QT thue dich vu, chuyen gia

1 Mục đích : Đưa quy định chung, thống cho hoạt động thuê dịch vụ, chuyên gia trình triển khai dự án, công trình Công ty Mẹ Phạm vi: Áp dụng Công ty Mẹ Tài liệu liên quan: Các văn pháp quy hành Nhà nước Các hồ sơ, tài liệu, thông tin tổ chức, cá nhân liên quan đến hoạt động thuê dịch vụ, chuyên gia Tổng Công ty Các quy trình liên quan Định nghĩa: Thuê dịch vụ, chuyên gia tìm kiếm, xem xét, xác định tổ chức, cá nhân tốt để thuê tham gia vào hoạt động hỗ trợ (máy móc; thiết bị thi công; đo lường, kiểm tra chất lượng ) trình triển khai dự án, công trình Công ty Mẹ quản lý, thực theo quy định văn pháp lý hành Nhà nước, yêu cầu Công ty Mẹ 5.1 Nội dung: Quy định chung: 5.1.1 Quy định trách nhiệm: a- Tổng Giám đốc người uỷ quyền: + Chỉ đạo, kiểm tra hoạt động thuê dịch vụ, chuyên gia + Xem xét phê duyệt kết hoạt động b- Đơn vị, cá nhân giao trách nhiệm thuê dịch vụ chuyên gia phải: + Tổ chức, triển khai hoạt động theo nhiệm vụ, quyền hạn giao c- + Đảm bảo việc lựa chọn thực khách quan, xác + Lập danh sách Tổ chức dịch vụ (theo BM.10A.01), chuyên gia (theo BM.10A.02) + Thường xuyên thu thập, cập nhật thông tin Tổ chức, cá nhân cần thuê vào danh sách loại bỏ Tổ chức, cá nhân không đáp ứng yêu cầu hoạt động Lập, quản lý hồ sơ, tài liệu Tổ chức thuê dịch vụ, chuyên gia + Lập bảng tổng hợp hoạt động thuê dịch vụ, chuyên gia theo biểu mẫu BM.10A.05 + Báo cáo phòng chức theo quy định Công ty Mẹ Phòng chức năng: + Có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị (được giao trách nhiệm) trình triển khai lựa chọn Tổ chức dịch vụ, chuyên gia + Kiểm tra trình thực hoạt động thuê dịch vụ chuyên gia đơn vị + Thu thập, phân tích đề xuất giải pháp cải tiến, nâng cao hiệu hoạt động hoạt động 5.1.2 + + Nội dung, điều kiện để thuê dịch vụ, chuyên gia: Nội dung thuê dịch vụ, chuyên gia bao gồm: Máy móc, thiết bị thi công Máy móc, thiết bị đo lường + Giám sát trình thi công + Kiểm tra, đánh giá chất lượng phần toàn dự án, công trình - 5.2 + Tư vấn vấn đề liên quan đến dự án, công trình Điều kiện để tiến hành thuê dịch vụ, chuyên gia: + Công ty Mẹ không đủ tư cách pháp nhân để tổ chức thực + Công ty chưa đủ lực thực dự án, công trình, công việc Trình tự thực hiện: 5.2.1 Xác định nhu cầu thuê dịch vụ, chuyên gia: - Nhu cầu thuê dịch vụ, chuyên gia xác định sở: + Các quy định văn pháp quy hành nhà nước Công ty Mẹ + Các yêu cầu dự án, công trình, công việc giao + Ý kiến đạo lãnh đạo Tổng Công ty, phụ trách đơn vị - Nhu cầu xác định từ ban đầu trình thực dự án, công trình, công việc Nhu cầu thuê dịch vụ chuyên gia thể kế hoạch đơn vị, cá nhân giao trách nhiệm đề xuất Người có thẩm quyền phê duyệt 5.2.2 Tìm kiếm tổ chức dịch vụ, chuyên gia: Việc tìm kiếm tổ chức dịch vụ, chuyên gia theo trình tự sau: + Tìm