Tài liệu hướng dẫn sử dụng excel

Tài li u h ng d n s d ng Microsoft Word XP B TÀI CHÍNH Ban QLUD Tin h c TÀI LI U H NG D N S D NG MICROSOFT WORD XP Hà N i, tháng 2/2003 Trang Tài li u h ng d n s d ng Microsoft Word XP BÀI 1: T NG QUAN V WORD Gi i thi u: Microsoft Word m t b ch ng trình so n th o ti ng Vi t môi tr ng Window Cùng v i s phát tri n c a Window, Word c ng đ c nâng c p t phiên b n 2.0, 5.0, 6.0 , 7.0, Word 97, 98, 2000 XP Microsoft Word XP m t ch ng trình so n th o v n b n có tính n ng m nh, dùng đ so n th o th t , báo cáo, xây d ng bi u m u, m u th , b n trình bày, sách… Làm quen v i hình c a Word: Sau kh i đ ng Microsoft Word, b n s có m t hình tr ng s n sàng đ so n th o v n b n Song tr c th c s làm đ c u gì, ta làm quen v i “bàn gi y” Word cung c p Trên hình, nh ng dòng đ u tiên ph n c a c a s nh ng dòng hi n th thông tin quan tr ng nh t cho vi c so n th o v n b n nh tên t p v n b n, menu (b ng ch n) công c Ngoài ra, b n có th nhìn th y m t th c đo, tr ng thái d i c a hình, cu n – cu n ngang tr ng thái cu n d c n m bên ph i hình – m t d u chèn n m vùng so n th o ch v trí c a ký t ti p theo b n s gõ vào Chúng ta s l n l t làm quen v i đ i t ng Tên t p Tên c a t p v n b n đ u tiên đ c đ t Document1.doc, nh ng sau b n Save tên v n b n s đ c đ i l i theo tên b n đ t T t c Trang Tài li u h ng d n s d ng Microsoft Word XP t p v n b n so n th o b ng Word đ u có đuôi ng m đ nh doc, tr b n cho m t đuôi khác Thanh menu Trong ch ng trình ng d ng, menu cho phép truy nh p vào l nh Các l nh đ c nhóm l i v i thành t ng nhóm có tên đ c hi n th menu Trong đó: File Edit View Insert Format Tools Table Windows Help Nhóm l nh x lý t p v n b n, nh Open (m ), Close (đóng), Save (l u ) Nhóm l nh so n th o v n b n, nh Copy (sao), Paste (dán) Nhóm l nh hi n th v n b n, nh Normal (chu n), Toolbar (Thanh công c ) Nhóm l nh chèn vào v n b n, nh Page Number (s trang), Picture (hình) Nhóm l nh đ nh d ng, nh Font (phông ch ), Paragraph (đo n v n) Nhóm l nh đ thi t đ t hay kích ho t công c Nhóm l nh chèn b ng bi u Nhóm l nh liên quan đ n hi n th c a s Tr giúp Có th m menu b t k b ng cách nháy chu t vào menu V i l nh có m i tên sang ph i ch a thêm l nh ph , di chu t đ n s có m t b ng ch n ph xu t hi n C ng có th truy nh p vào l nh th ng hay s d ng nh t b ng cách dùng nút (button) công c (toolbar) Cách dùng s nhanh d dàng h n Thanh công c Làm b t c vi c mà nh ng công c thích h p đ u t n phí th i gian v t v , th m chí nhi u tr ng h p không th th c hi n đ c Không d ch u thân thi n b ng vi c b n so n th o v n b n máy tính c ng gi ng nh b n c m bút vi t bàn gi y, m t công vi c quen thu c v i b n Chính v y, nh ng ng i phát tri n h so n th o v n b n Word c g ng cung c p cho b n m t môi tr ng làm vi c quen thu c đ th i gian làm quen c a b n v i môi tr ng làm vi c m i đ c rút ng n m t cách t i thi u V i Word, b n có th làm đ c nhi u vi c m t cách nhanh chóng có hi u qu mà b n không th ng t i Trang Tài li u h ng d n s d ng Microsoft Word XP Word cung c p cho ta nhi u công c khác đ h tr cho nhi u công vi c, t so n th o, đ nh d ng chu n t c t i vi c thi t l