Trong quá trình thực hiện một bảng tính, chúng ta có thể mắc phải vô số lỗi, hoặc có thể mắc phải những sai lầm ngớ ngẩn, và thường không để ý tới những cái có thể giúp chúng ta xử lý bảng tính nhanh hơn, gọn gàng hơn... Xin hân hạnh giới thiệu đến các bạn cuốn sách Một ngày một tuyệt chiêu, lược dịch từ cuốn Excel Hacks, của hai tác giả David và Raina Hawley. Những tuyệt chiêu này sẽ giúp bạn tránh được những lỗi, và làm việc với bảng tính một cách có hiệu quả hơn
Sau tuyệt chiêu hay mà tớ sưu tầm được, xin chia với bạn chưa biết biết chưa thành thạo Mục lục: 01 Tùy biến cửa sổ làm việc bảng tính 02 Nhập liệu đồng thời vào nhiều sheet 03 Ngăn chận người sử dụng thực số hành động định 04 Ngăn chặn nhắc nhở không cần thiết 05 Ẩn sheet cho người dùng dùng lệnh unhide để 06 Tự thiết kế bảng tính mẫu (template) 07 Tạo mục cho Sheet Workbook 08 Giới hạn vùng cuộn bảng tính 09 Khóa bảo vệ ô có chứa công thức 10 Sử dụng định dạng theo điều kiện để tìm liệu trùng 11 Tìm liệu xuất nhiều lần công cụ Conditional Formating 12 Tạo riêng công cụ cho riêng bảng tính cụ thể 13 Sao chép công thức giữ nguyên tham chiếu tương đối (giống chép tham chiếu tuyệt đối) 14 Gỡ bỏ liên kết ma 15 Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường 16 Cứu liệu từ bảng tính bị lỗi 17 Sử dụng Data-Validation danh sách nguồn nằm Sheet khác 18 Điều khiển Conditional Formating checkbox 19 Đánh dấu ô chứa công thức Conditional Formatting 20 Đếm cộng ô định dạng có điều kiện 21 Tô màu dòng xen kẽ 22 Tạo hiệu ứng 3D bảng tính hay ô 23 Bật, tắt chức Conditional Formatting checkbox 24 Dùng nhiều List cho Combobox 25 Tạo danh sách xác thực thay đổi theo lựa chọn từ danh sách khác 26 Sử dụng chức thay (Replace) để gỡ bỏ ký tự không mong muốn 27 Chuyển đổi số dạng văn sang số thực 28 Trích xuất liệu số chuỗi VBA 29 Tùy biến thích ô bảng tính 30 Sort thứ tự dựa nhiều ba cột Lời nói đầu Trong trình thực bảng tính, mắc phải vô số lỗi, mắc phải sai lầm ngớ ngẩn, thường không để ý tới giúp xử lý bảng tính nhanh hơn, gọn gàng Xin hân hạnh giới thiệu đến bạn sách "Một ngày tuyệt chiêu", lược dịch từ Excel Hacks, hai tác giả David Raina Hawley Những "tuyệt chiêu" giúp bạn tránh lỗi, làm việc với bảng tính cách có hiệu Trước nói đến "tuyệt chiêu" Excel, xin nói sơ qua chút số thủ thuật quy tắc bản, điều giúp bạn thực "tuyệt chiêu" nói đến phần sau cách dễ dàng Excel phần mềm bảng tính mạnh, bạn làm điều tin với Nhưng không may, có nhiều người thiết kế bảng tính với nhiều "lo xa", cẩn thận mức cần thiết, làm cho trở nên phức tạp đáng bị Phần mở đầu mách cho bạn số thủ thuật quy tắc mà bạn làm theo, bạn thấy chúng hiệu Xin nói thêm, tất "chiêu" trình bày sau đây, đa phần viết cho Excel 2007 Nếu áp dụng cho phiên trước, thích bên cạnh: (Với Excel 2003 trở trước, ) Quy tắc 80/20 Có lẽ việc quan trọng thực bảng tính dành thời gian để nghiên cứu, xem xét cách bố trí liệu, tính trước việc cần làm Và đừng nghĩ sau hoàn thành, không cần phải thêm vào liệu công thức khác, bạn làm ngược lại Điều có nghĩa rằng, bạn nên dành khoảng 80% thời gian để lên kế hoạch cho bảng tính khoảng 20% thời gian để thực bảng tính Cho dù rằng, việc không cần thiết với bảng tính nhỏ, bảo đảm rằng, bạn quan tâm đến điều vừa nói trên, lâu dài, bạn tránh cực nhọc phải phải sửa sửa lại bảng tính mình, dễ dàng thực bảng tính lớn sau dành cho thời gian để lên kế hoạch thực Nên nhớ rằng, bảng tính phải mang lại cho người dùng thông tin xác, thông tin xác trường hợp Những mẹo nhỏ cấu trúc bảng tính Một lỗi mà hay mắc phải tạo bảng tính, không thiết lập trình bày liệu "theo cách mà Excel tính mong đợi" Sau số lỗi phổ biến hay mắc phải thiết lập bảng tính: • Bố trí liệu nhiều bảng tính (WorkBook) khác • Bố trí liệu nhiều trang tính (WorkSheet) khác • Bố trí liệu nhiều bảng (Table) khác • Có hàng trống cột trống khối liệu (database) • Bỏ trống ô có liệu giống (cùng chung ngày, chung đơn vị tính, v.v ) Ba điểm muốn nói đến điều: Bạn nên luôn cố gắng để giữ mối liên quan liệu liên tục bảng liệu Tôi thấy nhiều bảng tính không trình bày theo quy tắc đơn giản này, vậy, bảng tính tận dụng tối đa tính mạnh mẽ Excel PivotTable, SubTotal Bạn sử dụng tính bạn gom hết liệu bạn vào bảng thật đơn giản Không phải ngẫu nhiên mà Excel có 1.048.567 hàng (65.536 hàng Excel 2003 trở trước) mà lại có 16.384 cột (256 cột Excel 2003 trở trước) Điều có ý nói rằng, bạn nên thiết lập liệu với tiêu đề cột nằm hàng cùng, liệu có liên quan nằm liên tục bên tiêu đề Nếu bạn có liệu lặp lại hai lần nhiều lần hàng cột (các ngày tháng, loại đơn vị tính chẳng hạn), bạn chống lại cám dỗ bỏ trống ô Hãy cố gắng xếp (sort) liệu bạn Excel có nhiều công cụ để tìm kiếm tham chiếu công thức, số không nhỏ đó, đòi hỏi liệu phải xếp theo thứ tự hợp lý Việc phân loại giúp ích đáng kể cho tốc độ xử lý số hàm Những mẹo nhỏ định dạng Ngoài việc thiết kế cấu trúc bảng tính cho hợp lý, việc định dạng cho vấn đề cần bàn đến Mặc dù bảng tính nên định dạng cho dễ đọc dễ theo dõi, nghĩ đến việc sử dụng thời gian cho có hiệu Hãy luôn định dạng thật đơn giản Rất nhiều người lãng phí thời gian vào việc định dạng bảng tính không thiết phải làm vậy, điều làm ảnh hưởng đến hiệu công việc Việc thường xuyên áp dụng định dạng phức tạp cho bảng tính làm cho tăng kích thước, cho dù bảng tính bạn trông giống tác phẩm nghệ thuật, lại nỗi sợ hãi cho người khác Một kiểu phối màu tốt mà bạn nên áp dụng cho bảng tính, màu đen, màu trắng màu xám Một gợi ý nữa, nên bỏ trống vài hàng (ít hàng) Những hàng dùng cho tính nâng cao sau, chẳng