phân loại, phương thức, vai trò, mục tiêu, một số phần mềm ứng dụng hệ thống thông tin trong tài chính ngân hàng hay doanh nghiệp

Quyết định phi cấu trúc phải tự đánh giá,hiểu rõ các vấn đề được đặt ra, thường không có tính lặp lại  Hệ thống chuyên gia Expert System- ES và Hệ thống tự động hóa văn phòng Officer A

M c L c ục Lục ục Lục

I Một số khái niệm về thông tin, hệ thống và hệ thống thông tin quản lý 3

1.1Khái niệm về thông tin: 3

1.2.Khái niệm về hệ thống: 3

1.3.Khái niệm hệ thống thống tin: 3

II Phân loại hệ thống thông tin: 4

2.1.Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra: 4

2.2 Phân loại theo chức năng nghiệp vụ: 5

2.3 Phân loại theo quy mô tích hợp: 6

III Có các phương thức xây dựng, quy trình xây dựng và thiết kế hệ thống thông tin nào 6 3.1 Các phương thức xây dựng 1 hệ thống thông tin: 6

3.1.1 Phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc) 6

3.1.2 Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống bán cấu trúc 7

3.1.3 Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc 8

3.2 Quy trình xây dựng một hệ thống thông tin: 9

1) Tin học hóa hoạt động của tổ chức: 9

2) Lựa chọn các phương pháp thích hợp 10

3 3.Cách quản lý và phát triển một hệ thống thông tin: 11

3.3.1 Khởi tạo dự án 11

3.3.2 Lập kế hoạch dự án 11

3.3.3 Thực hiện dự án 12

3.3.4 Kết thúc dự án 12

IV Vai trò, nhiệm vụ và mục tiêu của hệ thống thông tin 13

4.1 Vai trò, nhiệm vụ của hệ thống thông tin 13

4.2 Mục tiêu của hệ thống thông tin 18

V Một số phần mềm ứng dụng trong Tài Chính Ngân Hàng, hay Doanh Nghiệp 18

1.Phần mềm chấm công 19

2.Phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK 19

Các phần mềm ứng dụng trong tài chính ngân hàng 20

 Phần mềm Microbank 20

 Phần mềm Ebanking 20

 Phần mềm Auto Lending 20

 Phần mềm CRM 20

1.Phần mềm Microbank 20

2.Phần mềm Ebanking 22

4.Phần mềm Auto Lending 24

4.Phần mềm CRM 25

Tiện ích của SugarCRM 27

I Một số khái niệm về thông tin, hệ thống và hệ thống thông tin quản lý

1.1Khái ni m v thông tin: ệm về thông tin: ề thông tin:

- Thông tin là những sự kiện, khái niệm, hiểu biết và những phán đoán cóđược tại một thời điểm ấn định về một hiện tượng, một sự việc hay một conngười

- Thông tin là sự phản ánh sự vật, sự việc, hiện tượng của thế giới khách quan

và các hoạt động của con người trong đời sống xã hội

- Thông tin cũng có thể hiểu là sự liên lạc, thông báo những tín hiệu cho nhautheo một cách thức nào đó Con người luôn có nhu cầu thu thập thông tin bằngnhiều cách khác nhau đọc báo, nghe đài, xem truyền hình, giao tiếp với ngườikhác Thông tin chính là tất cả những gì mang lại hiểu biết, làm tăng hiểu biếtcủa con người, là nguồn gốc của nhận thức và là cơ sở của quyết định

1.2.Khái ni m v h th ng: ệm về thông tin: ề thông tin: ệm về thông tin: ống:

Hệ thống là tập hợp các phần tử tương tác được tổ chức nhằm thực hiệnmột mục đích xác định Các phần tử ở đây là tập hợp các phương tiện vật chất

và nhân lực

Tổ chức tạo thành một hệ thống mở, nghĩa là liên hệ với một môi trường

Một số phần tử của hệ thống có sự tương tác với bên ngoài (cung ứng, thương mại, v.v…).