p b ng bi u tùy thích, thi t k hình v c ng nh chèn hình v có s n b n có th t o nh ng hi u qu đ c bi t Word cho phép hi n th h n m i công c khác M t vài công c đ c hi n th m t cách ng m đ nh cài đ t, s l i đ c hi n th m t cách tùy ch n Chúng ta có th phân công c làm hai lo i: c đ nh di đ ng • Thanh công c c đ nh đ c “g n” t xu ng d i, d i menu, có th d i đáy hình B n không đóng di chuy n đ c công c c đ nh m t cách tr c ti p Chúng luôn đ c hi n th cho b n s d ng • Thanh công c di đ ng đ c hi n th d i d ng m t c a s nh , v i tên c a s (hay tên menu) d u đóng (d u nhân) bên ph i Nh tên g i c a nó, có th “đóng” c a s b ng cách nháy chu t nút d u nhân có th d ch chuy n v trí c a hình b ng đ ng tác kéo th chu t đ n thu n c ng nh thay đ i hình dáng c a c a s (hi n nhiên ch d i d ng hình ch nh t v i nh ng kích th c khác nhau) t ng t nh b n t ng làm v i c a s khác Th c k Màn hình hay đánh l a m t c a chúng ta, nh t m t c a b m i m t ôi nh ng hình v hay câu ch đ c in r t chu n, nh ng đ c hi n th hình, chúng b méo mó hay kích th c c a chúng không gi đ c t l th c t h tr cho công vi c c a ng i s d ng, hình c a Word cung c p cho ta hai th c đo, th c đo ngang th c đo đ ng, đ ta có th ki m tra m t cách t ng đ i kích th c “trang vi t” c a T t nhiên không ph i lúc c ng c n t i th c Vì v y ta có th hi n th chúng m t cách tùy ch n Ta có th hi n th đ c th c ngang m t cách tùy ch n m i ki u View (xem), th c đ ng ch có đ c hi n th v n b n d i ki u View/Print Layout hi n th th c ngang, b n nháy chu t menu View/Ruler Còn th c đ c hi n th nháy chu t t i th c s không xu t hi n n a Trang Tài li u h ng d n s d ng Microsoft Word XP Thanh tr ng thái d i c a c a s tr ng thái Nh ng thông tin xu t hi n tr ng thái tùy thu c vào công vi c mà b n th c hi n Thanh tr ng thái hi n th nh ng mô t ng n g n v l nh đ c ch n ho c nút công c N u ta ch n m t l nh mà vi c th c hi n h i m t th i gian m t chút, ví d nh ghi l u v n b n vào đ a c ng (Save) tr ng thái s xu t hi n nh ng thông báo cho b n bi t công vi c đ c ti n hành D u chèn cu n i m chèn (đôi ta g i m nháy nh p nháy liên t c) hình ch n i xu t hi n c a ký t b n s gõ vào Khi b n gõ liên t c ký t vào v n b n, hình s đ c cu n t trái sang ph i t xu ng d i cho có th nhìn th y đ c d u chèn hình N u mu n chèn ký t m i (hay b t k m t đ i t ng nào, ch ng h n hình v ) vào m t v trí đó, b n ph i di chuy n d u chèn t i v trí Chúng ta c ng có th dùng chu t đ u ch nh cu n bên ph i phía d i c a hình đ có th nhìn th y ph n khác c a v n b n Luôn l u ý r ng vi c d ch chuy n cu n không làm thay đ i v trí c a d u chèn v n b n Vì v y, sau cu n hình, n u b n mu n gõ ký t m i vào vùng v n b n đ c hi n th , b n ph i dùng chu t nháy vào v trí m i B ng không, m t b n gõ ký t m i vào, hình s hi n th đo n v n b n có ch a d u chèn ký t m i đ c gõ vào s xu t hi n ch d u chèn Nguyên t c gõ v n b n: - Các d u , : ; ! t tr c sau m i đ n d u tr ng cách t - Không dùng phím ENTER đ t o kho ng cách gi a dòng mà có cách khác đ t o đ r ng gi a dòng Và không nên dùng phím Space đ t o kho ng tr ng Trang Tài li u h ng d n s d ng Microsoft Word XP BÀI 2: M T S CH C N NG C B N L trang: L kho ng cách t mép trang gi y t i c nh c a ph n v n b n Thông th ng Word in v n b n hình v di n tích đ c gi i h n b i l , thông tin ch a đ u trang hay cu i trang (k c s trang) đ c đ a l M t l đ c u ch nh thông s tác đ ng đ n toàn b v n b n Có th s d ng l trang m c đ nh ho c ch đ nh l trang riêng theo phong cách c a m i ng i s d ng thay đ i l trang ta th c hi n nh sau: - Ch n menu File/Page Setup/Margin Top: l Left: l trái Gutter: gáy đ đóng sách Bottom: l d i Right: l ph i Gutter position: v trí gáy sách (bên trái ho c phía trên) - Ch n kh gi y - Orientation Landscape: kh gi y A3 Portrait: kh gi y A4 Thi t l p Header Footer: tiêu đ đ u trang (header) cu i trang (footer) nh ng vùng l đ u ho c cu i trang m t tài li u Có th chèn text ho c đ ho vào Header Footer, ví d chèn s trang, ngày tháng, lôgô c a đ n v (công ty), tên file, tên tác gi - View/ Header Footer Trang Tài li u h đ ng d n s d ng Microsoft Word XP Insert Auto Text: thêm s trang, tên tác gi v n b n, ngày, gi , ng d n t p Format Page Number: t o đ nh d ng s trang Page Setup: đ nh d ng l : Chuy n gi a Header Footer L u ý: Có th đ nh d ng l i Font ch , thay đ i m u, t o Shading thêm hình đ ho đ trang trí Header Footer Autocorrect - T đ ng phát hi n sai s a l i: Word có th t đ ng phát hi n l i sai t c a ti ng Anh, ví d ta gõ “teh” Autocorrect s a l i thành “the” Ho c hàng ngày đánh v n b n có r t nhi u t trùng nhau, ta có th t o cách đánh nhanh thông qua Autocorrect Ví d mu n hi n t kinh t ta ch c n gõ kt - Tools/AutoCorrect Options Trang Tài li u h ng d n s d ng Microsoft Word XP - Replace: đánh t vi t t t (kt) - With: đánh t “kinh t ” Ho c đánh t “kinh t ” vào v n b n r i tô đen ch n Tools/AutoCorrect Options, đánh t vi t t t kt vào ô Replace Correct two initial capitals: vi t hoa kí t đ u Capitalize first letter of sentences: vi t hoa ch đ u câu Capitalize first letter of tables cells: vi t hoa ch đ u ô Capitalize name of day: vi t hoa ngày Replace text as you type: thay đ i kí t AutoCorrect (ch n m c m i s a l i ti ng Anh hi n t AutoCorrect đ c) - Cách s d ng: đánh kt r i gõ d u cách T o AutoText: t o m t đ nh d ng s n đ c n g i s d ng r t nhanh Thông th ng m u báo cáo, công v n ho c b ng d li u - Gõ đo n v n b n ho c đ nh d ng c n t o - Menu Insert->AutoText/New t tên - OK - Cách s d ng: hình so n th o, gõ tên c a AutoText v a t o, gõ F3 Trang Tài li u h ng d n s d ng Microsoft Word XP Bullets Numbering: i v i nh ng ph n v n b n có tính ch t li t kê d i d ng danh sách kho n m c, ta có th t o danh sách kho n m c d ng ký hi u s th t - Format/ Bullets Numbering/ Bullets: ki u Bullets có s n hi n đ ch n Ngoài ra, ta có th ch n m u khác b ng cách ch n Customize/Character ho c Picture đ vào b ng ch n ki u bullet m i Chú ý Indent At v trí th t vào t l trái - Format/ Bullets Numbering/Numbered: ki u Number có s n hi n đ ch n Ngoài ra, ta có th ch n ki u đánh s khác b ng cách ch n Customize Number Formamt: đ nh d ng l i cách đánh s 1.; (1); 1) Number Style: ki u s , la mã, abc, Trang Tài li u h ng d n s d ng Microsoft Word XP Start At: b t đ u