Bài Giảng Cài Đặt Và Khai Thác Hệ Thống Thông Tin Quản Lý

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Giảng viên: ThS Lê Thị Ngọc Diệp Điện thoại/E-mail: 0912171969/ ngocdiepvphv@yahoo.com Bộ môn: Kinh tế - Khoa QTKD1 Thời gian biên soạn: Học kỳ I Năm học 2009- 2010 BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHƯƠNG CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ I Cài đặt hệ thống II Chuyển đổi hệ thống III Huấn luyện người sử dụng IV Hỗ trợ sử dụng V Cải tiến hệ thống VI Biên soạn tài liệu hệ thống quản lý cấu hình www.ptit.edu.vn GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1 BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ I CÀI ĐẶT HỆ THỐNG Cài đặt hệ thống thiết lập môi trường vận hành cho hệ thống, để người sử dụng làm việc hệ thống Nội dung việc cài đặt hệ thống gồm: - Cài đặt phần mềm ứng dụng - Thiết lập thông số cấu hình hệ thống - Thiết lập quyền sử dụng - Lập hồ sơ thông số cấu hình www.ptit.edu.vn GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1 BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ - Cài đặt phần mềm ứng dụng: + với PM khác + hệ điều hành cụ thể → người cài đặt phần mềm cần giải xung khắc PM, PM hệ điều hành - Thiết lập thông số cấu hình HT: quy định tính chất xử lý PM, CSDL, hệ điều hành trình điều khiển thiết bị, máy tính, mạng máy tính thiết bị ngoại vi www.ptit.edu.vn GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1 BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ - Thiết lập quyền sử dụng: + phân quyền cho người sử dụng + mức độ ưu tiên - Lập hồ sơ thông số cấu hình: + vị trí đặt thiết bị, + thông số cấu hình, + phiên cài đặt + thông tin người sử dụng tên, công việc, quyền sử dụng www.ptit.edu.vn GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1 BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ II CHUYỂN ĐỔI HỆ THỐNG - Chuyển tất tác nghiệp thực hệ thống cũ sang hệ thống Nội dung chuyển đổi: nội dung thông tin, quy trình thực hiện, người, CSDL, trang thiết bị… Phương pháp chuyển đổi: - Chuyển đổi trực tiếp - Chuyển đổi song song - Chuyển đổi theo giai đoạn - Chuyển đổi cách thăm dò www.ptit.edu.vn GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1 BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Hệ thống thông tin quản lý Phần cứng phần mềm Công nghệ quản lý Các biểu mẫu Quy trình nghiệp vụ Con người CSDL Hệ thống thông tin quản lý cũ Phần cứng phần mềm Dữ liệu www.ptit.edu.vn Công nghệ quản lý Các biểu mẫu Quy trình nghiệp vụ Dữ liệu GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1 Con người Dữ liệu BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Nội dung chuyển đổi: - Trang thiết bị kỹ thuật: + phần cứng: loại máy tính, thiết bị + phần mềm: PM ứng dụng, hệ thống - Hệ thống biểu mẫu liệu: + phổ biến biểu mẫu xây dựng + liệu có chuyển sang CSDL - Công nghệ quản lý thông tin: + phương pháp truyền đạt thông tin + cách thức lưu trữ thông tin www.ptit.edu.vn GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1 BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ - Các quy trình nghiệp vụ: + quy định vai trò, trách nhiệm người sử dụng hệ thống mới, + mối quan hệ công việc cũ (sự khác cách xử lý công việc…) + ấn định thời điểm bắt đầu có hiệu lực - Về phương diện người: + tác phong làm việc lãnh đạo nhân viên, + kỹ sử dụng hệ thống + bố trí lại cán cần… www.ptit.edu.vn GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1 BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ♦ Chuyển đổi liệu: - Tầm quan trọng? - Mức độ phức tạp? Nguyên nhân – thường không tương thích với hình thức, phương