1.3.Khái ni m h th ng th ng tin: ệm về thông tin: ệm về thông tin: ống: ống:

Hệ thống thông tin

 Là một hệ thống sử dụng công nghệ thông tin để thu thập, truyền, lưutrữ, xử lý và biểu diễn thông tin trong một hay nhiều quá trình kinhdoanh

 Là một hệ thống, gồm nhiều thành phần mà mối liên hệ giữa các thànhphần này cũng như liên hệ giữa chúng với các hệ thống khác là liên hệthông tin

 Là sự kết hợp của phần cứng, phần mềm và mạng truyền thông được xâydựng và sử dụng để thu thập, tạo, và phân phối các dữ liệu, thông tin vàtri thức hữu ích một cách đặc trưng trong bối cảnh của tổ chức Các tổ

chức sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khác nhau: đạtđược lợi thế cạnh tranh, nắm bắt được nhiều khác hàng hơn hoặc cải tiếndịch vụ.

 Là một hệ thống sử dụng công nghệ thông tin để thu thập, truyền, lưutrữ, xử lý và biểu diễn thông tin trong một hay nhiều quá trình kinhdoanh

Hệ thống thông tin phát triển qua bốn loại hình:

 Hệ xử lý dữ liệu: lưu trữ và cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo

theo định kỳ (Ví dụ: Các hệ thống tính lương)

 Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS):

gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con ngườitrong sản xuất, quản lý và ra quyết định

 Hệ trợ giúp quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định (cho phép nhà

phân tích ra quyết định chọn các phương án mà không phải thu thập

và phân tích dữ liệu)

 Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết

định một cách thông minh

II Phân loại hệ thống thông tin:

2.1.Phân lo i theo m c đích ph c v c a thông tin đ u ra: ại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra: ục đích phục vụ của thông tin đầu ra: ục đích phục vụ của thông tin đầu ra: ục đích phục vụ của thông tin đầu ra: ủa thông tin đầu ra: ầu ra:

- Hệ thống thông tin là một hệ thống sử dụng công nghệ thông tin để thu thập,truyền, lưu trữ, xử lý và biểu diễn thông tin trong một hay nhiều quá trìnhkinh doanh

- Hệ thống thông tin là một hệ thống, gồm nhiều thành phần mà mối liên hệgiữa các thành phần này cũng như liên hệ giữa chúng với các hệ thống khác

là liên hệ thông tin

- Hệ thống thông tin là sự kết hợp của phần cứng, phần mềm và mạng truyềnthông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, và phân phối các dữ liệu,thông tin và tri thức hữu ích một cách đặc trưng trong bối cảnh của tổ chức.Các tổ chức sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khác nhau:

đạt được lợi thế cạnh tranh, nắm bắt được nhiều khác hàng hơn hoặc cải tiếndịch vụ

- Giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp báo cáo và

ra quyết định ở các cấp quản lý Ví dụ: hệ thống thông tin phân tích năng lựcbán hàng, nghiên cứu thị trường…

 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (Transaction Processing TPS): HTTT giúp thi hành và ghi nhận ( lưu lại) các giao dịch hàng ngày

System-cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh) Ví dụ: Hệ thống làm các đơnbán hàng, hệ thống đăng ký khách đến và thanh toán cho khách đi ở kháchsạn, hệ thống đặt chỗ vé máy bay ở phòng bán vé, hệ thống chấm công

 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System- DSS): HTTT

tương tác cung cấp thông tin, các mô hình, và các công cụ xử lý dữ liệu hỗtrợ cho quá trình ra các quyết định có tính nửa cấu trúc và không có cấutrúc ( Quyết định có cấu trúc là quyết định đưa ra thông qua một loạt cácthủ tục được xác định trước, có tính lặp lại, theo thông lệ Quyết định báncấu trúc là dựa trên kinh nghiệm đã có, ít có tính lặp lại, con người ra quyếtđịnh với sự hỗ trợ của máy tính Quyết định phi cấu trúc phải tự đánh giá,hiểu rõ các vấn đề được đặt ra, thường không có tính lặp lại)

