CÔNG TY XÂY DỰNG X HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNG ISO 9001:2000 THỦ TỤC MUA KIỂM TRA XÁC NHẬN SẢN PHẨM, DỊCH VỤ MUA VÀO MÃ SỐ : TT 11 Điều khoản ISO 9001:2000 : 7.4.1 - 7.4.2 & 7.4.3 Ban hành ngày : Áp dụng từ ngày : Người Ký tên Họ tên Biên soạn Phê duyệt QUÁ TRÌNH SỬA ĐỔI Ngày ký CÔNG TY XÂY DỰNG X HỆ THỐNG ISO 9001:2000 TT Nội dung sửa đổi ( Trang, mục ,điều, dòng ) Mã số TT 11 Sửa đổi Ngày & chữ ký Ban hành : Chỉnh sửa Áp dụng từ : Phê duyệt Ngày & chữ ký Trang 2/8 Ngày áp dụng CÁC TÀI LIỆU CÓ LIÊN QUAN: • Thủ tục TT 09 : Hoạch đònh chất lượng • Thủ tục TT 10 : Đánh giá nhà cung cấp nhà thầu phụ MỤC ĐÍCH : Thủ tục hướng dẫn cách mua hàng để thi công công trình bao gồm: vật tư,máy móc thiết bò lắp vào công trình, dòch vụ khác hạng mục công việc giao nhà thầu phụ PHẠM VI ÁP DỤNG: Thủ tục áp dụng cho : + Phòng Vật tư , Phòng , Ban , Công trường , Đôi …mua : • Nguyên nhiên vật liệu , cấu kiện , dòch vụ … để cung cấp cho công trình thi công • Máy móc, thiết bò, công cụ tài sản Công ty (lưu động tài sản cố đònh đội Xe máy thi công thực ) + Phòng Kế hoạch ,các Công trường , Đội : • Giao nhà thầu phụ cung cấp vật tư , máy móc , thiết bò , dòch vụ… có nhân công , máy móc thi công, lắp đặt cho công trình + Phòng Kế họach, Phòng Đấu thầu Công trường , Đội … - Giao nhà thẩu phụ thi công xây dựng công trình , hạng mục , công việc công trình ĐỊNH NGHĨA TỪ VIẾT TẮT: Sản phẩm: công trình , hạng mục, công việc công trình hay dòch vụ mà công ty giao cho nhà thầu phụ Vật tư : Nguyên nhiên vật liệu, cấu kiện CÔNG TY XÂY DỰNG X HỆ THỐNG ISO 9001:2000 Mã số TT 11 Ban hành : Chỉnh sửa Áp dụng từ : Trang 3/8 LƯU ĐỒ Bắt đầu 5.1 Xác đònh nhu cầu vật tư/hạng ïmục công việc giao thầu phụ mụcmục công việc giao thầu phụ 5.2 Chọn nhà cung ứng ,nhà thầu phụ Không 5.3 Kiểm lại danh sách ? Có Đạt Lập hồ sơ 5.4 5.5 Liên hệ đặt hàng/thương thảo hợp đồng Không 5.4 Chọn Đánh gía ? 5.6 Phê Không duyệt ? Đồng ý 5.7 Mua hàng, giao hàng,thầu phụ bàn giao công việc 5.8 Kiểm Đạt tra ? ? 5.9 Thanh toán Khôn g Trả nhà cung cấp/sư ûa chữa Kết thúc 5.10 Lưu hồ sơ THỦ TỤC VÀ TRÁCH NHIỆM CÔNG TY XÂY DỰNG X HỆ THỐNG ISO 9001:2000 Mục 5.1 Mã số TT 11 Ban hành : Chỉnh sửa Áp dụng từ : Trang 4/8 Người thực Công viêc Xác đònh nhu cầu vật tư = Công trình ,hạng mục, công việc giao thầu phụ CÔNG TY XÂY DỰNG X HỆ THỐNG ISO 9001:2000 Ban Giám Đôc, phòng Vật tư , phòng Quản lý thi Công , Phòng Đấu thầu, Côngtrươ øng Đội 5.3 Phòng Vật tư, Công trường , Đội 5.4 Phòng Vật tư, Công trường,Đ ội TT 11 Trang 5/8 + Vật tư : Các Công trường ,Đội… vào : • Bảng tổng hợp vật tư công trình • Tiến độ công trình • Thỏa thuận buổi họp triển khai công trình • Biên thỏa thuận cung cấp vật tư Xác đònh chủng lọai hàng cần mua, giao thầu phụ theo tiến độ thi công công trình Lập Phiếu nhu cầu vật tư theo Biểu mẫu HS 11 01 chuyển cho phòng Vật tư , phòng Kế hoạch ,phòng Quản lý thi công kiểm