đánh s t Chú ý Indent At v trí th t vào t l trái Thi t l p s p th ng m d ng (Tabs) T n phía bên trái c a th c đo b n s th y m t nút đ c g i nút ch n m d ng Kh i đ u (theo ng m đ nh), nút có d ng (dùng đ c n th ng trái), nháy chu t đó, bi n thành d ng (dùng đ c n (dùng đ c n th ng gi a), nháy chu t l n th hai s có d ng th ng ph i) cu i cùng, n u nháy chu t thêm m t l n n a, s tr v d ng ban đ u Nháy chu t nút ta có th thi t đ t nhanh m d ng đ c n trái, c n gi a hay c n ph i v n b n Công vi c t ng t nh b n làm vi c v i máy ch , t o m d ng đ c n th ng ch theo c t Th c hi n t ng b c sau giúp b n bi t cách thi t đ t m d ng t i v trí mong mu n - Nháy nút ch n m d ng đ n ph n ánh m d ng c n th ng trái - Trên th c, nháy m cm i m d ng c n th ng trái xu t hi n - Nháy l i i m d ng thay đ i thành m d ng c n gi a Trên th c, nháy m cm - Nháy l i i m d ng thay đ i thành m d ng c n th ng ph i Trên th c, nháy m cm - Nh n phím Tab Gõ C n th ng Trái - Nh n phím Tab Gõ C n gi a - Nh n phím Tab Gõ C n th ng Ph i Trang 10 Tài li u h ng d n s d ng Microsoft Word XP Ho c ch n bi u t c n cho b ng ng Insert Table công c tô s hàng c t - Thay đ i đ r ng c t dòng: dùng chu t đ vào đ ng k c t cho đ n t o m i tên hai chi u, b m chu t kéo t ng gi m đ r ng tu theo yêu c u - Thêm c t/dòng: Table/Insert Columns to the Left: thêm c t vào bên trái tr Columns to the Right: thêm c t vào bên ph i tr Row Above: thêm dòng tr Row Below: thêm dòng d i tr Cells: thêm ô - Xóa c t/dòng: tô c t/dòng c n xoá Table/Delete Trang 15 Tài li u h ng d n s d ng Microsoft Word XP Table: xóa c table Columns: xoá c t Row: xoá dòng Cells: xoá ô - Tách c t: mu n chia c t t o thành nhi u c t Tô c t c n chia, ch n Table/Split Cells Number of column: khai s c t c n tách Number of row: khai s dòng c n tách - H p c t: tô c t c n h p, Table/Merge Cells - Các công th c tính toán s li u đ n gi n: đ t tr t i v trí c n đ k t qu , Table/Formular Formular: tên hàm (tính t ng, tính trung bình, ) Number Format: ki u đ nh d ng c a s Paste Function: ch n ki u hàm OK - K t h p b ng text: Table/Table Properties Trang 16 Tài li u h ng d n s d ng Microsoft Word XP Left: text s n m bên trái b ng Center: b ng s n m bên gi a b ng Right: text s n m bên ph i b ng Around: text s n m xung quanh b ng L p l i tiêu đ c a table trang liên ti p: b ng d li u g m nhi u trang, n u tiêu đ r t khó đ c d li u bên b ng hi n tiêu đ c a b ng cho t t c trang ta làm nh sau: - Tô vùng tiêu đ b ng - Table/Heading Rows Repeat 11 In v n b n: sau hoàn thành v n b n ta ti n hành in gi y Tuy nhiên, tr c in có th xem tr c T i ta c ng có th ch nh l , xem nhi u trang m t lúc - File/Print Preview - File/Print Trang 17 Tài li u h ng d n s d ng Microsoft Word XP Name: Ch n máy in Page Range: ch n in trang All: t t c v n b n Current Page: in trang hi n t i Pages: in t trang - đ n trang (ví d n u mu n in trang 1, 3, đ n 12 b n gõ 1, 3, 5-12) Number of Copies: s b n in Có th in trang ch n, l Có th in nhi u trang t gi y Ch n kh gi y: thông th ng in d c ch n gi y A4 Trang 18 Tài li u h ng d n s d ng Microsoft Word XP BÀI 3: M T S CH C N NG NÂNG