 Hệ thống chuyên gia ( Expert System- ES) và Hệ thống tự động hóa văn phòng (Officer Assignment System, KWS): Hệ chuyên gia là một hệ trợ

giúp quyết định ở mức sâu, có thể đưa ra những quyết định có chất lượngcao trong một phạm vi hẹp nhờ việc bổ sung các thiết bị cảm nhận thôngtin, học và tích lũy kinh nghiệm của các chuyên gia => giúp doanh nghiệpphát triển các kiến thức mới Hệ tự động hóa văn phòng được thiết kế nhằm

hỗ trợ các công việc phối hợp và liên lạc trong văn phòng như xử lý vănbản, chế bản điển tử, lịch điện tử ,

2.2 Phân lo i theo ch c năng nghi p v : ại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra: ức năng nghiệp vụ: ệm về thông tin: ục đích phục vụ của thông tin đầu ra:

- Hệ thống thông tin tài chính kế toán: trợ giúp các hoạt động của chức

năng tài chính, kế toán ( ghi lại các chứng từ, lập báo cáo về các giao dịchcủa doanh nghiệp )

- Hệ thống thông tin marketing: trợ giúp các hoạt động của chức năng

marketing

- Hệ thống thông tin sản xuất: trợ giúp hoạt động của chức năng sản xuát

bao gồm việc lập kế hoạch và điểu khiển việc sản xuất hàng hóa, dịch vụ

- Hệ thống thông tin quản trị nhân lực: trợ giúp các hoạt động của chức

năng tổ chức nhân sự

2.3 Phân lo i theo quy mô tích h p: ại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra: ợp:

- Hệ thống quản lý nguồn lực ( Hoạch định nguồn tài nguyên doanh nghiệp) ( ERP- Enterprise Resource Planning) : là hệ thống tích hợp và phối hợp hầu

hết các quy trình tác nghiệp chủ yếu của doanh nghiệp

- Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM- Supply Chain Management) : là

hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết các bộ phận sản xuất, khách hàng

và nhà cung cấp

- Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM- Customer Relationship

Management) : là hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết toàn diện cácquan hệ với khách hàng thông qua nhiều kênh và bộ phận chức năng khácnhau

- Hệ thống quản lý tri thức (KM- Knowledge Management): là hệ thống

tích hợp, thu thập, hệ thống hóa, phổ biến, phát triển tri thức trong và ngoàidoanh nghiệp

III Có các phương thức xây dựng, quy trình xây dựng và thiết kế hệ thống thông tin nào

3.1 Các ph ương thức xây dựng 1 hệ thống thông tin: ng th c xây d ng 1 h th ng thông tin: ức năng nghiệp vụ: ựng 1 hệ thống thông tin: ệm về thông tin: ống:

3.1.1 Ph ương pháp thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc) ng pháp thi t k h th ng c đi n (thi t k phi c u trúc) ết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc) ết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc) ệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc) ống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc) ổ điển (thiết kế phi cấu trúc) ển (thiết kế phi cấu trúc) ết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc) ết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc) ấu trúc)

Sơ đồ: Các pha hoạt động của hệ thống cổ điển

 Nhược điểm:

- Gỡ rối, sửa chữa rất khó khăn và phức tạp

- Vì thực hiện theo nguyên tắc tuần tự nên sau khi đã kết thúc một pha, người

ta có thể không cần phải bận tâm đến nó nữa và nếu ở pha trước còn lỗi thìcác pha sau sẽ phải tiếp tục chịu ảnh hưởng của lỗi đó Mặt khác hầu hếtcác dự án thường phải tuân thủ theo một kế hoạch chung đã ấn định từtrước nên kết quả sẽ khó đạt được như kế hoạch với một thời gian quy định