tra sau trình Ban Giám đốc phê duyệt + Sản phẩm : - Phòng Đấu thầu , Công trường , Đội…căn yêu cầu hồ sơ mời thầu điều kiện sách để xác đònh công trình ,hạng mục ,công việc đặc biệt phải giao thầu phụ trình Ban Giám Đôc duyệt 5.2 Phòng Vật tư Phòng Kế họach, Công trường, Đội Mã số Ban hành : Chỉnh sửa Áp dụng từ : - - Chọn nhà cung ứng , nhà thầu phụ Phòng Vật tư, Công trường, Đội Danh sách nhà cung cấp chọn thời điểm để liên hệ mua hàng theo loại vật tư nhà cung cấp thích hợp Phòng Kế họach vào danh sách nhà thầu phụ cho số công việc đặc biệt Ban Giám Đôc duyệt Phòng Đấu thầu Công trường đề nghò để tiến hành ký kết hợp đồng giao thầu phụ Kiểm tra lại danh sách nhà cung cấp Nếu vật tư cần mua danh sách nhà cung ứng chọn, phòng Vật tư,Công trường , Đội phải tìm chọn danh sách nhà cung ứng vật tư cần nhà cung ứng có nhiều triển vọng để đánh giá trước mua vật tư Có thể muavật tư dùng thử thấy nhà cung cấp có triển vọng vật tư tốt, chưa đánh giá nhà cung cấp mua vật tư sau Điều giúp Đơn vò loại bỏ nhà cung cấp dùng thử vật tư không hiệu Việc dùng thử cần có kết luận thời gian trễ tháng Đánh gía nhà cung cấp Khi cần mua vật tư hay chọn nhà cung cấp loại bỏ nhà cung cấp cũ, phòng Vật tư , Công trường , Đội chọn nhà cung cấp cách thực bước Thủ tục TT 10 : Đánh giá nhà cung cấp nhà thầu phụ Cập nhật nhà cung ứng vào danh sách nhà cung CÔNG TY XÂY DỰNG X HỆ THỐNG ISO 9001:2000 Mã số TT 11 Ban hành : Chỉnh sửa Áp dụng từ : Trang 6/8 ứng chọn 5.5 5.6 Liên hệ đặt hàng + thương thảo hợp đồng thầu phụ Phòng Sau chọn nhà cung cấp, phòng Vật tư , Công Vật tư, trường, Đội thương thảo hợp đồng cung cấp hay liên phòng hệ đặt hàng yêu cầu cho biết điều kiện cần Kế thiết cho việc cung cấp kể hàng mẫu cần hoạch , Những lần sau dùng điện thoại, fax, email, hay đơn Công hàng đặt hàng trường , Vật tư cần có thông tin bản: Đội • Tên vật tư • Mã số (nếu có ) • Kiểu, loại, cỡ • Chất lượng vật tư • Tiêu chuẩn vật tư, mẫu vật tư mua • Số lượng • Ngày giao hàng • Điều kiện giao hàng nghiệm thu cam kết đổi trả hàng không phù hợp • Điều kiện toán • Các điều kiện khác có - Sau chọn nhà thầu phụ, Phòng Kế họach , Công trường,Đội tiến hành thương thảo hợp đồng với Nhà thầu phụ Phê duyệt vật tư Giám Giám đốc duyệt điều kiện vật tư bên cung đốc cấp sau Phòng Vật tư , Công trường , Đội lập hồ sơ công ty Nếu đồng ý : Tiến hành việc vật tư Cần liên hệ lại hay với bên cung cấp xác nhận lại yêu cầu trước đặt Trưởng mua vật tư đơn vò Nếu không đồng ý : Có thể thương lượng với bên cung cấp để tìm giải pháp tốt 5.7 Phòng vật tư Phòng Kế Họach, Công trường 5.8 Phòng vật tư, tổ nghiệm thu Phòng Mua vật tư + Giao thầu phụ - Phòng Vật tư , Công trường , Đội làm thủ tục cần thiết theo yêu cầu nhà cung cấp để mua vật tư Hồ sơ vật tư cần có theo mục 5.5 - Phòng Kế họach hòan tất thủ tục pháp lý để thầu phụ tiến hành thi công công việc Kiểm tra vật tư nhập vào + Ngfhiệm thu công viêc thầu