hạn Advanced Filter, dùng làm vùng điều kiện cho công thức xử lý liệu (DSUM, DMAX, v.v ) Cũng đừng quan tâm đến việc canh lề cho liệu Theo mặc định, Excel canh phải cho liệu kiểu số, canh trái cho liệu kiểu text Và điều tốt rồi, đừng thay đổi Nếu bạn thay đổi kiểu canh lề, bạn không xác định tức khắc liệu kiểu số hay liệu kiểu text; gây nhầm lẫn cho người khác tham chiếu đến ô, nhiều họ tưởng liệu ô số, thật text Nếu bạn thay đổi kiểu canh lề mặc định, bạn bị nhức đầu với sau Chỉ có tiêu đề bảng tính hưởng ngoại lệ mà Chỉ định dạng ô theo kiểu text thật cần thiết Bởi tất liệu nhập vào ô định dạng trước theo kiểu text bị chuyển thành liệu kiểu text, bạn nghĩ bạn nhập vào liệu kiểu số hay liệu kiểu ngày tháng Và tồi tệ nữa, ô chứa công thức tham chiếu đến ô định dạng theo kiểu text, bị định dạng thành kiểu text Nói chung, bạn đâu có muốn ô chứa công thức lại bị định dạng theo kiểu text, phải không Trộn ô (merge cells) vấn đề Có số công thức macro chạy với ô trộn Cho nên, thay trộn ô, bạn dùng chức "Center across selection", nằm Home ➝ nhómAlignment Nhấn vào mũi tên bên phải, mở hộp thoạiFormat với tab Alignment chọn sẵn Bạn sử dụng trượt dọc khung Horizontal để chọn Center Across Selection Hoặc bạn right-click chọn Format Cells từ shortcut menu Với Excel 2003 trở trước, bạn mở hộp thoại từ menu Format ➝Cells (Ctrl+1) Nên sử dụng Center Across Selection thay cho Merge Cells Những mẹo nhỏ dùng công thức Một sai lầm lớn sử dụng công thức cho tham chiếu đến toàn cột mảng liệu Điều làm cho Excel phải kiểm tra hàng ngàn ô, không nói hàng triệu, để chắn không bỏ sót liệu Ví dụ, giả sử bạn có mảng liệu từ A1 đến H1000, bạn định dùng hàm tìm kiếm Excel để trích liệu cần thiết Bởi bạn phải bổ sung thêm liệu vào mảng này, nên để ăn, bạn tạo tham chiếu công thức đến toàn hàng cột mảng Khi đó, tham chiếu bạn A:H, cụ thể hơn, A1:H65536 Bạn nghĩ làm bạn không lo lắng thêm liệu vào mảng Đó thói quen vô tai hại mà bạn phải tránh xa Bởi làm cho bảng tính trở nên ì ạch, chí không chạy Bạn loại bỏ phần không cần tham chiếu khỏi công thức, mà lại bảo đảm liệu thêm vào tự động cập nhật tham chiếu công thức, cách dùng Table (List Excel 2003 trở trước) sử dụng Name động Một vấn đề thường xảy với bảng tính lớn, mà cấu hình máy lại nhỏ, Excel tính toán chậm liệu cập nhật Để giải vấn đề này, bạn thường khuyên chuyển đổi chế độ tính toán Excel thành dạng Manual: Nhấn vào nút Office góc trái phía bảng tính, chọn Excel Options ➝ Formulas (với Excel 2003 trở trước, chọn menu Tools➝ Options ➝ Calculations), chọn Manual : Chọn Manual Caculation với Excel 2007 Chọn Manual Caculation với Excel 2003 Tuy nhiên, lời khuyên không hay cho lắm, mà mang tính đối phó Một bảng tính có công thức tính toán, bạn chạy bảng tính chế