3.1.2 Ph ương pháp thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc) ng pháp phân tích thi t k h th ng bán c u trúc ết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc) ết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc) ệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc) ống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc) ấu trúc)

 Đặc điểm:

- Một loạt các bước “bottom-up” như viết lệnh và kiểm thử được thay thế bằnggiai đoạn hoàn thiện “top-down” Nghĩa là các môđun mức cao được viết lệnh

và kiểm thử trước rồi đến các môđun chi tiết ở mức thấp hơn

- Pha thiết kế cổ điển được thay bằng thiết kế có cấu trúc

 Nhược điểm:

Người thiết kế nói chung liên lạc rất ít với phân tích viên hệ thống và cả hai đềukhông có liên hệ với người sử dụng nên quá trình phân tích và thiết kế gần như

- Các hoạt động có thể thực hiện song song Chính khía cạnh không tuần tự này

mà thuật ngữ “pha” được thay thế bởi thuật ngữ “hoạt động” (“pha” chỉ mộtkhoảng thời gian trong một dự án trong đó chỉ có một hoạt động được tiếnhành) Mỗi hoạt động có thể cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặcnhiều hoạt động trước đó

Một số phương pháp phân tích có cấu trúc:

 Các phương pháp hướng chức năng

 Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technie):

Đây là phương pháp của Mỹ dựa theo phương pháp phân rã một hệ thốnglớn thành các hệ thống con đơn giản hơn Nó có hệ thống trợ giúp theo kiểu đồhoạ để biểu diễn các hệ thống và việc trao đổi thông tin giữa các hệ con Kỹthuật chủ yếu của SADT là dựa trên sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển dữ liệu (DataDictionnary), ngôn ngữ mô tả có cấu trúc, ma trận chức năng Nhưng SADTchưa quan tâm một cách thích đáng đối với mô hình chức năng của hệ thống

 Phương pháp MERISE (Method pour Rassembler les Idees Sans

Effort)

Đây là phương pháp của Pháp dựa trên các mức bất biến (còn gọi là mứctrừu tượng hoá) của hệ thống thông tin như mức quan niệm, mức tổ chức, mứcvật lý và có sự kết hợp với mô hình

Đây là phương pháp phân tích và thiết kế tự động nhờ sự trợ giúp của máytính Từ kinh nghiệm và nghiên cứu trong quá trình xây dựng hệ thống, hãngOracle đã đưa ra một tiếp cận công nghệ mới

Đây là một cách tiếp cận theo hướng “top-down” rất phù hợp với yêu

cầu xây dựng một hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp sản xuấtkinh doanh thương mại.

 Các phương pháp hướng đối tượng

 Phương pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design):

Đây là phương pháp được lựa chọn để thiết kế các hệ thống thời gian thực.Những phương pháp này lại yêu cầu các phần mềm phải được mã hoá bằngngôn ngữ lập trình ADA Do vậy phương pháp này chỉ hỗ trợ cho việc thiết kếcác đối tượng mà không hỗ trợ cho các tính năng kế thừa và phân lớp

 Phương pháp RDD (Responsibility Driven Design):

Đây là phương pháp dựa trên việc mô hình hoá hệ thống thành các lớp Cáccông việc mà hệ thống phải thực hiện được phân tích và chia ra cho các lớp của

hệ thống Các đối tượng trong các lớp của hệ thống trao đổi các thông báo vớinhau nhằm thực hiện công việc đặt ra Phương pháp RDD hỗ trợ cho các kháiniệm về lớp, đối tượng và kế thừa trong cách tiếp cận hướng đối tượng

Đây là một phương pháp được xem là mới nhất trong cách tiếp cận hướng đốitượng Phương pháp này đã khắc phục được một số nhược điểm của các phươngpháp tiếp cận hướng đối tượng trước thường mắc phải