phụ + Thầu phụ bàn giao sản phẩm hòan thành - Khi mua vật tư cần thiết phải kiểm tra vật tư theo yêu cầu đặt hàng sau: • Tên vật tư mua • Mã số ( có ) • Kiểu, loại, cỡ CÔNG TY XÂY DỰNG X HỆ THỐNG ISO 9001:2000 Kế Họach, Phòng QLTC, Công trường, Đội 5.9 Giám đốc, phòng Vật tư,phòng Kế hoạch, phòng Quản lý thi công,pho øng Kế toán tài Chính,Cô ng Trường,Đ ội 5.10 Các đơn vò liên quan Mã số TT 11 Ban hành : Chỉnh sửa Áp dụng từ : Trang 7/8 • • • • • Số lượng, đơn vò Điều kiện đóng gói Chất lượng vật tư, cấp chất lượng Xuất xứ, nhà sản xuất vật tư Tài liệu kỹ thuật cần thiết: vẽ, thông tin vật tư mua có • Yêu cầu vận chuyển, giao hàng Nếu không đạt yêu cầu : Đổi hay trả lại nhà cung ứng trước toán tiền hàng Lập hồ sơ theo Biểu mẫu HS 11 02 : Biên kiểm tra vật tư thực nhập - Phòng Quản lý thi công phải phối hợp với Công trường tiến hành nghiệm thu xác nhận khối lượng nhà thầu phụ thực theo giai đọan lập biên bàn giao khinhà thầu phụ hòan thành công việc thầu phụ chuyển Phòng Kế họach để làm thủ tục đề nghò Giám Đôc duyệt tóan Nếu công việc nhà thầu phụ không đạt yêu cầu Phòng Quản lý thi công Công trường , Đội yêu cầu nhà thầu phụ sữa chữa trước nhận bàn giao quyêt tóan công việc thầu phụ Thanh toán - Sau kiểm tra chất lượng vật tư mua vào, số lượng kiểm tra thực nhập ; - Sau có Biên nghiệm thu, Bảng xác nhận khối lượng thực Phòng Quản lý thi công, Công trường , độiø - Phòng Vật tư , phòng Kế hoạch lập phiếu đề nghò toán trình Giám đốc duyệt chuyển phòng Kế toán tài toán (đối với vật tư Công ty mua , nhà thầu phụ) - Công trường , Đội lập hồ sơ toán vật tư chuyển phòng Quản lý chi phí công trình xem xét trình Giám đốc duyệt chuyển phòng Kế toán tài toán ( vật tư Công trường , Đội thực hiện) Lưu hồ sơ Các hồ sơ vật tư lưu theo Thủ tục TT 01: Kiểm soát tài liệu hồ sơ HỒ SƠ TT Tên hồ sơ Mã số Nơi lưu giữ Thời gian lưu giữ CÔNG TY XÂY DỰNG X HỆ THỐNG ISO 9001:2000 Mã số TT 11 01 Phiếu nhu cầu vật tư HS 11 01 02 Bảng kiểm tra vật tư thực nhập HS 11 02 03 Hợp đồng mua hàng + Hợp đồng thầu phụ 04 Giấy đặt hàng + Dự tóan thầu phụ Ban hành : Chỉnh sửa Áp dụng từ : Phòng vật tư Phòng Vật tư , Công trường,Đội Phòng Kế toán tàichính,phò ng Vật tư,phòng Kếhọach ,Công trường , Đội Phòng Vật tư, phòngKếhọ ach Công trường, Đội Trang 8/8 năm năm năm năm PHỤ LỤC Không áp dụng ... tục TT 01: Kiểm soát tài liệu hồ sơ HỒ SƠ TT Tên hồ sơ Mã số Nơi lưu giữ Thời gian lưu giữ CÔNG TY XÂY DỰNG X HỆ THỐNG ISO 9001:2000 Mã số TT 11 01 Phiếu nhu cầu vật tư HS 11 01 02 Bảng kiểm tra. .. DỰNG X HỆ THỐNG ISO 9001:2000 TT Nội dung sửa đổi ( Trang, mục ,điều, dòng ) Mã số TT 11 Sửa đổi Ngày & chữ ký Ban hành : Chỉnh sửa Áp dụng từ : Phê duyệt Ngày & chữ ký Trang 2/8 Ngày áp dụng CÁC... Nguyên nhiên vật liệu, cấu kiện CÔNG TY XÂY DỰNG X HỆ THỐNG ISO 9001:2000 Mã số TT 11 Ban hành : Chỉnh sửa Áp dụng từ : Trang 3/8 LƯU ĐỒ Bắt đầu 5.1 Xác đònh nhu cầu vật tư/hạng ïmục công việc giao