CAO Chèn d li u t m t file khác: trình so n th o v n b n, ta mu n k t h p nhi u file l i v i ho c chèn thêm m t s file hình nh vào t tr t i v trí c n chèn file - Insert/File - Tìm đ ng d n file c n chèn - Insert Chèn file hình nh t tr t i v trí c n chèn file - Insert/Picture - From File Trang 19 Tài li u h ng d n s d ng Microsoft Word XP - Tìm đ - Insert ng d n file nh c n chèn Template S d ng Template có s n: Trong Word có r t nhi u m u có th dùng đ t o m t tài li u m i nhanh chóng d dàng M u t p h p đ nh d ng đ c thi t k s n cho vi c so n v n b n theo m t m c đích đó, ví d nh : m u th , fax (Letters & Faxes); m u B n ghi nh (Memos); m u Báo cáo (Reports) đ c trình bày d ng khác nhóm l i k p h s Templates S d ng m u nh m t s g i ý v cách trình bày ý cho tài li u m i mà b n c n t o - File/New/General Templates Trang 20 Tài li u h ng d n s d ng Microsoft Word XP - Di chuy n gi a tab ch n Template c n thi t - OK T o Template: B n có th t t o m u cho riêng đ th c hi n nhanh chóng h n công vi c th ng ph i l p l i hàng ngày nh gi y m i, công v n g i c p trên, ho c b ph n ch c n ng, th , báo cáo ánh đo n v n b n hay dùng, trang trí đ p - File/Save As - Save as type: ch n Document Template - File name: gõ tên file - Save G i Template t o: - File/New Trang 21 Tài li u h ng d n s d ng Microsoft Word XP - Ch n Template c n thi t/Creat New Tr n v n b n: công vi c hàng ngày b n ph i t o gi y m i g i cho nhi u ng i nhi u đ n v khác Word giúp b n ch c n gõ m t gi y m i sau n tên ng i nh n (không ph i m t công gõ hàng lo t gi y m i) làm đ c u ta th c hi n tr n v n b n - Chu n b d li u: M t file gi y m i M t file ch a d li u c n tr n vào gi y m i bao g m tên, ch c danh, đ a ch , n tho i c a nh ng ng i nh n gi y m i STT Tên ng i Nguy n S n Lâm Tr n Hoà Bình T Ph ng Lan Hoàng Tu n Ng c Bùi Minh H i Ch c danh Giám đ c Tr ng phòng V tr ng V phó V phó i n tho i a ch 9330099 Công ty ABC 9715080 Công ty ABC 9715081 V ut 5742525 V Tài v 9630124 V H p tác - Cách làm: M file gi y m i Tools/Letter and Mailings/Mail Merge Wizard Ch n Letter B c - Starting Document: Ch n Use the current Document B c - Select Recipients: Ch n Use an existing List Trang 22 Tài li u h ng d n s d ng Microsoft Word XP Ch n Browse Ch n tên file ch a d li u tr n Open B ánh d u vào nh ng tên ng d u n u không c n OK c –Write your letter Ch n More Item Trang 23 i c n g i ho c b đánh Tài li u h ng d n s d ng Microsoft Word XP Ch n tr ng c n đ a vào gi y m i Insert/Close nh d ng l i tr ng v a Insert vào (đ m, nghiêng ) B c – Preview your letter N u mu n xem l i danh sách ng i g i gi y m i ch n Edit recipient list B c - Complete the Merge N u mu n in ch n Printer N u mu n ch nh s a v n b n ch n Edit individual letter/All Ch nh s a font, c ch , t o đ ng k File m i có tên Letter1, có th Save file l i T o Danh sách - Chu n b d li u: M t file ch a d li u t o label - Cách làm: Tools/Letter and Mailings/Mail Merge Wizard Ch n Label B c – Starting Doc: Ch n Use the current Document Ch n Label Options New Label Trang 24 Tài li u h ng d n s d ng Microsoft Word XP B B Lable name: đ t tên label