độ tính toán Manual, bạn có thông tin cũ mèm, chưa cập nhật Nếu muốn có thông tin xác, bạn phải nhấn F9 Nhưng, chắn lúc bạn nhớ điều này! Vậy bạn thử cân nhắc xem: Nếu cần thắng chân bị kẹt làm cho xe bạn chạy chậm lại, bạn sửa lại cần thắng chân, gỡ bỏ thắng chân tin tưởng hoàn toàn vào thắng tay? Nghĩa là, bảng tính bạn chạy chậm, bạn sửa lại công thức cho chạy nhanh hơn, đặt vào chế độ tính toán tay mà làm tiếp? Hầu không làm điều này, nhiều người không ngần ngại đặt bảng tính họ chế độ tính toán Manual Nếu bạn thấy cần phải đặt bảng tính chế độ tính toán Manual làm việc được, bạn nên suy nghĩ đến việc thiết kế lại bảng tính Công thức mảng nguyên nhân vấn đề Chúng lựa chọn tốt tham chiếu đến ô riêng lẻ Nhưng bạn dùng chúng để tham chiếu đến dãy liệu lớn, sử dụng chúng tốt Khi có số lượng lớn mảng tham chiếu đến dãy liệu lớn, hiệu suất bảng tính bị ảnh hưởng, dừng hẳn luôn, bạn bắt buộc phải dùng chế độ tính toán tay Excel có nhiều hàm chuyên xử lý liệu lớn thay cho công thức mảng, mà đề cập đến chiêu thứ 79: Tránh lỗi #VALUE! tính tổng (SUM) đếm (COUNT) ô Ngoài ra, Excel Help có số ví dụ hay giúp bạn cách để dùng công thức bảng liệu lớn để trích kết dựa theo tiêu chuẩn Hoặc bạn sử dụng Pivot Table, đề cập đến phần thứ loạt Mặc dù PivotTable phức tạp bạn sử dụng lần đầu tiên, thành thật khuyên bạn học cách sử dụng Một bạn làm chủ PivotTable, ngày bạn tự hỏi sống mà PivotTable! Trước kết thúc phần mở đầu, xin nói điều này: Nếu bạn chẳng nhớ (vì nói nhiều quá), bạn cần nhớ chuyện thôi: Excel chạy tốt tất liệu bạn xếp liên tục với bảng Nó giúp cho bạn thực hành chiêu sau cách dễ dàng Trong chiêu sau đây, có số biểu tượng nằm đầu chiêu: • Áp dụng cho tất phiên Excel • Chỉ áp dụng cho Excel 2007 • Chỉ áp dụng cho phiên trước Excel 2007 • Chỉ áp dụng cho Excel 2003 Excel XP • Chỉ áp dụng cho Excel 2000 Chiêu thứ 1: Tùy biến cửa sổ làm việc bảng tính Excel cho phép hiển thị đồng thời nhiều bảng tính cho phép tùy biến cách hiển thị xếp chúng Sau thiết lập tùy biến, lưu thành tập tin workspace (không gian làm việc) xlw để sử dụng lại sau Đôi khi làm việc Excel, bạn cần phải có nhiều workbook mở hình bạn để làm cho dễ dàng sử dụng hay xem liệu từ nhiều bảng tính Trong mô tả cách thực tổ chức cửa sổ làm việc cách gọn gàn có tổ chức Đầu tiên, bạn mở tất bảng tính mà bạn cần làm việc: Vào Office | Open…, giữ phím Ctrl chọn tập tin bảng tính cần mở | nhấn nút Open để mở tập tin (E2003: File | Open ) Từ cửa sổ làm việc bảng tính mở đó, chọn Windows | View | Arrange All (E2003: Window | Arrange) Nếu tùy chọn “Windows of active workbook” chọn bỏ chọn, sau chọn kiểu xếp nhấp nút OK Nếu chọn kiểu xếp Tiled (lát gạch) cửa sổ làm việc bảng tính hình sau: Nếu chọn kiểu xếp Horizontal (nằm ngang) bảng tính xếp