thức lưu trữ cách truy cập: + liệu hệ thống cũ + liệu hệ thống - Yêu cầu: biến đổi liệu cần có độ xác cao phù hợp với thực tế www.ptit.edu.vn GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1 10 BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ III HUẤN LUYỆN NGƯỜI SỬ DỤNG Mục tiêu: + giúp người sử dụng người bảo trì hệ thống làm quen, thích nghi với hệ thống mới, + bổ sung kiến thức kỹ cần thiết cho họ để họ vận hành, khai thác quản lý hệ thống tốt Sự cần thiết: + HT có nhiều chức năng, tiện ích + đảm bảo cho hệ thống hoạt động an toàn hiệu + giúp tổ chức giảm chi phí thời gian cử CB học… www.ptit.edu.vn GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1 22 BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Nội dung: tùy theo tính chất hệ thống lực người sử dụng Các nội dung chủ yếu là: a/ Nhận thức máy tính: khái niệm bản, tham quan máy móc, thiết bị; làm quen với máy tính cá nhân… b/ Nhận thức hệ thống: chức hệ thống, liệu đầu vào, thông tin đầu ra, hệ thống mẫu biểu… Phân định rõ trách nhiệm người sử dụng hệ thống c/ Huấn luyện kỹ xảo: thao tác cần thực hiện, phương pháp cập nhật liệu, kết xuất báo cáo, phương pháp tra cứu, tìm kiếm thông tin… www.ptit.edu.vn GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1 23 BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Phương pháp huấn luyện: - hướng dẫn người, - tổ chức lớp tập huấn, - thực tập phần mềm dùng để huấn luyện Phương châm công tác huấn luyện: - Rèn luyện kỹ xảo qua tập thực tế - Huấn luyện vấn đề liên quan - Huấn luyện cho tất người sử dụng - Huấn luyện liên tục - Đối với phần mềm dễ sử dụng quen thuộc có nhu cầu huấn luyện www.ptit.edu.vn GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1 24 BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Quá trình tổ chức huấn luyện: - Lập kế hoạch nhu cầu (ai, vấn đề gì, mức độ?) - Xác định phương pháp huấn luyện đối tượng - Đối với lớp tập huấn: cần xác định trình độ học viên chương trình huấn luyện tương ứng (các chuyên đề, giảng viên, lập thời khóa biểu ) - Tổ chức huấn luyện (lý thuyết thực hành) - Kiểm tra đánh giá kết huấn luyện www.ptit.edu.vn GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1 25 BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ IV HỖ TRỢ SỬ DỤNG Các tình cần hỗ trợ? Thời điểm phát sinh? Cách xử lý? V CẢI TIẾN HỆ THỐNG Cải tiến hệ thống sửa đổi, bổ sung số chức hệ thống cho phù hợp với yêu cầu công việc môi trường vận hành tổ chức Mục đích: kéo dài thời gian sống HT cách cải tiến hệ thống, thay hệ thống tốn www.ptit.edu.vn GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1 26 BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Các bước: a/ Nhận thức yêu cầu thay đổi: - công việc quản lý cấu hình HT, - thực chế giám sát nhà q.lý b/ Phân tích tác dụng thay đổi HT: dựa mức độ chi phí để đáp ứng thay đổi so với tầm quan trọng chúng, thường xếp theo thứ tự ưu tiên sau: - Sửa lỗi cho hệ thống - Thay đổi HT cho phù hợp với môi trường vận hành - Cải tiến HT để có khả giải thêm vấn đề phát sinh tương lai www.ptit.edu.vn GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1 27 BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ c/ Thiết kế giải pháp giải yêu cầu Có thể: - thành lập dự án mới, - sử dụng nhóm bảo trì sẵn có - thuê mướn công ty khác thực d/ Thực thi giải pháp thay đổi cho hệ thống, Lưu ý phải cập nhật lại tài liệu cấu hình www.ptit.edu.vn GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1 28 BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VI BIÊN SOẠN TÀI LIỆU HỆ THỐNG VÀ QUẢN LÝ CẤU HÌNH Biên soạn tài liệu hệ thống: Gồm hai loại