kiếm Tổ chức dịch vụ, chuyên gia có quan hệ truyền thống, sẵn có từ tài liệu, hồ sơ lưu giữ Công ty Mẹ đơn vị + Tìm kiếm Tổ chức dịch vụ, chuyên gia tổ chức cũ (trong danh sách lưu giữ) không đáp ứng yêu cầu Việc tìm Tổ chức dịch vụ, chuyên gia thực sở tài liệu, hồ sơ có thông qua buổi tiếp xúc, trao đổi thông tin hai bên + Lập tiêu chí lựa chọn tổ chức, chuyên gia cần thuê, danh sách ngắn (sơ tuyển) trình Người có thẩm quyền xem xét 5.2.3 Bổ sung, hoàn chỉnh thông tin liên quan đến tổ chức dịch vụ, chuyên gia: Sau danh sách ngắn thông qua, đơn vị, cá nhân (được giao trách nhiệm) phải tiến hành: Làm việc với tổ chức dịch vụ, chuyên gia nội dung, yêu cầu cần thuê Bổ sung thông tin (nếu cần thiết) tổ chức dịch vụ, chuyên gia cách: + Khảo sát, kiểm tra thực trạng tổ chức dịch vụ, chuyên gia (nếu cần thiết); + Yêu cầu tổ chức, chuyên gia lập đề cương theo công việc giao; + Yêu cầu cung cấp thêm tài liệu, hồ sơ cần thiết Các tổ chức dịch vụ, chuyên gia đủ thông tin cần thiết loại bỏ khỏi danh sách ngắn 5.2.4 Lựa chọn tổ chức dịch vụ, chuyên gia: Đánh giá tổ chức dịch vụ, chuyên gia danh sách sơ tuyển sở: + Các thông tin thu tổ chức dịch vụ, chuyên gia + Các tiêu chí đánh giá tổ chức dịch vụ, chuyên gia phê duyệt Quá trình đánh giá xác lập thành văn cần thiết - Kết lựa chọn tổ chức dịch vụ, chuyên gia lập theo biểu mẫu BM.10A.03 trình Người có thẩm quyền phê duyệt Trường hợp tổ chức dịch vụ, chuyên gia khách hàng định, đơn vị, cá nhân (được giao trách nhiệm) phải phối hợp với phòng chức tiến hành kiểm tra, xem xét, đánh giá theo quy định Công ty Mẹ yêu cầu thực tế sản xuất kinh doanh Kết kiểm tra, đánh giá trình Lãnh đạo Tổng Công ty xem xét, giải 5.2.5 Thương thảo, ký kết hợp đồng: Căn vào danh sách tổ chức dịch vụ, chuyên gia duyệt ý kiến đạo Lãnh đạo Tổng Công ty, đơn vị, cá nhân (được giao trách nhiệm) tiến hành: + Lập văn chi tiết nội dung yêu cầu dịch vụ công việc gửi tổ chức dịch vụ, chuyên gia thuê + Tiếp xúc, thương thảo, lập hợp đồng thoả thuận với tổ chức dịch vụ, chuyên gia theo quy định hành Nhà nước Công ty Mẹ Văn soạn thảo trình (hợp đồng, phụ lục ) phải thông qua phòng chức trước trình Lãnh đạo Tổng Công ty phê duyệt 5.2.6 Kiểm soát trình thực tổ chức dịch vụ, chuyên gia: Đơn vị chức năng, cá nhân đơn vị tiếp nhận dịch vụ, chuyên gia có trách nhiệm: - Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc báo cáo tình hình thực hợp đồng tổ chức dịch vụ, chuyên gia thuê theo quy định Công ty Mẹ - Tiếp nhận, kiểm tra kết thực công việc tổ chức dịch vụ, chuyên gia trình đơn vị chức Lãnh đạo Tổng Công ty theo quy định Công ty Mẹ - Đề xuất kịp thời biện pháp xử lý với Lãnh đạo Tổng Công ty, phụ trách đơn vị phát thấy: + Tổ chức dịch vụ, chuyên gia thuê không thực hợp đồng ký + Mắc sai phạm gây ảnh hưởng