chồng lên hình minh họa sau: Nếu chọn kiểu Vertical (thẳng đứng) bảng tính xếp nằm cạnh sau: Bạn thử chọn tên danh sách ô D6 xem thay đổi tương ứng danh sách ô E6 hình minh họa sau: Chiêu 26: Sử dụng chức thay (Replace) để gỡ bỏ ký tự không mong muốn Khi nhập liệu hay chép dán liệu từ nguồn khác vào Excel ký tự không mong muốn xuất toàn bảng tính bạn Sử dụng chiêu bạn khắc phục rắc rối gỡ bỏ ký tự không mong muốn tay Chức thay (replace) Excel giúp bạn gỡ bỏ ký tự không mong muốn bảng tính, phải qua vài bước phụ Ví dụ như, bạn thay ký tự không mong muốn chuỗi rỗng tựa chưa tồn Muốn bạn cần biết mã ký tự mà bạn muốn gỡ bỏ Tất ký tự mang mã riêng Excel cho bạn biết bạn sử dụng hàm CODE Hàm CODE trả mã số cho ký tự chuỗi Mã tương đương ký tự mà máy tính bạn thiết lập Để thực điều này, chọn ô có chứa ký tự không mong muốn Từ công thức, bôi đen ký tự chép ký tự Tiếp theo chọn ô trống (A1 chẳng hạn) dán ký tự vào ô chọn (A1) Tại ô khác, nhập công thức sau: =CODE($A$1) Công thức trả mã ký tự không mong muốn Chọn toàn liệu bạn, chọn Home ➝ Editing ➝ Find & Select ➝ Replace (với phiên trước Excel 2007: chọn Edit ➝ Replace…), khung Find what: nhấn phim Alt gõ số kèm theo code đưa công thức Nếu mã số 163 nhấn Alt nhấn 0163 (Hoặc bạn để trỏ chuột ô có ký tự không mong muốn, chép ký tự dán vào ô Find what được) Bỏ trống khung Replace With nhấn Replace all Việc làm xóa bỏ tất ký tự không mong muốn nhanh qua việc dò tìm mã ký tự Lặp lại bước cho ký tự không mong muốn Chiêu thứ 27: Chuyển đổi số dạng văn sang số thực Các giá trị số (number) Excel mặc định canh lề phải văn (text) canh lế trái Do vậy, cách đơn giản để nhận biết giá trị số văn cột bảng tính bạn thiết lập chế độ canh lề mặc định cho cột Bạn vào Home ➝ nhóm Alignment ➝ chọn Format Cells ➝ vào ngăn Alignment (E2003: Format ➝ Cells ➝ Alignment) ➝ chọn General hộp Horizontal để thiết lập việc canh lề mặc định cho cột chọn ➝ nhấn OK để đóng hộp thoại Format Cells lại Bạn kéo cột rộng để đễ phân biệt việc canh lề, bạn thấy giá trị số, ngày tháng canh lề phải văn canh lề trái Dùng Paste Special để chuyển giá trị số dạng văn sang số thực Đây cách nhanh dễ dàng để chuyển giá trị số dang văn sang số thực Các bước thực sau: Chọn ô trống nhấn lệnh Copy (Ctrl + C)➝ quét chọn vùng số liệu dạng văn định chuyển đổi (ví dụ vùng A1:A9 hình trên) ➝ nhấp phải chuột chọn Paste Special… ➝ chọn Add nhóm Operation ➝ nhấn OK để hoàn tất Việc làm giúp chuyển toàn số số dạng văn sang số thực, ô rỗng có giá trị bạn cộng số vào số lưu dạng văn Excel bạn làm cho số dạng văn chuyển thành số thực Dùng hàm TEXT để chuyển đổi Bạn áp dụng nguyên tắc cách vào số hàm có sẵn Excel để thực việc chuyển đổi Thông thường, bạn dùng hàm thuộc nhóm TEXT kết trả dạng số Excel xem số giá