HƯỚNG DẪN VẬN HÀNH ÁP DỤNG HỆ THỐNG TÀI LIỆUTài liệu chung: 1 Sổ tay chất lượng STCL - Đọc, chỉnh sửa phần phạm vi và danh mục tài liệu kèm theo hướng dẫn Không có Thư ký ISO 2 Chính sác
Trang 1HƯỚNG DẪN VẬN HÀNH ÁP DỤNG HỆ THỐNG TÀI LIỆU
Tài liệu chung:
1 Sổ tay chất lượng STCL - Đọc, chỉnh sửa phần phạm vi và
danh mục tài liệu kèm theo hướng dẫn
Không có Thư ký ISO
2 Chính sách chất lượng CSCL - Phổ biến cho toàn thể cán bộ
nhân viên trong phường/xã, các hình thức phổ biến có thể là: họp, đóng khung treo ở phòng họp/khu vực một cửa
Không có Thư ký ISO, Ban lãnh đạo
UBND
3 Mục tiêu chất lượng MTCL - Lập mục tiêu chất lượng năm
2017
- Ban hành và phổ biến cho toàn thể cán bộ nhân viên trong phường/xã, các hình thức phổ biến có thể là: họp, đóng khung treo ở phòng họp/khu vực một cửa
Không có Thư ký ISO, Ban lãnh đạo
UBND
4 QT kiểm soát tài liệu QT.ISO.01 - Đọc quy trình để hiểu cách thức
ban hành, phân phối, sửa đổi hoặc cập nhật tài liệu
- Lập danh mục tài liệu bên ngoài
- Lập danh mục tài liệu nội bộ
-
BM.ISO.01.01 BM.ISO.01.02
- Tất cả cán bộ nhân viên sử dụng mẫu danh mục tài liệu bên ngoài, cập nhật những văn bản pháp luật, của cơ quan cấp trên theo mẫu
- Thư ký ISO lập toàn bộ danh mục những tài liệu được lãnh đạo UBND ký ban hành cho từng lĩnh vực vào danh mục tài liệu nội bộ
Trang 2- Trong quá trình áp dụng, khi
có 1 văn bản liên quan hoặc bất
cứ sự thay đổi nào tác động đến quy trình, phải mở quy trình đó và sửa phần liên quan,
ví dụ: Nghị định về phí và lệ phí lĩnh vực tư pháp thay thế
NĐ 158 từ 1/1/2017; vậy cán
bộ tư pháp sẽ mở các QT tư pháp, sửa tại các phần:
1/ Phần nội dung về phí lệ phí; 2/ Phần 5.8 tài liệu viện dẫn và
cơ sở pháp lý 3/ Phần lịch sử quy trình: ghi
rõ phần nội dung nào bị thay đổi, ngày sửa đổi, ngày ban hành (theo đó lần ban hành là lần 2, lần sửa đổi là lần 1); các lần sau sẽ tăng dần
5 QT kiểm soát hồ sơ QT.ISO.02 - Đọc quy trình để hiểu cách thức
lưu trữ, quản lý hồ sơ;
- Từng lĩnh vực/cán bộ lập danh mục hồ sơ mình quản lý theo mẫu
-BM.ISO.02.01 Xem các hồ sơ phải lưu theo
mục 7 từng quy trình tác nghiệp của lĩnh vực mình phụ trách
6 QT đánh giá nội bộ QT.ISO.03 - Đọc quy trình để hiểu cách thức
triển khai và quản lý hoạt động đánh giá nội bộ
- Lập kế hoạch đánh giá, triển khai đánh giá nội bộ lần 1 trước ngày 15.03.2017 theo bộ checklist tư vấn gửi, sau đó gửi
bộ checklist đã điền về cho tư vấn
BM.ISO.03.01 Checklist
Thư ký ISO/các thành viên trong nhóm đánh giá viên nội
bộ đã được tư vấn đào tạo
Trang 3để tổng hợp báo cáo.
7 QT kiểm soát công việc KPH QT.ISO.04 - Đọc quy trình để hiểu cách thức
triển khai và quản lý các công việc không phù hợp
- In, đóng quyển mẫu sổ kiểm soát công việc không phù hợp để ghi chép thống kê nếu như có phát sinh những công việc không phù hợp, ví dụ: công văn đi sai thẩm quyền, sai hình thức…; giải quyết thủ tục trễ hẹn, phần mềm lỗi…
- Tất cả các cán bộ thuộc các lĩnh vực chuyên môn
8 QT hành động khắc phục QT.ISO.05 - Đọc quy trình để hiểu cách thức
triển khai khắc phục sau khi có công việc không phù hợp xảy đến
- Mở các phiếu khắc phục đối với các sai lỗi xảy ra
BM.ISO.05.01 - Các lĩnh vực nơi có sai lỗi
9 QT hành động phòng ngừa QT.ISO.06 - Đọc quy trình để hiểu cách thức
triển khai khắc phục sau khi có công việc không phù hợp xảy đến
- Mở các phiếu phòng ngừa đối với các sai lỗi tiềm ẩn, có thể xảy đến
BM.ISO.05.01
10 QT xem xét của LĐ về HTQLCL QT.ISO.07 Phần này tư vấn sẽ hướng dẫn sau
11 QT vận hành HTQLCL QT.ISO.08 - Đọc quy trình để hiểu cách thức
vận hành hệ thống QLCL sau khi xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến
- Lập kế hoạch duy trì và cải tiến
hệ thống hàng năm, trình lãnh đạo ký, theo dõi và triển khai
BM.ISO.08.01 Thư ký ISO
Trang 4thực hiện theo kế hoạch đã lập.
12 QT quản lý văn bản đi đến QT.ISO.09 - Đọc quy trình để hiểu cách thức
quản lý văn bản đi đến;
- Ghi chép về hoạt động văn bản
đi đến theo quy trình quy định
- Lưu những hồ sơ liên quan: sổ công văn đi, sổ công văn đến, các công văn đến đi
-Cán bộ văn phòng/cán bộ chuyên môn (theo mục 7 quy trình này)
13 QT tiếp nhận và trả kết quả TTHC QT.ISO.10 - Đọc và thực hiện đúng theo quy
trình; xem hoạt động có phù hợp với quyết định 14/2015; quyết định 07….; xác định số lượng hồ
sơ giải quyết theo từng lĩnh vực theo mức độ
14 QT đo lường thỏa mãn KH QT.ISO.11 - Chưa triển khai, chờ tư vấn
hướng dẫn
15 Các quy trình thủ tục hành chính
trong các lĩnh vực - Đọc quy trình, triển khai thựchiện
- Lưu các hồ sơ theo mục 7 các quy trình tác nghiệp đã viết
Mẫu biểu theo quyết định 14/2015
và các văn bản hướng dẫn của huyện, thành phố, thị xã
Các cán bộ chuyên môn phụ trách các lĩnh vực
• Lưu ý: các hồ sơ này lập thành các file có nhãn, tương tự như file tài liệu, có dán nhãn “hồ sơ hệ thống QLCL” và lưu
theo trình tự về thời gian và từng vụ việc.