cách cần thay đổi:

Before: Lựa chọn khoảng cách từ đoạn văn đang chọn đến đoạn văn phía trên nó After: Lựa chọn khoảng cách từ đoạn văn đang chọn đến đoạn văn phía dưới nó.

2. Định dạng Column (Cột), Tab, Numbering và Drop Cap

1. Định dạng cột:

Cách 1: gõ văn bản trước, chia cột sau:

Bước 1: bạn nhập văn bản một cách bình thường, hết đoạn nào thì nhấn Enter để xuốnghàng Sau khi đã gõ hết nội dung văn bản, bạn hãy nhấn Enter để con trỏ xuống hàng tạomột khoảng trắng

Bước 2: tô khối nội dung cần chọn (không tô khối dòng trắng ở trên), tại thẻ Page

11

Layout, nhóm Page Setup ->Chọn các Columns (One: 1 cột, Two: hai cột …) hoặc có thể click chuột vào More Columns hiển thị hộp thoại như hình dưới, sau đó chọn số cột cần chia -> click vào OK để chấp nhận chia cột.

Cách 2: chia cột trước, gõ văn bản sau (dùng trong trường hợp toàn bộ văn bản được

chia theo dạng cột báo)

- Tại thẻ Page Layout, nhóm Page Setup bạn chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấnđịnh - Nhập văn bản vào

Ngắt nội dung sang cột kế tiếp

- Đặt con trỏ tại vị trí cần ngắt nội dung sang cột kế tiếp

- Tại thẻ Page Layout, nhóm Page Setup bạn chọn Breaks, chọn Column: để ngắt cột khibạn muốn sang các cột còn lại.

2. Cài đặt điểm dừng tab (Tab stops)

Để cho việc cài đặt tab được thuận tiện, bạn nên cho hiển thị thước ngang trên đỉnhtài liệu bằng cách nhấn nút View Ruler ở đầu trên thanh cuộn dọc

Tùy từng trường hợp cụ thể mà bạn có thể sử dụng một trong các loại tab sau:

Tab trái: Đặt vị trí bắt đầu của đoạn text mà từ đó sẽ chạy sang phải khi bạn nhậpliệu

Tab giữa: Đặt vị trí chính giữa đoạn text Đoạn text sẽ nằm giữa vị trí đặt tab khibạn nhập liệu

Tab phải: Nằm ở bên phải cuối đoạn text Khi bạn nhập liệu, đoạn text sẽ di chuyểnsang trái kể từ vị trí đặt tab

Tab thập phân: Khi đặt tab này, những dấu chấm phân cách phần thập phân sẽ nằmtrên cùng một vị trí

Bar Tab: Loại tab này không định vị trí cho text Nó sẽ chèn một thanh thẳng đứngtại vị trí đặt tab

Hiển thị hộp thoại định dạng Tab

Để hiển thị hộp thoại định dạng Tab chúng ta có 2 cách:

Cách 1: nhấp đúp chuột tại vị trí đặt tab trên thước ngang

Cách 2:Tại thẻ Home, nhấp mũi tên ở góc nhóm Paragraph chọn Tabs…

13

Sau khi cài đặt điểm dừng tab xong, bạn có thể nhấn phím Tab để nhảy đến từng điểm dừngtrong tài liệu

3. Numbering

Số thứ tự tự động cho phép bạn định dạng và tổ chức văn bản với các số, các bullet (dấuchấm tròn)

Default tab stops: Khoảng cách dừng

của default tab, thông thường là 0.5”

Tab stop position: gõ tọa độ điểm dừng

Tab

Alignment chọn một loại tab là Left –

Center – Right – Decimal – Bar (loại tabchỉ có tác dụng tạo một đuờng kẻ dọc ởmột tọa độ đã định)

Leader chọn cách thể hiện tab Các nút lệnh:

Bulleted and Numbered

Để thêm một thứ tự tự động vào văn bản

Tạo một chữ hoa thụt cấp (Dropped Cap)

2. Nhúng các đối tượng khác nhau vào văn bản

1. Tạo bảng

B1 Chọn tab Insert trên vùng Ribbon

B2 Chọn vào nút Tables trên nhóm Tables

B3 Chọn số lượng dòng và cột cần tạo

2.

2. Nhập dữ liệu trong một bảng

Đặt con trỏ vào ô bạn muốn nhập thông tin Và bắt đầu nhập

3. Chỉnh sửa cấu trúc bảng và định dạng bảng

Để chỉnh sửa cấu trúc của bảng:

Chọn vào bảng và bạn sẽ thấy có hai tab mới trên vùng Ribbon là: Design và Layout.