trị dạng văn Giả sử bạn có vùng liệu A1:A7 hình sau: Bạn dùng hai hàm nhóm TEXT LEFT FIND để tách giá trị khỏi chuỗi văn sau: =LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) Sau dùng hàm để tách phần giá trị kết trả Excel xem văn chúng canh lề trái hình sau: Do vậy, bạn cần phải hiệu chỉnh công thức tác chuỗi để kết trả số thực cách cộng thêm số vào sau công thức trên: =LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) + Chiêu 28: Trích xuất liệu số chuỗi VBA Bạn thường lấy liệu từ nguồn ngoài, chẳng hạn từ Internet, có liệu số xen lẫn chữ như: “1,254.00VND” “USD 2,500.00”, chí phức tạp Và có bạn nhập liệu hỗn hợp text số không theo quy luật để lấy riêng số hàm tách chuỗi thông thường Dùng hàm tự tạo viết VBA, bạn trích xuất riêng phần số ra, chuỗi có kiểu dạng Bạn nhấn Alt-F11 để vào cửa sổ VBA, insert module dán đoạn code sau vào: PHP Code: Function ExtractNumber(rCell As Range) Dim lCount As Long Dim sText As String Dim lNum As String sText = rCell For lCount = Len(sText) To Step -1 If IsNumeric(Mid(sText, lCount, 1)) Then lNum = Mid(sText, lCount, 1) & lNum End If Next lCount ExtractNumber = CLng(lNum) End Function Vào lại Excel, ô B1 gõ liệu số xen lẫn text tuỳ ý, ô kế bên C1 gõ công thức: =ExtractNumber(B1) Ta có kết hình: Bổ sung: Vẫn chút vấn đề: liệu số thập phân ô B5, liệu gồm nhóm số riêng biệt trở lên ô B4, kết không ý muốn Để giải vấn đề số thập phân, ptm0412 có hàm khác: PHP Code: Function CtoN(Mystr As String, Optional Dautp As String) As Double Dim Kqng, Kqtp, Neg As Double, Kqtam As String Dim Sotp As Double, Le As Byte Neg = Le = For i = To Len(Mystr) tam = Mid(Mystr, i, 1) Select Case tam Case To Kqtam = Kqtam & tam Case "-" Neg = -1 Case Dautp Kqng = Kqtam Le = Mystr = Right(Mystr, Len(Mystr) - i) Kqtp = CtoN(Mystr) Sotp = Kqtp * 10 ^ (-Len(Kqtp)) End Select Next i Select Case Le Case CtoN = IIf(Kqtam = "", 0, Kqtam) Case CtoN = Kqng + Sotp End Select CtoN = CtoN * Neg End Function Ghi chú:- Khi sử dụng hàm này, bạn thêm vào hàm tham số cho biết dấu thập phân dấu nào, “,” hay “.” Thí dụ =CtoN(“USD 14255.20”,”.”), bạn biết số nguyên không cần thêm - Hàm đọc số âm ký hiệu số âm dấu trừ đứng trước số Để giải vấn đề nhiều nhóm số khác chuỗi, Ptm0412 có hàm: PHP Code: Function CtoNPlus(Mystr As String, sttchuoi As Byte, Optional Dautp As String) As Double Newstr = Mystr For i = To sttchuoi If Len(Newstr) < Then Exit For CtoNPlus = CtoN1st(Newstr, Dautp) Next i Newstr = "" End Function PHP Code: Function CtoN1st(ByVal Mystr As String, Optional Dautp As String) As Double Dim Kqng, Kqtp, Neg As Double, Kqtam As String Dim Sotp As Double, Le As Byte, NewStr2 As String Neg = Le = For i = To Len(Mystr) tam = Mid(Mystr, i, 1) Select Case tam Case To Kqtam = Kqtam & tam