xấu, nghiêm trọng tới trình sản xuất kinh doanh Công ty Mẹ đơn vị + Mắc sai phạm có tính hệ thống + Nhu cầu thuê dịch vụ, chuyên gia điều chỉnh, sửa đổi nhằm đảm bảo mục tiêu kế hoạch đơn vị Công ty Mẹ 5.2.7 Đánh giá lại hoạt động thuê dịch vụ, chuyên gia: Đơn vị, cá nhân tiếp nhận dịch vụ, chuyên gia: Phối hợp với phòng chức xem xét, kiểm tra toàn kết tổ chức dịch vụ, chuyên gia thực (theo hợp đồng hoả thuận), tổ chức nghiệm thu làm thủ tục lý hợp đồng Lập phiếu đánh giá tổ chức dịch vụ, chuyên gia theo biểu mẫu BM.10A.04 Hồ sơ: Các văn xác lập trình triển khai hoạt động thuê dịch vụ, chuyên gia Hồ sơ thuê dịch vụ chuyên gia lưu trữ đơn vị với thời gian 05 năm Phụ lục: Biểu mẫu quy trình: Danh sách tổ chức dịch vụ: BM.10A.01 Danh sách chuyên gia: BM.10A.02 Kết lựa chọn tổ chức dịch vụ, chuyên gia: BM.10A.03 Phiếu đánh giá tổ chức dịch vụ, chuyên gia: BM.10A.04 Bảng tổng hợp hoạt động thuê dịch vụ chuyên gia: BM.10A.05 Mục đích : Đưa quy định chung, thống cho hoạt động lựa chọn tổ chức tư vấn thiết kế hoạt động thiết kế dự án công trình Tổng Tổng Công ty Phạm vi: áp dụng văn phòng Tổng Tổng Công ty Tài liệu liên quan: Các văn pháp quy hành Nhà nước Các hồ sơ, tài liệu, thông tin tổ chức, cá nhân liên quan đến hoạt động thuê dịch vụ, chuyên gia Tổng Tổng Công ty Các quy trình: Lập quản lý dự án - QT.01KT, Thi công chung Định nghĩa: Lựa chọn Tổ tư chức tư vấn thiết kế tìm kiếm, xem xét, xác định Tổ tư chức tư vấn thiết kế tốt để thuê thiết kế dự án, công trình Tổng Tổng Công ty quản lý, theo quy định văn pháp lý hành Nhà nước, Tổng Tổng Công ty 5.1 Nội dung: Quy định chung: 5.1.1 Quy định trách nhiệm: - Giám đốc người uỷ quyền: + Chỉ đạo, kiểm tra hoạt động lựa chọn Tổ chức tư vấn thiết kế + Xem xét phê duyệt kết hoạt động b- Đơn vị, cá nhân giao trách nhiệm lựa chọn Tổ chức tư vấn thiết kế phải: + Tổ chức, triển khai hoạt động theo nhiệm vụ, quyền hạn giao; + Đảm bảo việc lựa chọn thực khách quan, xác; + Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Tổng Công ty kết hoạt động này; + Lập danh sách Tổ chức tư vấn thiết kế dự án, công trình phù hợp với yêu cầu chung Tổng Công ty Tổng Tổng Công ty Danh sách lập theo biểu mẫu BM.18 KT.01 + Thường xuyên thu thập, cập nhật thông tin Tổ chức tư vấn thiết kế vào danh sách loại bỏ Tổ chức không đáp ứng yêu cầu hoạt động c- + Lập, quản lý hồ sơ, tài liệu Tổ chức tư vấn + Lập sổ theo dõi hợp đồng thuê Tư vấn thiết kế theo biểu mẫu BM.18 KT.02 Các đơn vị chức Tổng Công ty: + Có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị (được giao trách nhiệm) trình triển khai lựa chọn Tổ chức tư vấn thiết kế 5.1.2 Nội dung, điều kiện để thuê Tổ chức tư vấn thiết kế: Nội dung thuê tư vấn thiết kế bao gồm: + Thiết kế quy hoạch Tổng mặt + Thiết kế quy hoạch chi tiết + Thiết