Hai tab này dùng để thiết kế và bố trí bảng

Trên tab Design, chúng ta có thể chọn các kiểu (dạng) bảng khác nhau

15

Microsoft Word có tính năng tạo chữ nhấnmạnh gọi là Drop Cap Đó là chữ cái đầu câuđược phóng to và thả xuống Kiểu trình bàyvăn bản này có tính mỹ thuật cao

15

4. Định dạng đường viền và nền cho bảng

Định dạng đường viền cho bảng

Chọn các kiểu đường viền thích hợp hoặc chọn Borders and Shading để mở hộp thoạiđịnh dạng đường viền và tô nền

B2 Chọn nút Symbol trên nhóm Symbols

3. Chèn ClipArt và hình ảnh

Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn hình minh họa hay hình ảnh

B1 Chọn tab Insert trên vùng Ribbon

Để tạo đường viền cho Tables chúng tathực hiện các bước sau:

- Tô khối cả bảng và chọn Tables Tools.

- Chọn tiếp Design, nhấn vào nút Border chọn All Borders

B3 Hộp thoại xuất hiện, chúng ta tìm hình ảnh muốn chèn vào văn bản.

Kích thước đồ họa (hình ảnh)

Tất cả hình vẽ có thể tăng hay giảm kích thước bằng cách kích vào ảnh và kích vào một góccủa ảnh rồi kéo để tăng hay giảm kích thước ảnh cho phù hợp

4. Chèn và hiệu chỉnh lưu đồ Smart Art là tập hợp các loại đồ họa chúng ta có thể sử dụng để tổ chức thông tin trong tài

liệu Để chèn SmartArt chúng ta thực hiện theo các bước sau:

B1 Chọn tab Insert trên vùng Ribbon

B2 Chọn nút SmartArt

B3 Chọn mẫu SmartArt

1 Chọn mũi tên phía bên trái để chèn văn bản hoặc gõ văn bản trong đồ họa

Để hiệuchỉnh

SmartArt,chọn Tab17

Design vàcác nhómliên quan:

5 Vẽ và hiệu chỉnh biểu đồ

Biểu đồ là một dạng thể hiện bằng hình ảnh các số liệu của một bảng tính Biểu đồ đượchình thành bởi trục tung và trục hoành Trục hoành thể hiện loại dữ liệu dùng để so sánh.Trục tung thể hiện số lượng hay đơn vị đo lường dữ liêu dùng để so sánh

Tại thẻ Insert, nhóm Illustrator, bạn nhấn vào Chart

Xuất hiện cửa sổ chọn kiểu biêu đồ

Chọn một kiểu biểu đồ và nhập hoặc sửa nội dung bảng dữ liệu trực tiếp trên bảng dữ liệuData Sheet của màn hình Excel

1 Tạo tiêu đề trên và dưới (Header and Footer) cho văn bản

Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer

2 Chèn số trang vào văn bản

Số trang sẽ được chèn vào Header hay Footer do chúng ta thiết lập Để chèn số trangvào văn bản, chúng ta thực hiện như sau:

19

B1 Chọn thẻ Insert, tại nhóm Header & Footer, click chuột vào nút Page Number,

sau đó chọn Format Page Number -> số bắt đầu cần chèn tại mục Star at ->OK

B2 Click vào thẻ Insert-> Page Number -> Chọn Top of Page (chèn số trang vàophần Header) hoặc Bottom of Page (chèn vào Footer) Word 2010 cung cấp sẵn nhiều mẫuđánh số trang, chúng ta chọn một trong các mẫu này

3 Thay đổi dạng số trang

Number format: Chọn dạng số thứ tự

Bạn có thể thay đổi dạng số trang theo ýthích của mình mà định dạng chuẩn không

có sẵn Để thực hiện, bạn nhấn đúp vàoHeader hay Footer, nơi bạn đã đặt sốtrang Tại thẻ Design, nhóm Header &Footer, bạn nhấn nút Page Number, chọntiếp Format Page Numbers

Include Chapter Number: Số trang sẽ được kèm với số chương

Continue From Previous Section: Số trang nối tiếp với section trước đó

Start at : Số trang được bắt đầu từ số

Trong hộp thoại Page Number, tại mục Number format, bạn hãy chọn một kiểu đánh số mìnhthích, sau đó nhấn OK