If IsNumeric(Mid(Mystr, i + 1, 1)) = False And _ Mid(Mystr, i + 1, 1) "," And Mid(Mystr, i + 1, 1) "." Then Newstr = Right(Mystr, Len(Mystr) - i) Exit For End If Case "-" Neg = -1 Case Dautp Kqng = Kqtam Le = NewStr2 = Right(Mystr, Len(Mystr) - i) Kqtp = CtoN1st(NewStr2) Sotp = Kqtp * 10 ^ (-Len(Kqtp)) End Select Next i Select Case Le Case CtoN1st = IIf(Kqtam = "", 0, Kqtam) Case CtoN1st = Kqng + Sotp End Select CtoN1st = CtoN1st * Neg End Function Cú pháp hàm: CtoNPlus(Mystr , sttchuoi, [Dautp]) Sttchuoi số thứ tự nhóm số chuỗi, Dautp ký tự dấu phân cách thập phân Xem file kèm theo Chiêu thứ 29: Tùy biến thích ô bảng tính Khi chèn thích cho ô lệnh Review ➝ Comments ➝ New Comment (E2003: Insert➝ Comment) Excel mặc định chèn tên người dùng máy tính vào hộp thích Bạn thay đổi điều cách vào Office ➝ Excel Options ➝ Popular (E2003: Tools ➝ Options ➝General) Bạn nhập lại đoạn văn mặc định mong muốn hộp User name: Mặc dù thích cho ô có mục đích hiển thị thông báo cho bạn cho người dùng khác, bạn tùy biến nhằm mục đích làm rõ chủ ý bạn Trước tiên, bạn cần tùy biến Quick Access Toolbar (QAT) để thêm nút lệnh vào đó, bước thực sau: Office ➝ Excel Options ➝ Customize Tại hộp Choose commands from bạn chọn Smart Art Tools | Format Tab ➝ nhấn nút Add để thêm vào QAT ➝ nhấn OK hoàn tất (E2003: gọi Drawing cách View ➝ Toolbars➝ Drawing) [FONT="] [FONT="] Chèn thích cho ô cách vào ngăn Review ➝ nhóm Comments ➝ chọn New Comment (E2003: Insert ➝ Comment) Một hộp thích xuất bạn nhập nội dung thích vào Để thay đổi hình dạng hộp thích bạn nhấp trái chuột lên khung viền để thoát khỏi chế độ nhập liệu ➝ chọn lệnh Change AutoShape từ QAT ➝ chọn kiểu hình dạng mong muốn nhóm hình Basic Shapes, Block Arrow, Flow Chart, Callouts Stars and Banners ➝ sau chọn hình hình dạng hộp thích ô thay đổi tức Đối với phiên Excel 2007 việc hiệu ứng 3-D cho hộp thích thiết lập mặc định tùy chọn Shadow Setting bị loại bỏ Bạn thay đổi tùy chọn đổ bóng, hiệu ứng 3-D phiên Excel trước sau: chọn khung viền hộp thích ➝ vào Drawing ➝ chọn nút lệnh Shadow Settings ➝ chọn kiểu mong muốn: Thêm ảnh vào thích Một điều thú vị bạn dùng hộp thích để hiển thị ảnh mà không làm ảnh hưởng đến nội dung khác Thí dụ như, bạn chèn đồ thị vào hộp thích nhằm minh họa tốt cho số liệu mà không cần phải lúc đồ thị lên Để thêm hình, bạn chọn ô có thích ➝ nhấp phải chuột lên ô ➝ chọn Edit Comment ➝ chọn khung viền hộp thích ➝ nhấp phải chuột ➝ chọn Format Comment (E2003: nhấp chuột lần liên tiếp lên khung viền hộp thích) ➝ chọn ngăn Colors and Lines ➝ hộp Color, chọn Fill Effects ➝ chọn nút Select Picture ➝ chọn hình nhấn Insert ➝ OK ➝ OK [FONT="] [/FONT] Trích xuất nội dung thích Để trích xuất nội dung hộp thích, cần viết hàm người dùng đơn giản Bạn nhấn