kế sơ công trình + Thiết kế kỹ thuật công trình (toàn phần) + Thiết kế kỹ thuật thi công công trình (toàn phần) + Thiết kế công nghệ Điều kiện để tiến hành thuê tư vấn thiết kế: + Tổng Công ty, đơn vị pháp nhân thực + Nguồn lực Tổng Công ty chưa đủ lực thực dự án, công trình, công việc 5.1.3 Hình thức lựa chọn Tổ chức tư vấn thiết kế: Chỉ định trực tiếp tổ chức tư vấn thiết kế thực khi: + Dự án, công trình nằm khuôn khổ quy định pháp lý mà Tổng Công ty có thẩm quyền định + Dự án, công trình có quy mô nhỏ, phức tạp, không quan trọng + Dự án, công trình có yêu cầu đặc thù cao có đơn vị có khả thực - Thi tuyển tổ chức tư vấn thiết kế thực khi: + Dự án, công trình không nằm quy định 5.2 Sơ đồ trình 5.1 Mô tả 5.3.1 Tiếp nhận yêu cầu: - Phụ trác đơn vị : + Tiếp nhận nhiệm vụ yêu cầu từ lãnh đạo Tổng Công ty + Tiếp nhận, xem xét tài liệu hồ sơ liên quan đến dự án, công trình + Xác định nhu cầu thuê Tổ chức tư vấn thiết kế: + Phân công trách nhiệm thực cho phận, cá nhân - Nhu cầu xác định từ ban đầu trình thực dự án, công trình, công việc - Nhu cầu thuê Tổ chức tư vấn thiết kế thể kế hoạch đơn vị, cá nhân giao trách nhiệm đề xuất Người có thẩm quyền phê duyệt 5.3.2 Chuẩn bị: - Việc tìm kiếm tổ chức tư vấn thiết kế trình tự sau: + Tìm kiếm Tổ chức tư vấn thiết kế có quan hệ truyền thống, sẵn có theo tài liệu hồ sơ lưu giữ Tổng Công ty đơn vị + Tìm kiếm Tổ chức tư vấn thiết kế tổ chức cũ (trong danh sách lưu giữ) không đáp ứng yêu cầu Việc tìm Tổ chức tư vấn thiết kế thực sở tài liệu, hồ sơ có thông qua buổi tiếp xúc, trao đổi thông tin hai bên + Lập danh sách ngắn tiêu chí lựa chọn Tổ chức tổ vấn thiết kế trình Người có thẩm quyền xem xét 5.3.3 Bổ sung, hoàn chỉnh thông tin liên quan đến Tổ chức tư vấn thiết kế: Sau danh sách thông qua, Đơn vị, cá nhân (được giao trách nhiệm) phải tiến hành: Làm việc với Tổ chức tư vấn thiết kế nội dung, yêu cầu cần thuê Bổ sung thông tin (nếu cần thiết) Tổ chức tư vấn thiết kế gia cách: + Khảo sát, kiểm tra thực trạng Tổ chức tư vấn thiết kế; + yêu cầu Tổ chức tư vấn thiết kế lập đề cương theo công việc giao; + yêu cầu cung cấp thêm tài liệu, hồ sơ cần thiết Các Tổ chức tư vấn thiết kế đủ thông tin cần thiết loại bỏ khỏi danh sách ngắn 5.2.4 Lựa chọn tổ chức tư vấn thiết kế: Đánh giá tổ chức tư vấn thiết kế sở: + Các thông tin thu Tổ chức tư vấn thiết kế + Các tiêu chí đánh giá Tổ chức tư vấn thiết kế: Quá trình đánh giá xác lập thành văn cần thiết Kết lựa chọn tổ chức dịch vụ, chuyên gia lập theo biểu mẫu BM.11 KT.03 trình Người có thẩm quyền phê duyệt Trường hợp tổ chức dịch vụ, chuyên gia khách hàng định, Đơn vị, cá nhân (được giao trách nhiệm) phải tiến hành: Kiểm tra, xem xét, đánh giá theo quy định Tổng Công ty, yêu cầu thực tế sản xuất kinh doanh báo cáo Lãnh đạo Tổng Công