Phân tích thiết kế quản lý khách sạn

Phân tích thiết kế quản lý khách sạn

Đề Tài QUẢN LÝ KHÁCH

SẠN

Lớp: TQTM37B Khóa: 37B

Họ và tên: Nguyễn Trần Trung Lộc GVHD: Phạm Quốc Tú



MỤC LỤC

Phần I: Giới thiệu 2

Phần II: Nội dung chính của đề tài 3

1 Mở đầu: 3

1 Tổng quan 3

2 Khảo sát hiện trạng: 4

2.1 Nội dung yêu cầu 4

2.2 Các hoạt động chính của đơn vị 4

2.3 Các bộ phận sử dụng hệ thống 5

2.4 Các yêu cầu của đơn vị 5

3.Phân tích: 7

3.1 Mô hình chức năng (BFD – Business Function Diagram) 7

3.2 Mô hình dòng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram): 8

3.3 Mô hình thực thể – kết hợp (Entity Relationship Model): 17

4.Thiết kế : Khả thi về kỹ thuật: 26

4.1.Sơ đồ cấu trúc hệ thống: 41

4.2.Phần mềm quản lý khách sạn được thiết kế và xây dựng theo kiến trúc 3 tầng: 42

Phần III Kết luận 43

1 Đánh giá ưu điểm, khuyết điểm 43

1.1 Ưu điểm 43

1.2 Khuyết điểm 43

2 Mục tiêu phát triển: 43

Phần I: Giới thiệu

Trong những năm gần đây du lịch là một trong những ngành có độ tăngtrưởng cao nhất cả nước Rất nhiều khách sạn đua nhau phát triển liên tục và nhanhchóng theo sự phát triển của xã hội về qui mô và chất lượng

Hiện nay, các khách sạn phải trực tiếp tiếp nhận, quản lý một khối lượng lớn

và thường xuyên nhiều loại khách, cùng với hàng loạt dịch vụ phát sinh theo nhucầu của khách hàng Do đó, công việc quản lý hoạt động kinh doanh của khách sạnngày càng phức tạp hơn

Hơn nữa, công tác quản lý không chỉ đơn thuần là quản lý về lưu lược kháchđến với khách sạn, sử dụng các loại hình dịch vụ … mà công việc quản lý còn phảiđáp ứng nhu cầu về việc báo cáo các loại hình doanh thu, tình hình kinh doanh củakhách sạn … để từ đó có thể đưa ra định hướng và lập kế hoạch phát triển chocông việc kinh doanh đó Nhưng với việc lưu trữ và xử lý bằng thủ công như hiệnnay thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và nhân lực mà không đem lại hiệu quả cao Do

đó cần phải tin học hóa hình thức quản lý, cụ thể là xây dựng một phần mềm đểđáp ứng nhu cầu quản lý toàn diện, thống nhất và đạt hiệu quả cao nhất cho hoạtđộng kinh doanh của khách sạn

Do những nhu cầu trên nên nhóm chúng em quyết định chọn đề tài thực tậpcuối khóa là “Quản lý khách sạn” như là một chính yếu cho nhu cầu ứng dụngcông nghệ thông tin vào kinh doanh

Phần II: Nội dung chính của đề tài

1 Mở đầu:

1 Tổng quan

Khách sạn Kim Anh là chi nhánh của xí nghiệp chế biến và kinh doanhlương thực Vĩnh Phát, là một trong những khách sạn chất lượng cao hình thành vàhoạt động sớm thứ nhì tại Thành Phố Long Xuyên được khởi công xây dựng vàotháng 01 năm 2001, đến cuối tháng 12 năm 2002 thì đưa vào sử dụng Khách Sạnhoạt động theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 521000138 do sở kế hoạch và đầu

tư tỉnh An Giang cấp ngày 17 tháng 10 năm 2001

Khách sạn Kim Anh có trụ sở tại: số 5, đường Thi Sách, phường MỹLong, thành phố Long Xuyên, tỉnh An Giang Với diện tích mặt bằng chiếm hơn

400 m2 , tổng diện tích mặt bằng xây dựng hơn 3.000 m2 bao gồm 8 tầng, được xem

là một trong những khách sạn lớn tọa lạc trong trung tâm Thành Phố

Với sự đa dạng các dịch vụ, đáp ứng nhu cầu nghỉ ngơi, giải trí chonhiều nhóm khách hàng trong và ngoài khu vực Sự ra đời của khách sạn đã gópphần thúc đẩy sự phát triển du lịch của tỉnh nhà vốn là thế mạnh và được địaphương chú trọng định hướng khuyến khích phát triển

