Bài tập kế toán quản trị (189)

BÀI TẬP CÁ NHÂN Môn: Kế toán quản trị Học viên: Mai Thị Phương Thảo Lớp: M0809 Đề bài: Chi phí quản lý: Vùng đất màu mỡ cho gian lận Đặc biệt công ty nhỏ, người kiểm soát người hiểu khái niệm chênh lệch chi phí quản lý chi phí quản lý mức ấn định Hơn người giám sát công ty nhỏ vừa có quyền chi tiền vừa có quyền tính toán chung Bởi công ty nhỏ thường không thuê kiểm toán viên bên ngoài, điều kiện tạo môi trường lý tưởng cho gian lận Trường hợp công ty sản xuất nhỏ với 100 nhân viên $30 triệu doanh thu bán hàng năm Người kiểm soát biển thủ gần $1 triệu công ty năm cách tự viết hoá đơn cho Nhà tư vấn phát gian trá mà người kiểm soát che đậy chênh lệch chi phí quản lý cao bất bình thường ghi nhận chi phí giả định tài khoản chi phí quản lý để bù lại khoản tiền gian lận mà rút Sau việc phơi bày, công ty thực nhiều kiểm soát khác để giảm rủi ro cho vấn đề tương lai Các kiểm soát bao gồm việc thuê kiểm toán viên nội yêu cầu xem xét chênh lệch chi phí quản lý định kỳ để phát giải thích chênh lệch lớn Nguồn: Jonh B.MacAthur, Bobby E.Waldrup, Gary R.Fane, “cảnh giác: Gian lận chi phí quản lý”, Tài chhiến lược, tháng 10/2004, trang 28-32 Câu hỏi: 1.Vì chi phí quản lý “vùng đất màu mỡ cho gian lận”? 2.Theo học, doanh nghiệp làm để kiểm soát chi phí quản lý? Liên hệ với thực tế đơn vị anh/chị công tác Bài làm Vì chi phí quản lý “vùng đất màu mỡ cho gian lận”? Chi phí quản lý doanh nghiệp khoản chi phí có liên quan chung đến toàn hoạt động doanh nghiệp mà không tách riêng cho hoạt động Chi phí quản lý doanh nghiệp tất cả, chi phí điều hành, tổ chức phục vụ hành chính, bao gồm: chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí cho xây dựng thương hiệu, chi phí quản lý quy trình công nghệ, chi phí dịch vụ mua chi phí tiền khác Chi phí quản lý doanh nghiệp thuộc nhóm chi phí thời kỳ (là chi phí phát sinh trình sản xuất tính vào chi phí kinh doanh phát sinh), khó định mức hay định lượng được, dẫn đến chủ doanh nghiệp khó kiểm soát Các hành vi gian lận xuất tất khâu trình sản xuất hay lưu thông bắt nguồn từ quản lý không hiệu Sự gian lận xẩy dễ dàng, cần có câu kết tác nhân liên quan không lợi ích doanh nghiệp mà người quản lý lại thiếu sâu sát chế phù hợp, hay người kiểm tra, kiểm soát không đủ trình độ, thiếu tâm huyết hậu khôn lường Có thể kể chi phí sau chi phí quản lý: chi phí tiếp khách, điện thoại, bưu chính, chi phí mua văn phòng phẩm sửa chữa công cụ hành (giấy, mực in, bút, bàn ghế, ), máy vi tính, máy in, ô tô cho cán quản lý công việc, chi phí xe, xăng xe lại, chi phí công tác phục vụ việc tổ chức quản lý, chi phí giao dịch khách hàng cán quản lý , chi phí lương cho cán nhân viên làm công tác quản lý kế toán, hành tổ chức, phòng kế hoạch tổng hợp Tất chi phí nhân viên làm phòng ban có chức quản lý tiêu, mua thay mang sửa chữa lấy hoá đơn từ bên để toán hạch toán Chính nên nhà quản lý, người soát xét nhân viên lợi dụng đặc tính chi phí để gian lận cách lấy hóa đơn không với số tiền thực chi để toán để hưởng lợi cá