Number across: s c t Number down: s dòng Vào thông s v kho ng cách l OK c - Select Recipients: Ch n Use an existing List Ch n Browse Ch n tên file ch a d li u/Open/OK c – Arrange your label Ch n More Item Ch n tr ng đ a vào label/Insert Close Update all label Trang 25 Tài li u h ng d n s d ng Microsoft Word XP B B c – Preview your label c 5- Complete the merge Printer: in máy in Edit individual letter/All: ch nh s a tr c in (font, c ch , t o đ ng k ) File m i có tên Label1, có th Save file l i T o m c l c: Dùng đ c tính t o m c l c t đ ng Microsoft Word có th xây d ng đ a nhanh m c l c c a m t v n b n dài Tuy nhiên đ c tính ch có hi u l c b n đ nh d ng tài li u theo ki u (Styles) - Dùng ch đ Outline View đ t o v n b n Các tiêu đ đ nh d ng theo Style Heading N i dung v n b n đ nh d ng theo Style Normal T o b ng m c l c : Ch n v trí đ m c l c Insert/Reference/Index and Table Ch n Table of Content Show page number: hi n s trang Right align page number: s trang hi n bên ph i Tab leader: cách hi n th t m c đ n s trang Show levels: hi n s m c mà v n b n có OK Hi n th v n b n b m vào m c l c - Tools/Options/Edit Trang 26 Tài li u h ng d n s d ng Microsoft Word XP - B ch n ô Use Ctrl + Click L u ý: thay đ i v n b n m c l c không t đ ng c p nh t, v y mu n m c l c kh p v i v n b n c n làm l i b c S d ng WordArt - Ch n bi u t ng - Ho c ch n View/Toolbar/WordArt - Ch n ki u WordArt ánh đo n v n b n/Ch n font, c ch , ki u ch - OK Thay đ i ki u WordArt - View/Toolbar/WordArt/WordArt Galery - Thay đ i ch V s đ - Ch n bi u t ng - Ch n ki u bi u đ Trang 27 Tài li u h ng d n s d ng Microsoft Word XP OK Insert Shape: thêm box tu ch n Layout: ch n ki u bi u đ t ng ng Select: đánh d u box theo m c Ch n ki u s đ theo m u có s n m u Cách ph i h p text s đ B o m t v n b n: V i Word có nhi u cách th c đ h n ch kh n ng truy c p vào t p v n b n, bao g m: - Gán m t kh u đ m v n b n, nh ng ng i không bi t m t kh u s không th m v n b n đ c - Gán m t kh u đ s a ch a v n b n; m t v n b n đ c m nh ng nh ng ng i không bi t m t kh u không th l u nh ng s a ch a c ng nh thay đ i tùy ti n v n b n Khi ng i không bi t m t kh u có th l u v n b n (n u có s a ch a) ch tr ng h p cho t p v n b n m t tên t p khác v i tên ban đ u Trang 28 Tài li u h ng d n s d ng Microsoft Word XP - Yêu c u nh ng ng i khác m v n b n d i d ng ch đ c N u m v n b n d i d ng ch đ c s a ch a v n b n, nh ng s a ch a ch l u l i đ c m t t p có tên khác bi t, n u l u v i tên không đ i nh ng thay đ i không đ c c p nh t vào v n b n - Vào menu Tools/Options/Security Password to open: m t kh u đ m v n b n Password to modify: m t kh u s a v n b n OK Gõ l i m t kh u m file hi n thông báo Reenter Password to open ho c Reenter Password to modify - Ch n OK L u ý: m t kh u phân bi t ch th ng ch hoa N u b n gán m t kh u cho m t v n b n sau l i quên m t kh u không th m v n b n đ c, lo i b ch đ b o v c ng nh khôi ph c l i thông tin Vì v y l u gi m t danh sách m t kh u ng v i t ng t p v n b n m t n i tin t ng m t cách th c làm vi c t t nh t - B đ t m t kh u: - Tools/Options/Security - Xoá m t kh u - OK Trang 29