ty (đơn vị) xem xét, giải 5.2.5 Thương thảo, ký kết hợp đồng: Căn vào danh sách tổ chức dịch vụ, chuyên gia duyệt ý kiến đạo Lãnh đạo Tổng Công ty, đơn vị, cá nhân (được giao trách nhiệm) tiến hành: + Lập văn chi tiết nội dung yêu cầu dịch vụ công việc gửi tổ chức dịch vụ, chuyên gia thuê + Tiếp xúc, thương thảo, lập hợp đồng thoả thuận với tổ chức dịch vụ, chuyên gia theo quy định hành Nhà nước Tổng Công ty Văn soạn thảo trình (hợp đồng, phụ lục ) phải thông qua phòng chức trước trình Lãnh đạo Tổng Công ty phê duyệt Các phòng, ban, cá nhân Tổng Công ty chuyên gia (do Tổng Công ty thuê) tham gia trình theo yêu cầu Lãnh đạo Tổng Công ty 5.2.6 Kiểm soát trình thực tổ chức dịch vụ, chuyên gia: Đơn vị chức năng, cá nhân đơn vị tiếp nhận dịch vụ, chuyên gia có trách nhiệm: - Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc báo cáo tình hình thực hợp đồng tổ chức dịch vụ, chuyên gia thuê theo quy định Tổng Công ty, đơn vị - Tiếp nhận, kiểm tra kết thực công việc tổ chức dịch vụ, chuyên gia trình đơn vị chức Lãnh đạo Tổng Công ty theo quy định Tổng Công ty - Đề xuất kịp thời biện pháp xử lý với Lãnh đạo Tổng Công ty, phụ trách đơn vị phát thấy: + Tổ chức dịch vụ, chuyên gia thuê không thực hợp đồng ký + Mắc sai phạm gây ảnh hưởng xấu, nghiêm trọng tới trình sản xuất kinh doanh Tổng Công ty đơn vị + Mắc sai phạm có tính hệ thống + Nhu cầu thuê dịch vụ, chuyên gia điều chỉnh, sửa đổi nhằm đảm bảo mục tiêu kế hoạch đơn vị Tổng Công ty 5.2.7 Đánh giá lại hoạt động thuê dịch vụ, chuyên gia: Đơn vị, cá nhân tiếp nhận dịch vụ, chuyên gia: Phối hợp với đơn vị liên quan tiếp nhận, xem xét toàn kết tổ chức dịch vụ, chuyên gia thực (theo hợp đồng), tổ chức nghiệm thu làm thủ tục lý hợp đồng Lập phiếu đánh giá tổ chức dịch vụ, chuyên gia theo biểu mẫu BM.11 KT.04 Hồ sơ: Các văn xác lập trình triển khai hoạt động thuê dịch vụ, chuyên gia Hồ sơ thuê dịch vụ chuyên gia lưu trữ đơn vị với thời gian 05 năm Phụ lục: Biểu mẫu quy trình: Danh sách tổ chức dịch vụ BM.10 KT.01 Danh sách chuyên gia BM.10 KT.02 Kết lựa chọn tổ chức dịch vụ, chuyên gia: BM.10 KT.03 Phiếu đánh giá tổ chức dịch vụ, chuyên gia BM.10 KT.04 Bảng theo dõi hợp đồng BM.10 KT.05 ... vụ chuyên gia thể kế hoạch đơn vị, cá nhân giao trách nhiệm đề xuất Người có thẩm quyền phê duyệt 5.2.2 Tìm kiếm tổ chức dịch vụ, chuyên gia: Việc tìm kiếm tổ chức dịch vụ, chuyên gia theo trình... tổ chức dịch vụ, chuyên gia cách: + Khảo sát, kiểm tra thực trạng tổ chức dịch vụ, chuyên gia (nếu cần thiết); + Yêu cầu tổ chức, chuyên gia lập đề cương theo công việc giao; + Yêu cầu cung cấp... thuê dịch vụ, chuyên gia Hồ sơ thuê dịch vụ chuyên gia lưu trữ đơn vị với thời gian 05 năm Phụ lục: Biểu mẫu quy trình: Danh sách tổ chức dịch vụ: BM.10A.01 Danh sách chuyên gia: BM.10A.02 Kết