Trên mặt lý thuyết ta thấy cách tiếp cận hướng đối tượng có các bước phát triểnhơn so với tiếp cận hướng chức năng Nhưng trong thực tế việc phân tích và thiết

kế hệ thống theo cách tiếp cận hướng đối tượng gặp rất nhiều khó khăn vì chưa cónhiều các công cụ phát triển hỗ trợ cho việc thiết kế hướng đối tượng Chính vì vậycách tiếp cận này vẫn chưa được phát triển rộng rãi

3.2 Quy trình xây d ng m t h th ng thông tin: ựng 1 hệ thống thông tin: ột hệ thống thông tin: ệm về thông tin: ống:

• Thực hiện đơn giản

• Đầu tư ban đầu không lớn

• Hệ thống mềm dẻo

• Hạn chế

• Không đảm bào tính nhất quán cao trong toàn bộ hệ thống

• Không tránh khòi sự trùng lặp và dư thừa thông tin

Tin học hóa toàn bộ

• Tin học hóa đồng thời tất cả chức năng quản lý

• Phù hợp với khả năng của tổ chức

• Quy trình gồm các công đoạn chính

• Khảo sát

• Hệ thống hiện tại đang làm gì?

• Đưa ra đánh giá về hiện trạng

• Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm

• Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kĩ thuật, tài chính,thời gian và những ràng buộc khác

• Phân tích

• Phân tích hệ thống về xử lí: xây dựng các biểu đồ mô tả logicchức năng xử lí của hệ thống

• Phân tích hệ thống về dữ liệu: Mô tả dữ liệu, xây dựng sơ đồ cơ

sỡ dữ liệu mức logic của hệ thống

• Cài đặt

• Thay thế hệ thống thông tin cũ bằng hệ thống thông tin mới

• Công việc cần thực hiện: Lập kế hoạch cài đặt, biến đổi dữ liệu,huấn luyện, biên soạn tài liệu về hệ thống

3 3.Cách qu n lý và phát tri n m t h th ng thông tin: ản lý và phát triển một hệ thống thông tin: ển một hệ thống thông tin: ột hệ thống thông tin: ệm về thông tin: ống:

Mục tiêu của việc quản lý dự án là đảm bảo cho các dự án phát triển HTTT đápứng được sự mong đợi của khách hàng và được thực hiện trong phạm vi giớihạn cho phép (như ngân sách, thời gian, điều kiện của tổ chức) Đây là mộtkhâu quan trọng của việc phát triển HTTT Quản lý một dự án là sự tiến hành có

kế hoạch một loạt các hoạt động có liên quan với nhau để đạt một mục tiêu, cóđiểm bắt đầu và điểm kết thúc

Nó bao gồm 4 pha: Khởi tạo dự án Lập kế hoạch dự án Thực hiện dự án Kết thúc dự án Mỗi pha của dự án yêu cầu một số công việc phải được thựchiện

-3.3.1 Kh i t o d án ởi tạo dự án ạt động của tổ chức: ựa chọn các phương pháp thích hợp

Đây là bước đầu tiên của quá trình quản lý dự án mà trong đó cần thực hiện một

số hoạt động để đánh giá quy mô, phạm vi và sự phức tạp của dự án Các hoạtđộng đó là:

- Thiết lập đội dự án ban đầu

- Thiết lập mối quan hệ với khách hàng

- Thiết lập dự án sơ bộ: công việc này bao gồm: xác định quy mô và phạm vi

dự án, lập lịch trình cho các cuộc họp

- Thiết lập các thủ tục quản lý: để bảo đảm cho sự thành công của dự án, cầnphải lập các thủ tục quản lý có hiệu quả như: thủ tục báo cáo, truyền thông,xét duyệt, thay đổi dự án, xác định thời hạn cấp vốn, hoàn tất chứng từ,

- Thiết lập môi trường quản lý dự án và lập nhật ký công việc dự án: Nhật ký

dự án nhằm ghi lại các công việc, các sự kiện, cái vào, cái ra, thủ tục, cácchuẩn sử dụng cho việc kiểm tra dự án