Từ khi thành lập hơn một năm khách sạn Kim Anh hoạt động dướihình thức khách sạn chất lượng cao tương đương tiêu chuẩn 3 sao theo quyết định

số :.195 /QĐ.TCDL của tổng cục du lịch ngày 19 tháng 5 năm 2003, nhưng do vịtrí nằm trong khu dân cư không thể mở rộng quy mô nhằm nâng số lượng phòng từ

30 sang 50 phòng trở lên nên khách sạn được cấp tiêu chuẩn 2 sao theo quyết địnhcủa tổng cục du lịch cấp ngày 15 tháng 03 năm 2004 Tuy nhiên, khách sạn vẫnđược coi là đứng thứ nhì trong thành phố về chất lượng dịch vụ cũng như là quy

tư thêm các phòng nghỉ dành cho tài xế và trang bị thêm 5 giường di dộng nhằmđáp ứng kịp thời các đối tượng khách hàng có nhu cầu nghỉ theo đoàn hay gia đìnhnhờ vậy khách sạn có thể thực hiện tốt phương châm mà ban giám đốc đề ra:

“không nói không với khách hàng”

Phương thức kinh doanh chủ yếu của khách sạn là thuê phòng chokhách vãng lai, khách công ty và khách đi tour từ các công ty du lịch Bên cạnh đókhách sạn còn cung cấp các dịch vụ khác như: massage, karaoke, nhà hàng, càphê hoạt động từ 6 đến 24 giờ cũng góp phần rất lớn vào doanh thu của toànkhách sạn Phương thức thanh toán tiện lợi cho khách hàng với dịch vụ chấp nhậnthanh toán thẻ tín dụng, thanh toán qua ngân hàng

2 Khảo sát hiện trạng:

2.1 Nội dung yêu cầu

- Giúp khách sạn quản lý được tình trạng phòng thuê

- Thống kê công suất phòng, báo cáo, in ấn doanh thu hàng tháng/năm

- Cập nhật, thêm, xóa, sửa, tra cứu các thông tin về khách hàng

- Quản lý được các dịch vụ của khách sạn và các khách hàng sử dụng dịch vụ

2.2 Các hoạt động chính của đơn vị

TỔNG GIÁM ĐỐC

GIÁM ĐỐC

PHÒNG KẾ TOÁN TÀI

PHÒNG KỸ THUẬT – CUNG CẤP

PHÒNG NHÂN SỰ -

PHÒNG KẾ HOẠCH KINH

PHÒNG HỖ

TRỢ VÀ

PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH

PHÓ GĐ CHẤT LƯỢNG NHÂN SỰ

2.3 Các bộ phận sử dụng hệ thống

- Người quản lý.

- Bộ phận lễ tân của khách sạn

2.4Các yêu cầu của đơn vị

 Khi khách hàng làm thủ tục đăng ký nhận phòng thì khách hàng phải khaibáo đầy đủ thông tin về mình cũng như những thông tin cần thiết mà Bộ phận Lễtân (BPLT) yêu cầu đồng thời khách hàng phải gửi cho BPLT giấy tờ tùy thân củamình như: CMND, (Passport, Visa đối với người nước ngoài) hoặc các văn bằng

có hình còn thời hạn sử dụng BPLT sẽ giữ lại các loại giấy và các văn bằng nàycho đến khi khách hàng làm xong thủ tục trả phòng

 Tiếp đó BPLT sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng để tiến hành giao phòng chokhách

 Trong thời gian ở khách sạn, khách hàng có thể sử dụng các thức uống cósẵn trong phòng hoặc các dịch vụ của khách sạn Khi khách hàng sử dụng dịch vụ

sẽ do BPLT tiếp nhận và thanh toán khi khách trả phòng

 Khi khách làm thủ tục trả phòng, BPLT sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng,chính sách trả phòng, các dịch vụ đã sử dụng trong thời gian khách ở khách sạn.Sau đó sẽ tổng hợp lại và in ra hoá đơn tổng để khách thanh toán đồng thời sẽ trảlại giấy tờ tùy thân cho khách

 Khách sạn có nhiều loại phòng, tuỳ theo từng loại phòng mà có giá phòng vàtiện nghi khác nhau

 Khách sạn còn có những dịch vụ massage, karaoke, giặt ủi …

 Sau mỗi tháng và sau mỗi năm khách sạn sẽ tiến hành tính công suất phòngtheo:

2.5 Mô tả chi tiết từng bộ phận

2.5.1 Quản lý khai thác phòng:

-

Quản lý đăng ký thuê phòng : Khi khách đến thuê phòng, bộ phận lễtân phải ghi nhận lại các thông tin có liên quan đến khách theo quy định chung củakhách sạn để tiện cho việc quản lý khách trong thời gian họ đăng ký thuêphòng Tất cả các thông tin đăng ký thuê phòng đều được quản lý dựa trên họ tênkhách đăng ký, số lượng phòng, ngày đến, ngày đi và số điện thọai liên lạc

-

Quản lý thông tin nhận phòng : Sau khi đã làm thủ tục đăng ký thuê phòng,

khách thuê sẽ được bộ phận lễ tân trao phòng và chính thức ghi nhận thời gian mà

họ nhận phòng Khách sạn sẽ quản lý những thông tin như số phòng nhận, họ tênngười nhận phòng, ngày nhận, giờ nhận Nếu đã đăng ký phòng trước thì thông tinnhận phòng phải đúng với thông tin đăng ký thuê phòng đã khai báo trước đó

- Quản lý việc trả phòng: Khi khách thuê có ý muốn trả phòng thì bộ phận lễ

tân có nhiệm vụ kiểm tra lại phòng mà họ trả dựa trên thông tin nhận phòng vànhững dịch vụ mà họ sử dụng Đồng thời phải lập hóa đơn cho tất cả những gì mà

họ phải thanh toán Việc trả phòng được khách sạn quản lý các thông tin sau: Sốphòng trả, họ tên người trả, ngày trả, giờ trả (chính sách trả phòng)

Tổng tiền = (Tiền phòng * Số ngày) + Tiền sử dụng dịch vụ + (Tiền phòng *Phụ thu) – Giảm giá khách hàng

 Trả phòng sau 12h00 đến 13h00 : Không phụ thu tiền phòng

 Trả phòng sau 13h00 đến 15h00 : Phụ thu 20% tiền phòng

 Trả phòng sau 15h00 đến 17h00 : Phụ thu 40% tiền phòng

 Trả phòng sau 17h00 đến 19h00 : Phụ thu 50% tiền phòng

 Trả phòng sau 19h00: Tính nguyên giá đêm

2.5.2 Quản lý khách hàng:

Khi khách đến đăng ký và nhận phòng ở khách sạn, mỗi ngườiđều phải cung cấp những thông tin như: Họ tên, giới tính, địa chỉ, điện thoại, sốCMND (PassPort, Visa) …, quốc tịch để khách sạn có thể quản lý và trích suấtthông tin theo yêu cầu (hợp pháp)

2.5.3 Quản lý các dịch vụ của khách sạn:

Bên cạnh việc thuê phòng, khách hàng còn có nhu cầu sử dụngcác loại dịch vụ Để đáp ứng điều đó, khách sạn đã cung cấp các loại dịch vụ nhưmassage, karaoke, giặt ủi … và các loại hình dịch vụ này sẽ được quản lý theo: têndịch vụ, đơn vị tính, đơn giá

2.5.4 Quản lý phòng:

Mỗi khách sạn sẽ có nhiều loại phòng, mỗi loại có nhiều phòng, mỗi phòng cónhiều trang thiết bị khác nhau Vì vậy, các phòng của khách sạn phải được quản lý dựavào số phòng, loại phòng, giá cơ bản; tiện nghi thì được quản lý theo: tên thiết bị, sốlượng

Hiện tại, khách sạn gồm 3 loại phòng : đặc biệt (720.000 VNĐ), loại 1(320.000 VNĐ), loại 2 (270.000 VNĐ)

3.Phân tích:

3.1 Mô hình chức năng (BFD – Business Function Diagram)

3.2 Mô hình dòng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram):

 Mô hình dòng dữ liệu (DFD) có các đặc trưng sau:

oThuộc trường phái phân tích cấu trúc

oTiếp cận chủ yếu theo hướng từ trên xuống

oBiểu diễn cả xử lý lẫn dữ liệu hệ thống, nhưng chú ý đến xử lý hơn là

dữ liệu

 Mô hình DFD bao gồm 4 khái niệm chính: xử lý (process),dòng dữ liệu (data flow), kho dữ liệu (data store) và đầu cuối (terminator)

 Các khái niệm và kí hiệu chính của mô hình DFD

KHÁI NIỆM KÍ HIỆU Ý NGHĨA

Xử lý Một trong các hoạt động bên trong hệ

Đặt

Thuê

Trả

Quản lí phòng

Hoá đơn

Kiểu phòng

Loại phòng

Báo cáo – thống kê Đặt – trả phòng

Số lượng khách

Doanh thu

Đầu cuối Một tác nhân bên ngoài hệ thống.