chính: - Tài liệu mô tả hệ thống, tài liệu đặc tả yêu cầu, tài liệu phát triển hệ thống, tài liệu cấu hình - Tài liệu sử dụng: tài liệu mô tả cách khai thác, vận hành quản lý hệ thống cho người sử dụng www.ptit.edu.vn GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1 29 BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Tài liệu mô tả hệ thống: - Tài liệu bên hệ thống (chủ yếu mô tả cho chương trình cấu trúc liệu) - Tài liệu bên hệ thống (tài liệu đặc tả yêu cầu, DFD, ERD cấu hình hệ thống) Yêu cầu: - cập nhật suốt trình phát triển sử dụng HT - Các thay đổi tài liệu kiểm soát phiên (số phiên bản, thời điểm hiệu lực, ngày ban hành, nơi sử dụng, thay đổi so với phiên trước) www.ptit.edu.vn GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1 30 BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Tài liệu sử dụng: - cầu nối chức hệ thống với nhu cầu sử dụng hệ thống, hình thành từ công việc trách nhiệm người sử dụng - cần mô tả vai trò, liên kết với chức hỗ trợ hệ thống Chức NSD NSD Vai trò Vai trò Chức Chức Chức Hướng dẫn sử dụng theo vai trò www.ptit.edu.vn GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1 31 BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Các nội dung yêu cầu chi tiết tài liệu hệ thống: a/ Phần mục lục b/ Trang nhan đề: - Tên hệ thống, tên tác giả, nơi làm việc tác giả, ngày xuất bản; - Tên địa chỉ, số điện thoại liên hệ người giải đáp thắc mắc cần thiết; - Tên địa người chịu trách nhiệm cập nhật thông tin hệ thống www.ptit.edu.vn GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1 32 BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ c/ Tóm tắt hệ thống: - Quy trình thao tác hệ thống - Mô tả toàn hệ thống vị trí… d/ Các tài liệu đầu vào: nguồn gốc liệu vào; cách sử dụng biểu mẫu; quy tắc cập nhật, kiểm tra; nơi nhận nhập liệu vào; cách hoàn chỉnh trường liệu, cách sửa liệu; giải thích thông báo lỗi… e/ Các tài liệu đầu ra: mô tả xuất xứ báo cáo, cách xem in báo cáo, giải thích nội dung trường liệu, thông báo lỗi… www.ptit.edu.vn GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1 33 BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ f/ CSDL: danh sách tệp liệu, thông tin liên quan đến tệp liệu; mô tả trường liệu g/ Các sơ đồ luồng liệu lưu đồ hệ thống; từ điển thuật ngữ; giải thích thuật ngữ, tên trình… h/ Các tiến trình/ xử lý máy tính: Mô tả tiến trình, tham khảo liệu input output, tham khảo chương trình, giải thích thông báo i/ Tài nguyên máy tính: Dung lượng nhớ, khối lượng (đầu vào, đầu ra, lưu trữ), phân cấp mức ưu tiên… www.ptit.edu.vn GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1 34 BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Quản lý cấu hình Mục đích: bảo đảm có thay đổi có kiểm soát chấp nhận hệ thống Nguyên nhân: thay đổi thường liên quan đến nhiều công việc nhiều người nên phải kiểm soát Yêu cầu: - Tất thông số cấu hình hệ thống (version, phân quyền sử dụng quy trình khai thác…) phải ghi vết hệ thống cài đặt cải tiến - Các yêu cầu thay đổi giải theo quy trình - Tổ chức kiểm soát www.ptit.edu.vn GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1 35 BÀI GIẢNG MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG Trình bày nội dung trình cài đặt HTTTQL Trình bày nội dung trình biến đổi liệu từ HTTT cũ sang HTTT Trình bày nội dung yêu cầu phương pháp chuyển đổi HTTT Nêu ưu điểm nhược điểm phương pháp Nêu mục tiêu cần thiết phải huấn luyện người sử dụng; nội dung phương pháp tổ chức huấn luyện người sử dụng Nêu nội dung tài liệu hướng dẫn người sử dụng www.ptit.edu.vn GIẢNG VIÊN: ThS.Lê Thị Ngọc Diệp BỘ MÔN KINH TẾ - KHOA QTKD1 36