Chương 3 cơ sở giữ liệu trong excel

CHƯƠNG CƠ SỞ DỮ LiỆU CHƯƠNG CƠ SỞ DỮ LIỆU 3.1 Tổ chức sở liệu 3.1.1 Khái niệm sở liệu -Cở sở liệu tập hợp thông tin thuộc tính tập hợp đối tượng cần cho việc quản lý -Cở sở liệu gồm:  Trường: dùng để chứa thông tin thuộc tính đối tượng, ghi cột riêng biệt Tên trường đặt đầu tiêu đề cột bảng  Bản ghi: thông tin tất thuộc tính đối tượng lưu trữ CSDL Các thông tin ghi dòng bảng tính 3.1.2 Tạo sở liệu -Nhập liệu vào bảng tính hình vẽ Ta có CSDL A1:I11  Dòng đầu A1:I1 ghi tên trường (tên cột) Từ dòng thứ hai trở (A2:I11)là ghi (các dòng liệu) 3.1.3 Lưu ý tạo sở liệu - Chỉ tạo sở liệu bảng tính (worksheet) - Nên để dòng cột trống vùng sở liệu với liệu khác bảng tính - Tránh để dòng cột trống vùng sở liệu - Không dùng trùng tên trường Việc sử dụng trùng tên trường ảnh hưởng đến thao tác sở liệu (như xếp, chọn lọc, thống kê liệu…) - Mỗi trường nên chứa loại thông tin để giúp sở liệu dễ quan lý 3.2 Thao tác với sở liệu 3.2.1 Sắp xếp sở liệu (Data Sort) - Thao tác  Di chuyển trỏ đến sở liệu cần xếp  Thực Menu Data/ Sort => xuất hộp hội thoại  Thực yêu cầu có hội thoại: • Lựa chọn trường làm tiêu chuẩn xếp thứ Sort by • Lựa chọn trường làm tiêu chuẩn xếp Then by ( có ghi trùng tiêu chuẩn thứ nhất) • Lựa chọn trình tự xếp : Ascending – tăng dần Descending – giảm dần • My data range has ( Vùng liệu có: 3.2.1 Sắp xếp sở liệu (Tiếp) Header row: có dòng tiêu đề CSDL xếp No header row: dòng tiêu đề CSDL xếp • Phần Options: lựa chọn dạng xếp - Lưu ý: Ngoài việc sử dụng thực đơn Data sort sử dụng công cụ để thực việc xếp sở liệu 3.2.2 Chọn lọc liệu (Data Filter) Tính chọn lọc liệu Excel giúp người sử dụng thực việc tìm kiếm thông tin cách dễ dàng theo yêu cầu Có cách thị liệu: Auto Filter (chọn lọc tự động) Advanced Filter (chọn lọc có điều kiện) 3.2.2.1 Auto Filter ( Chọn lọc tự động) - Thao tác  Di chuyển trỏ đến sở liệu cần hiển thị thông tin  Thực Menu Data/ Filter/ Auto Filter => xuất nút nhỏ bên phải trường  Di chuyển trỏ đến nút nhỏ trường cần thực việc hiển thị, sau lựa chọn: • Chọn giá trị cụ thể có trường liệu thị • Sắp xếp tăng dần (ascending) giảm dần (descending) • All ( cần hiển thị lại toàn ghi CSDL • Top 10: hiển thị miền giá trị (áp dụng trường kiểu số) 3.2.2.1 Auto Filter ( Tiếp) + Custom: hiển thị với phép toán so sánh logic - Khi cần xem lại toàn sở liệu thực Menu Data/ Filter/ Show all - Khi cần hủy bỏ thao tác chọn lọc tự động thực Menu Data/ Filter/Auto Filter 3.2.2.2 Chọn lọc có điều kiện ( Advanced Filter) -Thao tác  Bước 1: Tạo vùng điều kiện theo nguyên tắc: • Dòng 1: chứa tên trường • Từ dòng thứ trở dùng để ghi điều kiện theo yêu cầu  Bước • Di chuyển trỏ vào CSDL cần chọn lọc • Thực Menu Data/ Filter/ Advanced Filter => xuất hộp hội thoại v Bước lựa chọn nơi đặt kết việc tổng hợp liệu, trả kết bảng tính mới, đặt bảng tính làm việc Địa trả kết địa tuyệt đối v Kích chuột vào Finish để kết thúc bước => xuất vùng báo cáo công cụ Pivot table - Thực kéo trường liệu phía bên phải (Pivot table field list) vào vùng cần tổng hợp (Pivot table ) theo yêu cầu đầu với vị trí tương ứng Với ví dụ đầu ta kết sau: - Có thể thay đổi Pivot Table trường cách thực hiện: + Di chuyển trỏ đến trường cần thay đổi, nhấp chuột phải lựa chọn Field Setting => xuất hội thoại thay đổi theo yêu cầu 3.2.5 Phân tích liệu Data Table -Tính Data table cho phép người sử dụng thấy kết công thức có thay đổi yếu tố liên quan Nhà quản lý sử dụng tính để phân tích liệu -Có loại phân tích:  Xem xét kết đầu yếu tố đầu vào thay đổi  Xem xét kết đầu có yếu tố đầu vào thay đổi - Tính Data table có hạn chế áp dụng tối đa với yếu tố thay đổi - Để hiểu rõ tính xem xét toán sau  Bài toán Data table Doanh nghiệp thương mại A có bán mặt hàng X, với giá mua vào mặt hàng 110.000 đ/sp giá bán 140.000 đ/sp Khi tiền lãi doanh nghệp 30.000 đ/sp Chủ doanh nghiệp muốn biết TH1: Khi giá bán thay đổi 120.000; 154.000; 115.000, 98.000, 110.000 tiền lãi doanh nghiệp thay đổi nào? TH2: Khi giá bán giá mua thay đổi tiền lãi doanh nghiệp thay đổi với giá trị sau Giá mua 92.000 105.000 115.000 110.000 120.000 Giá bán 98.500 100.700 117.000 140.000 143.000 - Bước 1: Nhập liệu vào bảng tính (worksheet) sau:  Nhập giá mua, giá bán, tiền lãi vào ô tương ứng với B1, B2, B3 ( ô B3 xác định công thức: B3 = B2 – B1) - Bước 2: Tiến hành phân tích liệu TH1 yêu cầu Thao tác sau:  Nhập thông tin giá bán thay đổi vào địa từ D7:H7  Nhập tiền lãi vào địa ô C8 ( với công thức C8 = B3)  Bôi đen (Lựa chọn) toàn vùng liệu D7:H8  Thực Menu Data/ Data table => xuất hội thoại Table • Row input cell: Xác định địa dòng thay đổi (lựa chọn giá bán thay đổi: $B$2) • Column input cell: Xác định  Nhấn OK để kết thúc hội thoại, đồng thời kết thị bảng tính vùng lựa chọn ban đầu D7:H8 (slide 26) - Bước 3: Thực với trường hợp 2, với yếu tố thay đổi  Vẫn thực bước  Nhập giá bán thay đổi vùng D13:H13  Nhập giá mua thay đổi vùng C14:C18  Tiền lãi nhập địa C13 ( với công thức C13 = B3)  Thực Data Table => xuất hội thoại • Row input cell: Xác định địa dòng thay đổi (lựa chọn giá bán thay đổi: $B$2) • Column input cell: Xác định địa cột thay đổi (1$B$ Kết hiển thị bảng tính trường hợp 3.2.6 Hàm sở liệu 3.2.6.1 Qui ước cách ghi điều kiện -Điều kiện đơn  Loại Xâu chuỗi (text) • Chính xác: Nhập ký tự biên, dấu = nhập chuỗi kí tự (có thể nhập trực tiếp xâu kí tự) • Không xác: dùng kết hợp với kí tự đại diện (*,?) hay phép toán so sánh (,)  Loại số • Chính xác: Nhập số xác • Không xác: sử dụng phép toán so sánh (,=,=,)  Loại công thức: Trên vùng điều kiện phải tạo thêm trường có tên khác với tên trường sở liệu Nhập công thức - Điều kiện hỗn hợp  Điều kiện đồng thời AND: Ghi điều kiện dòng  Điều kiện không đồng thời OR: ghi điều kiện dòng riêng biệt 3.2.6.2 Hàm DAVERAGE - Công thức: DAVERAGE(database, field, criteria)  database: sở liệu ban đầu  field: tên trường sở dũ liệu ( phải ghi dấu “…”, dùng đia ô thay thế, số thứ tự cột sở liệu ban đầu  vùng điều kiện có chứa tiêu chuẩn xác định giá trị - Công dụng: Hàm tính giá trị trung bình cộng liệu trường (cột) sở liệu thỏa mãn điều kiện định - Ví dụ: Tính trung bình thu nhập người có ngày công lớn 25 ngày thu nhập lớn 950.000 Tạo vùng điều kiện đồng thời : A16:B17 A B 16 Ngày công Thu nhập 17 >25 >950,000 Với sở liệu ban đầu A1:H11 ta thực phép tính sau: Tại địa ô A19 ta gõ công thức: = DAVERAGE(A1:I11,”Thu nhập”,A16:B17) = DAVERAGE(A1:I11,I1,A16:B17) = DAVERAGE(A1:I11,9,A16:B17) Kết trả lại: 3.2.6.3 Hàm DSUM - Công thức: DSUM( database, field, criteria) - Công dụng: Hàm tính tổng số trường (cột) sở liệu nhằm thỏa mãn điều kiện chọn - Ví dụ: Tính tổng thực lĩnh người có ngày công lớn 25 thực lĩnh lớn 950.000 Vẫn vùng đk chọn ban đầu Tại địa ô A20 ta gõ công thức: = DSUM(A1:I11,9,A16:B17) Kết trả lại: 3.2.6.4 Hàm DCOUNT - Công thức: DCOUNT(database, field, criteria) - Công dụng: Hàm đếm ô chứa giá trị số thỏa mãn điều kiện chọn - Ví dụ: Đếm thu nhập người có ngày công >25 thực lĩnh >950.000 Vùng điều kiện A16:B17 Tại địa A21 gõ công thức = DCOUNT(A1:I11,”Thu nhập”,A16:B17) trả lại: 3.2.6.5 Hàm DCOUNTA - Công thức: DCOUNTA(database, field, criteria) - Công dụng: Hàm đếm ô không trống chứa giá trị thỏa mãn điều kiện chọn - Ví dụ: Đếm thực lĩnh người không trống có ngày công >25 thực lĩnh >950.000 Vùng điều kiện A16:B17 Tại địa A21 gõ công thức = DCOUNTA(A1:I11,”Thu nhập”,A16:B17) trả lại: 3.2.6.6 Hàm DPRODUCT - Công thức: DPRODUCT(database, field, criteria) - Công dụng: Hàm nhân số trường thỏa mãn điều kiện chọn - Ví dụ: Tính tích thực lĩnh người có ngày công >25 thực lĩnh >950.000 Vùng điều kiện A16:B17 Tại địa A21 gõ công thức = DPRODUCT(A1:I11,”Thực lĩnh”,A16:B17) trả lại: 3.2.6.7 Hàm DMAX, DMIN - Công thức: (DMIN)DMAX(database, field, criteria) - Công dụng: Hàm trả lại giá trị lớn nhất, nhỏ trường thỏa mãn điều kiện chọn - Ví dụ: Hiển thị thực lĩnh lớn nhất, nhỏ người có ngày công >25 thực lĩnh >950.000 Vùng điều kiện A16:B17 Tại địa A21 gõ công thức = (DMAX)DMIN(A1:I11,”Thực lĩnh”,A16:B17) 3.2.6.8 Hàm DGET - Công thức: DGET(database, field, criteria) - Công dụng: Hàm trả giá trị ô trường thỏa mãn điều kiện chọn - Lưu ý:  Nếu giá trị thỏa mãn điều kiện hàm trả giá trị #Value  Nếu có nhiều giá trị thỏa mãn điều kiện chọn hàm trả giá trị #NUM - Ví dụ: Trả giá trị ô thu nhập người có ngày công >25 thực lĩnh >950.000 Vùng điều kiện A16:B17 Tại địa A21 gõ công thức = DPRODUCT(A1:I11,”Thu nhập”,A16:B17) trả lại: #Value ...CHƯƠNG CƠ SỞ DỮ LIỆU 3. 1 Tổ chức sở liệu 3. 1.1 Khái niệm sở liệu -Cở sở liệu tập hợp thông tin thuộc tính tập hợp đối tượng cần cho việc quản lý -Cở sở liệu gồm:  Trường:... ảnh hưởng đến thao tác sở liệu (như xếp, chọn lọc, thống kê liệu ) - Mỗi trường nên chứa loại thông tin để giúp sở liệu dễ quan lý 3. 2 Thao tác với sở liệu 3. 2.1 Sắp xếp sở liệu (Data Sort) - Thao... tính 3. 1.2 Tạo sở liệu -Nhập liệu vào bảng tính hình vẽ Ta có CSDL A1:I11  Dòng đầu A1:I1 ghi tên trường (tên cột) Từ dòng thứ hai trở (A2:I11)là ghi (các dòng liệu) 3. 1 .3 Lưu ý tạo sở liệu