- Mô tả phạm vi dự án, các phương án có thể và đánh giá khả thi

- Phân chia dự án thành các nhiệm vụ có thể quản lý được

- Phát triển một lịch trình sơ bộ

- Xác định và đánh giá các rủi ro

- Lập kế hoạch và ngân sách ban đầu

- Thiết lập mô tả công việc

- Thúc đẩy tiến trình thực hiện dự án theo kế hoạch cơ sở: đánh giá kếtquả thực hiện, điều chỉnh hoạt động, nguồn lực và ngân sách Trongtrường hợp có thể phải sửa đổi kế hoạch dự án cơ sở cho phù hợp

- Quản lý sự thay đổi đối với kế hoạch dự án cơ sở: mọi thay đổi cầnđược phản ảnh trong kế hoạch dự án cơ sở và nhật ký công việc của

dự án

- Bổ sung nhật ký công việc của dự án: tất cả các sự kiện diễn ra của dự

án cần phải được ghi vào nhật ký công việc Nó cung cấp cho nhữngthành viên mới các thông tin để làm quen với nhiệm vụ của dự án Nócung cấp tài liệu lịch sử để phân tích, ra các quyết định và lập báo cáo

- Thông báo về tình trạng dự án: mục đích là để giữ mối liên hệ giữacác thành viên của dự án Việc thông báo kịp thời các diễn tiến của dự

án là một yêu cầu để có được những hiểu biết giữa các thành viêncùng làm việc với nhau Đảm bảo sự phối hợp hành động một cách cóhiệu quả

- Tổng kết sau dự án: mục tiêu là xác định được mặt mạnh, mặt yếu từcác sản phẩm của dự án, của quá trình hình thành lên nó và quá trìnhquản lý dự án, từ đó rút ra những kinh nghiệm cho các dự án sau.

- Kết thúc mọi hợp đồng: ký kết các bản thanh lý hợp đồng với các bênliên quan

IV Vai trò, nhiệm vụ và mục tiêu của hệ thống thông tin

4.1 Vai trò, nhi m v c a h th ng thông tin ệm về thông tin: ục đích phục vụ của thông tin đầu ra: ủa thông tin đầu ra: ệm về thông tin: ống:

Trong những nhưng 80 chúng ta đã được chứng kiến sự phát triển vô cùng to lớncủa công nghệ thông tin và tầm quan trọng của nó trong các tổ chức xã hội cũngnhư trong lĩnh vực kinh tế Trong thời đại ngày nay không những ở phương Tây

mà ngay cả ở phương Đông chúng ta phải công nhận một thực tế rằng số lượngnhân viên thu thập và xử lý thông tin ngày càng tăng so với bất kỳ một ngành nàokhác mỗi năm ước tính có khoảng hàng triệu máy tính ra đời Các hệ thống máytính này đã nối chúng ta lại với nhau, và có thể nói rằng xã hội của thời đại chúng

ta ngày nay đó là thời đại công nghệ thông tin, như ta đã biết trong những năm đầucủa thế kỷ các doanh nghiệp thường tập trung tiềm lực của họ vào công việc đó là

tự động hoá các công việc thủ công như lắp ráp để đem lại hiệu quả kinh tế, thìtrong những năm gần đây nhận thấy rằng chỉ có những công việc trí óc mới đem lạilợi nhuận cao và nền kinh tế thế giới sẽ phát triển và ngày ngày càng cần nhiềunhững sản phẩm kỹ thuật cao và nền kinh tế của nước ta sẽ đi lên nền kinh tế trithức Và một trong những nhân tố để thúc đẩy nền kinh tế của chúng ta phát triểnđược như vậy đó chính là do sự phát triển của công nghệ thông tin, công nghệthông tin đã đóng một vai trò của một lực lượng trợ giúp và là một chất xúc tác chonền kinh tế phát triển những khái niệm về cơ sở dữ liệu, phần mềm thế hệ thứ tư,

hệ chuyên gia, vệ tinh viễn thông và vi tin học là những công cụ quản lý vô cùngtốt cho các doanh nghịêp, sự phát tán của những công cụ này đôi khi được thựchiện nhanh như chớp, như chúng ta đã biết