4 In văn bản Định dạng trang in

Chọn loại giấy – Tab Paper

- Paper Size : chọn loại giấy, kích thước

tương ứng sẽ hiện ra trong width và height,

nếu chọn Custom phải cho số đo kích thước

giấy trong width và height

Đặt lề cho trang in – Tab Margins

21

Tab Page Layout, nhóm Page Setup, chọn mũi têndưới góc phải để mở hợp thoại Page Setup

21

In tài liệu

 Tab File, chọn Print

 Copies: chọn số bản in

 Printer : chọn tên máy in tương ứng đã được cài đặt trong Windows Nếu máy in đang

sử dụng không có tên trong danh sách này (nghĩa là nó chưa được khai báo) thì phảithực hiện các bước sau:

• Nhắp Start, chọn Settings và nhắp Printers

• Nhắp đúp vào biểu tượng Add Printer

• Thực hiện các bước cài đặt máy in của chức năng Add Printer Wizard

 Pages: in số trang chọn lựa bằng cách gõ các số trang vào, dùng dấu “,” để phân cáchcác trang rời rạt, dấu gạch nối “-“ để in các trang liên tiếp

BÀI THỰC HÀNH CHƯƠNG 2

BÀI 1: Mở phần mềm Microsoft Word, soạn thảo văn bản theo mẫu với nội dung như bên dưới và lưu văn bản với tên BÀI 1.docx với các yêu cầu sau:

1. Font chữ Time New Roman, cỡ chữ 13

2. Lề trái: 3 cm; lề phải, trên, dưới: 2 cm

3. Khoảng cách dòng: 1.5 lines

4. Khoảng cách giữa các đoạn: 4pt

5. Chèn Tiêu đề dưới (Footer) cho văn bản đã trình bày với nội dung là “chương trình sách

giáo khao Lịch sử”

Chiều 7/10, hội thảo “Nghiên cứu và giảng dạy lịch

sử trong bối cảnh hiện nay” diễn ra tại Đại học Sư phạm

Hà Nội với sự tham dự của hơn 200 đại biểu đến từ các

trường đại học và THPT trên cả nước Những dự kiến

thay đổi về chương trình và sách giáo khoa mới như

BÀI 2 Soạn thảo một văn bản với nội dung theo mẫu bên dưới và lưu văn bản với tên BÀI 2.doc.

Hà Nội tập huấn sử dụng hóa

đơn điện tử

Cục Thuế Hà Nội khuyến khích gia tăng số lượng các đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử nhằm tiết giảm chi phí.

Cơ quan thuế Hà Nội đang triển khai các

lớp tập huấn hóa đơn điện tử cho gần

trên địa bàn

Ông Viên Viết Hùng

-Phó cục trưởng cục thuế

Hà Nội cho biết, hóa

đơn điện tử giúp tăng

tính minh bạch của doanh nghiệp, giảm

thiểu tình trạng mua bán hóa đơn trôi nổi,hóa đơn giả trên thị trường

p dụng hóa đơn điện tử sẽ đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp, cơ quan thuế và các nhà cung cấp dịch vụ Đối với

cơ quan thuế, đây là biện pháp khả thi

để quản lý hoạt động thuế.

Á

BÀI 3 Soạn thảo một văn bản theo mẫu sau đây và lưu văn bản với tên BÀI 3.doc

TRUNG TÂM NỘI THẤT CŨ HOÀNG GIA

Chuyên mua bán Nội thất cũ Văn phòng, Đồ gia dụng

Địa chỉ: 78 Phùng Khoang, Thanh Xuân, Hà Nội

Điện thoại: 0933 830 715 HÓA ĐƠN BÁN HÀNG

Số:

Ngày…… tháng… năm………… Khách hàng: Số tel: Địa chỉ: ST

T

25

TỔNG CỘNG Thành tiền (bằng chữ)

+ Từ: ……….giờ …… phút, ngày:……tháng …… năm 201…

Đến: …… giờ …… phút, ngày:……tháng …… năm 201…

+ Lý

do:

+ Nơi nghỉ

phép:

Tôi đã bàn giao công việc trong thời gian nghỉ phép lại cho ông (bà):

………là đồng nghiệp của tôi Ông(bà): ……… sẽ thay thế tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao theo quy định Tôi xin hứa sẽ cập nhật đầy đủ nội dung công tác trong thời gian vắng Kính mong nhà trường xem xét chấp thuận