tổ hợp ALT+F11 để vào cửa sổ VBE vào ngăn Developer ➝ Code ➝Visual Basic (E2003: Tools ➝ Macro ➝ Visual Basic Editor), sau vào Insert ➝ chọn Module ➝ nhập vào đoạn mã sau: [highlight=VB] Function GetCommentText(rCommentCell As Range) Dim strGotIt As String On Error Resume Next strGotIt = WorksheetFunction.Clean(rCommentCell.Comment.Text) GetCommentText = strGotIt On Error GoTo End Function [/highlight] Vào File ➝ Save (Ctrl+S) để lưu Module, sau vào File ➝ Close and Return to Microsoft Excel (ALT+Q) để trở cửa sổ bảng tính Bạn vào ô trống nhập vào: =GetCommentText(B2) [FONT="]Với B2 ô có thích Nhấn Enter để xem kết quả.[/FONT][/FONT] Chiêu 30: Sort thứ tự dựa nhiều ba cột Chức sort Excel bị giới hạn với sort phạm vi cột Trong hầu hết trường hợp, sort theo cột đủ bạn cần sort nhiều cột liệu Chiêu giúp bạn vượt qua hạn chế Với ví dụ sau, giả sử bạn có cột liệu liên quan với A, B, C, D E, bạn muốn sort liệu theo cột A, cột B, cột C, tiếp cột D cuối cột E Để làm điều này, bạn sort theo thứ tự ngược: sort theo cột cuối trước ngược đến cột Chọn cột từ A đến E, sau chọn Data ➝ Sort Chọn để sort theo thứ tự cột C đầu tiên, đến cột D sau đến cột E Nhấn vào sort Bây chọn cột từ A đến E chọn Data ➝ Sort Lúc này, sort theo thứ tự cột A trước đến cột B Click sort thứ xếp theo thứ tự Excel sort theo cột thay cột Nếu bạn muốn Excel tự động làm điều này, bạn sử dụng macro mà sort theo vùng chọn giả định liệu bạn có tiêu đề cột xác định định dạng hàng vùng chọn Nếu tiêu đề in đậm, Excel cho biết chúng tiêu đề không sort chúng Thay vào đó, sort cột bên trái trước tới cột bên phải tối đa 256 cột Đoạn code macro bạn cần sử dụng phải đặt module chuẩn Để làm điều này, bạn chọn Tools ➝ Macro ➝ Visual Basic Editor (Hoặc nhấn Alt+F11), sau chọn Insert ➝ Module gõ đoạn code sau vào: PHP Code: Sub SortByX( ) Dim i As Long For i = Selection.Columns.Count To Step -1 Selection.Sort Key1:=Selection.Cells(2, i), _ Order1:=xlAscending, Header:=xlGuess, Orientation:=xlTopToBottom Next i End Sub Để quay lại excel, bạn đóng cửa sổ code lại nhấn Alt+ Q Ngay bạn dán đoạn code vào, bạn thực việc sort này: Tô chọn vùng cần sort, kể tiêu đề, chạy code ... áp dụng cho Excel 2007 • Chỉ áp dụng cho phiên trước Excel 2007 • Chỉ áp dụng cho Excel 2003 Excel XP • Chỉ áp dụng cho Excel 2000 Chiêu thứ 1: Tùy biến cửa sổ làm việc bảng tính Excel cho phép... chọn Excel Template: Chọn loại file Excel Template cửa sổ Save Bạn đặt cho tên dễ nhớ, nhấn Save Theo mặc định Excel lưu bảng tính mẫu vào Thư mục chứa Template tạo bạn cài đặt Excel 2007: Excel. .. chiêu", lược dịch từ Excel Hacks, hai tác giả David Raina Hawley Những "tuyệt chiêu" giúp bạn tránh lỗi, làm việc với bảng tính cách có hiệu Trước nói đến "tuyệt chiêu" Excel, xin nói sơ qua