nhân Các doanh nghiệp vừa nhỏ thường không lập kế hoạch ngân quỹ, không chi tiết khoản chi phí nằm chi phí quản lý mà thường chi phí loại phát sinh đến đâu chủ doanh nghiệp cho toán đến Đặc biệt, doanh nghiệp nhỏ người quản lý đứng đầu người thực loại chi phí đồng thời người phê duyệt toán, doanh nghiệp lớn giám đốc (là người làm thuê) thông đồng với kế toán trưởng lập chứng từ đưa vào chi phí quản lý để rút tiền ông chủ để chia Các doanh nghiệp nhỏ hệ thống kiểm soát định kỳ không thực kiểm toán tạo hội cho gian lận Doanh nghiệp phải làm để kiểm soát chi phí quản lý? Người quản lý phải biết tạo dựng hệ thống quản lý phù hợp từ tất khâu trước chi khoản chi phí quản lý Người quản lý doanh nghiệp cần phải nắm thông tin chi phí để định Tính toán, kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân quỹ tính giá thành sản phẩm dịch vụ Việc kiểm soát chi phí DN không toán giải pháp tài chính, mà giải pháp cách dùng người nhà quản trị Đây vấn đề sống DN thời kỳ hội nhập Hiện nay, giải pháp thông thường mà DN áp dụng cắt giảm khoản chi phí, duyệt gắt gao khoản chi liên tục nhắc nhở nhân viên tiết kiệm chi phí Tuy nhiên, cuối cùng, hiệu kiểm soát chi phí không đạt mong đợi DN nhân viên cho giám đốc “keo kiệt” Đặc biệt, vấn đề DN, công ty quy mô nhỏ, thường hay gặp phải nhầm lẫn việc kiểm soát chi phí với cắt giảm chi phí lúng túng xây dựng ý thức tiết kiệm nhân viên Điều dẫn đến hệ không hay là, DN thường phải loay hoay tốn nhiều thời gian giải phát sinh chi phí ý muốn Từ đó, khoảng cách lãnh đạo nhân viên ngày xa Chi phí kiểm soát DN tuân thủ theo bước kiểm soát chi phí sau Trước hết, DN phải lập định mức chi phí quản lý, cụ thể định mức cụ thể cho khoản chi phí theo tiêu chuẩn gắn với trường hợp cụ thể sở phân tích hoạt động DN từ năm trước đánh giá lại theo nhu cầu DN năm Như vậy, DN phải nghiên cứu liệu trước đây, đưa so sánh chuẩn vào diễn biến giá thị trường chiến lược phát triển công ty Bước thu thập thông tin chi phí thực tế Công việc không trách nhiệm phòng kế toán, mà phải tham gia phòng, ban khác để DN chủ động việc xử lý thông tin chi phí Các chi phí phải phân bổ thành loại cụ thể Ngoài ra, DN phải phân tích biến động giá thị trường theo định kỳ, dựa thông tin chi phí thực tế so sánh với định mức thiết lập để dễ dàng xác định khác biệt chi phí thực tế với định mức, đồng thời khoanh vùng nơi phát sinh chi phí biến động Sau điều tra biết nguyên nhân biến động chi phí, DN xác định chi phí kiểm soát phận nhân viên Chủ DN phải thường xuyên đánh giá, phân tích báo cáo chi phí có cách ứng xử thích hợp với nhân viên việc kiểm soát chi phí, đưa chế độ thưởng phạt hợp lý Người quản lý cần xây dựng đôi ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trung thực Họ phải trao đổi với nhân viên chi phí bạn muốn họ tham gia vào việc kiểm soát chi phí Không nên cung cấp thông tin dạng báo cáo tài khó hiểu mà cần phải cung cấp lúc chỗ từ ngữ thích hợp dễ hiểu Tức thông tin chi phí có hiệu lực nêu nơi phát sinh chi phí chi phí phát sinh Nhưng phải thường xuyên thay đổi làm thông báo để tránh việc quen thuộc Chủ DN cần khuyến khích nhân viên tham gia quản lý chi phí Cung cấp thông tin phải hồi ý kiến đóng góp cho việc tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp nhân viên để họ thấy nỗ lực họ ghi nhận tiếp tục nhiệt tình quan tâm đến việc kiểm soát chi phí Nếu người chủ doanh nghiệp không khuyến khích quan tâm đến chi phí từ bây giờ, chí điều chưa có tác dụng trực tiếp, bạn khó tạo ý thức tiết kiệm chi phí nhân viên bạn vô cần đến điều Doanh nghiệp nên có kiểm toán nội bộ, định kỳ đánh giá phát sai sót dựa chứng từ để kịp thời ngăn chặn hạn chế Có quy chế quản lý tài rõ ràng để hạn chế không chi chi phí kế hoạch ngân quỹ chưa kiểm tra lại xác định hợp lý Ngoài thông qua kiểm tra, kiểm toán nội định kỳ phát gian lận tài chi phí quản lý yêu cầu truy thu có hình thức kỷ luật phù hợp Kết thúc kỳ kế toán cần phải đuợc kiểm toán độc lập Báo cáo tài Liên hệ với thực tế đơn vị anh/chị công tác Tôi công tác phòng kế toán Tổng công ty có nhiều đơn vị thành viên, có bệnh viện tư nhân, đơn vị sản xuất, công ty dược - vật tư y tế, hợp tác xã vận tải Thời gian qua, doanh nghiệp chi phí quản lý doanh nghiệp có tỷ lệ lớn so với thông lệ ngành, người kiểm soát số động tác gian lận thông qua chi phí quản lý để tư túi Ví dụ 1: Nhân viên kinh doanh nhân viên phòng tổ chức nhân chuyến công tác lấy hoá đơn khống ghi tăng tiền tiếp khách, ví dụ chi thực tế hết triệu khai khống cách xin hoá đơn đỏ nhà hàng triệu để toán với quan hưởng chênh lệch số tiền triệu Có nhân viên nhà người quen lúc công tác lại khai khách sạn hạng sang đến khách sạn mua Hoá đơn (có chi tiền thuế tiền cho nhân viên viết hoá đơn khách sạn, thực tế khách hàng khách sạn lấy hoá đơn nên nhân viên khách sạn lợi dụng để viết Hoá đơn cho khách khác có yêu cầu hưởng phần chênh lệnh tiền khách trả với tiền thuế) Khoản toán tiền khách sạn nhân viên công ty bỏ túi lớn tiền khách sạn dịch vụ kèm đắt Ví dụ 2: Nhân viên cung ứng khoa Dinh dưỡng cho bệnh viện mua thực phẩm với giá thấp với chất lượng vừa phải không tươi ngon lại thông đồng với người bán hàng (nếu thực phẩm giao buôn khoa) tự khai khống (nếu mua lẻ chợ) số tiền chi thực tế cho người bán để hưởng tiền chênh lệch Ví dụ 3: Trưởng khoa dược cán cung ứng dược phẩm vật tư y tế lựa chọn số nhiều loại dược phẩm khác có công dụng chữa bệnh đó, họ chọn nhà cung cấp làm việc với họ mà đề nghị mặt hàng có trích phần trăm nhiều so với giá Hoá đơn đỏ mà cán dược toán với giám đốc bệnh viện để họ hưởng phần trăm chệnh lệch đó, dù mặt hàng họ chọn chưa tối ưu so với yêu cầu bác sỹ Dù toán hình thức chuyển khoản họ gian lận giám đốc công ty dược cho phép chuyền ngược phần tiền thừa lại cho nhà cung ứng họ nhận tiền toán từ bệnh viện Ví dụ 4: Ngay cán kế toán giữ Hoá đơn tài bệnh viện gian lận cách xuất Hoá đơn cho bệnh nhân viết khống số tiền HĐ lên nhiều so với doanh thu thực tế mà bệnh viện thu từ bệnh nhân (để bệnh nhân toán với người gây tai nạn giao thông, Bảo hiểm thân thể, bên đánh bệnh nhân gây thương tích) thu phần tiền bệnh nhân nói tiền thuế, thực tế họ bỏ túi thực tế số lượng bệnh nhân lớn kiểm soát chi tiết hết được, cuối bệnh viện tư phải nộp thuế thu nhập VAT cho phần doanh thu khai khống Ngay bệnh viện chúng tôi, sử dụng quy trình phần mềm khép kín toàn viện lợi dụng đại phần mềm nhân viên y tế không cần thu phiếu thu in giấy mà thấy dịch vụ máy tính thông qua phần mềm, từ nhân viên thu ngân lập Phiếu thu máy tiền Khám bệnh thu tiền bệnh nhân không nhấn nút Lưu phần mềm nên doanh thu không tích hợp máy chủ để lên báo cáo cuối ngày thu ngân ghi số phiếu thu lên bìa sổ Y bạ để bệnh nhân khám Khi nhân viên y tế hỏi thu ngân Phiếu thu giấy họ nói máy in bị kẹt không in được, nhân viên y tế thấy dịch vụ xác nhận máy trả kết cho xong phần việc họ Thao tác họ không làm liên tục mà làm cho bệnh nhân phòng khám khác nhau, với điều kiện vắng vẻ người bệnh viện đứng gần để lấy tiền bỏ túi riêng mà nộp vào két bệnh viện Ví dụ 5: Tại phận vật tư hành phụ trách điện nước, DN chưa quan tâm chi tiết nên chưa lập định mức tiêu hao phụ tùng thay cho máy móc công cụ bệnh viện như: điều hoà, quạt, xe ô tô đưa đón cán xe cứu thương, máy tính, máy in, bàn ghế, biển dẫn , hay cán kỹ thuật phù hợp, nên hư hỏng phận quản lý cử người mua để thay Sẽ diễn gian lận số khâu : + Thứ cán cử mua gian lận cách khai giá cao có phối hợp với phận toán để toán giá cao + Thứ hai lợi dụng phận quản lý nghiệp vụ khí cần thông đồng với cán kỹ thuật khai từ loại phụ tùng chất lượng thấp thành loại phụ tùng có chất lượng cao, chủng loại, nên tạo chênh lệch đáng kể giá + Thứ ba cán cử mua phụ tùng thông đồng với cán kỹ thuật lợi dụng người sử dụng trực tiếp để lập nên phiếu nhập xuất khống từ phòng ban lắp đặt thiết bị đem trình Giám đốc phê duyệt, thực chất khai khống để lấy tiền ra, mà phụ tùng chưa phải thay Các diễn biến nêu khó kiểm soát, kiểm tra hồ sơ để lại hóa đơn có, tiền chi thành phần xác nhận việc thay phụ tùng nơi sử dụng chứng từ hoàn toàn hợp lý hợp lệ Ví dụ 6: Tại công ty vật tư chúng tôi: trình quản lý để hàng tồn kho nhiều, biến động thị trường có mặt hàng tăng cao, cán thị trường lợi dụng đề nghị phận kế toán xuất hàng bán ngày hôm trước theo giá cũ người lãnh đạo chưa nhận thông tin tăng giá, thực tế chưa lấy hàng khỏi kho (có thông đồng với thủ kho) chờ ngày hôm sau tăng giá đem bán, thao tác nhỏ đem lại cho cán thị trường khoản lợi nhuận không nhỏ, thực chất lợi nhuận DN sơ hở khâu quản lý Ví dụ 7: Một ông giám đốc đơn vị tổng công ty chúng tôi, muốn giảm chi phí, nên chủ trương việc tuyển nhân viên cần tiết kiệm tiền lương cho doanh nghiệp Do biết ý đồ đó, cán tổ chức doanh nghiệp tuyển toàn nhân viên không đáp ứng yêu cầu công việc, lợi ích nhân, cán tổ chức lợi dụng công việc nhận hối lộ số tiền lớn trình tuyển chọn nhân Kết cuối có giảm phần tiền lương chi phí quản lý không đủ trình độ nên dẫn đến kết kinh doanh cuả đơn vị liên tục bị lỗ năm liền Khi nhận thức vấn đề không hội thương hiệu doanh nghiệp uy tín lãnh đạo không địa để tuyển chọn nhân viên Ví dụ : Tại doanh nghiệp qui mô sản xuất có tầm cỡ tổng công ty chúng tôi, người lãnh đạo không đủ khả bao quát hết qui mô lại thêm cá tính đặc biệt không tin tưởng guồng máy tổ chức quản lý ông, ông tạo mối bất hòa nhân viên cán quản lý Vì ông tránh liên doanh liên kết trình quản lý, thân cán quản lý hy vọng làm để tư túi cho thân hay đồng lõa để tiêu cực khâu quản lý Những người họ lại ỳ trách nhiệm, không tư công việc họ không chịu đầu tư chất xám có cho công việc, trách nhiệm công việc dẫn đến tối ngày đầy công phó mặc diễn biến xảy làm thất thoát đến tiền của doanh nghiệp Cái lớn cụ thể nhiều lần thất thiệt vô hình mà người lãnh đạo cảm nhận máy quản lý không tham nhũng tiền ông, mà Hiệu cuối doanh nghiệp lớn khoản vô hình mà cụ thể, kết kinh doanh thua lỗ Thời gian qua, sau nhiều lần thay đổi nhân phận quản lý, thay đổi phương thức quản lý lập Ban kiểm tra nội từ Tổng công ty xuống đơn vị thành viên hạn chế bớt chưa triệt để gian lận chi phí quản lý KẾT LUẬN Sự thành bại doanh nghiệp phụ thuộc lớn vào trình độ quản lý, hiệu kinh doanh tốt hay không đánh giá phần lớn lợi nhuận thu Chi phí quản lý khoản chi phí khó định lượng kiểm soát nên mảnh đất màu mỡ cho cá nhân máy quản lý gian lận hoá đơn, chứng từ để tư túi cá nhân Là người quản lý bậc trung khâu tài Tổng công ty đa lĩnh vực học Môn Kế toán quản trị chương trình MBA, thu nhận thêm nhiều kiến thức từ môn học kiểm nghiệm lại thực tế đơn vị công tác Tôi nhận thấy nên sâu sát góc độ quản lý, cách tính toán chi tiết loại chi phí quản lý đã, phát sinh doanh nghiệp để lên kế hoạch loại chi phí lên lãnh đạo cấp cao Tôi nhận để quản lý hiệu loại chi phí cần tế nhị loại chi phí nhiều nhạy cảm định yếu tố thành bại cho hoạt động kinh tế doanh nghiệp Nếu thiếu tế nhị làm giảm ý chi phấn đấu đóng góp cán máy quản lý doanh nghiệp, điều nguy hại đến hiệu kinh doanh doanh nghiệp quản lý nhiệt tình công tác cán Phương thức tốt việc thắt chặt chi phí khuyến khích cán nhân viên ý thức việc tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, để nhân viên cảm nhận trách nhiệm họ họ làm việc với tinh thần xây dựng đóng góp tốt Tài liệu tham khảo: Giáo trình Kế toán quản trị Đại Học Griggs - Hoa Kỳ www.doanhnhan360.com/ /Quan_ly_chi_phi_trong_doanh_nghiep/ gmtvn.wordpress.com/ /hệ-thống-quản-ly-chi-phi/ www.congnghemoi.net/ /GocAGchitiet/ /Default.aspx - Sổ sách kế toán Tổng công ty cổ phần Hợp Lực - Thanh Hoá ... công tác phục vụ việc tổ chức quản lý, chi phí giao dịch khách hàng cán quản lý , chi phí lương cho cán nhân viên làm công tác quản lý kế toán, hành tổ chức, phòng kế hoạch tổng hợp Tất chi phí... Ngoài thông qua kiểm tra, kiểm toán nội định kỳ phát gian lận tài chi phí quản lý yêu cầu truy thu có hình thức kỷ luật phù hợp Kết thúc kỳ kế toán cần phải đuợc kiểm toán độc lập Báo cáo tài Liên... chức quản lý ông, ông tạo mối bất hòa nhân viên cán quản lý Vì ông tránh liên doanh liên kết trình quản lý, thân cán quản lý hy vọng làm để tư túi cho thân hay đồng lõa để tiêu cực khâu quản