Tên sheet

Thanh công thức Địa chỉ

Vùng làm việc

CHƯƠNG 3 MICROSOFT EXCEL

1 Một số khái niệm

Workbook: là một tập tin excel có phần mở rộng là xlsx mà trên đó bạn làm việc (tính toán,

vẽ Biểu đồ, …) và lưu trữ dữ liệu Mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảngtính)

Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được gọi là

bảng tính Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng.Một Worksheet chứa được16,384 cột và 1,048,576 dòng

2 Các thành phần của Workbook

Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thốngthành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon Cócác nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data,Reviews, View,Developer, Add-Ins

• Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc

như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dònghoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…

• Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, Biểu đồ, ký

hiệu, …

• Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.

• Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range),công cụ kiểm tra theo dõi công thức,

điều khiển việc tính toán của Excel

• Data: Các nút lệnh thao tác đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, sắp xếp, trích lọc các

danh sách, phân tíchdữ liệu,…

• Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô,

Thao tác:Nhấp chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel Hoặc cũng có

thể thoátExcel bằng cách nhấn nút File chọn Exit.

2 Thao tác với vùng

Nhận dạng ô và vùng (cells, range)

Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng Mộtvùng trong bảng tính được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địachỉ ô góc dưới bên phải của vùng (có dấu: phân cách)

Ví dụ: Hình bên dưới ô hiện hành có địa chỉ là B11 vì nó có tiêu đề cột là B và số dòng là 11, vùng được bao bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên của vùng có địa chỉ là H2 và ô cuối của vùng là H12.

29

Chọn vùng

Nếu dùng chuột, trước tiên bạn nhấp chuột chọn ô góc trên bên trái của vùng cầnchọn, sau đó giữ trái chuột kéo xuống dưới qua phải đến vị trí ô cuối cùng của vùng và thả

chuột Nếu dùng phím thì sau khichọn ô đầu tiên bạn giữ phím Shift trong khi nhấn phím

mũi tên sang phải và xuống dưới đến ô cuối của vùng và thả các phím

Khi muốn chọn cả sheet hiện hành thì nhấn <Ctrl+A>, còn muốn chọn cả workbook (nghĩa

là chọn tất cả các sheet) thì nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Select All Sheets.

từ thực đơn ngữ cảnh bằng cách nhấp phải chuột

- Dùng Chuột: Chọn vùng, giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển), kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đến

và thả chuột

Dán đặc biệt (Paste Special)

Trong quá trình sao chép đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt từ bộ

nhớ vào với một số chọn lọc nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn hãy sử dụng

PasteSpecial… Sau khi chọn vùng, ra lệnh Copy, đến đích cần sao chép đến và nhấp phải chuột, chọn lệnh Paste Special… hộp thoại Paste Special có một số lựa chọn như bảng sau:

Giải thích hộp thoại Paste Special

All Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồn

Formulas Dán giá trị và công thức, không định dạng

Values Chỉ dán giá trị và kết quả của công thức, không định dạng

Formats Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trị và công thức

Comments Chỉ dán vào chú thích của các ô, bỏ qua tất cả giá trí và công

thứcValidation Chỉ dán vào các qui định xác thực dữ liệu cho vùng đích

None Không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sắp dán vào

Add Cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ô tương ứng ở vùng

đíchSubtract Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tương ứng của

Hạng mục Mô tả

của vùng nguồnSkip blanks Không dán đè các ô rỗng ở vùng nguồn vào ô có giá trị ở vùng

đíchTranspose Dán vào và đảo dòng thành cột hoặc ngược lại

Paste Link Dán vào và tham chiếu ô đích đến ô nguồn

Đặt tên vùng

Việc đặt tên vùng sẽ giúp gợi nhớ và dễhiểu công dụng của nó hơn là các địa chỉ đơnthuần Để đặt tên trước tiên ta chọn vùng cần đặt tên chọn nhóm Formulas Defined Names

Define Name, hộp thoại New Name hiện ra Ở đây, bạn hãy nhập tên vùng vào hộp Name

chọn Scope, nhập chú thích nếu cần, xong thì nhấn OK.

Muốn mở hộp thoại quản lý các tên đã đặt bạn vào nhóm Formulas Defined Names

Name Manager Từ hộp thoại bạn có thể đặt tên mới, hiệu chỉnh thông tin cho các tên hiện

hoặc xóa tên của các vùng không dùng đến,…

3 Thao tác với dòng, cột và ô

Thêm chú thích cho ô

Thêm chú thích vào các ô giúp cho việc hiệu chỉnh và hiểu thông tin mà ô đang chứa được

rõ ràng hơn Để thêm chú thích và ô, chọn ô chọn nhóm Review Comments New Comment và hãy nhập chú thích vào Ngoài ra bạn có thể nhấp phải chuột lên ô cần chú thích và chọn Insert Comment.

- Để đọc chú thích chỉ cần rê chuột lên ô có chú thích hoặc vàoReview Comments Next hay Previous.

Xóa chú thích vào chọn ô cần xóa chú thích Review Comments Delete Hoặc nhấp phải

chuột và chọn Delete Comment.

Minh họa cho hiện các chú thích

Chèn, xóa ô, dòng và cột

Chèn ô trống

Bước 1: Chọn các ô mà bạn muốn chèn các ô trống vào đó (muốn chọn các ô không liên tục

thì giữ Ctrl trong khi chọn các ô).

Bước 2: Chọn Home chọn nhóm Cells Insert Insert Cells…B3 Chọn lựa chọn phù hợp trong hộp thoại Insert

Chèn dòng

Bước 1: Chọn một hoặc nhiều dòng liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số dòng

tươngứng phía trên các dòng này

Bước 2: Chọn Home chọn nhóm Cells Insert Insert Sheet Rows

33

Minh họa chèn các dòng trống lên trên các dòng đang chọn

Chèn cột

Bước 1: Chọn một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số cột

tương ứng phía bên trái các cột này

Bước 2: Chọn Home chọn nhóm Cells Insert Insert Sheet Columns

Xóa các ô, dòng và cột

Bước 1: Chọn các ô, các dòng hoặc các cột cần xóa

Bước 2: Chọn Home Cells Delete chọn kiểu xóa phù hợp (xem hình)

Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng

Bước 1: Chọn dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng

Bước 2: Chọn Home Cells Format Chọn lệnh phù hợp

Row Height… chọn lệnh này để qui định chiều cao của dòng

AutoFit Row Height chọn lệnh này Excel sẽ tự căn chỉnh chiều cao dòng cho phù hợp với

nội dung

Column Width… chọn lệnh này để qui định độ rộng cột

AutoFit Column Width chọn lệnh này Excel sẽ tự căn chỉnh độ rộng cột cho phù hợp với

Nối (Merge) và bỏ nối các ô (Split)

Nối nhiều ô thành một ô

Bước 1: Chọn các ô cần nối lại.

Bước 2: Chọn Home Alignment chọn Merge & Center Để căn chỉnh dữ liệu trong ô dùng các nút căn chỉnh trong nhóm Algnment.

Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô

Sau khi chuyển ô đã nối về lại nhiều ô thì nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùng bên trái.35

Bước 1: Chọn ô đang bị nối.

Bước 2: Chọn Home Alignment chọn lại Merge & Center hoặc Unmerge Cells đều

được

Các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính

4 T

hao tác với workbook

1 Tạo mới workbook

Chọn FileNew, một hộp thoại hiện ra cung cấp nhiều lựa chọn để tạo workbook như:

workbook trống, workbook theo mẫu dựng sẵn, workbook dựa trên một workbook đã có Để

tạo workbook trống, bạn chọn Blank workbook và nhấp nút Create.

37

→ hoặc Tab Sang ô bên phải

← hoặc Shift + Tab Sang ô bên trái

Home Đến ô ở cột A của dòng hiện hành

Ctrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong worksheet

Ctrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet

Alt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình

Alt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một mành hình

Page Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình

Page Down Di chuyển ô hiện hành xuống dưới một màn hình

2 Mở workbook có sẵn trên đĩa

Một tập tin có sẵn có thể được mở bằng nhiều cách:

Cách 1: Chọn File chọn tên tập tin trong danh sách Recent Documents, có thể có tối

đa 50 tên tập tin được sử dụng gần đây nhất trong danh sách

Cách 2: Chọn nút File Open, hộp thoại Open hiện ra Trong hộp thoại Open, chúng

ta phải tìm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và chọn tên tập tin cần mở sau đó nhấn nút Open để mở tập tin

Cách 2: Dùng chuột chọn nút ở góc trên bên phải (trên thanh tiêu đề).

Cách 3: Dùng tổ hợp phím <Ctrl+F4>hoặc <Ctrl+W> Nếu workbook có sự thay đổi nội