Mô hình dòng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram):

 Mức 0:

Hình 1 Mô hình DFD mức tổng quát

 Mức 1:

Hình 2 Mô hình DFD mức 2

 Mức 2:

 Phân rã ô xử lý1.1: Quản lý khai thác phòng

Hình 3 Mô hình quản lý khai thác phòng

 Phân rã ô xử lý1.2: Quản lý khách hàng

Hình 4 Mô hình quản lý khách hàng

 Phân rã ô xử lý1.3: Quản lý dịch vụ

Hình 5 Mô hình quản lý dịch vụ

 Phân rã ô xử lý1.4: Quản lý phòng

Hình 6 Mô hình quản lý phòng

 Mức 3:

 Phân rã ô xử lý1.1.1: Đăng ký

Hình 7 Mô hình đăng ký phòng Phân rã ô xử lý1.1.2: Nhận phòng

Hình 8 Mô hình nhận phòng

 Phân rã ô xử lý 1.1.2: Trả phòng

Hình 9 Mô hình trả phòng

 Mức 4

 Phân rã ô xử lý 1.1.3.5: Thanh toán

Hình 10 Mô hình thanh toán

 Phân rã ô xử lý1.3.6: Sử dụng dịch vụ

Hình 11 Mô hình sử dụng dịch vụ

3.3 Mô hình thực thể – kết hợp (Entity Relationship Model):

 Mô hình thực thể kết hợp là một sự trình bày chi tiết, lý luận về dữ liệu chomột đơn vị tổ chức hoặc phạm vi nghiệp vụ xác định Một mô hình thực thể kết

Mối kết hợp mối kết hợp Tên Biểu diễn sự kết hợp giữa hai hay nhiều thực

thể

Thuộc tính Tên thuộc tính Biểu diễn đặc trưng của thực thể, mối kết hợp

Mô hình quan niệm dữ liệu (thực thể- kết hợp):

Thuộc

Hóa đơn

Có Thanh toán

Chi tiết phiếu thuê

Chi tiết hóa đơn sách trả Chính

phòng

Danh sách

sử dụng dịch vụ

Có Dịch vụ

Có

Đơn vị

Thuộc

Loại dịch vụ

dùng (1,1)

 NGUOI_DUNG (TenDangNhap, MatKhau, LoaiNguoiDung).

 THIET_BI (MaThietBi, TenThietBi, MaLoaiPhong, SoLuong).

 CHINH_SACH_TRA_PHONG (MaChinhSach, ThoiGianQuiDinh, PhuThu).

 DICH_VU (MaDichVu, MaLoaiDichVu, MaDonVi, DonGia).

 DON_VI (MaDonVi, TenDonVi).

 HOA_DON (MaHoaDon, NhanVienLap, MaKhachHang, MaNhanPhong,

TongTien, NgayLap)

 LOAI_NGUOI_DUNG (LoaiNguoiDung, TenLoaiNguoiDung).

 LOAI_DICH_VU (MaLoaiDichVu, TenLoaiDichVu).

 LOAI_PHONG (MaLoaiPhong, TenLoaiPhong, DonGia, SoNguoiChuan,

SoNguoiToiDa, TyLeTang)

 LOAI_TINH_TRANG (MaLoaiTinhTrangPhong, TenLoaiTinhTrang).

 PHIEU_NHAN_PHONG (MaNhanPhong, MaPhieuThue, MaKhachHang).

 PHIEU_THUE_PHONG (MaPhieuThue, MaKhachHang).

 PHONG (MaPhong, MaLoaiPhong, MaLoaiTinhTrangPhong, GhiChu).

 QUI_DINH (TenQuiDinh, MoTa).

MaNhanPhong, SoLuong)

 CHI_TIET_PHIEU_THUE_PHONG (MaPhieuThue, MaPhong, NgayDangKy,

NgayNhan)

HoTenKhachHang, CMND, NgayNhan, NgayTraDuKien, NgayTraThucTe)

 CHI_TIET_HOA_DON (MaHoaDon, MaPhong, MaSuDungDichVu,

MaChinhSach, PhuThu, TienPhong, TienDichVu, GiamGiaKH, HinhThucThanhToan,

SoNgay, ThanhTien)



 Quản lý về việc mướn phòng

 Để khách hàng thuận tiện trong việc mướn phòng, khách sạn hiện tại

có nhiều phòng, trong mỗi phòng sẽ gồm nhiều vật dụng như máy lạnh, tủlạnh, máy nước nóng, tivi,… Nhờ vậy giúp các khách hàng thoải mái khi