 Giúp trong việc định lượng cũng những quá trình thực hiện quyết địnhchất lượng

 Giúp trong việc giảm thiểu yếu tố bất ngờ

 Giúp nhà sản xuất quyết định đưa ra một phản ứng nhất định, có thể hoặc đang hoạt động hoặc ủng hộ hoạt động trong tự nhiên

 Hành vi như một cơ chế phòng thủ cũng như chức năng đào tạo tốt

Trong lĩnh vực khoa học: Hệ thống thông tin có vai trò quan trọng trong sự phát

triển của khoa học và được thể hiện ngay trong quy luật phát triển của khoa học

Một trong những quy luật phát triển nội tại của khoa học là tính kế thừa và tínhquốc tế của nó Tính quốc tế đó là sự tác động mạnh mẽ của thời đại công nghệthông tin đã tạo điều kiện tối đa cho sự hợp tác quốc tế không biên giới của ngànhthông tin thư viện trong lĩnh vực khoa học một cách nhanh chóng nhất, tạo mọi cơhội hợp tác với các quốc gia trên toàn cầu nhằm mục tiêu mang tới nền khoa họcmới nhất, những thành tựu khoa học nổi bật nhất hiện nay cho các nước Tính kếthừa là yếu tố quan trọng thúc đẩy nhanh tiến bộ khoa học kỹ thuật, người saukhông làm lại việc của người trước đã làm Thế hệ sau chọn lọc, hệ thống hóathành quả của người đi trước, phát hiện ra những quy luật mới Quy luật mới này làsản phẩm khoa học, cũng là thông tin khoa học mới Như vậy hoạt động nghiêncứu khoa học là một hoạt động đặc thù của con người, nhằm thu được những thôngtin khoa học mới trên cơ sở thông tin mà xã hội loài người đã tích lũy được lưu trữtrong các cơ quan TT - TV

Trong lĩnh vực giáo dục: Giáo dục là hoạt động xã hội nhằm thực hiện chức năng

chuyển giao thông tin giữa các thế hệ, là nhân tố quyết định của sự phát triển kinh

tế xã hội Các hoạt động giảng dạy, học tập, tự đào tạo, ngoài quan hệ thầy trò,luôn cần đến các kho tài liệu, các hoạt động khai thác và phổ biến tri thức nhân loạicủa các thư viện

Với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ, phương tiện thông tin đại chúng ngàycàng có vai trò to lớn trong quá trình chuyển giao tri thức Các phương tiện chuyểngiao tri thức gồm sách báo, tạp chí, rađio, tivi, vi phim, vi phiếu, băng hình… Nhờ

mở rộng phương tiện chuyển giao tri thức cho cán bộ giảng dạy, tri thức này đượctruyền cho các thế hệ nhờ có hệ thống giáo dục Thông qua việc bổ sung tri thức,sinh viên dần trở thành thầy giáo và nhà nghiên cứu, dẫn dến một xã hội đào tạo rađược một lực lượng lao động mới

Trong lĩnh vực đời sống xã hội: Hoạt động về hệ thống thông tin thời kỳ hiện đại

có tác dụng quan trọng trong đời sống sinh hoạt của con người Cùng với sự pháttriển của xã hội, nhu cầu thông tin của con người ngày càng gia tăng và việc sửdụng thông tin để lựa chọn sản phẩm và dịch vụ khác nhau cũng đang dần trở nênphổ biến Các thông tin chính trị, xã hội và kinh tế giúp con người có định hướngđúng, làm chủ đời sống của mình và thực hiện đầy đủ trách nhiệm và quyền hạncủa người công dân