đi du lịch

 Khi các khách hàng đến thuê phòng sẽ gởi lại CMND tại quầy tiếp tân

và được cấp thẻ vào phòng Từ thẻ này các khách hàng có thể sử dụng dịch vụ trong khách sạn này, sao đó tìm kiếm mã số các dịch vụ có sẵn trong khách sạn

 Mô tả phạm vi khách sạn

Mô tả phạm vi hệ thống

Chương trình quản lý Khách sạn

Người lập : Võ Ngọc TrinhNgày lập :15/02/2009

Thông tin tổng quan:

- Tên dự án : Xây dựng chương trình quản lý Khách sạn

- Giáo viên hướng dẫn : Nguyễn Thị Mỹ Truyền

- Nhóm thực hiện : Trần Thị Mỹ Nhân - Lý Ngọc Phượng - Võ NgọcTrinh - Huỳnh Thanh Trúc

Phát biểu vấn đề:

- Nhằm đáp ứng nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin cho các hoạtđộng kinh doanh và để giảm bớt thời gian tìm kiếm, theo dõi hoạt động củakhách sạn trong việc quản lý Chương trình”Quản lý Khách sạn “ ra đời nhằmđáp ứng vấn đề trên

in ấn doanh thu hàng tháng/năm.

Mô tả:

- - Khách hàng phải cung cấp thông tin cho Bộ phận tiếp tân của kháchsạn khi đăng ký thuê phòng như: Họ tên, địa chỉ, số Chứng minh nhân dân… và

bộ phận tiếp tân sẽ nhập, lưu trữ các thông tin trên

- - Bộ phận tiếp tân sẽ cho khách hàng thông tin về phòng và các dịch vụcủa khách sạn

- - Lưu trữ thông tin khách hàng thuê phòng, khách hàng sử dụng dịchvụ

- - Tra cứu, cập nhật tình trạng phòng và khách hàng

Lợi ích mang lại:

- Hỗ trợ khách sạn có được phong cách làm việc chuyên nghiệp, quản lý hiệuquả các hoạt động kinh doanh khách sạn, hướng tới hình ảnh, phong cách phục

vụ Văn minh - Lịch sự - Hiện đại đến khách hàng, tạo một ưu thế cạnh tranh

trước các đối thủ trong ngành

Các bước thực hiện để hoàn thành dự án:

Lý Ngọc PhượngTrần Thị MỹNhân

Võ Ngọc TrinhHuỳnh Thanh

- Xây dựng các nguyên tắcquản lý và tài liệu tham khảocho hệ thống

Võ Ngọc TrinhHuỳnh ThanhTrúc

3 Xác định yêu cầu

hệ thống

Lập kế hoạch phỏng vấnngười dùng, đưa ra các yêucầu nghiệp vụ, yêu cầu chứcnăng hệ thống và yêu cầu phichức năng

Lý Ngọc PhượngTrần Thị MỹNhân

Võ Ngọc TrinhHuỳnh ThanhTrúc

4 Mô hình hóa yêu

5 Thiết kế Thiết kế chi tiết về hệ thống

bao gồm:

- Thiết kế dữ liệu

- Thiết kế giao diện

Lý Ngọc PhượngTrần Thị MỹNhân

Võ Ngọc TrinhHuỳnh Thanh

Phiếu Thu Tiền

Họ và tên khách hàng:……… Ngày thu tiền:…………

Số thẻ phòng:………

STT Số phòng Ngày thuê phòng Số ngày trả phòng Thành tiền

1

…

Yêu cầu lưu trữ :

o Lưu trữ thông tin người dùng

o Lưu trữ thông tin khách hàng thuê phòng

o Lưu trữ thông tin khách hàng nhận, trả phòng

o Lưu trữ thông tin phòng

o Lưu trữ thông tin tình trạng phòng

o Lưu trữ thông tin loại phòng.

o Lưu trữ thông tin thiết bị

o Lưu trữ thông tin dịch vụ

o Lưu trữ thông tin sử dụng dịch vụ của khách hàng

o Lưu trữ thông tin loại dịch vụ

o Lưu trữ thông tin đơn vị tính

o Lưu trữ qui định khách sạn

o Lưu trữ chính sách trả phòng

o Lưu trữ thông tin phiếu đăng ký thuê phòng

o Lưu trữ thông tin phiếu nhận phòng

o Lưu trữ thông tin hóa đơn

Yêu cầu nghiệp vụ :