Ngoài ra các hệ thống thông tin đang phát triển sẽ làm cho việc kinh doanh,

quản lí doanh nghiệp ngày càng trở nên hiện đại tiện lợi hơn mang đến nhiều hiệuquả thuận tiện trong quản lí cũng như trong kinh doanh, tăng cơ hội tiếp cận nhằmnâng cao kiến thức,kinh nghiệm, phục vụ cho bản thân,công việc cũng như đờisống :

 Hỗ trợ việc tiếp nhận, xử lý và chuyển tiếp các thông tin theo luồng

 Hỗ trợ việc ra quyết định ở các cấp quản lý dựa trên các thông tin thunhận được tại cấp tương ứng

 Đồng bộ hoá việc xử lý thông tin

 Giảm các yếu tố bất lợi về mặt khoảng cách ( thông qua Internet,mạng máy tính,…)

 Hỗ trợ nghiệp vụ kinh doanh: Nhờ có thông tin mà hoạt động kinhdoanh trở nên linh hoạt hơn

 Hỗ trợ việc ra quyết định của nhà quản lý

 Hỗ trợ cho lợi thế cạnh tranh chiến lược

 Giúp đỡ tạo ra một nền văn hóa làm việc dựa trên thông tin, trong một tổchức

Các doanh nghiệp lớn thường sử dụng các hệ thống thông tin:

- Hệ thống xử lý giao dịch: Là hệ thống ghi lại tất cả các giao dịch của doanhnghiệp vào cơ sở dữ liệu, đồng thời cho phép theo dõi các hoạt động giaodịch đó Cơ sở dữ liệu này sẽ là đầu vào của các hệ tiếp theo

Vd: Hệ thống ngân hàng trực tuyến

- Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống xử lý dự liệu thu thập được từ hệthống xử lý giao dịch để tạo ra các báo cáo tổng hợp

Vd: báo cáo doanh số bán hàng trong ngày

- Hệ hỗ trợ ra quyết định: Là hệ thống được sử dụng để phân tích các dữ liệu,

từ đó đưa ra các thống kê, quy luật để hỗ trợ việc ra quyết định cho các cấpquản lý

- Hệ hỗ trợ điều hành: Là hệ thống tiếp nhận đầu vào từ hệ hỗ trợ ra quyếtđịnh để đưa ra các báo cáo phân tích tổng hợp, có thể thu thập các thông tinbên ngoài công ty Được sử dụng bởi người quản lý cấp cao

Phần mềm doanh nghiệp

 Phần mềm quản lý nguồn nhân lực là ứng dụng giúp doanh nghiệp phát

huy sức mạnh nguồn lực của mình Nguồn lực trong mỗi doanh nghiệp làtài nguyên vô giá, việc đánh giá một doanh nghiệp phát triển hay khôngthì phần lớn xem con người hoạt động trong doanh nghiệp với các yếu tố:

 Năng lực

 Khát vọng

 Được làm công việc đúng thế mạnh

 Tinh thần cống hiến

 Cảm kích với doanh nghiệp

Phần mềm quản lý nguồn nhân lực trên cơ sở nghiên cứu 5 yếu tố trên và xemxét lại quy trình sử dụng nhân lực có hợp lý chưa để tối ưu cho tinh gọn, tiếtkiệm chi phí, hiệu quả trong hoạt động cho doanh nghiệp Phần mềm quản lýnguồn nhân lực được triển khai từng phần hoặc tích hợp đầy đủ tùy theo nhucầu và qui mô của doanh nghiệp

Phần mềm quản lý nguồn nhân lực có thể được triển khai dưới nhiều dạng khácnhau như:

 Phần mềm quản lý nguồn nhân lực desktop

 Phần mềm online tập trung

 Phần mềm nhúng trong thiết bị giám sát

Doanh nghiệp phần mềm thường phát triển phần mềm quản lý nguồn nhân lựcnhư một module trong phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể